bab 2 landasan teorithesis.binus.ac.id/asli/bab2/2010-1-00368-mn-bab 2.pdf · biaya yang ada di...
TRANSCRIPT
5
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Manajemen
Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2004, p6) manajemen adalah proses
mengkoordinasi kegiatan – kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan
dan melalui orang lain.
Menurut Malayu S.P Hasibuan (2004, p12) manajemen adalah ilmu dan seni
mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2 Manajemen Operasi
Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p4) manajemen operasi adalah
serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan
mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, berlangsung
di semua orgasnisasi. Dalam perusahaan manufaktur, dapat terlihat dengan jelas aktivitas
produksi yang menghasilkan barang, namun dalam organisasi yang tidak menghasilkan
produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas.
2.3 Manajemen Tata Letak Gudang
Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan
pergudangan. Yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya-
biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang
efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang.
Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse
6
management system (WMS). Sistem pergudangan haruslah sederhana dan mudah
dimengerti dengan tujuan:
• Menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service
• Menurunkan inventori hingga tingkat terendah
• Meningkatkan produktivitas dari perusahaan
2.4 Pengertian tata letak
Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p450) mengatakan bahwa tata letak
merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka
panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya
saing perusahaan dalam kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas lingkungan
kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu
organisasi mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respon
cepat. Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang
memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.
Menurut Sritomo Wignjosoebroto (2003, p67) tata letak adalah tata cara pengaturan
fasilitas – fasilitas pabrik guna memperlancar proses produksi
Dari beberapa pengertian tata letak di atas dapat di simpulkan bahwa tata letak
merupakan suatu sistem yang saling terintegerasi diantara seluruh fasilitas – fasilitas yang
mendukung seluruh kegiatan produksi dari bahan baku atau masukkan (input) hingga
keluaran (output) hingga selama proses tersebut dapat mencapai suatu nilai tambah yang
berupa efisiensi dan efektifitas operasi perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan
dengan lancar.
Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk
dapat mencapai:
1. Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.
7
2. Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.
3. Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman.
4. Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.
5. Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak tersebut
akan perlu diubah).
Semakin lama, desain tata letak perlu dipandang sebagai sesuatu yang dinamis. Hal
ini berarti mempertimbangakan peralatan yang kecil, mudah dipindahkan, dan fleksibel. Rak
pajangan di toko harus dapat dipindahkan, meja kantor dan partisi yang modular, dan rak di
gudang dibuat di pabrik (tinggal pasang). Agar dapat mengatasi perubahan model produk
secara cepat dan mudah, dan masih dalam tingkat produksi yang memadai, manajer operasi
harus memberikan fleksibilitas dalam desain tata letak. Untuk mendapatkan fleksibilitas
dalam tata letak, para manajer melatih pekerja mereka saling bersilang, merawat peralatan,
menjaga investasi tetap rendah, menempatkan sel kerja secara berdekatan, dan
menggunakan peralatan yang kecil dan mudah dipindahkan.
2.4.1 Tipe-Tipe Tata Letak
Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2001, p272) keputusan mengenai tata letak
meliputi penempatan mesin pada tempat yang terbaik (dalam pengaturan produksi), kantor
dan meja-meja (pada pengaturan kantor) atau pusat pelayanan (dalam pengaturan rumah
sakit atau department store). Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran
bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini,
beragam pendekatan telah dikembangkan. Di antara pendekatan tersebut, akan dibahas
enam pendekatan tata letak:
1. Tata letak dengan posisi tetap – memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang
besar dan memakan tempat, seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.
8
2. Tata letak yang berorientasi pada proses – berhubungan dengan produksi dengan
volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job shop”, atau produksi
terputus).
3. Tata letak kantor – menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan
ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.
4. Tata letak ritel – menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku
pelanggan.
5. Tata letak gudang – merupakan paduan antara ruang dan penanganan bahan baku.
6. Tata letak yang berorientasi pada produk – mengusahakan pemanfaatan maksimal
atas karyawan dan mesin – mesin pada produksi yang berulang atau berkelanjutan.
Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan
secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni.
Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan
beberapa hal berikut:
1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan
digunakan meliputi ban berjalan, cranes, juga kereta otomatis untuk mengirim dan
menyimpan bahan.
2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan
hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan
diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan
sebagai keamanan yg mengatasi beberapa masalah.
3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan
keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran
udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.
9
4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat
difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan
tentang jarak, juga keputusan akan dibuatnya kantor pada ruangan terbuka
menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan
pribadi.
5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan
unik yang berkaitan dengan pemindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah
tertentu untuk didekatkan satu sama lain. Sebagai contoh, memindahkan leburan
baja akan lebih sulit dibandingkan dengan memindahkan baja dalam keadaan dingin.
2.4.2 Tata Letak Gudang
Menurut Jay Hezer dan Berry Render (2006, p468) tata letak gudang adalah Sebuah
desain yang mencoba meminimalkan biaya total dengan mencari paduan yang terbaik antara
luas ruang dan penanganan bahan.
Tujuan tata letak gudang (warehouse layout) adalah untuk menemukan titik optimal
di antara biaya penanganan bahan dan biaya – biaya yang berkaitan dengan luas ruang
dalam gudang. Sebagai konsekuensinya, tugas manajemen adalah memaksimalkan
penggunaan setiap kotak dalam gudang yaitu memanfaatkan volume penuhnya sambil
mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah. Biaya penanganan bahan adalah
biaya - biaya yang berkaitan dengan transportasi barang masuk, penyimpanan, dan
transportasi bahan keluar untuk dimasukkan dalam gudang.
2.5 Pengertian Gudang
Menurut John Warman (2004, p5) Gudang (kata benda) adalah bangunan yang
dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) ialah kegiatan
menyimpan dalam gudang.
10
Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang
berupa raw material, barang work in process atau finished good. Dari kata gudang maka
didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan
dengan gudang. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) kegiatan
tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan) dan
information transfer (transfer informasi).
2.5.1 Peran dan Fungsi Gudang
Menurut Ahmad Arwani (2009, p23) peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga
fungsi:
1. Fungsi penyimpanan (strorage and movement)
Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik
bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi. Tujuan dari manajemen adalah
bagaimana menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan
produk dengan biaya tertentu.
2. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full filment)
Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau suplier dan memenuhi permintaan
dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik.
Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk
dan siklus order yang reasonable.
Sistem ini akan menurunkan biaya, karena pengiriman dari manufaktur bisa dibuat
secara berkala, cukup dengan kuantitas truk atau mobil boks. Dengan menyimpan
stok dalam jumlah tertentu, akan membantu manufaktur dari permintaan yang
fluktuatif.
3. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)
11
Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan
dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada
pelanggan sebagai titik penjualan (point of sale).
Fungsi ini tercipta sebagai akibat dari karakterisitk biaya transportasi. Pengiriman
dalam jumlah besar, secara ekonomis lebih murah biayanya dibanding dengan
pengiriman dalam skala lebih kecil. Dalam sistem tertentu, fungsi distribusi dan
konsolidasi menjadi fungsi utama dari gudang distribusi.
2.5.2 Tujuan Fasilitas Pergudangan dan Fungsi Penyimpanan (Storage)
Tujuan dari penyimpanan dan fungsi gudang yaitu untuk memaksimalkan utilitas
sumber-sumber yang ada ketika memenuhi keinginan konsumen dan juga untuk
memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen dengan kendala-kendala sumber yang ada.
Sumber-sumber penyimpanan dan pergudangan yaitu ruang, peralatan, dan tenaga kerja.
Permintaan konsumen untuk penyimpanan dan fungsi pergudangan dapat dilakukan secepat
mungkin dan dalam kondisi yang baik. Maka, dalam mendesain fungsi penyimpanan dan
pergudangan sedapat mungkin harus memenuhi tujuan berikut yaitu:
1. Maksimalisasi penggunaan ruang
2. Maksimalisasi penggunaan peralatan
3. Maksimalisasi penggunaan tenaga kerja
4. Maksimalisasi akses ke seluruh barang yang disimpan
5. Maksimalisasi perlindungan untuk seluruh barang yang disimpan
Perencanaan fasilitas penyimpanan dan pergudangan mengikuti secara langsung dari tujuan
tersebut. Perencanaan untuk penggunaan peralatan secara maksimum membutuhkan
pemilihan peralatan yang tepat. Untuk tujuan ketiga, maksimalisasi penggunaan tenaga
kerja, termasuk di dalamnya yaitu menyediakan pelayanan tenaga kerja yang dibutuhkan.
Perancanaan untuk maksimalisasi akses barang yang disimpan adalah kebutuhan layout yang
12
lain. Perencanaan untuk perlindungan secara maksimum dari barang yang ada mengikuti
secara langsung dari penyimpanan barang dengan tempat yang memadai dengan peralatan
yang sesuai oleh pekerja yang terlatih dalam layout yang terancang dengan baik.
2.5.3 Tipe – Tipe Gudang
Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) dalam bukunya
menyebutkan beberapa macam tipe gudang, yaitu:
1. Manufacturing plant warehouse
Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi di
dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan
material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan
pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung
ke konsumen.
Menurut John Warman (2005, p6), manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi
lagi menjadi:
• Gudang Operasional
Gudang operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan sparepart
yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi. Dalam gudang
operasional ini dapat pula disimpan barang-barang work in process.
• Gudang Perlengkapan
Gudang perlengkapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan
perlengkapan yang akan digunakan untuk memperlancar proses produksi.
Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi
tidak akan ditemui di finished good, karena barang ini hanya berfungsi
membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan
13
dikembalikan ke gudang perlengkapan. Biasanya berada dekat dengan line
produksi.
• Gudang Pemberangkatan
Gudang pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan
barang yang telah menjadi finished good. Dari gudang inilah nantinya finished
good akan dikirimkan keluar, baik ke distributor atau retailer. Gudang ini dapat
juga disebut gudang finished good.
• Gudang Musiman
Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil dan hanya ada pada
saat gudang-gudang baik operasional dan pemberangkatan penuh. Gudang ini
biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu
tertentu. Di gudang ini dapat disimpan apa saja mulai dari raw material hingga
finished good.
2. Central warehouse
Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi di dalam central warehouse
meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse, langsung dari
pabrik, atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman
barang jadi ke distribution warehouse.
3. Distribution warehouse
Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini meliputi
penerimaan barang jadi (dari central warehouse, pabrik, atau supplier),
penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapan barang
yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang distribution
warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.
4. Retailer warehouse
14
Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat dikatakan
gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.
2.5.4 Operasi – Operasi Pergudangan
Pergudangan terdapat tiga fungsi utama yaitu movement (perpindahan), storage
(penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).
1. Movement (Perpindahan)
Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah
memperbaiki perputaran inventory dan dan mempercepat proses pesanan dari
produksi hingga ke pengiriman utama.
Menurut Holy Icun Yunarto (2005) fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-
aktivitas yang meliputi:
• Receiving (Penerimaan)
Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-
aktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas yang diterima
dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan
dengan penerimaan barang di gudang
• Putaway
Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang
penyimpanan.
• Customer Order Picking
Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari
lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman.
• Packing
Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang akan dikirim ke
konsumen.
15
• Cross Docking
Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke
lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.
• Shipping
Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi proses pembuatan
dokumen barang yang akan dikirim.
2. Storage (Penyimpanan)
Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang merupakan barang
baku ataupun barang hasil produksi. Penyimpanan barang dilakukan di dalam
gedung gudang. Gudang finished good dan sparepart dapat menjadi satu atau dapat
dipisahkan.
3. Information Transfer (Transfer Informasi)
Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi mengenai stock
barang yang ada di gudang atau informasi-informasi lain yang berguna, informasi ini
dapat merupakan informasi untuk pihak diluar gudang atau pihak gudang sendiri.
2.6 Klasifikasi Produk
Gudang seperti kegunaannya secara umum merupakan suatu tempat untuk
menyimpan benda. Benda yang disimpan dalam gudang ini dapat pula disebut sebagai
persediaan atau inventory. Secara umum persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan dua
hal yang umum, yaitu klasifikasi persediaan berdasarkan fungsi dari barang dalam gudang
dan klasifikasi persediaan berdasarkan kecepatan arus aliran barang.
1. Klasifikasi Persediaan Berdasarkan Fungsi Barang.
Dalam dunia industri persediaan yang disimpan dalam gudang dapat bermacam-
macam fungsinya. Dalam klasifikasi ini gudang akan dibagi-bagi sesuai dengan
barang apa yang disimpan dalam gudang tersebut. Secara umum, berdasarkan
16
fungsi fisiknya, persediaan dapat dibagi menjadi empat fungsi utama. Keempat
fungsi persediaan tersebut adalah:
• Sebagai Raw Material
Raw material merupakan barang yang akan diproses dan diberi nilai tambah
untuk kemudian dapat dijual dan dipasarkan kepada konsumen dengan nilai
yang lebih tinggi. Raw material dapat berbeda-beda untuk setiap perusahaan
tergantung jenis usaha dan tujuan usahanya.
