bab 3 gambaran proses bisnis 3.1. sejarah perusahaanthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-1-00258-ka bab...

39

BAB 3

GAMBARAN PROSES BISNIS

3.1. Sejarah Perusahaan

PT. Inti Graha Sembada didirikan pada tanggal 23 November 2006 berdasarkan

akta notaris nomor 61 oleh notaris H. Harjono Moekiran, SH., M.Kn, dan disahkan oleh

Menteri Hukum dan HAM berdasarkan akta pengesahan pendirian perseroan terbatas

nomor W7-03982 HT.01.01-TH.2006. Selain itu perusahaan ini juga dilengkapi dengan

izin-izin operasi sebagai berikut :

1. Surat Izin Konstruksi Nasional : 1.001735.09.3172.2.00027

2. Surat Izin Usaha Perdagangan : 007/13-1.824.51

3. Sertifikat Badan Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi : 2-3172-1-02-1-09-001735

4. Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia : 09.05.10642

Saat ini dengan adanya kepemilikan saham terbesar oleh Bapak Ir. Suroto Kadir.

PT. Inti Graha Sembada berdomisili di Jl. Raya Setu no.101. Lubang Buaya. Setu-Bekasi.

Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut mengenai PT. Inti Graha Sembada, dapat

menghubungi pada alamat email : [email protected] ataupun pada nomor telepon :

6221-82611578 dan faks : 6221-82611579.

PT. Inti Graha Sembada bergerak sebagai perusahaan kontraktor umum yang

memberikan jasa kontruksi bangunan berikut dengan jasa rancangnya, dari mulai tahap

perancangan hingga ke tahap konstruksi termasuk jasa maintenance berdasarkan kontrak

dan peraturan perundang-undangan, kepada klien baik dari sektor publik ataupun swasta.

Dengan spesialisasi pada pembangunan pit dan fondasi mesin pabrik.

40

3.1. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Wewenang

3.2.1. Struktur Organisasi

OFFICE

SITE

Gambar 3.1 Susunan Organisasi

Keterangan :

: Garis Komando

: Garis Pengawasan

: Pemisah Office & Site

Quality

Control

Estimator &

Cost Control

RUPS

Dewan Komisaris

Direktur

Design &

Engineering

Finance &

Administration

Site Manager

Administration Supervisor Logistic Surveyor

41

3.2.2. Pembagian Tugas dan Wewenang

Berikut ini akan diterangkan mengenai tugas dan kewajiban dari setiap

jabatan atau bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. Inti Graha

Sembada.

1. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

RUPS mempunyai wewenang :

a. Mengangkat dan memberhentikan komisaris dan direktur.

b. Meminta pertanggungjawaban komisaris tentang kegiatan

perusahaan.

c. Mengesahkan laporan keuangan perusahaan.

d. Menentukan besar dividen bila perusahaan memperoleh

laba.

2. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris melakukan pengawasan atas kepengurusan

perusahaan yang dilakukan oleh direksi. Dewan Komisaris

bertanggungjawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham.

Adapun tugas dari Dewan Komisaris adalah :

a. Mengawasi segala tindakan dan keputusan yang diambil

oleh Direksi.

b. Mengatur terlaksananya setiap kebijakan yang ditetapkan

oleh Rapat Umum Pemegang Saham.

c. Menentukan arah kebijaksanaan perusahaan secara luas

kedepannya.

42

3. Direktur

Mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Memimpin perusahaan secara umum.

b. Menetapkan kebijaksanan perusahaan.

c. Menyusun rencana-rencana kerja dan tujuan perusahaan.

d. Mengawasi perkembangan perusahaan.

4. Design & Engineering


a. Menetapkan jasa rancang bangunan

b. Menawarkannya dalam proses berlangsungnya tender

c. Melakukan kalkulasi tekhnis dalam setiap pembangunan

5. Quality Control


a. Mengawasi jalannya pembangunan setiap proyek agar

sesuai dengan standar perusahaan dan perundang-

undangan

b. Menetapkan aturan-aturan keselamatan kerja

6. Estimator & Cost Control


a. Melakukan estimasi biaya atas pembangunan setiap

proyek

b. Melakukan estimasi perkiraan material yang akan

dibutuhkan dalam proyek tersebut

43

c. Menjaga alur keluarnya biaya yang dikeluarkan dalam

setiap proyek agar tidak melebihi estimasi yang sudah ada.

7. Finance & Admnisitration


a. Menyusun laporan keuangan

b. Menjaga arus neraca dan susunan akuntansi keuangan

8. Site Manager

Site Manager mempunyai otonomi atau wewenang sendiri

atas setiap proyek yang dipegangnya. Dalam hal ini, dia

bertanggung jawab langsung kepada direktur dan bagian

kepengurusan lain pada kantor pusat (office) tidak memiliki

wewenang untuk memerintah ataupun mengaturnya.

