aula 4 - gestão de projetos
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Aula ministrada no MBA em Gestão de Projetos da Fundação Universa.TRANSCRIPT
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MBA - Gestão de Projetos
Prof. Fernando S. Dantas
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Gerenciamento das Comunicações
Objetivo
Gerenciar e controlar a comunicação do projeto para os interessados garantindo que a informação adequada alcance cada indivíduo.
• Quem necessita de informação?
• Qual informação é necessária?
• Quando informar?• Como informar?
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Gerenciamento das Comunicações
Ter a certeza de que todos os envolvidos tem o acesso necessário
a toda informação que precisam, para cumprirem com suas
responsabilidades.
OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO
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A maioria dos problemas encontrados no gerenciamento de projetos está relacionado ao Gerenciamento das Comunicações
Gerenciamento das Comunicações
OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO
• As habilidades de comunicação são fatores chave na carreira profissional:
–Falar (codificar);–Escrever (codificar);–Ouvir (decodificar);–Ler (decodificar);–Pensamento/Raciocínio
(codificar e decodificar).
• Dimensões da comunicação:
–Escrita e oral;–Interna e externa;–Formal e informal;–Vertical, diagonal e
horizontal.
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Emissor ou Transmissor
• Codifica a mensagem;• Determina o método de
Comunicação;• Confirma o entendimento da
mensagem.
Modelo de Comunicação
Receptor
• Decodifica a mensagem;• Aplica a sua compreensão
da idéia recebida;• Confirma o entendimento
da mensagem.
Gerenciamento das Comunicações
Mensagem
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Meio
• Veículo ou mecanismo usado para transmitir a mensagem;
• Destaca e influencia o efeito da mensagem;
• Visual, auditivo e tátil.
Mensagem
• Pensamentos, sentimentos ou idéias transmitidas;
• Deve ser compreensível pelo emissor e pelo receptor.
Modelo de Comunicação
Gerenciamento das Comunicações
Mensagem
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MensagemRUÍDO
Prejudica a troca de informações
Ex. Distração, língua, cultura, etc
Gerenciamento das Comunicações
Modelo de Comunicação
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MensagemVerbal• Oral ou escrita;• Meio mais utilizado nas comunicações.
Não Verbal• Baseada em gestos, posturas...físicos;• ± 55% das comunicações.
Paralingual• Volume e tom de voz;• Ajuda a compor a mensagem.
Impacto Total da Mensagem = Palavras (7%) + Tom de voz (38%) + Expressões faciais (55%)
Gerenciamento das Comunicações
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Formal• Exige um formato, um protocolo;• Toda comunicação formal deve ser de conhecimento do
Gerente do Projeto;• Normalmente é escrita;• Têm custos elevados se muito utilizada.
Informal• Não há um conjunto de regras;• Comunicação livre;• Mais facilmente realizada;• Construída na base da confiança entre os envolvidos no projeto;
Mensagem
Gerenciamento das Comunicações
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Escutando Ativamente• O receptor confirma o recebimento da mensagem, confirma o acordo e pede
esclarecimentos.
Escutando Efetivamente• Olhar o transmissor para perceber gestos e expressões faciais;• Pensar antes de responder;• Fazer perguntas;• Repetir a mensagem para confirmá-la;• Prover retorno.
Bloqueadores• Ruídos, Distância, Língua, Cultura.
Como garantir que a mensagem foi entendida?
... Repetindo as palavras do emissor!
Mensagem
Gerenciamento das Comunicações
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Processos do Gerênciamento das Comunicações
Planejamento
10.1 Planejame
nto das Comunicaç
ões
Execução
10.2 Distribuiçã
o das Informaçõ
es
Monitoramento e Controle
10.3 Relatório de desempenh
o
10.4 Gerenciar as
Partes Interessadas
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• Determina que informações são necessárias para os stakeholders e os meios necessários para disponibilizá-las;
• Muito relacionado com o ambiente da empresa• Necessidade de conhecimento da estrutura
organizacional do projeto e das organizações dependentes dele;
• A comunicação em um ambiente matricial é mais complexa.
