automatización de procesos en administración y finanzas
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Automatización de procesos en administración y finanzas
Tabla de contenidos
¿POR QUÉ tu empresa no puede esperar?
¿ QUÉ puedes automatizar?
¿ CÓMO empezar inmediatamente?
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
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Introducción
A medida que las funciones de los directores
financieros y otros profesionales de las finanzascontinúan transformándose para mantener a lasorganizaciones en el camino hacia el futuro, la
automatización de procesos se hace másimportante.
La automatización de procesos ayuda a realizarel trabajo de menor valor que normalmente
consume la mayor cantidad de energía, lo quepermite a los directores financieros (CFO) y
otros profesionales del área enfocar susesfuerzos de manera inteligente y estratégica.
Entonces, ¿quién usa la automatización deprocesos y cómo? ¿Es fácil? ¿Por dónde se
empieza? ¿Qué pasará con el departamentodurante y después de la automatización?
Se debe ir evaluando todas estas interrogantesa objeto de resolver la digitalización de
procesos, pero lo importante es hacerlo enforma progresiva, en base a proyectos que sesabe que serán ganadores si se resuelven
digitalmente y -lo más importante- que seanescalables en el tiempo, partiendo con un
fragmento del proyecto, para luego ir abordandoel resto.
Este eBook tiene como objetivo entregarte unavisión de la automatización de procesos en las
áreas de administración y Finanzas, paramotivarte a automatizar ahora mismo.
¿POR QUÉ tu empresa no puede esperar?
La forma en que interactuamos con otros y la forma en que llevamos a cabo los
negocios sehan transformado porcompleto, en un abrir y cerrar de ojos.
Lecciones de la pandemia
La mayoría de las empresas del mundo simplemente no estaban preparadas
para una interrupción de estas proporciones.
Los líderes deben asegurarse de que nunca otra crisis los tome por sorpresa.
Deben robustecer sus procesos para resistir cualquier interrupción y garantizar lacontinuidad del negocio.
Un agente catalizador como la pandemia confirma que las empresas deben ser,en esencia, flexibles a los cambios y capaces de adaptarse rápidamente a ellos,
mediante nuevas propuestas de negocios.
El teletrabajo es uno de esos cambios, no su razón.
Cómo saber qué automatizar
Los avances recientes en tecnologías de automatización más
accesibles y simples de configurar, han ampliado enormemente loque es posible automatizar.
Además, cada caso de uso parece ser tan único como las empresasque los aprovechan. Por lo tanto, no es sorprendente que muchas
empresas no sepan por dónde comenzar al elegir proyectos deautomatización.
Por supuesto, no hay una respuesta única para todos, pero estamosviendo un marco emergente que las empresas exitosas están
aprovechando para determinar qué procesosautomatizar.Nos gustaría compartirlo contigo.
¿ QUÉ puedes automatizar?
Proceso de ejecución
1. Un cambio drástico tiene un impacto
difícil de absorber
La empresa simplemente no puede
manejar tantos cambios a la vez. Una
iniciativa muy ambiciosa en algún punto
te obligará a detenerte.
Consejo: Ir de menos a más. De lo simple
a lo complejo. Meta a meta.
2. El riesgo es muy alto sin resultados
inmediatos
Si no tienes resultados de corto plazo
para evaluar, puedes no advertir errores.
Consejo: Empieza con tareas simples que
puedas medir y, si es necesario, corregir,
para escalar a procesos de mayor
complejidad.
Posibles fallos
Para que el proceso de ejecución digital sea exitoso, cualquiera sea la automatización,
hay que fijar metas cercanas y alcanzables.
Intentar digitalizar todos los procesos de una vez, nos llevará a gastar gran cantidad de
recursos en proyectos que se prolongarán en el tiempo y los colaboradores se
desanimarán por el cambio que no llega.
En los últimos años sobra evidencia de empresas que fracasaron en el intento.
Considerar:
• Candidatos a automatizar
• Metodología de espiral
• Implementación de 3 pasos
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Caso I: Órdenes de Compra
Calcular el valor de los servicios a
prestar, elaborar las órdenes decompra y enviarlas, toma un tiempovalioso y produce un desfaseen caja.
Muchos de estos procesos dependen
de una persona, con los riesgos queeso implica ante su ausencia o uneventual error
Casos de uso
Necesidad:
Automatizar la notificación de solicitudes
de órdenes de compra, 24/7, sin necesidad de intervención humana en el proceso
Automatización de procesosen el área de administración y finanzas
Solución:
Se configura un proceso automatizado que
incorpora el monto total y el detalle a cobrar, por el período en referencia, y que envía esta información por email el mismo día en que se
hace los cálculos de facturación.
