bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-1-00012-aksi bab...
TRANSCRIPT
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Sejarah pendirian perusahaan dimulai dari beberapa toko retail yang berlokasi
pada berbagai kawasan pusat perbelanjaan elektronik di Jakarta. Semakin
berkembangnya bisnis yang dijalankan maka sekitar akhir tahun 2000, pemilik
memutuskan untuk mendirikan sebuah head office yang diberi nama PT. EKA JAYA
PERKASA untuk mengatur dan mengawasi semua transaksi serta persediaan produk
pada toko-toko retail tersebut. Kemudian toko-toko retail tersebut secara otomatis
dijadikan sebagai kantor cabang. PT. EKA JAYA PERKASA berlokasi pada Wisma
Eka Jiwa ruko 3A yang berada di jalan Mangga Dua Raya, Jakarta Pusat.
Seperti yang tercantum dalam Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan
nomor 0065 / 1.824.51, PT. EKA JAYA PERKASA bergerak dalam bidang usaha
(sesuai dengan KLBI 2000) nomer 52368, 51391, 51900 yaitu perdagangan barang
seperti komputer dan suku cadangnya, alat elektrikal, dan alat mekanikal, elektrikal.
Pendirian perusahaan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia nomor C-04602.HT.01.04.TH.2001. Sampai saat
ini perusahaan bertindak sebagai sub distributor, ekspor dan impor.
PT. EKA JAYA PERKASA mempekerjakan sekitar 100 (seratus) orang
karyawan yang dibagi menjadi karyawan penjualan dan non penjualan. Karyawan
non penjualan dipekerjakan di bagian head office sedangkan karyawan penjualan di
toko-toko retail. Selain menyalurkan produk-produk ke toko retail nya sendiri, PT.
51
EKA JAYA PERKASA tidak menutup kemungkinan untuk menjual produk-produk
yang ada ke dealer maupun toko lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari perusahaan yaitu : “ Menjadi distributor notebook dan proyektor
terpercaya dan terkemuka di Indonesia.”
Misi dari perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Mengedepankan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang memuaskan
dalam segala hal.
2. Melakukan persaingan yang sehat antar perusahaan pesaing.
3. Mengembangkan budaya perusahaan yang sehat diatas saling menghargai antar
karyawan dan mitra kerja, serta mendorong terus kekokohan integritas pribadi
dan profesionalisme.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas / Wewenang
3.1.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
PT. EKA JAYA PERKASA merupakan perusahaan berskala kecil sehingga
struktur organisasi perusahaan termasuk sederhana yang dimana seluruh keputusan
diambil pada saat dilakukan rapat umum dewan direksi. Managing Director
membawahi beberapa manager bagian seperti: Human Resouce and General Affair
Manager, Financial Manager, Store Manager dan beberapa karyawan lainnya.
PT. EKA JAYA PERKASA memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar di
berbagai daerah di Jakarta. Masing-masing kantor cabang dikepalai oleh seorang
Store Manager.
Untuk lebih jelasnya, maka akan digambarkan dalam bagan struktur organisasi
(gambar3.1) berikut ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. EKA JAYA PERKASA
Sumber : PT.EKA JAYA PERKASA.
Board of Director
Non Sales Department
Sales Department
Audit Manager HR&GA Manager Finance Manager Warehouse Manager
Store Manager
Team audit transaction
Team audit inventory
Marketing staff
Personnel staff
Finance staff
Accounting staff
Warehouse staff Finance staff
Marketing & Sales staff
Warehouse staff
Team support staff
Security staff
Driver
Purchasing staff
Team support staff Driver
Managing Director
53
3.1.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Uraian dari tugas dan wewenang dari karyawan setiap bagian divisi yang
terdapat dalam struktur organisasi PT.EKA JAYA PERKASA adalah sebagai berikut.
1. Non Sales Department
a. Board of Director
• Sebagai pengambil keputusan yang berhubungan dengan operasional
perusahaan.
b. Managing Director
• Bertanggung jawab atas seluruh operasional perusahaan dan membawahi
seluruh karyawan dalam perusahaan.
• Menerima laporan dari Manager setiap bagian.
• Melakukan otorisasi terhadap semua laporan dari seluruh Manager.
• Menilai tingkat kinerja karyawan dengan tujuan untuk promosi atau demosi.
• Membuat kebijakan dan peraturan yang berlaku dalam head office dan
kantor cabang (toko retail).
• Bertanggung jawab terhadap board of director.
c. Audit Manager
• Bertanggung jawab terhadap segala kegiatan audit yang dilakukan dalam
perusahaan.
• Memastikan pekerjaan audit yang dilakukan oleh semua team audit telah
akurat.
• Membuat laporan audit untuk dilaporkan kepada Managing Director
• Bertanggung jawab kepada Managing Director
54
d. Team audit transaction
• Melakukan audit terhadap seluruh transaksi dalam perusahaan termasuk
audit atas transaksi yang terjadi pada cabang.
• Bertanggung jawab terhadap audit manager.
e. Team audit inventory
• Melakukan audit untuk stok seluruh produk yang ada di gudang perusahaan
dan gudang masing-masing cabang.
• Bertangggung jawab terhadap Audit Manager.
f. Human Resource and General Affairs Manager
• Bertanggung jawab atas penerimaan dan pemberhentian karyawan serta
melakukan negosiasi dan rekomendasi jumlah gaji.
• Menghitung dan mengotorisasi gaji bulanan karyawan perusahaan
• Mengatur seluruh kegiatan rumah tangga perusahaan seperti maintainance
gedung.
