bab 3 gambaran umum sistem informasi yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00293-ka-bab...
TRANSCRIPT
39
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk merupakan suatu perusahaan
yang bergerak dalam bidang industri yang memproduksi dan
mendistribusikan, serta menjual keramik, dengan merk utamanya adalah
Essenza dan Inesa. Perusahaan yang tergabung dalam In-Group ini didirikan
pada tahun 1994, sebagai anak perusahaan dari PT Intikeramik Alamasri
Tbk.
PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., terletak di Kawasan Industri
Palm Manis, Jln. Dumpit, Desa Ganda Sari, Kecamatan Jati Uwung,
Tangerang, Indonesia. Dan berkantor pusat di Jalan Pangeran Jayakarta No.
133A, Jakarta Pusat. Perusahaan ini memiliki distributor di 4 negara, antara
lain: Amerika Serikat, Australia, Singapura, dan Indonesia. Perusahaan yang
tergabung dalam In-Group antara lain: PT. Intikeramik Alamasri Tbk., PT.
Internusa Keramik Alamasri Tbk., PT. Primanusa Citra Karya.
Keramik Essenza dan Inesa adalah keramik yang berkualitas tinggi
karena dibuat dari bahan baku pilihan, dengan proses pembuatan yang
canggih dengan menggunakan teknologi modern. Sehingga menghasilkan
keramik yang kuat, tidak mudah rapuh, dan tahan lama. Biasanya keramik
Essenza digunakan untuk melengkapi pembangunan seperti gedung pusat
perbelanjaan (mall), perkantoran, perguruan tinggi dan perumahan.
39
40
PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk. menggunakan sistem
persediaan yang diberi nama WHMapping (Warehouse Mapping) untuk
mengelola persediaan barang jadi di perusahaan. Sistem persediaan
WHMapping ini juga diaplikasikan secara terintegrasi kepada semua
perusahaan yang tergabung dalam In-Group. WHMapping merupakan suatu
program yang mengkombinasikan fungsi gudang (Warehouse) dan pemetaan
(Mapping) dari sistem sebelumnya yang masih terpisah.
Dalam modul Warehouse, tersimpan informasi rinci tentang
perusahaan-perusahaan yang berada dibawah In-Group dan data persediaan
yang menjadi milik masing-masing perusahaan tersebut. Informasi
persediaan yang terdapat dalam modul warehouse termasuk no identitas
barang (ID), kuantitas, ukuran, merk (brand), warna, kualitas dan jenis
persediaan tersebut.
Dalam modul Mapping, tersimpan informasi yang berkaitan dengan
lokasi persediaan (line) yang memberitahukan dimana letak persediaan
tersebut berada, no identitas barang (ID), kuantitas, nomor area kerja
(working area), dan dikelompok mana persediaan dikategorikan (palet penuh
atau palet campur).
Palet penuh adalah stok barang yang terdiri dari ukuran, jenis warna
dan merk yang sama. Sedangkan palet campur adalah stok barang yang
terdiri dari ukuran, jenis warna dan merk yang berbeda; hal ini terjadi karena
adanya hasil produksi yang masuk dan permintaan barang keluar, yang tidak
selalu sama dalam satu hari untuk ukuran, jenis warna, merk dan jumlahnya.
41
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Mengembangkan inovasi dan variasi dari produk keramik
mereka. Kualitas dan kepuasan adalah janji perusahaan yang utama,
sesuai dengan komitmen mereka untuk memasuki pasar dunia.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Menghasilkan dan menyediakan keramik berkualitas superior,
dengan memahami secara menyeluruh permintaan pasar yang tinggi
dan terus berubah dari konsumen di seluruh dunia yang terus
meningkat.
3.1.3 Tujuan Perusahaan
Membuka lapangan pekerjaan dan mengurangi pengangguran.
Meningkatkan kualitas produksi dan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya
akan meningkatkan perkembangan perusahaan untuk bersaing di pasar dunia.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk. memiliki beberapa departemen yang
saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan, visi dan misi perusahaan.
Struktur Organisasi perusahaan tergambar pada Gambar 3.1.
42
Keterangan: QA = Quality Assurance QC = Quality Control PPIC = Product Plan and Inventory Control MP / IC = Material Planning and Inventory Control R & D = Resources and Design HRD = Human Resources Development GA = General Affair
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan IT = Information Technology Sumber: PT. Internusa Keramik AlamasriTbk
Board of Directors
Committee Corporate Plan Advisor
Marketing Purchasing Manufacturing Logistic R & D HRD & GA
Product & Promotion
Technical Support
General Purchase
Finance & Acc.
