bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan dan …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00147-if bab...
TRANSCRIPT
59
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN DAN PERANCANGAN
SISTEM YANG BARU
PT Indolok Bakti Utama merupakan distributor dari International Security
Group, Gunnebo AB yang berkantor pusat di Swedia. Di Indonesia, PT Indolok Bakti
Utama berkembang cukup pesat dengan pusat di Jakarta dan memiliki 25 kantor
cabang pembantu di seluruh Indonesia serta 5 kantor wilayah/regional, yaitu di
Surabaya, Medan, Palembang, Balikpapan dan Semarang.
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai proses bisnis yang berjalan di PT
Indolok Bakti Utama, mulai dari aplikasi apa saja yang digunakan untuk menjalankan
proses bisnis tersebut serta data-data yang digunakan dalam aplikasi tersebut.
Jaringan yang sedang berjalan akan ditinjau terkait dengan proses bisnis di atas
sehingga permasalahan jaringan yang sedang berjalan tadi dapat diidentifikasikan.
Setelah mendapatkan permasalahan yang ada di PT Indolok Bakti Utama, diberikan
beberapa alternatif usulan pemecahan masalah dan ditetapkan usulan pemecahan
masalah yang sesuai dengan kondisi dari perusahaan ini.
Selain itu, bab ini juga akan menjelaskan berbagai kebutuhan yang diperlukan
untuk merancang jaringan yang diusulkan tersebut serta usulan perancangan dari
sistem jaringan yang baru.
60
3.1 Riwayat PT Indolok Bakti Utama
PT Indolok Bakti Utama yang merupakan distributor dari International
Security Group, Gunnebo AB yang berpusat di Swedia bergerak dan unggul di
bidang usaha integrated protection. Sejak didirikan di Indonesia tanggal 20 Juli
1972, Indolok Bakti Utama yang menjadi sister company dari PT Chubb Safes
Indonesia sudah memiliki 5 kantor wilayah/regional dengan 25 kantor cabang
pembantu dan berpusat di Jakarta.
PT Indolok Bakti Utama menyediakan produk-produk sistem keamanan
seperti Secure Storage, Fire Product, Site Protection, Retail, Product
Development, After Sales Service dan Banking Automation. Beberapa contoh
produk yang dikeluarkan perusahaan ini antara lain brankas, lemari besi, hidran
air, kamera pengintai (CCTV), sistem keamanan pada kantor pusat BCA yang
terlelak di Wisma BCA-Grand Indonesia serta beberapa perusahaan dan bank
yang telah menjadi mitra PT Indolok Bakti Utama. PT Indolok Bakti Utama
dengan motto “FOR A SAFER WORLD” mempunyai komitmen untuk menjadi
pemasok utama one-stop solution di bisnis Fire, Safety, dan Security di
Indonesia.
Gambar 3.1 Logo dari PT Indolok Bakti Utama
61
3.2 Visi dan Misi PT Indolok Bakti Utama
Visi:
Menjadi perusahaan yang berbudaya, inovatif, dan peka terhadap perubahan dan
kebutuhan pelanggan.
Misi:
Memberikan kontribusi yang maksimal kepada para stakeholder dan
berpartisipasi dalam pembangunan melalui bisnis yang bertanggung jawab.
3.3 Struktur Organisasi
Untuk menjalankan bisnisnya, PT Indolok Bakti Utama membutuhkan
suatu sistem unit kerja yang saling berintegrasi. Unit kerja tersebut disusun
sedemikian rupa sehingga membentuk suatu struktur organisasi. Berikut bagan
struktur organisasi yang dimiliki PT Indolok Bakti Utama.
62
Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi PT Indolok Bakti Utama
63
1. Direksi (Presiden Direktur & Para Direktur)
Fungsi :
• Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan termasuk
kebijakan mutu.
• Menentukan strategi bisnis.
• Memantau implementasi kebijakan dan strategi.
• Melakukan perubahan kebijakan.
• Menetapkan tujuan-tujuan umum perusahaan.
• Melakukan evaluasi efektivitas kebijakan, strategi dan
pencapaian tujuan perusahaan.
• Memantau perkembangan/kemajuan sistem manajemen
mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai.
• Memberikan disposisi perbaikan.
2. Marketing
Fungsi :
• Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi
pemasaran, termasuk pengembangan cabang-cabang /
pembukaan cabang baru.
• Merintis pengembangan produk / bisnis baru.
64
• Mengelola website perusahaan dan informasi produk
melalui brosur / pameran.
• Melakukan komunikasi dengan calon pelanggan dan
survei kepuasan pelanggan.
• Mengelola database calon pelanggan.
• Melakukan prospecting terhadap pelanggan baru.
3. Sales / Administration
Fungsi :
• Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.
• Mengendalikan delivery schedule.
• Memonitor proses realisasi produksi.
• Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan
bekerjasama dengan project coordinator untuk
memastikan tercapainya target pengiriman pesanan
pelanggan.
• Melakukan komunikasi dan menangani keluhan
pelanggan.
• Menyiapkan kontrak penjualan.
• Menangani produk yang dikembalikan dan administrasi
perubahan kontrak.
• Penyiapan penawaran / quotation.
65
4. After Sales Service
Fungsi :
• Merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan
kegiatan servis ke pelanggan.
• Memastikan tercapainya target penanganan keluhan
pelanggan.
5. Legal
Fungsi :
• Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dari surat-surat
bisnis.
• Memastikan semua prosedur bisnis yang berjalan sesuai
dengan hukum yang berlaku.