• Melakukan inspeksi mendadak baik dalam head office maupun ke berbagai
kantor cabang (toko retail) untuk memastikan tidak adanya kecurangan
yang terjadi.
• Mengotorisasi permintaan cuti maupun lembur dari karyawan
• Bertanggung jawab memberikan seluruh laporan kepada Managing
Director.
g. Marketing staff
• Melakukan kegiatan pemasaran produk perusahaan.
• Bertanggung jawab pada HR&GA Manager.
55
h. Personnel staff
• Selalu meng-update daftar karyawan aktif yang bekerja dalam perusahaan
• Membantu HR&GA Manager dalam perekrutan karyawan baru.
• Mengawasi absensi setiap karyawan.
• Melakukan rekap absensi setiap minggu dan memindahkan data absensi,
lembur, cuti, pinjaman dan variabel lain yang berhubungan dengan
penggajian ke Ms.Excel.
• Membuat laporan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan yang
diajukan oleh karyawan.
• Bertanggung jawab kepada HR&GA Manager.
i. Security staff
• Menjaga keamanan dalam gedung perusahaan.
j. Team Support staff
• Berperan sebagai teknisi yang melayani service dan keluhan dari klien.
• Bertanggung jawab kepada HR&GA Manager.
k. Finance Manager
• Bertanggung jawab mengelola keuangan perusahaan.
• Melakukan pembayaran gaji, bonus dan biaya lainnya.
• Memberikan pinjaman kepada karyawan perusahaan yang membutuhkan.
• Bertanggung jawab menyerahkan laporan kepada Managing Director.
l. Finance staff
• Mengatur pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan
• Mengecek seluruh faktur baik penerimaan maupun pengeluaran kas.
56
• Bertanggung jawab kepada Finance Manager.
m. Accounting staff
• Memasukkan data transaksi ke program komputer menjadi jurnal hingga
mengecek rekonsiliasi buku perusahaan dan bank.
• Membuat laporan keuangan perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Finance Manager.
n. Purchasing staff
• Bertanggung jawab melakukan pemesanan dan pembelian produk baik
dalam maupun luar negeri.
• Menyerahkan faktur pembelian ke bagian keuangan untuk melakukan
pelunasan.
• Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dalam hal jumlah
pembelian yang dilakukan.
o. Warehouse Manager
• Melakukan stok opname atas persediaan produk di gudang.
• Meminta pembelian produk ke bagian pembelian.
• Bertanggung jawab kepada Managing Director.
p. Warehaouse staff
• Menerima kiriman produk yang dipesan oleh bagian pembelian
• Mencocokkan jumlah yang dipesan dengan jumlah yang diterima serta
mengecek kondisi produk.
• Bertanggung jawab kepada Warehouse Manager.
57
2. Sales Department
a. Store Manager
• Mengawasi kinerja seluruh karyawan di kantor cabang (toko retail).
• Menghitung komisi penjualan bulanan dari setiap marketing and sales staff .
• Melakukan pemesanan produk ke head office sesuai dengan permintaan
dari bagian gudang.
• Bertanggung jawab secara langsung kepada Managing Director.
b. Finance staff
• Mengatur segala penerimaan dan pengeluaran kas dalam ruang lingkup
kantor cabang.
• Mengurus segala utang dan piutang dari kantor cabang baik ke konsumen
maupun ke head office.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
c. Marketing & Sales staff
• Melakukan pemasaran dan penjualan produk ke klien untuk mencapai
target yang telah ditentukan oleh perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
d. Team Supporting staff
• Berperan sebagai teknisi yang melayani service dan keluhan dari klien.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
e. Warehouse staff
• Mengecek jumlah penerimaan produk dari head office.
• Melakukan stok opname secara periodik.
58
• Melakukan pemesanan atas produk yang kehabisan stok.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
f. Driver
• Bertugas sebagai kurir untuk mengirim produk pesanan ke klien.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. EKA JAYA PERKASA
1. Status Karyawan
a. Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang telah memenuhi seluruh
persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan harus melewati masa percobaan
kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja. Karyawan masa
percobaan ini menerima gaji pokok, uang transport dan uang makan secara
cash.
b. Karyawan tetap adalah karyawan perusahaan yang telah melewati masa
percobaan atau yang telah bekerja diatas 3 (tiga) bulan. Karyawan tetap ini
diwajibkan membuka rekening bank BCA dimana gaji pokok, uang transport,
uang makan, dan bonus lainnya akan ditransfer ke rekening karyawan tersebut.
2. Waktu Kerja Karyawan
Hari dan jam kerja yang diberlakukan dalam perusahaan dibagi dua yaitu:
• Karyawan non penjualan Senin – Sabtu 09.00 – 17.30 WIB
• Karyawan penjualan Senin – Minggu 09.00 – 17.30 WIB
• Istrirahat maksimal 1 (satu) jam per hari
59
3. Tata Tertib Perusahaan
a. Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga serta memelihara keamanan
seluruh asset perusahaan. Karyawan dilarang membawa barang-barang milik
perusahaan keluar dari lingkungan perusahaan tanpa izin.
b. Setiap karyawan penjualan yang berada di cabang dilarang mengambil libur
kerja (off) pada hari Sabtu dan Minggu.
c. Setiap karyawan dilarang alpa tanpa alasan yang jelas.
d. Setiap karyawan wajib melakukan absensi dengan memasukkan kartu ke mesin
yang disediakan dan mengambil kembali kartu absensi pada saat pulang kerja.