Planejamento das Comunicações
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90 % do tempo
do gerente de
projeto é gasto
com
comunicação
Planejamento das Comunicações
• Comunicação é muito mais do que enviar um relatório de desempenho periodicamente
• Abordagem pró-ativa;• Com quem devemos nos comunicar?
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• Reúne as informações para coleta e armazenamento das diversas formas de comunicações do projeto;
• É um modelo criado para comunicar as informações mais importantes do projeto;
• É um cronograma para produção da informação;
• É um método de acesso para se obter informações;
• É uma análise das comunicações para com os stakeholders;
• É uma estrutura que descreve qual informação deve ser enviada para quem, quando e como.
Plano de Gerenciamento de Comunicações
Planejamento das Comunicações
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• Determinar quem são os stakeholders e que informações necessitam;
• Determinar quais as informações necessárias para descrever o estado do projeto;
• Determinar os padrões usados para controlar o projeto;
• Determinar onde e como obter as informações;
• Definir os formatos dos relatórios;
• Definir os formatos para comunicações escritas;
• Definir quem pode falar com quem.
Passos para a criação do PGC
Planejamento das Comunicações
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• Identificar o organograma da Organização
• Identificar o relacionamento entre a Organização e a responsabilidade dos interessados no projeto
• Identificar as disciplinas, departamentos e especialidades que estão envolvidas no projeto;
• Reconhecer a logística de quantos indivíduos estarão envolvidos com o projeto, e em que local eles estão (logística interna);
• Identificar se haverá necessidade de comunicação externa (logística externa).
Requisitos de Comunicação
Planejamento das Comunicações
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• O gerente do projeto deve se reunir com as partes interessadas para documentar as idéias que estes possuem do projeto;
• Deve identificar as motivações e preocupações do projeto;
• Deve avaliar a criticidade do projeto para a organização;
• Deve avaliar os benefícios do projeto para a organização;
• Deve identificar qual a percepção das partes interessadas na entrega do projeto.
Análise das partes interessadas
Planejamento das Comunicações
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A escolha pela tecnologia de comunicação pode ser afetada pelos seguintes fatores:
Tecnologias de Comunicações
Planejamento das Comunicações
• A urgência da necessidade da informação;
• A disponibilidade da tecnologia;
• A expectativa da equipe do projeto;
• O tamanho do projeto;
• O ambiente do projeto.
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• Capturar, organizar e disponibilizar a informação no tempo e na forma correta para os interessados do projeto (stakeholders) conforme determinado no Plano de Gerenciamento das Comunicações;
• Se utiliza das reuniões como principal meio de comprometimento de todos os envolvidos no projeto.
• Exemplo: Reunião de Kick-off• Reunião de lançamento do projeto• Marca o início da fase de execução do projeto• Geralmente é um evento festivo promovendo a integração entre os
membros da equipe• Todos os interessados devem participar, especialmente o patrocinador
e o cliente.
Distribuição das Comunicações
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• Ser um comunicador efetivo:• Dar importância ao networking;• Estimular a comunicação informal entre os membros da equipe;• Estimular o feedback e a criação de consenso.
• Ser um facilitador de comunicações:• Reunir os interessados e provocar os relacionamentos;• Estabelecer os canais de comunicação;• Estimular a abertura de novas idéias.
• Deve evitar bloqueadores de comunicações:• Negativistas – “isto não vai funcionar deste jeito..”
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
Distribuição das Comunicações
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• Manter a equipe do projeto o mais próximo possível:• Buscar concentrar a equipe do projeto em um único espaço físico;• Reduz o esforço da comunicação;• Facilitar a integração;• Reduzir as distrações externas;• Melhorar a absorção do conhecimento.
• Ter um local de comando do projeto (*):• Local para reunir a equipe do projeto;• Uso exclusivo do projeto.