Dalam kepengurusannya, Site Manager juga membawahi

beberapa area lain di dalam proyek. Diantaranya adalah : a.)

Supervisor, b.) Logistic atau Warehouse, c.) Surveyor dan d.)

Administration.

Adapun tugas-tugas dari seorang Site Manager adalah sebagai

berikut :

a. Membangun sebuah proyek sesuai dengan permintaan dan

perjanjian

b. Mengawasi jalannya proyek

c. Memilih supplier

d. Memilih Sub-Kontraktor

44

3.3. Sistem Yang Berjalan

3.3.1. Narasi Sistem Berjalan

Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung

pada sistem berjalan PT. Inti Graha Sembada, maka kami membagi-bagi

kegiatan operasi perusahaan menjadi sepuluh bagian kegiatan utama. Yaitu :

1. Mengikuti Tender

Pengumuman tender proyek diberitakan oleh owner

(client project), dan diikuti tim Design & Engineering. Lalu tim

Design & Engineering segera merancang proyek yang sesuai dengan

kualifikasi yang diinginkan oleh owner (client project). Hasil

rancangan desain tersebut diserahkan kepada Estimator. Supaya

Estimator dapat menyusun estimasi harga, Bill of Quantity, dan work

schedule untuk pelaksanaan proyek tersebut. Setelah disusun, lalu

Estimator menyerahkannya kepada owner (client project), disertakan

dengan desain yang diajukan oleh tim Design & Engineering. Supaya

owner (client project) dapat melakukan negoisasi atas proyek yang

diinginkannya.

2. Menerima Tender

Setelah negosiasi, bila terjadi kesepakatan, owner (client

project) lalu mengeluarkan pengumuman penerimaan proyek. Dan

selanjutnya membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang kemudian

diserahkan kepada perusahaan pemenang tender. Selanjutnya

berdasarkan SPK tersebut bagian Finance & Administration menagih

45

Down Payment kepada owner (client project). Setelah owner (client

project) membayar melalui rekening koran perusahaan di bank,

maka owner (client project) akan mengirimkan bukti pembayaran DP

tersebut kembali kepada bagian Finance & Administration. Dengan

adanya bukti pembayaran Down Payment, maka proses pengerjaan

proyek dapat dimulai.

3. Melakukan Pengadaan Material

Selanjutnya estimasi harga, Bill of Quantity, desain, dan

work schedule akan diserahkan kepada Site Manager di lapangan.

Site Manager menghubungi supplier-supplier terkait dan supplier-

supplier itu kemudian menawarkan price list. Berdasarkan price list,

Site Manager kemudian membandingkan para supplier yang akan

dipakai untuk menyediakan material yang dibutuhkan dalam proses

pengerjaan proyek. Setelah memilih supplier yang dibutuhkan, Site

Manager segera mencetak Order Sheet (OS) sebanyak 3 rangkap.

Order Sheet (OS) rangkap 1 akan dikirimkan kepada supplier terpilih,

rangkap 2 akan dikirmkan kepada bagian Finance & Administration

di kantor pusat untuk diarsip. Sedangkan Order Sheet (OS) 3 diarsip

untuk pertanggungjawaban pembukuan proyek.

4. Menerima Material

Supplier yang diinginkan kemudian mengirimkan material

dan surat jalan, ke bagian Logistic (warehouse) di proyek. Setelah

menerima material tersebut, lalu bagian Logistic (warehouse) akan

46

langsung mencetak Surat Penerimaan Barang (SPB) sebanyak 3

rangkap. Rangkap 1 akan dikirimkan kembali kepada supplier

pengirim material, rangkap 2 akan dikirimkan kepada bagian Finance

& Administrasi di kantor pusat untuk diarsip. Dan rangkap 3 akan

diarsip sendiri oleh bagian Logistic (warehouse) sebagai dasar

pembuatan Material Control List. Material Control List dibuat oleh

bagian Logistic (warehouse) untuk mengatur arus material yang

berlangsung di area proyek. Keberadaan material control list diawasi

langsung oleh Site Manager

5. Mengeluarkan Material

Saat proses pengerjaan proyek, dibutuhkan material yang

ada di gudang, maka pihak supervisor (project) akan mengajukan

Surat Permintaan Barang Keluar (SPKB) sebanyak 2 rangkap.

Rangkap 1 dan 2 SPKB akan diserahkan kepada Site Manager untuk

ditandatangani. Supaya Site Manager bisa melihat langsung

kebutuhan di lapangan mengenai perlunya material tersebut untuk

dikeluarkan. SPKB yang sudah bertanda tangan Site Manager,

rangkap 2 akan diarsip dan rangkap 1 dikirimkan kepada bagian

Logistic (warehouse) sebagai perintah kepada bagian Logistic

(warehouse) untuk mengirimkan material yang dimaksud.

