bab 2 landasan teori - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab2/2008-2-00470-ti bab...
TRANSCRIPT
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Persediaan
2.1.1 Definisi Persediaan
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang
normal, atau barang-barang yang dalam pengerjaan/proses produksi menunggu
penggunaannya dalam proses produksi (Cahyono, 1996: 237). Dengan kata lain
persediaan adalah sejumlah bahan, bahan dalam proses, komponen, bahan
pembantu, dan barang jadi yang disediakan untuk memenuhi permintaan
langganan setiap waktu. Persediaan juga dapat berarti material atau
perlengkapan yang digunakan atau untuk melengkapi proses produksi.
Banyaknya persediaan dapat mempresentasikan 20-60% aset perusahaan.
Pada setiap tingkatan perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah
maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Pada dasarnya persediaan merupakan simpanan material yang
berupa bahan mentah, barang dalam proses ataupun barang jadi.
Mengapa persediaan menjadi sangat penting bagi perusahaan kecil, menengah
maupun perusahaan yang besar, karena:
1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi
keuangan.
2.1.2 Definisi Pengendalian Persediaan
Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang
dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada
pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan
dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara:
• Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik, khususnya
bagi perusahaan di mana karyawannya mempunyai akses langsung
terhadap persediaan, seperti; supermarket, rumah makan, bagian
kasir di bank, gudang.
• Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Misalnya
dengan sistem bar code.
• Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari
fasilitas perusahaan. Misalnya dengan pengamatan langsung, baik
berbentuk kaca satu arah, video maupun pengawasan oleh manusia.
Pada umumnya perusahaan tergolong ke dalam 2 tipe, yakni
perusahaan yang bekerja atau melakukan kegiatan produksi berdasarkan
permintaan yakni disebut make to order, dan ada lagi perusahaan yang bekerja
atau melakukan kegiatan produksi tidak berdasarkan permintaan. Jadi
perusahaan tersebut melakukan kegiatan produksi secara terus menerus dengan
asumsi produk tersebut akan terus terjual. Perusahaan yang jenisnya
produksinya seperti itu dinamakan make to stock, biasanya perusahaan-
perusahaan yang produksinya make to stock itu ialah perusahaan barang-barang
konsumsi. Sebagai contoh, minuman kaleng, indomie, makanan ringan. Itu
semua perusahaan yang prosukdinya make to stock atau dengan kata lain
perusahaan tersebut membuat produk untuk disimpan sebagai persediaan,
kemudian dislurkan secara berlanjut hingga konsumen mengenal produk
tersebut, maka dapat dengan mudah untuk menyalurkan produk ke distributor-
distributor maupun pengecer.
2.1.3 Faktor-faktor Penting Dalam Persediaan
Seperti dilampirkan diatas, persediaan memiliki peranan penting
dalam perusahaan, sehingga sangat penting untuk mengetahui faktor-faktor
penting yang ada di dalamnya. Berikut empat faktor penting fungsi persediaan:
a. Faktor waktu
Faktor waktu menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi
sebelum barang jadi sampai kepada konsumen, waktu diperlukan
untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman
bahan baku, pengawasan bahan baku, produksi dan pengiriman
barang jadi ke pedagang besar atau konsmen. Dari faktor ini
perusahaan juga dapat mempertimbangkan bagaimana persediaan
yang harus direncanakan. Agar kegiatan produski tidak terhambat
oleh faktor tersebut.
b.Faktor ketidakpastian
Faktor ketidakpastian waktu bahan baku datang (Faktor
ketidakpastian bahan baku datang dari suplier menyebabkan
perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses
produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen).
Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu
tunggu ( lead time). Waktu tunggu (lead time) adalah merupakan
tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat
pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku. Waktu
tunggu ini sangat perlu diperhatikan karena sangat erat hubungannya
dengan saat pemesanan kembali (reorder) Dengan diketahuinya
waktu tunggu yang tepat maka perusahaan dapat melakukan
pemesanan pada saat yang tepat, sehingga risiko terjadinya
penumpukan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal
mungkin
c. Faktor ekonomis
Faktor ekonomis (Adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan
alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item
dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis). Harga bahan
baku yang akan dibeli merupakan salah satu faktor penentu dalam
kebijaksaan persediaan bahan baku, karena harga bahan baku akan
menentukan berapa jumlah modal yang harus disiapkan perusahaan
dalam pembelian bahan baku. Faktor uini juga merupakan peranan
penting bagi perusahaan untuk menentukan sistem pembelian
maupun penyimpanan bahan baku yang memang diperlukan untuk
kegiatan produksi.
d.Faktor pemakaian bahan baku
Sebelum pembelian dilakukan, maka manajer harus dapat membuat
perkiraan pemakaian bahan baku yang akan digunakan dalam proses
produksi dalam satu periode. Perkiraan bahan baku ini merupakan
perkiraan tentang berapa jumlah bahan baku yang akan
dipergunakan perusahaan pada waktu yang datang. Untuk
memperoleh data ini dilakukan peramalan.
e.Biaya-biaya persediaan
Biaya persediaan bahan baku ini ada dua macam, yaitu biaya
persediaan yang semakin besar dengan semakin besarnya rata-rata
persediaan dan biaya persediaan yag semakin kecil dengan semakin
besarnya rata-rata persediaan.
f.Kebijakan pembelanjaan
Seberapa besar dana yang digunakan untuk keperluan pembelanjaan
bahan baku atau barang-barang yang menyangkut keperluan
produksi perusahaan, sangat tergantung kepada kebijakan
pembelanjaan dari perusahaan tersebut. Antara lain modal yang
ditetapkan oleh perusahaan, atau budget yang memang sudah
ditentukan dari masing-masing departemen.
2.1.4 Biaya-biaya Dalam Persediaan
Ada beberapa biaya dalam persediaan yang menjadi faktor yang perlu
diperhitungkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1.Biaya pembelian (purchase cost)
Adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya
produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya
perunit akan selalu menjadi bagian dari biaya item persediaan. Untuk
pembelian item dari luar, biaya perunit adalah harga beli ditambah
biaya pengangkutan.Untuk item yang diproduksi di dalam
perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenga kerja, bahan
baku dan biaya overhead pabrik.
2.Biaya pemesanan (order cost/setup cost)
Adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari suplier atau
biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam
perusahaan. Biaya ini disumsikan tidak akan berubah secara
langsung dengan jumlah pemesanan. Contoh : biaya membuat daftar
permintaan, menganalisis suplier, membuat pesanan pembelian,
penerimaan bahan, inspeksi bahan dan pelaksanaan proses transaksi.
Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya akibat perubahan
proses produksi, persiapan sebelum proses produksi.
a.Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost/setup cost)
- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)
- Biaya pengiriman pemesanan
- Biaya transportasi
- Biaya penerimaan (Receiving cost)
- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set
up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan
perlengkapan dan peralatan.
3.Biaya simpan (carrying cost/holding cost)
Biaya yang dikeluarkan ata sinvestasi dalam persediaan dan
pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan
persediaan. Biaya simpan dapat berupa biaya modal, pajak, asuransi,
pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang
dikeluarkan untuk memelihara persediaan.
b.Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost/holding cost)
- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang
hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi
(Cost of capital).
- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost
of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
4.Biaya kekurangan persediaan (shortage cost)
Konsekuesi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam
perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen
tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi
apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen
yang lain. Biaya kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder,
biaya kehilangan kesepatan penjualan dan biaya kehilangan
kesempatan menerima keuntungan.
2.2 Jenis Persediaan
Persediaan terbagi atas dua macam yakni:
1.Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar
(independent demand inventory.)
• Permintaan independen adalah permintaan untuk suatu
produk yang akan dibeli tidak tergantung pada rencana
pembelian produk lain, seperti; permintaan untuk kulkas
tidak tergantung kepada permintaan untuk oven
pemanggangan roti.
