bab 1 - bina nusantara | library & knowledge center bab i.pdf · 3 yang digunakan dalam...
TRANSCRIPT
1
BAB 1
PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang diangkat
dalam penelitian ini, ruang lingkup yang dicakup, tujuan dan manfaat yang
ditawarkan, serta metodologi penelitian dan sistematika pengerjaan laporan
penelitian ini.
1.1 Latar Belakang
Pengkajian terhadap knowledge management sudah banyak dilakukan untuk
implementasi di berbagai perusahaan-perusahaan di Indonesia, baik perusahaan besar
maupun perusahaan menengah. Pengimplementasian knowledge management di
suatu perusahaan, baik perusahaan secara keseluruhan ataupun di beberapa bagian
atau divisi, ditujukan untuk memberikan nilai tambah terhadap perkembangan
perusahaan melalui pemeliharaan pengetahuan yang ada di kalangan karyawan
perusahaan. Mengelola knowledge berarti memberdayakan knowledge yang ada, baik
knowledge dari individu maupun knowledge dari diskusi kelompok yang digunakan
untuk kebutuhan proses bisnis suatu perusahaan. Pengelolaan knowledge meliputi
penciptaan, pengaturan, dan penyebarannya tersebut dimodelkan dalam satu sistem
yang dinamakan Knowledge Management System (Karsen, 2014).
PT. Intelix Global Crossing sebagai salah satu perusahaan di Indonesia yang
bergerak di bidang IT Consulting membutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola
knowledge untuk membantu meningkatkan proses bisnis yang berjalan di
perusahaan. Dalam menjalankan proses bisnisnya, karyawan PT. Intelix Global
Crossing harus memiliki pengetahuan umum, seperti:
1) Pengetahuan dasar mengenai visi, misi dan peran perusahaan dalam
perkembangan teknologi informasi di Indonesia,
2) Pengetahuan mengenai prosedur yang ada di perusahaan, baik dalam urusan
internal maupun external untuk mendukung pekerjaan karyawan di
perusahaan,
3) Pengetahuan mengenai sistem yang dimiliki perusahaan yang menjadi main
business perusahaan,
2
4) Pengetahuan mengenai produk perusahaan serta penanggung jawab setiap
produk untuk mempermudah konsultasi mengenai produk tersebut, dan
5) Pengetahuan mengenai troubleshooting yang sering terjadi dan cara
penyelesaiannya.
Aspek-aspek diatas merupakan aspek utama yang harus dikuasai oleh setiap
karyawan PT. Intelix Global Crossing untuk membantu memudahkan pekerjaan yang
dilakukan sehari-hari. Dalam melakukan pekerjaannya, biasanya setiap karyawan
akan diberikan pelatihan atau training terkait produk perusahaan terlebih dahulu.
Namun adapun keterbatasan dari model ini adalah tingkat kadaluarsa pengetahuan
yang tinggi serta penggunaan trainer dari divisi pemilik produk yang terbatas.
Kelemahan yang dimiliki sistem ini mengharuskan adanya pelatihan secara berkala.
Pelatihan secara berkala ini dirasa kurang efektif karena adanya keterbatasan waktu,
baik dari sang trainer ataupun dari karyawan perusahaan yang mengikuti pelatihan.
Sebagai perusahaan IT Consultant, PT. Intelix Global Crossing memiliki
banyak klien dari beberapa perusahaan besar yang tentunya mengharuskan
komunikasi intens antara perusahaan dengan klien. Tidak hanya komunikasi,
beberapa karyawan juga harus ditempatkan di perusahaan klien untuk memudahkan
kerjasama antar perusahaan. Tingkat mobilitas karyawan yang cukup tinggi ketika
bekerja di klien ini juga menjadikan waktu sharing knowledge sesama karyawan di
perusahaan menjadi sangat terbatas. Hal ini menyebabkan adanya ketimpangan
pengetahuan dan pengalaman yang berbeda jauh antara karyawan senior yang sudah
lama bekerja dibandungkan karyawan baru di perusahaan.
Beberapa paparan tersebut menjadi alasan utama mengapa diperlukan sebuah
Knowledge Management System yang mampu menampung pengetahuan karyawan.
Sehingga knowledge tersebut dapat terekam dan menjadi referensi bagi karyawan
lain yang membutuhkan untuk menemukan informasi yang tepat dalam waktu yang
relatif singkat.