Selanjutnya bagian Logistic akan menyiapkan material,

menandatangani SPKB rangkap 1 tersebut dan mencetak surat jalan 2

47

rangkap. Material yang diinginkan akan dikirimkan ke lapangan

beserta Surat Jalan rangkap 2, serta copy SPKB rangkap 1.

6. Membangun Proyek

Site Manager yang sudah menerima estimasi harga, Bill of

Quantity, desain, dan work schedule selanjutnya akan memulai

pembangunan. Pertama dengan memilih Sub-Kontraktor untuk

membagi-bagi pekerjaan di lapangan dengan metode outsource.

Setelah memilih Sub-Kontraktor yang diinginkan, maka Site

Manager akan mencetak Work Order (WO) 3 rangkap. Rangkap 1

akan dikirimkan kepada sub-kontraktor terpilih. Rangkap 2 akan

dikirimkan kepada bagian Finance & Administration sebagai laporan.

Sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Saat sub-kontraktor yang ditugasi

mulai mengerjakan proyek, maka Site Manager juga akan

memerintah pekerja lapangannya sendiri untuk mengerjakan

pembangunan proyek. Seiring berjalannya pengerjaan tersebut, maka

Site Manager menyusun Project Control List untuk menjaga arus

efisiensi waktu, material, biaya dan manusia di lapangan. Site

Manager juga akan menyusun Work Progress 2 rangkap untuk

menunjukkan jalannya pengerjaan pembangunan. Selanjutnya proses

pengerjaan proyek tersebut juga diawasi oleh bagian Quality Control

dari kantor pusat. Jika proyek sudah mencapai term tertentu untuk

proses penagihan pembayaran, maka Site Manager akan

mengirimkan work progress rangkap 1 kepada bagian Quality

48

Control untuk ditandatangani. Sedangkan work progress rangkap 2

akan diarsip. Work progress yang sudah ditandatangani oleh Quality

Control akan diserahkan kepada bagian Finance & Administration

untuk selanjutnya digunakan pada proses penagihan.

7. Membayar Supplier

Setiap tanggal 10 dan 25 dalam sebulan, perusahaan akan

membayar tagihan material kepada supplier-suppliernya demi

lancarnya arus pengiriman material. Berdasarkan jadwal itu, maka

pada tanggal-tanggal yang dimaksud supplier akan mencetak invoice,

faktur pajak 3 rangkap, dan Request Payment untuk dikirmkan

kepada bagian Finance & Administration. Faktur pajak yang

disertakan dalam penagihan adalah faktur pajak rangkap 1, sedangkan

rangkap 2 akan diarsip oleh supplier sendiri, dan rangkap 3 biasanya

untuk diserahkan sebagai bukti pada dinas pajak. Selain itu disertakan

juga bersamaan dengan 3 dokumen tersebut surat jalan yang asli

sebagai bukti material-material yang ada sudah dikirim. Pada Request

Payment tercantum jumlah yang harus dibayarkan, nomor rekening

supplier ataupun cara-cara pembayaran lain. Maka Finance &

Administration akan menstransfer pembayaran melalui bank kepada

rekening koran supplier. Bank kemudian mencetak bukti pembayaran

tersebut. Dan bagian Finance & Administration akan mengarsip bukti

pembayaran untuk kepentingan pembukuan perusahaan. Sedangkan

copy bukti transfer akan dikirimkan kembali kepada supplier sebagai

49

bukti bahwa perusahaan sudah melaksanakan kewajibannya. Setelah

melakukan pembayaran tersebut maka Finance & Administration

akan mencatat transaksi yang terjadi ke dalam jurnal umum.

8. Membayar Sub-Kontraktor

Dalam Work Order yang diserahkan pada Sub-Kontraktor

telah mengatur point-point term pembayaran yang akan dilakukan.

Umumnya berdasarkan persentase kerja sub-kontraktor tersebut. Bila

sudah mencapai term pembayaran yang harus ditagihkan, maka sub-

kontraktor akan mencetak invoice, faktur pajak 3 rangkap, Request

Payment, dan Berita Acara Kerja sebagai bukti jalannya pengerjaan

yang telah dilakukan. Faktur pajak yang disertakan dalam penagihan

adalah faktur pajak rangkap 1, sedangkan rangkap 2 akan diarsip oleh

sub-kontraktor sendiri, dan rangkap 3 akan diserahkan kepada dinas

pajak. Kemudian dokumen-dokumen tersebut (invoice, faktur pajak

rangkap 1, Request Payment, Berita Acara Kerja) dikirimkan kepada

Finance & Administration untuk tagihan pembayaran. Selanjutnya

berdasarkan Request Payment, maka bagian Finance &

Administration akan mentransfer pembayaran melalui rekening koran

sub-kontraktor. Transfer dilakukan melalui bank, kemudian bank

akan mencetak bukti pembayaran. Selanjutnya bukti pembayaran

akan diarsip oleh bagian Finance & Administration untuk proses

pencatatan ke dalam jurnal umum. Sedangkan copy bukti pembayaran

akan dikirimkan kembali kepada sub-kontraktor.