Material Purchase
Engine Purchase
Plan EngineeringPlan
QA
QA & QC
PPIC
QC Prod. Ctrl
MP / IC
Material Warehouse
Industrial Engineering
Prod II
Prod I Body preparation
Prod III
Polish
Kiln
Press
Maintenance
Engineering
Workshop
Finished Good
Product Design
HRD
GA
IT
Finance
Accounting
42
43
3.3 Uraian Jabatan
Dari struktur organisasi PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., selanjutnya
akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian:
1. Board of Directors (Dewan Direksi)
- Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan dan kinerja perusahaan.
- Bertanggung jawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya
perusahaan
2. Committee
- Menyusun rancangan konsep yang terkait dengan kualitas manajemen,
keamanan aset perusahaan, peningkatan kinerja, dan proses bisnis
perusahaan.
- Bertanggung jawab untuk memberikan masukan pada dewan direksi
3. Corporate Plan
- Melakukan review manajemen secara berkala dan mendokumentasikannya
- Bertanggung jawab dalam menyelenggarakan, mengendalikan siklus dari
segi perencanaan dan pencapaiannya serta sebagai penghubung dengan
distributor di dalam negeri maupun luar negeri.
4. Advisor
- Memberikan saran yang dapat meningkatkan kinerja kegiatan operasional
5. Departemen Marketing
- Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur segala
kegiatan pemasaran
- Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas pemasaran
produk yang dihasilkan.
44
6. Departemen Purchasing
- Bertanggung jawab terhadap hal pengadaan bahan baku dan barang baik
untuk kebutuhan produksi maupun penunjang produksi.
7. Seksi Material Purchase
- Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk kebutuhan
produksi keramik.
8. Seksi Engine Purchase
- Bertanggung jawab terhadap pembelian mesin yang digunakan untuk
produksi keramik.
9. Seksi General Purchase
- Bertanggung jawab terhadap pembelian barang-barang umum diluar bahan
material dan mesin, antara lain: seragam karyawan, alat tulis kantor, dan
lain-lain.
10. Seksi MP / IC (Material Planning / Inventory Control)
- Melakukan perhitungan permintaan pembelian bahan baku
- Bertanggung jawab terhadap ketersediaan bahan baku, pemesanan dan
proses entri penimbangan bahan baku
11. Seksi Material Warehouse
- Bertanggung jawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran bahan baku.
12. Seksi Production I (Body Preparation)
- Melakukan persiapan bahan material yang akan dibentuk menjadi keramik.
13. Seksi Production II (Press)
- Melakukan pembentukan keramik.
45
14. Seksi Production III (Kiln & Polish)
- Melakukan pembakaran keramik yang sudah dibentuk dan memoles
keramik menjadi indah.
15. Sub Departemen Finished Good
- Menerima barang jadi dari bagian produksi
- Menyimpan stok barang di gudang
- Menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim kepada pelanggan
16. Departemen R & D
- Membuat desain produk.
- Bertanggung jawab dalam hal pengembangan inovasi produk.
17. Sub Departemen Personalia (HRD)
- Melakukan perekrutan, pengangkatan dan pemberhentian karyawan.
18. Sub Departemen General Affair (GA)
- Bertanggung jawab mengatur stok barang yang tidak terpakai lagi karena
barang rusak.
19. Sub Departemen Teknologi Informasi
- Membuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di perusahaan
- Bertanggung jawab atas software dan hardware yang ada di perusahaan
20. Departemen Finance & Accounting
- Membuat pembukuan atas stok barang masuk dan keluar
- Membuat invoice untuk pelanggan
- Melakukan penagihan atas pembayaran kepada pelanggan
- Bertanggung jawab dalam menentukan dana sesuai dengan kebutuhan
- Bertanggung jawab dalam aktivitas perbankan
46
3.4 Sistem yang berjalan
3.4.1 Uraian Proses
Prosedur mutasi barang masuk (mutasi in)
Prosedur barang masuk dimulai pada saat bagian gudang menerima
barang hasil produksi dan dokumen hasil produksi yang telah diisi secara
manual sebanyak 3 rangkap dari bagian produksi, dengan terlebih dahulu
meletakkan barang tersebut di transit area. Kemudian bagian gudang
melakukan pengecekan atas barang dan dokumen hasil produksi yang akan
ditandatangani oleh bagian gudang. Setelah ditandatangani, dokumen hasil
produksi rangkap 1 dan 2 didistribusikan ke operator gudang untuk
melakukan peng-input-an ke dalam komputer sedangkan dokumen hasil
produksi rangkap 3 tetap menempel di barang.
