bab 2 landasan teori - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab2/2008-2-00520-ti bab 2.pdf ·...
TRANSCRIPT
28
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Quality Assurance
2.1.1 Pengertian Umum
Quality Assurance (penjaminan mutu) adalah semua tindakan terencana,
sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan
yang ditetapkan "akan dijamin" tercapai. Salah satu elemen dari QA adalah QC.
Elemen yang lain yaitu: Planning, organization for quality, Established Procedure,
Supplier Selection, Corrective Action, Document control, training, Audit dan
Management review. QA lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu
produk, dan datanya bisa diperoleh dari data sampling orang QC atau feedback dari
internal perusahaan ataupun adanya Quality complain dari luar perusahaan yaitu
costumer. Dan QA biasanya juga berperan sebagai sertifikasi dari produk tersebut.
(Sumber: Mailing List Migas Indonesia, Juni 2007).
Berdasarkan ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary) (section
3.2.11) Quality Assurance “Part of quality management focused on providing
confidence that quality requirements will be fulfilled”. Jika diterjemahkan Quality
Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan
dipenuhi.
29
Quality Assurance tugasnya memahami spec. customer dan standard atau
spec. yang berhubungan dengan product, kemudian membuat / menentukan cara
inspeksinya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspeksinya
(manufacturing data report).
Jadi kesimpulannya : QA bersifat proactive, preventive in nature.
2.1.2 Pengertian Dalam Konteks Manajemen Proyek
Merupakan semua aktifitas yang dilakukan oleh organisasi proyek (Manager
proyek, tim proyek, dan manajemen) untuk memberikan jaminan tentang kebijakan
kualitas, tujuan dan tanggungjawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat
memenuhi kebutuhan dan permintaan mutu yang sudah disepakati. Kualitas yang
dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan
sejumlah standar internasional, seperti contohnya adalah memenuhi ISO sebagai
panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan
kaidah baku software engineering yang memenuhi software quality assurance).
Ada 2 tipe dari Quality Assurance dalam proyek yaitu:
• Internal QA: Jaminan yang disediakan untuk manajemen dan tim proyek.
• External QA: Jaminan yang disediakan kepada customer yang ada di luar
proyek.
Dalam pelaksanaan Quality Assurance pada proyek, perlu disusun suatu
rencana mutu yang dapat diartikan sebagai totalitas ekspektasi yang diharapkan oleh
30
pemrakarsa atau sponsor proyek; dalam arti kata mereka yang termasuk di dalam
stakeholder proyek mendefinisikan harapan�harapannya terhadap hasil dari proyek
yang dikerjakan.
Dalam proyek juga dikenal adanya Project Quality Management yang terdiri
dari beberapa aktifitas antara lain:
• Quality Planing, mengidentifikasi standar kualitas untuk pelaksanaan proyek
dan bagaimana memenuhinya.
• Perform Quality Asurance, mengimplementasikan rencana jaminan kualitas
agar proyek memenuhi semua requairement
• Perform Quality Control, memonitor hasil pelaksanaan proyek apakah
memenuhi standar kualitas atau tidak.
Penjelasan detail dapat dilihat pada bagan berikut:
31
Gambar 2.1 Struktur Project Quality Management
32
2.1.3 Rencana Mutu
Rencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal berikut :
• Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality objective) dan
sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu
konstruksi.
• Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis, administrasi, keuangan
maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan dalam Perencanaan
Program.
• Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu konstruksi yang diinginkan.
• Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen sistem manajemen mutu
konstruksi (meliputi: Pedoman Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, petunjuk
teknis, instruksi kerja, dan daftar periksa/simak) dalam rangka mencapai
kesesuaian mutu konstruksi yang diinginkan.
• Rencana Mutu harus mencakup aktivitas verifikasi, validasi, pemantauan,
inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya.
• Rencana Mutu harus mencakup Catatan Mutu (quality records) yang
dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan kegiatan memenuhi
persyaratan mutu konstruksi yang telah ditetapkan.