Barang yang menjadi raw material di suatu perusahaan belum tentu manjadi raw
material pula di perusahaan lain. Dapat saja raw material disuatu perusahaan
menjadi finished good di perusahaan lain. Misalnya, dalam perusahaan roti,
barang yang menjadi raw material di perusahaan itu adalah tepung, akan tetapi
bagi sebuah pabrik tepung, tepung adalah sebuah finished good yang dihasilkan
dari proses-proses rumit yang mengubah biji gandum menjadi tepung.
• Sebagai Work In Process
Barang Work in Process dalam bahasa sehari-hari dikenal dengan nama barang
setengah jadi. Barang Work in Process ini adalah raw material yang dikenai
proses untuk menjadi suatu produk hanya saja belum selesai, atau dapat
dikatakan masih setengah jalan.
• Sebagai Finished Good
Finished goods merupakan barang yang siap nuntuk disajikan atau siap
untuk dipasarkan kepada konsumen. Finished goods ini merupakan
barang yang diperoleh dari bahan dasar berupa raw material yang telah
diproses dan diberi nilai tambah.
• Sebagai Sparepart atau Peralatan
Peralatan atau sparepart adalah barang yang tidak memberikan nilai tambah
kepada suatu raw material untuk menjadi finished goods, akan tetapi sparepart
17
akan sangat berguna sekali untuk mendukung kelancaran proses pemberian nilai
tambah kepada raw material untuk menghasilkan finished goods.
Contohnya pada perusahaan kertas peralatan yang digunakan untuk membentuk
kertas A4 adalah sebuah pisau potong, dalam hal ini pisau potong merupakan
peralatan yang digunakan untuk memberikan nilai tambah dari kertas yang
berupa kertas gelondongan untuk kemudian diproses menjadi berukuran A4.
Dalam hal ini peralatan dapat pula seluruh barang yang digunakan untuk
keperluan maintenance mesin atau perlatan untuk memproses finished goods.
2. Klasifikasi Persediaan jika Dipandang Dari Aliran Arus Barang
Dalam gudang baik gudang yang merupakan gudang raw material, gudang WIP,
gudang finished goods ataupun gudang sparepart pasti akan terdapat perbedaan
arus aliran barang-barang yang ada didalamnya. Dalam suatu gudang, misalnya
gudang finished goods ada terdapat bermacam-macam finished goods yang
disimpan dalam gudang tersebut yang berbeda jenisnya. Dengan adanya perbedaan
jenis tersebut maka aliran setiap barang tidak akan sama.
Dalam klasifikasi ini persediaan akan dipandang berdasarkan aliran barang
tersebut apakah barang tersebut termasuk barang-barang fast moving, medium
moving atau slow moving.
• Barang Fast Moving
Barang-barang yang disebut sebagai fast moving adalah barang dengan aliran
yang sangat cepat, atau dengan kata lain barang fast moving ini akan berada di
gudang dalam waktu yang sangat singkat.
• Barang Medium Moving
Barang medium moving adalah barang-barang yang aliran barangnya sedang-
sedang saja, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Biasanya barang ini akan
18
berada di gudang dalam waktu yang relatif lebih lama jika dibandingkan dengan
barang-barang fast moving.
• Barang Slow Moving
Barang-barang slow moving merupakan barang dengan arus aliran barang yang
sangat lambat, sehingga biasanya barang-barang yang slow moving ini akan
tersedia di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama.
Aliran barang ini harus sangat diperhatikan dalam menjalankan manajemen
pergudangan karena hal ini akan sangat menentukan apakah suatu gudang telah
digunakan secara efektif atau belum. Dengan memperhatikan kecepatan aliran
barang tersebut diharapkan aliran barang yang ada di gudang menjadi lancar. Untuk
barang fast moving dijaga agar stock digudang tidak kehabisan sehingga tidak
mengecewakan konsumen, sedangkan untuk barang yang slow moving dijaga agar
tidak terjadi penumpukan barang yang tidak perlu sehingga kapasitas gudang dapat
digunakan sebaik dan seefektif mungkin.
2.7 Proses dalam Pergudangan
Berikut adalah proses-proses yang ada dalam pergudangan.
2.7.1 Penerimaan Barang
Ada beberapa pandangan yang menyebutkan bahwa proses penerimaan barang
memegang peranan penting bagi keseluruhan proses pergudangan. Kesalahan yang terjadi
pada saat awal akan berimbas pada bagian yang lain, bahkan dapat merugikan konsumen.
Untuk mencegahnya, perlu dibuat penjadwalan yang baik dengan memperkirakan jumlah
barang yang akan masuk ke gudang. Pemberian prioritas pada beberapa jenis barang juga
akan meningkatkan produktivitas dari pekerjaan. Dalam proses penerimaan, terdapat
beberapa aktivitas sebagai berikut:
• Menyediakan area khusus yang ideal untuk pembongkaran barang dari kendaraan.
19
• Mencatat waktu kedatangan dan nomor kode barang.
• Menerima surat jalan barang dan mencocokkannya dengan perintah kerja.
• Mempersiapkan kendaraan untuk melakukan pembongkaran muatan.
• Membongkar muatan.
• Memeriksa dan mencatat jumlah barang, kondisi, dan kerusakan yang mungkin
timbul.
• Memindahkan muatan dari area penerimaan ke lokasi yang sudah ditentukan.
2.7.2 Product Coding
Setiap perusahaan memiliki metode tertentu untuk mengidentifikasi produk-
produknya menggunakan suatu sistem pengkodean. Sistem tersebut dapat bersifat unik
(mis: Sistem MESC pada perusahaan Shell yang memakai 10 nomor kode) atau mengikuti
standar tertentu (mis: Pemakaian bar code labelling di produk industri makanan). Faktor-
faktor yang menjadi alasan pemakaian kode barang adalah:
• Mempermudah identifikasi produk.
• Menghindari terjadinya duplikasi stok.
• Mempermudah pihak luar seperti konsumen atau distributor untuk mengenali
produk.
• Mengetahui lokasi barang di gudang.
2.7.3 Penyimpanan Barang
Dalam penyimpanan barang di gudang terdapat beberapa tehnik yang terdiri dari
tata letak barang dan racking system.
