bab 2 landasan teori 2.1 sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/asli/bab2/2008-1-00172-ka...
TRANSCRIPT
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1076), sistem
adalah:
1. Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas (sistem telekomunikasi, sistem pencernaan
makanan, sistem pernapasan, dan sistem peredaran darah dalam
tubuh.
2. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dsb; sistem
pemerintahan negara (demokrasi, totaliter, parlementer, dsb)
3. Metode, misalnya metode pendidikan (klasikal, individual, dsb)
Menurut Wilkinson (2000, p6), sistem adalah kumpulan
kelompok yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Pendapat lain mengenai sistem dikemukakan oleh Romney (2003,
p2) yakni kumpulan dari dua atau lebih komponen yang berhubungan
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Hampir semua sistem
dibagi lagi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil, masing-masing
menampilkan suatu fungsi spesifik yang penting dan mendukung sistem
yang lebih besar.
10
Sedangkan menurut Hall (2001, p8) sistem adalah sekelompok,
dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan.
Menurut O’Brien (2005, p8), sistem adalah suatu kumpulan dari
komponen yang berhubungan yang bekerja bersama untuk mencapai
suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalui
suatu proses transformasi yang terorganisasi.
Sedangkan menurut McLeod (2001, p9) sistem adalah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.
Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi yang telah diuraikan di atas dapat
disimpulkan sistem adalah kumpulan dari satu atau lebih komponen yang
saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan cara
memproses input sehingga menghasilkan suatu output.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p432) informasi
adalah:
1. Penerangan
2. Keterangan; pemberitahuan; kabar atau berita
11
3. Keseluruhan makna yang menunjang amanat, telah terikat di dalam
bagian amanat-amanat itu.
Menurut O’Brien (2005, p13) informasi adalah data yang
ditempatkan pada suatu konteks yang berarti dan berguna untuk end user
dari suatu sistem.
Menurut McLeod (2001, p2) informasi adalah data yang telah
diproses atau data yang telah memiliki arti tertentu bagi kebutuhan
penggunanya.
Kemudian menurut Hall (2001, p14), informasi dapat
menyebabkan user melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau
tidak lakukan. Di mana dalam hal ini informasi ditentukan oleh efeknya
pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.
Sedangkan menurut Wilkinson (2000, p5), informasi adalah
inteligen yang berarti dan berguna untuk orang-orang yang terlibat di
dalamnya. Informasi bernilai bagi perusahaan dan manajer-manajernya
karena berperan penting dalam pembuatan keputusan dan mempengaruhi
tindakan yang diinginkan. Biasanya informasi dihasilkan dari pemrosesan
data. Data adalah fakta dan gambaran dasar dan bahkan simbol-simbol
yang bersama-sama membentuk input menjadi suatu sistem informasi.
Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan diorganisasikan
kemudian ditempatkan dalam suatu konteks tertentu sehingga dapat
berguna bagi end user dari suatu sistem dalam mengambil keputusan.
12
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut O’Brien (2005, p6) adalah
suatu kombinasi yang terorganisasi yang terdiri dari manusia, perangkat
keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang
mengumpulkan, melakukan transformasi, dan mendistribusikan informasi
di dalam suatu organisasi.
Menurut Hall (2001, p7) sistem informasi adalah sebuah
rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.
Jadi, secara keseluruhan dapat disimpulkan sistem infomasi
adalah komponen yang saling berhubungan yang terdiri dari manusia,
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang
dapat menghasilkan informasi yang digunakan oleh suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
2.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001, p3) sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p1) sistem informasi
akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya, seperti manusia
13
dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data
lainnya menjadi informasi.
Menurut Wilkinson (2000, p7), sistem informasi akuntansi adalah
kesatuan struktur di dalam entitas, seperti perusahaan bisnis, yang
mempekerjakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk
mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan
memuaskan kebutuhan informasi dari berbagai pengguna.
“Accounting information sistem is the system of records a
business keeps to maintain its accounting system. This include the
purchase, sales, and nominal ledger and cash books of the business using
computerized accounting system” berdasarkan
http://en.wikipedia.org/wiki/accounting_information_sistem.html. Yang
dapat diartikan sistem informasi akuntansi adalah sistem dari pencatatan
perusahaan bisnis yang digunakan untuk mengelola sistem akuntansi
yang terdapat dalam suatu perusahaan yang meliputi pembelian,
penjualan, jurnal umum, dan buku kas dalam perusahaan yang
menggunakan sistem akuntansi yang terkomputerisasi.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p5), Accounting
Information Sistem is a subsystem of a management information system
that provides accounting and financial information as well as other
information obtained in the routine processing of accounting
transactions. Menurut pengertian SIA di atas dapat diartikan bahwa
Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan
14
keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari
proses transaksi akuntansi rutin.
Menurut Romney & Steinbart (2003, p2), Sistem Informasi
Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang terdiri dari lima
komponen:
a) Orang yang mengoperasikan sistem dan menampilkan berbagai fungsi
b) Prosedur, baik manual ataupun otomatis, meliputi pengumpulan,
proses, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
c) Data mengenai proses bisnis organisasi
d) Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data organisasi.
e) Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, alat-alat
perlengkapan, dan peralatan jaringan komunikasi.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa pangertian Sistem Informasi
Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan informasi, khususnya kebutuhan akan informasi
yang terkait dengan kegiatan akuntansi dan keuangan, yang di dalamnya
terkait dengan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur
untuk mengubah data menjadi informasi.
2.1.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2006, p6), manfaat atau kegunaan dari
Sistem Informasi Akuntansi adalah :
1. Menghasilkan laporan-laporan eksternal
15
Contohnya: laporan keuangan, laporan pajak, dan laporan yang
dibutuhkan oleh agen yang berhubungan dengan peraturan bank,
kegunaan, dan lain-lain.
2. Mendukung kegiatan-kegiatan rutin
Contohnya: menerima pesanan, mengirim barang dan jasa,
menghitung tagihan, melakukan penagihan, dll.
3. Mendukung pengambilan keputusan
Contohnya: mengenali produk mana yang cocok untuk dijual dan
pembeli mana yang paling banyak melakukan pembelian.
4. Perencanaan dan kontrol
Contoh: informasi yang berhubungan dengan anggaran dan biaya
standar yang tersimpan dalam sistem informasi, dan laporan yang
dirancang untuk membandingkan anggaran yang ada dengan nilai
sebenarnya.
5. Mengimplementasikan kontrol internal
Contohnya: peraturan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan
untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan
untuk menjaga data keuangan yang akurat.
Menurut Romney & Steinbart (2003, p2), komponen-komponen
sistem informasi akuntansi berguna untuk memenuhi tiga fungsi penting
pada organisasi:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang
dilakukan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
kejadian-kejadian tersebut, dan agen-agen yang berpartisipasi
16
pada berbagai kegiatan sehingga manajemen, karyawan, dan
pihak luar organisasi dapat meninjau ulang apa yang sudah
terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga berguna untuk
membuat keputusan yang memungkinkan manajemen untuk
merencanakan, melaksanakan, dan kegiatan pengendalian.