Berdasarkan dokumen hasil produksi tersebut, operator gudang
membuat dokumen mutasi barang masuk (mutasi in) sebanyak 2 rangkap
yang kemudian dilakukan pengecekan ulang oleh supervisor gudang atas
kesesuaian antara barang masuk, dokumen hasil produksi dan dokumen
mutasi barang masuk yang dibuat. Jika sudah sesuai, dokumen tersebut
ditandatangani. Selanjutnya petugas di gudang akan mengalokasikan barang
pada tempat yang sudah ditentukan berdasarkan daftar pengalokasian barang
(picking in list) dan mengisi kartu persediaan yang tersedia pada masing-
masing line yang bersangkutan di gudang. Berdasarkan picking in list
operator gudang akan melakukan proses pengalokasian barang ke dalam
sistem dan konfirmasi alokasi barang untuk dilakukan update lokasi barang
(line).
47
Bagian gudang akan mengarsip dokumen mutasi barang masuk
rangkap 1, dokumen hasil produksi rangkap 2 dan picking in list. Sedangkan
bagian produksi akan mendapatkan kembali dokumen hasil produksi rangkap
1 dan dokumen mutasi barang masuk rangkap 2.
Prosedur mutasi barang keluar (mutasi out)
Prosedur mutasi barang keluar dimulai pada saat bagian gudang
menerima dokumen delivery order sebanyak 5 rangkap dari bagian
penjualan, kemudian diproses oleh operator gudang untuk konfirmasi barang
keluar pada sistem (stock out), yang menghasilkan dokumen internal berupa
dokumen mutasi barang keluar (mutasi out) sebanyak 2 rangkap. Sebelum
stok barang dikeluarkan dari gudang, operator gudang menentukan dari
lokasi line mana stok barang tersebut akan diambil (picking out), dokumen
mutasi barang keluar dan dokumen delivery order akan ditandatangani oleh
supervisor gudang, dan berdasarkan dokumen-dokumen tersebut operator
gudang akan melakukan konfirmasi pemindahan stok barang (confirm
picking out) pada sistem. Selanjutnya petugas gudang akan mengecek dan
memindahkan barang ke working area sebelum dikirim.
Kemudian dokumen delivery order ditandatangani oleh pihak-pihak
yang berwenang, antara lain supervisor gudang, petugas gudang, petugas
keamanan, dan supir ekspedisi; yang akan dilampirkan sebagai konfirmasi
barang keluar dari gudang untuk dilakukan pengiriman ke pelanggan; kecuali
dokumen delivery order rangkap 5 dan dokumen mutasi barang keluar
rangkap 2 diarsip oleh bagian pencatatan data di gudang, sedangkan
48
dokumen barang keluar rangkap 1 akan diserahkan ke bagian akuntansi.
Bagian pencatatan data ini akan menghitung jumlah insentif (bonus) yang
akan diterima oleh supir yang bertugas.
Dokumen delivery order sebanyak 4 rangkap bersama dengan barang
akan diserahkan ke bagian pengiriman yang kemudian akan ditandatangani
oleh pelanggan setelah barang diserahkan. Pelanggan mendapatkan dokumen
delivery order rangkap 4 dan pihak ekspedisi (pengiriman) akan
mendapatkan dokumen delivery order rangkap 3.
Setelah pengiriman dilakukan, supir ekspedisi menyerahkan kembali
dokumen delivery order rangkap 1 dan 2 yang sudah ditandatangani
pelanggan ke bagian gudang. Dokumen delivery order yang diterima oleh
bagian gudang digunakan untuk melakukan proses konfirmasi pada sistem
tentang tanggal dan waktu pengiriman selesai dilaksanakan (back delivery
order).
Setelah proses back delivery order, dokumen delivery order rangkap
1 diserahkan kepada bagian akuntansi untuk pencatatan lebih lanjut
sedangkan dokumen delivery order rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang.
49
Fungsi yang terkait dengan prosedur persediaan barang jadi, antara lain:
1. Bagian Penjualan
Bertanggung jawab untuk menerima pesanan barang oleh pelanggan, baik
dalam kota, luar kota, maupun luar negeri; dan membuat dokumen
delivery order yang akan diteruskan ke bagian gudang untuk dilakukan
pengiriman.