50

9. Menagihkan Pembayaran

Bagian Finance & Administration akan menerima Work

Progress 1 dari Quality Control beserta dokumentasi foto langsung

dari Site Manager yang berisi pencapaian pembangunan proyek. Bila

sudah mencapai tahap pekerjaan tertentu berdasarkan persentase kerja

dan perjanjian yang ada, maka bagian Finance & Administration

akan mengirim tagihan. Dimulai dengan mencetak invoice dan faktur

pajak 3 rangkap. Selanjutkan invoice, faktur pajak rangkap 1, work

progress 1 dan dokumentasi foto akan dikirimkan kepada owner

(client project) untuk menagihkan pembayaran. Sedangkan faktur

pajak rangkap 2 akan diarsip dan faktur pajak rangkap 3, nantinya

akan diserahkan sebagai pertanggungjawaban kepada dinas pajak.

10. Mencatat Pengakuan Pendapatan

Begitu tagihan terkirim, bagian Finance & Administration

akan langsung mencatat pengakuan pendapatan ke dalam jurnal

umum. Selanjutnya owner (client project) yang sudah menerima

tagihan berupa work progress 1, dokumentasi foto, invoice, dan

faktur pajak, akan melakukan pembayaran melalui rekening koran

perusahaan di bank. Bank akan menyerahkan bukti pembayaran.

Kemudian copy bukti pembayaran akan dikirim kembali oleh owner

(client project) kepada bagian Finance & Administration. Copy bukti

pembayaran itu kemudian akan diarsip dan dijadikan pedoman

penulisan transaksi pembayaran kedalam jurnal umum. Selanjutnya

51

pada periode tutup buku perusahaan, maka bagian Finance &

Administration akan menyusun laporan keuangan perusahaan untuk

diserahkan kepada Direktur.

52

3.3.2. Rich Picture

1. Mengikuti Tender

Gambar 3.2 Rich Picture Mengikuti Tender

2. Menerima Tender

Gambar 3.3 Rich Picture Menerima Tender

53

3. Melakukan Pengadaan Material

Gambar 3.4 Rich Picture Melakukan Pengadaan Material

4. Menerima Material

gambar 3.5. Rich Picture Menerima Material

54

5. Mengeluarkan Material

Gambar 3.6 Rich Picture Mengeluarkan Material

55

6. Membangun Proyek

Gambar 3.7 Rich Picture Membangun Proyek

56

7. Membayar Supplier

Gambar 3.8 Rich Picture Membayar Supplier

8. Membayar Sub-Kontraktor

Gambar 3.9 Rich Picture Membayar Sub-Kontraktor

57

9. Menagihkan Pembayaran

Gambar 3.10 Rich Picture Menagihkan Pembayaran

10. Mencatat Pengakuan Pendapatan

Gambar 3.11. Rich Picture Mencatat Pengakuan Pendapatan

58

3.3.3 Event Table

Event Internal Agent

Assuming

Responsibilities

Start When Activities

Mengikuti

Tender

Design &

Engineering

dan Estimator

Bila ada

pengumuman

tender

Mendesain gambar;

Menyerahkan desain ke

Estimator; Merancang

estimasi harga; Merancang

work schedule; Merancang

Bill of Quantity (BQ);

Merancang perkiraan

material.

Menerima

Tender

Finance &

Administration

Bila owner (client

project) sudah

menyetujui desain

Menagih Down Payment;

Menerima SPK.

Melakukan

Pengadaan

Material

Site Manager Bila sudah ada SPK

dari owner (client

project)

Menerima work schedule,

estimasi harga, Bill of

Quantity, desain;

Membandingkan harga

material;

Mencetak OS rangkap 3;

Mengirim OS rangkap 1 pada

supplier; Mengirim OS

rangkap 2 pada Finance &

Administration; Mengarsip

OS 3.

Menerima

Material

Logistic

(warehouse)

Bila supplier sudah

mengirimkan

material, surat

jalan, OS

Menerima material, copy

surat jalan, OS; Mencetak

Surat Penerimaan Barang

(SPB) 3 rangkap; Membuat

59

Material Control List;

Mengirim Material Control

List pada Site Manager;

Mengirim SPB rangkap 1

pada supplier; Mengirim SPB

rangkap 3 pada Finance &

Administration; Mengarsip

SPB rangkap 2.