(*) “sala de guerra”, “sala de controle”, “sala de informação do projeto”
Distribuição das Comunicações
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
![Page 22: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/22.jpg)
• Conduzir reuniões eficazes:• Definição prévia de uma pauta;• Definição de regras de comportamento (telefones, prioridade
na fala ou participação, paralelismo, diplomacia, democracia)• Definição do tempo da reunião
• não devem demorar. Aproximadamente 60 minutos• Estabelecer uma política de reuniões• Estabelecer a necessidade da reunião• Definir os participantes da reunião• Objetivo da reunião• Incentivo à participação• Documentação da reunião - atas• Aprovação da ata
Distribuição das Comunicações
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
![Page 23: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/23.jpg)
• Relate os fatos como fatos, e as opiniões como opiniões;
• Se a comunicação necessitar um contato pessoal (cara-a-cara), não utilize outros meios;
• Advertências, orientações, reclamações devem na medida do possível serem feitas em particular;
• O Gerente do Projeto deve ser visto e ouvido
Distribuição das Comunicações
Regras de Comunicãção
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Distribuição das Comunicações
Formas de distribuição de informações
• Encontros informais
• Reuniões
• Apresentações
• Relatórios e comunicações informais
• Relatórios formais
• Gráficos
• Internet / Intranet
• Sistemas de comunicações organizacionais
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• As comunicações andam na vertical, horizontal e na diagonal através dos envolvidos
• É necessário que hajam canais formais e informais de comunicação• Reuniões de projeto, distribuição de documentos, video-conferência,
“rádio-corredor”, “cafezinho”, ...
• Barreiras na comunicação:– Falha de canais– Distância entre transmissor/receptor– Dificuldades com a linguagem (idioma, jargão técnico, etc)– Barulhos e Ruídos– Hostilidade, descrença e outras atitudes prejudiciais
Canais de Comunicação
Distribuição das Comunicações
![Page 26: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/26.jpg)
• Requisitos da comunicação– Quem é responsável por quais atividades ?
– Onde estão os envolvidos no Projeto ?– Qual a freqüência de distribuição de Informações ?
– Quando os envolvidos querem informações ?– Que tipo de detalhe para cada envolvido ?
Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
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2 pessoas = 1 canal de comunicação
Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
![Page 28: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/28.jpg)
3 pessoas = 3 canais de comunicação
Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
2 pessoas = 1 canal de comunicação
![Page 29: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/29.jpg)
4 pessoas = 6 canais de comunicação
Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
3 pessoas = 3 canais de comunicação
2 pessoas = 1 canal de comunicação
![Page 30: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/30.jpg)
4 pessoas = 6 canais de comunicação
Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
3 pessoas = 3 canais de comunicação
2 pessoas = 1 canal de comunicação
n pessoas = n (n-1)/2 canais de comunicação
![Page 31: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/31.jpg)
Relatório de Desempenho
O Relatório de Desempenho envolve a coleta e disseminação de informação
sobre a performance do projeto de forma a dar aos interessados, informações sobre como os recursos estão sendo
utilizados para que o objetivo do projeto seja alcançado
![Page 32: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/32.jpg)
Informações sobre o andamento do projeto• Situação atual ou status mostrando o estágio do
projeto em relação ao cronograma, custos e trabalho realizado.
Informações sobre o progresso do projeto• O que já foi feito até o momento, atividades concluídas
e em andamento.
Informações relativas às previsões do projeto• Andamento e progresso futuro do projeto.
Relatório de Desempenho
Tipos de Relatórios
![Page 33: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/33.jpg)
Revisão do desempenho• Reuniões com a equipe para avaliação do andamento
e progresso do projeto
Análise de tendências• Avaliação dos resultados do projeto durante o seu ciclo de vida para melhor ou pior
Análise de desvios• Compara os resultados reais com os resultados esperados e planejados.