33
Dalam penyusunan Rencana Mutu Proyek (RMP) diwajibkan untuk
mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan. Sasaran mutu
merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem
manajemen mutu penyelenggaraan proyek. Semua pihak yang terkait, baik Pimpinan
atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan
mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya,
sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju
perbaikan yang berkelanjutan.
Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana
Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk
komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu.
Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun
RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlibat
dalam pelaksanaan proyek, agar mereka memiliki tanggung jawab dalam
keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek.
Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target- target yang
direncanakan bagi pelaksanaan proyek, terutama yang terkait dengan kendala
keterbatasan Biaya, Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek.
Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang
dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu,
misalnya : perolehan laba, target pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target
perolehan omzet, efisiensi kinerja, tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya.
34
Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis, mudah dipantau, sehingga
apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi
tertentu dalam pelaksanaan proyek, maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan
direvisi, dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi
persyaratan dalam peristilahan kata : SMART yang selanjutnya diuraikan sebagai
berikut :
• Simple, yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti.
• Measureable, yaitu dapat diukur pencapaiannya.
• Applicable, yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
• Reasonable, yaitu memiliki alasan yang jelas bagaimana sasaran tersebut
digunakan dan diterapkan.
• Timely, yaitu waktu pencapaiannya jelas, ada batas waktu yang ditentukan
(Nara Sumber : Edy Rahen,2007)
35
2.2 Perbedaan QC dengan QA
Tabel 2.1 Perbedaan QC dan QA
No QA QC
1 Berperan sebagai analyst untuk
memperbaiki mutu produk
(QA= Conceptor)
Orang operasional yang langsung
melakukan aktivitas checking atau
inspeksi terhadap produk.
(QC= Executor)
2 Prosedur untuk pencapaian mutu Aktifitasnya (pelaksanaan dari
prosedur tsb) yang dibuktikan
dengan record-record
3 Kategori QA: Perencanaan mutu,
sertifikasi ISO, audit sistem
manajemen, dsb.
Kategori QC: Kegiatan2 inspeksi
dan uji (in-coming, in-process,
outgoing).
4 Bersifat proactive, preventive in
nature
Bersifat reactive, problem solving
in nature
5 QA= Sistem QC= Tools
36
2.3 Kedudukan Quality Assurance dalam Manajemen Mutu
Gambar 2.2 Tingkat Evolusi Manajemen Mutu
37
2.4 Prosedur Quality Assurance
Gambar 2.3 Prosedur Umum Pelaksanaan Quality Assurance
38
Adapun langkah pada prosedur di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Umum.
• Review dilakukan oleh personil QA yang tidak terlibat dalam pekerjaan
proyek yang direview.
• Review dilakukan terhadap setiap tahapan proyek atau dengan ruang
lingkup yang ditetapkan bersama Ketua Tim Proyek.
2. Membuat QA Plan.
• Personil QA menyusun dokumen QA Plan. Untuk proyek aplikasi merujuk pada template Software Quality Assurance (SQA) Plan.
• Dokumen QA Plan harus disetujui oleh Ketua Tim Proyek
3. Review Quality.
• Personil QA melakukan review terhadap pekerjaan proyek sesuai QA Plan.
• Personal QA menyampaikan Laporan Quality Assurance ke Ketua Tim Proyek untuk disetujui dan ditindaklanjuti.
4. Ketua Tim Proyek menugaskan tindak lanjut Laporan Quality Assurance, baik berupa tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) ke tim proyek.
5. Tim proyek melaksanakan dan menyelesaikan tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) dalam jangka waktu yang telah ditetapkan di Laporan Quality Assurance.
6. Personil QA akan memverifikasi ketepatan hasil tindakan koreksi.
• jika tindakan koreksi tepat, personil QA menutup Laporan QA.
• jika tindakan koreksi tidak tepat, personil QA akan meminta Ketua Tim
untuk penugasan tindakan koreksi yang baru.
