az elektronikus számlától a...

Lázár Péter

2010. május 12.

Az elektronikus számlától a

számlaigazoltatásig

Agenda

Bemutatkozás

Üzleti kihívások

Megoldási lehetőségek

Folyamat

Elektronikus számlaérkeztetés

Szkennelés

Számlaigazoltatás – SAP Vendor Invoice Management

Kérdések

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 2

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 313 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 3

Software AG At-A-Glance

40+ év szoftver tapasztalat

Több mint 4.200 nagyvállalati ügyfél

3.600 szakértő

Jelenlét több mint 70 országban

Világszerte számos fejlesztő központ

Stabil pénzügyi teljesítmény

2009-es árbevétel: 847 millió EUR

20 egymást követő negyedévben

nyereséges növekedés, ami

meghaladta az elvárásokat

Látható piac ~1.15 milliárd EUR

Gyors árbevétel, nettó nyereség és

cash flow növekedés

13 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 413 May 2010 | Software AG - Get There Faster | 4

IDS Scheer At-A-Glance

Üzleti folyamatok és az integráció szakértője

Business Process Excellence and Enterprise Architecture

7.500 ügyfél 70 országban

Komoly iparági tapasztalat (autóipar,

egészségügy, pénzügyi szektor, high-

tech, telekommunikáció, közmű) és

SAP szakértelem

Gartner szerint vezető az üzleti

folyamat elemzés területén (Business

Process Analysis)

399 millió EUR árbevétel 2008-ban

2002 cégalapítás (piaci jelenlét 1994 óta partner révén)

Budapesti központ

70 tanácsadó (2008)

1.3 milliárd Ft árbevétel (2008)

Tények és

számok

Fókusz az

üzleti

tanácsadás

területén

Ügyfélgazdálkodás (ügyfélszerzés, megtartás, hatékony sales szervezet és

folyamatok, ügyfélérték számítás, CRM)

Működésfejlesztési stratégia, projekt és program menedzsment

Üzleti folyamatok fejlesztése, hatékonyság javítás, teljesítmény

menedzsment, szervezetfejlesztés, gyors működés átvilágítás)

BPM Governance (BPM módszertani oktatás, coaching, folyamat

struktúra, folyamat gazdai rendszer, folyamat kontrolling)

Compliance, működési kockázat kezelés, belső ellenőrzés fejlesztése

SAP bevezetések, fejlesztés, oktatások

Folyamat orientált IT fejlesztés, reverse engineering, teszt

menedzsment, SOA Governance, workflow megoldások

Vállalati tartalomkezelés – dokumentum kezelés, archiválás, iratkezelés:

Livelink termékcsalád támogatásával

Létesítmény gazdálkodás – Facility Menedzsment

Kis és közép méretű cégek ERP bevezetése - SBO

Fókusz az

IT

tanácsadás

területén


Open Text

Legnagyobb független ECM szállító (ECM – Vállalati Tartalomkezelés)

Több mint 3000 alkalmazott világszerte

Biztonságos, stabil választás ECM stratégia és beruházás tekintetében

Tőzsdei jelenlét: NASDAQ, TSX

Árbevétel a

2009-es pénzügyi évben $785.7 millió

18% nemzetközi piaci részesedés*

ECM piac és trend meghatározója

Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

* Gartner reported 15.3% for Open Text and 2.4% for Vignette, yielding 18% market share for Open Text as a combined entity.

Agenda

Bemutatkozás

Üzleti kihívások

Megoldási lehetőségek

Folyamat

Elektronikus számlaérkeztetés

Szkennelés

Számlaigazoltatás – SAP Vendor Invoice Management

Kérdések


Üzleti kihívások

Költségcsökkentés!

Hogyan?

Emberi erőforrás

Automatizálási lehetőségek

Fizikai tárolás

Folyamat hatékonyság

Pénzügyi lehetőségek

Transzparencia?

Adatbiztonság?

Idő?


Kihívások


Hol van a számla?

Nem tudjuk!

Milyen státusza van?

Jellemzően nincs válasz!

Megkeresés a beszállítótól?

Nincs használható válasz!

Korai fizetési kedvezmény?

Lényegében lehetetlen!

Másolatok tömege?

Idő és költség!

Katasztrófa utáni helyreállítás?

Lényegében lehetetlen!

Postabontó

Könyvelés

Szakterület

Hozzá lehet rendelni a tényleges költségeket?

Megoldások

Papír alapú számlák szkennelése

Adatkinyerés – OCR-ICR

Számlaigazoltatási workflow kialakítása

Számla feldolgozási folyamatok optimalizálása

Szállító folyamatok áttekintése – optimalizálása

Elektronikus számlafogadás bevezetése


Értékteremtés: megtakarítás és hatékonyság

100

70

Költség Hatékonyság

140

100

Munkaerő

Infrastruktúra

Anyag

ÉRTÉK!