Tata letak barang dalam gudang atau biasanya disebut dengan layout barang
merupakan suatu metode peletakan barang dalam gudang untuk mempermudah,
20
mempercepat dan meningkatkan efisiensi dari gudang tersebut dalam menampung barang
maupun mengalirkan permintaan barang kepada pihak yang melakukan permintaan. Pihak
yang melakukan permintaan ini dapat dibagi menjadi internal customer atau external
customer. Internal customer adalah pelaku demand yang berada dalam suatu perusahaan
yaitu departemen lain dalam perusahaan. Sedangkan external customer adalah konsumen
dalam pengertian secara umum yaitu pihak pelaku demand yang berasal dari luar
perusahaan.
Racking System adalah suatu cara untuk meningkatkan kapasitas tanpa melakukan
pelebaran gudang. Selain itu juga dapat digunakan untuk melakukan pengelompokan barang
sehingga gudang telihat lebih teratur tanpa membutuhkan tempat yang terlalu luas.
2.7.3.1 Tata Letak Barang
Dalam melakukan pengaturan tata letak barang di gudang terdapat beberapa hal
yang harus diperhatikan. Menurut John Warman (2004, p69) hal yang harus diperhatikan
dalam melakukan pengaturan tata letak gudang adalah sistem pengukuran kecepatan yang
baik dan sistem pengendalian yang baik. Sistem pengukuran kecepatan akan melihat barang
berdasakan klasifikasi kecepatan arus aliran barang dimana barang akan dibagi menjadi 3
macam yaitu slow moving, medium moving dan fast moving. Dengan melihat ketiga macam
barang di atas maka akan dapat dilakukan pengendalian barang dengan baik.
Untuk barang-barang slow moving hendaknya diletakan di bagian gudang yang
paling sulit untuk dijangkau, dengan alasan karena barang ini sangat jarang mengalami
perpindahan barang. Sedangkan untuk barang-barang fast moving biasanya diletakan di
bagian yang cukup terbuka sehingga dapat memudahkan dalam melakukan pengambilan
barang. Dengan melakukan peletakan barang seperti di atas maka pengendalian dalam
melakukan pengambilan barang akan lebih mudah, sehingga efisiensi gudang akan menjadi
tinggi.
21
Dalam sebuah dunia nyata tidak akan ada gudang yang sama persis untuk satu
perusahaan dan perusahaan lain, ini dipengaruhi oleh jumlah item yang diproduksi
perusahaan, item yang menjadi slow moving atau fast moving dan kapasitas gudang dari
masing-masing perusahaan.
2.7.3.2 Racking System
Tujuan dari sistem rak yang utama adalah untuk meningkatkan kapasitas gudang
tanpa harus melakukan pelebaran gudang. Hal ini disebabkan karena dengan menggunakan
sistem rak kita akan melakukan penyusunan barang dengan konsep bertingkat, dengan kata
lain kita melakukan pemanfaatan ketinggian untuk memperbanyak kapasitas dari gudang.
Rak dalam konsep ini dapat terdiri dari dua macam rak yaitu:
a. Rak Permanen
Rak permanen yaitu rak yang memiliki konstruksi bangunan yang permanen, dengan
kata lain rak permanen tidak akan dapat dipindah-pindahkan jika diperlukan di
bagian lain. Kalaupun rak ini dapat dipindahkan atau dibongkar akan membutuhkan
biaya yang besar, karena rak ini sudah menjadi bagian tetap dari gudang.
b. Rak Sementara
Rak sementara terdiri dari konstruksi rak yang dapat dipindah-pindah atau dibongkar
jika sudah tidak diperlukan. Rak sementara biasanya digunakan jika layout suatu
gudang belum pasti dan sering megalami perubahan yang disebabkan oleh hal-hal
yang menjadi keterbatasan perusahaan.
22
Salah satu bentuk rak sementara ada pada gambar berikut :
Sumber : John Warman, p103
Gambar 2.1 Rak Sementara
2.7.4 Pencarian dan Pengambilan Barang
Ada dua jenis metode dalam pengambilan barang dari ruang penyimpanan,yaitu:
a. Manual methods
1. Basic order picking
• Petugas pengambil barang bergerak menuju tumpukan barang menggunakan
peralatan/kendaraan yang tersedia, baik untuk jalur aisle sempit ataupun lebar.
• Pola jalur pengambilan barang dapat bervariasi, baik dengan pola pengambilan
seperti ular yang jalurnya U, zigzag, dan pola switch. Tingkat efisiensinya
berbeda-beda, misalnya: Dengan pola pengambilan ular, operator akan bergerak
mengelilingi satu aisle dan akan berlanjut ke aisle yang lain, dimana hal ini
efektif untuk pola jalur U. Sedang dengan pola pengambilan switch, operator
bergerak dari aisle rak yang satu menuju ke aisle dari rak yang lain.
23
• Pola pengambilan barang ini akan berdampak pada waktu pengambilan barang,
terutama pada operasi yang memiliki banyak aktivitas pengambilan barang.
2. Batch picking or pick by line
Dimana banyak order yang dikelompokkan menjadi satu. Operator akan mengambil
banyak order dalam sekali pengambilan dengan menggunakan hand pallet truck.
3. Zone picking
Dimana area pengambilan barang ini dibagi menjadi beberapa wilayah dengan
menempatkan operator pada setiap wilayah itu. Jika satu order telah diambil, maka
akan diteruskan ke wilayah yang lain.
4. Wave picking
Dimana barang dari semua wilayah akan diambil pada waktu bersamaan, kemudian
jenis barang tersebut akan dipisah sesuai dengan permintaan dari setiap customer.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, pengambilan barang seringkali menjadi
penyebab biaya yang utama yang kemudian mempunyai dampak langsung terhadap biaya
keseluruhan dalam menjalankan kegiatan pergudangan.
Berikut tentang peningkatan pengambilan dalam gudang:
• Mempercepat waktu pengambilan barang, contoh: dengan menggunakan
powered pallet trucks dan menempatkan barang di tempat yang tidak terlalu
tinggi.
• Mengurangi jarak tempuh, contoh: memisahkan barang dalam kategori fast,
medium, dan slow moving.
• Mengambil beberapa jenis barang sekaligus.
• Membawa barang ke operator menggunakan convenyor.
b. Automated picking methods
24
Metode ini menggunakan mesin-mesin otomatis statis (berada pada satu tempat
saja). Berikut ini merupakan beberapa di antaranya:
• Robotics, mirip dengan konsep lengan robot di jalur perakitan pada industri
manufaktur.
• Carousels. Mesin yang digerakkan komputer ini berbentuk seperti komedi putar
dengan rak-rak barang di sekelilingnya. Barang akan diletakkan ke dalam rak,
lalu rak akan bergerak secara vertikal menuju lokasi tertentu. Di tempat itu akan
ada operator yang menunggu untuk mengambil barang. Carousels memiliki
produktivitas yang rendah (1-3000 item/jam), namun memiliki akurasi yang
tinggi.
