bab 2 - · pdf filedaya manusia dan material selama ... sap merupakan perusahaan yang...
TRANSCRIPT
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Proses Bisnis “In business, a process is defined as an interrelated, sequential set of
activities and tasks that turns into outputs” (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138)
Menurut Pearlson, didalam sebuah proses harus ada awal dan akhir, input dan
output, sekumpulan tasks yang merubah input menjadi outputs, dan sekumpulan
metric untuk mengukur keefektifannya.
Gambar 2. 1 Contoh proses bisnis
Sumber: (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138)
Menurut Magal dan Word (2012, pp. 4-3), proses bisnis merupakan
serangkaian tugas atau aktifitas yang menghasilkan hasil yang diinginkan. Setiap
proses dipicu oleh beberapa kejadian, seperti menerima pesanan pelanggan atau
kebutuhan untuk menambahkan inventory.
Hal tersebut terjadi di bagian atau area fungsional yang berbeda dalam
organisasi, seperti sales, warehouse, manufacturing, dan accounting. Contohnya,
ketika retailer (pelanggan) memesan sepeda, maka manufacturer (seller)
menggunakan proses spesifik untuk memastikan produk yang tepat akan di kirimkan
kepada pelanggan di waktu yang ditentukan dan pembayaran untuk pesanan sudah
diterima.
Receive
Requirement
for Goods/
Service
Create and
Send
Purchase
Order
Receive
Goods
Pay
Vendor
Verify
Invoice
8 2.1.2 Penjualan
“Like other organizational processes-sales is not a silo. Sales relies on
collaboration with other departements, including marketing and engineering, in
addition to insight gained from previous sales efforts” (Baldwin, 2010, p. 12)
“Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual
barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-
transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan
hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.” (Mulyadi,
2008, p. 202)
Penjualan secara umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penjualan tunai
dan penjualan kredit. Namun terdapat pula istilah penjualan cicilan dan penjualan
konsinyasi. Berikut merupakan penjelasan dari 4 jenis penjualan, yaitu:
a) Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu sebelum barang
diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
b) Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan mengirimkan barang
sesuai order kepada pembeli. Perusahaan akan mengirimkan tagihan kepada
pembeli pada jangka waktu tertentu.
c) Penjualan Cicilan
Menurut Zebua (2009, p. 71), penjualan cicilan adalah penyerahan produk
kepada pembeli dengan menerima uang muka (down payment) dan sisanya
dalam pembayaran cicilan selama beberapa tahun.
d) Penjualan Konsinyasi
Situasi dimana pihak pemegang barang bersedia bertindak sebagai agen bagi
pemilik sebenarnya
9
2.1.3 Project Management Definisi dari project menurut Prabhakar dalam Journal Projects and Their
Management: A Literature Review (2008, p. 3) , proyek merupakan orang-orangyang
ada pada sebuah organisasi yang terdedikasi pada tujuan atau objektif tertentu. Pada
umumnya proyek mencakup skala yang besar, mahal, unik, atau memiliki resiko
yang tinggi dimana harus menyelesaikannya pada tanggal yang ditentukan, untuk
jumlah uang yang sudah ditentukan, dengan ekspektasi performa tertentu.
Minimumnya, semua proyek perlu memiliki tujuan yang jelas dan sumber daya yang
cukup untuk menjalankan semua tugas-tugasnya.
Sebuah proyek juga memiliki karateristik berikut:
a) Awal dan akhir yang ditetapkan (penyelesaian dalam waktu tertentu).
b) Tujuan atau target spesifik dan ditentukan (ekspektasi performa).
c) Serangkaian aktivitas yang kompleks dan saling terkait.
d) Anggaran yang terbatas.
Project Management melibatkan pengetahuan penerapannya, keahlian, alat
dan teknik untuk kegiatan proyek sehingga mencapai kebutuhan dan ekspektasi
pemangku kepentingan. Ini merupakan seni memimpin dan mengkoordinasi sumber
daya manusia dan material selama proyek berlangsung untuk mencapai tujuan
proyek batasan tertentu.
Project Management merupakan cabang spesial dari manajemen yang dimana
telah berkembang untuk mengkoordinasi dan mengontrol aktivitas kompleks dari
industri moderen. Perubahan lingkungan bisnis di abad 21 meningkatkan berbagai
kegiatan yang ada pada batasan teknik proyek manajemen dan cara proyek dikelola.
Proyek adalah sistem terbuka karena mereka ada di lingkungan terbuka dan
harus merespon pada perubahan dinamika yang terjadi pada situasi sehingga
membutuhkannya untuk menjadi lebih adaptif (Prabhakar, 2008, p. 5)
10 2.1.4 Blueprint
Menurut Barbieri, Fragniere, Sitten, dan Zambrano, (2013, p. 208) blueprint
adalah deskripsi terperinci dari proses bisnis, yang menggambarkan konsep
operasional bisnis atau servis melalui skema tertentu. Desain skema ini bisa
menjelaskan berbagai tahapan siklus proses untuk memperoleh gambaran yang
sederhana, jelas, dan bisa dipahami sekilas.
Salah satu tahapan dalam implementasi ERP adalah membuat business
blueprint. Berdasarkan Momoh, Roy, dan Shebab (2008, p. 95). Tujuan dari business
blueprint adalah untuk melakukan dokumentasi terperinci terhadap struktur
organisasi dan proses bisnis yang dikumpulkan pada saat rapat mengenai
requirements. Business blueprint ini memungkinkan tim implementasi proyek dapat
secara jelas mendefinisikan ruang lingkup dan fokus proses pada bisnis organisasi.
