Mini Taller Autogestión

Daniel Kahneman hizo un estudio a un grupo de mujeres,

el resultado más inesperado fue que en general las

mujeres no disfrutaban, especialmente del tiempo que

pasaban con sus hijos.

Ganar Felicidad – Tomarse su Tiempo

• Simplificar, es la clave

• Cuando tenemos demasiadas cosas por hacer que compiten con nuestro tiempo y por nuestra atención nuestra capacidad de estar presentes disminuye

• Mito de que trabajar bajo presión produce

mejores resultados –> Mata la Creatividad

• 11 minutos pasan entre el inicio de una actividad y la interrupción.

• Total 2,1 horas en interrupciones en el día

• El denominado multitasking no es más que un mito?

• No puedes hacer dos cosas a la vez, ya que el mecanismo de atención funciona a través de la selección: hago esto o lo otro

Vivimos la era de la distracción

"Sabía que iba a ser una gran carrera, salí y lo conseguí. Cuando disfruto, me sirve para concentrarme”

¿Productividad?

Fuente: IMAGEN

• ¿Qué % de tiempo al día sus recursos están trabajando?

• ¿Qué % del tiempo están enfocados en aquello que la empresa es exitosa (misión objetivos)?

• ¿Qué % es el % de tiempo enfocado?

El promedio refleja que un 50% esta

siendo desperdiciando en actividades

que no agregan valor.

Actividades Urgentes o Importantes

Reflexión• ¿Donde están mayormente nuestras actividades?

• ¿Cuánto vale un minuto de tu tiempo para tu organización?

• Cuales son los objetivos que tenemos y que tanto tiempo les estamos dedicando?

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Consideraciones Claves• Normalmente las personas están el 80% del

tiempo en actividades importantes y urgentes

• Y un 20% de su tiempo en actividades no importantes y no urgentes

Gestión del tiempo ó Gestión de las Actividades

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Un cambio radical en la forma de enfrentar la productividad individual, mediante el uso efectivo de activos tecnológicos y cambios conductuales que los orienten a completar

las acciones que apuntan al cumplimiento de sus objetivos

¿Por qué Outlook?

• Outlook, primera herramienta tecnológica de gestión personal de información (PMI)

• Herramienta crítica a la que se le destina 3hrs. al día (40% de la jornada), por lo tanto es un punto de recolección de información clave

• Constituye una plataforma de comunicación y coordinación con los distintos equipos.

Outlook es más que “el correo electrónico…”

Metodología de Autogestión

Revisemos el Taller

Antes de Autogestión

2069 elementos en la bandeja de entrada

Durante Autogestión

0 elementos en la bandeja de entrada o Inbox

Bandeja de entrada (0 sin leer)

Después de Autogestión

Sistema de AcciónSistema de Referencia

Sistema deRecolección

Modulo I – Sistema de Recolección

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El objetivo del módulo es gestionar nuestras actividades, alineándolas a nuestros objetivos personales y laborales. También hacernos cargo de disminuir las interrupciones a través

de prácticas de uso del outlook

Modulo I – Introducción al SGI

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En la barra de tareas pendientes y dejar activas las opciones de:• Normal• Explorador de Fechas• Lista de Tareas

En el Menú - VerActivar la opción Semana

Ir a Calendario

Configurando el Panel de Control

Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales

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¿Cómo recolectar Información?

• Block de notas

• Teléfonos

• Correos electrónicos

• Notas en post-it

• Notebooks

• Palm

• Inbox del escritorio

• En tu cabeza

Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales

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Hacer Click en “Lista de tareas”

Elegir la Opción “Por Categoría”

Anotar ideas “categoría ninguno”

Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales

Para anotar una idea hacer doble Click en “Escribir una nueva tarea”

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Modulo I – Configuración y Programación Puntos de Recolección

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Hacer doble Click, en una

hora del calendario

Escribir : Procesar

Puntos de Recolección

Hacer Click en Aceptar

En caso se requiera privacidad sobre algunas citas del

calendario

Modulo I – Tips

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• Utilice los puntos de recolección que definió como validos para capturar acuerdos e ideas, la cabeza no es un buen punto de recolección

• Programe su rutina de procesamiento de puntos de recolección (al menos 1 vez al día)

• Utiliza la categoría “ninguno” para capturar “cosas por hacer” para disminuir el tiempo de las interrupciones

Modulo II – Sistema de Referencia

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Reducir fuertemente la cantidad de correos en el Inbox y mejorar los tiempos de respuesta y búsqueda de información.

