A kihívásMás nagy szervezetekhez hasonlóan a DBS mindennapi működésében is jelentős szerepet játszik az informatika. A főiskolában az informatika egyik egyre inkább problémásabbá váló területe a nyomtatás volt, különösen annak költsége és használati módja. Az évek során a DBS különböző eladóktól különféle nyomtatók és multifunkciós készülékek garmadáját halmozta fel többféle szintű szolgáltatási szerződéssel, ami zűrzavart okozott a felhasználók, az informatikai osztály és az egyes létesítmények dolgozói között.

Az ügyfélrőlA Dublin Business School (DBS) Írország legnagyobb magánfőiskolája. Az 1975-ben alapított DBS jól ismert számviteli és üzleti központ volt, amely szakképzett számviteli szervezetek vizsgáira felkészítő esti tagozatos képzéseket nyújtott a hallgatóknak. A pályán elért sikerének és egyre növekvő hírnevének köszönhetően az iskola bővítette működési körét, és nappali és levelező tagozatos képzéseket is elindított, számviteli, marketing és pénzügyi területen. Azóta már további tudományokkal is színesítették a tantervet, mint például jog, művészetek, média, társadalom- és bölcsészettudományok vagy pszichológia.

OKI esettanulmány

Az OKI valódi üzlet a Dublin Business School számára

NYOMTATÁSI KÖLTSÉGEK MEGTAKARÍTÁS: KÖRÜLBELÜL

30 %

Iparág: Oktatás Megoldás: Managed Print Services Helyszín: Írország

Eddie Ormonde, a Dublin Business School informatikai menedzsere szerint úgy tűnt, mintha az iskolában mindenkinek saját nyomtatója lett volna. „Az egész helyzet kezdett átláthatatlanná válni, mert mindenütt festékkazetták hevertek” – mondja Ormonde. „Ha valaki új nyomtatót vett egy régi helyett, sosem szóltak a berendezéskezelőknek, akiknek így raktáron maradt egy csomó, használhatatlanná vált készülékhez való festékkazetta. Őszintén szólva kissé kaotikus állapotok uralkodtak az iskolában.”

„A költségeket sem tudtuk pontosan nyomon követni. Azt tudtuk, hogy túl magasak voltak, de nyomon követni nem tudtuk őket. Egyszer például valaki egy kis nyomtatón nyomtatott több ezer oldalt, nem pedig egy olyan készüléken, amelyet nagy kapacitású munkákra terveztek. Ez oldalanként 12 centes árat jelentett az 1 centes helyett.”

Darren Costello, Eddie Ormonde (DBS) és David Quinn (OKI Systems Ireland)

„ A havi előre jelzett költség 2687 euróról körülbelül 1700 euróra csökkent. Ez közel havi 1000 eurós megtakarítást jelent. Most már fixek a havi költségek, ezért konkrétan tudhatjuk, mennyi a havi kiadás, aminek a DBS pénzügyi részlegének dolgozói roppantul örülnek.”Eddie Ormonde, informatikai menedzser, Dublin Business School

A megoldásOrmonde a DBS független és megbízható informatikai partneréhez, Darren Costellóhoz fordult, aki alapos ismeretekkel rendelkezik a nyomtatóeladók és nyomtatáskezelés területén. Costello az OKI-t ajánlotta, mint a valószínűleg legjobb Managed Print Service (MPS) szolgáltatást, amely megoldást tudna találni a főiskola igényeire, és nekilátott egy audit folyamat megszervezésének, anélkül hogy a DBS-t bármilyen kötelezettség terhelte volna.

„Ellátogattam a helyszínre, és alaposan kivizsgáltam a nyomtatási szükségleteiket és az akkori kiadásaikat” – meséli Costello. „Olyan megoldást szerettünk volna kialakítani, amely azonnal megszüntetné a telefonos ügyfélszolgálat által kapott összes hívást, ezzel jelentősen csökkentve a költségeket. Továbbá növelni akartuk az öt épület közötti hatékonyságot.”