Secara lebih lanjut, Momoh, et.al. (2008, p. 96) juga membagi business
blueprint menjadi beberapa struktur tugas, antara lain melakukan analisis proses saat
ini (AS-IS), memetakan proses pada sistem ERP dengan proses bisnis,
mendefinisikan proses mendatang (TO-BE), mengidentifikasi celah serta solusi
terhadap celah, mendokumentasikan blueprint, dan terakhir adalah proses
persetujuan blueprint.
Gambar 2. 2 Struktur Tugas Business Blueprint pada Implementasi ERP
Sumber: (Momoh, Roy, & Shebab, 2008, p. 96)
11
2.1.5 Konversi Sistem Sistem yang telah diuji coba dan sukses akan dipersiapkan untuk ditempatkan
dan digunakan. Sistem analisis akan mengembangkan rencana konversi secara
lengkap. Dalam melakukan konversi sistem ada beberapa alternatif strategi yang bisa
dipilih (Al fatta, 2007, p. 6):
a) Abrupt Cut Over (konversi langsung)
Pada pendekatan ini sistem lama dihapus dan sistem baru dioperasikan.
Pendekatan ini beresiko karena ada kemungkinan masih ada masalah utama
yang belum ditemukan dalam uji coba sistem
b) Paralel Conversion
Pada pendekatan ini, baik sistem lama maupun sistem baru
diimplementasikan selama beberapa periode waktu. Pendekatan ini
memungkinkan beberapa masalah utama pada sistem baru berhasil ditemukan
dan diatasi sebelum sistem lama berhenti dipakai
c) Location Conversion
Pada pendekatan ini beberapa sistem yang sama akan dioperasikan pada
tempat-tempat yang berbeda lokasi geografisnya, konversi biasanya dilakukan
pada satu lokasi terlebih dahulu. Ketika sistem pada lokasi tersebut berjalan
dengan baik, maka sistem bisa di-deploy ke lokasi yang lainnya. Pada lokasi
pertama disarankan menggunakan konversi pararel dan pada lokasi berikutnya
digunakan konversi langsung.
d) Staged Conversion (Konversi Bertahap)
Pendekatan ini adalah variansi dari konversi langsung dan konversi
pararel. Konversi ini menggunakan pendekatan versi. Suatu sistem
dikembangkan dengan versi awal kemudian diimplementasikan, bisa dengan
parallel atau langsung. Kemudian versi berikutnya diimplementasikan lagi,
sampai diperoleh versi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau
perusahaan.
12 2.1.6 Migrasi Data
Migrasi data merupakan perpindahan data dari sistem lama pada tempat
penyimpanan baru dengan tujuan one way trip, dimana artinya tidak akan pindah
kembali ke tempat lama lagi. Migrasi data adalah pemilihan, persiapan, ekstraksi,
transformasi dan perpindahan permanen data yang kualitasnya sudah tepat di waktu
dan tempatnya dari tempat penyimpanan data yang sebelumnya (Morris, 2012).
Organisasi yang berencana untuk melakukan migrasi data perlu
mempertimbangkan gaya migrasi yang cocok untuk keperluan mereka. Organisasi
dapat memilih dari beberapa strategi, tergantung pada keperluan proyek. Ada dua
tipe prinsip migrasi, yaitu:
a) Big Bang Migration
Prinsip migrasi ini akan melibatkan downtime system untuk melakukan
ekstrak data dari sumber sistem, memproses dan memuat data ke target dan
lingkungan yang baru. Bisnis yang mengadopsi pendekatan ini setidaknya harus
merencanakan satu dry run (proses testing untuk mengantisipasi efek dari migrasi
data) sebelum live event dan juga merencanakan tanggal darurat untuk migrasi
ketika percobaan pertama harus dibatalkan.
b) Trickle Migration
Pendekatan ini melibatkan sistem lama ke baru secara paralel dan migrasi
data kedalam fase-fase. Trickle migration dapat diimplementasi dengan proses
real-time untuk memindahkan data, dan proses ini juga dapat digunakan untuk
mempertahankan data dengan melalui perubahan ke depan pada target sistem.
Mengadopsi pendekatan trickle akan menambah kompleksitas pada
desainnya, karena sistem harus dapat melacak data yang sudah dimigrasi. Jika ini
merupakan bagian dari migrasi sistem, itu juga berarti bahwa sumber dan target
sistem beroperasi secara paralel. Opsi lainnya, sistem lama dapat terus beroperasi
sampai seluruh migrasi selesai, sebelum pengguna pindah dari sistem lama ke sistem
baru. Dalam kasus ini, perubahan data apapun yang ada pada sumber sistem harus
memicu migrasi ulang pada record yang sesuai sehingga target diperbaharui dengan
benar (Oracle, 2011, pp. 3-4)
13
2.1.7 Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Sheldon (2005, p. 2) ERP adalah model bisnis yang mencakup
seluruh tingkat organisasi, yang memungkinkan organisasi bisa menghubungkan
pelanggan dengan keputusan top-management sepanjang alur rantai persediaan dan
produksi.
