bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 latar …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00348-if-bab...
TRANSCRIPT
52
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN
3.1.1 Sejarah Perusahaan
CV. Universal merupakan distributor alat-alat farmasi dan
laboratorium, yang berkedudukan di Jl. Angkasa No. 32 Blok A/7-8
Jakarta Pusat 10610, didirikan pada tanggal 23 Juni 1971 dengan Akte
No.54, di hadapan Gustaf Hoemala Soangkoepon Loemban Tobing, S.H.,
notaris di Jakarta. Kemudian diperbaharui dengan Akte No. 65 tanggal 17
Juni 1983 di hadapan Ny. Gretha Liestijawati, S.H. notaris di Jakarta.
CV. Universal ini adalah perusahaan yang telah disetujui dan
diangkat menjadi agen tunggal dari perusahaan berikut : Barnstead
International – USA, Branson Ultrasonic – USA, Nalge – USA, Precisa
Instrument AG – Switzerland, Thermo Forma – USA, dan Thermo
Savant / E-C Apparatus – USA. Dan CV. Universal telah memiliki
pelanggan yang tersebar di Indonesia, diantaranya di Jakarta, Bandung,
Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Ujung Pandang, Riau, Medan,
Palembang, dan Padang.
53
3.1.2 Visi dan Misi
Visi dan misi dari CV. Universal adalah :
1. Perdagangan umum, terutama alat-alat laboratorium bahan-bahan
kimia dan sejenisnya, termasuk import, dagang interinsulair dan
lokal, baik untuk perhitungan orang atau badan lain atas dasar
komisi atau secara amanat.
2. Bertindak sebagai leveransir, grosir, distributor, komisioner,
perwakilan atau peragenan dari perusahaan-perusahaan atau
badan hukum lainnya baik dari dalam maupun dari luar negeri.
3. Melakukan segala tindakan dan perbuatan yang bertalian dengan
maksud dan tujuan tersebut serta usaha-usaha lainnya yang dapat
memberikan keuntungan bagi perseroan, satu dan lain semuanya
dalam arti kata seluas-luasnya dan dengan mengindahkan undang-
undang dan peraturan-peraturan yang berlaku.
3.2 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
3.2.1 Struktur Organisasi
Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-
masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga
dibentuklah sebuah struktur organisasi.
Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam
suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi, maka
dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada di dalam
54
perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang, dan tanggung jawab, serta
koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan.
Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan CV. Universal
yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin
dan bawahan beserta karyawannya. Di mana karyawan atau bawahan
harus menjalankan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab
kepada atasannya agar bisa tercapai hasil kerja yang optimal.
DirekturUtama
Direktur
ManagerKeuangan
ManagerPenjualan
AdmKeuanganPembukuanKabag
ServiceKabag
Penjualan
TeknisiBagianGudang
AdmPenjualanSalesmanBagian
Import
GeneralManager
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Universal
Direktur Utama : Mardijanti Tanudjaja
General Manager : Gondo Maruto
Manager Penjualan : Henry Solaiman
55
Kabag Penjualan : Djuana Novian
Kabag Service : Pauli Widjaja
3.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang Pada CV. Universal
Struktur organisasi merupakan bagian atau kerangka yang terdiri
dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu, yang menyatakan
adanya urutan dari pengaturan antara hubungan wewenang dan tanggung
jawab antar bagian dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi
yang baik akan memungkinkan terjadinya suatu kerja sama diantara
karyawan dan atasannya, sehingga akan membantu suksesnya suatu
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Secara garis besar pembagian tugas dan tanggung jawab dari
masing-masing jabatan pada CV. Universal adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
Tugas dan tanggung jawab dari Direktur Utama adalah :
a. Memimpin seluruh kegiatan perusahaan secara
keseluruhan dan bertanggung jawab penuh terhadap maju
mundurnya perusahaan.
b. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan
dalam mencapai sasaran perusahaan.
c. Menandatangani semua perjanjian kerjasama dengan pihak
lain dalam hubungan kerjasama.
56
2. Direktur
Tugas dan tanggung jawab dari Direktur adalah :
a. Berkewajiban mengawasi dan mengontrol pekerjaan
bawahannya.
b. Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem yang telah
ditempuh, baik individu pelaksanaannya maupun proses
berjalannya sistem itu sendiri.
3. General Manager
Tugas dan tanggung jawab dari General Manager adalah :
a. Berkewajiban mengawasi dan mengontrol pekerjaan
bawahannya.
b. Membuat laporan kepada direktur yang datanya didapat
dari Manager Penjualan dan Manager Keuangan.