Mengeluarkan

Material

Logistic

(Warehouse)

Bila sudah ada

Surat Permintaan

Keluar Barang

(SPKB) yang

bertandatangan Site

Manager

Menerima SPKB yang

bertanda tangan Site

Manager; Mengeluarkan

Barang; Mengupdate

Material Control List.

Membangun

Proyek

Site Manager Bila sudah

menerima BQ,

estimasi harga,

work schedule &

desain dari

Estimator.

Membuat Project Control

List; Memilih Sub-

Kontraktor; Membuat WO 3

rangkap; Memerintah pekerja

lapangan;

Membuat Work Progress 2

rangkap; Menyerahkan work

progress & dokumentasi foto

pada Quality Control.

Membayar

Supplier

Finance &

Administration

Bila sudah

mencapai term

pembayaran

(tanggal 10 dan 25

setiap bulan)

Menerima Invoice, Faktur

Pajak, Surat Jalan asli, dan

Request Payment;

Mentransfer pembayaran

sesuai Request Payment;

Mengarsip bukti pembayaran;

Mengirimkan bukti

pembayaran kepada supplier

60

Membayar

Subkontraktor

Finance &

Administration

Bila sudah

mencapai ketentuan

pembayaran dalam

perjanjian Work

Order (WO).

Menerima invoice, faktur

pajak, copy WO rangkap 1,

Berita Acara Kerja, Request

Payment; Membayar sesuai

Request Payment; Mengarsip

bukti pembayaran;

Mengirimkan bukti

pembayaran kepada

Subkontraktor.

Menagihkan

Pembayaran

Mencatat

Pengakuan

Pendapatan

Finance &

Administration

Finance &

Administration

Bila sudah

menerima work

progress &

dokumentasi foto

dari Quality

Control

Bila sudah

menerima bukti

transfer

pembayaran dari

owner (client

project).

Membuat faktur pajak;

membuat invoice; mengirim

work progress &

dokumentasi foto kepada

owner (client project).

Mencatat pengakuan

pendapatan pada Jurnal

umum, Menerima bukti

transfer dari owner (client

project); Mengarsip bukti

transfer; Mencatat bukti

transfer sebagai transaksi

pembayaran pada jurnal

umum. Tabel 3.1 Event table

61

Gambar 3.12 Overview Activity Diagram

3.3.4 Overview Activity

62

3.3.5 Workflow Table

Agent Activities

Owner (client project)

Design & Engineering

Estimator


Mengikuti Tender

1. Pengumuman tender

2. Merancang gambar & desain

3. Menyerahkan rancangan desain kepada

estimator

4. Merancang estimasi harga

5. Merancang Bill of Quantity (BQ)

6. Merancang work schedule

7. Menyerahkan desain, estimasi harga, Bill of

Quantity (BQ), dan work schedule kepada


8. Melakukan negoisasi

Menerima Tender


Finance & Administration


Bank



9. Menyetujui desain, estimasi harga, dan work

schedule

10. Mengeluarkan pengumuman penerimaan proyek

11. Mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK)

12. Menyerahkan SPK kepada Estimator

13. Menerima SPK

14. Menagih Down Payment (DP)

15. Membayar Down Payment Melalui Bank

16. Menerima Pembayaran

17. Mencetak bukti transfer

18. Menyerahkan bukti transfer pada Owner (client

project)

19. Mengirimkan bukti transfer DP pada bagian

Finance

20. Mengarsip bukti pembayaran DP

Melakukan Pengadaan Material Estimator

21. Memberikan gancangan gambar, estimasi harga,

BQ, dan work schedule kepada Site Manager

63

Site Manager

Supplier

Site Manager

Supplier


22. Menerima rancangan gambar, estimasi harga,

BQ, dan work schedule

23. Menawarkan price list

24. Membandingkan harga

25. Memilih Supplier

26. Membuat Order Sheet (OS) tiga rangkap

27. Mengirimkan OS rangkap 1 kepada supplier

terpilih

28. Mengirim OS rangkap 2 kepada bagian Finance

& Administration

29. Mengarsip OS rangkap 3

30. Menerima OS rangkap 1

31. Menerima OS rangkap 2

32. Mengarsip OS rangkap 2

Menerima Material

Supplier

Logistic (Warehouse)


Supplier

33. Mengirimkan Material, Surat Jalan.

34. Menerima Material, Surat Jalan, dan copy OS

rangkap 1

35. Membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) 3

rangkap

36. Membuat Material Control List

37. Mengirim SPB rangkap 1 kepada supplier

38. Mengirim SPB rangkap 2 kepada finance &

administration

39. Mengarsip SPB rangkap 3

40. Menerima SPB rangkap 2


42. Menerima SPB rangkap 1


Mengeluarkan Material

Supervisor (Project)

44. Mencetak Surat Permintaan Keluar Barang

(SPKB) 2 rangkap

45. Mengirim SPKB kepada Site Manager untuk

64

Site Manager

Supervisor

Logistic (Warehouse)

Site Manager

ditandatangani.