“ERP systems automate and integrate business process that can be found in
production, supply chain, customers, human resource, finance, and so on.” (Lečić &
Kupusinac, 2013, p. 323)
Sistem ERP merupakan solusi perangkat lunak yang dioperasikan untuk
mengintegrasikan proses bisnis pada departemen fungsional organisasi. Dan saat ini
telah banyak vendor ERP yang menyediakan perangkat lunak ERP menggunakan
best practices yang memungkinkan organisasi bisa mengimplementasi sistem sesuai
dengan aturan bisnis, kebijakan, dan prosedur masing-masing organisasi (Motiwalla
& Thompson, 2012, pp. 85-88)
Gambar 2. 3 Tipikal Modul ERP
Sumber: (Motiwalla & Thompson, 2012, p. 83)
Lima komponen utama ERP, antara lain:
a) Hardware: sekumpulan perangkat keras untuk mendukung operasional sistem.
b) Software: intruksi logika mengontrol hardware dalam menjalankan fungsinya.
c) People: semua pihak implementasi maupun pengguna sistem ERP.
d) Database: segala data organisasional yang berasal dari internal maupun eksternal
dan dapat berupa master data maupun data transaksional
e) Proses perusahaan: aktifitas bisnis serta kebijakan dan prosedur yang diterapkan.
14 2.1.8 System Application and Product in Data Processing (SAP)
SAP merupakan perusahaan yang menjual best practices dan melalui
produknya ingin memberdayakan karyawan dan perusahaan untuk saling
bekerjasama secara efisien dan efektif dapat menggunakan wawasan bisnis dalam
menghadapi kompetisi pasar, sehingga perusahaan dapat beroperasi secara
menguntungkan, beradaptasi terus-menerus, bertumbuh, dan bertahan. (SAP, 2014a).
Gambar 2. 4 Logo Perusahaan SAP
Sumber: (SAP, 2014a)
Bagi SAP, inovasi tidak hanya sekedar mengembangkan aplikasi, tetapi juga
terobosan baru dalam hal teknologi dan best-practices yang sesuai dengan tren masa
kini, seperti cloud, in-memory, dan mobile-computing. Berikut ini adalah keuntungan
potensial dari strategi inovasi bagi SAP diambil dari dokumen web resmi (SAP,
2014b), yakni:
a) Dapat mengadopsi teknologi dan aplikasi terbaru dengan menggunakan platform
fleksibel yang dirancang untuk perubahan.
b) Dapat mengekstrak nilai dari big data dengan menggunakan teknologi business
intelligence dan in-memory computing.
c) Mobilisasi tenaga kerja dengan akses aman terhadap informasi bisnis atau dari
perangkat lainnya.
d) Mempercepat bisnis dan memperoleh efisiensi dari teknologi informasi yang
terintegrasi secara premise maupun cloud.
SAP juga menyadari adanya kebutuhan integrasi proses bisnis pada perusahaan
kecil dan menengah baik untuk mendukung proses bisnis saat ini maupun untuk
berkembang pada masa mendatang, oleh karena itu SAP menyediakan beberapa
jenis paket solusi yang dapat disesuaikan dengan skala perusahaan.
15
2.2 Teori Khusus
2.2.1 SAP Business One Menurut SAP (2010b, p. 7) SAP Business One merupakan aplikasi
pengolahan bisnis terintegrasi yang dirancang bagi perusahaan kecil dan menengah
dengan menawarkan sekumpulan fungsi inti, seperti keuangan, pengelolaan
pelanggan, penjualan, operasional, dan logistik untuk mengalokasikan kebutuhan
pengelolaan bisnis pada seluruh perusahaan.
Menurut Padhi (2011, pp. 10-11) SAP Business One memiliki beberapa jenis
modul inti untuk mendukung proses bisnis perusahaan kecil dan menengah, antara
lain:
a) Administration Module: Implementation Guide (IMG) untuk melakukan
konfigurasi sistem.
b) Financials Module: mengelola pencatatan keuangan dalam sistem.
c) Sales Opportunities Module: Mengatur serta melacak pelanggan saat ini dan
juga pembeli yang berpotensi menjadi pelanggan.
d) Sales Module: Mengelola siklus penjualan, dimulai dari menginput pesanan,
mengirim barang, dan melakukan tagihan ke pelanggan.
e) Purchasing Module: Mengelola siklus pembelian, dimulai dari membuat
purchase order, memasukkan barang ke inventori, dan melakukan
pembayaran.
f) Business Partner Module: Mengelola kontak business partner, seperti
vendor, pelanggan, dan leads
g) Banking Module: Mencatat transaksi pemasukan dan pembayaran.
h) Inventory Module: Modul terintegrasi dengan modul sales untuk melakukan
evaluasi inventori.
i) Production Module: ditujukan untuk membantu proses produksi, dimulai dari
membuat bill of materials, menentukan bahan baku, jadwal produksi, hingga
melakukan produksi, baik secara masal maupun kustomisasi.
j) Service Module: Ditujukan untuk mengelola servis setelah penjualan.
k) Human Resource Module: Untuk mengelola informasi karyawan, seperti
perekrutan, training, dan penggajian.
l) Reports Module: Untuk membuat berbagai jenis laporan sesuai kebutuhan
bisnis.
16 2.2.2 Sales in SAP Business One
Segala proses penjualan yang berlangsung di SAP Business One akan
digambarkan secara lengkap melalui document flow, sehingga segala aktifitas yang
terjadi dapat dikontrol oleh user yang bertanggung jawab. Selain itu, SAP Business
One memberikan fitur laporan dan analisis yang bisa membantu perusahaan untuk
mengambil keputusan serta merencanakan strategi penjualan kedepannya.
