b n quy t c o c và quy t c kinh doanh · trong cÁc mỐi quan hỆ kinh doanh. bảo vệ và...

Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh

Văn phòng tuân thủ toàn cầuNhư đã sửa đổi ngày 7 tháng 8 năm 2019


2 Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh2

4 Tổngquan

5 Cácphầnchínhcủa Bảnquytắc Tại sao quy tắc đạo đức có ý nghĩa quan trọng

Quy tắc đạo đức tại nơi làm việc

Quy tắc đạo đức trong quan hệ kinh doanh

Xung đột về quyền lợi

Xử lý thông tin

Đạo đức và pháp luật

Lời kết

6 Tạisaoquytắcđạođức lạicóýnghĩa quantrọng Tại Sao Quy Tắc Đạo Đức Có Ý Nghĩa Quan Trọng Với Bạn Và Công Ty

Mục Đích Của Bản Quy Tắc

Phạm Vi Áp Dụng Của Bản Quy Tắc

Điều Gì Sẽ Xảy Ra Nếu Ai Đó Vi Phạm Bản Quy Tắc Này?

Khi Cần Trợ Giup

9 Quytắcđạođứctạinơi làmviệc Các Giá trị của chung ta

Khen Thưởng Hiệu Suất Và Năng Lực Làm Việc

Tôn Trọng Lẫn Nhau

Giữ Gìn An Toàn Tại Nơi Làm Việc

Luôn Cư Xử Chuyên Nghiệp

Tự Do Hiệp Hội

Buôn Người Và Nô Lệ

Kỳ vọng liên quan tới Đối tác kinh doanh

11 Quytắcđạođứctrong cácmốiquanhệkinh doanh Bảo Vệ Và Thuc Đẩy Danh Tiếng Của Công Ty

Đối Xử Trung Thực Và Công Bằng Với Người Khác

Cẩn Trọng Trong Quan Hệ Chính Trị Và Quan Hệ Với Cơ Quan Chính Phủ

Chia Sẻ Thông Tin Một Cách Có Trách Nhiệm Với Các Nhóm Ngành Và Đơn Vị Khác

Chuyển Câu Hỏi Của Cơ Quan Thông Tấn Báo Chí Cho Bộ Phận Truyền Thông

Chọn Lựa Nhà Cung Cấp Thông Qua Cạnh Tranh Lành Mạnh

Mục lục

3Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh

14 Xungđộtquyềnlợi Giao Dịch Trung Thực Với Nhà Cung Cấp Và Các Đối Tác Khác

Nghiêm Cấm Hối Lộ Và Lại Quả

Cẩn Trọng Trong Vấn Đề Quà Biếu

Cẩn Trọng Trong Vấn Đề Lợi Ích Cá Nhân

Tuân Thủ Chính Sách Của Công Ty Về Các Thành Viên Trong Gia Đình

Đầu tư một cách có đạo đức

Nhân Viên Làm Việc Cho Đối Thủ Cạnh Tranh Có Thể Gây Phương Hại Đến Công Ty

Chức vụ giám đốc bên ngoài

Cẩn Trọng Khi Làm Công Việc Bên Ngoài Công Ty

Bảo Vệ Cơ Hội Kinh Doanh Của Công Ty

Bảo Vệ Tên, Danh Tiếng Và Tài Sản Của Công Ty

19 Xửlýthôngtin:Bảovệ thôngtincánhânvà thôngtinmật Tuân Thủ Yêu Cầu Về Tiết Lộ Thông Tin

Tôn Trọng Tài Liệu Có Bản Quyền

Lưu Trữ Hồ Sơ Đầy Đủ Và Chính Xác

Chỉ Sử Dụng Các Hệ Thống Và Dịch Vụ Thông Tin Cho Mục Đích Kinh Doanh

Phương Tiện Truyền Thông Xã Hội

22 Đạođứcvàphápluật Hiểu Biết Và Tuân Thủ Pháp Luật

Quản Lý Tài Sản Đung Cách

Xác Định Và Báo Cáo Hành Vi Gian Lận Cũng Như Trộm Cắp

Ghi Nhớ: Báo Cáo Mọi Hành Vi Ứng Xử Phi Đạo Đức Hoặc Phi Pháp

24 Lờikết Các Chính Sách Khác

Thông tin hỗ trợ thêm

3


Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh (gọi tắt là “Bản Quy tắc”) của Tập đoàn Manulife Financial (gọi tắt là Manulife) khẳng định cam kết của Công ty trong việc luôn hoạt động một cách có đạo đức và tuân thủ toàn bộ luật hiện hành cũng như tránh xung đột về quyền lợi tiềm tàng hoặc hiện có.

Chung ta phải hiểu thấu đáo những quy định của Bản Quy tắc và luôn luôn hành xử theo đung ý nghĩa về nội dung cũng như tinh thần của Bản Quy tắc. Với truyền thống lâu đời trong việc hướng đến những chuẩn mực đạo đức kinh doanh cao nhất, Manulife đã xây dựng được danh tiếng hiển nhiên về đức tính liêm khiết và trung thực. Danh tiếng ấy là một trong những tài sản quý giá nhất mà chung ta phải bảo vệ.

Tổng quan

Bản Quy tắc nhằm đưa ra những nguyên tắc cơ bản định hướng cho ứng xử thường nhật của chung ta tại nơi làm việc. Bản Quy tắc không phải là bản tóm tắt toàn bộ các quy tắc hay chính sách của Manulife trong việc quản lý hành vi ứng xử của chung ta. Tuy nhiên, Bản Quy tắc bao gồm các quy định cụ thể giup giải thích một số nguyên tắc nhất định và giải quyết nhu cầu quản trị chung khi cần thiết.

Theo mục đích của Bản Quy tắc này, “Công ty” hoặc “Manulife” được hiểu là Tập đoàn Manulife Financial cùng các công ty con.

4


Các phần chính của Bản quy tắcTại sao quy tắc đạo đức có ý nghĩa quan trọng Chương này trình bày mục đích của Bản Quy tắc, phạm vi áp dụng cũng như cách xử lý các thắc mắc và quan ngại cụ thể trong Bản Quy tắc, bao gồm thắc mắc và quan ngại liên quan đến vấn đề kế toán và kiểm toán.

Quy tắc đạo đức tại nơi làm việcPhần này giải thích cách các giá trị của Manulife dẫn hướng cho từng khía cạnh trong hoạt động của Công ty. Mỗi thành viên nằm trong phạm vi áp dụng của Bản quy tắc này có nghĩa vụ tìm hiểu và lưu ý đến việc áp dụng Bản quy tắc này vào các hoạt động thường nhật.

Quy tắc đạo đức trong quan hệ kinh doanhChương này trình bày những vấn đề quan trọng bao gồm tính công bằng và trung thực trong tương tác với khách hàng, nghĩa vụ tuân thủ pháp luật hiện hành, cũng như những quan ngại đặc biệt có thể phát sinh khi tặng quà hoặc vật có giá trị khác cho quan chức chính phủ. Ngoài ra, chương này cũng đề cập đến vấn đề vận động hành lang, tài trợ tài chính cho các chiến dịch, một số quan ngại về chống độc quyền cũng như cách xử lý những chất vấn của cơ quan thông tấn báo chí.

Xung đột về quyền lợiMột trong những vấn đề chính được đề cập tại Bản Quy tắc là biện pháp tránh xung đột về quyền lợi hiện có một cách cẩn trọng. Chương này liệt kê những xung đột quyền lợi tiềm tàng có thể phát sinh trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm tặng và nhận quà, tham gia vào các giao dịch của Công ty có khả năng mang lại lợi ích cho nhân viên, cán bộ, thành viên Hội đồng Quản trị, đại lý, người đại diện hoặc gia đình của họ, cũng như tuyển dụng thành viên trong gia đình và làm công việc bên ngoài. Chương này cũng trình bày cách xử lý thông tin nội bộ, quy định nghiêm cấm giao dịch nội gián, bảo vệ cơ hội kinh doanh của Công ty và sử dụng tên Công ty một cách đung đắn.

Xử lý thông tinChương này bàn về tính cần thiết phải tránh tiết lộ một cách không thích hợp hoặc trái phép thông tin của Công ty hoặc thông tin Công ty nhận được nhằm bảo vệ lợi ích và quyền riêng tư của người yêu cầu cấp bảo hiểm, chủ hợp đồng bảo hiểm, người yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, khách vay, nhân viên, người đại điện và nhà đầu tư. Chương này cũng quy định trách nhiệm của chung ta trong việc lưu giữ hồ sơ một cách chính xác và tuân thủ luật sở hữu trí tuệ cũng như tiết lộ thông tin. Sau cùng, chương này cũng có phần bàn về cách sử dụng hệ thống truyền thông của Công ty, bao gồm email, điện thoại và quyền truy cập Internet, đồng thời quy định cấm tiết lộ trái phép thông tin của Công ty thông qua phòng trò chuyện trên Internet hay phương tiện điện tử khác.

Đạo đức và pháp luật Chương này thảo luận sự cần thiết phải biết và tuân thủ tất cả luật pháp cũng như quy định và quy tắc hiện hành, bao gồm nghĩa vụ hợp tác toàn diện và trung thực với các đoàn điều tra nội bộ hoặc bên ngoài. Ngoài ra, chương này cũng nhấn mạnh nghĩa vụ phải báo cáo hành vi gian lận, trộm cắp và hành vi thiếu trung thực khác.

Lời kếtChương này tái khẳng định tầm quan trọng của hành vi cư xử phù hợp và óc suy xét sáng suốt trong việc duy trì danh tiếng tốt đẹp của Manulife. Những chính sách của Công ty có liên quan đến đạo đức cũng được liệt kê ở đây.

5

6 Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh6

Tại Sao Quy Tắc Đạo Đức Có Ý Nghĩa Quan Trọng Với Bạn Và Công TyTrước tiên, hành động một cách có đạo đức luôn là điều đung đắn cần làm. Thứ hai, hoạt động kinh doanh có đạo đức là nguyên tắc thiết yếu dẫn đến thành công. Khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan khác luôn tin tưởng chung ta là những người trung thực và công bằng. Chung ta phải ứng xử có đạo đức trong cộng đồng nơi chung ta tiến hành hoạt động kinh doanh để duy trì lòng tin của tất cả các bên liên quan và sau cùng là giữ được giao dịch kinh doanh với họ. Vấn đề quan tâm lớn nhất của chung ta là luôn đặt ra các chuẩn mực cao về đạo đức cho bản thân tại mọi thời điểm, đồng thời tự điều chỉnh bản thân chung ta để tương đồng với đại lý, người đại diện, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh có chuẩn mực cao về phép ứng xử trong kinh doanh giống chung ta.

Mục Đích Của Bản Quy TắcBản Quy tắc này quy định những chuẩn mực về hành vi đạo đức khi đại diện cho Công ty và khi giao dịch với khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên, đại diện bán hàng, nhà cung cấp bên ngoài, các đối thủ cạnh tranh, cơ quan chính quyền và công chung.

Phạm Vi Áp Dụng Của Bản Quy TắcBản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh của Manulife áp dụng cho thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân

Tại sao quy tắc đạo đức lại có ý nghĩa quan trọngTại Manulife, chúng ta coi trọng danh tiếng của công ty và phấn đấu duy trì chuẩn mực cao nhất về tính chính trực trong mọi hành vi cư xử.

viên làm việc tại Manulife cũng như các công ty con. Người đại diện kinh doanh, đối tác kinh doanh bên thứ ba, nhà thầu và các đơn vị khác có một số nghĩa vụ và bổn phận nhất định với Công ty cũng phải tuân thủ toàn bộ các quy định hiện hành của Bản Quy tắc này, đồng thời chấp hành các nguyên tắc và giá trị đặt ra trong Bản Quy tắc khi đại diện cho Manulife trước công chung hoặc khi thực hiện các dịch vụ cho hoặc thay mặt cho Manulife. Bản Quy tắc này có trên trang web của Công ty, trên MFCentral và cũng có sẵn dưới dạng bản in khi có yêu cầu.