6. Treasury
Fungsi:
• Memonitor dan memeriksa aset-aset yang dimiliki
perusahaan.
• Mendata dan mengatur aset yang ada, baik yang sedang
digunakan ataupun yang sudah tidak terpakai, dan aset
yang akan datang.
66
7. Regions / Brances
Fungsi :
• Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi
pemasaran di wilayahnya.
• Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.
• Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan
bekerjasama dengan project coordinator untuk
memastikan tercapainya target pengiriman pesanan
pelanggan.
8. Engineering
Fungsi :
• Menerjemahkan ide produk ke dalam desain dan
rancangan instalasi proyek.
• Melakukan verifikasi dan validasi terhadap semua hasil
rancangan sebelum dilaksanakan dalam proyek.
• Melakukan rekondisi terhadap hasil rancangan yang
rusak / belum memenuhi persyaratan mutu.
• Melakukan uji coba rancangan baru bersama
departemen lain bila diperlukan.
67
9. Purchasing
Fungsi :
• Mengelola fungsi pembelian terhadap semua barang
dan bahan untuk keperluan produksi dan operasi.
• Membuat target pembelian, merencanakan,
melaksanakan dan mengendalikan proses pembelian,
kedatangan barang, pemeriksaan barang datang sampai
barang diterima di gudang.
10. Store / Warehouse
Fungsi :
• Pengelolaan barang-barang logistic yang terdiri dari
bahan baku, WIP, material pendukung, produk jadi dan
semua barang-barang persediaan yang disimpan di
gudang.
• Pemasti kesesuaian dalam penerimaan.
• Kesesuaian selama penyimpanan dan kesesuaian saat
pengambilan, pengiriman serta pemakaian oleh
pelanggan.
• Memastikan semua persyaratan administrasi dipenuhi
sesuai dengan sistem yang berlaku.
• Pendataan barang dan melakukan stock opname.
68
• Pengembalian barang tidak sesuai.
11. Installation
Fungsi :
• Mengendalikan seluruh proses produksi / instalasi agar
mencapai target mutu, waktu, biaya dan selesainya
pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana kerja yang
telah ditetapkan.
12. Quality Assurance / Quality Control
Fungsi :
• Membuat sistem jaminan mutu untuk menjamin barang
pembelian yang datang, barang keluar dan barang
dalam proses produksi memenuhi persyaratan mutu
sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
• Menggerakan kegiatan perbaikan mutu secara terus-
menerus dan penciptaan budaya mutu melalui kegiatan
kelompok.
• Melakukan percobaan / validasi mutu produk.
13. HRD (Human Resources Development)
Fungsi :
• Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan
fungsi pengelolaan dan pengembangan SDM,
69
mencakup fungsi rekrutmen, penempatan, pengupahan,
pelatihan, pengukuran kinerja dll.
• Merencanakan kegiatan pembinaan, pelatihan dan
pendidikan karyawan agar memiliki kompetensi yang
diperlukan untuk mendukung kompetensi perusahaan
dalam kegiatan bisnis pada semua operasi yang
diperlukan.
14. GA (General Assistance)
Fungsi :
• Melaksanakan kegiatan penunjang umum untuk
kelancaran operasi serta memastikan kebersihan dan
keteraturan penataan lingkungan kerja pada seluruh
tempat kerja agar dapat mencegah kondisi tidak
nyaman dan tidak aman.
• Bekerjasama dengan bagian Security mengupayakan
sistem keamanan dalam perusahaan untuk mencegah
terjadinya kehilangan barang-barang hasil produksi /
asset perusahaan serta terlaksananya tata tertib
keamanan dalam lingkungan perusahaan.
• Pengaturan angkutan / transportasi.
• Pembinaan lingkungan sekitar perusahaan.
70
15. Finance / Accounting
Fungsi :
• Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan
fungsi accounting dan finance agar senantiasa sesuai
dengan kebijakan direksi.
• Melaksanakan fungsi pembayaran : cash distribution –
payroll – invoicing – collection – financial reporting.
• Penyiapan faktur tagihan / invoicing.
• Administrasi tagihan pelanggan / AR.
• Administrasi pembayaran pelanggan / AP.
16. M.I.S (Management Information System)
Fungsi :
• Merencanakan pengembangan sistem informasi
teknologi baik secara software maupun hardware untuk
mendukung semua kebutuhan operasi perusahaan
dalam rangka mencapai efektifitas dan efisiensi
operasional perusahaan.
• Pengendalian pengembangan hardware dan
pengendalian pengembangan dan penggunaan software
sesuai kebutuhan perusahaan.
71
3.4 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Koneksi jaringan yang aman sangat diperlukan oleh PT Indolok Bakti
Utama untuk menjalankan proses bisnisnya, seperti untuk melakukan proses
pertukaran data, mengakses data di server, melakukan komunikasi, dan juga
dapat digunakan untuk melakukan order barang. Beberapa perangkat lunak
(software) yang digunakan dalam perusahaan ini antara lain sebagai berikut:
• Microsoft Excel dan Microsoft Word
Microsoft Excel dan Word merupakan aplikasi kantoran yang
disediakan oleh Microsoft untuk mendukung proses bisnis suatu
perusahaan. Perangkat lunak ini digunakan oleh sebagian besar
karyawan seperti bagian administrasi, keuangan, sales, gudang,
purchasing, bahkan hingga para direktur untuk memasukkan
berbagai data perusahaan seperti data barang baik yang berada
digudang, yang akan dipesan, atau pun data barang pesanan yang
akan dikirimkan ke pelanggan; aset yang dimiliki perusahaan seperti
komputer, perlengkapan kantor (lemari, meja dan lainnya),
kendaraan operasional dan lainnya; faktur penjualan dan pembelian
barang, surat kontrak, slip gaji, pembuatan proposal dan lain
sebagainya. Data-data yang dihasilkan dari aplikasi ini biasanya
berupa dokumen-dokumen yang digunakan baik untuk keperluan
internal seperti aset perusahaan hingga keperluan eksternal seperti
72
proposal dan kontrak kerja sama.