2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan
oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar
(dependent demand inventory).
• sedangkan permintaan dependen adalah permintaan untuk
satu produk berkaitan dengan permintaan untuk produk
lainnya. Misalnya permintaan untuk produsen mobil terhadap
ban mobil akan tergantung pada produksi mobil itu sendiri.
2.2.1 Jenis Persediaan Menurut Fisiknya
Berikut jenis-jenis persediaan berdasarkan fisiknya antara lain:
a.Bahan baku (material)
Bahan yang akan diproses menjadi barang jadi dan merupakan
bagian dari barang jadi. Persediaan bisa berasal dari sumber
kekayaan alam atau buatan pabrik yang masih harus diolah lebih
lanjut, misalnya kain dalam produksi garment. Adapun persediaan
yang sudah diap olah kebanyakan dari supplier.
b. Bahan pembantu (Supplier)
Bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi dan bukan
merupakan bagian dari barang jadi. Persediaan yang dibutuhkan
dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian dari barang
jadi. Bahan baku pembnatu atau biasa disebut bahan baku
pendukung ini digunakan juga untuk keperluan memproduksi barnag
yang akan dihasilkan. Sebagai contoh untuk membuat baju
komponen utamanya ialah kain dan benang, namun masih ada
pewarna yang terkadang masih digunakan sebagai pelengkap dalam
baju.
c.Komponen ( Component parts)
Barang jadi dari perusahaan asal yang merupakan bahan baku dari
perusahaan perakitan (assembly) Persediaan yang diperoleh dari
perusahaan lain, yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu
produk, misalnya komponen komputer yang dapat dirakit menjadi
sebuah computer.
d.Persediaan barang dalam proses (work in process)
Persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap
bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu
produk, tetapi masih perlu diolah lebih lanjut menjadi barang jadi.
e.Persediaan barang jadi (finished good)
Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah
dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
2.3 Metode Pemesanan Ekonomis
Economical Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang
yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai
jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah
pembelian yang optimal ini yang perlu diperhatikan adalah biaya variabel dari
penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya
searah dengan penambahan jumlah persediaan, maupun biaya variabel yang
sifat perubahannya berlawanan dengan jumlah persediaan tersebut.
Adapun biaya-biaya itu adalah :
1.Procurement atau set up costProcurement atau set up cost adalah
biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan,
artinya biaya semakin besar apabila order quantity semakin kecil,
terdiri dari :
a) Biaya selama proses persiapan
b) Biaya pengiriman pesanan
c) Biaya penerimaan barang yang dipesan
d) Biaya-biaya processing pembayaran
2.Storage atau carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai
dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost
didasarkan pada average inventory. Carrying cost akan semakin
kecil apabila jumlah material yang dipesan semakin kecil, terdiri dari
a)Biaya penggunaan/sewa gudang
b)Biaya pemeliharaan material dan allowances dari kemungkinan
rusak
c)Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli
d)Biaya asuransi
e)Biaya absolescence
f)Biaya modal
g)Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang
adapun perhitungan EOQ ialah dengan menggunakan rumus:
EOQ=HRC2
Dimana:
EOQ: jumlah pesanan ekonomis
H: biaya penyimpanan bahan baku per periode
R: biaya pesan
C: biaya permintaan
2.3.1 Model EOQ
Ada beberapa macam model EOQ. Dilihat dari sudut pandang
permintaan EOQ terdiri atas dua model, yakni:
• EOQ Model Deterministik
EOQ deterministik disebabkan adanya permintaan yang tetap
dari para konsumen. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah
meramalkan permintaan-permintaan selanjutnya. Untuk dijadikan
tolak ukur untuk menentukan perencanaan produksi, pembelian
bahan baku, penyimpanan bahan baku, hingga biaya-biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan. EOQ dengan model
deterministik ini biasanya terjadi pada perusahaan-perusahaan yang
produksinya make to stock, seperti makanan ringan, minuman
kaleng, dan lain-lain. Jadi ada atau tidak adanya pesanan dari
pelanggan perusahaan akan tetap melakukan kegiatan produksi
seperti biasa. Itu semua dikarenakan adanya pertimbangan barang
produksi yang dibuat olah perusahaan tahan lama atau kuat disimpan
dalam kurun waktu yang lama.