• Conveyors/Sorters. Barang akan diletakkan oleh operator di atas ban berjalan.
Lalu barang akan bergerak menuju alat pemisah (sorters), yang akan
memisahkan barang-barang ke dalam jenis-jenis tertentu sesuai order. Sorters
memiliki tingkat produktivitas yang tinggi, dapat mencapai 18000 item/jam.
2.7.5 Pengeluaran barang
Kegiatan ini merupakan tahapan terakhir dalam proses pergudangan. Aktivitas-
aktivitas dalam tahap pengeluaran adalah sebagai berikut:
• Memeriksa surat perintah pengeluaran dan mencocokkan dengan surat jalan yang
dibawa oleh pihak pengambil barang.
• Memeriksa dan mencatat kondisi barang yang akan dikeluarkan, serta kerusakan
yang mungkin timbul.
• Mempersiapkan area pemuatan barang.
• Mempersiapkan kendaraan pengangkut.
• Mengeluarkan barang dari ruang penyimpanan dan memuat ke kendaraan
25
• Memberi segel pengaman pada barang muatan (disaksikan oleh pengambil barang).
• Meminta tanda tangan pengambil barang.
• Mencatat waktu keberangkatan barang dan nomor segel pengamannya.
2.8 Masalah Tata Letak
Tata letak gudang merupakan pertimbangan penting bagi perencana fasilitas karena
cenderung naiknya biaya untuk meminjam, menyewa atau membeli. Seperti tata letak mesin,
tata letak gudang yang baik harus menggunakan ruang penyimpanan yang ada untuk
meminimalisasi biaya penyimpanan dan pemindahan bahan. Beberapa faktor yang menjadi
pertimbangan dalam perencanaan tata letak gudang adalah bentuk dan ukuran aisle, tinggi
gudang, lokasi dan orientasi area docking, tipe rak yang digunakan serta otomatisasi yang
terlibat dalam penyimpanan atau pengambilan.
2.8.1 Perencanaan Layout Penyimpanan
Tujuan dari perencanaan layout dari bagian penyimpanan atau gudang yaitu:
1. Untuk efektivitas dari penggunaan ruang
2. Memberikan material handling yang efisien
3. Untuk meminimalkan biaya penyimpanan ketika memenuhi pelayanan pada level
tertentu
4. Untuk memberikan fleksibilitas maksimum
5. Untuk menyediakan pengaturan rumah tangga produksi yang baik
Untuk melengkapi dan memenuhi tujuan ini, maka beberapa prinsip atau faktor atau
kriteria untuk penerapan area penyimpanan harus diintegrasikan. Faktor-faktor tersebut
antara lain:
- Faktor komoditi
- Faktor Space utilization
26
Faktor komoditi sendiri dapat dibagi menjadi 4 kriteria yaitu :
1. Popularity (popularitas)
Hukum Pareto menyatakan, “85% kesejahteraan di dunia dimiliki atau
dipegang oleh 15% orang “. Hukum Pareto ini seringkali diterapkan pada popularitas
dari material yang disimpan. Biasanya, 85% turn over material hanya dilakukan oleh
15% material yang disimpan. Untuk memaksimalkan pengambilan, maka 15%
material popular harus disimpan dengan jarak tempuh yang minimal. Dalam
kenyataannya, material disimpan sehingga jarak tempuh (jangkauan) berkebalikan
secara relative dengan popularitas material. Jarak tempuh ini dapat diminimalkan
dengan menyimpan item popular pada daerah atau area penyimpanan (deep storage
area) dan menempatkan material untuk meminimalkan jarak tempuh total. Pada
gambar dapat dilihat bahwa dengan menyimpan material dalam bentuk deep storage
(penataan bertingkat) maka jarak tempuh ke material lain lebih kecil daripada
material yang disimpan dalam shallow areas (penataan melebar). Apabila material
memasuki dan meninggalkan gudang dari titik yang sama maka material yang
popular dapat diposisikan sedekat mungkin dengan titik tersebut. Selanjutnya apabila
material memasuki dan meninggalkan area gudang dari titik yang berbeda dan
diterima serta dikirimkan dalam jumlah yang sama, material yang paling popular
harus diposisikan sepanjang rute secara langsung diantara titik kedatangan dan
keberangkatan. Hal ini juga berlaku untuk kondisi sebaliknya yaitu area masuk dan
pergi berbeda dan jumlah penerimaan serta pengiriman berbeda, maka material
yang paling popular memiliki rasio penerimaan ataupun pengiriman terkecil dan
ditempatkan dekat dengan titik pengiriman sepanjang rute yang langsung dilewati
antara titik masuk dan keluar tersebut. Akhirnya material yang popular memiliki rasio
pengiriman atau penerimaan terbesar sehingga harus diposisikan dekat dengan titik
penerimaan sepanjang rute langsung yang dilewati antara titik masuk dan keluar
27
(rasio penerimaan atau pengiriman tidak lebih dari rasio jarak tempuh untuk
penerimaan dan jarak tempuh untuk pengiriman suatu material)
Sumber : http://digilib.petra.ac.id
Gambar 2.2 Penyimpanan Barang berdasarkan Popularity
2. Similarity ( kesamaan )
Prinsip kedua dari pengaturan layout penyimpanan yaitu berdasarkan
kesamaan dari material yang disimpan. Dengan menyimpan komponen yang memiliki
kesamaan maka jarak tempuh untuk order pengambilan maupun penerimaan dapat
diminimumkan.
3. Size ( ukuran )
Memiliki komponen kecil yang disimpan dalam ruang yang didesain untuk
komponen besar adalah tindakan pemborosan. Umumnya, sering dijumpai bahwa
komponen yang besar tidak dapat disimpan pada rak (sesuai dengan popularitasnya
atau kesamaan) karena tidak muat. Untuk mengurangi hal ini maka, variasi dari
ukuran lokasi penyimpanan harus diberikan. Apabila kendala yang dihadapi adalah
28
ketidakpastian ukuran dari material yang disimpan maka rak yang adjustable (dapat
dipindahkan atau diatur sesuai dengan keinginan) dapat digunakan untuk mengatasi
hal itu. Secara umum, material berat dan berjumlah banyak harus disimpan dekat
dengan titik pemakaian. Maka, perancangan dari ruangan juga berdasarkan dari
kemudahan penanganan dan popularitas dari komponen. Apabila dijumpai dua
komponen yang sama popular, sama banyak maka komponen yang paling mudah
pemindahannya akan ditempatkan dekat dengan titik pemakaiannya. Apabila salah
satu komponen lebih popular dari komponen lainnya tapi komponen yang kurang
popular itu ternyata penanganannya lebih mudah maka harus dibandingkan (trade
off) untuk menentukan posisi komponen tersebut. Jika ukuran dari komponen
menjadikan beban lantai bermasalah maka komponen yang lebih berat disimpan
pada area yang memiliki beban terendah. Komponen ringan, mudah dipindahkan
harus disimpan pada area yang memiliki beban lebih besar.