Relatório de Desempenho
Tipos de Relatórios
![Page 34: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/34.jpg)
• Informações sobre o desempenho do trabalho• Medições de desempenho• Previsão de término• Medições de controle da qualidade• Plano de gerenciamento do projeto
– Linha de base do projeto para comparação
• Solicitações de mudanças aprovadas• Produtos
Relatório de Desempenho
Exemplo
![Page 35: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/35.jpg)
• Gerenciar as comunicações de forma a satisfazer as necessidades e resolver problemas dos envolvidos
• Aumentar a sinergia entre os envolvidos e o projeto
• Reuniões “cara-a-cara” é o método mais eficiente de resolver problemas com os envolvidos no projeto
Gerenciar as partes interessadas
![Page 36: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/36.jpg)
– Dá orientação específica e espera o cumprimento de ordens
– Não interfere nas atividades do dia a dia mas está sempre disponível quando necessário
– Aplica julgamento sensato
– Não é aberto ou expansivo no discurso
– Honesto e sincero, além de seguir regras
– Tende a pertubar a ordem
– Desejo de ser desagradável
– Repreende os funcionários para ser “o chefe”
– Cultiva o espírito de equipe, encorajando os subordinados ao seu potencial máximo
– Procura unir os participantes em uma equipe de trabalho compatível
Estilos no gerenciamento das comunicações
– Ético
– Autoritário
– Combativo
– Conciliador
– Pertubador
– Intimidador
– Facilitador
– Judicial
– Promocional
– Reservado
Gerenciar as partes interessadas
![Page 37: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/37.jpg)
Gerenciar as partes interessadas
– Dá orientação específica e espera o cumprimento de ordens
– Não interfere nas atividades do dia a dia mas está sempre disponível quando necessário
– Aplica julgamento sensato
– Não é aberto ou expansivo no discurso
– Honesto e sincero, além de seguir regras
– Tende a pertubar a ordem
– Desejo de ser desagradável
– Repreende os funcionários para ser “o chefe”
– Cultiva o espírito de equipe, encorajando os subordinados ao seu potencial máximo
– Procura unir os participantes em uma equipe de trabalho compatível
Estilos no gerenciamento das comunicações
– Ético
– Autoritário
– Combativo
– Conciliador
– Pertubador
– Intimidador
– Facilitador
– Judicial
– Promocional
– Reservado
![Page 38: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/38.jpg)
Exercício 10
• Construir um Plano de Gerenciamento das Comunicações
1. Modelo de Plano de Gerenciamento das Comunicações:
Documento do Microsoft Office Word 97 -
![Page 39: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/39.jpg)
Objetivo
Estar apto a:• Compreender a importância do
Gerenciamento de Riscos no Gerenciamento de Projetos
• Identificar e seus processos essenciais e facilitadores
• Compreender suas entradas, ferramentas e técnicas
Gerenciamento de Riscos
![Page 40: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/40.jpg)
O Gerenciamento de Riscos contempla 6 processos
requeridos para assegurar a identificação, análise,
desenvolvimento de respostas e controle de Riscos do projeto
Gerenciamento de Riscos
![Page 41: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/41.jpg)
Gerenciamento de RiscosPlanejamento Monitoramento e
Controle
11.1 Planejamento do gerenciamento de riscos
11.2 Identificação de riscos
11.4 Análise quantitativade riscos
11.5 Planejamento de respostas a riscos
11.6 Monitoramento e controlede riscos
11.3 Análise qualitativade riscos
![Page 42: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/42.jpg)
Introdução
Riscos – são definidos como o efeito cumulativo de chances de um evento incerto ocorrer.
Este evento pode afetar negativamente ou positivamente o projeto.
Componentes do RiscosEventoProbabilidade de ocorrênciaGravidade do impacto ou efeitos ou conseqüência
(amount at stake)Criticidade ou nível de controle (Probabilidade x Impacto)
Gerenciamento de Riscos
![Page 43: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/43.jpg)
O gerenciamento de riscos no projeto
Gerenciar riscos envolve maximizar a probabilidade de ocorrência e os efeitos de
eventos positivos (oportunidades) e minimizar a probabilidade e os efeitos de
eventos negativos (ameaças).
Gerenciar riscos envolve maximizar a probabilidade de ocorrência e os efeitos de
eventos positivos (oportunidades) e minimizar a probabilidade e os efeitos de
eventos negativos (ameaças).