e. Setiap karyawan yang jam kerjanya dimulai dari jam 09.16 WIB akan dianggap
terlambat dan diberikan sanksi tidak mendapat bantuan UMT.
f. Setiap karyawan diberi kompensasi waktu terlambat sampai dengan jam 12.00
WIB dengan syarat memiliki alasan yang jelas dan tidak diberikan uang makan
serta uang transportasi. Apabila melewati batas waktu toleransi maka karyawan
tersebut dianggap alpa.
g. Setiap karyawan dilarang melakukan segala jenis kecurangan yang berakibat
merugikan perusahaan.
h. Setiap karyawan wajib memegang teguh rahasia perusahaan dan menjaga nama
baik perusahaan.
i. Setiap karyawan dilarang membawa senjata tajam dan obat terlarang ke dalam
perusahaan.
j. Setiap karyawan harus dapat melaksanakan semua tugas dan kewajiban yang
telah tentukan oleh perusahaan.
60
k. Setiap karyawan harus mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku dalam
perusahaan
4. Tindakan atas Pelanggaran Tata Tertib Perusahaan
a. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap karyawan
yang melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan.
b. Surat peringatan yang diberikan dibagi atas 3 (tiga) jenis yaitu SP I, SP II, SP
III.
c. Masing-masing surat peringatan memiliki masa berlaku selama 6 (enam) bulan
dan apabila ternyata karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran maka
perusahaan dapat melakukan skorsing selama 3 (tiga) hari.
d. Apabila tidak ada niat perbaikan dari karyawan yang mendapat skorsing maka
perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya.
5. Hari Libur, Izin Sakit, Off dan Cuti.
a. Hari libur untuk karyawan non penjualan adalah hari Minggu dan hari libur
nasional. Sedangkan untuk karyawan penjualan hanya libur pada hari raya
keagamaan saja seperti hari raya Idul Fitri, Natal dan Imlek.
b. Izin sakit diberikan kepada karyawan dengan syarat karyawan yang
bersangkutan memang sedang tidak sehat dan dapat memberikan bukti berupa
surat keterangan dokter. Surat tersebut harus diserahkan ke bagian yang
mengurus absensi sebelum tanggal 25 (dua puluh lima) setiap bulannya.
c. Setiap karyawan penjualan diberikan fasilitas 1 (satu) hari dalam 1 (satu)
minggu untuk tidak masuk kerja/off. Off ini telah terjadwal bagi setiap
karyawan penjualan. Apabila karyawan pada minggu yang bersangkutan tidak
mengambil fasilitas off ini maka dapat diakumulasikan ke minggu berikutnya
61
tetapi dalam bulan yang sama. Syarat akumulasi off maksimal 3(tiga) hari
berturut-turut.
d. Cuti tahunan memiliki kriteria sebagai berikut:
• Cuti tahunan diberikan hanya kepada karyawan perusahaan yang telah
bekerja selama 6 (enam) bulan berturut-turut.
• Lamanya cuti tahunan adalah sebanyak 12 (dua belas) hari dalam 1 (satu)
tahun. Dengan kata lain cuti sebanyak 1 (satu) hari dalam 1 (satu) bulan.
• Cuti tahunan hanya dapat diambil maksimal 3 (tiga) hari berturut-turut.
• Perusahaan menghitung cuti tahunan dengan batas cut-off mulai dari bulan
April tahun berjalan sampai dengan akhir bulan Maret tahun berikutnya.
Apabila cuti tidak diambil dalam periode tersebut maka akan dinyatakan
hangus.
• Karyawan yang telah memiliki hak cuti tahunan pada periode setelah
maupun sebelum batas cut-off yang telah ditentukan maka jumlah hak cuti
tahunan yang didapatkan akan dihitung dengan perhitungan jumlah cuti
tahunan seharusnya dibagi 12 (dua belas) dan dikalikan dengan jumlah
bulan yang tersisa sampai dengan batas cut-off.
e. Cuti besar yaitu cuti yang diberikan kepada karyawan perusahaan telah bekerja
lebih dari 6 (enam) tahun. Lamanya cuti yang diberikan adalah selama 1 (satu)
bulan atau 30 (tiga puluh) hari yang berlaku selama 2 (dua) tahun sejak cuti
berlaku. Pengambilan cuti besar ini memiliki maksimal 15 (lima belas) hari
berturut-turut.
62
f. Cuti khusus tidak mengurangi cuti tahunan dan dapat dibedakan atas:
• Pernikahan karyawan tetap : 2 (dua) hari.
• Karyawan tetap melahirkan : 3 (tiga) bulan.
• Istri dari karyawan tetap melahirkan : 1 (satu) hari.
• Kematian anggota keluarga : 2 (dua) hari.
• Cuti lainnya dengan alasan yang dapat diterima : 1 (satu) hari.
6. Pinjaman
Pinjaman akan diberikan kepada karyawan tetap yang telah bekerja lebih dari 1
(satu) tahun. Pelunasannya dapat dilakukan dengan cicilan maksimal sebanyak 3
(tiga) kali yang akan mengurangi gaji bulanan karyawan yang bersangkutan.
Jumlah pinjaman yang diberikan maksimal sebesar 1 (satu) bulan gaji pokok
karyawan yang bersangkutan. Apabila pinjaman dilakukan sebelum tanggal 15
(lima belas) bulan berjalan maka pemotongan dari pinjaman akan dilakukan pada
perhitungan gaji bulan berjalan. Tetapi apabila pinjaman dilakukan setelah
tanggal 15 (lima belas) bulan berjalan maka pemotongannya dilakukan pada
perhitungan gaji bulan berikutnya.