Manulife không bỏ qua xung đột về quyền lợi hiện có trong bất kỳ tình huống nào. Mọi xung đột về quyền lợi tiềm tàng, bao gồm nhưng không giới hạn khả năng xảy ra xung đột về quyền lợi, phải được kiểm soát để ngăn chặn xung đột về quyền lợi tiềm tàng trở thành xung đột về quyền lợi hiện có. Các biện pháp kiểm soát tiêu biểu bao gồm công bố đầy đủ và rõ ràng xung đột về quyền lợi tiềm tàng cũng như rut lui khỏi quá trình ra quyết định liên quan đến tình huống dẫn đến xung đột về quyền lợi tiềm tàng.

Các chính sách liên quan của Công ty được liệt kê tại cuối mỗi chương để bạn tham khảo thêm thông tin. Bạn cần xem xét các chính sách này của Công ty để xác định khả năng áp dụng cụ thể đối với các Phân khuc, công ty con và công ty liên kết.

Giống như quy định cấm xung đột về quyền lợi hiện có, Công ty có thể không bao giờ miễn trừ việc tuân thủ một số


điều khoản bổ sung nhất định của Bản Quy tắc này, ví dụ như nghĩa vụ phải luôn hành động một cách có đạo đức. Mặc dù rất hiếm khi nhưng Công ty chỉ miễn trừ việc tuân thủ một số chương của Bản Quy tắc không liên quan đến quy định cấm xung đột về quyền lợi hiện có trong trường hợp ngoại lệ. Công ty chỉ miễn trừ những trường hợp này đối với các nhân viên dưới cấp Phó Chủ tịch khi có văn bản chấp thuận rõ ràng của Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu. Công ty sẽ chỉ miễn trừ tương tự cho thành viên Hội đồng Quản trị và nhân viên cấp Phó chủ tịch trở lên chỉ khi có chấp thuận từ Hội đồng Quản trị của Tập đoàn Manulife hoặc Ủy ban Hội đồng, đồng thời công ty sẽ công bố kịp thời theo quy định của pháp luật hoặc quy định về giao dịch chứng khoán.

Điều Gì Sẽ Xảy Ra Nếu Ai Đó Vi Phạm Bản Quy Tắc Này?Chung ta phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi hành động. Để bảo vệ danh tiếng của Manulife, Công ty có thể xử lý kỷ luật và/hoặc chấm dứt quan hệ lao động hay quan hệ liên kết với bất kỳ thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện, người cộng tác hay nhà cung cấp nào vi phạm Bản Quy tắc này hoặc bất kỳ chính sách nào có liên quan của Công ty. Nếu việc vi phạm Bản Quy tắc đồng thời cũng là vi phạm quy định pháp luật, người thực hiện hành vi vi phạm đó cũng có thể sẽ bị khởi tố.

Trừ phi luật pháp địa phương không cho phép, nếu Công ty có lý do tin rằng hành vi vi phạm Bản Quy tắc của nhân viên sẽ cấu thành hành vi phạm tội, ngoài việc chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên mà không cần thông báo, Manulife có thể chuyển vấn đề này tới cơ quan thi hành pháp luật và công bố (trong nội bộ và/

hoặc ra bên ngoài) tình tiết có liên quan dẫn đến hành vi đó cũng như các biện pháp khắc phục của Công ty.

Khi Cần Trợ GiupĐiều quan trọng là khi đại diện cho Manulife và các công ty con, tất cả chung ta phải vận dụng óc suy xét sáng suốt và hiểu biết cơ bản. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo Công ty tiếp tục đáp ứng được các chuẩn mực cao về đạo đức kinh doanh. Vì chung ta không thể dự đoán được mọi tình huống sẽ phát sinh, chung ta nên biết cách đặt câu hỏi và bày tỏ mối lo ngại. Phải luôn hỏi trước rồi hành động sau. Nếu bạn không biết chắc nên làm gì trong bất kỳ tình huống nào, hãy tìm sự hướng dẫn trước khi hành động.

Bạn có thể báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hay phi pháp đáng ngờ hoặc tiềm tàng mà không lo sợ bị trả thù. Công ty nghiêm cấm trả thù dưới mọi hình thức với những người có thiện chí báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hoặc phi pháp.

Tất cả báo cáo đều được cho là tiến hành theo thiện chí. Nếu không có bằng chứng rõ ràng và thuyết phục về việc báo cáo thiếu thiện chí thì không được coi bất kỳ báo cáo nào được thực hiện với tinh thần thiếu thiện chí.

Hãy báo cáo với người quản lý, Giám đốc tuân thủ cấp phân khuc, nhân viên của Bộ phận Pháp lý hoặc nhân viên của Bộ phận Nhân sự nếu bạn:• nghi ngờ về một tình huống cụ thể;• có câu hỏi hoặc mối lo ngại về một hoạt

động kinh doanh;• có câu hỏi liên quan đến xung đột về

quyền lợi tiềm tàng hoặc khả năng phát sinh xung đột đó; hoặc

• quan ngại về hành vi phi pháp, không chuyên nghiệp, gian lận hoặc hành vi phi đạo đức đáng ngờ hay tiềm tàng khác.

777

Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh8

Bản Quy tắc chỉ quy định những nguyên tắc hành xử và một số quy định chung mà không thể đưa ra tất cả các quy định cho mọi trường hợp cụ thể. Hành xử sao cho có đạo đức đôi khi lại là vấn đề mang tính cá nhân. Để giup bạn có sự lựa chọn đung đắn, trong mỗi trường hợp cụ thể, bạn cần tự hỏi các câu hỏi sau:

Sơ Vấn Về Quy Tắc Đạo Đức

Bạn cũng có thể báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức, không chuyên nghiệp, phi pháp, gian lận hoặc đáng ngờ khác, bao gồm mọi quan ngại liên quan tới vấn đề kiểm toán và kế toán bằng cách gọi điện tới Đường dây nóng về Đạo đức miễn phí và bảo mật hoặc tại http://www.manulifeethics.com/. Bạn có thể tìm thấy số điện thoại Đường dây nóng về Đạo đức trên trang web Đạo đức của Manulife. Hệ thống Đường dây nóng về Đạo đức cho phép liên lạc hai chiều nên bạn có thể sử dụng quy trình này để đặt câu hỏi với Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu. Người báo cáo có thể lựa chọn liên lạc ẩn danh để gọi đến Đường dây nóng nếu muốn.

Nếu thấy thắc mắc hoặc mối quan ngại của bạn chưa được xử lý một cách thỏa đáng, bạn nên chuyển nội dung phản ánh trực tiếp đến Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu hoặc Giám đốc Cố vấn của Tập đoàn Manulife theo thông tin liên lạc được đăng tải trên MFCentral.

Mặc dù Đường dây nóng về cơ bản là nhằm phục vụ nhân viên nhưng các bên thứ ba (chẳng hạn như cổ đông, đại lý, nhà cung cấp, tư vấn phụ, v.v) cũng có thể sử dụng để báo cáo hoạt động phi đạo đức, không chuyên nghiệp, phi pháp hoặc gian lận đáng ngờ. Các quan ngại nhận được qua Đường dây nóng liên quan đến vấn đề kiểm toán hoặc kế toán sẽ được Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu chuyển tiếp tới Ủy ban Kiểm toán của Tập đoàn Manulife.

Thành viên Hội đồng Quản trị của Tập đoàn Manulife cần gửi mọi thắc mắc hoặc quan ngại về phạm vi hoặc khả năng áp dụng của Bản Quy tắc này tới Giám đốc Cố vấn của Tập đoàn Manulife. Ngoài ra, để duy trì tính độc lập của Hội đồng Quản trị của Manulife, Hội đồng Quản trị và các ủy ban có thể thuê cố vấn bên ngoài khi thấy cần thiết. Dưới sự phê duyệt trước của Ủy ban Đề cử & Quản trị Doanh nghiệp của Manulife, mỗi thành viên thuộc Hội đồng Quản trị của Manulife cũng có thể tự mình

dùng kinh phí của Công ty để thuê cố vấn bên ngoài với mục đích tư vấn về mọi vấn đề trước Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Hội đồng.

Thành viên Hội đồng Quản trị không thuộc ban điều hành làm việc tại các công ty con của Tập đoàn Manulife cần gửi mọi thắc mắc hoặc quan ngại liên quan đến Bản Quy tắc này cũng như phạm vi hoặc khả năng áp dụng của Bản Quy tắc lên Giám đốc Cố vấn hoặc người giữ chức vụ tương đương của công ty con nơi có Hội đồng Quản trị mà họ làm việc.

• Việc mình làm có hợp pháp không? • Việc mình làm có công bằng không?• Mình có muốn người khác biết mình đã

làm việc này không?• Mình cảm thấy thế nào nếu mình đọc

được điều này trên báo chí?• Mình cảm thấy thế nào về chính bản

thân nếu làm điều này?• Mình sẽ khuyên con cái hoặc bạn thân

nên hành động như thế nào nếu như rơi vào hoàn cảnh tương tự?


Quy tắc đạo đức tại nơi làm việc

Chúng ta không thể có một môi trường làm việc hiệu quả và tích cực nếu chúng ta thiếu sự tôn trọng và tin cậy lẫn nhau. Mỗi một nhân viên đều phải hỗ trợ xây dựng và duy trì một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh, trân trọng đóng góp và khuyến khích học hỏi.

Các Giá trị của chung taCác Giá trị là các nguyên tắc dẫn lối, đại diện cho cách thức hoạt động của chung ta và giup xác định cách chung ta làm việc cùng nhau. Các Giá trị làm nền tảng thông tin cho các hành động của chung ta và cách thức chung ta tương tác với nhau cũng như với khách hàng.• Luôn hướng đến khách hàng • Làm điều đung đắn• Nghĩ lớn• Đồng hành để thành công• Làm chủ công việc• Lan tỏa lòng tốt

Khen Thưởng Hiệu Suất Và Năng Lực Làm ViệcTại Manulife, chung ta đón nhận sự đa

dạng và đề cao phẩm giá của tất cả các cá nhân. Chung ta nỗ lực thu hut, phát triển và giữ chân lực lượng lao động sao cho lực lượng này cũng đa dạng như lượng khách hàng mà chung ta phục vụ, đồng thời chung ta thuc đẩy môi trường làm việc hòa nhập để tiếp nhận thế mạnh của các văn hóa và cá nhân. Chung ta cam kết tuyển dụng công bằng, giữ chân và cải tiến. Chung ta quản lý tất cả các phương pháp và chương trình dựa trên trình độ chuyên môn và hiệu suất mà không phân biệt đối xử bất kỳ cơ sở được bảo vệ nào.