46. Menandatangani SPKB rangkap 1 & 2

47. Mengembalikan SPKB rangkap 1 & 2 ke

supervisor

48. Mengarsip SPKB 2

49. Mengirim SPKB rangkap 1 pada bagian Logistic

(warehouse)

50. Menerima SPKB rangkap 1

51. Menandatangani SPKB rangkap 1

52. Mencetak Surat Jalan 2 rangkap

53. Mengirim material, surat jalan rangkap 1, dan

copy SPKB kepada Site Manager.

54. Mengarsip SPKB rangkap 1, surat jalan 2

55. Mengupdate Material Control List

56. Menerima Material, Surat jalan rangkap 1, copy

SPKB

Membangun Proyek

Site Manager

Sub-Kontraktor


Site Manager

57. Menerima desain, estimasi harga, Bill of

Quantity, dan work schedule

58. Membuat Project Control List berdasarkan work

59. Memilih sub-kontraktor

60. Membuat Work Order (WO) 3 rangkap

61. Mengirimkan WO 1 kepada Sub-Kontraktor

62. Mengirim WO 2 kepada bagian Finance

63. Mengarsip WO rangkap 3

64. Menerima WO rangkap 1

65. Mulai bekerja sesuai WO

66. Mengarsip WO 2

67. Memerintah pekerja lapangan

68. Mengawasi jalannya proyek

69. Membuat work progress rangkap 2

70. Mengirim work progress 1 kepada Quality

Control

65

Quality Control


71. Mengarsip work progress rangkap 2

72. Menerima work progress rangkap 1

73. Mengawasi jalannya proyek

74. Menandatangani work progress rangkap 1

75. Mengirim work progress rangkap 1 pada bagian


76. Mengarsip work progress rangkap 1 untuk

proses penagihan

Membayar Supplier

Supplier


Bank


77. Mencetak invoice

78. Mencetak Faktur Pajak

79. Mencetak request payment

80. Mengirimkan tagihan

81. Menerima tagihan

82. Menstransfer pembayaran

83. Menerima pembayaran

84. Mencetak bukti pembayaran

85. Menerima bukti pembayaran

86. Mengirim copy bukti pembayaran pada supplier

87. Mengarsip invoice

88. Mengarsip faktur pajak

89. Mencatat bukti pembayaran dalam jurnal umum

Membayar Sub-Kontraktor

Sub-Kontraktor


Bank


90. Mencetak Invoice

91. Mencetak Faktur Pajak

92. Mencetak request payment

93. Mencetak Berita Acara Kerja

94. Mengirimkan tagihan

95. Menerima tagihan

96. Membayar tagihan



99. Menerima bukti pembayaran

66

100. Mengarsip invoice

101. Mengarsip faktur pajak

102. Mengirimkan copy bukti pembayaran kepada

Sub-Kontraktor

103. Mencatat bukti pembayaran kepada Sub-

Kontraktor ke dalam jurnal umum

Menagihkan Pembayaran


104. Menerima work progress 1 dari quality control

105. Menerima dokumentasi foto dari Site Manager

106. Membuat faktur pajak 3 rangkap

107. Membuat invoice

108. Mengarsip faktur pajak rangkap 2

109. Mengirim work progress rangkap 1 &

dokumentasi foto, faktur pajak, invoice kepada

Owner (client project) .

Mencatat Pengakuan Pendapatan



Bank



110. Mencatat pengakuan pendapatan pada jurnal

umum

111. Menerima work progress & dokumentasi foto,

faktur pajak rangkap 1, invoice

112. Melakukan pembayaran melalui bank



115. Menyerahkan bukti transfer kepada Owner

(client project)

116. Mengirim copy bukti transfer pada bagian

Finance

117. Menerima copy bukti transfer

118. Mengarsip copy bukti transfer

119. Mencatat transaksi pembayaran pada jurnal

umum

120. Menyusun laporan keuangan

121. Menyerahkan laporan keuangan kepada direksi. Tabel 3.2 Workflow Table

67

3.3.6 Dokumen dan Laporan Yang Digunakan Di Proses Bisnis Berjalan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh kelompok kami,

maka kami dapatkan dokumen-dokumen dan laporan yang dibutuhkan pada

sistem berjalan PT. Inti Graha Sembada adalah sebagai berikut :

a. Work Schedule

Dokumen yang dibuat oleh Estimator berdasarkan dari Surat

Perintah Kerja dari Owner (client project) yang mencantumkan

perjanjian tentang serah terima dan kualifikasi proyek. Dokumen ini

berisi mengenai tahapan-tahapan pembangunan proyek yang harus

dilaksanakan, beserta rincian tanggal pelaksanaannya.