• Microsoft Outlook
Perangkat lunak ini merupakan salah satu aplikasi yang diberikan
oleh Microsoft bagi penggunanya untuk berkomunikasi via email.
Semua bagian menggunakan aplikasi ini untuk saling bertukar data
antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Misalnya bagian
sales mengirimkan data barang yang dipesan oleh pemesan ke
bagian gudang untuk dilakukan pengecekan apakah barang tersebut
tersedia atau tidak. Data yang dihasilkan dari aplikasi ini bisa berupa
dokumen ataupun gambar sesuai data apa yang dikirim dan diterima
oleh para karyawan. Transaksi pertukaran data yang terjadi di
aplikasi ini sangatlah sering karena setiap data yang ingin diberikan
ke karyawan lain biasanya melalui aplikasi.
• Microsoft Office Communicator 2007
Perangkat lunak juga merupakan aplikasi yang dikeluarkan oleh
Microsoft yang berguna sebagai alat komunikasi antar penggunanya.
Aplikasi ini digunakan para karyawan untuk saling berkomunikasi
via text / chatting seperti hal nya Yahoo messenger. Semua karyawan
dapat menggunakan aplikasi ini. Data yang dihasilkan dari aplikasi
ini biasanya berupa teks atau tulisan hasil pembicaraan antar
pengguna. Semua karyawan yang berada baik di dalam satu gedung
73
kantor ataupun di kantor cabang lainnya dapat menggunakannya.
Gambar 3.3 Aplikasi Microsoft Office Communicator 2007
• Microsoft Silverligth dan Autocad 2009
Kedua aplikasi ini merupakan satu kesatuan aplikasi yang saling
mendukung. Microsoft Silverligth itu sendiri merupakan salah satu
aplikasi pendukung yang memungkinkan komputer untuk dapat
menampilkan gambar dengan lebih halus dan detail. Aplikasi ini
dijalankan secara bersamaan dengan Autocad 2009 sehingga para
karyawan yang bekerja di bidang perancangan sistem keamanan
dapat menghasilkan gambar yang detail. Perancangan sistem
keamanaan harus dilakukan secara seksama dengan tingkat ketelitian
74
yang sangat tinggi sehingga akan menghasilkan suatu rancangan
sistem keamanan yang sempurna sesuai dengan permintaan
pelanggan. Data yang dihasilkan dari kedua aplikasi ini yaitu berupa
gambar rancangan sistem keamanan yang nantinya akan
diimplementasikan ke perusahaan pemesan. Sistem keamanan yang
dimaksud di sini misalnya pintu yang harus dibuka dengan
autentikasi tertentu, peletakan kamera pengintai dengan berbagai
alarmnya, dan lain sebagainya. Aplikasi ini merupakan salah satu
tulang punggung dari berjalannya proses bisnis yang ada karena
salah satu jasa yang diberikan oleh PT Indolok Bakti Utama
merupakan penyedia sistem keamanan yang canggih.
• Internet Explorer 8.0
Perangkat lunak ini merupakan web browser keluaran Microsoft
yang digunakan seluruh karyawan PT Indolok Bakti Utama untuk
melakukan pengiriman data secara elektronik baik berupa dokumen
seperti dokumen pemesan, daftar harga, laporan keuangan ataupun
daftar aset; gambar rancangan sistem keamanan; hingga brosur-
brosur dan proposal kepada cabang lain ataupun kepada calon
pelanggan. Untuk 25 kantor cabang pembantu, browser ini
merupakan perangkat lunak utama untuk mendapat ataupun
mengirim data yang diperlukan dan tersimpan di dalam server. Data
75
tersebut nantinya akan dikirimkan melalui surat elektronik (e-mail)
ke kantor regional. Dari kantor regional lah baru bisa diakses data
yang tersimpan di server. Data tersebut nantinya akan dikirim
kembali ke cabang pembantu yang memerlukannya.
• Progress 91.b
Aplikasi ini merupakan aplikasi yang digunakan PT Indolok Bakti
Utama untuk me-remote database perusahaan. Semua yang
berhubungan dengan database perusahaan akan dilakukan dengan
aplikasi ini, seperti merubah, menambah atau bahkan menghapus
database. Aplikasi ini digunakan oleh beberapa karyawan yang
berwenang/bertugas mengurus database perusahaan. Aplikasi ini bisa
dilakukan di mana saja asal karyawan tersebut terhubung dengan
internet dan memiliki akses untuk menggunakan aplikasi ini. Data
yang dihasilkan dari aplikasi ini merupakan bagian-bagian dari
database perusahaan yang nantinya akan dimasuki oleh kumpulan
data-data perusahaan yang akan disimpan ke dalamnya, baik berupa
dokumen ataupun gambar-gambar dari produk yang dimiliki atau
dihasilkan.
• Syteline Symix 6.0.
