Azioni di sistema per l’accrescimento delle competenze dei controllori di primo livello

del PON FSE “Competenze per lo Sviluppo” e del PON FESR “Ambienti per l’apprendimento”

I Manuali e le Disposizioni del MIUR

IL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEI PON

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) – ed. Lug. 2010

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) – ed. Dic. 2013

C. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II (FESR) – ed. Apr. 2013

D. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali (FSE e FESR) – ed. Feb. 2009

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR)

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) / 1

Finalità del Manuale•Uniformare le procedure e gli strumenti per il controllo di I livello in loco•Supportare il monitoraggio e la manutenzione del sistema dei controlli

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) / 2

L’approccio al controllo•Definisce le procedure di lavoro ed il rapporto fra le due tipologie di controllo (on desk e in loco)•Individuazione di anomalie ma anche processo di crescita dei soggetti attuatori

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) / 3

Procedure di lavoro del controllo•selezione dei progetti •analisi desk e dati del sistema informativo•controlli in loco (amministrativo – finanziario - fisico tecnico)•raccolta e valutazione degli esiti del controllo•verbale del controllo con gli esiti (positivo - sospeso - negativo)•procedure di rettifica delle certificazioni•procedure di restituzione e recupero

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) / 4

Gli strumenti del controllo (i modelli sono contenuti negli Allegati al Manuale)

•la pista di controllo•le schede degli oggetti del controllo•lista del contenuto del fascicolo di progetto•la check list•il verbale

A. Manuale per i controlli di primo livello in loco (FSE e FESR) / 5

Gli Allegati•pista di controllo•le schede degli oggetti del controllo•lista del contenuto del fascicolo di progetto•la check list•il verbale

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR)

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) / 1

Finalità del Manuale• Approfondire quanto già descritto nel

Manuale per i controlli di primo livello, esplicitando nel dettaglio le competenze dei singoli soggetti coinvolti

• Si incentra sulle procedure, più che sugli strumenti

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) / 2

Il controllo di primo livello a distanza (desk)– Effettuato su tutti i progetti e sulle relative

certificazioni di spesa– Controllo fisico - procedurale e controllo

finanziario– Il sistema fa due tipi di verifiche: automatiche e

di corrispondenza e coerenza

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) / 3

Il controllo di primo livello in loco• Effettuato a campione (10% circa della spesa

certificata) sulla base di un algoritmo che tiene conto anche del tasso di rischio dei progetti

• Ha carattere supplementare• Esiti: positivo, sospeso, negativo

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) / 4

Procedure speciali• Per le operazioni cofinanziate dall’Asse II FSE

“Capacità Istituzionale”• Per le operazioni cofinanziate dall’Asse III FSE

“Assistenza tecnica” e per gli affidamenti ad organismi in house

B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello (FSE e FESR) / 5

Procedure di rettifica delle certificazioni di spesa e Procedure di restituzione, ritiro e recupero

• Anomalie sanabili -> rettifica di CERT, possibili sia dopo controlli desk che dopo controlli in loco

• Anomalie non sanabili -> restituzione importi (recupero), o ritiro (detrazione dalla successiva certificazione di spesa dell’A.d.C.)

• Nei casi più gravi: segnalazione all’Olaf

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 1

Finalità del Manuale• Fornire indicazioni per il controllo in loco per una

tipologia specifica di interventi, con proprie peculiarità: interventi infrastrutturali sugli edifici scolastici

• È un Manuale indirizzato ai controllori ma soprattutto ai beneficiari

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 2

Verifiche preliminari• sono fatte prima dell’approvazione del Piano da parte

dell’A.d.G.• si verifica la regolarità dei provvedimenti di approvazione

del livello di progettazione dichiarato nel Piano• si verifica la regolarità degli accordi fra Istituto scolastico ed

Ente pubblico proprietario del bene• Dopo l’approvazione, si verifica la correttezza della nomina

del RUP e l’allineamento alla normativa in materia di contratti pubblici

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 3

Controlli di primo livello desk• A.1 – verifica del corretto esperimento della fase progettuale• A.2 – verifica della documentazione amministrativa, contabile e tecnica

relativa all’attività progettuale• A.3 – verifica di correttezza e completezza del mandato di pagamento per

le spese progettuali• A.4 – verifica dell’espletamento delle procedure di evidenza pubblica per i

servizi di ingegneria ed architettura• A.5 – verifica sulla presenza di un unico soggetto esterno alla PA

incaricato dei servizi di ingegneria ed architettura• A.6 – rispondenza delle somme richieste • A.7 – verifica sul mandato / ordine di pagamento delle spese progettuali• A.8 – verifica dell’avvenuto pagamento

