Hyvä valmistelu ja uusi kuntalaki

TuuliTarukannel

2

Valmistelun ”trendit”• Hyvä hallinto: valmistelun luotettavuus, objektiivisuus, ym. (hyvän

hallinnon periaatteet)• Uusi hyvä hallinto?

TAVOITTEITA: Avoimuus• Tavoite: kaikki tieto heti saataville kaikille (netin välityksellä onnistuu)Osallisuus• Tavoite: osallistaa useammassa eri päätöksenteon vaiheessa, esim.

”välttää” valituksia osallistamalla ja sitouttamalla aikaisessa vaiheessa

Hallinto halutaan nähdä mahdollistavana asiana, ei rajoittavana

Haasteita: - Sopivien välineiden ja kanavien valinta (niin monia vaihtoehtoja..)- Mitkä ovat hyvät tavat resurssien näkökulmasta? - Uudet haasteet: esim. kun valtuutettu käyttää Periscopea muiden

tietämättä.

3

Valmistelun ”trendit”MONIPUOLISEMMAT VÄLINEET:

1. Sähköisyys / digitaalisuus • Tavoite: tämä enemmänkin väline, sähköisyyden avulla pystytään

olemaan avoimempia, läpinäkyvämpiä ja osallistavampia • Haaste: kaikkia ryhmiä ei sähköisesti tavoiteta.

2. ”Välineiden” ja keinojen monipuolisuus:• Raadit, kyselyt, fyysiset kokoontumiset, asukasraadit jne.. • Jokaiselle jotakin?• Mahdollisuus myös erilaisten ryhmien huomiointiin vrt. ajatus

tasapuolistamisesta / tasapäistämisestä (lähes…)

4

1

Valmistelu hallintolaissa- selvitetään päätöksentekoa varten tarvittavat tosiasiat- asianosaisen kuuleminen- vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen osallisille

tavoitteena lainmukainen ja sisällöllisesti oikea ratkaisu

Hallintolaki säätelee asian valmistelua:

• asiakirjan täydentäminen (22 §)

• viranomaisen selvittämisvelvollisuus (31 §)

• selvitysten hankkiminen (32 - 33 §)

• asianosaisen kuuleminen (34 §)

• katselmus ja tarkastus (38 – 39 §)

• vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen (41 §)

5

Valmistelu hallintolaissa• Hallintoasian valmistelussa selvitetään päätöksentekoa

varten tarvittavat tosiasiat. • Viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja

asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset.

• Asianosaiselle on varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta ja antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.

• Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee lähtökohtaisesti varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta.

6

1

Avoin valmistelu- Kunnissa tehtävien päätösten myötä uusi kuntalaki tulee

vaikuttamaan siihen, että enenevässä määrin kunnallinen päätöksenteko sekä kunnan ja kuntalaisten vuorovaikutus siirtyy nettiin entistä enemmän.

- Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia tuetaan säätämällä viestinnästä sekä tietojen saatavuudesta netissä.

Jatkossa:

- Kunnan toiminnasta tiedottaminen asukkaiden lisäksi palvelun käyttäjille, järjestöille, muille yhteisöille

- Tiedotettava millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa- Enemmän tietoa saataville päätösten valmistelusta- Nettiin tietoja asioiden valmistelusta sekä luettelo asiakirjoista jotka

vähintään oltava netissä

7

Viranhaltijavalmistelun ABCMitä voit toivoa hyvältä valmistelulta?• Hyvässä viestissä on selkeä sanoma• Listatekstien käytettävyys ja luettavuus• Otsikoi taidokkaasti• Yksinkertaista ja tiivistä: keskity asiakkaan ja asian käsittelyn

kannalta olennaiseen• Suomenna hallinnon kieltä ja ammattitermejä viestin sisältöä

muuttamatta• Yleensä päätettäväksi tulevat asiat valmistellaan siten, että

selostusosassa käy ilmi päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat säädökset ja se mihin ratkaisu perustuu.• Päätöksen tulee olla yksiselitteinen ja täsmällinen ja siitä tai

selostusosasta on käytävä ilmi päätöksen perustelut.