Adapun ketentuan dalam EOQ dengan model deterministik ialah:
1. Kecepatan permintaan tetap/berubah namun secara
terus-menerus.
2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan
dating (lead time) harus tetap.
3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock
out.
4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan
diterima bentuk paket.
5. Harga per unit tetap dan tidak ada penguranagan.
6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus
dengan rata-rata jumlah persediaan.
7. Besar ordering cost tetap untuk setiap lot yang dipesan
dan tidak tergantung pada jumlah item.
8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada
hubungan dengan produk lain.
Berikut contoh grafik EOQ dengan model deterministik:
Sumber:MCL Bina Nusantara
Gambar 2.1 Model EOQ
B
Q
Inve
ntor
y
a b c d e f
Time
Berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada di dalam EOQ
dengan model deterministik, dapat disimpulkan di dalam EOQ
deterministik EOQ detrministik ini lebih efektif digunakan untuk
menghitung perencanan produksi dalam sebuah industri. Dalam EOQ
deterministik juga diterapkan persediaan cadangan atau yang biasa
disebut dengan safety stock, namun persediaan cadangan itu
diasumsikan sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan selama waktu
tunggu bahan yang dipesan akan diteriman. Berikut contoh gambar
safety stock model EOQ deterministik:
Qua
ntity
Sumber : pengolahan data microsoft visio
Gambar 2.2 Ideal Model EOQ dengan Safety Stock
• EOQ dengan model probabilistik
EOQ model probabilistik berbeda dengan model EOQ
deterministik. EOQ model probabilistik biasa terjadi di perusahaan
yang kegiatan produksinya make to order, atau membuat produk
berdasarkan pesanan. Jadi perusahaan tersebut memproduksi barang
jika ada pesanan, tetapi jika tidak ada pesanan maka perusahaan
tidak melakukan kegiatan produksi sepert yang dilakukan
perusahaan pada umumnya. Dapat dikatakan EOQ probabilistik
berlawanan dengan EOQ deterministik. Dikarenakan memiliki cirri-
ciri dan ketentuan-ketentuan yang berbeda. Berikut ketentuan EOQ
probabilistik:
1.Kecepatan permintaan tetap/berubah meskipun tidak
secara terus-menerus.
2.Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating
(lead time) tetap.
3.Mungkin terjadi persediaan habis atau stock out.
Berikut perhitungan-perhitungan yang ada di dalam EOQ
probailistik, antara lain:
- Frekuensi Pemesanan
Frekuensi pemesanan ialah banyaknya pemesanan yang
dilakukan dalam satu periode tertentu dengan
pertimbangan jumlah ekonomis setiap pemesanan yang
dilakukan. Dimana banayaknya demand dalam satu
periode dibagi dengan ukuran lot daripada ekonomis
pesanan tersebut. Adapun rumus perhitungan untuk
frekuensi pemesanan ialah:
*QD
N =
Dimana:
N: frekuensi pemesanan
D: demand dalam periode tertentu
Q*: jumlah pesanan ekonomis
- Interval Pemesanan
Interval pemesanan ialah selang waktu antara pemesanan
sebelumnya ke pesanan selanjutnya, dimana terjadi
selisih jumlah waktu pemesanan sebelumnya ke
pemesanan berikutnya. Interval pemesanan juga berguna
sebagai acuan untuk melakukan pemesanan berikutnya,
sehingga pemesanan selanjutnya dapat dilkukan dengan
efektif.