Tôn Trọng Lẫn NhauChung ta luôn dành cho các đồng nghiệp

sự tôn trọng và giup đỡ tốt giống như chung ta dành cho các khách hàng. Chung ta phải có thái độ cởi mở và trung thực khi giao tiếp với nhau. Đây là cách đảm bảo để mọi việc chung ta thực hiện đều có chất lượng tốt. Công ty nghiêm cấm hành vi phân biệt đối

xử, quấy rối và bạo lực tại nơi làm việc và nhân viên được sống trong một môi trường làm việc không có hành vi quấy rối. Nếu gặp phải hoặc nhận thấy hành vi này, bạn nên báo cáo cho bộ phận Nhân sự, Quan hệ nhân viên, nhà quản lý, Cán bộ tuân thủ cấp phân khu, thành viên của Phòng pháp chế hoặc Đường dây nóng về đạo đức. Tóm lại, nếu bạn nhận thấy vấn đề, hãy báo cáo.Công ty nghiêm cấm trả thù dưới mọi hình

thức với những người có thiện chí báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hoặc phi pháp.Để có thêm hướng dẫn, hãy tham khảo

các chính sách sau ở nước sở tại:• Chính sách về Phân biệt đối xử, Quấy rối

và An toàn ở Nơi làm việc (Canada)• Chính sách về Chống quấy rối (Hoa Kỳ)• Chính sách về Bạo lực ở Nơi làm việc

(Hoa Kỳ)

10 Code of Business Conduct and Ethics

Giữ Gìn An Toàn Tại Nơi Làm ViệcManulife phải tạo một môi trường làm việc

an toàn và lành mạnh cho toàn bộ nhân viên. Bảo vệ nhân viên không bị thương tích hoặc mắc các bệnh nghề nghiệp là một cam kết có ý nghĩa dài lâu của Công ty. Toàn bộ nhân viên đều có trách nhiệm giup đảm bảo rằng Công ty tuân thủ luật pháp và quy định về sức khỏe, an toàn và vệ sinh môi trường bằng cách báo cáo ngay các tai nạn, mối nguy hiểm tiềm tàng và quan ngại khác cho cấp quản lý hoặc cán bộ phụ trách cơ sở vật chất tại khu vực làm việc.

Giữ Gìn An Ninh Tại Nơi Làm ViệcBảo vệ tài sản và cơ sở vật chất của cá

nhân và của Công ty là một việc làm hết sức quan trọng. Mặc dù Manulife đã áp dung các biện pháp an ninh mạng và an ninh vật lý, tất cả chung ta đều phải tham gia vào quá trình bảo đảm an ninh. Nếu bạn phát hiện bất cứ sự cố hoặc tình huống nào có thể dẫn đến thất thoát, lạm dụng hoặc trộm cắp tài sản của Công ty hoặc của cá nhân, bạn cần phải ngay lập tức báo cáo sự việc cho cán bộ quản lý hoặc nhân viên an ninh.

Luôn Cư Xử Chuyên NghiệpTương tự như việc luôn cư xử có trách

nhiệm tại nơi làm việc, chung ta cũng phải cư xử một cách có trách nhiệm khi đại diện cho Manulife hoặc tham dự các sự kiện của Công ty. Khi đại diện cho Công ty làm việc với khách hàng và khách hàng tương lai cũng như trong tất cả các hoạt động kinh doanh khác của Công ty, bạn cần phải có một phong cách tích cực.

Tự Do Hiệp HộiBản Quy tắc ứng xử không nên được hiểu

hoặc được áp dụng để can thiệp vào quyền của nhân viên trong việc tự tổ chức, thành lập, tham gia hoặc hỗ trợ các tổ chức lao động, để đàm phán tập thể thông qua người đại diện do họ lựa chọn, hoặc tham gia vào các hoạt động phối hợp khác vì mục đích đàm phán tập thể hoặc các hoạt động bảo

vệ và hỗ trợ lẫn nhau khác, hoặc để cản trở họ tham gia vào những hoạt động như vậy. Mặc dù công ty tin chắc rằng các vấn đề liên quan đến công việc có thể được giải quyết tốt nhất thông qua các kênh nội bộ chứ không phải phương tiện truyền thông xã hội, nhưng không có quy định nào trong Bộ Quy tắc này can thiệp, cản trở hoặc ngăn cản nhân viên thảo luận về các vấn đề liên quan đến tiền lương, giờ làm hoặc các điều khoản và điều kiện làm việc khác.

Buôn Người Và Nô LệManulife cam kết thực hiện trách nhiệm

của mình để giup bài trừ nạn buôn người và nghiêm cấm các thành viên trong hội đồng quản trị, cán bộ, nhân viên, nhà thầu phụ, nhân viên nhà thầu phụ và đại lý tham gia vào các hoạt động liên quan đến buôn người. Những hoạt động này, bên cạnh những hoạt động khác, bao gồm mua bán tình dục, mua dâm, sử dụng vũ lực, gian lận hoặc ép buộc một người làm nô lệ không tự nguyện, hoặc nhận lao động từ một người bằng cách gây ra các mối đe dọa gây tổn hại nghiêm trọng cho người đó hoặc người khác.

Kỳ vọng liên quan tới Đối tác kinh doanhChung tôi hy vọng các đối tác kinh doanh

của chung tôi tuân thủ bản quy tắc ứng xử đạo đức kinh doanh nhất quán với bản quy tắc ứng xử của chung tôi và cam kết hợp tác đối với các đối tác của chung tôiđể đạt mục tiêu chung này. Những kỳ vọng này bao gồm ứng xử có đạo đức của đối tác, sự ngăn chặn hối lộ và tham nhũng cũng như cam kết loại trừ nạn buôn người.Để có thêm hướng dẫn, hãy tham khảo Quy

tắc ứng xử cho nhà cung cấp của Manulife.

11Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh 11

Quy tắc đạo đức trong các mối quan hệ kinh doanhHoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc vào các mối quan hệ tốt đẹp giữa Công ty với khách hàng, cộng đồng và các bên liên quan.

Chung ta duy trì các mối quan hệ này bằng cách cẩn trọng hơn khi tặng hay nhận quà, khi xây dựng tài liệu cho khách hàng và các bên khác cũng như khi chia sẻ thông tin với các cá nhân và tổ chức bên ngoài công ty.

Bảo Vệ Và Thuc Đẩy Danh Tiếng Của Công TyTất cả các cá nhân thuộc phạm vi áp dụng

của Bản Quy tắc này đều phải tiến hành các hoạt động kinh doanh theo hướng bảo vệ và thuc đẩy danh tiếng của Công ty. Rủi ro bị tổn hại danh tiếng phải là mối quan tâm chính khi đánh giá và tham gia vào bất kỳ mối quan hệ, giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh nào. Bất kỳ vụ việc nào có khả năng làm giảm danh tiếng của Công ty đều là vấn đề cần phải xem xét như là một ưu tiên hàng đầu và ban quản lý cấp cao cần được cảnh báo.

Đối Xử Trung Thực Và Công Bằng Với Người KhácChung ta phải phục vụ khách hàng theo

các tiêu chuẩn cao về tính trung thực, công bằng và các quy tắc xã giao. Khách hàng phải được tạo những điều kiện thuận tiện để có thể dễ dàng nêu các ý kiến phản ảnh và chung ta phải giải quyết các ý kiến phản ảnh này cũng như các khiếu nại một cách công bằng và nhanh chóng.Chung ta tạo lợi thế cạnh tranh của mình

bằng những thành tựu vượt trội đạt được trong công việc chứ không bao giờ bằng những thủ đoạn kinh doanh bất hợp pháp và phi đạo đức. Tóm lại, chung ta cố gắng

làm tốt hơn đối thủ cạnh tranh theo hướng công bằng và trung thực.Các tài liệu chung ta cung cấp cho khách hàng phải đạt mức độ cao về tính chuyên nghiệp. Các tài liệu bán hàng và quảng cáo phải đung với thực tế, dễ hiểu và được chuẩn bị trên cơ sở các nguyên tắc căn bản của giao dịch công bằng và trung thực. Mọi nỗ lực quảng bá, minh họa sản phẩm và ý tưởng marketing các sản phẩm đều phải đung với thực tế.Chung ta phải cẩn trọng để không trình

bày sai lệch với khách hàng, nhà đầu tư hay cổ đông về tình hình tài chính, các sản phẩm hoặc dịch vụ của Công ty hoặc về đối thủ cạnh tranh. Chung ta không được đưa ra các tuyên bố thiếu trung thực về đối thủ cạnh tranh. Chung ta tuyệt đối không hứa hẹn bất cứ điều gì mà Công ty không thực hiện được. Không một thành viên nào của Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, đại lý hoặc người cộng tác khác của Công ty được phép lợi dụng bất kỳ ai, kể cả khách hàng, nhà đầu tư, các bên liên quan, các nhà cung ứng hoặc đối thủ cạnh tranh. Hành vi lợi dụng bao gồm thao tung, che dấu, lạm dụng Thông tin Mật, khai báo sai sự việc quan trọng và bất kỳ thủ đoạn kinh doanh không công bằng nào khác.Ngoài ra, không một cán bộ, nhân viên,

nhân viên tạm thời hoặc nhân viên hợp đồng nào được phép đề nghị bán sản phẩm hoặc dịch vụ dưới hình thức đi kèm một hợp đồng mua hoặc bán một sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt khác. Những giao dịch bán “kèm” như vậy được coi là phi pháp tại nhiều khu vực pháp lý. Đồng thời,


cách tốt nhất để tránh loại hình giao dịch này là cung cấp riêng biệt các sản phẩm khác nhau và tiếp thị từng sản phẩm dựa trên đặc trưng của sản phẩm đó.Là một công ty chuyên nghiệp, chung ta

phải luôn luôn tuân thủ các quy định về các chuẩn mực đạo đức và đồng thời tôn trọng nền văn hóa và phong tục tập quán kinh doanh của từng nước hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty có hoạt động kinh doanh. Chung ta phải đảm bảo về việc luôn tuân thủ tất cả các quy định pháp luật tại các khu vực pháp lý nơi công ty có hoạt động kinh doanh.

Cẩn Trọng Trong Quan Hệ Chính Trị Và Quan Hệ Với Cơ Quan Chính PhủChung ta phải cực kỳ cẩn trọng và sử

dụng các chức vụ trong công ty chung ta một cách có trách nhiệm khi giao dịch với các cơ quan và đại diện chính phủ. Đặc biệt là trong các vụ việc liên quan đến hoạt động chính trị. Chung ta nhất thiết phải tuân thủ các quy định luật pháp và quy định của công ty khi mời chiêu đãi hoặc tiệc tùng, tặng quà biếu, tiền thưởng hoặc những tặng vật có giá trị khác cho các viên chức hoặc đại diện của các cơ quan nhà nước các cấp, các doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước hoặc khi nhận các tặng vật có giá trị từ bất kỳ viên chức hoặc đại diện nào của các cơ quan nhà nước các cấp và các doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước.Việc gửi tặng quà cáp hay đài thọ chi phí

cho hoặc nhân danh, những viên chức thuộc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được điều chỉnh bởi các quy định phức tạp và thay đổi theo từng khu vực pháp lý. Trước khi thanh toán bất cứ chi phí nào cho hoặc đại diện của các công chức, bạn phải liên hệ với Trưởng bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc để xin phê duyệt rõ ràng. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, chi phí cho việc đi lại, tài trợ và hội thảo. Với các Phân khuc có Bộ phận Quan hệ Chính phủ, bạn cũng phải nhận được sự đồng thuận từ Bộ phận Quan hệ