Aplikasi Syteline Symix 6.0 merupakan perangkat lunak ERP
(Enterprise Resource Planning) berbayar yang dibeli oleh perusahaan
76
ini di mana dengan perangkat lunak ini, dapat dilakukan beberapa
kegiatan yang dibutuhkan untuk proses bisnis. Kegiatan yang dapat
dilakukan antara lain penerimaan order yang datang dari cabang lain,
me-remote server dari tempat lain, memberikan laporan mengenai
kegiatan bisnis yang telah dilakukan, memasukkan data / aset yang
dimiliki oleh PT Indolok Bakti Utama dan mengambil data dari server.
Semua karyawan dapat menggunakan aplikasi ini selama mereka
mempunyai akses berupa autentikasi akun dan kata sandi yang benar.
Dengan aplikasi ini, semua pesanan yang dimasukkan akan langsung
dapat masuk ke dalam server. Penggunaan aplikasi ini akan terus
berjalan selama proses bisnis terjadi.
• Dial VPN
Dial VPN ini merupakan aplikasi yang dibuat perusahaan ini untuk
memungkinkan para karyawan memasuki jaringan VPN milik
perusahaan. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak lagi perlu melakukan
pembuatan dial-up VPN yang ada di Windows. Semua karyawan
menggunakan aplikasi ini untuk dapat mengakses VPN milik PT
Indolok Bakti Utama. Setelah berhasil melakukan koneksi ke dalam
jaringan VPN dengan aplikasi ini, karyawan akan dapat mengakses
server, baik mengambil ataupun menyimpan data ke dalamnya.
77
Gambar 3.4 Aplikasi VPN-Dial yang Digunakan PT Indolok Bakti Utama
Proses bisnis PT Indolok dimulai dari adanya permintaan dari klien atas
produk yang ditawarkan. Jika permintaan datang dari kantor cabang pembantu,
maka permintaan tersebut akan diteruskan ke kantor regional karena seluruh
penerimaan pesanan diatur di sini. Berikut ini merupakan gambaran proses
bisnis yang sedang berjalan saat ini.
78
Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum Pada PT Indolok Bakti Utama
79
PT Indolok Bakti Utama yang bergerak di bidang penyedia produk dan
sistem keamanan serta pemadam kebakaran bisa menerima pesanan melalui dua
cara, yaitu pemesanan dari klien secara langsung dan dengan mengikuti
penawaran (tender) yang dilakukan oleh perusahaan lain. Proses tender
biasanya dimulai dari adanya tawaran atau surat undangan dari suatu
perusahaan. Perusahaan tersebut akan menjelaskan apa yang mereka butuhkan
dari penawaran tersebut sehingga peserta tender tersebut akan mengetahui dan
mendapatkan daftar kebutuhan dari pelanggan (user requirement). Dari daftar
tersebut, peserta tender akan menyusun proposal yang disertakan dengan
perincian perancangan sistem / produk dan biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek tersebut.
Proposal tersebut akan diajukan kepada perusahaan pengada tender dan
akan dipilih proposal yang terbaik dan sesuai dengan anggaran yang disediakan
pengada tender tersebut. Perusahaan dengan proposal yang disetujui akan
dipanggil untuk melakukan tanda tangan kontrak atau surat kerja sama sehingga
proyek dapat dimulai. Surat kerja sama tersebut nantinya akan menjadi daftar
pesanan (product order). Sedangkan untuk pemesanan secara langsung, sales
dari PT Indolok Bakti Utama akan langsung menerima pesanan dan melakukan
negoisiasi harga hingga didapatkan daftar pesanan (product order). Berikut
diagram aliran bisnis untuk modul pemerimaan pesanan melalui proses tender.
80
Gambar 3.6 Diagram Aliran Bisnis Pemerimaan Pesanan Melalui Proses Tender
81
Sales akan melihat apakah pesanan berupa produk jadi yang sudah siap
atau berupa sistem yang harus dilakukan perancangan lagi. Bila pesanan berupa
produk jadi, sales akan memeriksa ketersediaan barang pesanan sehingga dapat
diputuskan apakah barang sudah siap untuk dikirim ke pelanggan. Jika barang
yang dipesan sudah tersedia, sales akan membuat delivery order yang akan
diteruskan ke bagian gudang (warehouse) sehingga bagian gudang bisa
mempersiapkan barang yang dipesan tersebut. Namun bila barang tidak tersedia
di gudang, sales akan memberitahu tenaga teknis barang apa saja yang perlu
dipesan untuk kemudian dibuatkan daftar pembelian barang (purchase order /
PO) oleh bagian pembelian (purchasing).
Bagian pembelian akan melakukan pemesanan barang ke pihak penyedia
barang (supplier) untuk mengadakan barang yang dibutuhkan. Penyedia barang
akan mempersiapkan semua barang yang dipesan oleh bagian pembelian serta
membuat faktur pemesanan dan pengiriman. Barang yang dipesan tersebut akan
dikirim ke bagian gudang. Bagian gudang akan menerima barang dan
melakukan pengecekan apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Bila
barang yang diterima belum berupa barang jadi, pihak gudang akan
memanggilkan bagian teknisi (engineering) untuk melakukan perakitan barang.
Sedangkan faktur pemesanan akan diteruskan ke bagian keuangan untuk diurus
pembayarannya ke pihak penyedia.
Kembali ke awal, bila pesanan berupa sistem, sales akan mengirimkan
teknisi (engineering) untuk mengumpulkan kebutuhan pelanggan yang akan
82
digunakan dalam perancangan sistem tersebut. Bagian teknisi akan merancang
sistem tersebut dan melakukan proses pembuatan sistem atau instalasi produk.
