bab 3 analisis yang sedang berjalan 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00171-if bab...
TRANSCRIPT
50
BAB 3 ANALISIS YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Zima Trans Logistic ini mendapat pengesahan akta dengan nomor
AHU-100559.AH.01.01 Tahun 2008. Kantor pusat perusahaan ini bertempat di
Komplek Mutiara Taman Palem Blok A 15/25, Jl Kamal Raya (out ring road)
Cengkareng Jakarta Barat 11730. Perusahaan memiliki kantor cabang di pusat
bisnis yang ada di Indonesia seperti Jakarta, Denpasar, Surabaya, Yogyakarta,
Semarang, Solo, Mataram, Batam.
Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
pengiriman barang, kegiatan pengiriman barang yang dilakukan perusahaan tidak
terbatas untuk daerah Domestic tapi juga mencakup International. Perusahaan ini
selain memberikan jasa pengiriman juga memberikan jasa pengepakan barang,
peminjaman truk terbuka/box dan jasa pindahan seperti pindah rumah atau
pindah kantor.
3.1.1 Bidang Usaha
1. Domestik dan International Courier & Cargo dengan layanan door
to door, keseluruhan tujuan domestic dan tujuan international via
udara.
2. City Courier Service adalah layanan kirim intercity (Jabodetabek).
3. Transportasi darat adalah layanan kiriman via darat dengan tujuan
Pulau Jawa, Sumatera, Pulau Bali, dan Pulau Sulawesi.
51
4. LCL & FCL adalah pengiriman barang via laut secara partai eceran
(LCL) dan partai besar (countainer) (FCL) ke seluruh Indonesia.
3.1.2 Visi Perusahaan
Terwujudnya pelayanan jasa service distribusi secara profesional
dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif, efisien dan
tepat sasaran.
3.1.3 Misi Perusahaan
Memberikan mutu service untuk kelancaran pengiriman berupa
dokumen, parcel serta barang-barang lainnya sampai ditujuan dengan tepat
waktu, aman dan bergaransi.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Pada umumnya setiap perusahaan membutuhkan suatu struktur
organisasi agar pembagian tugas dan wewenang para personil yang ada di
dalam sebuah organisasi tersebut jelas. Bila suatu perusahaan semakin
besar, maka persoalan mengenai organisasi dan manejemen akan semakin
penting karena jika seorang pimpinan tidak baik dalam memimpin dan
mengorganisasikan perusahaan kemungkinan besar perusahaan akan
mengalami kegagalan.
52
Struktur organisasi suatu perusahaan harus memungkinkan
tercapainya koordinasi usaha diantaranya semua satuan dan jenjang untuk
mengambil tindakan yang dapat mencapai tujuan umum. Dimana setiap
satuan dalam organisasi harus dimengerti dan mengetahui apa yang
menjadi tanggung jawabnya, bagaimana seharusnya masing-masing
satuan berhubungan dengan satuan lainnya dan wewenang apakah yang
akan didelegasikan kepada masing-masing satuan.
Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka diperlukan suatu
pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas sehingga setiap
karyawan dapat mengerjakan dan mempertanggungjawabkan
pekerjaannya kepada atasan yang telah ditetapkan. Pembagian wewenang
dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan ditujukan dengan struktur
organisasi.
Berikut adalah gambar struktur organisasi perusahaan :
53
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
(Sumber : PT. Zima Trans Logistic, 2008 )
3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab
1. Komisaris
Bertugas untuk mengawasi kebijakan yang diambil oleh Direktur.
Biasanya Komisaris hanya datang saat rapat umum pemegang saham
(RUPS).
54
2. Direktur
Direktur mengawasi jalannya perusahaan, mengadakan
pemeriksaan laporan secara berkala dan membuat keputusan-
keputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Pada inti
nya Direktur bertanggung jawab penuh atas seluruh aktifitas
perusahaan.
3. Kepala Kantor dan Keuangan
Bertugas untuk memeriksa sarana dan prasarana yang ada di
kantor, memeriksa laporan keuangan yang dilakukan secara berkala.
Jabatan ini juga mempunyai wewenang untuk memberikan persetujuan
yang berhubungan dengan keuangan, seperti kantor memerlukan
komputer baru maka untuk mendapatkan dana untuk membeli
komputer dibutuhkan persetujuan dari Kepala Kantor dan Keuangan.
4. Kepala Operasiaonal dan Komersial
Bertugas serta bertanggung jawab memberikan dan memeriksa
laporan yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan komersial.