3. Menyediakan kontrol yang sesuai untuk menjaga harta organisasi,
meliputi data-datanya untuk memastikan bahwa data tersedia
ketika dibutuhkan dan akurat, serta terpercaya.
2.1.7 File-File dalam Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
Menurut Jones dan Rama (2006, p30), file - file yang ada di
dalam Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerisasi yaitu :
• Entity : sebuah subjek tentang informasi yang tersimpan (contoh:
informasi pembeli, karyawan, dan pesanan ).
• Field : kumpulan data dari sebuah single entity (contoh : Nama
Karyawan dan Nama Pembeli ).
• Record : adalah kumpulan dari field yang saling berhubungan pada
sebuah single entity. Contohnya, record di dalam field karyawan
harus berisi hal-hal sebagai berikut, yakni Nama_Akhir,
Nama_Depan, dan Tingkat_Pembayaran.
17
• File : sekumpulan dari record yang berhubungan. Contohnya, sebuah
file karyawan harus berisi sebuah record dari setiap karyawan di
dalam sebuah organisasi.
• Transaction file : file transaksi menyimpan informasi mengenai event.
Contohnya, sebuah file transaksi dapat mengandung informasi
tentang tanggal dari order, pembeli yang melakukan order, dan
jumlah pendapatan dari penjualan.
• Master File : master file mengandung informasi tentang entitas selain
event. Master file mengandung 2 tipe informasi: (1) data referensi dan
(2) data ringkasan.
• Reference Field : sebuah field berisi data referensi yang akan
ditujukan untuk sebagai field referensi.
• Summary data : data ringkasan yang meringkas transaksi-transaksi
yang telah terjadi atau transaksi-transaksi yang telah lewat.
Contohnya, sebuah field persediaan harus mengandung field kuantitas
persediaan yang ada. Field ini meringkas jumlah persediaan yang
tersedia setelah di kurang dengan semua pembelian dan penjualan.
• Summary field : sebuah field yang berisi data ringkasan akan
ditunjukan sebagai field ringkasan.
18
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.2.1 Analisis Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p43), analisis
adalah:
1. Penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb)
untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk
perkaranya, dsb).
2. Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan
bagian itu sendiri serta hubungan antar-bagian untuk memperoleh
pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
3. Penyelidikan kimia dengan menguraikan sesuatu untuk mengetahui
zat-zat bagiannya, dsb.
4. Penjabaran sesudah dikaji sebaik-baiknya.
5. Proses pemecahan persoalan yang dimulai dengan dugaan akan
kebenarannya.
6. Penguraian karya sastra atas unsur-unsurnya untuk memahami
pertalian antar unsur-unsur tersebut.
7. Proses akal yang memecahkan masalah ke dalam bagian-bagiannya
menurut metode yang konsisten untuk mencapai pengertian tentang
prinsip-prinsip dasarnya.
Menurut McLeod (2001, p190), analisis sistem adalah penelitian
atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang
baru atau diperbaharui.
19
Menurut O’Brien (2005, p350), analisis sistem menggambarkan
apa yang sistem perlu lakukan untuk menemukan kebutuhan informasi
yang diperlukan oleh pemakai.
Maka berdasarkan definisi-definisi di atas, analisis sistem
merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi
suatu permasalahan dengan memahami serta mengevaluasi kerja sistem
yang telah ada, sehingga dapat mengusulkan suatu rancangan sistem yang
baru ke arah perbaikan.
2.2.2 Perancangan Sistem
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p927),
perancangan adalah proses, cara, perbuatan merancang.
Menurut McLeod (2001, p192), rancangan sistem adalah
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem
itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis
peralatan yang akan digunakan.
Menurut Whitten dan Bentley ( 2004, p39 ), perancangan sistem
adalah spesifikasi atau konstruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan
komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan pada kegiatan
analisis sistem.
Menurut O’Brien (2005, p351), perancangan sistem terdiri dari
tiga aktivitas yaitu;
o Desain ‘user interface’ yaitu merancang layar, formulir, dialog
box.
20
o Desain ‘data’ yaitu menentukan entity (objek), atribut,
relationship, kaidah integritas, dan lain-lain.
o Desain ‘proses’ yaitu membuat program dan prosedur seperti user
services, application services, dan data services.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem
adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam
alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai
informasi untuk dipertimbangkan.
Perancangan sistem, menurut Jones dan Rama (2006, p571),
adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tugas dalam
perancangan sistem sangat berbeda dari tugas sistem investigasi dan
analisis.
Jadi, perancangan sistem adalah proses mendefinisikan kebutuhan
pemakai informasi berdasarkan rekomendasi hasil analisis sistem
sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik.
2.2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p458), ada enam fase
prosedur penyelesaian masalah dalam pengembangan suatu sistem
informasi. Fase-fase tersebut dikenal sebagai siklus hidup pengembangan
sistem. Keenam fase itu adalah preliminary investigation, systems
analysis, systems design, systems development, systems implementation,
systems maintenance.
21
a) Persiapan investigasi
Sasaran dari fase pertama ini adalah untuk melakukan suatu
persiapan analisis, mengusulkan solusi-solusi alternatif, menguraikan
biaya-biaya dan keuntungan-keuntungan dari tiap alternatif yang ada,
dan menyampaikan suatu rencana yang direkomendasikan.
b) Analisis sistem
Sasaran fase kedua ini adalah untuk mendapatkan data,
melakukan analisis terhadap data, dan menuliskan sebuah laporan atas
hasil analisis tersebut. Laporan tersebut pertama berisi mengenai
bagaimana cara kerja sistem yang berjalan saat ini. Kedua, berisi
mengenai masalah-masalah apa saja yang ditemui pada sistem yang
berjalan. Dan terakhir, berisi mengenai uraian kebutuhan-kebutuhan
untuk sistem baru dan memberikan rekomendasi untuk apa yang akan
dilakukan selanjutnya.
c) Perancangan sistem
Sasaran pada tahap ketiga ini adalah untuk melakukan suatu
persiapan perancangan awal lalu membuat suatu detil rancangan dan
menuliskan laporan atas hasil perancangan tersebut.
d) Pengembangan Sistem
Pada tahap keempat ini, sistem analis atau bagian lain pada
organisasi mengembangkan atau memperoleh software, memperoleh
hardware, lalu menguji sistem tersebut. Pengujian sistem biasanya
dilakukan dalam 2 tahap, yaitu unit testing dan system testing. Pada
unit testing, kinerja dari dari tiap bagian diuji menggunakan sample /
22
test data. Jika program ditulis sebagai suatu hasil kolaborasi dari
beberapa programmer, setiap bagian dari program diuji secara
terpisah. Pada system testing, semua bagian dihubungkan bersama-
sama, tes data digunakan untuk melihat apakah semua bagian bekerja.
e) Implementasi sistem
Fase kelima ini terdiri dari konversi perangkat keras, perangkat
lunak, dan file-file ke sistem baru dan mengadakan pelatihan bagi
para pengguna.
f) Pemeliharaan sistem
Fase keenam, pemeliharaan sistem, menyesuaikan dan
meningkatkan sistem dengan memiliki audit sistem dan melakukan
evaluasi secara periodik dan dengan melakukan perubahan
berdasarkan kondisi-kondisi yang baru.