7. Pengunduran Diri
Bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri harus membuat surat pengunduran
diri tertulis dan menyerahkan ke atasan nya paling lambat 30 (tiga puluh) hari
sebelumnya.
63
3.2.2 Kebijakan Penggajian yang Diterapkan pada PT. EKA JAYA PERKASA
1. Gaji Pokok
Setiap karyawan akan menerima gaji sesuai dengan golongan dan tingkatan di
dalam struktur penggajian yang dibagi berdasarkan jabatan, keahlian dan prestasi
kerja. Penghitungan gaji dipengaruhi oleh absensi dari karyawan yang
bersangkutan. Gaji pokok yang ditetapkan dibagi dengan jumlah hari kerja
efektif setiap bulan dan didapatkan gaji per hari dari karyawan tersebut. Jumlah
kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan untuk menghitung
gaji bulanan setiap karyawan.
2. Bantuan Uang Makan dan Uang Transportasi (UMT)
Penggantian uang makan dan transportasi diberikan sebesar Rp. 25.000,- (dua
puluh lima ribu rupiah) per hari. Bantuan UMT ini hanya akan diberikan jika
karyawan masuk kerja dan hadir tepat waktu (antara 09.00-09.15 WIB). Jadi jika
karyawan tidak masuk kerja ataupun terlambat maka tidak berhak mendapatkan
bantuan UMT ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir
bulan dan pembayaran UMT dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji
setiap bulannya.
3. Uang Lembur
• Uang lembur adalah uang yang diterima oleh karyawan apabila jam kerja
karyawan tersebut melebihi jam kerja normal. Karyawan yang kerja lembur
akan mendapat penggantian uang lembur sebesar Rp. 20.000,- (dua puluh
ribu rupiah) per hari lembur. Karyawan dianggap telah kerja lembur apabila
telah bekerja melebihi 1 (satu) jam dari jam kerja biasa (mulai terhitung dari
jam 18.30WIB).
64
• Khusus untuk karyawan penjualan yang berada di cabang mempunyai hak
mendapatkan lembur khusus karena karyawan diwajibkan masuk kerja pada
hari libur nasional. Karyawan mendapat lembur khusus sebesar Rp. 25.000,-
(dua puluh lima ribu rupiah) per hari lembur.
4. Bonus
Bonus merupakan uang tambahan yang diberikan kepada karyawan setiap bagian
kecuali Marketing & Sales staff di kantor cabang. Bonus ini diberikan setiap
bulan berdasarkan penilaian kinerja karyawan yang dibagi atas beberapa grade
seperti terlihat pada tabel 3.1. Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh masing-
masing Manager bagian dan hasil akhirnya akan ditetapkan oleh Managing
Director.
Tabel 3.1 Tabel Persentase Bonus
Grade Bonus
A 10 % (sepuluh persen) dari gaji pokok
B 8 % (delapan persen) dari gaji pokok
C 5 % (lima persen) dari gaji pokok
D Tidak mendapat bonus
5. Komisi
Komisi merupakan bonus yang diberikan untuk Marketing & Sales staff di kantor
cabang dengan syarat mencapai target penjualan unit dan profit dalam jangka
waktu 1 (satu) bulan. Komisi ini diberikan dengan tujuan meningkatkan kinerja
karyawan bagian pemasaran dan penjualan. Jumlah komisi yang diberikan sesuai
dengan kriteria yang ada pada tabel 3.2 berikut.
65
Tabel 3.2 Tabel Komisi Penjualan
Unit Profit Komisi
100 Rp. 100.000.000,- 1% (satu persen) dari profit
200 Rp. 200.000.000,- 2% (dua persen) dari profit
300 Rp. 300.000.000,- 3% (tiga persen) dari profit
6. Pinjaman karyawan
Karyawan tetap perusahaan dapat mengajukan pinjaman ke perusahaan sebesar 1
(satu) bulan gaji pokok. Pembayarannya dipotong dari gaji bulanan dengan
jumlah sebesar pinjaman dibagi dengan jumlah cicilan yang akan dilakukan.
7. Tunjangan-tunjangan
a. Tunjangan hari raya keagamaan.
Diberikan oleh perusahaan kepada karyawan tetap perusahaan. Besarnya
jumlah THR yang diberikan tergantung dari lamanya masa kerja karyawan.
Pembagian THR dilakukan 1 (satu) minggu sebelum hari raya keagamaan.
• Masa kerja dibawah 1(satu) tahun maka besarnya THR yang diberikan
akan disesuaikan dengan perhitungan gaji pokok 1 (satu) bulan dibagi
12 (dua belas) dikalikan dengan lama masa kerja.
• Masa kerja 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun maka THR yang diberikan
sebesar 1 (satu) bulan gaji pokok.
• Masa kerja diatas 5 (lima) tahun maka THR yang diberikan sebesar 11/2
(satu setengah) bulan gaji pokok.
66
b. Tunjangan kesehatan dan pengobatan.
Diberikan sebagai penggantian biaya pengobatan berupa rawat jalan dan rawat
inap kepada karyawan perusahaan yang telah bekerja minimal 1 (satu) tahun.