Gerenciamento de Riscos
![Page 44: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/44.jpg)
Problema x Risco
Problema• Situação que de fato ESTÁ
ocorrendo e impactando o projeto • Solucionável; requer ação imediata;• Descoberto (normalmente de forma
reativa) durante o curso do projeto;
Exemplos:• Indisponibilidade de infra-estrutura
para instalação de Hardware• Falta de recursos necessário para
início de certa atividade• Atrasos no cronograma
Risco• Situação que PODE vir a ocorrer e
causar impacto no projeto• Gerenciável;• Pode e deve ser identificado
previamente;• Pode se transformar em problema.
Exemplos:• Contratos vinculados ao Dólar• Possível mudança na legislação do
setor• Dependência de tecnologia não
comprovada
Gerenciamento de Riscos
![Page 45: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/45.jpg)
É o Processo de como será a abordagem e o planejamento do Gerenciamento de Risco no projeto.
É o Processo de como será a abordagem e o planejamento do Gerenciamento de Risco no projeto.
Definição de processos para Identificação, análise e o desenvolvimento de estratégias de respostas aos riscos do projeto.
É o processo de acompanhamento e controle de Riscos identificados, incluindo como estes serão monitorados, quem são os responsáveis e com que freqüência deverão ser reportados nas reuniões de acompanhamento.
Planejamento do Gerenciamento de Riscos
![Page 46: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/46.jpg)
Processo de determinar quais os prováveis riscos podem afetar o projeto e documentar suas
características
Processo de determinar quais os prováveis riscos podem afetar o projeto e documentar suas
características
Identificação de Riscos
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Categorias de Riscos
TécnicosRiscos associados à capacidade do sistema resultante atender as funcionalidades ou o desempenho esperado.
ex.: dependência do uso de novas tecnologias (hardware e software), à requisitos críticos de desempenho, à compatibilidade com a arquitetura tecnológica da companhia, etc.
Identificação de Riscos
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Categoria de Riscos
TécnicosRiscos associados à capacidade do sistema resultante atender as funcionalidades ou o desempenho esperado.
OrganizacionaisRiscos associados à capacidade da organização em planejar, gerenciar e executar o projeto e operar o sistema resultante.
ex: disponibilidade de recursos, capacidade da organização em absorver as mudanças, necessidade crítica de mudança organizacional, redesenho de processos, problemas logísticos, etc.
Identificação de Riscos
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Categoria de Riscos
TécnicosRiscos associados à capacidade do sistema resultante atender as funcionalidades ou o desempenho esperado.
OrganizacionaisRiscos associados à capacidade da organização em planejar, gerenciar e executar o projeto e operar o sistema resultante.
Custos Riscos associados à possibilidade de gastos adicionais ao orçamento do projeto.
P.ex: dependência de valores em moeda estrangeira, limites ou conflitos orçamentários críticos, premissas ou projeções precárias na análise econômica-financeira do projeto, etc.
Identificação de Riscos
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Categoria de Riscos
TécnicosRiscos associados à capacidade do sistema resultante atender as funcionalidades ou o desempenho esperado.
OrganizacionaisRiscos associados à capacidade da organização em planejar, gerenciar e executar o projeto e operar o sistema resultante.
Custos Riscos associados à possibilidade de gastos adicionais ao orçamento do projeto.
Cronograma Riscos associados à possibilidade de atrasos de cronograma
ex. prazos críticos do projeto, datas impostas pelo negócio, necessidade de integração com outros projetos/sistemas, interdependências, etc.
Identificação de Riscos
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Categoria de Riscos
TécnicosRiscos associados à capacidade do sistema resultante atender as funcionalidades ou o desempenho esperado.
OrganizacionaisRiscos associados à capacidade da organização em planejar, gerenciar e executar o projeto e operar o sistema resultante.
Custos Riscos associados à possibilidade de gastos adicionais ao orçamento do projeto.
Cronograma Riscos associados à possibilidade de atrasos de cronograma
Externo Riscos associados a mudanças no ambiente externo à organização que possam causar impactos no projeto.
ex: mudanças de legislação, imposições de mercado, políticas de orgãos reguladores, etc.