39
2.5 Quality Assurance Tools and Methods
Termasuk di dalam QA Tools and Methods ini antara lain:
• Systems modeling
• Flowchart
• Cause-and-effect analysis
• Force field analysis
• Statistical and data presentation tools
• Bar and pie charts
• Run chart
• Control chart
• Histogram
• Scatter diagram
• Pareto chart
• Client window
• Benchmarking
• Gantt chart
• Quality assurance storytelling
40
2.5.1 Pareto Chart
Diagram 2.1 Contoh Pareto Chart
Dalam Quality Assurance pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan
untuk memilih prioritas kendala/resiko yang hendak diperbaiki. Pareto bekerja
dengan memaparkan dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan
relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto
chart ini sendiri merupakan hubungan antara:
• Sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi
hingga terendah) dengan,
• Nilai Satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi, harga, dan waktu
41
Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan
mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah
yang memberikan dampak terbesar. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha
penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut.
Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan the Pareto Principles,
yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang
paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi . Prinsip ini lebih dikenal
dengan prinsip 80/20 yang dapat diartikan 80 % masalah diakibatkan oleh 20%
penyebab.
Langkah pengerjaan:
Langkah 1: Buatlah list-list dari masalah, item , atau penyebab masalah untuk
dibandingkan
Langkah 2: Tentukan satuan ukuran pembanding dari item-item tersebut.
Frekuensi terjadinya masalah
Lamanya masalah terjadi
Berapa banyak biaya yang digunakan
Langkah 3: Tentukan waktu pengumpulan data
Langkah 4: Urutkan masalah dari satuan terbesar hingga terkecil
42
Langkah 5: Tally, untuk tiap item, berapa banyak kejadian (atau biaya, atau waktu
yang diperlukan). Lalu jumlahkan untuk menentukan total keseluruhan untuk semua
item. Tentukan persentase dari tiap item dengan membagi antara jumlah kumulatif
antar item (n+ (n-1)) dengan jumlah total seluruh item dan dikalikan dengan 100.
Contoh:
Tabel 2.2 Contoh Tabel Perhitungan Pada Diagram Pareto
Causes for Late Arrival
(Decreasing Order)
Number of
Occasions
Percentage Cumulative
Percentage
Traffic tie-up 32 44 44
Woke up late 20 28 71
Family problems 8 10 82
Sick 6 8 90
Had to take the bus 4 6 96
Bad weather 3 4 100
43
Langkah 6: Masukkan urutan item tersebut ke garis horizontal pada pareto chart dan
untuk satuan (frekuensi, harga, waktu) letakkan di garis vertikal kiri. Sedangkan garis
vertikal kanan diisi oleh persentase kumulatif (Jumlah kumulatif harus dengan total
100%). Gambar bars untuk tiap itemnya.
Langkah 7: Hubungkan garis persentase kumulatif tiap item dimana untuk titik awal
dimulai dari paling atas bars item pertama.
Langkah 8: Analisa diagram dengan identifikasi item yang menimbulkan dampak
paling besar. Lakukan ini dengan mencari breakpoint dari line graph yang memiliki
tanda penurunan level lebih cepat. Jika tidak ada break point tentukan item mana
yang menyumbang 50 % atau lebih dari efek. Jika ternyata pola grafik stabil (tidak
ada perbedaan tinggi antar bar), pikirkan beberapa faktor yang mungkin
mempengaruhi hasil seperti: Hari kerja, shift, dll). Lalu pisahkan data tersebut dan
buat pareto chart terpisah untuk tiap subgrup untuk melihat jika ada perubahan pola
grafik.
2.5.2 Cause and Effect Analysis
Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa
tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan
mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang
ditemukan. Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan
44
hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan
menyediakan gambaran tentang “mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek
yang diakibatkan dari masalah tersebut”.
Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk
memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah.
Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang
menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang
berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut.
Peringatan:
Ingatlah bahwa cause and effect diagram ini mewakili hipotesa tentang “causes”
bukan “facts”. Kegagalan dalam menyusun hipotesa in- memperlakukannya sebagai
“facts” seringkali mengantar tim pada implementasi solusi yang salah dan menyia-
nyiakan waktu.