Reakció idő

Információ minősége

Transparencia


Papírral vagy papír nélkül

Papírtól az elektronikus számláig

Tranzakció költsége HatékonyságPapír

e-p

rocure

ment

Jobb a

dat

min

ősé

g

Ala

cso

nyabb f

eld

olg

ozási

költ

ségek

Level

2

<EDI>Level

3

Level

1

Level

4


Mi az elektronikus számla

Az elektronikus számla

a papírszámlát kiváltó dokumentum

elektronikus úton jön létre

elektronikus módon is kell megőrizni

Az elektronikus számlát az erre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kell

előállítani és tárolni, de annak tartalmi követelményei megegyeznek a papír

alapú számláéval.

A feleknek kölcsönösen meg kell állapodni az elektronikus számlacseréről.


Számlafogadás folyamatábra


A folyamat


Szkennelés

Érkeztetés

OCR Wf indítása

Számlaig.

folyamat

Puffer irattárIktatás

irattározás Könyvelés

Kifizetés

KÉP

E-számla

Miben különbözik a VIM?

Az egyetlen SAP által értékesített és SAP-al szorosan együttműködő megoldás: Integrált / „ismerős” felhasználói felület – kevesebb az oktatási

ráfordítás

Alacsonyabb működési költség – ismert és alkalmazott SAP technológiák, egy heterogén rendszerkörnyezet helyett

Nincs integrációs kockázat, szemben bármilyen külső megoldással

Kicsi üzemeltetési kockázat – ügyfél támogatás, javító csomagok és upgrade mind a SAP-tól, mind az Open Text-től elérhető

Szállítói rizikó csökkentése – SAP ismert nagy szoftver szállító

Együtt fejlődik a igényekkel: Támogatja a különböző nyelvek, ország sajátosságokat és

szabályozásokat

Skálázható a számlaszám növekedésével

Biztonság – garantált együttműkődés a jövőben elérhető SAP Enhancement csomagokkal és ERP verziókkal


Mit nyer a szervezet?

Egyszerűsített és optimalizált szállítói számlafeldolgozó folyamatot:

Hatékony munkaerő-kihasználás az automatizált és áttekinthető folyamatok eredményeként – SSC támogatás

Javuló forgó eszközök (working capital) kezelés az tervezhető fizetési elvárásoknak megfelelően

Költségcsökkentés a folyamat automatizálás és monitorozás eredményeként

Humán feldolgozás hibáinak csökkenése

Optimalizált fizetési kedvezmény kihasználás

Javuló folyamatok, csökkenő törvényi (megfelelőségi) kockázatok:

Pontosabb pénzügyi jelentések a teljesebb átláthatóság eredményeként

Felelősségek szétválasztása (Segregation of Duties) a workflow-k mentén

Minden feldolgozási lépés monitorozható

Teljes auditálhatóság lehetősége a számla érkeztetésétől a kifizetésig


Automatizmusok

Tranzakció költsége HatékonyságPapier

Opti

malizált

lefu

tás

Egysz

erű

és

gyors

hozzáfé

rés

Level

1

Standard

tranzakció

Standard

MM-Workflow

Level

2a

Level

2b

Standard

FI-Workflow

Level

3

Beszerzéstől

kifizetésig

Standard tranzakciótól a teljes automatizmusig


http://www.sap.com/index.asp




FeldolgozásWorkflow indítás Könyvelés

Számlafelismerés

Feldolgozás & monitorozás

JóváhagyásSzámlaellenőrzés

Open Text

Invoice

Capture Center ERP (FI/AP)

Kifizetés

Open Text Vendor Invoice Management

Prüfung und

Vervollständigung

UMWANDLUNG

ELLENŐRZÉS

VÉGLEGESÍTÉS

KIVÉTEL

KEZELÉSJÓVÁHAGYÁS

Automatikus feldolgozás, könyvelés

TRASZFORMÁLÁS KIFIZETÉS

OCR

Validálás

ELŐKÉSZÍTÉS

Open Text

Archiving for

SAP® Solutions*

* or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management

Szkennelés

Archiválás


Invoice

Capture Center

Kifizetés

Vendor Invoice Management

Számla

felismerés

Számla

feldolgozás

Dokumentum

szkennelés

Pl: SAP

Archiving -

Enterprise

Scan

SAP

SAP

Non-SAP

FAX

Papír

EBPP

Kifizetés

ERP (FI/AP)

Open Text Archiving for SAP® Solutions*

Dokumentum archiválás és megjelenítés

Email

EDI

Automatikus feldolgozás és könyvelés

VIM, mint a dokumentum kezelés része

Dokumentum feldolgozás: OCR és validáció

Hatékony

hibakezelés az

OCR során a

párhuzamos kép

és adatnézet

segítségével

Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.

Turn pixels into

characters using

optical character

recognition

Felismerés Adat kinyerés Normalizálás Ellenőrzés

CLERK: 12

DATE SHIPPED

ORDER DATE

10/30/02

10/24/02

COVER CODE

PA

3 Date

Word

Number

Order Date =

“10/24/08”

“10/24/08”

Format (US)

Day = 24

Month = Oct

Year = 2008

24.10.2008

Valid

period

?