Adapun rumus perhitungan interval pemesanan ialah:
Ntahunjahari
T/ker
=
Dimana:
T: interval pemesanan
Hari kerja/tahun: jumlah hari kerja ditetapkan oleh
perusahaan
N: frekuensi pemesanan
- Safety Stock
Resiko dan ketidakpastian memasuki analisa persediaan
melalui banyak variable, tetapi sebagian besar biasanya
adalah variasi dalam permintaan dan waktu tunggu atau
biasa disebut lead time. Variasi semacam itu tertahan
oleh persediaan cadangan(safety stock), yang bisa disebut
juga dengan nama buffer stock atau fluctuation stock.
Persediaan cadangan adalah persediaan tambahan yang
disimpan sebagai perlindungan terhadap maslah-masalah
yang di luar dugaan atau mendadak yang menjadi
lingkungan tersebut.
Persediaan cadangan tersebut diperlukan untuk
menutupi permintaan selama lead time dalam proses
penyediaan barang kembali apabila permintaan
sebenarnya melebihi permintaan yang diramalkan oleh
perusahaan. Safety stock memiliki dua efek dalam hal
biaya, yakni mengurangi cost of stock out dan
menambah holding cost (biaya simpan). Berikut contoh
grafik safety stock:
Qua
ntity
Sumber : pengolahan data microsoft visio
Gambar 2.3 Realistic Model EOQ dengan Safety Stock
Adapun perhitungan safety stock ialah:
Safety Stock = S Ma M= − , dimana nilai Ma adalah titik
re-order point yang didapat dari rumus:
ROP (B) = Ma = M + z σ⋅
- Service Level
Service level merupakan sebuah kemampuan perusahaan
untuk memenuhi permintaan-permintaan dari pelanggan.
Biasanya service level antar perusahaan yang satu dan
yang lain berbeda-beda. Hal ini disebabkan oleh tingkat
produktivitas perusahaan yang berbeda-beda dan masing-
masing perusahaan mempunyai permintaan yang
berbeda-beda pula. Sehingga timgkat pemenuhan
permintaannya pun berbeda-beda. Data service level ini
digunakan untuk perhitungan safety stock yakni apabila
data yang diolah normal maka z yang menunjukan
service level dari perusahaan dapat dilihat dengan
menggunakan table normal pada buku Ronald. E.
Walpole.
- Re-order Point (ROP)
Re-order point (ROP) adalah titik dimana dilakukan
pemesanan kembali, agar tidak terjadi kekurangan bahan
baku disaat proses produksi berlangsung. Selain berguna
untuk mengetahui pada saat kapan harus melakukan
pemesanan kembali, re-order point juga berguna untuk
membuat persediaan tetap stabil. Dengan kata lain pada
saat persediaan sudah menipis, bahan baku yang telah
dipesan akan segera diterima sesuai dengan perhitungan
selama waktu tunggu (lead time). Sehingga tidak terjadi
penumpukan bahan dalam sebuah pabrik. Dengan begitu
efektifitas persediaan lebih terjaga, sehingga perusahaan
dapat meminimasi biaya simpan dalam sebuah pabrik.
Adapun rumus re-order point adalah:
ROP (B)= σ.zMa +Μ=
Dimana:
B: titik re-order point
Μ : hasil probability stock out dikalikan nilai tengah.
z: service level (ditetapkan oleh perusahaan).
σ : standar deviasi
- Total Cost
Total cost ialah jumlah biaya secara keseluruhan yang
dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatan produksi.
Semua biaya yang menjadi pengeluaran perusahaan,
mulai dari biaya pesan hingga biaya penyimpanan bahan
termasuk ke dalam total cost. Adapun rumus perhitungan
total cost ialah:
( ) ⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ ×
+⎟⎟⎠
⎞⎜⎜⎝
⎛ ×+×=
2H EOQ
EOQ
S D C DTC
Dimana:
TC: total cost
D: demand dalam periode tertentu
C: harga bahan baku per ton
EOQ: jumlah pesanan ekonomis
S: biaya pesan (ordering cost)
H: biaya simpan (holding cost)