Tipe-tipe Cause and Effect Analyses:
• Berdasarkan kategori: Dinamakan diagram fishbone atau Ishikawa diagram
• Berdasarkan rantai penyebab: Dinamakan diagram pohon (tree diagram)
Sesuai dengan metoda pengolahan data yang dipakai dalam laporan ini, maka penulis
hanya akan menjabarkan tentang teori Tree diagram.
45
Diagram pohon (tree diagram) merupakan tipe kedua dari cause and effect
analysis yang menunjukkan serangkaian rantai penyebab masalah. Diagram ini
dimulai dengan efek dan kelompok mayoritas dari penyebab untuk kemudian ditanya
setiap cabangnya,” Kenapa ini terjadi?”, “Apa penyebabnya?”. Diagram pohon juga
merupakan tampilan grafik dari metode sederhana yang dikenal dengan metode Five
Why’s. Metode ini menjabarkan susunan dari penyebab-penyebab masalah, menggali
lebih dalam untuk mencari akar permasalahan. Metode ini dapat digunakan sendiri
atau digabung dengan diagram cause and effect lainnya.
Diagram 2. 2 Contoh Layout Diagram Pohon pada Metode 5 Why’s
46
Langkah pengerjaan Five Why’s diagram:
Step 1. Sepakati masalah atau kondisi ideal yang ingin dicapai dan tuliskan dalam
kotak effect. Cobalah untuk lebih spesifik dalam memilih topik permasalahan.
Masalah yang terlalu luas atau samar dapat menjerumuskan tim.
Step 2. Tentukan penyebab spesifik dan masukkan dalam cabang atau sub cabang
yang sesuai. Gunakan brainstorming sederhana untuk mencatat ide-ide sebelum
mengklasifikasikannnya dalam diagram, atau gunakan cabang yang telah ada terlebih
dahulu untuk menstimulasi keluarnya ide. Jika sebuah ide cocok untuk lebih dari satu
cabang, tempatkan pada keduanya. Pastikan bahwa peyebab masalah yang telah
disusun memiliki hubungan langsung dan logic terhadap masalah atau efek yang
disebutkan pada kepala diagram pohon.
Step 3. Teruslah bertanya “Why?” dan “Why else?” untuk setiap penyebab ssampai
akar masalahnya ditemukan. Akar masalah adalah sesuatu yang: (a) Dapat
menjelaskan “effect” baik secara langsung atau melalui serangkaian kejadian, (b) Jika
dihilangkan akan mengeliminasi atau mengurangi masalah. Cobalah untuk
meyakinkan bahwa jawaban dari pertanyaan “Why” merupakan penjelasan yang
dapat diterima dan jika mungkin dapat diajukan sebagai action. Periksa kelogisan dari
rantai penyebab masalah : baca diagram dari akar hingga effect untuk melihat apakah
alirannya logis dan tidak melenceng dari topik. Lakukan perubahan bila perlu.
47
5 Kesalahan yang sering terjadi dalam menyusun Five Why Analysis:
• Langsung ke kesimpulan
• Mencari symptoms dan bukannya sebab utama
• Tidak banyak bukti yang dikumpulkan
• Tidak mengecek atau memeriksa langsung kondisi lapangan.
• Pemecahan masalahnya terlalu melebar atau tidak kena sasaran
• Tidak melibatkan orang-orang terkait
Peringatan:
Dalam menentukan akar masalah tim harus mengumpulkan data untuk menguji
hipotesis. Effect atau masalah harus dijabarkan dengan jelas untuk menghasilkan
hipotesis paling relevan tentang penyebab (cause). Jika effect atau masalah terlalu
umum tim akan kesulitan dalam fokus terhadap effect, dan diagram akan
“membengkak” dan kompleks. Pastikan untuk mengembangkan setiap cabang secara
penuh. Jika tidak mungkin tim perlu mengumpulkan lebih bannyak informasi atau
bantuan dari pihak lain untuk mencapai pemenuhan dari seluruh cabang-cabang ini.
48
2.5.3 System Modelling
Gambar 2.4 Contoh Layout System Modelling
Pemodelan sistem menunjukkan bagaimana sistem seharusnya bekerja.