Jabatan ini juga dapat memberikan ide atau keputusan yang
berhubungan dengan operasional dan komersial perusahaan.
55
5. Service
Bagian ini bertugas sebagai penanggung jawab pelayanan terhadap
pelanggan. Setiap dua bulan sekali Bagian Service melakukan
evaluasi kinerja staff nya dalam melayani pelanggan dan juga
memberikan masukkan bagaimana cara memberikan pelayanan yang
memuaskan. Bagian Service juga harus memeriksa laporan P.O.D
Tanda Terima.
Pada bagian ini terdapat tim yang terdiri dari :
• Service Manager
• Customer Service
• Key Account
• Cabang / Agen
• P.O.D Tanda Terima
6. Operasional
Mengawasi kegiatan operasional perusahaan seperti proses pengiriman
barang mulai dari paking menjemput barang sampai barang itu dikirim
dan sampai ke tujuan. Bagian Operasional juga bertanggung jawab
jika dalam proses pengiriman barang terjadi keterlambatan atau
masalah. Bagian Opersional harus memberikan laporan keuangan yang
harus dilaporkan kepada bagian keuangan. Bagian ini terdiri dari tim
antara lain :
• Ground Operasional dan Data Entry
56
• Gateway Darat, Laut, dan Udara
• Outbound dan Inbound
• Courier Mobil dan Motor
• Divisi Darat, Laut, dan Udara
7. Marketing
Dalam perusahaan ini marketing adalah ujung tombak dalam
memajukan perusahaan. Karena melalui marketing perusahaan akan
mendapatkan customer. Bagian Marketing setiap minggu selalu
melakukan evaluasi hasil kinerja tim nya dalam mendapatkan
pelanggan. Pada bagian ini selalu diberikan motivasi, penyuluhan,
solusi dalam hal mendapatkan customer. Bagian ini terdiri dari tim
diantaranya :
• Eksport dan Import
• Domestic
• Project Sales
• A. Executive
• S.Support dan Admin
8. IT
Melaksanakan dan mengkoordinasikan fungsi yang berhubungan
dengan implementasi teknologi informasi. Bagian IT juga ikut
57
merancang dan memelihara sistem dan jaringan komputer. Tim yang
terdapat dalam Bagian IT diantaranya :
• System dan Online
• Website
• Maintenance
• Upgrade
9. Accounting dan Financial
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus
kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,
sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan
dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan
mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol
penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana
secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional
perusahaan. Tim ini terdiri dari :
• Invoice
• Accounting
• Collection
• Pajak
• Kasir
58
10. Office
Mengatur kegiatan kantor seperti meng-organisir operasi kantor dan
ketentuan yang berlaku di kantor, membuat time sheet, memantau
sarana dan prasarana. Bagian Office juga bertanggung jawab atas
perekrutan ataupun pemecatan pegawai. Menjaga keamanan file atau
laporan perusahaan. Mengurus pajak yang harus dibayarkan oleh
perusahaan. Tim ini terdiri dari :
• Personalia
• Purchasing
• Legal dan Izin
• Rumah Tangga dan Inventaris
• Perawatan
3.3 Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur di Dalam Sistem
a. Penerimaan Pegawai
1. Departemen meminta penambahan pegawai kepada HRD dengan
menyerahkan form permintaan pegawai, HRD menerima form
tersebut kemudian HRD memeriksanya. Apabila disetujui, maka
pihak HRD memasang iklan lowongan pekerjaan ke berbagai
media namun bila tidak disetujui, maka form permintaan pegawai
akan dikembalikan ke departemen.
59
2. Media menyebarluaskan lowongan pekerjaan yang ada, kemudian
pelamar melihat iklan lowongan kerja dan membuat surat lamaran
pekerjaan yang kemudian diberikan ke bagian HRD. HRD
melakukan pengecekan lowongan pada surat lamaran pekerjaan,
dan menyeleksi apakah memenuhi syarat atau tidak.
3. HRD akan melakukan penyeleksian berupa tes tertulis dan
wawancara terhadap calon pegawai yang memenuhi kriteria.
4. Apabila calon pegawai lulus seleksi, HRD membuat surat
perjanjian kerja untuk ditandatangani oleh calon pegawai yang
baru dengan perusahaan. Kemudian surat perjanjian dikembalikan
kepada HRD
5. HRD melakukan penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
60
Gambar 3.2 Diagram alir Penerimaan Pegawai
61
b. Absensi Pegawai
1. Pegawai melakukan absensi pada alat yang tersedia di perusahaan,
pada saat dating dan pulang kerja. Alat yang tersebut akan
mencatat dan menghasilkan data absensi pegawai berupa jam
masuk kerja dan jam keluar kerja.