Chính Phủ. Việc tặng những món quà có giá trị lớn cho các quan chức chính phủ, thành viên các đảng phái chính trị hoặc nhân viên của các công ty nhà nước đều là những hành vi không được phép. Sau khi đã báo cáo lên Trưởng Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc, bạn phải báo cáo vấn đề lên Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu nếu vẫn còn quan ngại về khả năng được phép đưa quà tặng hoặc thanh toán chi phí theo quy định của Bản Quy tắc.Khi Công ty bày tỏ quan điểm về những

vấn đề mang tính quốc gia và địa phương có ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, các cán bộ và nhân viên không được phép tự ý làm người phát ngôn cho Công ty khi chưa nhận được ủy quyền hợp lệ. Các thắc mắc về việc liệu có được phép hay không cần phải được thông qua Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu.Công ty tôn trọng và ủng hộ quyền tham

gia vào hoạt động chính trị của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, Công ty sẽ không hoàn lại bất kỳ khoản đóng góp cho hoạt động chính trị nào mà cá nhân đã chi trả, bao gồm mua vé tham dự các sự kiện gây quỹ chính trị như tiệc tối. Những chi phí này sẽ do cá nhân nhân viên tự chịu trách nhiệm thanh toán. Tương tự như vậy, nếu một cá nhân lựa chọn tình nguyện hỗ trợ một chiến dịch vận động chính trị, nhân viên đó phải tham gia sau giờ làm việc vào cuối tuần hoặc trong kỳ nghỉ phép thay vì trong giờ làm việc thông thường. Bạn cũng cần nhớ rằng, nhiều khu vực

pháp lý chẳng hạn như Hoa Kỳ cấm hoạt động này. Quy tắc ‘Pay to Play’ (Trả tiền để tham gia) yêu cầu bạn phải được phê duyệt trước đối với khoản đóng góp chính trị và các hoạt động khác. Nếu bạn có thắc mắc về vấn đề này, vui lòng tham vấn Trưởng Bộ phận Tuân thủ cấp Phân khuc.Chính sách chung của Công ty là không

đóng góp cho bất kỳ hoạt động chính trị nào. Không một thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên hoặc người đại diện nào được phép thực hiện hoặc có thẩm

quyền thực hiện khoản thanh toán của Công ty hoặc thay mặt Công ty cho bất kỳ đảng phái chính trị, tổ chức, ủy ban, ứng cử viên hay công chức hoặc liên quan đến bất kỳ cuộc họp kín, đại hội hay bầu cử chính trị nào, trừ phi được pháp luật cho phép cũng như được chấp thuận bởi Trưởng Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc và Trưởng Bộ phận Quan hệ Chính phủ cấp Phân khuc, nếu có vị trí này. Theo luật áp dụng, các khoản đóng góp của Công ty và chi phí bị cấm bao gồm cả những khoản đóng góp từ các quỹ của Công ty và việc sử dụng cơ sở vật chất của Công ty bao gồm văn phòng và máy móc hoặc việc cho phép nhân viên của Công ty góp sức hay tham gia thực hiện công việc cho ủy ban vận động tranh cử của một ứng cử viên. Bạn không được thay mặt Công ty tham gia vào bất kỳ hoạt động vận động hành lang nào, trừ phi có được chấp thuận cụ thể trước của Trưởng bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc và Trưởng Bộ phận Quan hệ Chính phủ cấp Phân khuc, nếu có vị trí này.Ngoài ra, không một cán bộ hay nhân

viên nào được thực hiện hoặc có thẩm quyền thực hiện khoản thanh toán hay chuyển nhượng bất kỳ vật có giá trị nào cho bất kỳ viên chức nào của cơ quan nhà nước nước ngoài (bao gồm cả nhân viên của doanh nghiệp nhà nước hay đảng phái chính trị) trừ phi được pháp luật hiện hành cho phép và được phê duyệt bởi Trưởng bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc và Trưởng Bộ phận Quan hệ Chính phủ cấp Phân khuc, nếu có vị trí này. Sau khi đã báo cáo lên Trưởng Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc, bạn phải báo cáo vấn đề lên Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu nếu vẫn còn quan ngại về khả năng được phép thanh toán chi phí theo quy định tại Bản Quy tắc.

Chia Sẻ Thông Tin Một Cách Có Trách Nhiệm Với Các Nhóm Ngành Và Đơn Vị KhácHội viên trong các hiệp hội nghề nghiệp

có khả năng gia tăng tính hiệu quả hoạt

13Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh 13

động của từng thành viên trong hiệp hội, của Công ty và của toàn ngành. Công ty khuyến khích phát triển tư cách hội viên trong các hiệp hội nghề nghiệp như vậy, đặc biệt các hiệp hội nghề nghiệp có mục đích phát triển ngành nghề kinh doanh của Công ty.Việc chia sẻ các thông tin về hợp đồng bảo

hiểm, các thông tin thống kê và các thông tin tổng hợp giữa các hội viên trong các hiệp hội nghề nghiệp là một việc làm bình thường. Tuy nhiên, chung ta cần đảm bảo không trao đổi thông tin mật có khả năng gây bất lợi đến vị thế cạnh tranh của Công ty. Ngoài ra, Công ty cũng phải tuân theo các

quy định pháp luật về chống độc quyền và các quy định pháp luật về từng ngành nghề tại các khu vực pháp lý nơi Công ty có hoạt động kinh doanh. Thông thường, các quy định pháp luật này cấm hành vi trao đổi, thỏa hiệp hoặc ghi nhận giữa các công ty cạnh tranh với nhau trong việc định giá, phân chia khách hàng, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, phân chia khu vực kinh doanh, tẩy chay hay từ chối kinh doanh với một bên thứ ba bất kỳ. Những nhân viên đại diện cho Công ty có chức năng tiếp cận với đại diện các công ty cạnh tranh phải đặc biệt thận trọng khi thực hiện công tác này. Nếu đại diện của một công ty cạnh tranh nêu lên một thông tin nhạy cảm nào đó trước sự có mặt của nhân viên đại diện Công ty, thì nhân viên này phải dùng mọi nỗ lực hợp lý chấm dứt cuộc đối thoại đó và phải báo ngay vụ việc này cho Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc. Mọi trao đổi bất kỳ thông tin nào, kể cả các thông tin khảo sát thống kê, với các công ty cạnh tranh phải có ý kiến tư vấn của Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc.

Chuyển Câu Hỏi Của Cơ Quan Thông Tấn Báo Chí Cho Bộ Phận Truyền ThôngCơ quan thông tấn báo chí đóng vai trò

quan trọng trong việc giup đưa các thông tin về Manulife cũng như sản phẩm và dịch vụ của công ty đến với công chung. Các bộ

phận truyền thông trong từng phân khuc hoặc vùng địa lý có trách nhiệm truyền đạt những thông tin chính thức của Công ty cho các cơ quan thông tấn báo chí. Bạn phải chuyển các yêu cầu của các cơ quan thông tấn báo chí đến các phòng ban này.

Chọn Lựa Nhà Cung Cấp Thông Qua Cạnh Tranh Lành MạnhManulife cam kết cạnh tranh lành mạnh

trong mọi giao dịch với nhà cung cấp. Điều quan trọng là chung ta cần truyền đạt rõ ràng và nhất quán các yêu cầu của Công ty tới tất cả các nhà cung cấp tiềm năng. Việc lựa chọn các nhà cung cấp được thực hiện căn cứ trên cơ sở phẩm chất, tính cạnh tranh, giá cả, sự tin cậy và uy tín.Nếu nhà cung cấp yêu cầu bạn xác nhận

chất lượng một sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách sử dụng tên Công ty hoặc chức vụ của bạn với tư cách là người đại diện của Công ty, bạn cần chuyển yêu cầu đó đến Phó Chủ tịch Điều hành Cấp cao, Phó Chủ tịch Điều hành hoặc Phó Chủ tịch Cấp cao thuộc phân khuc hoặc quốc gia nơi bạn làm việc.Bạn không được đề nghị hay gợi ý với nhà

cung cấp rằng việc Công ty ủng hộ họ tùy thuộc vào việc họ phải trở thành khách hàng của Công ty hoặc phải tiếp tục mua sản phẩm của Công ty.

Đề nghị bạn đọc các chương sau trong Bản Quy tắc này:• Xung đột về Quyền lợi • Xử lý Thông tin• Đạo đức và Pháp luật

Để có thêm hướng dẫn

14

“Xung đột về quyền lợi” xảy ra khi lợi ích riêng của bạn gây trở ngại cho lợi ích của Công ty hoặc khách hàng dưới bất kỳ hình thức nào.

Xung đột quyền lợi

Tình huống xung đột có thể xuất hiện khi bạn thực hiện hành vi, có những quyền lợi hoặc tham gia vào các hoạt động bên ngoài khiến bạn khó thực hiện được công việc của Công ty một cách khách quan và hiệu quả hoặc ảnh hưởng đến khả năng đánh giá của bạn để hành động theo hướng có lợi nhất cho khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

Xung đột về quyền lợi hủy hoại lòng tin giữa bạn, công chung và Công ty. Ngoài ra, ngay cả khả năng phát sinh xung đột cũng có thể gây bất lợi cho Công ty. Tất cả chung ta phải cảnh giác cao độ về vấn đề này, đồng thời tránh mọi tương tác, mối quan hệ hay tình huống có thể dẫn đến xung đột về quyền lợi hoặc khả năng phát sinh xung đột về quyền lợi.

Để phòng tránh xung đột về quyền lợi hoặc khả năng phát sinh xung đột về quyền lợi, hàng năm bạn phải cập nhật Giấy Chứng nhận đã Hoàn tất Tập huấn về Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh và Bảng câu hỏi về Bản Công bố Xung đột về Quyền lợi. Đồng thời, bạn có trách nhiệm cập nhật Bảng câu hỏi khi có thay đổi về hoàn cảnh trong năm.

Như đã trình bày ở trên trong chương ‘Tại sao Quy tắc đạo đức có ý nghĩa quan trọng’, Manulife không bỏ qua xung đột về quyền lợi hiện có trong bất kỳ tình huống nào. Nếu xung đột hiện có, xung đột tiềm tàng hoặc khả năng xảy ra xung đột về quyền lợi phát sinh, bên cạnh việc cập nhật Bảng câu hỏi về Bản Công bố Xung

đột về Quyền lợi, bạn cần báo cáo ngay vấn đề lên quản lý của bạn.

Nếu bất ngờ phát sinh xung đột về quyền lợi hiện có, bạn phải ngay lập tức rut lui khỏi mọi quy trình ra quyết định liên quan đến tình huống dẫn đến xung đột về quyền lợi, bên cạnh việc báo cáo vấn đề lên quản lý của bạn.

Mọi xung đột quyền lợi tiềm tàng phải được kiểm soát để ngăn chặn xung đột quyền lợi tiềm tàng trở thành xung đột về quyền lợi hiện có. Các biện pháp kiểm soát tiêu biểu bao gồm công bố đầy đủ và rõ ràng xung đột về quyền lợi tiềm tàng cũng như rut lui khỏi quá trình ra quyết định liên quan đến tình huống dẫn đến xung đột về quyền lợi tiềm tàng. Nếu bạn cần thêm tư vấn, hãy tham khảo các thủ tục được diễn giải trong chương “Khi cần trợ giup” của Bản Quy tắc này.

Dưới đây là một số xung đột về quyền lợi tiềm tàng phổ biến nhất. Tuy nhiên, hướng dẫn đáng tin cậy nhất là lương tri của chính bản thân bạn.

Giao Dịch Trung Thực Với Nhà Cung Cấp Và Các Đối Tác Khác

Bạn không được tham gia dưới mọi hình thức vào các thỏa thuận giữa Công ty và nhà cung cấp mà bạn hoặc người thân trong gia đình có lợi ích trong đó hoặc thỏa thuận đó có thể mang lại quyền lợi hay lợi ích cá nhân cho bạn hoặc bất kỳ thành viên nào trong gia đình.