Teknik ini digunakan untuk menilai bagaimana sejumlah variasi komponen bekerja
bersama untuk menghasilkan output tertentu. Dengan membuat diagram dari
sambungan aktivitas-aktivitas sistem, model sistem mempermudah pembaca untuk
mengerti hubungan di antara aktivitas dan pengaruh aktivitas satu terhadap lainnya.
Model sistem menggambarkan proses sebagai bagian dari sistem yang lebih besar
yang sasarannya untuk memenuhi keinginan client.
Model sistem bermanfaat ketika suatu gambar keseluruhan dibutuhkan. Model
sistem menunjukkan bagaimana servis langsung dan pendukung berinteraksi, dimana
input kritis berasal, dan bagaimana produk atau servis diharapkan untuk memenuhi
kebutuhan masyakat/user. Ketika tim tidak tahu bagaimana memulai, model sistem
49
dapat membantu menempatkan area masalah atau menganalisa masalah dengan
menunjukkan beragam komponen sistem dan hubungan di antara mereka. Model
sistem ini juga dapat mencapai sasaran dari area masalah lain. Secara keseluruhan
model sistem dapat membantu dalam pengawasan kinerja performansi.
Element Pemodelan Sistem
System modeling terdiri dari 4 elemen yaitu:
• Input
Input merupakan sumber-sumber yang digunakan untuk pelaksanaan
aktivitas proses. Input dapat berupa bahan mentah, produk atau servis yang
dihasilkan oleh bagian lain dalam sistem. Contoh: Dalam sistem
penyembuhan Malaria, input meliputi obat anti malaria dan pekerja kesehatan
terlatih. Bagian lain dari sistem yang menyediakan kedua input ini adalah:
Subsistem logistik dan pusat pelatihan.
• Proses
Proses merupakan aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk merubah
input menjadi produk dan servis. Untuk penyembuhan malaria, proses terdiri
dari kegiatan diagnosis, konseling dengan pasien, dan proses penyembuhan itu
sendiri.
50
• Output
Output merupakan hasil langsung (produk atau servis) dari proses.
Output secara umum merujuk pada output langsung yang dihasilkan proses,
dapat pula berupa efek tak langsung yang dirasakan oleh client atau dampak
kepada komunitas yang lebih luas. Untuk sistem penyembuhan malaria ini
outputnya berupa pasien menerima terapi dan konseling.
Hasil yang dirasakan dari output ini dapat berupa efek maupun
dampak. Efek timbul akibat perubahan dalam sikap, pengetahuan, perilaku,
maupun psikologis yang disebabkan dari output. Dalam kasus malaria ini,
efek berupa pengurangan tingkat fatalitas dari kasus penyakit tersebut dan
penambahan pengetahuan dari pasien tentang cara penanganan jika demam
kembali terjadi. Sedangkan dampak merupakan hasil jangka panjang dari
output yang dirasakan oleh client maupun masyarakat luas. Untuk kasus
malaria ini dampaknya berupa peningkatan status kesehatan masyarakat dan
minimalisasi terhadap tingkat kematian pada bayi dan anak kecil.
• Control.
Control merupakan segala usaha yang dilakukan untuk menjaga proses
tetap berjalan secara terkendali sehingga dapat menghasilkan output sesuai
kriteria yang diinginkan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengontrol seluruh
51
komponen yang terlibat dalam proses, baik inputnya sendiri, orang yang
bertugas melaksanakan proses, metoda yang digunakan, frekuensi pengecekan,
sosialisasi peraturan, kebutuhan stakeholder, sampai relevansi proses terhadap
sasaran dan target.
• Visi, misi, sasaran mutu, dan kompetensi
Merupakan masukan dasar yang melandasi setiap proses yang hendak
dijaminkan mutunya. Semua proses tersebut sebaiknya menunjang visi, misi,
dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Visi, misi, dan sasaran mutu biasanya
ditetapkan untuk jangka waktu tertentu misalnya 4 hingga 5 tahun atau untuk
satu siklus kerja saja seperti yang terjadi pada proyek-proyek pembangunan.