4. Characteristics (karakteristik)
Karakteristik dari komponen yang disimpan dan ditangani seringkali
berlawanan dengan metode yang diindikasikan oleh popularitas, kesamaan, dan
ukuran mereka. Beberapa karakteristik komponen yang penting yaitu:
a. Perishable materials (komponen yang mudah rusak).
Komponen ini membutuhkan penanganan kontrol lingkungan yang serius dan
juga penentuan shelf life harus dipertimbangkan.
b. Oddly shapped and crushable items (komponen bentuk khusus dan mudah
rusak).
Komponen tertentu tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang
tersedia. Pada komponen dengan bentuk khusus tersebut membutuhkan
penanganan yang cenderung bermasalah karena jika komponen tersebut harus
disimpan maka dibutuhkan ruang khusus yang terbuka untuk
29
penyimpanannya. Apalagi jika komponen tersebut mudah rusak atau dapat
rusak karena ketidaksesuaian kelembaban maka metode penyimpanan dan
satuan unit penyimpanan harus disesuaikan.
c. Hazarduous materials (komponen berbahaya).
Komponen seperti cat, varnish dan bahan kimia yang mudah terbakar
membutuhkan penyimpanan yang terpisah. Kode keselamatan harus dicek dan
langsung diikuti oleh seluruh komponen yang mudah terbakar atau meledak.
Asam dan komponen berbahaya lainnya harus dipisahkan untuk mengurangi
kecelakaan terhadap pekerja.
d. Security items (komponen dengan pengamanan khusus).
Hampir semua komponen dapat hilang. Untuk komponen dengan pengamanan
khusus seringkali menjadi target yang mudah hilang. Komponen ini sebaiknya
diberikan perlindungan tambahan didalam area penyimpanan.
e. Compatibility (kecocokan atau kesesuaian).
Beberapa bahan kimia tidak berbahaya disimpan sendiri, tapi mudah menguap
jika bercampur dengan unsur lain. Beberapa material tidak membutuhkan
penyimpanan khusus tapi dapat dengan mudah terkontaminasi dengan
material lain apabila ditempatkan bersama-sama. Maka perlu dipertimbangkan
penyimpanan bercampur ini agar tidak menemui permasalahan.
2.8.2 Perencanaan Layout Fasilitas
Pengembangan terhadap layout warehouse merupakan proyek yang kompleks
karena layout tersebut mempunyai pembatas-pembatas seperti ukuran dan ruang untuk
kolom, arah dan ukuran tempat penerimaan, tinggi plafon, bentuk bangunan serta kondisi
geografik.
30
Perancangan untuk peralatan layout fasilitas untuk bangunan yang sudah ada
merupakan pekerjaan yang lebih rumit karena rak dan peralatan pemindah bahan harus
sesuai dengan bangunan. Sebuah bangunan yang sudah ada mempunyai beberapa konstrain
terhadap layout peralatan. Beberapa diantara konstrain tersebut adalah ukuran dan jarak
antar kolom bangunan, arah bentangan, tinggi langit-langit, tinggi dan lokasi pintu, kondisi
lantai, lokasi truck yard, area kantor dan pendukung lainnya, lokasi dari sumber listrik dan air
serta penghalang yang ada (pipa, cerobong, dan pemanas atau pendingin ruangan).
Selama proses layout peralatan, kolom bangunan muat dengan ruang antara bagian
rak. Untuk merancang pengaturan dari rak maka harus memperhatikan jarak antar kolom
dan dapat menyediakan lintasan yang memadai untuk pemindahan bahan.
2.8.3 Prinsip Jalan Lintasan (aisles)
Prinsip ini diterapkan dalam area kunci fungsi warehouse. Area fungsi tersebut
adalah fungsi penerimaan, transportasi, pembukaan, penyortiran, penghitungan,
penyimpanan, order pick, pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Layout aisle warehouse
yang layak adalah meningkatkan produktivitas transportasi operator warehouse, mengurangi
resiko kerusakan barang dan peralatan, dan memudahkan perpindahan peralatan dan
operator diantara fungsi tersebut. Dengan dimensi aisle tersebut, maka operasi warehouse
memperoleh produktivitas yang memuaskan, pengurangan rusaknya barang dan peralatan,
menjadi lebih untung, dan menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.
Bentuk dan ukuran aisle tergantung oleh :
1. tipe peralatan pemindah bahan yang digunakan.
2. tipe dari rak yang digunakan.
Bila yang digunakan adalah forklift, maka dapat dipilih aisle sempit. Sedangkan bila
yang digunakan adalah traktor maka diperlukan aisle lebar. Apabila digunakan rak dua sisi
31
maka setiap rak harus dipisahkan untuk memudahkan penyimpanan atau pengambilan.
Pengaturan ini akan menambah ruang untuk aisle tapi mengurangi ruang penyimpanan.
2.9 Steps Of The Framework
Untuk mendesain layout sebuah gudang, ada beberapa langkah yang harus
dilakukan, yaitu sebagai berikut:
1. Menentukan jenis dan tujuan dari sebuah gudang.
Jenis dan tujuan dari sebuah gudang harus ditentukan terlebih dahulu,
apakah gudang tersebut merupakan pusat distribusi, gudang manufaktur, atau
gudang umum. Hal ini dilakukan agar dapat membantu perancang dalam
menentukan level operasi yang diharapkan beserta persyaratan desain yang akan
dibuat.
2. Meramalkan dan menganalisa dari permintaan yang diharapkan.
Langkah ini adalah syarat untuk menetapkan kapasitas dari sebuah gudang
dan menyiapkan informasi yang akan digunakan dalam menentukan inventory levels,
peralatan, dan juga lokasi penyimpanan barang. Dalam langkah yang kedua ini,
termasuk didalamnya perkiraan dan identifikasi hal-hal berikut:
• Permintaan barang yang tinggi dan rendah.
• Tren dan perubahan pola permintaan.