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p561), aktivitas
pengembangan sistem diorganisir ke dalam empat fase utama yaitu :
1. Investigasi Sistem
Sasaran dari tahap ini adalah untuk mempelajari sistem yang
sedang berjalan saat ini, mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan
dan solusi-solusi yang memungkinkan, mengusulkan suatu solusi
sementara, dan menunjukkan bahwa solusi tersebut layak.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah :
a. Strategi bisnis
Mempelajari hubungan antara sistem yang diusulkan dengan
strategi bisnis dan tujuan bisnis dari perusahaan.
23
b. Aplikasi SIA
• Mempelajari aplikasi yang sedang berjalan saat ini dan
menemukan kelemahan yang ada.
• Mengusulkan aplikasi baru atau perbaikan dari aplikasi
yang ada.
• Mengidentifikasi biaya dan keuntungan yang ada dalam
menerapkan aplikasi yang baru.
c. Proses bisnis
• Mendapatkan pemahaman mengenai proses bisnis yang
terjadi dan perubahan yang diperlukan.
• Mengidentifikasi dampak dari penerapan sistem yang
diusulkan pada proses bisnis.
• Mengidentifikasi dampak dari penerapan sistem yang
diusulkan pada karyawan.
• Mengidentifikasi biaya yang timbul akibat proses desain
sistem dan pelatihan bagi pengguna sistem.
• Mengidentifikasi keuntungan dari proses bisnis yang telah
diperbaiki.
d. Lingkungan TI
Mengevaluasi apakah sistem yang diusulkan sesuai dengan
strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses
pengembangan sistem dari perusahaan.
24
2. Analisis Sistem
Sasaran utama dari fase analisis ini adalah untuk mengembangkan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem baru. Sistem analisis
membutuhkan pembelajaran dari sistem yang sedang berjalan dan
solusi yang diusulkan dengan lebih detil daripada tahap investigasi.
Pada tahap ini, fokusnya adalah pada kebutuhan dari berbagai user
yang berbeda (misalnya pada pencatatan data dan pembuatan laporan)
dan mengembangkan kebutuhan-kebutuhan secara rinci untuk sistem
baru.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah :
a) Strategi bisnis
Mempelajari keseimbangan antara sistem yang diusulkan
dengan strategi bisnis dan sasaran hasil.
b) Aplikasi SIA
• Memahami aplikasi yang berjalan saat ini (bila ada) dan
defisiensi / kekurangan yang dirasa ada.
• Mengusulkan aplikasi baru atau perubahan-perubahan.
• Identifikasi biaya dan keuntungan yang diperoleh dan
implementasi aplikasi baru.
c) Proses bisnis
• Memahami proses bisnis yang sekarang dan dibutuhkan
perubahan.
25
• Mengidentifikasi efek dari pengajuan sistem di dalam
proses bisnis.
• Mengidentifikasi efek dari pengajuan sistem di dalam
kepegawaian.
• Mengidentifikasi biaya dari perancangan ulang proses dan
pelatihan pengguna.
• Mengidentifikasi keuntungan dari modifikasi proses
bisnis.
d) Lingkungan TI
Menilai apakah sistem yang diusulkan layak dan sesuai dengan
strategi TI organisasi, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses
pengembangan sistem.
3. Desain Sistem
Tujuan dari desain sistem adalah untuk mengembangkan
realisasi fisik dari sistem. Hal ini dipenuhi dengan merancang
laporan, form input, tabel-tabel dan tahap-tahap pemrosesan; dengan
mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan pada pemasok yang
potensial dan memilih pemasok.
Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah :
a) Strategi bisnis
Memastikan bahwa perancangan sistem konsisten dengan
strategi bisnis dan tujuan.
26
b) Aplikasi SIA
• Laporan-laporan perancangan, formulir input, tabel, dan
proses.
• Persiapkan RFQ (request for quotation) atau RFP (request
for proposal).
• Memilih pemasok.
• Memilih perangkat keras dan perangkat lunak.
c) Proses bisnis
• Menyaring proses bisnis dan kontrol.
• Merancang program untuk pelatihan.
d) Lingkungan TI
Memastikan bahwa desain dari sistem tepat diberikan oleh
organisasi strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses
pengembangan sistem.
4. Implementasi Sistem
Implementasi meliputi pengembangan aplikasi, menguji sistem,
melatih para pengguna, membuat perubahan yang perlu untuk proses
bisnis, meng-install sistem, dan mengkonversi dari sistem lama ke
sistem baru. Kesimpulannya pada fase ini sistem baru siap untuk
digunakan. Beberapa tugas yang ada dalam tahap ini adalah :
a) Strategi bisnis
Pastikan bahwa menerapkan sistem yang konsisten dengan
strategi bisnis dan tujuan.
27
b) Aplikasi SIA
• Aplikasi pengembangan.
• Aplikasi pengujian.
• Aplikasi penginstallan.
• Pelatihan pengguna.
• Konversi ke sistem baru.
c) Proses bisnis
• Menerapkan perubahan proses/ pengendalian bisnis.
• Menerapkan program pelatihan.
d) Lingkungan TI
Pastikan bahwa implementasi tepat diberikan oleh organisasi
strategi TI, infrastruktur TI, fungsi TI, dan proses
pengembangan sistem.
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p571), SDLC merupakan
pengembangan sistem dengan 5 tahap sebagai berikut
a) Analisis sistem (System analysis)
Selama menganalisis sistem, informasi yang dibutuhkan untuk
diperoleh atau dikembangkan untuk suatu sistem baru dikumpulkan.
Permintaan untuk pengembangan sistem diprioritaskan untuk
memaksimalkan penggunaan dari sumber daya pengembangan yang
terbatas. Jika suatu proyek telah melewati penyaringan awal, sistem
yang sekarang disurvei untuk mendefinisikan sumber daya dan
28
batasan dari proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta
kelemahannya. Kemudian melalui studi yang lebih dalam dari sistem
yang diusulkan diselenggarakan untuk menentukan kelayakannya.
Jika sistem yang diusulkan layak, informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna dan manajer sistem diidentifikasi dan didokumentasikan.
Ini adalah bagian yang paling penting dari analisis sistem, karena
kebutuhan ini digunakan untuk mengembangkan dan
mendokumentasikan kebutuhan sistem. Kebutuhan sistem (system
requirement) digunakan untuk memilih atau mengembangkan suatu
sistem baru. Untuk menyimpulkan pekerjaan selama analisis sistem,
sebuah laporan disiapkan dan disampaikan kepada komite pengawas
sistem informasi.
b) Desain konseptual (Conceptual design)
Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana
memenuhi kebutuhan pengguna. Tugas pertama adalah
mengidentifikasikan dan mengevaluasi alternatif desain yang sesuai.