Jenis obat-obatan seperti vitamin, obat kuat, obat-obat terlarang (narkoba) tidak
termasuk dalam klaim tunjangan ini. Perusahaan memberikan pengantian biaya
pengobatan sebesar 50% (lima puluh persen) dari gaji pokok karyawan dalam
setahun. Untuk melakukan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan
diwajibkan menyerahkan bukti kwitansi yang mendukung. Bagi karyawan
yang tidak pernah mengambil tunjangan ini maka pada awal tahun akan
mendapat tunjangan ini sebesar 50% (lima puluh persen) dari besarnya plafon
tunjangan kesehatan dan pengobatan yang diberikan.
c. Tunjangan duka cita.
Diberikan kepada karyawan yang kerabat dekatnya meninggal dunia. Kerabat
dekat yang dimaksud adalah ayah, ibu, istri/suami, anak kandung maupun diri
sendiri. Tunjangan duka cita yang diberikan sebesar Rp. 500.000,- (lima ratus
ribu rupiah) dan diberikan secara langsung.
8. Mutasi, Promosi dan Demosi
Setiap kinerja karyawan akan dinilai oleh Manager tiap bagiannya dan kemudian
akan dibuat laporan kinerja bulanan dan tahunan yang diserahkan kepada
Managing Director. Dari laporan tersebut akan mempengaruhi jabatan maupun
besarnya gaji karyawan baik melalui mutasi, promosi ataupun demosi.
9. Pajak Penghasilan
Pajak penghasilan dari karyawan dibayar per bulan dengan pemotongan langsung
dari gaji bulanan karyawan.
67
Peraturan pajak yang digunakan adalah PPh pasal 21. Berikut ini adalah contoh
dasar aturan perhitungan pajak yang dilakukan dalam perusahaan.
• Wajib Pajak A mempunyai seorang isteri dengan tanggungan 4 (empat)
orang anak. Apabila isterinya memperoleh penghasilan dari satu pemberi
kerja yang sudah dipotong Pajak Penghasilan Pasal 21 dan pekerjaan
tersebut tidak ada hubungannya dengan usaha suami atau anggota
keluarga lainnya, besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak yang diberikan
kepada Wajib Pajak A dengan status tanggungan k/3 adalah sebesar
Rp21.120.000,00 (Rp15.840.000,00 + Rp1.320.000,00 + (3 x
Rp1.320.000,00)).
Sedangkan untuk isterinya, pada saat pemotongan Pajak Penghasilan
Pasal 21 oleh pemberi kerja diberikan Penghasilan Tidak Kena Pajak
sebesar Rp15.840.000,00. Apabila penghasilan isteri harus digabung
dengan penghasilan suami, besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak yang
diberikan kepada Wajib Pajak A adalah sebesar Rp36.960.000,00
(Rp21.120.000,00 + Rp15.840.000,00).
• Contoh penghitungan pajak yang terutang untuk Wajib Pajak A ( K/3 )
orang pribadi dengan rincian penghasilan sebagai berikut :
Gaji pokok Rp. 570.000.000
Tunjangan jabatan Rp. 25.000.000
Tunjangan lainnya Rp. 10.000.000
Uang Lembur Rp. 8.900.000
Bonus / Komisi Rp. 8.516.000 +
Gaji bersih Rp. 622.416.000
68
Gaji bersih Rp. 622.416.000
Biaya Jabatan (5% x Rp. 622.416.000) Rp. 1.296.000
PTKP ( K/3 ) Rp. 21.120.000 -
Penghasilan Kena Pajak Rp. 600.000.000
Besarnya Pajak Penghasilan terhutang adalah:
5% x Rp50.000.000,00 = Rp. 2.500.000,00
15% x Rp200.000.000,00 = Rp. 30.000.000,00
25% x Rp250.000.000,00 = Rp. 62.500.000,00
30% x Rp100.000.000,00 = Rp. 30.000.000,00 (+)
Pajak terhutang bagi WP yang
mempunyai NPWP
Rp. 125.000.000,00
• Pajak Penghasilan yang harus dipotong jika Wajib Pajak A tidak
memiliki NPWP adalah sebesar Rp. 150.000.000 ( 120% x Rp
125.000.000) .
3.2.3 Reward dan Punishment yang berhubungan dengan aktivitas penggajian.
Berikut ini adalah tabel 3.3 yang mengelompokkan reward dan punishment
berhubungan dengan penggajian.
Tabel 3.3 Reward dan Punishment
Reward Punishment
• Karyawan penjualan yang mencapai
target profit dan unit akan diberikan
• Bagi karyawan yang terlambat
(09.16-12.00WIB) maka tidak akan
69
komisi penjualan yang sesuai
• Karyawan yang memiliki kinerja
yang baik akan mendapatkan bonus
pada akhir bulan.
• Karyawan yang tidak pernah
mengajukan klaim atas tunjangan
kesehatan dan pengobatan dalam
masa waktu 1 (satu) tahun akan
diberikan insentif sebesar 25% (dua
puluh lima persen) dari gaji bulanan
pada awal bulan tahun berikutnya.
mendapatkan uang makan dan
transportasi pada hari yang
bersangkutan.
• Bagi karyawan yang terlambat
melewati jam 12.00WIB maka akan
dianggap alpa pada hari yang
bersangkutan.
• Bagi karyawan yang tidak masuk atau
alpa maka akan dilakukan
pengurangan atas gaji bulanannya.
• Bagi karyawan yang melakukan
pelanggaran peraturan akan diberikan
Surat Peringatan (SP) sesuai dengan
pelanggaran yang dilakukan. Apabila
pelanggaran masih tetap dilakukan
maka perusahaan dapat memutuskan
hubungan kerja dengan karyawan
tersebut.