2. HRD melakukan pengecekan pada data absensi dan lembur
pegawai yang kemudian akan menghasilkan form data absensi.
3. HRD mengirimkan form data absensi ke bagian keuangan,
keuangan akan mendata absensi dan lembur untuk dimasukkan
dalam perhitungan gaji.
62
Gambar 3.3 Diagram alir Absensi Pegawai
63
c. Cuti Pegawai
1. Pegawai mengajukan cuti dengan mengisi form pengajuan cuti
kerja yang akan dikirimkan ke bagian HRD.
2. HRD mengecek form data cuti kerja pegawai, jika cuti tidak layak
atau dalam keadaan penuh maka permohonan cuti kerja pegawai
akan ditolak. Dan jika pengecekan cuti layak maka bagian HRD
akan menyetujui pengajuan cuti kerja pegawai yang berupa form
persetujuan cuti kerja pegawai.
3. HRD akan mengirimkan form persetujuan cuti kerja kepada
pegawai kemudian pegawai melakukan cuti kerja.
64
Gambar 3.4 Diagram alir Cuti Pegawai
d. Penggajian pegawai
1. HRD membuat data absensi dan lembur dan mengirimkan form
tersebut ke bagian keuangan.
2. Keuangan menghitung seluruh jumlah gaji yang diambil dari data
absensi dan lembur. Dari hasil perhitungan tersebut akan
65
menghasilkan form perhitungan gaji. Kemudian keuangan akan
mengirimkan form perhitungan gaji ke bagian HRD.
3. HRD menerima dan mengecek form perhitungan gaji, jika
penghitungan tersebut salah akan di kembalikan ke bagian
keuangan dan dilakukan penghitungan kembali. Dan jika benar
HRD akan membuat dan menandatangani form perhitungan yang
berupa slip gaji.
4. HRD mengirimkan slip gaji tersebut kepada keuangan, kemudian
keuangan akan menyiapkan dana yang sesuai dengan slip gaji.
5. Kemudian keuangan menyiapkan dan mengirimkan dana ke
bagian HRD untuk diberikan kepada pegawai. Pegawai menerima
mendapatkan slip gaji dan pembayaran gaji.
66
Gambar 3.5 Diagram alir Penggajian Pegawai
67
e. Perpindahan Pegawai
1. Dapartemen mengajukan permintaan promosi dan mutasi yang
menghasilkan form permintaan promosi dan mutasi dan akan
diserahkan kebagian HRD.
2. HRD melakukan pengecek kelengkapan persyaratan promosi dan
mutasi. Jika persyaratan promosi dan mutasi tidak lengkap, maka
permintaan ditolak dan akan di serahkan kembali ke bagian
departemen.
3. Kemudian HRD membuat surat promosi dan mutasi yang akan di
berikan ke bagian departemen.
4. Bagian departemen membuat surat promosi dan mutasi pegawai.
Kemudian bagian departemen akan menyerahkan surat tersebut
kepada pegawai.
68
Gambar 3.6 Diagram alir Perpindahan Pegawai
69
f. Penilaian Kerja Pegawai
1. Departemen membuat form evaluasi pegawai yang akan
diserahkan kebagian HRD, kemudian HRD akan melakukan
penilaian dan pengecekan kelengkapan dari form evaluasi
tersebut. Jika tidak lengkap, maka form tersebut akan
dikembalikan kebagian Departemen. Jika lengkap, maka akan di
lakukan pelatihan terhadap pegawai yang menghasilkan hasil
penilaian.
2. HRD memberikan hasil penilaian ke bagian Keuangan untuk di
buatkan standar kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian yang
menghasilkan form kenaikan gaji.
3. HRD juga memberikan form hasil penilaian ke bagian
Departemen, kemudian Departemen akan memberikan hasil
penilaian tersebut kepada pegawai.
70
Gambar 3.7 Diagram alir Penilaian Kerja Pegawai
71
g. Pemutusan Kerja Pegawai
1. Departemen mengajukan form pelanggaran pegawai yang akan
diberikan kepada bagian HRD. Kemudian HRD melakukan
pengecekan pelanggaran Apabila tidak melakukan pelanggaran
maka form pelanggaran akan dikembalikan kepada bagian
departemen, dan jika pegawai melakukan pelanggaran maka akan
diberikan sanksi.