24.10.2008

yes no

ExportManual

keying


Pixel – karakter

konverzió

Értelmezhető

bejegyzések

beazonosítása

Megfelelő dátum

kiválasztása a

lehetőségek közül

Dátum szétbontás és

elvárt formátumban

összefűzése

Üzleti és időrendi

szabályok szerinti

ellenőrzés

Elemzés



Automated paper-to-post invoice management

FeldolgozásWorkflow indítás Könyvelés

Számlafelismerés

Feldolgozás & monitorozás

JóváhagyásSzámlaellenőrzés

Open Text

Invoice

Capture Center ERP (FI/AP)

Kifizetés


Prüfung und

Vervollständigung

UMWANDLUNG

ELLENŐRZÉS

VÉGLEGESÍTÉS

KIVÉTEL

KEZELÉSJÓVÁHAGYÁS


TRASZFORMÁLÁS KIFIZETÉS

OCR

Validálás

Postabontó

ELŐKÉSZÍTÉS

Open Text

Archiving for

SAP® Solutions*

* or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management

Szkennelés

Archiválás


A számlaengedélyezési folyamat során realizálható

előnyök

SAP-ban megszokott felhasználói felületek

A megszokott SAP funkciók és felületek

teljes körűen biztosítják

Egy kattintással elérhető funkciók

Felhasználóbarát felületek/képernyők

biztosítják az alábbi funkciók egyszerű

elérését

Szerep alapú továbbítás

Automatikus irányok

Standard SAP eszközök felhasználása (rendezés, keresés, nyomatás, email küldés, ecportálás)

A feldolgozott számlák töténeti áttekintését

A számlák összefoglaló áttekintését, a feldolgozott számlák számának és összegének áttekintésével

Feldolgozástörténet a kapcsolódó megjegyzésekkel

Előredefiniált riportok használatát

Engedélyezés történet áttekintését

Jóváhagyás vagy elutasítás

Megelező jóváhagyások

A folyamathoz kapcsolódó objektumok elérése, úgymint számlakép, beszerzési megrendelés, árubeérkezési bizonylatok, számlabizonylat, kapcsolódó megjegyzések és a teljes töréneti áttekintés

Adatok feldolgozása

Adatok ripotolása, elemzése

Megjegyzések fűzése

Adatok ellnőrzése

Csoportos feladat kiosztás, jóváhagyás

Hatékony folyamat támogatás

Dokumentum feldolgozás – duplikátumok ellenőrzése

Ismerős SAP felület

Korai és automatikus duplikátum felismerés

Automatikus vagy manuális adatrögzítés

Azonnali adat validáció

Kivétel kezelés – ár eltérés

Egy-kattintásos hozzáférés a háttérinfor-mációhoz

Teljes folyamat történt

Szabály alapú folyamati

lehetőségek

Előre konfigurált

kivétel kezelési

lehetőségek

Transzparens, szabály alapú

folyamat irányítás

Számlajóváhagyás és kontírozás egy felületen

Jóváhagyás portál vagy

SAP GUI felületen

Egyszerű jóváhagyás

vagy elutasítás

Egyszerű delegálás a

kontírozáshoz

Jóváhagyás történet

Egy-kattintással

elérhető háttér info.

Kivonatolt információ

Azonnali adat ellenőrzés

Analitika és monitorozásKPI

megjelenítés a SAP Graphicssegítségével

Szűrér több mint 50 feltétel alapján

Teljes SAP funkció elérhető

Teljes történt akár az összes bizonylatról

Egyszerűen választható pénznem

Összegzések

Kattintásra elérhető SAP dokumentum

Kötelezettségek kezelése

Kötelezettségek vizsgálata a pontos

időbeli elhatárolások tervezéséhez

Teljes SAP funkció elérés

Kötelezett-ségekáttekintéss

főkönyv vagy költésghelyirányából

Elemzések biztosítás

időbeli elhatárolások könyveléséhez

Előnyök

• Számlafeldolgozás fajlagos költsége

csökkenthető

• Erőforrás hatékonyabban és tudásának

megfelelően használható

• Forgó tőke optimalizálása

• Jogi megfelelőséget biztosít

Pénzügy

• Nincs szükség interfészekre

• Egyszerű infrastruktúra

• Az optimális integráció eredményeként

kicsi függőség

• Kedvező TCO

IT

• Egyszerűbb jóváhagyási folyamat

• Folyamatos és egyszerű hozzáférés a

nyitott és lezárt számlákhoz

• Minőségi információval támogatott döntési

lehetőség

Üzleti terület

• Egyszerűbb vita kezelés

• Javuló szállítói kapcsolattartás, lehetőség

jobb kondíciókra

• Az egész beszerzési folyamat

áttekinthetőbb lesz.

Beszerzés, szállítók> 50

100

hatékonyság

< 50

100

költség


Köszönjük!

Lázár Péter

ECM üzletágvezető

[email protected]

az elektronikus számlától a...

Documents