Menurut SAP (2010b, p. 92) terdapat beberapa fitur dokumen yang
digunakan SAP Business One dalam menjalankan siklus penjualan, antara lain:
a) Sales Quotation
Proposal penawaran yang berisikan komitmen harga terkait barang atau jasa
tertentu kepada pelanggan tetap atau lead (calon pelanggan).
b) Sales Order
Dokumen pemesanan yang berisikan komitmen dari pelanggan atau lead untuk
membeli pada jumlah dan harga sesuai kesepakatan yang sudah dibuat.
c) Delivery
Dokumen yang ditujukan untuk melakukan pengiriman barang.
d) Return
Dokumen pembalik terhadap delivery secara keseluruhan maupun sebagian,
dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang pesanan
sebelum A/R Invoice dibuat.
e) A/R Invoice
Dokumen untuk melakukan request pembayaran dan akan mencatat pendapatan
pada laporan laba rugi.
f) A/R Invoice plus payment
Dokumen yang digunakan untuk menangani transaksi penjualan tunai (cash
sales) kepada pelanggan tidak tetap (one-time customer).
g) A/R Credit Memo
Dokumen pembalik terhadap A/R Invoice baik secara keseluruhan maupun
sebagian, dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang
pesanan setelah A/R Invoice sudah dibuat.
h) A/R Reserve Invoice
Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk melakukan
penagihan kepada pelanggan sebelum barang dikirim.
17
i) A/R Down Payment Invoice
Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk skenario prabayar.
Jumlah pembayaran pada mulanya dicatat pada akun liability dan akan
dipindahkan ke akun revenue ketika Down Payment dilakukan. Dokumen ini
tidak mempengaruhi inventori.
Gambar 2. 5 Alur Dokumen Sales dan A/R pada SAP Business One
Sumber: (SAP, 2010b, p. 91)
Menurut SAP (2010b, pp. 117-118) Setiap dokumen yang dibuat pada proses
penjualan di SAP Business One memiliki dampak yang berbeda dari inventory
maupun pencatatan akuntansi, secara lebih jelas perhatikan tabel dibawah ini.
Tabel 2. 1 Dampak pada Akuntansi dan Iventori
Sumber: (SAP, 2010b, pp. 117-118)
No. Nama
Dokumen
Dampak pada
akuntansi
Dampak pada
Inventori
1. Sales
Quotation
Tidak ada Tidak ada
2. Sales Order Tidak ada (+): committed quantity
(-): available quantity
3. Delivery Debit: cost- of- goods-sold
Credit: inventory
(sistem inventori perpetual)
(-): actual inventory
dan committed
quantity.
4. Return Debit: inventory returns
Credit: cost-of-goods-sold
(sistem inventori perpetual)
(+): actual inventory.
18 No. Nama
Dokumen
Dampak pada
akuntansi
Dampak pada
Inventori
5. A/R Invoice Berdasarkan delivery:
Debit: business partner’s A/R control
Credit: sales revenue
Tidak berdasarkan delivery:
Debit: business partner’s A/R control
Credit: sales revenue;
Debit:COGS | Credit: inventory
(-): actual inventory
jika A/R invoice dibuat
tidak berdasarkan
delivery.
6. A/R Invoice
plus
Payment
Debit: business partner’s A/R control
Kredit: sales revenue;
Debit: cost-of-goods-sold
Kredit: inventory;
Debit: checks received
Credit: business partner’s A/R
control
Mengurangi available
inventory
7. A/R Credit
edit Memo
Debit: business partner’s A/R control
Kredit: revenue;
Debit: cost-of-goods-sold
Kredit: sales return
Menambah actual
inventory.
8. A/R Reserve
Invoice
Debit: business partner’s A/R control
Kredit: sales revenue
Meningkatkan
committed inventory
jika tidak berdasarkan
sales order.
9. A/R Down
Payment
Debit: business partner’s A/R control
Kredit: liability
Tidak ada
2.2.3 Metodologi ASAP “ASAP Methodology Framework delivers structured methodology content –
processes, procedures, accelerators, checklists, links to standard SAP
documentation, etc necessary for the implementation of SAP Solutions” (SAP,
2010a)
19
ASAP Methodology Frameworks berfokus terhadap alat dan pelatihan yang
hasil mampu mengefektifkan waktu, tenaga kerja, kualitas, dan sumber daya lain
didalam proses implementasi. ASAP Methodology memiliki beberapa fase, yaitu
(SAP, 2010a):
a) Project Preparation: Tahap ini adalah mempersiapkan perencanaan dan
persiapan dari proyek implementasi dengan klien. Klien juga harus telah
menyusun project team untuk mendukung berlangsungnya proses implementasi
dan memastikan proyek telah didukung oleh sponsor maupun pemilik dari
perusahaan.
b) Business Blueprint: Fase ini adalah untuk mencapai persamaan pemahaman
mengenai alasan perusahaan ingin mengimplementasikan SAP untuk mendukung
berjalannya proses bisnis. Hasil dari fase ini merupakan bentuk dari bisnis
blueprint, detil dokumen hasil workshops untuk menentukan kebutuhan.
c) Realization: Pengimplementasian semua kebutuhan proses bisnis dilandaskan
dari bisnis blueprint. Fokus dari fase ini adalah melihat proses dan menguji
integrasi sistem, implementasi dapat membuat perubahaan dalam struktur peran
dan pekerjaan user.
d) Final Preparation: Persiapan akhir dari proses implementasi, termasuk testing,
end-user training, system management, dan keseluruhan proses implementasi
untuk menilai kesiapan perusahaan untuk go-live. Fase ini juga untuk
menyelesaikan semua isu kritikal yang ada. Jika semua proses fase telah
diselesaikan, perusahaan dinyatakan telah siap untuk menjalankan proses bisnis
dengan Sistem SAP.
e) Go-Live Support: Fase ini bertujuan untuk memindahkan lingkungan proses
implementasi yang project-oriented- pre-production ke operasi live production.
f) Operate: Fase ini sistem telah berjalan dan didukung platform pusat operasi, SAP
Solution Manager, dengan dokumentasi solusi yang telah dipindahkan ke
dokumentasi proyek.