Ada banyak cara untuk memperoleh suatu sistem baru, seperti
membeli sebuah software, mengembangkannya in-house, atau
outsourcing sistem kepada pihak lain. Uraian spesifikasi detil
mengenai apa yang harus sistem penuhi dan bagaimana kontrol sistem
harus dikembangkan. Fase ini lengkap ketika persyaratan desain
konseptual dikomunikasikan dengan komite pengawas sistem
informasi.
29
c) Desain fisik (Physical design)
Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan secara luas
kebutuhan berorientasi pengguna dari desain konseptual menjadi
spesifikasi detil yang digunakan untuk mengkodekan dan menguji
program komputer. Dokumen-dokumen input dan output didesain,
program komputer ditulis, file dan database dibuat, prosedur
dikembangkan, dan kontrol dibangun menjadi suatu sistem baru. Fase
ini lengkap ketika desain sistem secara fisik dikomunikasikan dengan
komite pengawas sistem informasi.
d) Implementasi dan konversi (Implementation and Conversion)
Fase implementasi dan konversi adalah fase puncak di mana semua
elemen dan aktivitas dari sistem datang bersamaan. Karena fase ini
penting dan kompleks, suatu rencana implementasi dan konversi
dikembangkan dan diikuti. Sebagai bagian dari implementasi,
beberapa hardware atau software baru di-install dan dites. Karyawan
baru mungkin perlu dikontrak atau dilatih, atau karyawan yang sudah
ada ditempatkan ulang. Prosedur proses baru harus dites dan mungkin
dimodifikasi. Standar dan kontrol untuk sistem baru harus dibangun
dan dokumentasi sistem dilengkapi. Organisasi harus mengkonversi
kepada sistem baru dan membuka yang lama. Setelah sistem
dijalankan, beberapa perbaikan penyesuaian yang dibutuhkan dibuat
tinajuan ulang setelah implementasi dilakukan untuk mendeteksi dan
memperbaiki beberapa defisiensi desain. Langkah terakhir dalam fase
ini adalah mengirimkan operasional sistem kepada organisasi, pada
30
waktu pengembangan sistem selesai. Suatu laporan akhir disiapkan
dan dikirim kepada komite pengawas sistem informasi.
e) Operasi dan pemeliharaan (Operation and Maintenance)
Sistem baru dan sistem yang sekarang dioperasikan digunakan
sebagai kebutuhan dari organisasi. Selama keberadaannya, sistem
secara periodik ditinjau ulang. Modifikasi dibuat karena ada masalah
atau karena ada kebutuhan baru, dan organisasi menggunakannya
untuk meningkatkan sistem. Proses ini menunjuk pada fase operasi
dan pemeliharaan. Yang secara cepat modifikasi utama atau
penempatan kembali sistem adalah penting dan SDLC mulai kembali.
Sebagai tambahan dari kelima fase ini, tiga aktivitas
(perencanaan, pengaturan reaksi behavioral untuk berubah, dan
penilaian kelayakan proyek) ditampilkan dalam keseluruhan dari daur
hidup.
Dalam penulisan skripsi ini, System Development Life Cycle
yang digunakan adalah aktivitas pengembangan sistem menurut Jones
dan Rama.
2.2.4 Penggambaran Proses Bisnis
Menurut Jones dan Rama (2006, p18), proses bisnis adalah suatu
rangkaian dari aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk
memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa.
31
2.2.4.1 Rich Picture
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p26-
27), Rich Picture adalah suatu gambar yang informal yang
melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan
semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran
menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan
sistem. Rich picture secara umum menggambarakan permasalahan
sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi
khusus. Namun seharusnya melalui beberapa persetujuan di antara
proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan.
2.2.4.2 Event Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p18), events adalah segala
sesuatu yang terjadi pada satu titik waktu.
Menurut Jones dan Rama (2006, p22), ada beberapa cara
dalam mengidentifikasi event, yaitu :
a) Kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika
seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses
bisnis.
b) Abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari
internal agent.
c) Kenali sebuah event baru pada saat tanggung jawab berpindah
dari satu internal agent ke yang lainnya.
32
d) Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terinterupsi dan
dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama.
e) Gunakan nama dan deskripsi event yang merefleksikan
keseluruhan dari event tersebut.
2.2.4.3 Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p73), workflow table adalah
tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan aktivitas yang
dilakukan dalam proses. Dapat disimpulkan bahwa workflow table
adalah tabel dua kolom yang menjelaskan hubungan antara aktor dan
aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses bisnis.
2.2.5 Unified Modelling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) merupakan salah satu teknik
yang sering digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis. Menurut
Jones dan Rama (2006, p60) UML merupakan suatu bahasa yang
digunakan untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, membuat
konstruksi, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML
dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisa dan desain berorientasi
objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson.
2.2.5.1 UML Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), UML activity diagram
mempunyai peranan penting dari suatu “peta (map)” di dalam
33
memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas pada
proses. UML activity diagram and maps mempunyai beberapa
karakteristik umum yang membuatnya berguna:
• Baik maps maupun activity diagram menyediakan representasi
grafis dari informasi yang lebih mudah untuk dimengerti daripada
deskripsi naratif.
• Maps menggunakan simbol standar untuk menyampaikan
informasi. (contohnya: nama jalan raya, jarak, dan daerah parkir).
Hampir sama, activity diagram menggunakan simbol standar
untuk merepresentasikan berbagai elemen dari suatu proses bisnis.
(contoh: event, agen, dokumen, dan file).
• Maps dan activity diagram disiapkan oleh ahli tetapi dapat dibaca
oleh semua users dengan sedikit pelatihan. Penggunaan yang
konsisten dari rangkaian kecil simbol relatif pada maps dan
activity diagram membuat lebih mudah dibaca untuk dipahami.
• Baik maps maupun activity diagram dapat menyediakan
pandangan high-level sama baiknya dengan low-level. Turis
mungkin menggunakan suatu peta high-level untuk mengerti rute
antar kota dan suatu peta yang lebih detil untuk melihat jalan-
jalan di dalam kota tujuan. Serupa, activity diagram dapat dibuat
untuk menunjukkan overview dari suatu proses. Jika dibutuhkan
untuk melihat event individu dengan lebih dekat, sebuah detailed
activity diagram dapat dibuat untuk satu event.
34
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), activity diagram
dibagi menjadi dua yaitu :
1. Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “overview activity
diagram presents a high-level view of the business process by
documenting the key events, the sequence of these events, and the
information flows among these events.” Diterjemahkan sebagai
berikut: overview activity diagram adalah diagram yang
menampilkan gambaran level tertinggi dari proses bisnis dengan
mendokumentasikan event-event yang penting, urutan event-event
tersebut, dan aliran informasi yang menyertai event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p65), dalam menyiapkan
overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai
berikut :
a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang
penting.
b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-
event yang terlibat di dalamnya.
c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses
bisnis yang terjadi.
d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan
urutan event yang terjadi.