Barang yang telah disiapkan akan melalui proses pengecekan kualitas
barang (quality check) agar memenuhi standar minimal kualitas barang sesuai
prosedur. Bila kualitasnya tidak memenuhi standar, akan digantikan dengan
produk baru atau dipersiapkan kembali di gudang. Setelah kualitas barang
sesuai dengan standar, pihak gudang akan memberitahu bahwa barang siap
dikirim. Kemudian pihak keuangan (finance) akan membuat surat tagihan
(invoice) untuk pemesan dan barang siap dikirimkan ke pelanggan (masuk ke
dalam modul penagihan dan pembayaran). Berikut diagram aliran bisnis untuk
modul penerimaan pesanan dan perancangan produk / sistem.
83
Gambar 3.7 Diagram Aliran Bisnis PT Indolok Bakti Utama
84
Setelah dibuat oleh bagian keuangan (finance), surat tagihan akan
diteruskan ke bagian gudang untuk digabungkan dengan barang yang akan
dikirim ke pelanggan. Proses pengiriman akan diatur oleh para sales dan bekerja
sama dengan bagian distribusi. Pelanggan akan menerima barang beserta surat
tagihan (invoice) dan akan melakukan pembayaran yang biasa dilakukan
melalui bank. Bagian keuangan akan memeriksa akun perusahaan di bank
apakah pembayaran yang dilakukan pelanggan telah masuk. Bila sudah, bagian
keuangan akan membuat bukti pembayaran yang akan dikirimkan ke pelanggan
melalui sales.
Bukti pembayaran akan ditanda tangani oleh pelanggan dan lembar yang
asli akan diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar salinan akan dibawa
kembali oleh sales untuk diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan
akan melakukan jurnalisasi penjualan dan pembelian dari proses bisnis yang
telah dilakukan tersebut. Berikut diagram aliran bisnis pembayaran dan
pengiriman produk.
85
Gambar 3.8 Diagram Aliran Bisnis Pembayaran dan Pengiriman Produk
86
3.5 Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan
PT Indolok Bakti Utama telah memiliki 5 buah cabang wilayah/regional
dan 25 cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan berkantor
pusat di Jakarta dan memiliki server pusat di Cibitung, PT Indolok Bakti Utama
sudah menerapkan teknologi VPN untuk keperluan pengamanan lalu lintas data
yang terjadi selama proses bisnis berlangsung.
Kelima cabang regional berikut kantor pusat (Jakarta) dan server pusat
(Cibitung) sudah saling terhubung dengan layanan VPN-MPLS yang dikelola
oleh Telkom. Dengan layanan ini, dipastikan koneksi internet akan terus
tersedia selama 24 jam penuh tanpa hambatan dengan kecepatan transfer data
(data rate) yang tinggi hingga 3MB. Alasan digunakannya layanan tersebut
karena kelima kantor cabang wilayah/ regional tersebut merupakan kantor
cabang utama yang mendukung 25 kantor cabang pembantu lainnya dan pada
akhirnya semua data akan diproses di kantor pusat (Jakarta) sehingga lalu lintas
data di kelima kantor cabang regional dan kantor pusat menjadi sangat vital
untuk kelanjutan proses bisnis perusahaan ini.
87
Gambar 3.9 Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan
88
Untuk 25 kantor cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia,
mereka tidak dapat mengakses server yang ada di Cibitung secara langsung.
Untuk mengakses data yang berada di server, mereka harus mengirim
permintaan (request) ke kantor regional terdekat baik melalui telepon ataupun e-
mail. Kantor regional tersebut yang nantinya akan mengambilkan data yang
berada di server dan baru dikirim kembali ke kantor cabang pembantu yang
memintanya. Sedangkan untuk memasukkan data, kantor cabang pembantu
harus mengirimkan datanya ke kantor regional terlebih dahulu. Dari kantor
regional, karyawan baru bisa memasukkannya ke dalam server sehingga tingkat
efektifitas kerja yang berjalan tidak terbentuk.
Dapat dibayangkan bila terdapat sekian ribu data yang berasal dari 25
kantor cabang pembantu harus dimasukkan ke dalam server hanya oleh 5 kantor
regional dan kantor pusat (Jakarta), akan dibutuhkan berapa banyak tenaga dan
waktu. Selain itu, pekerjaan juga akan menjadi berlipat karena pertama
karyawan di kantor cabang pembantu harus menginput data ke dalam komputer
(baik menggunakan Microsoft Word ataupun Microsoft Excel). Kemudian data
tersebut harus dikirim ke kantor regional melalui e-mail yang tingkat keamanan
dan kerahasian dari data tersebut tidak terjamin. Setelah diterima, kantor
regional harus memasukkan data tersebut satu per satu ke dalam server. Akan
mudah bila data tersebut memang hanya perlu dipindahkan dalam bentuk
dokumen, namun tidak semua data bisa dilangsung dimasukkan ke server. Ada
beberapa data yang perlu dimasukkan secara manual ke dalam server. Dengan
89
kata lain, karyawan yang berada di kantor regional harus memasukkannya ke
dalam server satu per satu secara manual.
3.6 Masalah yang Dihadapi
Dengan sistem jaringan yang sedang berjalan sekarang ini, kantor
cabang pembantu harus melalui kantor regional terlebih dahulu untuk
mengambil ataupun memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang
pembantu akan meminta kepada kantor regional data yang mereka perlukan dan
tersimpan di dalam server. Sedangkan untuk memasukkan data ke dalam server,
kantor cabang pembantu akan mengirimkan data tersebut ke kantor regional
untuk kemudian dimasukkan ke dalam server. Jadi semua kebutuhan data baik
yang akan diambil dari server ataupun yang akan dimasukkan ke dalam server
akan melalui kantor regional terlebih dahulu, tidak bisa langsung dari kantor
cabang pembantu.