8

1

Hyvä kielenkäyttö• viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja

ymmärrettävää kieltä• sellainen ilmaisutapa, jonka perusteella hallinnon asiakkaan

voidaan olettaa yksiselitteisesti ymmärtävän asian sisällön ja saavan siitä asian laatuun nähden riittävästi tietoa

• vaatimus hyvästä kielenkäytöstä koskee kirjallista ja suullista ilmaisutapaa

• päätös ja muut viranomaisen laatimat asiakirjat, tiedotteet ja ohjeet laaditaan hyvällä ja ymmärrettävällä kielellä

• keskustelussa ei käytetä asiakkaaseen kohdistuvia epäasiallisia ilmaisuja

• Uusi kuntalaki: säädetään selkeästä ja ymmärrettävästä kielestä sekä kunnan eri asukasryhmien tarpeiden huomioon ottamisesta. Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää. Tekstien tulisi olla rakenteeltaan johdonmukaisia ja sisällöltään helposti ymmärrettäviä kokonaisuuksia.

9

1

Hyvä kielenkäyttöOikeusasiamies: "Virheettömyysvaatimuksen näkökulmasta pidän tällaisia subjektiiviseen käsitykseen perustuvia luonnehdintoja jossain määrin ongelmallisina""hyväntahtoinen mutta saattaa kiivastua leppyäkseen nopeasti", "ihastuttava ekonomitäti", "fiksu päämies, vaikka muistaakseni DI", "symppis", "muuten ok heppu", "selvänä erittäin asiallinen, päissään hankala jähnääjä", "fyysisesti iso mies ja henkisesti pieni poika", "osaa olla hankala ja tarpeen vaatiessa tosi hankala", "jollakin lailla ketku kaveri", "ei sylkäise lasiin", "aika harmiton tätsykkä", "reppana" ja "rankasti ylipainoa".

Euroopan oikeusasiamies Emily O’Reilly: Viranomaisten ei kannata hioa vain suuren huomion saavia tekstejä, sillä maine on pitkälti jokapäiväisten viestien varassa. Vastuun hyvästä kielenkäytöstä pitää kaikissa hallinnon yksiköissä kuulua riittävän korkean esimiehen tehtäviin. Jos jokapäiväiset tekstit tehdään vaikeaselkoisella kielellä, seuraus on kansalaisten vieraantuminen hallinnosta.

10

Viranhaltijavalmistelun ABC• Päätöksenteon perustana hyvä hallinto, hyvä tiedonhallintatapa ja

julkisuusperiaate. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja hallintosääntö• Päätöksentekoprosessi: vireille tulo, rekisteröinti, valmistelu, päätöksenteko,

täytäntöönpano ja valvonta-> asian käsittelyn ja asiakirjan elinkaaren hallintaYhtenäiset käytännöt seuraaviin:

• Kokouskutsun menettelyt• Esityslista/pöytäkirja pidon perusteet (ml. salassapidettävät tiedot)• Pöytäkirjan ulkoasu ja luettavuus• Pöytäkirjan sisältö• Oheismateriaali/liitteet• Esityslistan ja pöytäkirjan julkisuus• Pöytäkirjanotteet• Pöytäkirjan korjaaminen• Pöytäkirjan sitominen ja arkistointi• Päätöksistä tiedottaminen

1

Yhteistyö – riittävä valmistelu? • Luottamushenkilöiden oma käsitys ja arvio siitä, mikä on ollut riittävää valmistelua ratkaisee

sen arvioinnin, mikä on riittävää valmistelua. Hyvin harvoin joudutaan edes tilanteeseen, jossa valmistelun riittävyyttä arvioidaan.

• Viranhaltijan työskentelyn lähtökohtana on ammattitaitoon perustuva valmistelu ja lain mukainen selvittäminen sekä virkavastuu.