4. Manager Penjualan
Tugas dan tanggung jawab dari Manager Penjualan adalah :
a. Melakukan riset pemasaran dan memperluas daerah
pemasaran beserta cara-cara promosi penjualan.
b. Bertugas melakukan pengawasan, pengkoordinasian, dan
bertanggung jawab atas penjualan segala macam produk.
c. Menyusun strategi penjualan yang efektif dan efisien
untuk mencapai tujuan yang diinginkan serta penerapan
harga untuk masing-masing produk.
57
5. Manager Keuangan
Tugas dan tanggung jawab dari Manager Keuangan adalah :
a. Menghimpun, mengkoordinir, dan mengawasi sistem
akuntansi, laporan-laporan dan formulir dalam rangka
menjalankan fungsi-fungsi pengendalian transaksi dengan
tatacara yang sesuai dengan prinsip akuntansi.
b. Mengelola, memelihara, dan mengendalikan tingkat
likuiditas anggaran tunai yang memadai sehingga mampu
menyediakan dana-dana operasi bagi unit lain, baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang.
c. Membuat anggaran untuk tahun berjalan dan laporan
realisasi anggaran tahun berjalan.
6. Kepala Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Bagian Penjualan adalah:
a. Mencari pasar sasaran yang baik bagi perusahaan.
b. Menyetujui permintaan pemesanan barang.
c. Menjalin hubungan baik dengan konsumen.
d. Membuat laporan penjualan dan bertanggung jawab pada
manager penjualan.
e. Mencapai target, volume, nilai, dan laba penjualan.
7. Kepala Bagian Service
Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Bagian Service adalah :
a. Memonitor, mengontrol, dan bertanggung jawab atas
semua pekerjaan service yang ditangani perusahan.
58
b. Membuat keputusan untuk mengatasi masalah yang
berkaitan dengan kegiatan service yang sedang dikerjakan.
c. Bertanggung jawab dalam mengatur jadwal kerja staf
teknisi untuk melakukan perbaikan atau service.
d. Menerima laporan kerusakan dari pelanggan.
8. Pembukuan
Tugas dan tanggung jawab dari Pembukuan adalah :
a. Memeriksa kelengkapan dari keabsahan bukti-bukti
pembukuan dan dokumen-dokumen pendukung serta
pengelompokan transaksi keuangan perusahaan.
b. Menyelenggarakan sistem akuntansi yang efektif dan
efisien serta melakukan prosedur pencatatan pembukuan
dari bukti-bukti transaksi sampai penyusunan laporan
keuangan.
c. Membuat perhitungan pajak yang harus dibayar oleh
perusahaan.
d. Mengatur kebijakan dan mengevaluasi penggunaan
keuangan perusahaan.
9. Administrasi Keuangan
Tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Keuangan adalah :
a. Memberikan segala keperluan perusahaan dalam bidang
keuangan.
b. Tanggung jawab terhadap manager keuangan.
59
c. Perencanaan untuk menambah kas perusahaan, serta
menghitung dan menganalisa pinjaman perusahaan dan
pajak yang harus dibayar.
10. Bagian Import
Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Import adalah :
a. Melakukan pemesanan barang kepada supplier.
b. Mengecek invoice dengan packing list pengiriman barang
dari supplier.
c. Melakukan klaim kepada supplier apabila terdapat :
i. Ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan
packing list.
ii. Ketidaksamaan packing list dengan invoice.
iii. Kerusakan pada barang yang diterima karena cacat
produksi atau pengemasan yang kurang baik sehingga
mengakibatkan kerusakan dalam pengiriman.
d. Membuat laporan pembelian kepada Kepala Bagian
Penjualan.
11. Salesman
Tugas dan tanggung jawab dari Salesman adalah :
a. Memperkenalkan produk-produk terutama produk baru
kepada pelanggan.
b. Menerima pesanan barang di luar kantor.
60
c. Melakukan konfirmasi pemesanan dengan mengecek
ketersediaan barang langsung kepada Kepala Bagian
Penjualan atau mengecek berdasar jumlah stok yang ada.
d. Membuat laporan penjualan harian kepada Kepala Bagian
Penjualan.
12. Administrasi Penjualan
Tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Penjualan adalah :
a. Bertanggung jawab untuk proses pemesanan dari
pelanggan sampai pengiriman ke pelanggan beserta
pengaturan administrasinya.
b. Membuat surat pengantar barang dan faktur penjualan.
c. Membuat laporan penjualan bulanan dan bertanggung
jawa kepada Kepala Bagian Penjualan.