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Caso II: Cobranzas
Pese al teletrabajo, varios sistemas de
la empresa sólo pueden ser operadosdesde la oficina. Uno de ellos es lacobranza.
Pero, en los tiempos que vivimos,
resulta impensable depender degestiones presenciales.
Necesidad:
Generar una proceso en línea, que permita
el trabajo y coordinación remota de los cobradores.
Solución:
Se configura un proceso automatizado que
interactúa con las distintas bases de datos y entrega información en tiempo real para saber qué cobrar y qué ha sido pagado.
Casos de uso
Automatización de procesosen el área de administración y finanzas
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Caso III: Envío de facturas
Se descarga manualmente del ERP
las facturas que luego son enviadas,una a una, por email.
Un grave riesgo, además de tratarsede un proceso manual que recae por
completo en la responsabilidadhumana, es la lentitud de la gestión.
Necesidad:
Automatizar la descarga y envío de
facturas, prescindiendo del factor humano.
Solución:
Se configura un proceso
automatizado que interactúa con el ERP, descarga las facturas y las envía a los clientes inmediatamente
después de ser generadas.
Casos de uso
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Caso IV: Solicitud de vacaciones
Cada empleado debe consultar al
encargado de personal cuántos díasde vacaciones tiene disponibles, llenarun formulario, obtener la firma de su
jefe directo, entregar la solicitud yesperar. Todo esto es un largo y
engorroso procesomanual.
Necesidad:
Contar con una solución automatizada que cubra todas
las etapas del proceso y permita a los empleados solicitar sus vacaciones y a las jefaturas aprobarlas, desde cualquier lugar en que se encuentren.
Solución:
Se configura un proceso automatizado que muestra
al empleado el saldo siempre actualizado de vacaciones, genera la solicitud, ésta es aprobada por la jefatura y se descuenta automáticamente,
dejando respaldo de cada acción.
Casos de uso
Automatización de procesosen el área de administración y finanzas
¿ CÓMO empezar inmediatamente?
Plataforma MasterBase® y automatización
MasterBase® ofrece una avanzada plataforma de
automatización de procesos que ayuda a las empresas a
transformar sus procesos de negocio intensivos en
información, reducir el trabajo manual y los errores,
minimizar los costos y afianzar el compromiso del cliente.
Asistimos a las empresas, independientemente de su
tamaño, industria o función, para que implementen con
facilidad nuestras soluciones de automatización,
alcanzando importantes resultados que aumenten su
competitividad, crecimiento y rentabilidad.
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Plataforma MasterBase®
• Más de 2000 usuarios utilizan la plataf orma
• Hay procesos de su trabajo cotidiano que pueden automatizar y que, por
su experiencia en la plataf orma, son capaces de conf igurar por sí mismos.
• Han conf igurado soluciones de automatización de los procesos de
negocio más estándares
• Han puesto soluciones en la Store para que sean utilizadas por clientes,
usuarios y consultores.
• Es el lugar donde puedes encontrar soluciones que algún creador y a
diseñó
• Puedes conocerlas, probarlas y decidir si las utilizas para resolv er las
necesidades de automatización que tengas en tu empresa o trabajo.
• Más de 1000 clientes en 10 países
• Requieren automatizar procesos críticos en su empresa
• Buscan consultores que puedan hacerlo rápido o soluciones y a diseñadas que
puedan conf igurar f ácilmente para ponerlas en operación.
• Conocen la plataf orma y sus posibilidades
• Poseen experiencia en procesos de negocios
• Pueden ir construy endo, junto a la empresa consultante, soluciones
escalables de automatización, de acuerdo a los intereses de ésta.
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¿Cómo automatizamos los procesos?
Configware permite automatizarprocesos de forma más eficiente entiempo y costo, de manera flexible yrápida, logrando así adaptarse a lasdisrupciones que vendrán en elfuturo en nuestros negocios.
Existen miles de autómatas on demanddisponibles capaces de leer los procesosconfigurados y ejecutarlos completamente.
Disponemos de herramientas para combinar y configurar cualquier proceso
Configware
Consiste en configurar procesosautomatizados a partir de lacombinación de diferentesherramientas previamentedefinidas y que permiten múltiplespropósitos adaptables según losobjetivos de su negocio.
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Sobre MasterBase®
MasterBase® es una plataforma tecnológica que permite a las empresas, independientemente de su tamaño, sector
o área dentro de ésta, automatizar los procesos de negocios que hoy realizan de forma manual.
Nuestra plataforma para automatización de procesos es flexible, opera de forma coordinada y a un bajo costo, es
rápida de implementar, transparente, escalable y eficiente.