70
3.2.4 Prosedur Sistem Berjalan
3.2.4.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
Bagian yang terkait antara lain:
• Personnel staff
• Unit yang terkait (seluruh karyawan perusahaan)
Dokumen yang digunakan:
• Input : kartu absensi
• Output : rekap absensi
Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan
Setiap hari karyawan diharuskan untuk mencatat waktu kehadiran sebanyak 4
(empat) kali yaitu pada saat masuk kerja, keluar istirahat, masuk istirahat dan saat
pulang kerja. Karyawan melakukan absensi dengan memasukkan kartu absensi
masing-masing ke mesin pencatat waktu. Setiap minggu Personnel staff akan
membuat rekap absensi secara manual dan kemudian memindahkan ke Ms.Excel.
Pada tanggal 25 Personnel staff akan melengkapi rekap absensi dengan variabel lain
yang berhubungan dengan penghitungan gaji karyawan. Rekap absensi seluruh
karyawan yang telah lengkap kemudian diserahkan kepada HR&GA Manager untuk
dilakukan penghitungan gaji.
3.2.4.2 Prosedur Kerja Lembur
Bagian yang terkait:
• Unit-unit yang terkait (karyawan)
• Manager tiap bagian
• Personnel staff
71
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: formulir lembur karyawan, kartu absensi
• Output: rekap absensi, formulir lembur yang telah diotorisasi
Prosedur kerja lembur
Karyawan yang kerja lembur diwajibkan mengisi formulir lembur karyawan
yang berisi tanggal, jam mulai, jam selesai, alasan lembur. Formulir tersebut
kemudian diserahkan kepada Manager bagian yang bersangkutan untuk
mendapatkan persetujuan kerja lembur. Formulir lembur ini kemudian akan
diserahkan kepada HR&GA Manager untuk diotorisasi selambat-lambatnya pada
tanggal 25 (dua puluh lima) setiap bulannya. Formulir lembur yang telah diotorisasi
diserahkan kepada Personnel staff sebagai dasar untuk membuat rekap absensi.
3.2.4.3 Prosedur Pengambilan Cuti
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Manager tiap bagian
• Personnel staff
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: formulir permohonan cuti
• Output: formulir permohonan cuti yang telah diotorisasi
72
Prosedur pengambilan cuti
Karyawan yang ingin mengambil cuti harus mengisi formulir permohonan cuti
dan menyerahkan ke Manager bagiannya untuk meminta persetujuan. Setelah
disetujui maka formulir tersebut diserahkan kepada HR&GA Manager untuk
diotorisasi. Formulir yang telah diotorisasi kemudian diserahkan kepada Personnel
staff untuk dijadikan dasar membuat rekap absensi.
3.2.4.4 Prosedur Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Personnel staff
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: kwitansi asli dan surat keterangan doker
• Output: laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan
Prosedur tunjangan kesehatan dan pengobatan
Karyawan yang ingin mengajukan klaim atas tunjangan kesehatan dan
pengobatan dapat dengan menyerahkan kwitansi asli dan surat keterangan doker
kepada Personnel staff. Kemudian Personnel staff akan membuat laporan klaim
tunjangan dan diserahkan kepada HR&GA Manager bersamaan dengan rekap
absensi. Tunjangan yang diklaim akan dicocokan dengan jumlah tunjangan yang
diperbolehkan dan diotorisasi oleh HR&GA Manager.
73
3.2.4.5 Prosedur Pinjaman oleh Karyawan
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Finance Manager
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: Surat permohonan pinjaman
• Output: Laporan peminjaman karyawan
Prosedur pinjaman oleh karyawan
Karyawan tetap yang ingin melakukan peminjaman uang kepada perusahaan
dapat membuat surat permohonan pinjaman beserta alasannya yang ditujukan kepada
Finance Manager. Setelah diproses dan disetujui maka Finance Manager akan
membuat laporan peminjaman yang berisi tanda tangan karyawan yang bersangkutan.
Laporan tersebut kemudian akan diserahkan kepada HR&GA Manager. Berdasarkan
laporan tersebut, HR&GA Manager akan melakukan pemotongan gaji bulanan dari
karyawan tersebut. Jumlah yang dipotong setiap bulannya tergantung dari jumlah
cicilan yang telah disepakati pada saat mengajukan pinjaman dengan catatan
pelunasan cicilan maksimal dilakukan 3 (tiga) kali.
3.2.4.6 Prosedur Penggajian
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Personnel staff
• HR&GA Manager
74
Dokumen yang digunakan:
• Input: rekap absensi, laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan,
surat permohonan pinjaman, daftar gaji, laporan bonus dan laporan komisi.
• Output: slip gaji gabungan
Prosedur penggajian
Rekap absensi beserta laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan yang
dibuat oleh Personnel staff akan dikirim ke HR&GA Manager pada tanggal 26 (dua
puluh enam) setiap bulannya.
HR&GA Manager akan melakukan penghitungan gaji dari seluruh karyawan
perusahaan dengan mencocokkan seluruh dokumen yang terkait seperti daftar gaji,
rekap absensi, laporan klaim tunjangan kesehatan, surat permohonan pinjaman,
laporan bonus dan laporan komisi. Kemudian HR&GA Manager akan menyiapkan
slip gaji gabungan untuk head office dan kantor cabang. Slip gaji gabungan dikirim
ke Finance Manager untuk proses transfer ke rekening masing-masing karyawan.
Karyawan head office yang ingin memastikan jumlah gaji dapat dilakukan
pengecekan ke HR&GA Manager.