14 Code of Business Conduct and Ethics


Khi chưa nhận được văn bản phê chuẩn rõ ràng từ người giám sát cấp AVP trở lên trong tuyến báo cáo, bạn không được phép tham gia giao dịch hoặc quy trình ra quyết định kinh doanh khác liên quan đến nhà cung cấp, đại lý cung ứng, khách hàng hay mối quan hệ kinh doanh khác nếu việc đó có thể làm lợi cho bạn hoặc người thân trong gia đình. Ngoài ra, bạn cũng phải cập nhật Bảng câu hỏi về Bản Công bố Xung đột về Quyền lợi. Việc phê chuẩn này chỉ hợp lệ khi người giám sát tham vấn với Bộ phận Tuân thủ và xác định không có xung đột về quyền lợi hiện có. Thiếu sự chấp thuận bằng văn bản trước khi tham gia vào các giao dịch có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng giao dịch.

Nghiêm Cấm Hối Lộ Và Lại QuảManulife không cho phép hoạt động kinh

doanh bất chính chẳng hạn như hối lộ, lại quả hoặc chiết khấu bảo hiểm (nhìn chung chiết khấu được định nghĩa là một hình thức lại quả khi hoàn trả một phần phí bảo hiểm hoặc tiền hoa hồng tính trên phí bảo hiểm cho người được bảo hiểm hoặc hành vi hối lộ khác để thiết lập giao dịch với một công ty bảo hiểm cụ thể). Những hành vi này đi ngược lại chính sách của Công ty được áp dụng tại bất kỳ nơi nào Công ty có hoạt động kinh doanh.

Cẩn Trọng Trong Vấn Đề Quà BiếuĐưa quà hoặc mời giải trí là thói quen

thường gặp giữa các đối tác kinh doanh. Tuy nhiên, việc tặng, yêu cầu hoặc nhận quà, chiêu đãi, tiền thưởng hoặc phuc lợi khác có thể bị hiểu nhầm là khoản thanh toán không phù hợp. Vì lý do này, bạn phải tuân theo các nguyên tắc sau đây.

Cán bộ và nhân viên hay thành viên trong gia đình không được nhận tiền hay bất kỳ

vật gì có giá trị từ bên thứ ba có liên quan đến việc tham gia của cán bộ và nhân viên ấy trong bất kỳ giao dịch nào của Công ty. Các khoản lương thưởng cho cán bộ ngoài tiền lương, tiền thưởng, lương hưu hoặc phuc lợi khác của Công ty, có thể được quản lý theo quy định của pháp luật và phải được Lãnh đạo cấp phân khuc của Công ty cho phép.

Cán bộ của Công ty không được hưởng lợi trong các khoản hoa hồng hoặc thù lao trên cơ sở phí bảo hiểm hay hoặc các khoản tiền khác chi trả cho Công ty đối với bất kỳ hợp đồng bảo hiểm nào, trừ phi hợp đồng bảo hiểm đó được cấp và có hiệu lực trước thời điểm bổ nhiệm làm cán bộ.

Ngoài các quy tắc được trình bày bên dưới, thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ hoặc nhân viên không được tặng hay nhận bất kỳ món quà hay hình thức quà cáp, tiền thưởng hoặc chiêu đãi nào cho hoặc từ bất kỳ người nào có hoặc có khả năng thực hiện giao dịch kinh doanh với Công ty, nếu món quà hoặc hình thức chiêu đãi đó có thể được coi một cách hợp lý là hành động tìm cách gây ảnh hưởng đến đánh giá của người nhận. Chẳng hạn, thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ hoặc nhân viên không bao giờ được yêu cầu quà, tiền thưởng hoặc chiêu đãi do có mối quan hệ làm ăn chung từ khách hàng hay đối tác kinh doanh hiện tại hoặc tương lai. Nếu cảm thấy có vấn đề về tính phù hợp của quà tặng, tiền thưởng hoặc hình thức chiêu đãi, nhân viên cần tham vấn Trưởng Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc. Ngoài ra, thành viên Hội đồng Quản trị của Manulife cần chuyển thắc mắc đến Giám đốc Cố vấn của Tập đoàn Manulife. Thành viên Hội đồng Quản trị không thuộc ban điều hành làm việc tại các công ty con của Tập đoàn Manulife cần tham vấn Giám đốc Cố vấn

hoặc người giữ chức vụ tương đương của công ty con đó.

Chương “Cẩn trọng trong quan hệ chính trị và quan hệ với cơ quan chính phủ” bao gồm quy định về quà cáp, tiền thưởng hoặc khoản chiêu đãi dành cho công chức, gồm cả nhân viên của doanh nghiệp nhà nước và đảng phái chính trị.

Đối với Khách hàng Hiện tại hoặc Khách hàng Tiềm năng: Việc tặng quà cáp hay mời tham gia các hình thức vui chơi giải trí, bao gồm cả quà khuyến mãi, phải tuân theo các luật chống giảm giá và chiết khấu mua bảo hiểm khi bán các sản phẩm bảo hiểm và sản phẩm niên kim. Các câu hỏi liên quan đến phạm vi áp dụng các luật này nên được chuyển đến Cán bộ Tuân thủ cấp Phân khuc của bạn.

Bán hàng và các Hoạt động liên quan: Các quy tắc và quy định chuyên môn áp dụng đối với hoạt động bán hàng. Tại Hoa Kỳ, những quy định của FINRA quản lý hành vi nhận và tặng quà liên quan đến người đại diện đã đăng ký hoặc người môi giới. Các câu hỏi liên quan đến việc áp dụng các quy tắc và quy định liên quan đến bán hàng này nên được chuyển đến Cán bộ Tuân thủ cấp Phân khuc của bạn.

Cẩn Trọng Trong Vấn Đề Lợi Ích Cá Nhân

Xung đột về quyền lợi có thể xuất hiện nếu bạn hay thành viên trong gia đình bạn nhận một phuc lợi cá nhân nhờ vào vị trí công việc của bạn tại Công ty. Toàn bộ các lợi ích cá nhân như vậy, bao gồm khoản vay và bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ từ Công ty, phải được công bố trên Giấy Chứng nhận đã Hoàn tất Tập huấn về Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc kinh doanh cũng như Bảng câu hỏi về Bản Công bố Xung đột về Quyền lợi, đồng thời phải được Công ty phê

15


duyệt. Nghiêm cấm cấp những khoản vay cá nhân cho cán bộ điều hành, trừ phi được luật pháp cho phép một cách cụ thể.

Yêu cầu khai báo khi tham dự vào quyết định đầu tư: Thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân viên của Manulife không được góp ý hay tham gia vào bất kỳ quyết định đầu tư nào của Công ty có liên quan đến tổ chức mà họ hoặc bất kỳ thành viên nào trong gia đình có lợi ích tài chính trong đó, trừ phi sự tồn tại của lợi ích đó đã được báo cáo đung quy định cho người giám sát từ cấp AVP trở lên trong tuyến báo cáo, cũng như cho toàn bộ các đối tượng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình phê duyệt đầu tư. Ngoài ra, tương tự như mọi xung đột về quyền lợi tiềm tàng khác, người giám sát phải tham vấn nhân viên tuân thủ trong Phân khuc của họ và xác định không có xung đột về quyền lợi hiện có. Thành viên Hội đồng Quản trị của Tập đoàn Manulife và cán bộ công ty cũng cần xem lại Quy tắc liên quan đến xung đột về quyền lợi dành cho Thành viên Hội đồng Quản trị và Cán bộ.

Tuân Thủ Chính Sách Của Công Ty Về Các Thành Viên Trong Gia Đình

Trong một số trường hợp, việc tuyển dụng, điều chuyển hoặc quản lý các thành viên trong gia đình có thể dẫn đến các xung đột về quyền lợi, nguy cơ thông đồng, tuyển dụng nhân sự không công bằng và xuất hiện sự thiên vị. Thành viên trong gia đình không được làm việc ở vị trí nắm quyền giám sát và quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp đối với thành viên khác trong gia đình. Các thành viên trong gia đình cùng làm việc trong một số bộ phận nhất định hoặc cùng chức năng công việc về mặt lý thuyết có thể gây tạo ra những nguy cơ tiềm tàng cho sự thông đồng hoặc gian lận. Các bộ phận trong công ty

phải nhận thức được những tình huống này để có những biện pháp kiểm soát phù hợp để giảm thiểu rủi ro.

Theo mục đích của Bản Quy tắc này, thành viên gia đình gồm có vợ hoặc chồng (được xác định nhằm mục đích thụ hưởng quyền lợi), người sống chung như vợ hoặc chồng, người thân, con cháu ruột, anh chị em ruột, cha mẹ, ông bà, cậu dì, chu bác, cháu họ, thân nhân bên vợ hoặc chồng và thân nhân bên vợ hoặc chồng khi tái hôn hoặc hôn nhân thực tế/ được pháp luật công nhận. Quy định này áp dụng đối với việc tuyển dụng thành viên trong gia đình, kể cả những người được tuyển dụng theo các hợp đồng toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ hoặc sinh viên được tuyển dụng làm việc cho Công ty trong các dịp hè. Nhóm Tuyển chọn nhân tài phải thực hiện toàn bộ hoạt động tuyển dụng trong nội bộ Manulife.

Mối quan hệ cá nhân thân thiết giữa các đồng nghiệp cũng có thể tạo ra các xung đột về quyền lợi. Cần phải báo cáo ngay cho giám sát viên của người quản lý nếu có bất kỳ mối quan hệ cá nhân thân thiết nào nảy sinh giữa nhân viên và người quản lý trực tiếp của họ để có thể đưa ra các giải pháp kiểm soát phù hợp (bao gồm nhưng không giới hạn ở việc thay đổi hạn mức báo cáo) nhằm tránh xung đột thực sự về quyền lợi.

Đầu tư một cách có đạo đứcCác thành viên của Hội đồng Quản trị, cán

bộ và nhân viên phải nghiêm chỉnh chấp hành mọi pháp luật và quy định về đầu tư. Thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân viên sẽ vi phạm pháp luật và thực hiện hành vi phi đạo đức nếu mua hoặc bán chứng khoán của Manulife khi nắm thông tin quan trọng chưa được công khai về Công ty hoặc tiết lộ thông tin này cho người khác, trừ phi được pháp luật cho phép.


Đồng thời, hành vi mua hoặc bán chứng khoán của một công ty khác nhờ biết được ý định đầu tư của Công ty hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào chưa được công khai về công ty đó cũng là hành vi phi đạo đức và có thể vi phạm pháp luật.

Các thành viên của Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân viên của Công ty cũng phải cẩn trọng về khả năng liên quan đến một xung đột về quyền lợi khi muốn đầu tư vào một doanh nghiệp mà họ biết doanh nghiệp đó có giao dịch kinh doanh với Manulife hoặc có nhận đầu tư của Manulife.

Không đầu cơ vào chứng khoán Manulife. Để tuân thủ luật pháp hiện hành và đảm bảo nhân viên không nảy sinh tư tưởng giao dịch nội gián trái phép, Manulife ngăn cấm thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân viên “đầu cơ” vào chứng khoán Manulife. Hoạt động “đầu cơ” bao gồm hành vi mua hoặc bán chứng khoán Manulife nhằm mục đích bán lại hoặc mua lại trong một khoảng thời gian tương đối ngắn, với hi vọng giá thị trường của chứng khoán sẽ tăng hoặc giảm, cũng như mua hoặc bán quyền chọn bán hoặc quyền chọn mua đối với chứng khoán Manulife và bán khống chứng khoán Manulife.

Ngoài ra, theo quy định trong Đạo luật về Công ty Bảo hiểm (Canada), thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ và nhân viên nội bộ của Công ty trực tiếp hay gián tiếp bán khống chứng khoán Manulife hoặc mua hay bán quyền chọn bán hoặc quyền chọn mua hay vốn phái sinh khác đối với chứng khoán Manulife có thể phải bồi thường cho người chịu tổn thất và bồi thường cho Công ty đối với bất kỳ lợi ích hoặc lợi thế nào mà họ có được từ giao dịch đó.