13. Bagian Gudang
Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Gudang adalah :
a. Mengecek jumlah dan kondisi setiap barang yang masuk
ke gudang.
b. Mempersiapkan barang yang akan dikirim.
c. Mencatat setiap kegiatan penerimaan dan pengeluaran
barang di gudang.
d. Bertanggung jawab atas jumlah barang dan kondisi barang
di gudang.
e. Bertanggung jawab atas setiap barang yang masuk dan
keluar dari gudang.
61
f. Mengatur penempatan barang di gudang.
g. Membuat laporan stock list barang di gudang kepada
Kepala Bagian Penjualan.
14. Teknisi
Tugas dan tanggung jawab dari Teknisi adalah :
a. Memeriksa dan melakukan perbaikan terhadap kerusakan
produk kepada pelanggan.
b. Bertanggung jawab terhadap service yang diberikan pada
produk pelanggan.
c. Membuat laporan service dan spare part yang diganti dan
bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Service.
3.3 TATA LAKSANA / PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN
Berikut ini akan ditampilkan tata laksana atau prosedur kegiatan pada
CV. Universal :
3.3.1 Analisa Proses Pembelian
1. Bagian Import akan menerima Purchase Order (PO) dari Bagian
Penjualan, yang diterbitkan oleh pelanggan.
2. Bagian Import akan menghubungi supplier untuk melakukan negosiasi
harga.
3. Setelah pasti Bagian Import akan membuat surat order pembelian atau
Purchase Order (PO).
4. Supplier akan akan menerima PO tersebut dan memeriksa apakah PO
tersebut valid atau tidak.
62
5. Bila tidak valid, maka PO tersebut akan dikembalikan.
6. Bila valid maka supplier akan melakukan konfirmasi order untuk
mencegah terjadinya kesalahan pengiriman.
7. Bagian Import mengirim fax atau e-mail untuk menanyakan ongkos
kirim menggunakan kapal laut dan besarnya biaya asuransi bila terjadi
kecelakaan.
8. Supplier mengirim barang yang diminta beserta Bill of Leading (B/L)
atau surat jalan, faktur, dan packing list (daftar barang).
9. Setelah barang dikeluarkan dari pelabuhan, maka barang beserta PIB
yang berisi besarnya biaya bea masuk, PPh import, dan jasa
pengeluaran barang dikirim.
10. Bagian Gudang memeriksa barang dengan bantuan Bagian Import.
11. Jika barang telah sesuai dan memenuhi standar kualitas maka akan
dibuat tanda terima 3 rangkap yang masing-masing rangkap akan
diberikan kepada Bagian Pembukuan, Bagian Import, Bagian Gudang.
12. Jika barang tidak sesuai atau tidak memenuhi standar kualitas, maka
Bagian Import akan mengirimkan surat kepada supplier.
13. Bagian Pembukuan akan menerima tanda terima dan diarsipkan.
14. B/L diterima oleh Bagian Import kemudian dicatat ke dalam jurnal.
15. Lalu faktur, daftar barang, dan PIB akan diberikan ke Bagian Import.
16. Bagian Import menerima faktur, tanda terima, dan PIB, kemudian
dilakukan pemeriksaan.
17. Setelah diperiksa faktur, tanda terima, dan PIB dikirim ke Bagian
Keuangan.
63
18. Bagian keuangan menerima faktur, tanda terima, dan PIB tersebut
untuk diperiksa kesesuaiannya.
19. Dari faktur dan tanda terima tersebut Bagian Keuangan akan membuat
daftar tagihan.
20. Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan menggunakan
telegraphic transfer.
21. Daftar tagihan, PIB, tanda terima, dan faktur diarsipkan dan
pembayaran dicatat ke dalam buku kas.
3.3.2 Analisa Proses Penjualan
1. Bagian Penjualan akan menerima permintaan penawaran harga barang
dari pelanggan dan menerbitkan surat penawaran yang dikirim kepada
pelanggan tersebut. Pelanggan akan memeriksa surat penawaran
tersebut dan memutuskan apakah akan melakukan pemesanan barang
atau tidak.
2. Bila pelanggan memutuskan untuk melakukan pemesanan, maka
pelanggan menerbitkan PO (Purchase Order).
3. Bagian Penjualan akan menerima PO dari pelanggan tersebut dan
memeriksa apakah PO tersebut valid atau tidak.
4. Bila tidak valid, maka PO tersebut akan dikembalikan kepada
pelanggan. Bila valid, maka diteruskan ke bagian Administrasi
Penjualan.