Slip gaji gabungan untuk kantor cabang kemudian akan diserahkan ke Store
Manager masing-masing cabang. Apabila ada karyawan yang ingin memastikan
jumlah gaji bulanannya maka dapat dilakukan pengecekan ke Store Manager
masing-masing kantor cabang.
Sampai saat ini, slip gaji yang dicetak oleh perusahaan hanya slip gaji
gabungan yang dibagi berdasarkan pusat atau cabang. Untuk karyawan yang
memerlukan slip gaji guna keperluan tertentu seperti pengajuan kredit maka
75
perusahaan akan mengeluarkan surat keterangan penghasilan (SKP) bagi karyawan
tersebut.
3.2.4.7 Rich Picture Sistem Berjalan
Prosedur dari sistem berjalan akan lebih jelas terlihat pada rich picture (gambar
3.2) berikut ini:
karyawanTetap/
Percobaanmesin
absensi
1.kartu_absensi 2.rekap_absensi_manual
personnelStaff
Ms.ExcelpersonnelStaff
( i)rekap_absensi
managerBagian
4.formulirPermohonanCuti
3.formulirLembur
HR&GAManager
$$
FinanceManager
9.formulirPermohonanCuti,formulirLembur
11.formulirPermohonanCuti,form ulirLembur
(authorized)
5.kwitansi&suratKeteranganDokter
15.variabelGaji6.suratPermohonanPinjam an
8.laporanPeminjaman(authorized)
7.uangPinjaman
managingDirector
14.laporanBonus,laporanKomisi
Ms.ExcelHR&GAmanager
13.rekap_absensi
storeManager
10.laporanPeminjaman,formulirPermohonanCuti,
formulirLembur
12.laporanKlaimTunjanganKesehat an&Pengobatan,
laporanPeminjamanCabang
16.slipGajiGabunganperCabang
17.slipGajiGabunganperCabang
(authorized)
$
onlinePayment
18.transferGajikaryawanTetap
19.gajiTransfer
Pay
to$
Payto
$$
$
$
$
$
$
20.amplopGajikaryawan
Percobaan
$
V ISI OC OR PO RA
T ION
21.slipGajiGabungankaryPusat
(bayar)
Pay
to$
22.slipGajiGabunganKaryCabang
Pay
to$
Gambar 3.2 Rich Picture S istem yang Sedang Berjalan
77
3.2.5 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penggajian
yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan pemecahan terhadap kelemahan
yang ada.
1. Kesalahan dalam membuat rekap absensi.
Rekap absensi dari seluruh karyawan dibuat oleh Personnel staff dengan
memindahkan data dari mesin absensi secara manual setiap minggu. Kesalahan
dalam proses pemindahan data absensi juga sering terjadi, misalnya kesalahan
memasukkan NIK, kesalahan mencatat jam kerja dan lain sebagainya.
Kesalahan-kesalahan dalam membuat rekap absensi seharusnya tidak boleh
terjadi dalam suatu perusahaan karena hal tersebut akan merugikan kedua belah
pihak baik karyawan maupun perusahaan. Pencegahan kesalahan ini dapat
dilakukan dengan memakai suatu sistem yang terintergrasi antara absensi dengan
rekap absensi sehingga kesalahan yang sama akan dieliminasi.
Kelemahan atau masalah dalam membuat rekap absensi dalam perusahaan
disebabkan karena belum adanya sistem yang mengintegrasikan data absensi
dengan penghitungan gaji karyawan.
Dari kesalahan membuat rekap absensi sangat berdampak terhadap
penghitungan gaji karyawan seperti terjadinya kurang atau lebih bayar atas gaji
karyawan.
Usulan pemecahan untuk masalah ini adalah perusahaan memerlukan suatu
sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan data dari absensi karyawan
dengan penghitungan gaji karyawan. Dengan adanya sistem tersebut maka proses
78
pembuatan rekap absensi tidak diperlukan lagi dan penghitungan gaji karyawan
setiap bulan akan lebih akurat.
2. Kesalahan pada saat memasukkan variabel gaji ke Ms.Excel yang
dilakukan oleh Personnel staff dan memerlukan waktu yang cukup lama.
Personnel staff memiliki tanggung jawab untuk memasukkan data rekap
absensi seluruh karyawan perusahaan kedalam Ms.Excel. Proses ini memerlukan
waktu yang lama karena memerlukan ketelitian untuk menggabungkan seluruh
data yang ada seperti data dari rekap absensi, data lembur karyawan, data cuti
karyawan, klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan karyawan, bonus serta
komisi karyawan. Walaupun telah menghabiskan waktu lama tersebut, kesalahan
dalam memasukkan seluruh data tersebut juga masih dapat terjadi.
Seluruh variabel yang berhubungan dengan penghitungan gaji karyawan
harus sesuai dengan realitanya. Setiap karyawan mendapatkan gaji bulanan
sesuai dengan jumlah hari kerjanya dan apabila mendapat tunjangan, bonus atau
komisi harus tetap diperhitungkan sesuai dengan formula yang berlaku dalam
perusahaan.
Salah satu faktor yang menyebabkan terjadinya kesalahan dalam
memasukkan variabel gaji adalah belum adanya sistem yang mengintegrasikan
seluruh data variabel yang mempengaruhi gaji dengan penghitungan gaji
sehingga memerlukan proses memasukkan ulang data tersebut.