Pengiriman data yang terjadi antara kantor cabang regional dan kantor
cabang pembantu tersebut biasanya akan dikirimkan melalui e-mail dari web
provider seperti Yahoo! atau gmail. Keamanan dan kerahasiaan data yang
mengalir melalui jaringan publik inilah yang menjadi masalah utama bagi
setelah mempelajari sistem jaringan yang berjalan di PT Indolok Bakti Utama
ini. Data yang dikirimkan melalui e-mail dapat dimanfaatkan oleh para
pesaingnya baik dengan cara membaca, merubah atau bahkan menghapus isi
data tersebut. Keamanan dan kerahasiaan data tersebut sangatlah kritis, terlebih
90
PT Indolok Bakti Utama merupakan perusahaan penyedia layanan keamanan.
Selain keamanan dan kerahasian data, yang menjadi permasalahan
berikutnya yaitu dibutuhkan karyawan tambahan yang harus membantu kantor
cabang pembantu untuk mengakses data di server, baik untuk mengambil
ataupun memasukkannya ke dalam server. Masalah ini akan membuat biaya
pengeluaran perusahaan akan membengkak karena harus menggaji karyawan
dan menyediakan peralatan yang memadai (seperti komputer dan akses internet
dengan kecepatan yang memadai). Tingkat kesalahan atau human error juga
akan menjadi masalah yang cukup krusial. Masalah tersebut akan terjadi ketika
karyawan yang berada di kantor regional akan memasukkan data secara manual
satu per satu ke dalam server.
Tidak hanya itu, waktu yang diperlukan untuk dapat memberikan data
kepada kantor cabang pembantu pun akan sangat tergantung dari kecepatan
internet yang digunakan. Akan sangat riskan bila sebenarnya data tersebut
sangat mendesak diperlukan oleh kantor cabang pembantu untuk melakukan
transaksi dengan calon pelanggan namun datanya tidak diterima tepat waktu
atau bahkan tidak dapat dikirimkan. Hal ini akan sangat merugikan perusahaan
karena bisa saja calon pelanggan akan pergi dan nama baik yang sudah
dibangun selama ini akan rusak hanya karena data yang diperlukan tidak tiba
tepat waktu.
91
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah jaringan yang dihadapi PT Indolok Bakti
Utama, dibutuhkan solusi yang tepat dengan mempertimbangkan sumber daya
dan fungsionalitas atau kebutuhan yang diperlukan. Adapun langkah yang harus
diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut yaitu dengan tidak
menggunakannya jaringan publik yang terbuka secara umum sehingga tidak
sembarang orang dapat melihat isi paket data yang mengalir di dalamnya. Cara
yang dirasa cukup tepat yaitu dengan memanfaatkan teknologi VPN.
Teknologi VPN ini akan menciptakan suatu jalur khusus (tunneling) di
sebuah jaringan publik sehingga tidak sembarang orang dapat melihat isi data
yang mengalir di dalamnya. Proses tunneling ini sebenarnya tetap
memanfaatkan jaringan publik, namun nanti ip publik yang digunakan kantor
cabang pembantu akan dimasquered dengan ip-tunnel yang diberikan oleh
VPN-Server. Ip-tunnel tersebutlah yang akan membuat sebuah jalur khusus
yang menghubungkan antara kantor cabang pembantu dengan server pusat. Di
dalam tunnel tersebut data akan dienkrip dengan berbagai protokol pengamanan
jaringan seperti PPTP, L2TP, IPSec, dan lainnya.
Untuk menerapkan teknologi VPN, terdapat beberapa alternatif yang
dapat digunakan, yaitu:
1. Menggunakan layanan MPLS.
MPLS atau Multi Protocol Label Switching merupakan arsitektur
jaringan yang didefinisikan IETF untuk memadukan mekanisme
92
label switching di lapisan (layer) 2 dengan routing di lapisan
(layer) 3 untuk mempercepat pengiriman paket data. Cabang-
cabang regional PT Indolok Bakti Utama telah menerapkan
teknologi VPN berbasis MPLS milik Telkom untuk saling
berhubungan dengan server. Teknologi ini memberikan layanan 24
jam koneksi untuk cabang dan server yang telah saling terhubung.
Biaya yang diperlukan untuk menghubungkan sebuah node relatif
mahal. Namun kualitas yang diberikan layanan MPLS terjamin
tingkat kecepatan dan QoS-nya.
2. Menggunakan router merek Cisco atau Mikrotik.
Penggunaan router ini merupakan alternatif lain untuk perusahaan
yang tidak mempunyai dana lebih karena biaya implementasinya
relatif lebih murah bila dibandingkan dengan MPLS. Namun
tingkat kecepatan transfer data dan QoS yang didapatkan bila
menggunakan alternatif ini kurang terjamin karena bergantung dari
kecepatan internet yang digunakan. Penggunaan router ini harus
disertakan dengan berlangganan suatu jaringan internet dari
penyedia layanan internet. Router tersebut nantinya akan mengatur
pola penggunaan ip dari sisi server ke sisi cabang sehingga tidak
perlu lagi diberikan ip-privat yang berbeda ke tiap komputer.