• Persentase dari barang yang dapat dipesan utuh dan sebagian.
• Variasi permintaan.
• Persentase permintaan lokal dan pasar umum.
• Identifikasi barang-barang yang bersifat musiman, dan waktu pada saat mereka
mencapai puncak dan rendah.
• Volume order.
3. Menentukan kebijakan operasi.
32
Operasi yang terjadi didalam gudang harus diteliti apabila mempengaruhi
layout dari desain yang akan dibuat.
4. Menentukan tingkat inventori.
Menentukan tingkat inventori untuk bermacam-macan jenis barang yang
disimpan dalam sebuah gudang juga merupakan keputusan operasional yang
mempengaruhi ukuran jalan lintasan, rak yang digunakan, serta memperkirakan
ruang yang dibutuhkan.
5. Class Formation.
Langkah ini akan dilakukan apabila sudah ditetapkan pada awal untuk
menggunakan kelas-kelas atau group-group dalam metode penyimpanannya.
Penggunaan metode kelas-kelas ini mengurangi waktu pengambilan komponen dan
jarak nya. Selain itu, pendistribusian nya pada seluruh area sebuah gudang
membantu mengurangi adanya sekat apabila barang atau komponen yang popular
tidak ditempatkan pada satu kelas tertentu namun juga disebarkan pada beberapa
kelas. Kelas-kelas ini dibentuk berdasarkan permintaan akan masing-masing barang,
karakteristik fisik, dan lain sebagainya.
6. Departementalization dan membuat layout umum.
Departementalization perlu dilakukan karena pada sebuah gudang memiliki
beberapa departemen atau bagian-bagian yang akan diatur pada langkah ini dengan
menggunakan informasi dari langkah pertama dan ke tiga di atas. Departemen
utama dari sebuah gudang berhubungan langsung pada fungsi utama yaitu seperti
bagian penerimaan, penyimpanan, packing, penyortiran, dan juga pengiriman.
Sedangkan beberapa fungsi lain, seperti penambahan nilai barang dan lain nya dapat
membentuk departemen tersendiri. Jumlah dan ukuran dari departemen dapat
dikurangi apabila beberapa fungsi dibentuk dalam satu departemen. Lokasi kantor
33
dan departemen lain nya dalam sebuah gudang seperti maintenance dan computer
dapat ditentukan setelah mengembangkan susunan departemen-departemen utama.
7. Menentukan dinding penyekat penyimpanan.
Bagian penyimpanan adalah departemen utama dalam sebuah gudang.
Biasanya ruang penyimpanan ini disekat menjadi ruang cadangan dan juga area
pengambilan barang untuk membantu operasi, dan untuk mengurangi perpindahan,
dan penghitungan faktor-faktor lain seperti permintaan barang serta jumlah dan tipe
dari unit loads. Sebagai contoh, area pengambilan barang dapat dibagi atau disekat
menjadi sub-sub area yang berhubungan dengan barang ukuran kecil dan ukuran
besar. Beberapa sub area dapat beroperasi secara mandiri atau digunakan untuk
tujuan tertentu seperti area penyimpanan barang yang sudah tidak terpakai.
8. Mendesain material handling yang digunakan, tempat penyimpanan, serta sistem
sortir.
Desain material handling, sortir ,dan system penyimpanan juga merupakan
aktivitas utama dalam sebuah gudang. Hal ini juga berhubungan langsung dengan
desain gudang serta jalan lintasan dan ruang yang digunakan. Keputusan yang
dihasilkan dalam langkah ini sangat banyak, termasuk didalamnya yaitu penentuan
metode penyimpanan, kedalaman penyimpanan, jenis dan dimensi unit loads, jumlah
dan kapasitas material handling, dimensi rak yang digunakan beserta
penyekatannya, dan lain sebagainya.
9. Mendesain jalan lintasan yang akan digunakan.
Penentuan jumlah jalan lintasan, lokasi lintasan, panjang dan kedalaman
lintasan adalah langkah penting dalam mendesain layout gudang, karena
berpengaruh pada ruang yang dibutuhkan, dan materal handling yang digunakan.
Sebagai contohnya, lintasan yang pendek dapat dijangkau oleh satu operator saja,
jadi lebar lintasan tidak perlu dibuat sangat lebar. Begitu pula sebaliknya, apabila
34
lintasan sangat panjang memerlukan beberapa operator dalam proses pengambilan
maupun penyimpanan barang, jadi diperlukan lintasan yang agak lebar, agar
operator yang saling berpapasan dapat melakukan aktivitasnya dengan lancar.
10. Menentukan ruangan sesuai dengan kebutuhan.
Pada langkah ini kita membuat perkiraan dari ruang yang dibutuhkan untuk
sebuah gudang. Perkiraan yang salah, di satu sisi akan mengakibatkan kondisi yang
sangat kacau, dan di sisi lain akan membuang ruangan secara percuma. Persyaratan
ruangan yang dibutuhkan untuk sebuah gudang tergantung pada banyak faktor,
diantaranya adalah tingkat inventori, jumlah serta ukuran dari jalan lintasan (aisles)
yang digunakan, jenis dan jumlah peralatan penyimpanan, serta kedalaman dan
ketinggian penyimpanan.
11. Menentukan jumlah dan lokasi dari Input dan Output points.
Jumlah dan lokasi dari Input dan Output points sangat mempengaruhi jarak
pengambilan dan waktu yang digunakan untuk aktivitas searching ,waktu yang
digunakan untuk proses penyimpanan, serta penentuan sekat. Input dan Output
points dibutuhkan untuk pembagian departemen, sistem sortir, lintasan, dan
peralatan yang digunakan seperti konveyor, dan lain sebagainya. Langkah ini akan
dilakukan setelah pengaturan departemen-departemen, desain lintasan, dan juga
pemilihan dan lokasi peralatan yang telah dilakukan pada langkah-langkah
sebelumnya. Input dan Output points dapat ditempatkan pada banyak tempat
seperti di tengah, ataupun di kedua titik akhir dari lintasan dengan tujuan untuk
meningkatkan kecepatan pengambilan barang, dan mengurangi perpindahan.Yang
terpenting, lokasi nya harus relatif terhadap pola aliran dari layout untuk menjaga
kemudahan searching komponen.
12. Menentukan jumlah dan lokasi dari pintu masuk(Docks).
35
Memiliki beberapa pintu masuk pada sebuah gudang sangat perlu agar dapat
mengakomodasi bermacam-macam model transportasi yang digunakan, dan juga
mencegah terjadinya delay. Pintu masuk (docks) sebaiknya berada pada beberapa
sisi dari sebuah gudang. Akan tetapi, lokasinya harus berhubungan dengan pola
aliran secara umum agar dapat mangatur perpindahan barang dengan baik.