64
5. Bagian Administrasi Penjualan akan membuat Surat Pengiriman
Barang (SPB) empat rangkap, Invoice empat rangkap, dan Faktur Pajak
dua rangkap.
6. Satu rangkap salinan SPB akan disimpan oleh Bagian Penjualan dan
tiga rangkap lainnya diberikan ke Bagian Gudang.
7. Dua rangkap Faktur Pajak diberikan ke Bagian Keuangan dan
dilakukan pemeriksaan.
8. Jika benar maka Faktur Pajak tersebut dikirimkan ke Bagian Gudang.
9. Setelah Bagian Gudang menerima tiga rangkap SPB, satu rangkap
salinan disimpan sebagai arsip dan Bagian Gudang segera
mempersiapkan barang-barang sesuai SPB tersebut.
10. Setelah barang siap, maka barang beserta dua rangkap SPB, dua
rangkap Invoice, dan dua rangkap Faktur Pajak dikirimkan kepada
pelanggan.
11. Setelah pelanggan menerima barang, selanjutnya diperiksa oleh bagian
gudang pelanggan.
12. Bila ternyata barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, maka
barang, SPB, Faktur Pajak, dan Invoice akan dibawa pulang kembali.
13. Lalu SPB, Faktur Pajak, dan Invoice diperiksa kembali oleh Bagian
Pejualan dan kemudian dibatalkan.
14. Bila barang yang diterima sesuai pesanan, maka kepala gudang
menandatangani SPB asli.
65
15. Setelah itu dua rangkap SPB, dua rangkap Invoice, dan dua rangkap
Faktur Pajak diterima oleh Bagian Administrasi pelanggan untuk
melakukan pembayaran.
16. Terdapat dua metode pembayaran yaitu pembayaran tunai dan
pembayaran kredit.
17. Jika pelanggan membayar secara tunai, maka dua rangkap Invoice, satu
rangkap salinan SPB, dan satu rangkap salinan Faktur Pajak akan
diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran.
18. Satu Faktur Pajak asli beserta uang dan SPB asli yang telah
ditandatangani oleh kepala gudang pelanggan dibawa CV. Unviersal
dan diberikan ke Bagian Keuangan untuk diperiksa, kemudian dicatat
ke dalam jurnal.
19. SPB asli diberikan ke Bagian Gudang CV. Universal dan disimpan
sebagai arsip.
20. Jika pelanggan membayar secara kredit, maka satu rangkap SPB, satu
rangkap Invoice, dan satu rangkap Faktur Pajak dipegang oleh
pelanggan.
21. Sedangkan satu rangkap SPB asli yang telah ditandatangani kepala
gudang pelanggan, satu rangkap Invoice asli, dan satu rangkap Faktur
Pajak asli dibawa kembali oleh CV. Universal.
22. SPB asli diberikan ke Bagian Gudang untuk diarsipkan.
23. Faktur Pajak asli dan Invoice asli diberikan ke Bagian Keuangan dan
disimpan untuk melakukan penagihan ke pelanggan.
24. Pada saat penagihan, Faktur Pajak asli dan Invoice asli ditunjukkan.
66
25. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, Invoice asli disimpan oleh
pelanggan.
26. Faktur Pajak asli beserta uang diberikan ke Bagian Keuangan dan
dilakukan pemeriksaan, kemudian dicatat ke dalam jurnal.