Pada tulisan ini yang menjadi fokus adalah analisis, perancangan dan
pembangunan Knowledge Management System pada perusahaan PT. Intelix Global
Crossing berdasarkan permasalahan yang ditemukan menggunakan prinsip-prinsip
Knowledge Life Cycle yang di kerjakan menggunakan kaidah-kaidah System
Development Life Cycle. System Development Life Cycle adalah model konseptual
3
yang digunakan dalam manajemen proyek yang menggambarkan tahap-tahap yang
terlibat dalam proyek pengembangan sistem informasi, mulai dari studi kelayakan
awal hingga pemeliharaan aplikasi selesai (Target, 2009).
Masalah yang diidentifikasi adalah PT. Intelix Global Crossing tidak
memiliki sebuah sistem yang dapat mengelola knowledge yang ada di perusahaan.
Dengan adanya knowledge management system, perusahaan dapat mengelola assets
knowledge yang ada di perusahaan dan menggunakannya untuk mendukung tujuan
dan target perusahaan. Knowledge ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan yang
dapat mendukung tujuan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan.
1.2 Ruang Lingkup
Pembatasan ruang lingkup masalah dilakukan agar penelitian tidak meluas,
tidak menyimpang, dan lebih terarah. Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup atau
batasan yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Studi literatur mengenai knowledge dan bagaimana knowledge tersebut dikelola
di PT. Intelix Global Crossing,
2) Analisis mengenai sistem yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah
knowledge yang ada di PT. Intelix Global Crossing,
3) Perancangan knowledge management system untuk mengelola knowledge yang
ada di di PT. Intelix Global Crossing dan menggunakannya kembali untuk
kebutuhan dan kemajuan perusahaan PT. Intelix Global Crossing,
4) Pembangunan knowledge management system berbasis web yang dapat
digunakan untuk mengelola knowledge yang ada di PT. Intelix Global
Crossing,
5) Melakukan wawancara dengan pihak eksekutif dan melakukan penelitian di
PT. Intelix Global Crossing, untuk mengetahui secara langsung permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan terkait knowledge yang ada di perusahaan, dan
6) Menyebarkan kuesioner kepada sebagian anggota perusahaan sebagai sample
populasi untuk mengetahui permasalahan knowledge yang ada dari sudut
pandang karyawan.
Selain itu, pengembangan sistem hanya dilakukan hingga tahap pembangunan
dikarenakan keterbatasan waktu yang ada, sedangkan tahap testing dan implementasi
4
sistem akan diserahkan kepada pihak perusahaan setelah sistem selesai dibangun.
Untuk mempermudah tahap testing dan implementasi di perusahaan, penulis akan
memberikan semua hasil analisis, perancangan dan pembangunan kepada perusahaan
pada hal ini PT. Intelix Global Crossing.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Berbagai tujuan dan manfaat yang ditawarkan dengan adanya penelitian ini
terdiri dari beberapa poin penting yang diharapkan dapat menambah nilai lebih di PT
Intelix Global Crossing. Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian ini
adalah:
1) Melakukan penelitian mengenai knowledge management yang ada di PT.
Intelix Global Crossing,
2) Melakukan analisis kebutuhan terhadap knowledge management system di PT.
Intelix Global Crossing,
3) Merancang knowledge management system di perusahaan sebagai media
knowledge base dan media untuk mengelola knowledge yang ada di PT. Intelix
Global Crossing, dan
4) Melakukan pembangunan knowledge management system untuk menjawab
permasalahan knowledge management yang ada di PT. Intelix Global Crossing.
Adapun beberapa manfaat dengan dicapainya tujuan tersebut adalah sebagai
berikut:
1) PT. Intelix Global Crossing dapat memanfaatkan hasil penelitian untuk
keperluan perusahaan dalam mempelajari knowledge perusahaan yang ada dan
masalah yang sering terjadi dari ketiadaan pengelolaan knowledge tersebut,
2) PT. Intelix Global Crossing dapat memanfaatkan hasil analisa yang ada untuk
mempelajari permasalahan knowledge management yang ada di perusahaan
sehingga perusahaan dapat mengetahui pentingnya mengelola knowledge,
3) Perusahaan dapat memanfaatkan rancangan knowledge management system
yang dihasilkan untuk memahami sistem yang dibangun dan juga sebagai
antisipasi untuk pengembangan selanjutnya,
4) Knowledge management system yang dibangun dapat digunakan untuk
kepentingan pengolahan knowledge yang ada di perusahaan.