Kesalahan memasukkan variabel gaji akan mengakibatkan kerugian
penghitungan gaji bersifat finansial baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Rekomendasi untuk mengatasi kesalahan pemasukkan variabel gaji yaitu
dengan merancang suatu sistem yang menyimpan seluruh variabel yang
79
berhubungan dengan gaji karyawan dan terintegrasi ke penghitungan gaji
sehingga kegiatan memasukkan ulang variabel gaji tersebut tidak perlu dilakukan
lagi dan dapat menghemat waktu kerja karyawan yang bersangkutan.
3. Masalah pada formulir permohonan cuti.
Formulir untuk permohonan cuti yang tersedia pada saat ini akan lebih
tepatnya digunakan untuk mengajukan cuti tahunan, tetapi pada sistem yang
sedang berjalan saat ini formulir tersebut tetap digunakan untuk mengajukan
semua jenis cuti baik cuti tahunan maupun cuti khusus dan cuti besar.
Formulir permohonan cuti seharusnya memiliki informasi yang jelas dalam
arti terdapat perbedaan antara kolom cuti khusus, cuti besar dan cuti tahunan
sehingga akan memudahkan karyawan yang akan mengajukan cuti. Informasi
jenis cuti khusus yang diberikan oleh perusahaan seharusnya juga tertera pada
formulir permintaan cuti sehingga karyawan akan dapat mengetahuinya dengan
jelas.
Masalah ini disebabkan karena formulir permohonan cuti yang dipakai
dalam perusahaan pada saat ini kurang informatif sehingga untuk cuti khusus
karyawan hanya mengisi pada kolom jumlah hari cuti yang diajukan, alasan cuti
dan alamat selama cuti.
Masalah ini juga mengakibatkan kemungkinan kesalahan penyampaian
informasi permohonan cuti dari karyawan kepada Manager bagiannya atau
bahkan kepada Personnel staff yang bertanggung jawab dalam menghitung
jumlah cuti sehubungan dengan penghitungan gaji bulanan karyawan.
Rekomendasi untuk mengatasi masalah yang ada yaitu dengan merancang
ulang formulir permohonan cuti yang telah mencakup cuti khusus, cuti besar dan
80
cuti tahunan. Formulir permohonan cuti juga dilengkapi dengan jumlah hari cuti
yang diperbolehkan dan kriteria untuk masing-masing jenis cuti tersebut.
4. Kurangnya informasi mengenai jumlah sisa hak cuti tahunan karyawan.
Sampai saat ini karyawan yang ingin mengetahui jumlah hak cuti tahunan
yang masih tersisa hanya dapat memperoleh informasi dari Manager bagiannya.
Untuk jumlah hak cuti yang masih tersisa, akan lebih efisien apabila
karyawan dapat mengetahui secara langsung tanpa melalui perantara Manager
bagiannya.
Informasi jumlah sisa hak cuti yang kurang disebabkan karena perusahaan
pada saat ini belum mempunyai sistem yang terintegrasi sehingga penyebaran
informasi (perihal jumlah sisa hak cuti) dalam perusahaan belum maksimal.
Akibat dari masalah ini berdampak pada waktu yang digunakan untuk
memproses permohonan cuti karyawan karena memerlukan proses pengecekan
ulang untuk memastikan jumlah hari cuti yang diajukan tidak melebihi jumlah
hak cuti yang masih tersisa.
Rekomendasi untuk kelemahan atas informasi jumlah sisa hak cuti yaitu
dengan menyediakan informasi sisa jumlah hak cuti masing-masing karyawan
pada formulir permohonan cuti yang akan dirancang ulang.
5. HR&GA manager memiliki wewenang untuk menghitung dan
mengotorisasi penghitungan gaji karyawan.
Setiap akhir bulan HR&GA Manager akan menghitung gaji karyawan
berdasarkan softcopy rekap absensi keseluruhan yang dibuat oleh Personnel staff
dan daftar gaji seluruh karyawan. Setelah selesai penghitungan gaji, HR&GA
81
Manager jugalah yang mengotorisasi penghitungan gaji tersebut. Hal ini dapat
menimbulkan kecurangan yang merugikan bagi perusahaan.
Pengendalian internal yang baik memerlukan adanya pemisahan tanggung
jawab antara pihak yang melakukan penghitungan gaji dengan pihak yang
mengotorisasi nya untuk menghindari kecurangan yang akan terjadi.
Kelemahan ini disebabkan karena adanya tugas dan wewenang yang masih
tumpang tindih sehingga HR&GA Manager memiliki tugas rangkap yaitu
menghitung dan mengotorisasi penghitungan gaji.
Apabila hal ini masih dipertahankan maka kemungkinan terjadinya
kecurangan akan besar. Kecurangan yang dimaksud adalah kemungkinan
HR&GA Manager memanipulasi variabel gajinya sendiri sehingga merugikan
pihak perusahaan.
Untuk mengatasi kelemahan maka perusahaan harus meningkatkan
pengendalian internal perusahaan dengan memisahkan tugas dan tanggung jawab
atas bagian yang menghitung dan mengorotisasi penghitungan gaji tersebut.
Rekomendasi yang diusulkan yaitu Personnel staff melakukan eksekusi atas
penghitungan gaji bulanan karyawan sedangkan HR&GA Manager hanya
melakukan otorisasi terhadap penghitungan gaji tersebut dan bertanggung jawab
atas besarnya gaji pokok seluruh karyawan. Dengan demikian kecurangan-
kecurangan yang mungkin terjadi akan tereliminasi karena telah terdapat
pemisahan tanggung jawab antara yang bertanggung jawab menghitung gaji dan
mengotorisasi penghitungan gaji.