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 4

Controlli di primo livello desk

• B.1 – verifica del rispetto della normativa in materia di pubblicità sugli appalti dei lavori

• B.2 – verifica della corretta applicazione dei criteri di valutazione relativi all’affidamento dell’appalto dei lavori

• B.3 – verifica della corretta e tempestiva pubblicazione dell’esito della gara

• B.4 – verifica della regolarità del contratto• B.5 – verifica del quadro economico rimodulato

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 5

Controlli di primo livello desk• C.1 – avvio dei lavori• C.2 – verifica stati d’avanzamento dei lavori• C.3 – verifica su varianti in corso d’opera• C.4 – verifica dei pagamenti prestazioni professionali in

fase di esecuzione dei lavori• C.5 – verifica della documentazione amministrativa

contabile e tecnica relativa all’attività di Direttore Lavori e coordinamento della sicurezza prestata da soggetti interni alla PA

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 6

Controlli di primo livello desk

• T.1 – verifica del rispetto del massimale di spesa autorizzato• T.2 – verifica sui certificati di pagamento• T.3 – verifica sulle fatture dei soggetti esterni alla PA incaricati di

prestazioni tecniche• T.4 – verifica degli importi per le competenze tecniche svolte all’interno

della PA• T.5 – verifica mandati di pagamento ed avvenuto pagamento delle spese• T.6 – verifica importi prestazioni professionali dei tecnici interni alla PA• T.7 – verifica riferimenti nel mandato di pagamento• T.8 – verifica riferimenti nel mandato di pagamento e nelle fatture

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 7

Controlli di primo livello desk

• D.1 – verifica documentazione ultimazione dei lavori e collaudo• D.2 – verifica finanziaria in fase di ultimazione dei lavori• D.3 – verifica della documentazione amministrativa contabile e

tecnica relativa all’attività di collaudo prestata da soggetti interni alla PA

• D.4 – verifica dell’espletamento di procedure di evidenza pubblica per la selezione di soggetti esterni sui conferire l’incarico per il collaudo

• D.5 – verifica della documentazione ultimazione lavori e collaudo

3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II FESR / 8

Controlli di primo livello IN LOCO• A.1 – verifica dei luoghi• B.1-2-3 – verifica sullo stato di avanzamento fisico del

progetto• C.1 – verifica sulla contabilità• D.1 – presenza e custodia della documentazione• E.1 – adempimenti in materia di pubblicità nella fase di

esecuzione dei lavori• E.2 - adempimenti in materia di pubblicità nella fase di

conclusione dei lavori

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi

finanziati con i Fondi Strutturali

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 1

• Capitolo 1 = elementi generali relativi all’attuazione, gestione amministrativa e contabile, monitoraggio e controlli , valutazione e comunicazione degli interventi

• Capitolo 2 = elementi specifici per il FSE• Capitolo 3 = elementi specifici per il FESR

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 2

Cap. 1 – Elementi generali•Autodiagnosi dell’istituto scolastico (INVALSI) -> Piano Integrato di Interventi articolato in due aree distinte, una per ciascun Fondo; nell’ambito di ogni area ci sono le azioni tarate sugli obiettivi specifici dei due PON•Piano Integrato è composto di più progetti che a loro volta possono essere composti da più moduli•Gli interventi integrano il POF nel dichiarato obiettivo di dare a tutti le stesse possibilità di apprendimento pur partendo da situazioni personali, sociali e familiari diverse (principio di equità)•È possibile finanziare anche formazione per adulti -> recupero di competenze

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 3

Cap. 1 – Elementi generali Gestionali 1/2

•Circolare / avviso di partecipazione -> presentazione progetti da parte delle scuole -> valutazione a cura degli USR –> autorizzazione dell’A.d.G. •A ciascun progetto viene assegnato un codice univoco dell’A.d.G. + CUP per il trasferimento dati dal MIUR al MEF•Codice univoco di progetto: Obiettivo (lettere dell’alfabeto) + numero (tipologia di azione) + Fondo e Anno di avvio + numero progressivo. Es. C1 FSE 2008 25•Destinatari: per gli obiettivi A-B-D-E = personale della scuola; per gli obiettivi C-F=alunni e genitori; per l’obiettivo G=adulti

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 4

Cap. 1 – Elementi generali amministrativi•Distinta codifica contabile per le voci di bilancio riferite ai fondi comunitari•Vincolo di destinazione, non duplicazione dei finanziamenti per lo stesso intervento •In caso di progetti da realizzare con soggetti esterni (ad es. Università) occorre che gli accordi siano oggetto di una Convenzione•Documentazione amministrativa obbligatoria•Modalità di archiviazione della documentazione