3.4 DIAGRAM ALIR DOKUMEN SISTEM YANG BERJALAN
67
Proses Penjualan
Penjualan Keuangan GudangPelanggan
Membuat PO
Ya
PengecekanPO
Ya
PO
Membuat SPB,Invoice, Faktur Pajak
PO
ValidTidak
Pengecekan SuratPenawaran
START
Membuat suratpenawaran
Tidak
Permintaanpenawaran harga
Setuju
43
21
SPB
4
32
1Invoice
2FakturPajak
T
43
2SPB
2Invoice
1
1
43
Invoice
2FakturPajak
Pemeriksaan
ValidTidak
T
T
2FakturPajak
T
Mempersiapkanbarang
43 BarangSPB
2
2
Kirim
2
68
Proses Penjualan
Penjualan Keuangan GudangPelanggan
2
PeriksaBarang
Cocok
TTDSPB
Ya
Barang
4
2
3
FakturPajak
43Invoice
SPB
Periksa
Batalkan
Bayar
Tunai
4
2
3SPB
4
FakturPajak
3Invoice
Ya
3
Uang
43
Invoice
2FakturPajak
T
3
Terimadan
Periksa
Jurnal
4Invoice
2FakturPajak
4SPB
Tidak
3SPB
3Invoice
FakturPajak
T
Penagihan saatjatuh tempo
Bayar
3Invoice
T
FakturPajak
Uang
Terimadan
Periksa
Jurnal4
4
T
T
Gambar 3.2 Diagram Alir Proses Penjualan
69
Proses Pembelian
PembukuanImport Supplier Gudang KeuanganPenjualan
START
Mengirim PO
Menerima PO
Nego hargadengan Supplier
Membuat PO PengecekanPO
Valid
PO
PO
MelakukanKonfirmasi Order
Menanyakanongkos kirim
MempersiapkanBarang
Barang
SuratJalan
Faktur
DaftarBarang
PIB
B / L
Kirim
PeriksaBarang
Cocok
Ya
Tidak
1
Ya
Tidak
2
1
Membuat Suratuntuk Supplier
Surat
2
MembuatTanda Terima
2
70
Proses Pembelian
PembukuanImport Supplier Gudang KeuanganPenjualan
2
32TandaTerima
34
T
3
2TandaTerima
4
B / L
PIB
Faktur
Periksa
3TandaTerima
DaftarBarang
Terima
Jurnal
3TandaTerima
Faktur
PIB
Periksa
MembuatDaftar Tagihan
DaftarTagihan
Pembayaran
DaftarTagihan3
TandaTerima
T
Faktur
PIB
Buku Kas
Catat kedalam
Buku Kas
T
Gambar 3.3 Diagram Alir Proses Pembelian
71
3.5 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
1. Program lama yang berbasis DOS dirasa sudah tidak efisien lagi dan
tidak sesuai dengan kebutuhan user. Sehingga berakibat pada program
tersebut pada akhirnya sangat jarang digunakan, dan seluruh kegiatan
transaksi serta data-data dicatat dan disimpan di dalam buku transaksi
seacara manual.
2. Karena seluruh kegiatan transaksi dan data-data disimpan dalam buku-
buku sehingga akan terjadi penumpukan buku transaksi. Hal ini tentu saja
menjadi masalah khususnya yang mana ingin pemyimpanan data dalam
bentuk yang lebih ringkas sehingga tidak terlihat menumpuk dan susah
dicari.
3. Data yang ada dan ditulis dalam buku tidak mempunyai back up data,
sehingga bila terjadi bencana alam seperti banjir dan kebakaran maka
data yang ada pada perusahaan tidak dapat lagi dicari dan ditelusuri.
4. Pengadaan informasi tentang persediaan barang yang kurang akurat
karena belum adanya jadwal pengecekan stok yang teratur.
3.6 ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
Sampai saat ini usaha CV.Universal masih tetap berjalan dengan baik.
Namun dengan adanya sistem basisdata, CV. Universal dapat membuat sistem
kerja mereka lebih efisien dan mengurangi biaya dan waktu yang terbuang.
Apalagi sekarang ini persaingan bisnis semakin ketat sehingga diperlukan
kecepatan dalam mendapatkan informasi yang tepat. Hal tersebut bisa
diwujudkan dengan sistem basisdata.
72
Membangun suatu aplikasi basisdata yang dapat memenuhi kebutuhan
data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang
belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik merupakan jawaban yang tepat
untuk menunjang proses bisnis. Penyimpanan data menggunakan disket atau CD
akan lebih ringkas jika dibandingkan dengan mengarsipkan dalam bentuk buku.
Selain itu, aplikasi basisdata ini juga menyediakan sistem pengontrolan
inventory, sehingga bisa dengan mudah mengetahui banyaknya barang yang
masih tersedia.
3.7 ANALISA SWOT DARI SISTEM YANG DIUSULKAN
Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities and Threats) pada
CV. Universal adalah sebagai berikut :
1. Strength
a. Pengembangan sistem yang didukung penuh oleh manajemen
b. Pemakaian teknologi yang baik dalam mendukung proses bisnis
perusahaan
2. Weakness
a. SDM dalam bidang teknologi informasi masih kurang handal,
sehingga memerlukan waktu dan biaya untuk pelatihan pegawai.
3. Opportunities
a. Mampu menyediakan data yang akurat dan up to date.
b. Semakin berkembangnya teknologi.
c. Pengaksesan aplikasi semakin mudah selama komputer berada
dalam 1 jaringan.
73
d. Memanfaatkan teknologi informasi untuk mengembangkan
kinerja perusahaan
4. Threats
a. Ancaman dari virus.
b. Kehilangan data akibat kerusakan hardware.