b. Bill of Quantity

Dokumen yang berisi rincian material, harga, ukuran dan

satuan yang dibutuhkan dalam pembangunan proyek. Dibuat oleh

estimator untuk menjelaskan perincian harga yang ditawarkan untuk

Owner (client project) dalam proses tender.

c. Order Sheet

Dokumen ini dibuat oleh Site Manager, bila beliau sudah

memilih supplier yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Isi

dokumen ini adalah nama material, jenis material, jumlah material,

merk serta ukuran yang akan digunakan untuk pengerjaan proses

pembangunan proyek. Order Sheet dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 akan

diserahkan pada supplier yang dipilih, rangkap 2 akan dikirimkan

pada bagian Finance & Administration untuk bukti pembukuan, dan

rangkap 3 akan diarsip untuk pembukuan proyek.

68

d. Material Control List

Material Control List adalah daftar yang dibuat oleh bagian

Logistic proyek, yang diawasi dan ditandatangani oleh Site Manager.

Daftar ini berfungi agar semua material yang digunakan tidak

melebihi batas wajar pada yang telah diperkirakan dalam estimasi dan

Bill of Quantity yang disusun oleh Estimator.

e. Surat Penerimaan Barang

Surat Penerimaan Barang dibuat berdasarkan copy Surat Jalan

(dari supplier) yang diterima oleh bagian Logistic (warehouse) di area

proyek yang telah dicocokkan dengan nama material, jenis material,

serta jumlah material yang telah diterima. Bila semuanya cocok maka

bagian Logistic (warehouse) akan membuat Surat Penerimaan Barang

sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan kepada supplier

sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima, Rangkap 2 akan

diserahkan pada bagian Finance & Administration di kantor pusat,

sedangkan rangkap 3 akan diarsip oleh proyek.

f. Surat Permintaan Barang Keluar

Surat Permintaan Barang Keluar dibuat oleh Bagian

supervisor project jika Site Manager membutuhkan material yang ada

di warehouse (gudang) untuk digunakan pada pengerjaan proyek.

Surat ini juga dibutuhkan sebagai bukti bahwa material yang

dimaksud sudah dikeluarkan dari gudang. Surat Permintaan Barang

Keluar dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan pada

bagian Logistic untuk meminta barang yang dimaksud. Sedangkan

rangkap 2 diarsip untuk pembukuan proyek.

69

g. Surat Jalan

Surat Jalan ini dibuat oleh bagian Logistic (warehouse),

berdasarkan Surat Permintaan barang Keluar yang dibuat oleh

supervisor dan telah ditandatangani Site Manager. Surat Jalan ini

menegaskan bahwa material yang dimaksudkan sudah dikirimkan ke

area proyek. Surat Jalan dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 dikirimkan

bersama material yang dimaksud kepada proyek. Rangkap 2 diarsip

untuk dasar update pada Material Control List.

h. Work Order

Work Order dibuat oleh Site Manager sebagai penugasan kerja

kepada para Sub-Kontraktor untuk proses pengerjaan proyek. Work

Order berisi job description (jenis pekerjaan) yang ditugaskan, ukuran

pekerjaan dan kualifikasinya, perincian biaya yang dibutuhkan,

perjanjian term pembayaran, biasanya disertai Bill Of Quantity dari

Sub-Kontraktor untuk merinci biaya-biaya yang ada. Work Order

dibuat sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama dikirimkan pada Sub-

Kontraktor yang dimaksud, Rangkap 2 dikirimkan pada bagian

Finance & Administration untuk kantor pusat, dan Rangkap 3 diarsip

untuk pembukuan proyek.

i. Work Progress

Work Progress dibuat oleh Site Manager. Digunakan untuk

menunjukkan kinerja perkembangan pembangunan proyek yang

tengah berlangsung. Work Progress dibuat 2 rangkap. Rangkap 1

diserahkan pada bagian Quality Control sebagai pengawas

pembangunan proyek. Work Progress rangkap 1 yang bertanda tangan

70

dari Quality Control selanjutnya akan diserahkan ke Finance &

Administration untuk digunakan dalam proses penagihan. Sedangkan

rangkap 2 akan diarsip untuk proyek. Work Progress berisi persentase

pekerjaan yang telah dilaksanakan.

j. Invoice

Invoice dibuat oleh bagian Finance & Administration untuk

proses menagih pembayaran kepada owner (client project). Invoice

dibuat setelah bagian Finance menerima Work Progress dari Site

Manager. Invoice juga berisi mengenai persentase pekerjaan yang

telah dilakukan dan jumlah yang harus dibayarkan oleh owner (client

project). Invoice dicetak sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 atau yang

aslinya akan disimpan sedangkan rangkap 2 akan dikirim kepada

owner (client project) untuk proses penagihan. Setelah Invoice dibuat,

maka bagian Finance & Administration akan mengakui pendapatan

dengan mencatat ke dalam jurnal. Invoice yang asli nantinya akan

diserahkan pada owner (client project) bila beliau sudah melunasi

pembayarannya.

k. Faktur Pajak

Faktur Pajak dibuat sebanyak 3 rangkap. Dibuat berdasarkan

invoice. Rangkap 1 dikirmkan pada owner (client project) bersamaan

dengan Invoice. Faktur Pajak rangkap 2 diarsip, rangkap 3 sebagai

bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak. Faktur pajak

dibuat oleh bagian Finance & Administration.

