Ausgaben ohne Aufwand?Mehr Transparenz in der Budgetverwaltung mit dem SQL Server

2. Microsoft Innovationstag NORD

Ausgaben ohne Aufwand ?Mehr Transparenz in der Budgetverwaltung mit dem SQL Server (nicht nur) für MACH Anwender

PSG Projekt Service GmbH – The SQL Server Company, HamburgSascha Lorenz, Lead Consultant SQL Server Technology

Ausgaben ohne Aufwand?Mehr Transparenz in der Budgetverwaltung mit dem SQL Server

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Agenda

„Mit SQL Server ist der Monatsbericht zur Mittelverwendung heute in Sekunden erstellt. Früher haben wir drei Arbeitstage darauf gewartet.“ Dr. Joachim Hübener, IT-Leiter Umweltbundesamt

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Agenda

- Verlauf eines Finanzcontrolling Projekts - Ziele- Ablauf- Nutzen

- Demonstrationen- Berichtswesen

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Die PSG als Partner

• Seit 1996 zahlreiche Projekte mit Bundesbehörden und -instituten

• Schwerpunkt: Finanzcontrolling und Aufbau von BI-Lösungen

• Langjährige Erfahrungen mit den relevanten Quellsystemen

• Nachweisliche Expertisemit den geplanten Microsoft Werkzeugen

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Kunden im öffentlichen Bereich

(Auszug)

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Berichtsfelder und Berichte

• Budgetverwaltung– Restmittelübersicht – Dezentrale Budgetverwaltung

• Drittmittelprojekte– Mittelverwendungsnachweis– Projektfinanzierungsplanung– Trennungsrechnung– Overheadberechnung

• Stellenbewirtschaftung und -planung

• Haushalt– Haushaltsüberwachungsliste– Haushaltsprognose

• Controlling– Operatives Controlling

• Gewichtete Hochrechnung• Prozesscontrolling• Projektcontrolling

– Strategisches Controlling

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Ausgangssituation

• Excel-basiertes Reporting im Finanzcontrolling• Reporting:– Monatsberichte mit manuellem Update und

manueller Verteilung• Controlling: – Manuell und rein Excel-basiert

• Datenübernahme aus dem Vorsystem per Copy & Paste

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Ziele

• Zeitversatz verkürzen– 5-6 Wochen zurück

• Manuellen Aufwand minimieren– Mehrere Tage im Monat für das Aufbereiten der Berichte

• Zusätzliche Informationen anbieten– Mehr Berichte, verschiedene Blickwinkel– Mehrere Quellen– Einfacher herstellbar, schneller für den Anwender

• Leistungsfähiges Werkzeug für das Controlling erstellen– Ad-hoc-Berichte und Analysen

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Dringlichste Aufgaben

• Druck vorhanden – Erste Informationsbedürfnisse stillen mit Hilfe von

SQL Server Reporting Services-Berichten auf dem Quellsystem

– Erste Berichte nach wenigen Tagen produktiv• Wiederverwendbar, parametrisierbar

• Lösung innerhalb weniger Wochen

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Überblick Projektverlauf

„Aufnahme der Anforderungen“

Erste Berichte

Data Warehouse

„Migration“ der Berichte

Würfel für die Analyse & Planungim Finanzcontrolling

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Ergebnisse

• Zeitversatz minimiert– Sofort verfügbar, Daten höchstens vom Vortag

• Aufwand für manuelle Aufbereitung beseitigt• Berichte zusammengefasst und zusätzliche Informationen

angeboten– Über 40 Berichte verdichtet auf nur noch zwei– Im Projektrahmen 7 weitere Berichte mit jeweils ca. 1-3 Tagen Aufwand

erstellt

• Controlling-Werkzeug für Ad hoc-Berichte und –Analysen erstellt– Analyse-Cube mit Excel-Frontend

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Datensatzorientierte Speicherung

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Spaltenorientierte Speicherung

Spalte A Spalte B Spalte C

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Demo: Berichtswesen

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Kontakt

PSG Projekt Service GmbHThe SQL Server Company

Max-Nonne-Straße 4522419 HamburgTelefon: 0 40- 39 88 28-0

Herr Michael Milewski (milewski@psg.de) Key Account Manager

Herr Sascha Lorenz (lorenz@psg.de) Lead Consultant SQL Server Technology