Identificação de Riscos
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Categoria de Riscos
Relacionamento entre os cinco fatores de risco
•Riscos organizacionais,
técnicos e externos usualmente acarretam em riscos de custo
ou de cronograma• Os fatores de risco são interdependentes:
Um risco técnico de desenho de solução
pode levar a riscos de custo ou
cronogramaUm intervalo muito curto para um teste
integrado que representa um risco de
cronograma pode levar a um risco técnico
custoscro
nograma
técnicos
org
aniz
acio
nai
s
externo
s
Identificação de Riscos
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Processo de avaliar a probabilidade e o impacto de Riscos identificados
Processo de avaliar a probabilidade e o impacto de Riscos identificados
• Requer que a probabilidade e o impacto sejam avaliados usando métodos e técnicas pré-estabelecidos de análise qualitativa.
• Maneira rápida e econômica de estabelecer prioridades para o planejamento de respostas a riscos.
Análise Qualitativa de Riscos
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Ferramentas e Técnicas
• Matriz de probabilidade x impacto – prioriza os riscos para análise quantitativa, com base nas suas classificações.
– A escala de probabilidade varia entre 0.0 probabilidade zero e 1.0 certeza• Escala ordinal – muito baixa, baixa, moderada, alta, muito alta• Escala Cardinal – assinala valores numéricos. Pode ser
valores lineares (.1/ .3/ .5/ .7/ .9) ou não lineares (.05/ .1/ .2/ .4/ .8/)
Análise Qualitativa de Riscos
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Gravidade do Impacto
Probabilidade de Ocorrência
Classificação Percentual
Pouco Provável Menor que 10%
Provável Entre 10 e 80%
Muito Provável Mais de 80%
Classificação Custo CronogramaEscopo Recursos Qualidade
Baixa Menos de 3% Até 2 semanas Conseqüência leve
Média Entre 3 e 10% Entre 2 semanas e 1 mês
Conseqüência moderada
Alta Mais de 10% Mais de 1 mês Conseqüência grave
Análise Qualitativa de Riscos
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Criticidade
Alta Médio Alto Alto
Média Baixo Médio Alto
Baixa Baixo Baixo Médio
Pouco Provável
Provável Muito Provável
Probabilidade X
Impacto
Análise Qualitativa de Riscos
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Processo de analisar numericamente a probabilidade dos riscos priorizados pelo
processo de análise qualitativa e seus impactos no projeto
Processo de analisar numericamente a probabilidade dos riscos priorizados pelo
processo de análise qualitativa e seus impactos no projeto
Quantificar os possíveis resultados do projeto e suas probabilidades
Avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos do projeto
Identificar riscos que requerem uma maior atenção em função da sua contribuição relativa no risco do projeto
Identificar custos, cronograma e objetivos de escopo realistas e factíveis
Análise Quantitativa de Riscos
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Ferramentas e Técnicas
• Estimativa de três pontos: usado para calcular o valor esperado:– Cenário Otimista– Cenário Mais provável– Cenário Pessimista
Ex: Otimista 0.2 x 100% (100K) = $ 20 KMais provável 0.6 x 70% (100K)= $ 42 K Pessimista 0.2 x 20%(100K)= $ 4 KValor Esperado = $ 66 K
Análise Quantitativa de Riscos
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Ferramentas e Técnicas (cont.)
Projeto A
Projeto B
0,5
0,5
0,6
0,4
0,7
0,3
Sucesso
Falha
Sucesso
Falha
Qual a probabilidade do projeto B ser selecionadoe ter sucesso ?
Exemplo:
Resposta: 0.5 x 0.7 = 0.35
Análise Quantitativa de Riscos
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Ferramentas e Técnicas (cont.)
• Simulação – usa um modelo matemático que traduz as incertezas do projeto e seu impacto nos objetivos do projeto
– Análise de Monte Carlo
Análise Quantitativa de Riscos
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Processo de desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir
as ameaças aos objetivos do projeto
Processo de desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir
as ameaças aos objetivos do projeto
O planejamento de respostas a riscos deve ser:• apropriado à criticidade do risco; • apresentar um custo compatível com os desafios a serem
enfrentados;• considerar a necessidade de ter êxito;• apresentar um escopo realista quanto ao contexto do projeto;• deve ser aceito pelos stakeholders e delegado a uma pessoa
responsável (proprietário do risco).