20 2.2.4 Metodologi ASAP di PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
PT. Anugrah Visi Inti Teknologi melakukan proses implementasi dengan
mengikuti framework standard ASAP Methodology. Dilakukan sedikit perubahan
untuk menyesuaikan jalannya proses implementasi dengan kebutuhan dari PT.
Anugrah Visi Inti Teknologi.
Gambar 2. 6 SAP Business One Implementation Cycle Guide
Sumber: Dokumentasi PT. Visi Intech
PT. Visi-Intech mempunyai teknologi metodologi implementasi perusahaan
dimana menggunakan ASAP sebagai dasarnya. Terdapat lima tahapan yang
dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan implementasi, semua proses
implementasi yang dilakukan telah dipertimbangkan oleh perusahaan PT. Visi Intech
untuk kemudahaan proses implementasi dan kepercayaan dengan perusahaan klien.
2.2.4.1 Project Preparation a) Project Plan Preparation
Dalam memulai sebuah proyek, yang harus dilakukan adalah
memahami sistem lama perusahaan dan menjelaskan garis besar peran
SAP terhadap perubahan sistem terserbut kepada klien. Setelah itu klien
21
dan konsultan menentukan ruang lingkup yang berada dalam cakupan
proyek tersebut. Rentang waktu pengerjaan proyek tiap tahap juga dibuat.
b) Provide Project Organization
Pada tahap ini baik pihak klien maupun konsultan akan membagi
bagian fungsional dalam tim yang diperlukan untuk menentukan siapa
yang akan tergabung didalam pengerjaan proyek implementasi.
c) Existing Project Organizaton
Pada tahap ini seluruh anggota tim proyek akan berkumpul dan
membahas seluruh proses bisnis lama pada perusahaan. Proses tersebut
hanya membahas garis besar sistem. Dari hal tersebut akan ditelusuri
celah pada proses bisnis yang berjalan dan kemudian menjelaskan fungsi
SAP Business One untuk memperbaiki dan mengisi celah tersebut.
d) General Setting
Konsultan akan membahas pengaturan dasar pada sistem, seperti
format tax, currency, dan lain lain.
e) Project Kick-Off
Setelah semua pengaturan umum tersebut telah selesai, maka akan
dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak dari kedua belah pihak.
Proses penandatanganan menyatakan bahwa proyek dimulai.
2.2.4.2 Business Blueprint a) Exising Process Documentation (Internal)
Konsultan mendokumentasikan seluruh proses bisnis yang berjalan
yang sudah didapat sebelumnya.
b) Get Detailed Customer’s Business Process
Konsultan mengadakan pembahasan fungsi bisnis terperinci
berdasarkan bagian fungsional perusahaan. Tujuannya mendapatkan
gambaran sistem yang dirancang.
c) Blueprint Documentation
Setelah konsultan mendapatkan businesss requirement, konsultan
memetakan proses bisnis tersebut kedalam proses bisnis blueprint yang
sudah menggunakan SAP Business One.
2.2.4.3 Project Realization a) Technical Environment Setup
22
Tahap ini mencakup hal-hal apa saja yang dibutuhkan secara teknis
agar proyek dapat diproses lebih lanjut. Hal ini mencakup konfigurasi
pada software, instalasi, maupun lisensi dari software SAP Business One
dan lainnya.
b) System Initialization
Selanjutnya konsultan membuat database yang digunakan oleh klien.
Database dibutuhkan untuk melakukan migrasi data. Kemudian konsultan
melakukan pengaturan sistem, membuat dan mengatur form.
c) Technical Development
Perkembangan teknis meliputi penambahan fungsi-fungsi pada sistem.
Seperti pada form dilakukan pengaturan mengikuti format solusi yang ada
pada blueprint, misalnya: penambahan fungsi field, pengurangan field,
maupun batasan akses dan batasan fungsional pada sistem.
d) Internal Testing and Bug Fixing
Pada tahap ini dilakukan testing untk melihat apakah ada kesalahan
fungsi, kelainan fungsi, serta mengawasi munculnya bug dan error
didalam sistem.
e) User’s Server Installation
Proses untuk mempersiapkan aplikasi dan software SAP Business One
dan server pada perusahaan klien.
f) Create Trainning Scenario
Pada tahap akhir dari project realization adalah training. Training
dilakukan dengan membuat jadwal pelatihan dan scenario proses bisnis.
Pelatihan ini diperuntukkan kepada user untuk membiasakan diri dan
menguasa modul-modul. Jadwal pelatihan disesuaikan dengan pihak
klien.
2.2.4.4 Final Preparation a) Training and User Testing
Dalam pelaksanaan pelatihan kepada user, selain diberikan pelatihan
modul proses bisnis sehari-hari, user juga diberikan kasus yang berbeda
dari proses biasanya. Tahap ini penting untuk user dan perusahaan agar
proses bisnis yang datang dapat berjalan dengan pemahaman mengenai
sistem dan fungsinya.
b) Final Configuration and Bugs Fixing
23
Penyelesaian terakhir adalah dengan mengkonfigurasi sistem. Konsultan
melakkan perbaikan bugs dan error sesuai dengan hasil internal testing
pada sistem dan laporan selama masa training.
c) Create or Import Document Balance
Konsultan memindahkan transaksi pada perusahaan klien yang masih
berjalan, transaksi tersebut dilanjutkan dan diproses pada sistem SAP
Business One untuk diselesaikan.