Nghiêm cấm chuyển khoản thưởng dưới hình thức vốn cổ phần thành tiền trước thời hạn được hưởng và nhận.

Nếu có thêm câu hỏi liên quan tới việc xử lý thông tin nội bộ và/hoặc giao dịch chứng khoán hoặc vốn phái sinh của Công ty, bạn nên tham khảo Chính sách Báo cáo và Giao dịch Nội gián của Manulife.

Ngoài ra, vì Manulife là một tổ chức tài chính toàn cầu, các cơ quan điều tiết của chính phủ, đối tác kinh doanh và khách hàng kỳ vọng Manulife sẽ ban hành và thực thi các quy tắc và chuẩn mực đạo đức nhằm chủ động giải quyết xung đột giữa hoạt động đầu tư cá nhân của nhân viên và hoạt động đầu tư của công ty. Theo đó các nhân viên là những người trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào hoạt động đầu tư của Manulife hoặc được quyền truy cập một số thông tin đầu tư có tính chất nhạy cảm phải tuân thủ các quy định về đạo đức trong kinh doanh. Những quy tắc đạo đức cấp doanh nghiệp như vậy áp đặt nghĩa vụ công bố và hạn chế hoạt động đầu tư cá nhân vào chứng khoán Manulife và ngoài Manulife lên cả nhân viên và thành viên trong gia đình của nhân viên. Những nghĩa vụ và hạn chế này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc xin chấp thuận của Manulife cho một số giao dịch chứng khoán cá nhân, cung cấp cho Manulife quyền truy cập tổ hợp các chứng khoán cá nhân có giá và thông tin giao dịch, hạn chế sử dụng một số công ty môi giới nhất định và hạn chế một số hoạt động đầu tư cá nhân nhất định.

Nhân Viên Làm Việc Cho Đối Thủ Cạnh Tranh Có Thể Gây Phương Hại Đến Công Ty

Mọi cán bộ hoặc nhân viên của Manulife không được phép làm việc cho tổ chức

cạnh tranh với Công ty hoặctham gia vào mối quan hệ gây ra xung đột quyền lợi với Công ty. Điều này bao gồm cả việc làm thành viên hội đồng quản trị, nhân viên điều hành, người được ủy thác, đối tác, nhân viên, chuyên gia tư vấn hoặc đại lý. Trường hợp ngoại lệ đối với quy định này phải được Giám đốc cố vấn của tập đoàn Manulife phê duyệt, Nhân viên phải báo cáo mọi hoạt động kinh doanh hoặc công việc bên ngoài cho Bộ phận tuân thủ toàn cầu bằng cách gửi Bảng câu hỏi về Bản công cố xung đột quyền lợi cho Bộ phận tuân thủ toàn cầu. Nhân viên có nghĩa vụ phải luôn cập nhật Bảng câu hỏi về Bản công bố xung đột quyền lợi và gửi cho Bộ phận tuân thủ toàn cầu khi các trường hợp thay đổi.

Thành viên Hội đồng Quản trị của Tập đoàn Manulife hoặc các công ty con sẽ tuân theo chính sách của từng công ty liên quan tới quan hệ kinh doanh bên ngoài.

Chức vụ giám đốc bên ngoàiNhân viên phải báo cáo cho Bộ phận

tuân thủ toàn cầu mọi chức vụ giám đốc bên ngoài mà họ muốn chấp nhận. Phòng chức năng Tuân thủ sẽ xem xét tất cả chức vụ giám đốc sắp tới để xác nhận rằng chức vụ giám đốc đó không làm phát sinh xung đột quyền lợi, đồng thời xác nhận rằng nhân viên đã nhận được phê duyệt thích hợp.

Mặc dù nhiều chức vụ giám đốc bên ngoài không làm phát sinh xung đột quyền lợi và có thể không cần phê duyệt, nhưng một số chức vụ giám đốc bên ngoài có thể làm phát sinh và/hoặc sẽ yêu cầu phê duyệt. Vì lý do đó, trước khi chấp nhận chức vụ giám đốc bên ngoài, nhân viên phải báo cáo chức vụ giám đốc sắp tới cho Bộ phận tuân thủ toàn cầu để xem xét.

17


Cẩn Trọng Khi Làm Công Việc Bên Ngoài Công Ty

Làm việc bên ngoài công ty hoặc đóng góp tài chính vào một tổ chức bên ngoài có thể dẫn đến xung đột về quyền lợi và cản trở khả năng tập trung toàn thời gian một cách khách quan cho công việc tại Manulife hoặc có thể hủy hoại danh tiếng của Công ty. Bạn không được thực hiện bất kỳ công việc nào khác hoặc đảm nhận một chức vụ tại các cơ quan dân sự, hội từ thiện, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức chính trị nếu điều này cản trở công việc hoặc khả năng đánh giá của bạn để hành động theo hướng có lợi nhất cho Công ty. Bạn luôn có nghĩa vụ cập nhật và gửi Bảng câu hỏi về Bản Công bố Xung đột về Quyền lợi tới Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu bất kỳ khi nào có thay đổi về hoàn cảnh.

Bảo Vệ Cơ Hội Kinh Doanh Của Công Ty

Các cá nhân là đối tượng thực hiện Bản Quy tắc này bị cấm (a) thu lợi từ cơ hội kinh doanh được phát hiện trong quá trình sử dụng tài sản, thông tin hoặc từ việc giữ một vị trí công tác tại Công ty; (b) sử dụng tài sản, thông tin hoặc giữ một vị trí công tác tại Công ty để thu lợi cá nhân; và (c) cạnh tranh với Công ty trong thời gian làm việc tại Công ty. Bạn có bổn phận đối với Công ty trong việc thuc đẩy ưu tiên những quyền lợi hợp pháp của Công ty khi các cơ hội kinh doanh xuất hiện.

Bảo Vệ Tên, Danh Tiếng Và Tài Sản Của Công Ty

Tên “Manulife” chỉ được sử dụng cho hoạt động kinh doanh được Công ty cho phép và không bao giờ được sử dụng cho hoạt động cá nhân. Bạn không được tự nhận mình là đại diện của Công ty trong khi tham gia các hoạt động cá nhân, chính trị hoặc phi lợi nhuận, trừ phi bạn được Trưởng Bộ phận Tuân thủ cấp Phân khuc cho phép trước.

Một phương thức quan trọng để bảo vệ danh tiếng của Công ty là luôn trung thực

và chính xác khi phát biểu trong các cuộc thảo luận về Công ty. Việc cung cấp thông tin hoặc trình bày sai về Công ty, người đại diện, nhân viên, các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có thể hủy hoại danh tiếng của Công ty. Bạn không được viết bài hoặc phát biểu sai về Công ty, nhân viên hoặc người đại diện hay sản phẩm và dịch vụ của công ty trong sách vở, thông qua phương tiện truyền thông điện tử hoặc khi trò chuyện trực tiếp với người khác.

Mỗi một thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện hoặc người cộng tác khác được giao quyền truy cập hoặc kiểm soát các giao dịch và tài sản của Công ty phải đảm bảo rằng mỗi lần một cá nhân thay mặt Công ty sử dụng, mua sắm hoặc chuyển nhượng tài sản đều phải có được chấp thuận chung hoặc cụ thể của ban quản lý, đồng thời các hoạt động đó phải được ghi lại chính xác, rõ ràng với chi tiết hợp lý trong sổ kế toán và hồ sơ lưu trữ của Công ty.

Trong quá trình hoặc liên quan tới thời gian làm việc hay cung cấp dịch vụ cho Công ty, tùy vào trường hợp áp dụng, bạn có thể tham gia việc tạo ra, phát triển hoặc phát minh tài sản trí tuệ. Tài sản trí tuệ bao gồm nhưng không giới hạn các ý tưởng, khái niệm, phương pháp, quy trình, sáng kiến, Thông tin mật và bí mật thương mại, tác phẩm, thương hiệu, ký hiệu dịch vụ, tài liệu và thiết kế quảng cáo. Toàn bộ tài sản trí tuệ nói trên cùng với quyền sở hữuliên quan trên toàn thế giới, chẳng hạn như bản quyền và bằng sáng chế, sẽ thuộc sở hữu của Công ty (và trong trường hợp không thuộc sở hữu của Công ty thì sẽ được giao cho Công ty). Bạn nhất trí chịu trách nhiệm hợp tác với Công ty và cung cấp tất cả hỗ trợ cần thiết nhằm đảm bảo rằng toàn bộ tài sản trí tuệ và quyền sở hữu liên quan đó trở thành tài sản độc quyền của Manulife, bao gồm việc cung cấp cho Công ty giấy chuyển nhượng, giấy khước từ hoặc tài liệu khác theo yêu cầu.

Tất cả chung ta đều phải chia sẻ trách nhiệm trong việc bảo vệ các tài sản của

Công ty. Tất cả các hồ sơ, chứng từ, dữ liệu, thiết bị và các tài sản vật chất khác được Công ty cung cấp cho bạn hay bạn nhận được, làm ra được trong quá trình làm việc với Công ty sẽ luôn luôn là tài sản của Công ty. Nếu không nhận được phê duyệt cụ thể của cấp quản lý, bạn không được phép sử dụng thời gian, tài sản và dịch vụ của Công ty, bao gồm những tài sản như văn phòng phẩm, máy tính và dịch vụ bưu chính cho hoạt động cá nhân, ngoại trừ trường hợp được phép theo chính sách của Công ty. Các hoạt động cá nhân bao gồm công tác từ thiện. Bạn không được di dời hoặc mượn tài sản của Công ty khi không được phép. Bạn cần báo cáo mọi hành vi sử dụng sai mục đích tài sản của Công ty lên cấp quản lý, Cán bộ Tuân thủ cấp Phân khuc, Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc hoặc Bộ phận Nhân sự cấp Phân khuc.

Đề nghị bạn xem các chính sách liên quan dưới đây:• Chính sách Rủi ro Danh tiếng

Toàn cầu • Chính sách Báo cáo và Giao

dịch Nội gián• Quy tắc Đạo đức và Tuân thủ

của Bất động sản • Chính sách Chống Giao dịch

Nội gián và Quy tắc Đạo đức của Công ty con hoặc Phân khuc



Xử lý thông tin: Bảo vệ thông tin cá nhân và thông tin mật

Thông tin là một trong những tài sản sống còn của Công ty. Theo Bản Quy tắc Ứng xử này, “Thông tin mật” bao gồm toàn bộ thông tin không công khai có thể hữu ích đối với đối thủ cạnh tranh hoặc gây nguy hại cho Công ty hay khách hàng hoặc các bên liên quan khác nếu thông tin này bị tiết lộ.

Thông tin mật gồm có: (a) toàn bộ Thông tin bí mật và thông tin

sở hữu độc quyền liên quan tới công việc kinh doanh và các vấn đề của Manulife, dù dưới định dạng văn bản, lời nói hoặc một số định dạng khác, bao gồm nhưng không giới hạn thông tin tài chính, dữ liệu, giá cả, chiến lược, báo cáo, dự báo, sáng kiến, phát minh cải tiến và tài sản trí tuệ khác, bí mật thương mại, bí quyết, thiết kế, quy trình hoặc công thức, phần mềm, thông tin thị trường và doanh số, thông tin khách hàng, danh sách khách hàng, kế hoạch kinh doanh cũng như cơ hội và triển vọng đã được Manulife thảo luận và cân nhắc (chẳng hạn như khả năng mua lại hoặc chuyển nhượng cơ sở kinh doanh hay công việc kinh doanh);

(b) toàn bộ thông tin thuộc các mục được bảo vệ chẳng hạn như Thông tin nhận dạng danh tính cá nhân, Thông tin sức khỏe được bảo vệ và các quy định cụ thể khác; và

(c) toàn bộ thông tin mà Manulife buộc phải duy trì ở tình trạng bảo mật hoặc có thể nhận được hay đã nhận được từ bên khác cùng ngụ ý, tuyên bố rõ ràng hoặc nhận thức rằng thông tin đó sẽ không được tiết lộ.