93
3. Dial-up VPN bagi masing-masing komputer di kantor cabang pembantu.
Alternatif yang satu ini memang merupakan cara yang paling
hemat bagi semua perusahaan untuk menerapkan teknologi VPN
asalkan server pusat juga telah menerapkan teknologi VPN dan di
sisi pengguna sudah memiliki akses internet. Setiap komputer
dapat membuat VPN hanya dengan membuat koneksi baru di
komputernya dan memilih opsi VPN ketika melakukan pengaturan
koneksi tersebut.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah
Dengan melihat sumber daya dan kebutuhan yang diperlukan dari
masalah yang ada, kami mengusulkan agar digunakannya router mikrotik untuk
membuat suatu jaringan VPN terpusat yang menghubungkan kantor cabang
pembantu yang terletak di seluruh Indonesia tersebut dengan pusat yang terletak
di Cibitung.
Penggunaan router mikrotik untuk menghubungkan kantor-kantor
cabang tersebut dengan server pusat di Cibitung dapat mengurangi resiko
pencurian data selama berlangsungnya proses pengiriman data melalui e-mail di
jaringan publik. Di setiap kantor cabang akan diletakkan sebuah router mikrotik
yang berhubungan dengan VPN-Server Mikrotik yang berada di Cibitung
sehingga kantor cabang pembantu tidak lagi perlu melalui kantor regional untuk
mengambil atau memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang pembantu
94
akan dapat langsung berhubungan dengan server karena mikrotik yang
digunakan akan menghubungkan kedua jaringan tersebut.
Untuk masalah keamanan dan kerahasiaan data, akan diterapkan
teknologi VPN yang sebelumnya telah diimplementasikan di kantor regional
namun tidak dengan layanan MPLS milik Telkom. Jaringan VPN akan dibuat
menggunakan router mikrotik tersebut. Dengan teknologi VPN ini, kantor
cabang pembantu tetap akan menggunakan jaringan publik namun aliran data
tidak akan dapat dimasuki oleh orang luar karena aliran data tersebut berada di
dalam tunnel yang akan dibuat dari teknologi VPN ini.
Masing-masing kantor cabang pembantu akan melakukan proses dial-
up ke IP publik VPN-Server Mikrotik dan akan menerima sebuah ip-tunnel
yang digunakan sebagai alamat untuk membentuk tunnel di antaranya. Hal ini
dikarenakan fungsi dari router mikrotik yang akan mengatur penerimaan ip
yang diberikan oleh VPN-Server Mikrotik.
Selain itu, router mikrotik juga memiliki berbagai fitur yang hampir
sama dengan router keluaran Cisco namun dengan harga yang lebih murah.
Sehingga dengan biaya yang lebih sedikit, Mikrotik bisa memberikan fungsi
yang sama dengan router Cisco.
Alasan lain diusulkannya penggunaan router mikrotik dibanding
memanfaatkan layanan MPLS yang juga sudah digunakan untuk kantor cabang
regional yaitu lebih mengarah kepada fungsionalitas dan ekonomis-nya.
Layanan MPLS akan sangat memakan biaya yang sangat besar sehingga tidak
95
mungkin perusahaan akan menyambungkan ke 25 kantor cabang pembantu
tersebut dengan MPLS. Dapat dibayangkan berapa besar biaya yang harus
dikeluarkan untuk menghubungkan semua kantor cabang tersebut. Fungsi dari
kantor cabang pembantu sebenarnya hanya sebagai perpanjangan dari kantor
regional sehingga PT Indolok Bakti Utama dapat menjangkau daerah-daerah di
luar kantor regional yang sudah ada sehingga akan mempermudah bagi para
calon pelanggan yang ingin akan berinteraksi dengan PT Indolok Bakti Utama.
MPLS CISCO MIKROTIK
Harga > Rp 2.000.000,- > $ 100 > Rp 400.000,-
Tabel 3.1 Perbandingan Harga MPLS, CISCO dan Mikrotik
Untuk alternatif pemecahan masalah yang terakhir tidak diajukan
sebagai usulan pemecahan masalah sistem jaringan PT Indolok karena nantinya
akan menimbulkan masalah baru, yaitu ip-overload di sisi server. Hal tersebut
dapat terjadi karena ketika tiap komputer di kantor cabang pembantu melakukan
dial-up VPN, VPN-server di pusat akan memberikan sebuah ip-tunnel ke tiap
komputer tersebut agar terbentuk tunnel antara komputer cabang dengan server
pusat. Ip-tunnel yang disediakan oleh VPN-server sewaktu-waktu akan habis
bila pada saat yang bersamaan banyak komputer yang akan mengakses server
tersebut, termasuk koneksi dari user-user yang berada di luar Indonesia. Selain
keterbatasan ip-tunnel yang disediakan VPN-server, kinerja server juga akan
menjadi sangat terganggu karena harus melayani banyak komputer yang ingin
96
mengaksesnya.
Sedangkan dengan memanfaatkan router mikrotik, VPN-server tidak
akan terbebani dengan koneksi yang dibuat oleh setiap komputer di kantor
cabang pembantu karena akan diatur oleh VPN-Server Mikrotik yang terpisah
dengan VPN-server biasa dan juga proses tunnel yang terjadi tidak akan
sebanyak komputer yang akan mengakses, namun hanya sebanyak kantor
cabang pembantu yang akan mengakses, walaupun di satu kantor cabang
pembantu terdapat lebih dari 10 komputer yang akan mengakses.