2.2.4.5 Go Live and Support a) Go-Live
Proses terakhir dari metodologi implementasi ini adalah untuk
menjalankan sistem SAP Business One. Adapun persiapan yang
dilakukan adalah mereview kembali sistem SAP Business One tersebut
dan mengadakan meeting dengan kedua belah pihak antara klien dan
konsultan mengenai go-live. Setelah adanya persetujuan dari pihak klien
maka sistem diaktifkan dan proses bisnis pihak klien didukung oleh
sistem SAP Business One.
b) Project Sitting
Setelah Sap Business One berjalan, konsultan dapat membantu user
secara langsung dalam penggunaan applikasi. User didukung oleh
konsultan hingga dapat mandiri menggunakan sistem baru yang telah
berjalan.
c) Support
Ketika project sitting berakhir, konsultan dapat selalu memberikan
bantuan dan dukungan ketika user mengalami kesulitan. User dapat selalu
menghubungi PT. Visi Intech via telepon atau email dan secara berkala
konsultan datang ke perusahaan klien untuk membantu user.
2.2.5 System Flowchart “A flowchart that illustrates a system and its inputs, process and outputs in more
detail than a process map or DFD, providing information about the documents and
processes performed within the system, as well as who is involved in the system”
(Considine, 2010, p. 195)
Konsep dari flowchart adalah menyediakan detail mengenai apa yang terjadi
didalam sistem pada tiap proses. System flowchart memiliki banyak simbol untuk
24 mempresentasikan tiap aktivitas yang dimana membuat proses dokumentasi proses
lebih mendetail. Berikut simbol dari system flowchart:
Tabel 2. 2 Simbol System Flowchart
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
Memulai atau
menyelesaikan proses
Penyimpanan
sementara (diberi
label N, A, C)*
Dokumen- single
document
Penyimpanan
permanen (diberi
label N, A, C)*
Dokumen rangkap
General journal /
general ledger
Media penyimpanan -
database
Alur dokumen
Manual input
Alur data dan
informasi
Manual proses
Decision, dua
kemungkinan
proses
Proses komputer
Annotation-
memberikan
penjelasan proses
On-page-connector
Off-page connector
Data input/ output
*Keterangan N = Numerical A = Alphabetical C = Cronological
A
25
2.2.6 Diagram VIT Diagram VIT merupakan terminology pengembangan dari system flowchart
oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi dimana diagram VIT ini digunakan untuk
memudahkan proses pembuatan blueprint adapun notasi yang digunakan adalah
sebagai berikut:
Tabel 2. 3 Simbol Diagram VIT
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
Memulai atau
mengakhiri
proses
Decisions, dua
kemungkinan
proses
Dokumen-
single
document
Annotation-
memberikan
penjelasan proses
Dokumen
rangkap
On-page-
connector (diberi
label N, A, C)
Alur dokumen
Off-page
connector
Proses
Manual proses
Proses
komputer,
untuk
persistem
digambarkan di
kiri atas
simbol.
A
26 2.2.7 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
”FMEA a technique for identifying and defining potential quality risks,
ranking them by risk priority, and assigning action to prevent and/ or detect related
problems” (Black, 2009, p. 604)
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan teknik pehamanan,
penilaian prioritas dan penilaian resiko kepada fitur, atribut, komponen, behavior,
hingga pada interface sistem. Dimana pada dasarnya FMEA merupakan salah satu
cara unntuk menganalisis pengembangan produk dan manajemen suatu sistem
dengan klasifikasi berdasarkan nilai prioritas dan kemungkinan kegagalan. (Black,
2009, p. 32)
Kolom yang digunakan dalam FMEA (Black, 2009, p. 33):
a) Severity
kolom ini menunjukkan efek atau akibat dari kegagalan langsung atau
tertunda pada sistem. Dengan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak
berbahaya), sebagaimana berikut ini:
i. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, masalah keamanan.
ii. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
iii. Kehilangan fungsionalitas yang masih memilki solusi.
iv. Kehilangan fungsionalitas parsial.
v. Cosmetic atau trivial .
b) Priority
mendefinisikan efek kegagalan pada aktor yang berhubungan dengan sistem.
Skala dari 1 (terbururk) sampai 5 (paling tdak berbahaya), seperti berikut ini:
1. Kehilangan total dari sistem value
2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari sistem value
3. Kehilangan yang mungkin dapat dterima pada sistem value
4. Kehilangan yang dapat diterima pada sistem value
5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada sistem value
Penomoran ini bersifat subjektif dan tidak dapat didefiisikan dan
diestimasikan dengan pasti oleh tim testing. Rex Black menganjurkan untuk
mengikutsertakan pihak sales, marketing, technical support, dan business
analyst.
27
c) Likelihood
kolom ini menilai kerentanan sistem dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling
jarang) dari sudut pandang:
i. Keberadaan dalam produk berdasarkan faktor resiko teknis
(kompleksitas dan histori kecacatan).
ii. Diluar proses pengembangan saat ini.
iii. Intrusi pada operasi user.
Skala yang digunakan:
1. Pasti mempengaruhi semua user
2. Sepertinya mempengaruhi beberapa (banyak) user
3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user
4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user
5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata
Rex Black menyarankan agar programmer dan experts bersama business
analyst, technical support, sales dan marketing berpartisipasi dalam memberikan
penomoran. Karena penomoran memerlukan baik penilaian teknis maupun
pemahaman akan user.