Điều quan trọng là bạn phải hiểu được mức độ nhạy cảm của mỗi thông tin và tầm quan trọng của thông tin đó trong việc cạnh tranh cũng như việc bảo mật các thông tin cá nhân. Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh thông thường, chung ta thu thập

một khối lượng đáng kể thông tin về người yêu cầu bảo hiểm, khách hàng, người yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, khách vay, nhân viên, người đại diện, nhà đầu tư và đối tác kinh doanh. Chung ta phải xử lý các thông tin với sự cẩn trọng cao nhất xứng đáng với lòng tin của mà họ dành cho Công ty và phải bảo đảm tính riêng tư của những thông tin này.

Tất cả Thông tin mật mà nhân viên đã thu thập hoặc được truy cập dưới bất kỳ hình thức nào trong quá trình làm việc tại công ty phải được giữ an toàn, bảo mật và sử dụng nhất quán với mục đích thu thập.

Điều quan trọng là bạn phải hết sức thận trọng khi thảo luận công việc kinh doanh của Công ty ở nơi công cộng như thang máy, nhà hàng và trên máy bay hoặc khi sử dụng điện thoại công cộng hay điện thoại di động, Internet và máy fax.

Nhân viên có thể tiết lộ Thông tin mật với người có quyền tiếp cận thông tin đó hoặc khi luật pháp yêu cầu tiết lộ hoặc theo chính sách hiện hành của Công ty.

Khi công việc đòi hỏi bạn phải tiết lộ Thông tin mật cho bất kỳ người nào bên ngoài Công ty vì mục đích kinh doanh chính đáng, bạn phải nhận được phê duyệt của Trưởng Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc hoặc Trưởng Bộ phận Tuân thủ cấp Phân khuc hay người được họ chỉ định.


Không có bất kỳ quy định nào trong Bản Quy tắc ngăn cấm việc giao tiếp với cơ quan quản lý, dù là tự nguyện hay trả lời cuộc điều tra của cơ quan quản lý. Xin lưu ý rằng việc phổ biến những thông tin nhất định nhận được từ các cơ quan quản lý nhất định có thể bị hạn chế bởi cơ quan quản lý cung cấp thông tin đó. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong lĩnh vực này, vui lòng chuyển đến Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu hoặc gọi ẩn danh thông qua Đường dây nóng về Đạo đức.

Bạn có nghĩa vụ bảo vệ cả thông tin cá nhân và Thông tin mật ngay cả sau khi bạn chấm dứt hợp đồng lao động hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ hoặc chấm dứt giới thiệu việc làm với Công ty, tùy vào trường hợp áp dụng. Về vấn đề này, bạn không được giữ quyền truy cập hoặc đem theo bất kỳ tài liệu hay thông tin mật nào của Công ty dưới mọi hình thức khi nghỉ việc ở Công ty.

Tuân Thủ Yêu Cầu Về Tiết Lộ Thông Tin

Manulife cần phải cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của mình trên cơ sở kịp thời và phổ biến rộng rãi mà không được lạc quan thái quá về triển vọng thành quả của Công ty trong tương lai. Công ty thực hiện việc công bố những thông tin đó thông qua người phát ngôn được ủy quyền hoặc các hồ sơ hợp lệ. Những nguyên tắc chính được áp dụng trong việc cung cấp thông tin là:• Tất cả các tài liệu phải được phổ biến

rộng rãi đung hạn.• Các thông tin được cung cấp phải đầy

đủ, trung thực, dễ hiểu và chính xác để tránh các cách hiểu không đung về Công ty và tình hình tài chính của Công ty.

• Các thông tin phải được cung cấp nhất quán trong cả luc thuận lợi lẫn khó khăn.

• Mọi yêu cầu hợp lệ được cung cấp thông tin phải được giải quyết một cách công

bằng.Nhân viên phải chuyển toàn bộ câu hỏi

nhận được từ cộng đồng tài chính, cổ đông và cơ quan thông tấn báo chí cho người phát ngôn được ủy quyền .

Tôn Trọng Tài Liệu Có Bản QuyềnLuật bản quyền tác giả bảo vệ nhiều tài

liệu bạn sử dụng trong quá trình làm việc với tư cách là nhân viên hoặc người đại diện của Manulife. Một số ví dụ bao gồm phần mềm máy tính, sách, âm thanh, video, bản nhạc và ghi âm đa phương tiện, tạp chí thương mại, truyện tranh, báo và tạp chí, ảnh số và ảnh chụp. Bản quyền tác giả cũng áp dụng đối với bản chiếu thuyết trình, tài liệu tập huấn, mô hình quản lý và các giải pháp khắc phục sự cố do tư vấn bên ngoài lập. Hành vi sao chép, chia sẻ, đăng tải, sao chụp, phân phối hoặc thay đổi tài liệu có bản quyền dưới định dạng bản in hoặc kỹ thuật số khi không được phép của chủ sở hữu bản quyền hoặc người đại diện được ủy quyền là hành vi phi pháp.

Bạn cũng phải tuân thủ bản quyền tác giả đối với phần mềm được cài đặt trên máy vi tính văn phòng và khu vực lưu trữ dữ liệu trên máy tính mạng mà bạn kiểm soát. Bạn không được sao chụp, cài đặt hoặc sử dụng phần mềm tin học mà vi phạm hợp đồng mua quyền sử dụng phần mềm tin học đó.

Lưu Trữ Hồ Sơ Đầy Đủ Và Chính XácCông ty yêu cầu lưu giữ các hồ sơ đầy

đủ và chính xác để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý và tài chính của mình và cũng để quản lý các hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng. Tất cả các chứng từ, báo cáo tài chính, báo cáo chi phí, bảng chấm công, các chứng từ hành chính và các tài liệu tương tự khác phải được hoàn tất một cách chính xác, trung thực và phù hợp với thủ tục được quy định tại các chính sách của Công ty. Công ty cấm tạo mục nhập dữ liệu sai lệch, không có thật, gây hiểu nhầm

hoặc không phù hợp liên quan đến bất kỳ giao dịch nào của Công ty hoặc chuyển nhượng bất kỳ tài sản nào của Công ty, đồng thời không một thành viên nào của Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện hoặc người cộng tác khác được phép tham gia bất kỳ giao dịch nào yêu cầu hoặc đưa đến việc tạo mục nhập dữ liệu sai lệch, không có thật, gây hiểu nhầm hoặc không phù hợp. Bạn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của bất kỳ báo cáo hay tài liệu nào do bạn tạo ra và lưu trữ. Nghiêm cấm việc không ghi nhận hoặc không khai báo các khoản tiền, các tài sản, khoản nợ, khoản thu hoặc các khoản chi phí có thực.

Hơn nữa, tất cả thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện và người cộng tác khác phải tuân thủ các chính sách quản lý hồ sơ của Công ty. Những chính sách này quy định thời gian lưu trữ hồ sơ (dưới định dạng bản in hoặc điện tử) để bảo đảm các hoạt động của Công ty được liên tục và để đáp ứng các yêu cầu tài chính, pháp lý và quy chế về lưu giữ. Các chính sách này đồng thời hướng dẫn phương pháp hủy hồ sơ sau khi hết hạn lưu trữ. Theo quy định của các chính sách này, trong trường hợp có tranh chấp hay thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đề nghị liên hệ Bộ phận Pháp lý cấp Phân khuc.

Chỉ Sử Dụng Các Hệ Thống Và Dịch Vụ Thông Tin Cho Mục Đích Kinh Doanh

Các hệ thống thông tin của Công ty bao gồm tất cả các máy tính và thiết bị viễn thông do Công ty mua hoặc thuê, cũng như các dịch vụ điện toán từ xa do Công ty sử dụng, bao gồm cả mạng internet đều nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nhân viên phải sử dụng hệ thống và thiết bị truyền thông theo cách chuyên nghiệp và không được tham gia vào mọi hoạt động không tuân thủ Bản quy tắc này. Các hoạt động kinh doanh của Công ty phải được tiến hành bằng các

20

Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh 21

hệ thống và mạng lưới cũng như phương pháp truy cập từ xa được Công ty phê duyệt.

Công ty cho phép sử dụng hệ thống thông tin của Công ty cho mục đích cá nhân ở mức độ không thường xuyên, miễn là việc sử dụng như vậy sẽ không:• cản trở hiệu suất công việc của người sử

dụng;• Làm người khác xao nhãng các bổn

phận công việc của họ; Gây ảnh hưởng đến sự vận hành hệ thống hoặc quy trình của Công ty; hay

• Vi phạm các quy định của Bản Quy tắc này hoặc bất kỳ chính sách nào của Công ty.Tất cả các hệ thống truyền thông (bao

gồm dữ liệu trên các hệ thống này) đều là tài sản của Công ty. Các nhân viên chuyên trách sẽ thực hiện việc kiểm tra định kỳ nhằm khắc phục các sự cố mạng lưới theo yêu cầu luật định hoặc các quy định khác và/hoặc để đảm bảo các hệ thống này được sử dụng đung và an toàn. Bạn không thể có được quyền riêng tư cá nhân đối với các thông tin liên lạc mà bạn gửi, nhận hay lưu trữ trên các hệ thống này của Công ty.

Phương Tiện Truyền Thông Xã Hội

Manulife và các công ty con ghi nhận rằng Internet cho phép thành viên trong công ty tham gia thảo luận tương tác, chia sẻ thông tin, đồng thời thuc đẩy mục tiêu kinh doanh bằng cách sử dụng các công cụ và trang Phương tiện Truyền thông Xã hội ngày càng nhiều, chẳng hạn như Facebook, WeChat, LinkedIn và Twitter. Mặt khác, việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội có thể gây rủi ro cho Thông tin mật, danh tiếng cũng như thương hiệu của Công ty, đồng thời có thể gây bất lợi cho quá trình Công ty tuân thủ quy tắc, quy định và luật doanh nghiệp hiện hành.

Những thông tin trao đổi qua mạng xã hội sẽ có thể được phổ biến một cách rộng rãi trong công chung và do vậy sẽ là

rất khó hoặc hoàn toàn không thể xoá bỏ những thông tin này. Nhân viên chịu trách nhiệm về nội dung đăng tải trực tuyến và phải tuân thủ Tiêu chuẩn truyền thông điện tử của Công ty. Chính sách này cung cấp hướng dẫn về việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cho mục đích kinh doanh và hoạt động cá nhân được phép.

Xin lưu ý là Công ty giám sát các trang phương tiện truyền thông xã hội có nội dung thảo luận về Công ty, hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như đồng nghiệp. Nhân viên có thể phải chịu hình thức kỷ luật bao gồm và cao nhất là chấm dứt hợp đồng lao động nếu vi phạm bất cứ điều khoản nào của chính sách Phương tiện Truyền thông Xã hội. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Tiêu chuẩn truyền thông điện tử.