Kaptunk egy javaslatot, amely havi, negyedéves és éves alapon megállapított költségcsökkentésre helyezte a hangsúlyt. „Rendkívül részletes indítvány volt” – mondja Ormonde. „Miután feketén-fehéren előttünk voltak a számok, már nem volt min gondolkozni.”

A 33 új színes és fekete-fehér nyomtatót és multifunkciós készüléket két nap alatt teljes mértékben beszerelték, és használhatóvá tették, ami igen lenyűgöző teljesítmény, tekintve hogy öt különböző épületről van szó Dublin városközpontjában. „Már öregmotoros vagyok a szakmában, és elmondhatom, hogy nagyon ritkák az ennyire gördülékenyen zajló informatikai telepítések.” – ismeri el Ormonde.

Az előnyökAz OKI a DBS-nek alkotott megoldásában az egyik legbámulatosabb funkció az, hogy az új készülékek automatikus újrarendezési beállítással értesíteni tudják az OKI-t, amikor új nyomtatókazettára van szükségük.

Ráadásul az OKI MPS megoldásainak alkalmazásával a DBS nagyjából 30%-kal csökkentette a költségeket.

„A havi előre jelzett költség 2687 euróról körülbelül 1700 euróra csökkent” – árulta el Ormonde. „Ez közel havi 1000 eurós megtakarítást jelent. Most már fixek a havi költségek, ezért konkrétan tudhatjuk, mennyi a havi kiadás, aminek a DBS pénzügyi részlegének dolgozói roppantul örülnek.”

Előnyök egy pillantásra: • Körülbelül 30%-os

költségcsökkentés • Automatizált

kellékanyag-kezelés• Nagyobb pénzügyi

áttekinthetőség és ellenőrzés a költségvetés fölött

• Problémamentes nyomtatókezelés

a nyomtatáshoz kapcsolódó havi kiadás. Ezenfelül a felhasználók a korábbiakhoz képest új, gyorsabb és hatékonyabb gépeket kaptak. Tehát mindenki nyert, mindenki jól járt.”

A jövőOrmonde bevallása szerint örül neki, hogy hallgatott Costello javaslatára: „Remek volt a közös munka az OKI-val, és ismét bátran ajánlanám őket, vagy dolgoznék velük a jövőben is.”

Ormonde azt mondja, amikor összefoglalja az OKI MPS megvalósításával kapcsolatos tapasztalatait, hogy a DBS számára a jelentős költségmegtakarítás mellett a legnagyobb előnyt a nyomtató ügyfélszolgálati funkcióinak kiszervezése jelenti. „A berendezésekért felelős munkatársainknak már nem kell rengeteg festékkazettát felhalmozniuk, nem tudva, hogy melyik melyik nyomtatóhoz való. Olyan sincs többé, hogy valamelyik festékkazettához már nem tartozik nyomtató, mert épp leselejtezték.”

„Az ügyfélszolgálati funkciókkal kapcsolatos problémákkal sem kell már bajlódnunk, mert ezt az OKI intézi. A pénzügyi és könyvelési részleg dolgozói szempontjából pedig előnyös, hogy most már mindig tudják, hogy mennyi

Dublin Business School, Írország

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

Az OKI intelligens nyomtatáskezelési programja számos kipróbált és tesztelt módszert és eszközt foglal magába a vállalatok aktuális, nyomtatással kapcsolatos költségeinek és folyamatainak meghatározásához, mielőtt az OKI professzionális, testre szabott, az adott ügyfél

speciális követelményeinek megfelelő ajánlatot adna. Értékesítőink és mérnökeink szorosan együttműködnek fő partnereinkkel annak érdekében, hogy a nyomtatáskezelési megoldások maximális értéket biztosítsanak az ügyfelek számára.

www.oki.com/eu

„ Már öregmotoros vagyok a szakmában, és elmondhatom, hogy nagyon ritkák az ennyire gördülékenyen zajló informatikai telepítések.”Eddie Ormonde, informatikai menedzser, Dublin Business School