35
e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan
dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi
dari dokumen tersebut.
f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan
dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi
dari files tersebut.
2. Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), detailed activity
diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang
saling berhubungan secara detail atau rinci dengan satu atau dua
event yang terdapat pada overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan
detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
b. Menyiapkan workflow table.
c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
d. Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengikuti
langkah–langkah yang mendetail
Menurut Jones dan Rama (2006, p62), simbol-simbol yang
digunakan dalam activity diagram adalah :
36
a. Swimlane
Swimlane adalah sebuah kolom dalam activity diagram yang
memisahkan aktivitas atau event berdasarkan orang atau
departemen yang bertanggung jawab atas aktivitas atau event
yang berhubungan. Agen-agen di luar organisasi (seperti
konsumen) ditampilkan dalam swimlane. Sistem komputer
digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA
ditampilkan dalam sebuah swimlane.
b. A solid circle
Sebuah lingkaran berisi menunjukkan awal dari proses. Ini
muncul dalam swimlane agen (dalam maupun luar
perusahaan) yang memulai proses.
c. Rounded Rectangle
Event, aktivitas, atau penggerak yang terjadi dalam aktivitas
diagram.
d. Continuous Line
Garis panah menunjukkan urutan dari event.
37
e. Document
Kita menggunakan simbol dokumen untuk menampilkan
dokumen sumber dan laporan-laporan.
f. Dotted line
Garis panah putus-putus menunjukkan arus informasi antara
event. Garis putus-putus digunakan untuk menghubungkan
event dan tabel untuk menunjukkan bagaimana tabel data
dibuat dan digunakan oleh event.
g. Table
Data dapat dibaca dari atau dicatat dalam komputer selama
event bisnis.
h. Bull’s-eye
Sebuah sasaran menunjukkan akhir dari proses
38
2.2.5.2 UML Class Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p69-
70) UML class diagram adalah gambaran mengenai sekumpulan class
dan hubungan antar class yang terstruktur. UML class diagram adalah
pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi object.
Selama masa analisis, biasanya cukup untuk menggambarkan class
dengan namanya.
2.2.5.3 UML Use Case Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p343),
UML Use Case Diagram adalah gambaran mengenai hubungan antara
actor dan use case. Actor dan use case adalah dua elemen utama
dalam penggambaran. Mereka dapat dihubungkan satu sama lain,
dengan demikian mengindikasikan actor yang ditentukan
berpartisipasi dalam use-case yang ditentukan. Actor dan use case
juga dapat saling berhubungan melalui penggunaan struktur class
diagram.
Menurut Jones dan Rama (2006,p267), use case dapat dipakai
untuk memodel hubungan antara user dan sistem. Mungkin
kebanyakan interaksi antara user dan sistem terjadi ketika data
dimasukkan dalam form yang ditampilkan di komputer. Use case
adalah urutan dari tahapan-tahapan yang terjadi ketika actor
berinteraksi dengan sistem untuk tujuan khusus. Actor dapat berupa
orang, komputer, atau sistem lainnya.
39
Jadi, dapat disimpulkan bahwa use case adalah pola interaksi
antara aktor dan sistem dalam application domain untuk tujuan yang
nyata.
2.2.5.4 UML Navigation Diagram
Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p343),
Navigation diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram yang
berfokus pada dinamika keseluruhan dari tampilan layar. Diagram ini
menunjukkan window-window yang bersangkutan dan perpindahan di
antara mereka. Sebuah window ditunjukkan sebagai sebuah state.
State memiliki sebuah nama dan sebuah icon. Pergantian state sesuai
dengan pergantian di antara dua window.
2.2.6 Database
Menurut Connolly dan Begg (2001, p14), database adalah sebuah
kumpulan data yang memiliki hubungan logika satu sama lain , dan suatu
deskripsi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi
perusahaan.
Menurut Jones dan Rama (2006, p156), database adalah
kumpulan program yang digunakan untuk mencatat, mengorganisir, dan
memilih informasi dari database.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa database adalah suatu sistem yang
digunakan untuk membuat, mencatat, mengorganisir dan memilih
40
informasi yang akan digunakan oleh pihak managemen perusahaan serta
dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.2.7 Formulir
Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2001, p78)
adalah:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di
dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menurut Mulyadi (2001, p82), dalam merancang suatu formulir,
prinsip-prinsip dalam merancang formulir yang perlu diperhatikan
adalah:
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan dalam formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
41
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir,
jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah
pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan
tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin
ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat
mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir
dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikin rupa sehingga pengisi hanya
membubuhkan tanda V, atau X, atau dengan menjawab ya atau tidak,
untuk menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah
dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut
blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
2.2.8 Layar
Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar atau interface
adalah fasilitas yang membuat model system dan function memungkinkan
ke actor.
42
Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen – elemen yang terdapat
dalam merancang layar adalah :
• Screen layout, terdiri dari :
o Menu selection, form fill – in, dan dialougue box formats
o Formulation of guiding texts dan error messages
o Presentation of elements and lists
o Terminology, abbreviations
o Character set, fonts, icons
o Colors, inverse, blink, bold
• Input dan output, yang terdiri dari :
o Keyboard, display, cursor control, pointer devices
o Sound, other special tools
o Screen layout, overlapping windows
o Response times, screen update frequency
• Action sequences, yang terdiri dari :
o Direct manipulation, click, drag, movement
o Syntax, semantics, dan sequence of commands
o Function keys and shortcuts
o Recovery
• Training, yang terdiri dari :
o Online help
o Learning, user manuals
43
Menurut Jones dan Rama (2006, p271), terdapat enam elemen
dari tampilan layar yaitu :
1. Text Boxes
Text Boxes adalah ruang atas layar yang digunakan untuk meng-
entry informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan
informasi yang terbaca dari tabel.
2. Labels
Labels membantu pengguna mengerti apakah informasi
membutuhkan untuk dicatat.
3. Look-Up Features
Look-Up Features sering ditambahkan pada text boxes yang
digunakan untuk memasuki foreign keys.
4. Command Buttons
Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action/
tindakan.
5. Radio Buttons
Radio Buttons mengizinkan pengguna untuk memilih salah satu dari
beberapa pilihan.
6. Check Boxes
Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons, tetapi lebih dari
satu pilihan dapat dipilih.
Menurut Jones dan Rama (2006, p262-263), ada tiga jenis layar
input yaitu :
44
a. Single-Record Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah sebuah single record
dalam sebuah tabel.
b. Tabular Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record
dalam sebuah tabel.
c. Multi-Table Entry Forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record
dalam beberapa tabel yang saling berhubungan.
2.2.9 Laporan
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), laporan adalah format dan
kumpulan penyajian suatu data.
Menurut Connolly dan Begg (2001, p235), laporan adalah tipe
khusus dari continuous form yang khusus dirancang untuk dicetak.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah pengambilan dan
penyajian data dari database yang disusun, diatur, dan dicetak untuk
keperluan proses bisnis.