2. Bagian Produksi
Bertanggung jawab untuk memproduksi barang dengan kualitas yang
diinginkan oleh perusahaan.
3. Bagian Gudang
Bertanggung jawab untuk menerima, menempatkan atau menyimpan, dan
menyiapkan stok barang untuk dikirimkan kepada pelanggan.
4. Bagian Pengiriman
Bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman stok barang sesuai
dengan yang tercantum di delivery order dan menyerahkan kembali
dokumen delivery order kepada bagian gudang setelah pengiriman selesai
dilakukan.
5. Bagian Akuntansi
Bertanggung jawab untuk membuat pembukuan atas stok barang yang
masuk dan keluar dalam satuan nominal (jurnal), membuat invoice untuk
pelanggan, dan melakukan penagihan atas pembayaran kepada
pelanggan.
50
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persediaan barang jadi, antara
lain:
1. Dokumen hasil produksi
Digunakan sebagai dokumen pengantar hasil produksi dari pabrik
yang dilampirkan pada stok barang yang akan dimasukkan ke gudang.
Pada dokumen ini tercantum kode barang, model barang, kode batch,
kualitas, jenis warna dan jumlah barang hasil produksi yang
diserahkan ke gudang.
2. Dokumen mutasi barang masuk (mutasi in)
Digunakan untuk memberikan informasi barang yang masuk ke
gudang. Pada dokumen ini tercantum kode barang, deskripsi barang
yang tercantum, dan jumlah barang yang bersangkutan.
3. Dokumen mutasi barang keluar (mutasi out)
Digunakan untuk memberikan informasi barang yang keluar dari
gudang. Pada dokumen ini tercantum alamat pelanggan, kode barang,
deksripsi barang yang tercantum, dan jumlah barang yang
bersangkutan.
4. Dokumen Delivery Order (DO)
Digunakan sebagai bukti pesanan barang oleh pelanggan dan juga
sebagai surat jalan untuk mengirimkan barang pesanan kepada
pelanggan. Pada dokumen ini tercantum alamat pelanggan, kode
barang, deksripsi barang yang tercantum, dan jumlah barang yang
bersangkutan.
51
3.4.2 Diagram dari proses yang berjalan
Prosedur mutasi barang masuk dan mutasi barang keluar digambarkan
dalam bentuk flowchart pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3.
PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN)
Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk
52
PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN)
Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk
53
PROSEDUR MUTASI BARANG MASUK (MUTASI IN)
Gambar 3.2. Prosedur mutasi barang masuk
54
PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT)
Bagian Gudang
Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar
54
55
PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT)
Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar
55
56
PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT)
Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar
57
PROSEDUR MUTASI BARANG KELUAR (MUTASI OUT)
Gambar 3.3 Prosedur mutasi barang keluar
58
3.4.3 Aplikasi yang digunakan
Sistem aplikasi yang dibahas dalam skripsi ini adalah Warehouse
Mapping 2002, yang dirancang dan dikembangkan oleh divisi Teknologi
Informasi, dengan memakan waktu lebih kurang 3 tahun. Software aplikasi
yang digunakan perusahaan ini adalah Visual Basic 6.0, dengan sistem
database menggunakan Microsoft SQL 2000 dan penghubung jaringan
(connectivity) ADO (Active Data Object).
Untuk dapat mengoperasikan sistem informasi yang berjalan dalam
perusahaan, spesifikasi minimum komputer pengguna sistem adalah Sistem
Operasi Windows XP dan Windows 98.
Sistem persediaan barang jadi yang berjalan juga menggunakan
sistem security yang membatasi akses user.
Proses pemakaian (user manual) dari aplikasi
Berikut ini akan dijelaskan proses pemakaian aplikasi sistem
informasi persediaan barang jadi pada PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk.
59
User Login Interface
Gambar 3.4
Menu login akan tampil pertama kali pada saat user membuka
program aplikasi Warehouse Mapping 2002 (WHMapping 2002). Menu ini
digunakan untuk meng-otorisasi user yang akan melakukan akses ke dalam
sistem yang berjalan.
User harus memasukkan user name dan password mereka pada kolom
yang tersedia. Jika user name dan password mereka terdaftar dalam database
user perusahaan, maka user dapat akses ke dalam menu selanjutnya.
60
Main Menu Interface
Gambar 3.5
Menu utama akan muncul setelah user berhasil melakukan login.
Terdapat beberapa menu yang dapat diakses lebih lanjut oleh user, antara
lain: Maintain, Transaction, List, Report, System dan Windows.