71

l. Jurnal Umum

Jurnal umum merupakan jurnal dua kolom (kolom rupiah

hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debet dan kolom kredit.

Jurnal umum digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi

pada perusahaan. Jurnal umum dibuat oleh bagian Finance &

Administration.

72

3.3.7 Analisis hasil survey

Berdasarkan hasil survey yang telah kami lakukan terhadap sistem

berjalan PT. Inti Graha Sembada, kami menemukan beberapa masalah yaitu:

Temuan 1 Sering terjadinya ketidaksinkronisasian data antara invoice-invoice

yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar oleh owner (client

project).

Kriteria Redudansi data cenderung untuk menambah besarnya kapasitas

database dari ukuran sebenarnya yang telah ditentukan. Yang akan

menjadi masalah serius dalam skala database medium ke skala

besar. (Access Database (2002, p35))

Sebab Pada sistem yang berjalan data bisa dimanipulasi dan terdapat data

yang yang disimpan secara berulang-ulang. Pada perusahaan sering

terjadi kesalahan didalam pencatatan data dan terkadang ada data

yang terlewat untuk dicatat. Memerlukan waktu yang lebih lama

untuk menemukan dokumen yang berisikan pembayaran kontrak

yang sudah lunas dibayar atau belum lunas dibayar.

Akibat Pihak perusahaan memerlukan waktu yang cukup lama didalam

mencari data dokumen yang berisikan kontrak yang telah dibayar

lunas dengan yang belum dibayar. Yang seringkali menyebabkan

pencetakan invoice berulang dan terjadi redudansi, serta membuat

tersendatnya laju pengerjaan proyek karena beberapa invoice yang

dianggap belum dibayarkan.

Rekomendasi Merancang suatu sistem secara terkomputerisasi, yang dimana

dapat menyimpan record data informasi tentang dokumen kontrak

yang telah dibayar dan yang belum dibayar.

73

Temuan 2 Sering terjadinya ketidaksesuaian antara data pembiayaan atau

pengeluaran proyek yang diinput oleh staff Finance & Administration di

kantor pusat dengan staf pembukuan di area proyek.

Kriteria Integrity constraint diadakan untuk menjaga keakuratan, kelengkapan,

keunikan dari construct yang digunkan pada pendekatan model

konseptual atau model data yang digunakan untuk memperlihatkan

fenomena real-world tentang data yang disimpan pada subsistem

database (Auditting Information System (2005,p140).

Sebab Belum adanya sistem yang mampu mengintegrasi data dalam satu

perusahaan yang bisa menyatukan pencatatan akuntansi dari pihak

manajemen kantor pusat dengan pihak di area proyek.

Akibat Pihak manajemen sering terlambat dalam menerima laporan akhir

mengenai pembayaran dan proses pembangunan proyek . Karena semua

data yang ada harus diverifikasi ulang untuk mencapai kesesuaian

pencatatan antara kantor pusat dan area proyek.

Rekomendasi Merancang suatu sistem informasi terintegrasi antara kantor pusat

dengan area proyek yang mampu menghasilkan laporan keuangan

tentang pengeluaran dan pendapatan yang sesuai dengan user dan

manajemen.

Tabel 3.3 Analisa Hasil Proyek

74

3.3.8. Identifikasi kebutuhan informasi

Berdasarkan hasil survey yang kami lakukan pada perusahaan

konstruksi PT. Inti Graha Sembada, maka kami memperoleh pemikiran,

bahwa informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Informasi mengenai pendapatan yang diperoleh yang dapat

dilihat pada rancangan jurnal pengakuan pendapatan berdasarkan

kontrak yang telah dibuat dalam aplikasi.

2. Informasi arus kebutuhan dan pengaturan kontrol material

yang lebih memadai, untuk mencapai kesesuaian kontrol antara kantor

pusat dan area proyek.

3. Informasi mengenai kontrak-kontrak yang sedang dalam

pengerjaan maupun yang telah selesai dikerjakan untuk dapat dilihat

pada rancangan laporan kontrak per periode pada aplikasi yang telah

dibuat.

bab 3 gambaran proses bisnis 3.1. sejarah perusahaanthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-1-00258-ka bab...

Documents