Menurut Jones dan Rama (2006, p214), rancangan laporan terdiri
dari :
a) Report Header : merupakan judul dari laporan, terdapat pula tanggal
dan keterangan laporan.
b) Page Header : berfungsi untuk menampilkan nama attribute dari
laporan.
45
c) Group Header : berfungsi untuk menampilkan informasi berdasarkan
kriteria group.
d) Group Detail : berfungsi menampilkan informasi transaksi yang
termasuk di dalam group.
e) Group Footer : berfungsi untuk menampilkan informasi tambahan di
dalam group, contohnya adalah subtotal penjualan dari masing-
masing group.
f) Report Footer : terletak di paling bawah halaman laporan. Contohnya
adalah grandtotal dari masing-masing subtotal dari group, dan
halaman laporan.
Tipe - tipe laporan menurut Jones dan Rama (2006, p220), terdiri
dari empat macam:
1. Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari
sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa
adanya suatu pengelompokan.
2. Grouped Event Detail Reports
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode
tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan, ataupun
agent.
3. Grouped Event Summary Reports
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter
yang bervariasi. Contohnya : bulan, customer.
46
4. Single Event Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu.
Contohnya : laporan faktur dan PO (purchase order).
2.3 Sistem Pengendalian Intern
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,p201) pengendalian aplikasi terdiri
dari 3 kategori, yaitu:
1. Pengendalian masukkan
Pengendalian masukkan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi
kekeliruan dalam tahap masukkan pengolahan data.
Pengendalian masukkan umumnya mencakup hal-hal berikut:
a) Otorisasi
Pembatasan pengenalan transaksi atau kinerja proses untuk individu-
individu tertentu saja.
Contoh: Hanya pencatat waktu saja yang boleh memberikan data jam
penggajian untuk diproses.
b) Persetujuan
Persetujuan transaksi untuk diproses setelah diidentifikasi.
Contoh: Pejabat di perusahaan menyetujui penggajian sebelum
dibagikan kepada karyawan-karyawan.
c) Penandaan
Pemberian tanda pada formulir atau dokumen untuk menyetujui atau
tidak menyetujui pemrosesan lanjutan.
47
Contoh: Cek diberi tanda pengesahan sebagai berikut ”Dibayarkan
hanya kepada PT. ABC” pada saat diterima.
d) Pembatalan
Mengidentifikasikan dokumen-dokumen transaksi untuk mencegah
penggunaan ulang setelah digunakan sesuai fungsinya.
Contoh: Penandaan kuitansi dengan ”Lunas” untuk mencegah duplikasi
pembayaran.
e) Password
Otorisasi untuk memungkinkan akses ke data atau pemrosesan dengan
cara memberikan kode atau sinyal yang hanya diketahui oleh orang
yang diberi hak untuk mengotorisasi.
Contoh: Terminal bank otomatis mengharuskan pemakai untuk
memasukkan password empat - digit sebelum memulai pemrosesan.
f) Pengendalian batch (total batch)
Setiap jenis pengendalian total atau penghitungan yang diterapkan pada
jumlah dokumen transaksi tertentu atau pada dokumen-dokumen yang
tiba dalan periode waktu tertentu.
Contoh: Total rupiah penjualan merupakan pengendalian total batch
untuk aplikasi penagihan.
g) Penanggalan
Pencatatan tanggal kalender untuk tujuan pembandingan kemudian atau
pengujian ekspirasi.
Contoh: Nota pelanggan distempel dengan tanggal yang diterima.
48
2. Pengendalian pemrosesan
Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan bahwa
pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak
ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur
pemrosesan.
Pengendalian pemrosesan umumnya mencakup hal-hal berikut:
a) Mekanisasi
Konsistensi disediakan melalui pemrosesan mekanis atau elektronis.
Contoh: Penyetoran kas ditotal dengan mesin penjumlahan.
b) Standarisasi
Prosedur-prosedur yang seragam, terstruktur, dan konsisten telah
dikembangkan untuk seluruh pemrosesan.
Contoh: Bagan akun mendokumentasikan debit dan kredit normal untuk
setiap akun.
c) Pilihan default
Pemanfaatan otomatis terhadap nilai yang telah ditentukan pada situasi
dimana transaksi-transaksi masukkan memiliki nilai tertentu yang
dibiarkan kosong.
Contoh: Karyawan menerima gaji untuk 40 jam setiap minggu.
d) Penyajian saldo
Pengujian kesamaan antara nilai-nilai dari dua pos yang ekuivalen atau
salah satu pos dengan total pengendalian. Setiap perbedaan
mengindikasikan adanya kesalahan.
49
Contoh: Saldo sub buku besar/ buku besar pembantu piutang dagang
harus sama dengan saldo akun pengendalian buku besar.
e) Pemadanan
Memadankan (matching) pos-pos dengan pos-pos lain yang diterima
dari sumber independen untuk mengendalikan pemrosesan transaksi.
Contoh: Klerk hutang dagang memadankan faktur-faktur pemasok
dengan order pembelian dan laporan penerimaan.
f) Tickler file
File pengendali yang memuat pos-pos berurutan berdasarkan umur
untuk pemrosesan atau tujuan-tujuan lebih lanjut.
Contoh: Faktur-faktur diarsip menurut tanggal jatuh tempo.
g) Koreksi kekeliruan secara otomatis
Koreksi kesalahan otomatis atas transaksi atau catatan-catatan yang
melanggar pengendalian detektif.
Contoh: Memo kredit secara otomatis dihasilkan jika pelanggan
membayar lebih saldo mereka.
3. Pengendalian keluaran
Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa apakah masukkan dan
pemrosesan berpengaruh pada keluaran secara absah dan apakah keluaran telah
didistribusikan secara memadai.
2.4 Kontrol Aplikasi
Menurut Jones dan Rama (2006, p122), kontrol dalam aplikasi terbagi
menjadi empat kategori yaitu:
50
1. Workflow controls
2. Input controls
3. general controls
4. Performance reviews
2.4.1 Workflow Controls
Workflow controls adalah kontrol yang mengendalikan proses
ketika bergerak dari satu event ke event berikutnya. Workflow controls
mengeksploitasi hubungan antara event dan berfokus pada tanggung
jawab atas event, urutan event, dan alur informasi antara event dalam satu
proses bisnis.
Kontrol-kontrol yang termasuk dalam workflow controls di
antaranya:
1. Segregation of duties
Pembagian tugas antar internal agent merupakan konsep utama
dalam merancang aktivitas kontrol internal. Kontrol internal
menjadi lebih kuat ketika individu yang terpisah ditempatkan
pada otorisasi, eksekusi, dan pencatatan transaksi. Selain itu, juga
penting untuk memisahkan penjagaan harta dari otorisasi,
eksekusi, dan pencatatan.
2. Using information from prior events to control activities
Informasi dari aktivitas-aktivitas sebelumnya sering digunakan
untuk mengontrol aktivitas bisnis. Dengan memanggil kembali
51
informasi dari aktivitas sebelumnya, secara otomatis komputer
dapat menjalankan beberapa aktivitas peninjauan.