Dalam penggunaannya, FMEA lebih banyak digunakan untuk mendukung
proses testing, namun menurut Crowe, Feinberg, dan Bunis, (2014, pp. 12-3)
penilaian resiko memiliki beberapa jenis tipe dan dapat diaplikasikan juga untuk
tahap project planning. Penilaian resiko ini dilakukan untuk mendukung fase
perancangan solusi dimana konsiderasi dari alasan mengapa dilakukan penilaian
resiko adalah untuk menemukan nilai dari tiap resiko. Penilaian resiko
menghasilkan nilai dan membantu dalam pengambilan keputusan untuk
melanjutkan solusi atau meninggalkan resiko untuk mengejar tujuan proyek yang
lebih penting.
2.2.8 Fit Gap Analysis “Fit Gap Analysis technique has shown as set of a problems that are often
met by project teams among which the biggest challenge is to find the match between
ERP functionality and business requirements or adjust system functionality
accordingly” (Forbrig & Gunther, 2010, p. 74)
28
“Gap analysis is a planning tool that lets groups identify the steps they need
to take In order to achieve a goal. Used when a group needs to understand the gap
between where they currently are and where they ultimately want to be” (Bens, 2012,
p. 178)
Gambar 2. 7 Langkah untuk Gap Anlaysis
Sumber: (Bens, 2012, p. 178)
Tahap dalam melakukan Gap Analysis:
a) Tahap 1: mengidentifikasi situasi di masa yang akan datang (future)
b) Tahap 2: mengidentifikasi situasi yang sekarang (present)
c) Tahap 3: bertanya kepada member yang bekerja dengan partner untuk
mengidentifikasi gap diantara situasi sekarang (present) dan yang akan
datang (future)
d) Tahap 4: Berbagi ide dan mendeklarasikan gaps antara situasi sekarang
(present) dan yang akan datang (future).
e) Tahap 5: membagi group menjadi beberapa subgroups dan memberikan tiap
subgroups satu atau beberapa jenis gaps untuk memberikan perencanaan
solusi.
f) Tahap 6: menerima rekomendasi dan perencanaan yang telah dibentuk dan
membuat perencanaan mekanisme untuk melanjutkan rencana.
29
2.2.9 Data Transfer Workbench Data transfer workbench mendukung perpindahan data secara otomatis
kedalam Sistem. Workbench dapat dimanfaatkan pada berbagai jenis objek bisnis
dengan kapasitas data yang besar. Workbench memastikan bahwa data dapat
ditransfer secara efisien dan konsisten.
Data Transfer Workbench didesain untuk kepentingan mendetil mengenai
transfer data. Untuk melakukan perpindahan data secara beulang, SAP memiliki alat
tersendiri yang disebut SAP Exchange Infrastructure
SAP Exchange Infrastructure memungkinkan implememtasi proses cross-
system. Workbench ini memungkinkan kita untuk menghubungkan Sistem dengan
vendor berbeda pada versi, Bahasa pemogramman, dan waktu implementasi yang
berbeda. SAP Exchange Infrastructrue merupakan arsitektur terbuka yang dapat
digunakan untuk konfigurasi kolaborasi, manajemen proses, dan memonitor alur
pesan dan proses.
Pengirim dan penerima bertukar pesan menggunakan server terintegrasi yang
dipisahkan dari server lain. Perpisahan ini memudahkan koneksi sistem yang
berbeda. Setiap sistem dapat bertukar pesan dengan jenis Sistem lain selama masih
terhubung dengan server terintegrasi. Metode komunikasi dengan server terintegrasi:
a) Direct communication menggunakan proxy, dapat membentuk sistem aplikasi
menggunakan deskripsi WSDL (Web Service Description Language).
b) Komunikasi menggunakan adaptor, pada kasus ini membentuk atau
menggunakan interface untuk pertukaran pesan di sistem aplikasi.
SAP Exchange Infrastructure mengikuti prinsip berbagi pengetahuan kolaborasi,
dimana user tidak harus mencari informasi mengenai proses kolaborasi untuk tiap
sistem yang terlibat didalam proses, tapi langsung dapat mengambil informasinya.
Prosedur ini mengurangi biaya dalam proses pengembangan dan pengaturan pada
aplikasi bersama.
2.2.10 iVend iVend merupakan solusi manajemen retail, yang terintegrasi secara dalam dan
mulus dengan rangkaian SAP Business Management Application. Ivend dapat
disesuaikan skala bisnis yang ada, dapat digunakan dari sebuah toko kecil sampai
dengan bisnis yang sudah mencapai ratusan cabang di seluruh geografis. Selain itu,
30 Ivend juga gampang dikembangkan, digunakan dan dikelola, serta, iVend juga tidak
perlu modal yang tinggi untuk memilikinya (iVend Integrations: SAP Business One,
2014a)
Gambar 2. 8 SAP Business One Integration
iVend menawarkan integrasi dengan SAP Business One melalui beberapa
item berikut ini (iVend, 2014a):
a) Mengintegrasi UDF yang ada di mitra bisnis (Business Partner)
b) Master Data dan Item Master Data
c) 25 Master Data lain yang termasuk
i. Item Master
ii. Customers
iii. Warehouses
iv. Price list dan Special Prices
v. Serial dan Batch Number
2.2.11 iVendRetail – Point of Service (POS) iVendRetail POS merupakan komponen yang berlisensi dan terhubung
dengan Ivend Management. iVendRetail POS dapat melaksanakan transaksi di toko
dan hanya terhubung lewat LAN. Tidak hanya itu, iVendRetail POS juga memiliki
fleksibilias yang tinggi dalam penggunaan, yaitu (iVend Terminal POS, 2014b):
a) Menggunakan pengaturan spesifik untuk tempat penyimpanan uang yang
berbeda-beda
31
b) Menentukan tim yang akan mengelola penyimpanan uang
c) Menyediakan berbagai bahasa untuk sistem penyimpanan uang
Transaction Processing di iVendRetail POS terdiri dari beberapa menu, yaitu::
a) Multiple Transaction and User Interface
Ivend POS dapat digunakan dengan keyboard dan Touch Screen. Ivend POS
mendukung transaksi-transaksi berikut:
i. Sale
ii. Sale return
iii. Sale Exchange
iv. Sales Order booking/ Order fufillment
v. Quotation/ mengkonversi quotation jadi Sales Order atau Sale
vi. Layaway booking/ fulfillment
vii. On Account Payment
viii. Capturing Lost Sales
b) One Transaction (Multiple Types, Fulfillment, Kits, Suspends & Void)
Didalam One Transaction ini mendukung beberapa tipe transaksi dalam
sebuah transaksi POS, sehingga pengguna dapat menjalankan Sale, Sale
Return, refunds, dan lain-lain dalam sebuah transaksi. Selain itu, One
Transaction juga melampirkan perencenaan penyelesaian pada Sales atau
Sales Order lines, Membangun atau membagi tools/kits secara real-time pada
POS, menunda dan membatalkan transaksi, serta membatalkan item atau
transaksi POS yang selesai.