• Viranhaltijaesittelijä vastaa esittelemiensä asioiden valmistelusta. Esittelijä vastaa siitä, että päätöksenteon pohjaksi annetut tiedot ovat oikeat ja riittävät. Esittelijä on vastuussa siitä, että hän on antanut toimielimelle riittävästi oikeaa tietoa ja että hänen esityksensä on lakien mukainen.

• Esittelyn tarkoituksena on informoida päätöksentekijöitä, selostaa tosiseikat ja sovellettavat oikeussäännöt ja ilmaista esittelijän kannan mukainen päätösehdotus toimielimelle.

KHO 15.9.1999 T 2499: Esittelijä ei ollut tehnyt kaupunginhallitukselle ehdotusta virkaan valittavasta henkilöstä eikä hallitus ollut tehnyt valtuustolle vastaavaa ehdotusta. Päätösehdotuksia oli hallintosäännön ja valtuuston työjärjestyksen määräykset huomioon ottaen pidettävä puutteellisina. Koska valtuusto kuitenkin oli pitänyt tehtyjä päätösehdotuksia riittävinä, menettely ei ollut siten virheellistä, että valtuuston päätös olisi sen vuoksi pitänyt kumota.KHO 23.1.1997 T 81: Valtuuston toimivaltaan kuului arvioida, pitääkö se suoritettua valmistelua sisällöllisesti riittävänä päätöksenteon pohjaksi vai haluaako se palauttaa asian kunnanhallitukselle uutta valmistelua varten. Valtuusto oli suoritetun valmistelun perusteella voinut harkintansa mukaan tehdä asiassa lopullisen päätöksen. Samoin KHO 10.5.1999 T 1035.

11

12

Viranhaltijavalmistelun ABC• Valmistelun perusteella esittelijän velvollisuus on tehdä

päätösehdotus asian ratkaisijalle• Hallintosääntö: ”Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana”• Esittelijän päätösehdotuksen puuttuminen on yleensä muotovirhe.

• Esittelijän vastuusta säännös kuntalaissa:-> Esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä.

• Myös PL 118.2 §: Esittelijä on vastuussa siitä, mitä hänen esittelystään on päätetty, jollei hän ole jättänyt päätökseen eriävää mielipidettään.

• Esittelijä vastaa asioiden valmistelusta, päätöksenteon pohjaksi annettujen tietojen oikeellisuudesta ja riittävyydestä

13

Päätöksen perusteleminen

• Päätöksen perustelemisesta säädetään hallintolaissa• Päätöksensaajan lakisääteinen oikeus:

» Mahdollisuus arvioida päätöksenteon oikeellisuus ja lainmukaisuus

• Hyvin perusteltu päätös auttaa päätöksensaajaa ymmärtämään päätöksen lopputulos – saattaa vähentää muutoksenhaun tarvetta

• Päätöksen perustelujen puute voi aiheuttaa päätöksen kumoamisen, vaikka asiallinen ratkaisu olisi oikea.

Tiedoksianto• Päätöksen tiedoksianto tapahtuu kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa

asettamalla pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin…)Huomioi:• salassa pidettäviä tietoja ei saa laittaa yleiseen tietoverkkoon• Henkilötiedot on poistettava netistä määräajassa

• Tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu:• pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa• Tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville

asettamisesta• Kokonaan salassa pidettävät asiat: oltava selkeä maininta tällaisen asian

käsittelystä ja salassapitoperusteesta• Henkilötietojen käsittelyssä otettava huomioon yksityisyyden suoja - >

ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan ja henkilötiedot poistetaan valitusajan kuluttua

14

Kunnan ilmoitukset• Kunnan ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa (netissä…)

• Kunnan ilmoitusten nettiin laittamisessa otettava huomioon: • salassa pidettävät tiedot • Ilmoitukset voidaan julkaista tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan

päättämällä tavalla• 14 vuorokautta yleisessä tietoverkossa• henkilötiedot on poistettava määräajassa

– Huomioitavana kuitenkin erityislainsäädäntö

http://yle.fi/uutiset/netti_on_diibadaabaa__virallista_ilmoitustaulua_ei_voita_mikaan/8427906

15

Osallistuminen ja vaikuttaminen• Teema 2: ,

• Asukkaiden ja palvelun käyttäjien oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan

• Valtuustolla on vastuu monipuolisista ja vaikuttavista osallistumisen mahdollisuuksista.