3. Required sequence of events
Secara khusus, urutan di mana file maintenance dan event lainnya
terjadi penting untuk dipertimbangkan dalam merancang sebuah
sistem informasi akuntansi. Dalam menghindari pembelian yang
tidak sah, prosedur pemeliharaan supplier yang tepat harus
digunakan untuk menyediakan data supplier yang sah untuk
organisasi. Kemudian, kontrol dalam event selanjutnya dapat
digunakan untuk memastikan pembelian berasal dari supplier
yang sah. Kontrol ini dapat menarik keuntungan dari urutan yang
dibutuhkan di mana pemeliharaan file dan aktivitas lainnya
terjadi.
4. Following up on events
Sebuah organisasi seharusnya memiliki cara yang otomatis atau
manual untuk melihat kembali transaksi yang belum selesai.
Ketika sebuah event terjadi, biasanya akan memberika dugaan
atau harapan event lainnya di masa mendatang. Sebagai contoh,
ketika pemesan menyerahkan daftar permintaan, kita
mengharapkan adanya event persetujuan yang diikuti oleh
pencatatan daftar permintaan. Proses ini dapat dirancang untuk
membantu karyawan mengawasi apakah event yang diharapkan
telah terjadi dan menindaklanjuti berdasarkan event yang
diharapkan.
52
5. Pre-numbered documents
Pre-numbered documents menyediakan kesempatan untuk
mengontrol event. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat
membantu memastikan semua event dijalankan dan dicatat dengan
tepat.
6. Recording internal agent(s) accountable for an event in a process
Internal agent ditunjuk bertanggung jawab pada kebanyakan
event. Sehingga dengan mencatat internal agent yang
bertanggung jawab atas sebuah event, dapat diketahui agent yang
terlibat dalam event dan melihat apakah tanggung jawab tersebut
dijalankan oleh individu tersebut.
7. Limitation of access to asset and information
Langkah penting untuk melindungi harta, seperti kas, persediaan,
perlengkapan, dan data adalah dengan membatasi hak akses hanya
pada karyawan yang memerlukannya untuk tugas mereka. Activity
diagram dapat digunakan sebagai media untuk menganalisa dan
mengontrol akses ke informasi.
8. Reconciling records with physical evidence of assets.
Perhitungan fisik secara berkala pada persediaan adalah kontrol
yang paling penting digunakan oleh organisasi. Kontrol tersebut
penting untuk memastikan jumlah persediaan yang tercatat
berdasarkan tanda terima, penjualan, dan data persediaan lainnya
sama dengan persediaan yang sebenarnya tersedia.
53
2.4.2 Input Controls
Input Controls adalah kontrol yang digunakan untuk
mengendalikan input data ke sistem komputer. Input Controls terdiri dari:
1. Menu Drop-down atau look-up yang menyediakan suatu daftar dari
nilai-nilai yang mungkin diinput.
2. Record-checking untuk menentukan jika data yang dimasukkan
konsisten dengan data yang dimasukan pada tabel yang berhubungan.
3. Konfirmasi dari data yang dimasukkan oleh user dengan
menampilkan data yang berhubungan dari tabel lain.
4. Refrential integrity control untuk memastikan bahwa event pencatatan
dihubungkan dengan master file record yang benar.
5. Aturan validasi untuk membatasi data yang dapat dimasukkan untuk
nilai tertentu.
6. Penggunaan default dari data yang dimasukkan pada sesi sebelumnya.
7. Larangan untuk membiarkan sebuah field kosong.
8. Membuat sebuah field sebagai primary key.
9. Computer-generated value yang dimasukkan pada record.
10. Batch control total dilakukan sebelum memasukkan data
dibandingkan dengan hasil pencetakan setelah data dimasukkan.
11. Meninjau ulang laporan yang diubah untuk error sebelum posting.
12. Laporan pengecualian yang berisi daftar kasus di mana default ada
atau di mana nilai yang tidak umum dimasukkan.
54
2.4.3 General Controls
General Controls terbagi dalam empat kategori:
1. Perencanaan sistem informasi (SI)
Perencanaan merupakan sebuah pernyataan mengenai di titik
manakah organisasi berharap untuk dapat berada pada masa
mendatang. Perencanaan SI menentukan tujuan fungsi teknologi
informasi dan bagaimana cara untuk meraihnya. Perencanaan sistem
informasi terkait dengan tiga kontrol utama, yaitu:
a) Pengembangan strategi TI
b) Perencanaan infrastruktur
c) Perencanaan fungsi TI dan proses pengembangan sistem
2. Pengelolaan fungsi teknologi informasi (TI)
Setelah perencanaan selesai, organisasi harus memastikan bahwa
fungsi teknologi informasi yang memadai telah berada pada
tempatnya untuk mencapai tujuannya. Mengelola fungsi TI
mempunyai tiga kontrol utama, yaitu:
a) Menempatkan fungsi TI dengan tepat
b) Memisahkan fungsi yang tidak sesuai
c) Mengimplementasikan pengendalian personal untuk
perekrutan, pengembangan, dan pemberhentian personal TI.
3. Identifikasi dan pengembangan solusi SI
Identifikasi dan pengembangan solusi SI mempunyai tiga kontrol
utama, yaitu:
55
a) Mengadopsi metodologi pengembangan sistem yang sesuai
b) Mengimplementasi prosedur-prosedur untuk program
pengembangan dan pengujian.
c) Memastikan dokumentasi yang tepat.
4. Implementasi dan operasi sistem akuntansi
Implementasi dan operasi sistem akuntansi mempunyai dua kontrol
utama, yaitu:
a) Memastikan keamanan sumber daya, seperti penggunaan
password, matriks kontrol akses, pengendalian akses fisik ke
sistem komputer, dan pembatasan akses ke program, berkas
data, serta dokumentasi.
b) Memastikan keberlanjutan dari layanan
2.4.4 Performance Reviews
Langkah-langkah yang dijalankan dalam kontrol ini adalah:
1. Membuat anggaran, perkiraan, atau standar melalui file maintenance.
2. Menggunakan laporan untuk membandingkan hasil aktual dari
anggaran, perkiraan, dan hasil periode sebelumnya.
3. Mengambil tindakan korektif meliputi modifikasi referensi data yang
sesuai (anggaran dan standar) pada tabel master.
56
2.5 Sistem Informasi Penjualan Tiket dan Penyewaan Lokasi pada Objek
Wisata Negara
2.5.1 Pengertian Objek
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001,793), objek
adalah:
1. hal, perkara, atau orang yang menjadi pokok pembicaraan
2. benda, hal, dsb yang dijadikan sasaran untuk diteliti, diperhatikan, dsb
3. pelengkap dalam kalimat
4. hal atau benda yang menjadi sasaran usaha sambilan
5. bayangan dari suatu sistem lensa
2.5.2 Pengertian Wisata
Wisata menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1274)
adalah:
1. Bepergian bersama-sama (untuk memperluas pengetahuan,
bersenang-senang, dsb); bertamasya;
2. Piknik;
Beberapa jenis wisata yang ada adalah sebagai berikut :
wisata alam : perjalanan yang memanfaatkan potensi sumber daya alam
serta tata lingkungannya sebagai objek tujuan wisata.
wisata bahari : bepergian menikmati alam laut.
wisata budaya : bepergian bersama-sama dengan tujuan mengenali hasil
kebudayaan setempat.