21

Đề nghị đọc thêm các chính sách sau:• Chính sách Toàn cầu về Sử

dụng Mạng xã hội• Tiêu chuẩn Truyền thông

Điện tử• Chính sách Bảo mật Thông

tin và các Tiêu chuẩn• Chính sách Công khai Thông

tin


21

2222 Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh

Manulife cam kết hoạt động trong khuôn khổ luật pháp và quy định của mọi khu vực pháp lý nơi công ty hoạt động.

Đạo đức và pháp luật

Nếu hành vi cố ý vi phạm Bản Quy tắc này cũng liên quan tới hành vi phạm tội, ngoài biện pháp chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên mà không cần thông báo, Manulife có thể chuyển vấn đề này tới cơ quan thi hành luật pháp và công bố (trong nội bộ và/hoặc ra bên ngoài) tình tiết có liên quan dẫn đến hành vi đó cũng như các biện pháp khắc phục của Công ty.

Hiểu Biết Và Tuân Thủ Pháp LuậtBạn cần phải hiểu biết các quy định luật

pháp ảnh hưởng đến công việc của bạn. Bạn phải đảm bảo rằng các hoạt động của bạn phải tuân thủ đung các quy định luật pháp đó. Bạn phải khẩn trương báo cáo các hành vi vi phạm và luôn hành động theo Bản Quy tắc này cũng như các chính sách hiện hành khác của Công ty.

Manulife hiện đã áp dụng chương trình giám sát việc tuân thủ các quy định luật pháp và quy định của Công ty. Chương trình này được thiết lập để tăng cường công tác quản lý và giám sát một cách đồng bộ việc tuân thủ chấp hành các quy định luật pháp và quy định của Công ty trong toàn bộ các hoạt động. Nếu bạn có thắc mắc hoặc quan ngại liên quan đến vấn đề tuân thủ, đề nghị tham khảo các thủ tục được giải thích trong chương “Khi cần giup đỡ” của Bản Quy tắc này.

Nếu bạn là thành viên của một hiệp hội nghề nghiệp, bạn cũng cần tuân thủ các quy tắc quản lý về trách nhiệm nghiệp vụ và ứng xử trong khi thực hiện công việc của bạn.

Quản Lý Tài Sản Đung CáchKhách hàng mong muốn Công ty quản lý

tài sản khách hàng giao phó cho Công ty một cách có trách nhiệm. Nếu bạn có tiếp cận các tài sản của khách hàng, bạn phải đảm bảo các tài sản này đang được quản lý một cách đáng tin cậy. Mọi Phân khuc trong Công ty đều phải thiết lập các thủ tục và tiêu chuẩn giữ gìn và quản lý các tài sản của khách hàng mà bộ phận đó quản lý và đề phòng mất mát do cẩu thả, gian lận hoặc không trung thực.

Xác Định Và Báo Cáo Hành Vi Gian Lận Cũng Như Trộm Cắp

Là nhà cung cấp các dịch vụ tài chính, Manulife có nguy cơ chịu tổn thất do hành vi gian lận và không trung thực. Hành vi lừa gạt có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như quản lý tiền bạc một cách sai trái, trộm cắp tiền hoặc tài sản, các hoạt động rửa tiền, các khoản tham nhũng bằng tiền hoặc những thứ có giá trị, các hoạt động tài trợ khủng bố, khai báo gian dối hoặc giả mạo chứng từ.

Các hoạt động không trung thực, việc không tách biệt tiền của cá nhân và tiền của Công ty và các hành vi gian lận đều là bất hợp pháp. Ban quản lý có trách nhiệm đảm bảo kiểm soát nội bộ thích hợp để ngăn chặn và phát hiện gian lận cũng như các hoạt động thiếu trung thực khác; tuy nhiên, tất cả mọi người trong Công ty đều phải giup sức. Nếu bạn biết có bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào, bạn có trách nhiệm báo cáo ngay với người giám sát trực tiếp

2222


có liên quan, Nhân viên Bộ phận Tuân thủ của đơn vị kinh doanh và Trưởng Bộ phận Tuân thủ cấp Phân khuc hoặc gọi đến Đường dây nóng về Đạo đức. Ngoài ra, bạn có trách nhiệm phải hợp tác toàn diện và trung thực với bất kỳ cuộc điều tra nào liên quan đến những vấn đề của Công ty.

Ghi Nhớ: Báo Cáo Mọi Hành Vi Ứng Xử Phi Đạo Đức Hoặc Phi Pháp

Bạn có nghĩa vụ báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hay phi pháp đáng ngờ hoặc tiềm tàng và xin ý kiến đóng góp khi không chắc chắn về đường lối hành động tốt nhất trong một tình huống cụ thể. Bạn có thể tham khảo các thủ tục được diễn giải trong chương “Khi cần giup đỡ” của Bản Quy tắc này để báo cáo mọi hành vi ứng xử phi đạo đức hay phi pháp đáng ngờ hoặc tiềm tàng.

Như đã trình bày ở trên, bạn có thể báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hay phi pháp đáng ngờ hoặc tiềm tàng mà không lo sợ bị trả thù. Công ty nghiêm cấm trả thù dưới mọi hình thức với những người có thiện chí báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hoặc phi pháp. Ngoài ra, thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện và người cộng tác khác cần hợp tác toàn diện và trung thực trong các cuộc điều tra nội bộ về hành vi được cho là sai trái.

Đề nghị bạn đọc các chương sau trong Bản Quy tắc này:• Xung đột về Quyền lợi • Quy tắc Đạo đức trong Quan

hệ Kinh doanh• Xử lý Thông tin

Đề nghị bạn xem các chính sách liên quan dưới đây:• Chính sách Chống Gian lận

và Nguyên tắc Chống Gian lận

• Chính sách Chống Rửa tiền và Chống Tài trợ Khủng bố

• Chính sách Quản lý về việc Tuân thủ theo Pháp luật


2323

2424 Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh

Danh tiếng của Manulife là thành tựu của hơn 130 năm cống hiến, cung cấp dịch vụ chất lượng và giao dịch theo nguyên tắc đạo đức với khách hàng. Việc gìn giữ uy tín tốt đẹp này của Công ty tùy thuộc trực tiếp vào từng quyết định hàng ngày của bạn.

Lời kết

Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh này đề ra các chuẩn mực và đặt ra kỳ vọng cao đối với thành viên Hội đồng Quản trị, cán bộ, nhân viên, người đại diện, nhà cung cấp và người cộng tác khác, cũng như các bên cung cấp dịch vụ cho Công ty. Tuy nhiên, như đã nhấn mạnh trong Bản Quy tắc, óc suy xét sáng suốt của bạn là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo rằng Manulife luôn là một Công ty hoạt động kinh doanh một cách có đạo đức.

Các Chính Sách KhácCông ty ban hành các chính sách khác

nhau giup bạn giải quyết các vấn đề đạo đức trong kinh doanh. Các chính sách dưới đây của Công ty mang tính chất bao trùm và nhằm áp dụng trên toàn cầu, trừ phi luật pháp và quy định địa phương có yêu cầu khác hoặc Công ty đã triển khai các chính sách đã được thông qua tương tự:• Chính sách về Chống Gian lận và các

Hướng dẫn• Chính sách Chống Rửa tiền và Chống

Tài trợ Khủng bố• Chính sách Công khai Thông tin• Chính sách Quản lý Rủi ro Bảo mật Toàn

cầu• Chính sách Rủi ro Danh tiếng Toàn cầu• Chính sách Toàn cầu về Sử dụng Mạng

xã hội• Chính sách Bảo mật Thông tin và các

Tiêu chuẩn• Chính sách Báo cáo và Giao dịch Nội

gián• Chính sách Quản lý Hồ sơ• Chính sách Quản lý Tuân thủ theo Luật

định.

Đề nghị các bạn tham khảo Phân khuc của mình để biết thêm các chính sách riêng liên quan đến công ty con hoặc Phân khuc của mình như:• Chính sách Cung ứng/ Chính sách Bảo

vệ Sự đa dạng/ Chính sách Dành cho Người khuyết tật

• Chính sách Chống Quấy rối/Chống Phân biệt Đối xử (cấp Phân khuc)

• Chính sách Chống Giao dịch Nội gián và Quy tắc Đạo đức của Công ty con hoặc Phân khucBạn có thể tìm thấy những chính sách

này trong Cơ sở dữ liệu chính sách của Công ty

Cuối cùng, xin lưu ý rằng tất cả các giám đốc điều hành cấp Phó chủ tịch trở lên đều cần tuân thủ Chính sách Thu hồi Khoản Phuc lợi, theo đó Hội đồng Quản trị có toàn quyền hủy bỏ tiền thưởng chưa đến hạn thanh toán và/hoặc thu hồi tiền thưởng đã trao và/hoặc tiền thưởng đã trả, tùy vào trường hợp áp dụng, nếu phát hiện bạn có hành vi gian lận, trộm cắp, biển thủ hoặc hành vi sai trái nghiêm trọng (bao gồm nhưng không giới hạn ở hành vi thiếu trung thực hoặc vi phạm

Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh 25

chính sách của công ty dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng đối với hoạt động kinh doanh và danh tiếng của Manulife hoặc John Hancock và bất kỳ hành vi nào được cho là nguyên nhân dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động theo thông luật) bất kể có sửa đổi báo cáo tài chính hay không. Trong phần này, “tiền thưởng” bao gồm các khoản thanh toán AIP đã trao, chưa đến hạn trao và/hoặc đã trả, RSU, PSU, DSU và/hoặc quyền chọn mua cổ phiếu.

Thông tin hỗ trợ thêmNếu bạn muốn thực hiện báo cáo bí

mật thì Đường dây nóng về Đạo đức của Manulife và John Hancock cho phép nhân viên đặt câu hỏi về Bản Quy tắc Đạo đức và Quy tắc Kinh doanh hoặc báo cáo hành vi sai trái đáng ngờ. Ngoài các kênh báo cáo sẵn có khác như báo cáo lên cấp quản lý, bộ phận pháp lý, tuân thủ, nhân sự và quan hệ lao động thì Đường dây nóng luôn thường trực 24 giờ hàng ngày, bảy ngày trong tuần

và bạn có thể lựa chọn báo cáo ẩn danh nếu muốn. Bạn có thể báo cáo hành vi ứng xử phi đạo đức hay phi pháp đáng ngờ hoặc tiềm tàng mà không lo sợ bị trả thù.

Liên lạc đường dây nóng tại: www.manulifeethics.com hoặc 866-294-9534

Nếu bạn có câu hỏi hoặc có bất kỳ quan ngại nào, bạn có thể liên lạc với các nhân viên Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu dưới đây:Kevin ClohertyPhó Chủ tịch Cấp cao, Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu617-663-2375 x 732375

Kevin AskewTrưởng Bộ phận Phụ trách Công việc Phòng chống Rửa tiền và Tội phạm Tài chính Toàn cầu 617-663-2453 x 732453

Elena PapouliasTrợ lý Phó Chủ tịch & Cố vấn, Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu617-663-4214 x 734214

Robin PakTrợ lý Phó Chủ tịch & Cố vấn Cao cấp, Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu617-663-2005 x 732005

Paul McKayPhó Chủ tịch, Phó Trưởng Bộ phận Tuân thủ Toàn cầu519-594-5242 x 245242

2525

Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu luôn có sẵn các nguồn thông tin bổ sung cho bạn. Bạn có thể tìm thấy các tài liệu này thông qua MFCentral.• Xung đột về quyền lợi –

Phương thức thực hành tốt nhất

• Xung đột về quyền lợi – Những câu hỏi thường gặp

• Chống gian lận và chống rửa tiền

Để biết hướng dẫn khác

b n quy t c o c và quy t c kinh doanh · trong cÁc mỐi quan hỆ kinh doanh. bảo vệ và...

Documents