• Edelleen vanhan kuntalain tavoin kunnalla on laaja harkintavalta toteuttamistavoissa

• Kuntalaki luo edellytyksiä ja kannustaa osallistamiseen

• Laissa on esimerkkiluettelo osallistumisen ja vaikuttamisen keinoista:• Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet, kuntalaisraadit• Käyttäjien edustajien nimeäminen kunnan toimielimiin• Mahdollisuudet osallistua kunnan talouden suunnitteluun (esim.

osallistuva budjetointi)• Käyttäjälähtöisen vaikuttamisen keinot, esim yhteinen suunnittelu ja

palvelumuotoilu• Asukkaiden, järjestöjen, muiden yhteisöjen toiminnan tukeminen

16

Tutkimus osallisuudesta/Kuntaliitto• Yleisin tapa kuntalaisten näkemysten ja mielipiteiden kartoitukseen ovat

Kuntaliiton tekemän kyselyn mukaan kuntalaistilaisuudet. • Selvä enemmistö kunnista käyttää myös yhdistysten ja järjestöjen

kuulemisia sekä asiakaskyselyjä. • Yli puolet kunnista kerää kuntalaispalautetta hallinnolle ja tekee

asiakaskyselyjen ohella kuntalaiskyselyjä. • Vajaa puolet kunnista kartoittaa kuntalaismielipiteitä

luottamushenkilöiden jalkauttamisella. • Yhteissuunnittelutilaisuuksia järjestetään noin kolmasosassa kuntia. • Harvat kunnat käyttävät kuntalaismielipiteiden kartoitustapoina Internetin

keskustelupalstoja, kuntalaishaastatteluita sekä kansalaisraateja ja verkkovaltuustoja.

• Kuntalaisten eniten käyttämiä suoria osallistumis- ja vaikuttamiskanavia ovat asiakas- tai käyttäjäkyselyyn vastaaminen, osallistuminen päiväkodin tai koulun vanhempainiltaan, talkootyöhön osallistuminen, yhteydenottaminen kunnan viranhaltijaan sekä yhdistyksen kautta osallistuminen.

• Vähiten käytetyimpiä tapoja ovat kuntalaisaloitteet, puoluetoimintaan osallistuminen ja valituksen tai oikaisuvaatimuksen tekeminen.

17

11

Osallistajina uudet ns. vaikuttamistoimielimet• Kunnanhallituksen pitää asettaa seuraavat:

– Nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto, vammaisneuvosto• Voivat olla myös kuntien yhteisiä, toimintatavat, kokoonpano,

valinta kunnan päätettävissä• Kunnanhallitus huolehtii toimintaedellytyksistä• Ei kunnan virallisia toimielimiä, vaan edustamansa ryhmän

vaikuttamis- ja kuulemiskanavia• Vaikuttavat edustamansa ryhmän asioita koskevaan

suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. Ei tee muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä.

• Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset muiden kuin jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta toimielinten kokouksissa. Läsnäolo- ja puheoikeuden antaminen ainakin valtuuston ja lautakuntien kokouksiin parantaisi tiedonkulkua ja vaikuttamismahdollisuuksia.

Yhteystiedot

Kiitos!Tuuli TarukannelErityisasiantuntija, HTMwww.hallintoakatemia.fi

Hallintoakatemia löytyy: Twitteristä @HallintoFacebookistaSlideSharestawww.hallintoakatemia.fi

19