57
wisata buru : kegiatan wisata memanfaatkan satwa sebagai objek
kegiatan berburu.
wisata domestik : wisata di dalam negeri sendiri.
wisata karya : kunjungan kerja; tur.
wisata kesehatan : gerak atau kegiatan wisata yang dirangsang oleh
adanya objek atau fasilitas yang diperlukan untuk mengembalikan
kesehatan di daerah tujuan wisata.
wisata nusantara : wisata domestik.
wisata puri : wisata yang objeknya adalah puri (istana) dengan segala isi
dan kegiatannya.
wisata remaja : kegiatan wisata kaum remaja yang dipengaruhi oleh
faktor yang bermotif sosial, berwujud darmawisata, karya wisata, atau
widyawisata.
wisata studi : melakukan perjalanan wisata sambil belajar.
wisata tirta : kegiatan wisata yang berhubungan langsung dengan air
atau dilakukan di perairan pantai, danau, dan sebagainya.
2.5.3 Pengertian Objek Wisata
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p793), objek
wisata adalah perwujudan ciptaan manusia, tata hidup, seni budaya,
sejarah bangsa, dan keadaan alam yang mempunyai daya tarik untuk
dikunjungi wisatawan.
58
2.5.4 Pengertian Tiket
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1191), tiket
adalah karcis kapal, pesawat terbang, dsb. Sedangkan pengertian karcis
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p508) adalah surat kecil
(carik kertas khusus) sebagai tanda telah membayar ongkos, dsb (untuk
naik bus, menonton bioskop, dsb) dan karcis masuk adalah karcis untuk
masuk (menonton pertunjukkan film, sirkus, pertandingan sepak bola,
dsb).
Menurut http://en.wikipedia.org/wiki/Ticket, tiket adalah suatu
kartu atau kertas slip yang digunakan untuk memperoleh admisi dari
suatu lokasi atau event.
Dikutip dari http://encyclopedia.thefreedictionary.com/ticket, tiket
adalah suatu voucher untuk menunjukkan bahwa orang telah membayar
pintu masuk untuk suatu teater, gedung bioskop, taman hiburan, kebun
binatang, museum, konser/persetujuan, atau atraksi lain, atau izin untuk
menumpang suatu pesawat udara, transportasi publik, perjalanan kapal
laut, dan lain-lain, secara khusus karena telah membayar ongkos. Suatu
tiket mungkin dibeli pada suatu loket atau counter, juga disebut tempat
penjualan karcis (istilah ini adalah juga digunakan untuk total uang
masuk). Pengecekan tiket mungkin di sana, atau mungkin saja terpisah.
Di mana bisa diterapkan, suatu tiket mungkin untuk suatu tempat duduk
bebas atau untuk suatu tempat spesifik. Kadang-kadang, contohnya untuk
beberapa perjalanan kereta, seseorang dapat tempat di manapun dengan
membeli suatu karcis, atau juga suatu tempat duduk reservasi. Kertas
59
biasanya digunakan untuk tiket, walaupun plastik mungkin digunakan
sebagai gantinya untuk ketahanan. Beberapa mempunyai suatu barcode
atau stripe magnetis untuk pemeliharaan sederhana data disimpan pada
tiket, tingkat lebih tinggi menggunakan chip untuk menyimpan lebih
banyak data dan mencegah pemalsuan. Pemalsuan tiket adalah suatu
masalah pada konser yang mahal dan peristiwa lain, maka hologram
digunakan pada tiket untuk pertandingan olimpiade, piala dunia dan
peristiwa penting lain. Tiket gratis diterapkan di dalam antrian
sebetulnya. Di dalam penempatan di mana harus menunggu satu putaran,
mungkin ada sistem di mana seseorang mengambil sebuah tiket dengan
suatu nomor dari suatu mesin. Ini berlaku di dokter/ rumah sakit, dan
pada kantor di mana banyak orang mengunjungi, seperti balai kota,
kantor jaminan sosial, pertukaran tenaga kerja, atau kantor pos.
Menurut http://en.wikipedia.org/wiki/Ticket , tiket dapat mengacu
pada :
• Tiket (admisi), suatu kartu atau kertas slip yang digunakan untuk
mendapatkan pendaftaran dari suatu lokasi atau peristiwa.
• Tiket (election), sebuah pilihan tunggal yang diisi lebih dari satu
partai politik.
• Tiket (receipt), suatu kartu atau kertas slip untuk mencalonkan
posisi seseorang di dalam suatu kepemilikan atau antrian dari
suatu item untuk diambil
60
• Tiket (notification), suatu pesan dari komisi atas pelanggaran
undang-undang
• Ticket (IT support), suatu file dokumen dari suatu masalah untuk
dilaporkan dan langkah-langkah yang diambil untuk
memecahkannya
• Ticket (IT security), suatu nomor yang dihasilkan oleh suatu
server jaringan sebagai alat pengesahan
• Ticket cases, suatu rangkaian di dalam kontrak hukum.
• Airline ticket, suatu dokumen yang dibuat oleh suatu maskapai
atau agen perjalanan untuk mengkonfirmasi bahwa seseorang
telah membeli sebuah tempat duduk di pesawat.
• Electronic ticket, suatu bentuk elektronik dari tiket pesawat.
• Coach ticket, suatu dokumen yang dibuat oleh seorang operator
agen perjalanan atau pertandingan untuk mengkonfirmasi bahwa
seseorang telah membeli sebuah tempat duduk pada pertandingan.
• Traffic ticket (tidak ada deskripsinya).”
Sedangkan menurut http://www.thefreedictionary.com/Ticket,
tiket adalah:
1. Suatu catatan kertas atau kartu yang menunjukkan bahwa
pemiliknya telah membayar atau berhak atas suatu jasa/layanan
yang ditetapkan, hak atau konsiderasi: suatu karcis teater; suatu
tiket penerbangan.
61
2. Suatu dokumen sertifikasi, terutama suatu lisensi pilot atau
kapten.
3. Suatu etiket yang mengidentifikasi atau deskriptif berkaitan
dengan barang dagangan; suatu label.
4. Daftar calon yang diusulkan atau yang dikuasakan oleh suatu
partai politik.
5. Suatu panggilan sah ke pengadilan, terutama untuk suatu
pelanggaran lalu lintas.
2.5.5 Pengertian Penyewaan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, p1057), sewa
adalah:
1. Pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa.
2. Uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjam sesuatu.
3. Yang boleh dipakai dengan membayar dengan uang.
4. Ongkos; biaya pengangkutan (transpor).
Sedangkan penyewaan adalah proses, cara, perbuatan menyewa atau
menyewakan.