5
1.4 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan pengembangan
knowledge management system ini ada empat cara, meliputi studi literatur,
pengumpulan data, metode knowledge management, serta metode pengembangan
sistem.
1) Studi Literatur
Studi literatur adalah sistem pembelajaran dengan cara memanfaatkan
berbagai literatur yang ada untuk memberikan penjelasan mengenai bidang
yang sedang dipelajari, dalam hal ini adalah knowledge management. Literatur
yang digunakan meliputi buku atau e-books, jurnal atau e-journals, paper atau
e-papers, artikel, atau website yang berkaitan dengan knowledge management
maupun pengembangan knowledge management system. Selain itu, studi
literatur dapat dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari mengenai proses
bisnis dan struktur perusahaan dengan menggunakan dokumen-dokumen
perusahaan atas sepengetahuan dan seijin dari pihak perusahaan.
2) Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang
akan dibangun. Pengumpulan data yang dilakukan menggunakan tiga cara,
yaitu:
a) Observasi
Observasi dilalukan untuk melihat secara langsung bagaimana
knowledge didapat, di-transfer, dan digunakan di perusahaan. Obsevasi
dilakukan dengan melibatkan salah satu penulis yang bekerja di PT.
Intelix Global Crossing sebagai perusahaan yang sedang diteliti.
b) Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung Head of IT
Department dari PT. Intelix Global Crossing, sebagai salah satu executive
perusahaan yang membuat keputusan dalam penggunaan sistem
knowledge management dalam perusahaan.
c) Kuesioner
Kuesioner dilakukan untuk mengumpulkan data dari karyawan
perusahaan untuk mengetahui knowledge yang ada di perusahaan, yang
dapat membantu penulis dalam perancangan dan pembangunan
6
knowledge management system yang ditawarkan kepada PT. Intelix
Global Crosssing.
3) Metode Knowledge Management
Metodologi untuk menerapkan knowledge management yang digunakan
adalah model SECI, yang ditemukan dan diperkenalkan oleh Nonaka dan
Takeuchi serta An Integrated Knowledge Management Cycle yang
diperkenalkan oleh Kimiz Dalkir pada bukunya yang berjudul Knowledge
Management in Theory and Practice sebagai kesimpulan dari empat
Knowledge Management Cycle Model yang ada. Untuk metode ini, akan
dijelaskan selanjutnya pada bab 2.
4) Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode
pengembangan sistem dengan mengikuti aturan dan kaidah Software
Development Life Cycle dengan menggunakan pendekatan Waterfall meliputi
(Bassil, 2011, p. 2):
a) Analysis Phase,
b) Design Phase, dan
c) Implementation Phase.
Dalam perancangan system yang dilakukan, digunakan pula 4+1 view
model sebagai bahasa standar dalam pemodelan, visualisasi, penetapan,
pembangunan dan pendokumentasian rancangan perangkat lunak
(Chokkalingam, 2013).
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab dan isi pokok dari
masing-masing bab tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan dan menjelaskan mengenai latar belakang yang menjadi
landasan pemilihan topik, pembatasan ruang lingkup dari penyusunan skripsi, tujuan
dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika
dalam penulisan skripsi.
7
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori yang digunakan dalam manajemen proyek yang
berfokus pada teori mengenai Knowledge Management, Knowledge Management
System, System Development Life Cycle serta teori pendukung lainnya yang
digunakan dalam penyusunan skripsi ini.
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan tahap analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sekarang
sebagai bahan acuan pembangunan Knowledge Management System. Pada bab ini
juga akan dipaparkan permasalahan yang dihadapi sehingga memerlukan Knowledge
Management System untuk menangani masalah yang ditemukan dari hasil analisa
sistem berjalan.
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini menjelaskan tentang analisa, perancangan dan pembangunan target
sistem dari Knowledge Management System sebagai solusi dalam menjawab
permasalah yang dihadapi. Pada bab ini juga akan dibahas arsitektur yang digunakan
untuk deployment sistem yang dibangun serta gantt chart yang digunakan untuk
membantu dalam menjelaskan estimasi waktu pengembangan sistem.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai hasil dari analisa dan
pengembangan knowledge management system untuk perusahaan PT. Intelix Global
Crossing yang telah diperoleh dari penelitian yang dilakukan. Selain itu, pada bab ini
juga akan diuraikan saran untuk menjadi masukan pada pengembangan sistem
selanjutnya.