Modulo II – Creando Panel de Control

Hacer clic en “Opciones”

En el menú principal del correo hacer clic en

“Herramientas”

Hacer clic en “Otros”

Hacer clic en “Opciones

Avanzadas”

Hacer clic en “Examinar”

Hacer clic en “Calendario”

Aceptar en todas las ventanas

Modulo II – Definir y crear una estructura estándar de Sistema de Referencia

Áreas Clasificación

Cliente Nombre empresas

Proveedores Nombre de empresas

Operaciones Logística

Tecnología Información Proyectos

Administración y Finanzas Contabilidad, Compras

Recursos Humanos Bienestar , Payroll, Capacitación

Producción Líneas de Producto

Existen distintos tipos de estructuras, por Roles & Funciones, por Objetivos & Proyectos , etc.

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Hacer clic en “Administración de archivos de datos…”

Hacer clic en “Agregar…”

Aceptar, teniendo seleccionado Office

Outlook

Buscar en nuestro sistema donde dejar esta carpetaAceptar

Modulo II – Definir y crear una estructura estándar de Sistema de Referencia

Modulo II – Tips

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• Mueva los correos del Inbox a su “Sistema de Referencia “

Mover las antiguas carpetas a la nueva estructura del “Sistema de Referencia”

Borrar cualquier cosa que no esté en relación a nuestros objetivos, proyectos , roles y funciones

• Se sugiere usar la misma estructura de carpetas y nombres en todo tu sistema de referencia (Carpeta Mis Documentos

Outlook Mis documentos

Dar consistencia en todos los medios, iniciar con las carpetas de Outlook y Mis documentos

Modulo III – Uso efectivo del correo

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El módulo tiene por objetivo incorporar hábitos de trabajo para un uso efectivo del correo evitando la proliferación de correos enviados y recibidos. Crear un mecanismo de aviso

para seguimiento a tareas delegadas

Modulo III – Prácticas para el envió de correos

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• Cuando redacte un correo, y haga una petición recuerde especificar las condiciones de satisfacción

• Tenga en cuenta los 5 pasos para el envío de correos efectivos

Propósito del correo

Acción requerida

Información Adicional

Asunto: resumen efectivo del contenido

Destinatarios

Modulo III – Seguimiento a tareas delegadas

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Hacer Click en “Elementos enviados”

Hacer Click con el botón derecho del

mouse en el correo y sin soltar arrastrar a la lista

de tareas

Modulo III – Seguimiento a tareas delegadas

Si es necesario puedo modificar

el asunto

Activar la opción “Aviso” y

proceder a colocar fecha y

hora “Guardar Y Cerrar”

Modulo III – Tips

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• Utilice la metodología de coordinación de acciones como un hábito de trabajo.

• Utilice los 5 pasos para escribir un correo electrónico.

• Analice si es necesario responder un correo a todos los remitentes.

• Cumpla con los compromisos o acuerdos que aceptó, negocie “a tiempo” aquellos que no podrá adquirir, cuide su imagen pública, demuestre que usted es una persona confiable.

Modulo IV – Sistema de Gestión Integral

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Este módulo tiene por objetivo dejar operativo el Outlook como un sistema de gestión integral, le permitirá planificar, monitorear y priorizar sus actividades de acuerdo a los

objetivos trazados, siendo así más productivo.

Modulo IV – Definir un Calendario Efectivo

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ropuesta de línea base para el trabajo•

rocesar el correo al menos ½ hora diaria, •

ealizar una revisión semanal al menos una hora a la semana

•iempo de lectura o investigación al menos una hora a la semana

•euniones 1 : 1

•euniones de coordinación (Staff)

•euniones de mejoramiento continuo

•euniones en traslados

Propuesta de línea base para vida personal•Tiempo de deporte o ejercicios•Almuerzo•Traslado al trabajo o a la casa•Recoger a los hijos•Vacaciones•Visitas al doctor•Iglesia o servicio a la comunidad•Pasear al perro

Actividades periódicas

Actividades personales

Modulo IV – Proceso de Autogestión

Fuente: IMAGEN

Modulo IV – Tips

Fuente: IMAGEN

• No lea un correo del Inbox, y lo cierre dejándolo ahí mismo, procéselo. El Inbox es un punto transitorio.

• Utilice el proceso de Autogestión para controlar su Inbox (Borrar, Delegar, Ejecutar, Diferir) pregúntese si esta información está relacionada con sus objetivos

• Acostúmbrese a ciertas tareas clave

• Revisión semanal de mis actividades

• Acciones con stakeholders 1:1

• Considere un tiempo libre para manejar imprevistos o contingencias

• Mover las tareas de la lista de tareas al calendario

Acciones Siguientes

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“Si planeamos para un año, debemos plantar cereales.

Si planeamos para una década, debemos plantar árboles.

Si planeamos para toda la vida, debemos entrenar yeducar al hombre”.

Kwantsu, Siglo III A. C.