13. Pengaturan penyimpanan.
Melakukan penyimpanan pada lokasi yang tepat adalah langkah yang sangat
penting dalam mendesain sebuah gudang, karena berpengaruh pada waktu dan
biaya perpindahan, serta produktivitas dari operator. Pada langkah ini, juga harus
melihat kembali hal-hal yang sangat berhubungan erat, antara lain penentuan lokasi
penyimpanan peralatan dalam area penyimpanan dan pengambilan, penempatan
barang dan kelas-kelas pada lokasi penyimpanan, serta pengaturan barang pada
masing-masing kelas.
14. Zone Formation.
Zone Formation merupakan pembagian area penyimpanan atau bagian-
bagian dari gudang menjadi areal-areal tertentu dimana seorang operator hanya
beroperasi pada areal yang sudah ditentukan. Hal ini merupakan sebuah contoh dari
kesesuaian yang dapat membantu meningkatkan kinerja pengambilan dan
penyimpanan. Jumlah, ukuran, dan komposisi dari tiap areal atau zona sangat
beragam, dan seharusnya sangat berhati-hati dalam menentukan susunannya, agar
menghindari meningkatnya perpindahan dan waktu pengambilan.
2.10 Stock Location System
Setelah perancangan area penyimpanan, sebuah sistem diperlukan untuk
mempermudah pencarian lokasi barang yang diinginkan. Pada dsarnya, system ini
36
menggunakan simbol atau angka yang secara akurat mengidentifikasi setiap titik pada
gudang. Contohnya : 112-12-3. Simbol ini diintepretasikan sebagai berikut :
- baris :112
- tumpukan :12
- tingkat : 3
Sumber : http://digilib.petra.ac.id
Gambar 2.3 Simbol Stock Location System
Dalam penerapan system ini pada perencanaan layout lantai pabrik, penomoran baris
penyimpanan dilakukan dari kiri ke kanan dan dari bawah keatas. Jika sejumlah bangunan
mempunyai area penyimpanan, semua area tersebut sebaiknya mempunyai penomoran dan
pengaturan yang sama, jadi orang yang telah beradaptasi dengan salah satu area
penyimpanan, dapat menemukan lokasi bila berada di area penyimpanan yang lain.
37
Sumber : http://digilib.petra.ac.id
Gambar 2.4 Stock Location System
2.11 Flow Process Inventory
Flow inventory adalah alur jalannya inventory tersebut dalam bisnis perusahaan. Jadi
dapat dikatakan bahwa bentuk dari flow process tersebut ditentukan dari bagaimana bentuk
dari bisnis perusahaan tersebut. Semakin kompleks bisnis maka flow process dari inventory
ini akan semakin panjang, sedangkan jika bisnis tidak kompleks maka flow process akan
pendek. Flow process inventory dapat digambarkan secara umum menjadi:
Sumber : http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=9&qual
Gambar 2.5 Flow Process Inventory
Gambar 2.5 merupakan gambaran secara umum dari flow process inventory.
Supplier merupakan mata rantai pertama dari flow process, dimana tugas utama dari
supplier adalah mendatangkan raw material dan sparepart. Raw material yang telah
38
didatangkan dan sparepart disimpan dalam gudang raw material atau gudang sparepart.
Untuk gambar di atas tidak digambarkan gudang raw material karena diasumsikan barang
dari supplier akan langsung di proses sehingga nantinya akan menghasilkan work in process
bahkan finished goods. Finished goods ini nantinya akan disimpan dalam gudang finished
goods untuk memenuhi customer demand.
2.12 Uraian Pekerjaan (Job Deskription)
Menurut John Warman (2004, p214-217) uraian perkerjaan digunakan untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya pergesekan. Dengan menggunakan job description
pekerjaan akan dirumuskan secara tertulis dan bersamaan dengan itu dinyatakan pula
keterkaitan dengan orang atau departemen lain.
Beberapa tujuan perlunya job description adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan tanggung jawab dan kewajiban yang melekat pada suatu jabatan dan
orang yang memegang jabatan tersebut.
2. Menetapkan hubungan dengan orang atau departemen lain.
3. Membantu memecahkan kesulitan dan salah pengertian.
4. Memberitahukan kecakapan dan pengetahuan yang disyaratkan untuk pekerjaan
tersebut.
5. Menyatakan batas tugas dan prosedur pergantian apabila sudah diperlukan.
6. Digunakan sebagai standar untuk menilai kelayakan seorang dalam kesempatan naik
pangkat.
7. Pangkal standar untuk seleksi dan penilaian prestasi.
8. Merupakan dasar untuk merencanakan pelatihan pejabat.
Job description harus ditetapkan untuk semua jabatan dalam organisasi, mulai dari
direktur sampai dengan karyawan. Yang terpenting adalah bahwa apa yang ditulis benar-
39
benar merupakan rumusan tugas orang yang berkaitan. Kesulitan yang biasanya timbul
adalah jika suatu sistem baru saja dilaksanakan. Jika seseorang sudah biasa dengan sistem
lama dan sudah menjadi nyaman dalam menjalankannya maka akan lebih sulit jika dibuat
sistem baru yang berbeda dengan sistem lama.
Job description akan mengurangi masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Job
description ini akan memberikan kerangka kerja dimana seseorang dapat mengembangkan
dirinya, juga menyoroti segala kelemahan organisasi. Sedangkan kelemahan tidak akan
nampak dalam bagan organisasi. Selain itu job description juga akan menunjukan batas-
batas dari semua jabatan dan kedudukan.
40
2.13 Kerangka Berpikir
Ya
Tidak
Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran
Analisa sistem pergudangan
- Sistem penerimaan barang dari pemasok - Sistem pembukuan dan product coding - Sistem penyimpanan barang
o Tata letak barang o Racking system
- Sistem pencarian dan pengambilan barang
- Sistem pengeluaran barang - Pengukuran waktu dan biaya kerusakan - Utilitas ruang gudang
Sistem pergudangan yang efektif
Sesuai harapan Stop
Perbaikan sistem pergudangan
- Sistem penerimaan barang dari pemasok - Sistem pembukuan dan product coding - Sistem penyimpanan barang
o Tata letak barang o Racking system
- Sistem pencarian dan pengambilan barang
- Sistem pengeluaran barang - Pengukuran waktu dan biaya kerusakan - Utilitas ruang gudang