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 5

Cap. 1 – Elementi generali Gestionali •Sistema informativo di monitoraggio e gestione per la programmazione 2007-2013 dei Fondi Strutturali•Contiene l’area “Gestione degli interventi” e l’area “Gestione finanziaria”•Gerarchia degli accessi

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 6

Cap. 1 – Elementi generali Gestionali Gruppo Operativo di Piano (GOP)• Dirigente Scolastico (DS)• Direttore Servizi Gestionali ed Amministrativi (DSGA)• referente per la valutazione• facilitatore/animatore• tutor di obiettivo• tutor d’aula• esperti e docenti nel singolo progetto o modulo

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 7

Cap. 1 – Elementi generali Finanziari

• I pagamenti avvengono per anticipazioni, a stato di avanzamento e con un saldo (anticipato dalla scuola)

• Acconto -> certificazione (CERT) della spesa di pari importo -> acconti successivi -> rendicontazione (REND)

• Le certificazioni di spesa sono una somma di più pagamenti effettuati, ciascuno con la sua pezza giustificativa). Le certificazioni intermedie possono riguardare fino al 90% del costo complessivo del progetto; il 10% viene erogato a saldo e dopo i controlli di I livello.

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 8

Cap. 1 – Elementi generali Finanziari

•Rendicontazione e saldo su progetti FSE: il saldo si eroga dopo che risultino chiusi tutti i moduli, dopo aver accertato che siano state rispettate le prescrizioni pubblicitarie, dopo aver emesso le certificazioni per gli allievi •Rendicontazione e saldo su progetti FESR il: saldo si eroga dopo aver verificato che siano state rispettate le prescrizioni pubblicitarie, che siano stati completati gli acquisti, collaudi, riempito il formulario sui dati degli acquisti per le elaborazioni statistiche dell’UE.

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 9

Cap. 1 – Elementi generali Controlli

• Controlli: di primo e secondo livello, on desk e in loco (a campione)• Identificazione del campione:

– allocazione territoriale– concentrazione delle risorse– tipologia di scuola– fattori di rischio– progetto

• Il controllo verifica la corrispondenza fra delle spese certificate con la documentazione contabile e la regolarità dei procedimenti

• I controlli si avvalgono delle piste di controllo, che stabiliscono il percorso ed il procedimento che deve essere eseguito in occasione dei controlli

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 10

Cap. 2 – Elementi specifici per il FSE – Ammissibilità della spesa 1/3• Le spese sono inserite nel piano finanziario di ciascun progetto• Spese ammissibili:

– spese per la docenza– spese allievi– spese di funzionamento e gestione– spese di organizzazione

• Divieto di delega, intermediazione, supabbalto. Eccezioni: B (formazione personale della scuola) , C1 (lingue straniere) e D1 (nuove tecnologie della formazione)

• Regole particolari sono dettate per la selezione di esperti esterni

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 11

Cap. 2 – Elementi specifici per il FSE – Ammissibilità della spesa 2/3

• Non è possibile procedere ad acquisto di beni che possano poi essere inventariati, mentre sono ammessi leasing ed affitto di attrezzature

• Non sono ammessi costi di intermediazione e subappalto• Le voci di costo sono omnicomprensive di oneri previdenziali e

fiscali; l’IVA è ammissibile come costo solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale

• Non sono ammessi costi forfettari; i costi indiretti (ad es. utenze) devono essere imputate pro quota

• Attenzione alle regole per l’incompatibilità di incarichi

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 12

Cap. 3 – Elementi specifici per il FESR – Ammissibilità della spesa 2/2

• Le spese sono inserite nel piano finanziario di ciascun progetto• Sono ammesse solo le spese prevalentemente indirizzate ad

acquisti di beni, attrezzature, o adeguamenti infrastrutturali (in particolare sviluppo della società dell’informazione ed allestimento tecnico scientifico e qualificazione degli istituti scolastici

• Occorre rispettare la normativa in merito agli appalti pubblici (D.Lgs. 163/2006 e altre norme)

• Obbligatoria la pubblicizzazione degli interventi

4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 13

Cap. 3 – Elementi specifici per il FESR – Ammissibilità della spesa 3/3• Le voci di costo sono omnicomprensive di oneri previdenziali e

fiscali; l’IVA è ammissibile come costo solo se è realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale

• Non sono ammessi costi forfettari, né acquisti di materiale di consumo, né costi di gestione

• Vincolo di destinazione e di non duplicazione dei finanziamenti sullo stesso bene

• L’iter degli acquisti deve essere documentato in ogni sua fase• Per i progetti FESR non c’è un GOP, ma solo un Responsabile di

procedimento: progettazione, installazione, collaudo sono svolti da personale interno