Masing-masing menu memiliki sub menu yang dapat diakses oleh
user yang mempunyai otoritas.
Pada bagian bawah layar, terdapat rincian informasi tentang user dan
bagian yang menunjukkan nama database, username, pesan, serta waktu dan
tanggal pada sistem.
61
Maintain Menu Interface
Gambar 3.6
Pada menu Maintain terdapat sub menu yang menjelaskan mengenai
merk (brand table), jenis barang (type table), produk yang dihasilkan
(product table), warna barang (colour table), ukuran barang (size table),
kualitas barang (quality table), data semua persediaan (master stock),
(product range), kota (city), data pelanggan (customer), perusahaan
(company), supir (drivers), jenis mutasi (mutasi type), jenis pesanan (booking
type), (miscellaneous type), lokasi barang yang ada (line group), line dan
daftar hari libur (holiday table). Sub menu di atas dapat ditambah, di-update,
atau dihapus oleh user yang memiliki akses langsung pada sistem, yang
selanjutnya akan tersimpan dalam database.
62
Transaction Menu Interface
Gambar 3.7
Pada menu Transaction terdapat sub menu yang berisi tabel-tabel
untuk melakukan transaksi yang berhubungan dengan persediaan dan
pemetaan barang di gudang, seperti penambahan barang masuk (stock in),
penetapan line barang di gudang (picking in), konfirmasi penetapan line
barang di gudang (confirm picking in), line yang sudah di-confirm (display
picking), transaksi untuk pemesanan barang (booking transaction), update
pemesanan barang (update book transaction), pengeluaran barang dari
gudang (stock out), pengeluaran barang dari gudang bertahap (split stock
out), menahan stok (block stock), melepaskan stok yang sebelumnya ditahan
(release stock), memindahkan barang ke working area (transfer to working
area), pengeluaran barang dari line di gudang (picking out), konfirmasi
pengeluaran barang dari line di gudang (confirm picking out), transaksi
63
koreksi barang lain-lain (miscellaneous transaction), pemindahan
kepemilikan barang (allocation company), perpindahan barang dari line satu
ke lainnya (transfer line), perpindahan barang dari working area (transfer
from working area), mencari stok barang yang ada di gudang (stock search),
memperlihatkan semua stok yang ada di gudang (stock view), status stok
(stock status), daftar line (line list), export to excel (pemindahan data ke excel
untuk diproses dalam pembuatan laporan lain), rule opname (peraturan
opname), listing opname (daftar opname), input opname, finishing opname
(opname yang sudah selesai).
List Menu Interface
Gambar 3.8
64
Pada menu List terdapat sub menu yang berisi tabel seperti, daftar
barang masuk (stock in list), daftar transaksi lain-lain (miscellaneous list),
daftar pesanan barang (booking list), daftar barang keluar (stock out list).
Report Menu Interface
Gambar 3.9
Pada menu Report terdapat sub menu yang berisi berbagai jenis
laporan yang dihasilkan oleh sistem berdasarkan input yang dilakukan
seperti, laporan barang masuk (stock in), laporan penetapan barang masuk ke
line di gudang (picking in), picking, laporan pemesanan barang (booking),
laporan pemesanan barang sesuai jenis (booking by booktype), laporan
transaksi permintaan barang harian (daily transaction out), laporan
konfirmasi pengiriman barang (back D.O), laporan status pengeluaran barang
keluar (stock out status), laporan status pengeluaran barang keluar yang rinci
(stock out detail status), laporan ringkasan pengeluaran barang keluar (stock
65
out summary), laporan pemblokiran barang (block stock), laporan pelepasan
barang yang sebelumnya diblokir (release stock), laporan perpindahan barang
dari gudang ke working area (transfer to WA), laporan pengeluaran barang
dari line di gudang (picking out), laporan transaksi lain-lain (miscellaneous),
perpindahan barang antar perusahaan (allocation company), laporan
perpindahan barang pada line (transfer line), laporan perpindahan barang dari
working area (transfer from WA), laporan kartu stok (stock card), laporan
stok yang ada sekarang (stock current), laporan perpindahan stok (stock
movement), laporan posisi stok yang ada di gudang (stock position), laporan
ringkasan stok (stock summary), laporan line stok secara lengkap (line stock
report).
System Menu Interface
Gambar 3.10
66
Pada layar aktif System terdapat sub menu yang berisi table user yang
menggunakan aplikasi (user table), database yang dapat diakses (database
permission), dan perubahan password oleh user (change password).