3.9 Perancangan Sistem Jaringan yang Baru Pada PT Indolok Bakti Utama
Sistem jaringan yang diusulkan kepada PT Indolok Bakti Utama yaitu
diletakkannya sebuah router mikrotik di sisi server pusat yang berfungsi
sebagai VPN-server mikrotik dan router mikrotik di kantor cabang pembantu
yang berfungsi menghubungkan semua user yang berada di kantor cabang
tersebut untuk dapat mengakses VPN-server mikrotik sehingga tidak terlalu
membebani VPN-server yang ada di Cibitung. VPN-server mikrotik akan
menerima koneksi dari 25 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Namun
dalam perancangan ini, hanya digambarkan sebuah cabang saja karena 24 cabang
lainnya memiliki gambaran yang sama.
97
Gambar 3.10 Usulan Sistem Jaringan Yang Baru untuk PT Indolok Bakti Utama
98
Dari gambar tersebut, terlihat bahwa perubahan yang terjadi hanya terletak
pada koneksi jaringan kantor cabang pembantu dengan server pusat di mana
semua user yang berada di kantor cabang dapat mengakses server yang terletak
di Cibitung. Hal tersebut sangat efisien karena mereka dapat mengakses data
(baik memasukkan ataupun mengambil data) langsung ke server tanpa melalui
perantara kantor regional.
3.9.1 Perancangan Jaringan VPN
Untuk menghubungkan jaringan server pusat dengan kantor cabang
pembantu pada PT Indolok Bakti Utama, diperlukan adanya proses
tunneling antar kantor tersebut. Protokol PPTP merupakan proses client-
server sehingga proses tunneling hanya terjadi antara dua perusahaan saja.
Oleh sebab itu, diperlukan 25 proses tunnel untuk menghubungkan server
pusat dengan 25 kantor cabang yang ada.
Gambar 3.11 Koneksi Antara Mikrotik VPN-Server Dengan 25 Mikrotik Cabang
99
Untuk dapat berhubungan dengan server pusat, kantor cabang
pembantu tersebut harus melakukan proses dial-up VPN ke server pusat
untuk membentuk tunnel. Pembentukan tunnel tersebut akan terjadi ketika
kantor cabang pembantu telah melakukan dial-up VPN dan diterima oleh
mikrotik VPN-server pusat. VPN-server mikrotik pusat akan memberikan
ip-tunnel kepada kantor cabang tersebut sehingga jalur khusus (tunnel)
benar-benar terbentuk dan tetap ada selama koneksi terus berlangsung.
Tunneling akan mengenkapsulasi dan mengenkripsi setiap paket data
yang melewati tunnel tersebut. Kantor cabang akan melakukan proses dial
melalui ip publik ke kantor pusat di Cibitung sebagai proses autentikasi
awal. Dalam proses tersebut, user harus memasukkan username dan
password. Setelah autentikasi berhasil, maka dibentuk sebuah jalur tunnel
dengan menggunakan IP virtual yang menghubungkan kedua kantor
tersebut. Setelah jalur terbentuk maka seluruh data yang melewati jalur
tersebut akan dienkapsulasi dan dienkripsi.
Dilihat dari gambar 3.11, proses tunneling yang terjadi antara
mikrotik VPN-server dengan mikrotik cabang yaitu masing-masing satu
buah untuk satu cabang. Jadi bila memang semua cabang tersebut dalam
satu waktu melakukan koneksi ke server, maka akan terbentuk tunnel
sebanyak 25 buah yang memasuki mikrotik VPN-server.
100
3.9.2 Kebutuhan Hardware dan Software yang Diperlukan
Untuk melakukan simulasi jaringan VPN berbasis router mikrotik,
beberapa peralatan yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. 2 buah komputer dengan prosesor Intel Pentium IV di mana masing-
masing komputer diinstal Windows XP SP 3 sebagai PC client dan
PCRouter Mikrotik pada vmware sebagai router mikrotik.
2. LAN Card yang ditanamkan masing-masing satu ke tiap komputer
yang akan digunakan untuk menghubungkan kedua komputer
tersebut.
3. Kabel UTP (Unshielded twisted-pair) dengan tipe cross yang akan
digunakan sebagai media penghubung kedua komputer tersebut.
Sedangkan sistem operasi dan perangkat lunak yang digunakan untuk
melakukan simulasi ini antara lain:
1. Windows XP SP 3
Sistem operasi ini merupakan standar sistem operasi yang
digunakan semua komputer ataupun laptop oleh semua karyawan
PT Indolok Bakti Utama.
2. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27
Perangkat lunak ini sebenarnya merupakan sistem operasi yang
ditanamkan di dalam router mikrotik. Dengan menginstal
perangkat lunak ini, sebuah PC akan berfungsi layaknya sebuah
router mikrotik. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27 yang diinstall
101
dalam vmware menggunakan License Router OS level 6 yang
merupakan level tertinggi dengan fungsi yang paling lengkap.
3. VMWare
Perangkat lunak ini digunakan untuk mensimulasikan
penggunaan beberapa sistem operasi yang dapat berjalan secara
bersamaan dalam sebuah komputer yang sudah memiliki sistem
operasi.
4. WinBox
Perangkat lunak ini merupakan GUI (Graphical User Interface /
tampilan antaramuka) yang digunakan untuk mempermudah
administrator me-remote pengaturan terhadap router mikrotik.
WinBox ini bekerja di bawah sistem operasi Windows.
5. Ethereal
Perangkat lunak ini digunakan untuk menangkap paket-paket
data yang melewati suatu interface jaringan. Perangkat lunak ini
digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi hasil rancangan VPN
tersebut.