c) Gift Receipts & Multiple Sales People
i. Mencetak tanda terima hadiah untuk memberikan berserta hadiahnya
ii. Memfasilitasi untuk melampirkan beberapa Sales Person pada Sale
iii. Melacak dan menebus poin loyalty pelanggan
d) Visibility Across Stores
iVend POS memiliki visibilitas pada inventori untuk semua toko dan
gudang, menawarkan pengontrolan inventory secara real-time serta memiliki
penentuan barcode otomatis.
e) Customer Credit & Automatic Price Determination
Didalam POS ini menampilkan balance pelanggan dan kredit limitnya
pelanggan, penentuan harga dan tax secara otomatis, serta timpaan harga,
32
diskon dan pajak. Fungsi ini juga mempermudah dalam pengecekan kuantitas
item yang ada dan pendistribusian item serta menampilkan gambar. Selain itu,
juga memudahkan pengaturan/membuat catatan pelanggan dari POS.
f) Multiple Payment Types
Pembayaran pada POS ini dapat dibayar melalui banyak jenis, yaitu:
Kas, Kartu Kredit, Kartu Debit, Cek, Traveler Check, kupon, On Account
(memungkinkan user untuk meninggalkan uang muka), Gift Card, Loyalty
Points.
Selain itu, ada juga pembayaran melalui Custom Tender, memungkinkan
bisnis untuk mendefinisikan instrumen finansial sendiri dan mengontrol
integrasi dengan SAP Business One
g) Cash Management
Memungkinkan untuk membuat dan melacak kas yang keluar dan
yang di tagih dari setiap POS dari awal hingga akhir hari itu. Selain itu,
menjaga opening balance untuk setiap POS dan memastikan tetap dihitung di
berbagai tahap, melakukan cash in atau cash out untuk tempat penyimpanan
uang di PO, fasilitas untuk memesan petty expenses, penghitungan
pembayaran yang detil untuk kartu.
33
2.3 Kerangka Pikir
Gambar 2. 9 Kerangka Pikir
Proses persiapan implementasi dimulai dengan menentukan tujuan dan ruang
lingkup proyek dengan melakukan observasi proses bisnis PT. AJE. Penentuan
tujuan dan ruang lingkup adalah agar tim proyek mengetahui peran dan tujuan tim
proyek dengan jelas. Persiapan implementasi dilanjutkan dengan menyusun tim
proyek dan perananannya dengan menggunakan organization chart. Aktivitas dan
jadwal proyek digambarkan dengan menggunakan project timeline.
Setelah terbentuk tim proyek dan jadwal proyek maka proses akan
dilanjutkan dengan pembuatan Business Blueprint. Proses dimulai dengan
menjelaskan latar belakang dan menganalisa proses bisnis PT. AJE. Dokumentasi
mengenai proses bisnis PT. AJE dalam bentuk cross functional flowchart (Diagram
VIT) beserta dengan deskripsi umum mengenai proses yang berjalan. Selain
penjelasan umum akan dicatat pula masalah dan kebutuhan yang dimiliki oleh
perusahaan menggunakan metode Failure Mode and Anlaysis Effect dan Fit Gap
34 Analysis. Dari metode yang digunakan akan dapat dirumuskan masalah dan solusi
yang tepat untuk PT. AJE. Business blueprint sebagai solusi (to-be) akan digambaran
menggunakan flowchart per modul untuk memudahkan tim proyek dalam memahami
perancangan solusi bisnis yang dihasilkan.
Proses realization adalah konfigurasi terhadap sistem persiapan untuk PT.
AJE, dimulai dengan membuat UDF lalu UDT kostumisasi sesuai dengan kebutuhan
PT. AJE. Pembuatan UDF dan UDT dilakukan dikarenakan luasnya jenis produk
yang dijual oleh PT. AJE sehingga membutuhkan kostumisasi tersendiri untuk jenis
dan tipe produknya. Proses dilanjutkan dengan konfigurasi sistem SAP dan integrasi
secara langsung dengan iVend lalu diselesaikan dengan melakukan migrasi data
dengan tipe Big Bang Migration, karena sistem baru merupakan pergantian sistem
lama secara menyeluruh.
Persiapan terakhir dari proyek adalah dengan membuat user guidelines
sebagai panduan bagi user dalam menjalankan sistem baru yang telah
diimplementasi.