Planejamento de Respostas a Riscos
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Ferramentas e TécnicasEstratégias para riscos negativos ou ameaças
Reduzir - Mitigation
(Ação específica)Prevenir - Avoidance
(Prevenção) Transferir - Transference
(Dividir responsabilidades)
Planejamento de Respostas a Riscos
![Page 63: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/63.jpg)
Mitigar
Desenvolver ações visando minimizar a probabilidade da ocorrência do risco ou de seu impacto no projeto com o objetivo de tornar o risco aceitável.
Ex: projetar uma redundância
PrevenirMudar o plano do projeto eliminando a condição que estava expondo o projeto a um risco específico.
Ex: adotar uma abordagem tradicional em vez de uma inovadora,
Transferir
Repassar as conseqüências do risco bem como a responsabilidade de resposta para quem está melhor preparado para lidar com o mesmo.
Ex: seguros; contratos de preço fixo
Ferramentas e TécnicasEstratégias para riscos negativos ou ameaças
Planejamento de Respostas a Riscos
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Ferramentas e TécnicasEstratégias para riscos positivos ou oportunidade
Melhorar - Enhance
(Ação específica)Explorar - Exploit
(Exploração) Compartilhar - Sharing
(Dividir responsabilidades)
Planejamento de Respostas a Riscos
![Page 65: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/65.jpg)
ExplorarEliminar a incerteza associada a um risco positivo específico fazendo com que a oportunidade definitivamente aconteça.
Ex: designação de recursos mais capacitados
CompartilharAtribuir a propriedade do risco a terceiros que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto.
Ex: joint-ventures
Melhorar
Modificar o “tamanho” de uma oportunidade através do aumento da probabilidade e/ou impactos positivos e pela maximização dos principais acionadores.
Ex: fortalecer a causa da oportunidade
Ferramentas e TécnicasEstratégias para riscos positivos ou oportunidade
Planejamento de Respostas a Riscos
![Page 66: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/66.jpg)
Ferramentas e TécnicasEstratégias para ameaças e oportunidades
Aceitar - Acceptance
(Aceitar conseqüências)
Planejamento de Respostas a Riscos
![Page 67: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/67.jpg)
Aceitar
Indicada nas situações em que a criticidade do risco é média ou baixa, na ocorrência de riscos externos em que não seja possível ou não haja interesse em implementar uma ação específica. Planos de contingência podem ser aplicáveis.
Planejamento de Respostas a Riscos
Ferramentas e TécnicasEstratégias para ameaças e oportunidades
![Page 68: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/68.jpg)
Planejamento de Respostas a Riscos
Ferramentas e TécnicasEstratégias para respostas contingenciadas
• Respostas projetadas para uso somente se determinados eventos ocorrerem
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Processo de identificação, analise e
planejamento dos riscos recém-surgidos,
acompanhamento dos riscos existentes,
monitoramento das condições de acionamento
de planos de contingência, monitoramento dos
riscos residuais e revisão da execução de
respostas a riscos enquanto avalia sua eficácia.
Processo de identificação, analise e
planejamento dos riscos recém-surgidos,
acompanhamento dos riscos existentes,
monitoramento das condições de acionamento
de planos de contingência, monitoramento dos
riscos residuais e revisão da execução de
respostas a riscos enquanto avalia sua eficácia.
Monitoramento e Controle de Riscos
![Page 70: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/70.jpg)
Construir um Plano de Gerenciamento de Riscos de Cada Projeto
Exemplo: Modelo de Plano de Gerenciamento de Riscos
Exercício 12
Documento do Microsoft Office Word 97 -
![Page 71: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/71.jpg)
Perguntas?
![Page 72: Aula 4 - Gestão de Projetos](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022051323/54905546b47959f2248b5224/html5/thumbnails/72.jpg)
Fernando S. DantasDiretor de Comunicação, Marketing e Publicidade
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Obrigado!