LOPESAN HOTEL GROUP

Auto-registro Proveedor en GESLOP Manual de usuario

20/09/2013

ÍNDICE

Sistema de Auto-registro de Facturas para el Proveedor ......................................................... 3

Una Breve Descripción .......................................................................................................... 3

Destinatarios ......................................................................................................................... 3

Acceso ................................................................................................................................... 3

Registro de Proveedor ............................................................................................................... 4

Simulando registro: ............................................................................................................... 5

Incidencias: ............................................................................................................................ 6

Sistema de Auto-registro de Facturas para el Proveedor

Una Breve Descripción

El Sistema de Auto-Registro para el Proveedor (Registro de Proveedor), permite a un

proveedor inscribirse a sí mismo en la aplicación de Geslop con el objeto de que pueda

registrar facturas en el sistema.

Para ello será menester que el proveedor facilite su CIF y algunos datos básicos de alguna

factura que tenga con Lopesan.

Destinatarios

La herramienta está destinada a los Proveedores que tengan, hayan tenido o pudieran tener

alguna relación comercial con alguna de las sociedades o empresas del Grupo.

Acceso

Se accederá a través de la URL: http://gestion.lopesan.com/geslop/invitados/crea_prov.php,

que mostrará la siguiente pantalla de login:

Pantalla de Inicio

Registro de Proveedor

Una vez se acceda al Autro-Registro, el proveedor deberá ingresar en el formulario los

siguientes campos:

Parte del usuario:

CIF Proveedor: El CIF del proveedor sin espacios. Por ejemplo: P33646965.

Correo Usuario: Correo electrónico del contacto que identifica usuarios de la

empresa. El email introducido será el destinatario de las credenciales de acceso al

portal generadas una vez se complete el auto-registro. Pueden haber varios

correos asociados al identificador de empresa; esto es, pueden registrarse

múltiples usuarios con el mismo proveedor.

Datos de factura con Lopesan:

Se pedirá el número de la factura tal cual aparece en el papel, la sociedad a la que se

facturadel Grupo y el importe total de la factura con impuestos incluídos.

Número Factura: Número que aparece en la factura impresa. Por ejemplo: 00384-

340301C.

Sociedad a la que se le factura: Se elegirá el nombre de la sociedad que consta en

la factura mediante un selector.

Total factura con impuestos:. Se introducirá la cantidad numérica correspondiente

al Importe final con impuestos. Por ejemplo: 500.45. En caso de que la cantidad no

fuera entera, los decimales serán introducidos con puntos o con comas.

Una vez se hayan cumplimentados todos los campos requeridos, se procederá a hacer click con

el ratón sobre el botón verde “Crear”:

Si todo ha ido bien, un mensaje confirmará que se ha efectuado el registro del usuario y a su

vez se enviará automáticamente un mail al correo indicado en el formulario facilitando al

proveedor los datos de acceso a Geslop:

Creación del usuario OK

Simulando registro:

1) Auto - Registro

A continuación se pondrá en práctica lo explicado arriba con un ejemplo de registro

satisfactorio:

El sistema ha comprobado que los datos de su proveedor y factura son correctos, con lo cual

se pasa a dar al usuario indicado de alta para usar el Portal del Proveedor.

Nota: La información referente a una factura de la pantalla superior no son verídicos. Los campos

CIF y correo se han ocultado para mantener la privacidad del proveedor.

2) Recoger credenciales del correo

Una vez se registre el proveedor, éste recibirá un correo electrónico con las credenciales de

acceso a GESLOP así como el enlace donde deberá acceder para acceder al Portal del

Proveedor, que reza GESLOP – Gestión de Lopesan (al pié del correo).

El siguiente correo es un ejemplo de ello:

Incidencias:

Faltan campos de la factura:

Si olvidase rellenar algún apartado la aplicación alertaría con una ventana indicando el campo

obviado y coloreando de amarillo para facilitar su localización en el formulario.

Una vez se hayan introducido los datos requeridos pulsaremos nuevamente el botón “Crear”

Sin facturas registradas:

Este error se produce cuando el proveedor al que usted representa se encuentra en nuestra

lista de proveedores pero, actualmente no dispone de ninguna factura registrada en GESLOP.

Entendemos que en principio debe ser un error poco frecuente, ya que si usted tiene

relaciones comerciales con Lopesan, a no ser que sus facturas sean muy recientes o antiguas,

deberían estar registradas en el sistema.

Para tratar este tipo de error, contacte con la Administración o bien pásele alguna de las

facturas a ésta para que registre alguna en el sistema y a continuación reintente el auto-

registro.

Ante este tipo de error, contacte con Administración

CIF incorrecto:

Si el número de CIF no coincide con el de ningún proveedor registrado en el sistema, éste

alertará con el siguiente mensaje:

CIF incorrecto

Datos de factura incorrectos:

Es importante hacer coincidir el número, la sociedad y el importe que intervienen en la factura.

De no ser así, el sistema de chequeo no reconocerá los datos como para considerarlos parte

de una factura con nosotros. Si a usted se le resiste alguna factura y su empresa dispone de

más, pruebe con otra.

Datos de factura inválidos del proveedor con Lopesan

Usuario ya registrado en proveedor:

El sistema permite que múltiples usuarios puedan estar registrados en la aplicación para hacer

uso del Portal del Proveedor, no obstante es importante que estas personas utilicen correos

diferentes de cara al auto-registro. No puede haber dos mails representando a la misma

empresa.

Ante esta situación, cambie el mail del usuario en el formulario