2. Pegawai yang melakukan pelanggaran akan mendapatkna sanksi
yang berbeda sesuai tingkat pelanggarannya. Apabila
pelanggarannya ringan akan dibuatkan dan diberikan surat
peringatan, apabila sanksi berat akan di PHK.
3. HRD akan memberikan form PHK tersebut kepada keuangan
untuk membuat perhitungan hak kerja yang akan menghasilkan
perhitungan hak kerja. Bagian keuangan akan memberikan hasil
tersebut kepada HRD.
4. Dari hasil perhitungan hak kerja akan dibuatkan slip pembayaran
hak kerja kemudian form tersebut akan diberikan kepada
pegawai.
72
Pemutusan Kerja Pegawai
HRD keuangan PegawaiDepartemen
mulai
Mengajukan form
pelanggaran pegawai
Form pelanggaran pegawai
Kesesuaian pelanggaran
Cek sanksi
Pembuatan Surat SP
Pembuatan surat PHK
Hasil pehitungan hak pegawai
Pembayaran hak pegawai
Form PHK
Perhitungan hak pegawai
Surat SP
Surat PHK
Slip pembayaran hak pegawai
selesai
ya
ringan
berat
Form pelanggaran pegawai
12
2
tidak
12Form PHK 12
2
Slip pembayaran hak pegawai
1 2
2
Gambar 3.8 Diagram alir Pemutusan Kerja Pegawai
73
3.4 Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat
Penggajian • Data Absensi • Data Potongan • Jabatan Pegawai
• HRD • Keuangan
Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 1, proses rekapnya dilakukan 4 hari sebelum tanggal 1
Absensi
• Jam masuk kerja
• Jam keluar keja • Lembur
• HRD • Keuangan
Satu hari kerja
Perpindahan
• Data pegawai yang akan dimutasi
• Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipromosikan dan mutasi
• HRD
Kurang dari 1 bulan
Cuti • Form Cuti • Perihal Cuti • Jangka Waktu
Cuti • Data Pegawai
yang Sedang cuti
• HRD
Membutuhkan waktu kurang lebih 2 sampai 5 hari.
Penerimaan pegawai
• Lowongan pekerjaan yang dibuka
• Data seluruh pelamar
• Data pelamar yang lulus tes
• Data pelamar yang diangkat oleh perusahaan
• HRD
Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukan calon pegawai yang tepat
74
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat
Penilaian kerja • Data penilaian berdasarkan kesetiaan , pretasi kerja, dan tanggung jawab.
• HRD • Keuangan
Kurang dari 1 bulan
Pemutusan Kerja • Data pelanggaran pegawai
• Data jenis pelanggaran yang diberikan surat SP
• HRD • Keuangan
Kurang dari 1 bulan
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
3.5 Infrastruktur
Perusahaan memiliki 10 komputer untuk menunjang kegiatan, diantaranya :
• 1 unit komputer yang berfungsi sebagai server.
• 1 unit komputer yang befungsi sebagai client.
• 8 unit laptop yang digunakan sebagai client.
• 3 unit Printer.
Komputer pada perusahaan ini baik komputer server maupun komputer client
semuanya memakai Operating System Windows XP. Di perusahaan ini juga sudah
memiliki system DBMS, dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Setiap
komputer client terhubung dengan komputer server ini ditujukan agar
memudahkan melakukan pengiriman dan penyimpanan data. Berikut adalah
gambar network di perusahaan ini :
75
Gambar 3.9 Peta Networking
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan,
permasalahan yang sedang dihadapi antara lain :
1. Belum terintegrasinya sistem yang ada secara komputerisasi,
sehingga pekerjaan menjadi lambat.
2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual, sehingga dapat
menyebabkan data tidak up to date dan tidak valid.
3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data
yang disimpan masih berupa fisik (dokumen).
76
4. Faktor keterlambatan saat serah teima dokumen. Seperti saat
karyawan mendapat pemutusan kerja, dimana dokumen pemutusan
tersebut harus di berikan kepada HRD, keuangan dan departemen
yang berangkutan.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Merancang suatu sistem basisdata kepegawaian. Dengan adanya basisdata
yang dapat menyimpan dan mengelola data pegawai maka pencarian dan
perubahan data akan menjadi lebih mudah karena sumber data pegawai sudah
tersimpan dalam basisdata.
Sistem ini diharapkan dapat membantu kinerja perusahaan. Sisitem
tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk cuti, kinerja
pegawai, dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.