Exit Menu Interface
Gambar 3.11
Pada menu Exit terdapat sub menu yang berisi pilihan keluar dari
aplikasi Warehouse Mapping (exit from application) atau log off.
67
Windows Menu Interface
Gambar 3.12
Pada menu Windows, terdapat nama windows yang sedang berjalan,
user dapat memilih nama windows untuk melihat tampilannya.
68
Stock In Transaction
Gambar 3.13
Tampilan ini digunakan untuk melakukan proses penginputan
transaksi barang yang masuk ke gudang berdasarkan nama perusahaan yang
user pilih (klik company) maka secara otomatis nama supplier dan alamat
terisi, jenis stok barang (movement type), keterangan yang menjelaskan jenis
stok barang (description), nomor dokumen barang masuk (stock in no.),
kemudian mengisi kode barang, kode shading, keterangan, jumlah dan status
yang tertera pada dokumen hasil produksi, kemudian klik SAVE untuk
menyimpan data, klik NEW untuk membuat data baru, klik UPDATE untuk
pegupdate-an data stok, DELETE untuk menghapus data yang telah
tersimpan, CANCEL untuk membatalkan penginputan data, FIND untuk
mencari data stok yang diinginkan, dan CLOSE untuk menutup tampilan
stock in transaction dan kembali ke main menu.
69
Picking In
Gambar 3.14
Tampilan Picking In berfungsi untuk menetapkan line stok barang
yang dikehendaki.
Untuk melakukan proses picking in, setelah membuka menu Picking
In user harus memasukkan nomor yang didapat dari proses stock in, setelah
data transaksi ditemukan, maka akan dilakukan penetapan line stok barang.
Nomor line harus diisi dengan lengkap, baik dengan cara memilih dari line
yang ada atau langsung menetapkan line yang dikehendaki. Kemudian
lakukan pengisian pada kolom nama line dan kuantitas stok barang. Jika
kapasitas line tidak mencukupi jumlah stok yang masuk, user dapat mencari
line lain yang mencukupi. Setelah selesai, data transaksi disimpan.
70
Confirm Picking In
Gambar 3.15
Tampilan ini berfungsi untuk melakukan konfirmasi bahwa semua
stok barang dapat dipindahkan ke line yang telah ditentukan.
Setelah semua nomor mutasi barang masuk telah ditetapkan linenya,
user harus melakukan konfirmasi sebelum semua stok barang dapat dipindah
ke line yang ditentukan. Konfirmasi picking in ini dapat dilakukan secara
otomatis ataupun manual.
Untuk melakukan proses picking in secara otomatis, pada akhir proses
picking in, user dapat menentukan pilihan untuk melakukan konfirmasi
secara otomatis dengan memasukkan nama operator dan catatan untuk
konfirmasi otomatis.
Untuk melakukan proses picking in secara manual, pada layar menu
utama user harus memilih menu Transaction dan sub menu Confirm Picking
71
In. Cari data transaksi yang ingin dikonfirmasi, lalu masukkan nama operator
yang melakukan konfirmasi dan tekan tombol perintah Confirm. Stok barang
selanjutnya akan dialokasikan ke line yang ditentukan.
Stock Out Transaction
Gambar 3.16
Tampilan ini digunakan untuk melakukan proses penginputan
transaksi barang yang keluar dari gudang
Pada tampilan ini user dapat mencari data stock out yang diinginkan
dengan menggunakan tombol perintah Find dan dapat melakukan
pengeluaran barang dengan melengkapi data satu atau lebih transaksi
pengeluaran barang yang diinginkan dan melakukan konfirmasi dengan
menekan tombol perintah Conf. Deliv (confirm delivery).
72
Picking Out
Gambar 3.17
Tampilan Picking Out berfungsi untuk menetapkan line stok barang
yang akan dikirim ke pelanggan.
User harus memasukkan data kode Stock Out ID yang didapat dari
proses Stock Out, lalu user dapat menekan tombol perintah Find untuk
menemukan line yang menyediakan barang pesanan tersebut.
73
Confirm Picking Out
Gambar 3.18
Tampilan ini berfungsi untuk melakukan konfirmasi bahwa semua
stok barang dapat dipindahkan dari area kerja (working area).
Pada tampilan ini, setelah memasukkan Stock Out ID dan menemukan
data barang yang diinginkan, operator memasukkan nama dan melakukan
konfirmasi picking out dengan menekan tombol perintah Confirm.
74
Miscellaneous Transaction
Gambar 3.19
Tampilan ini berfungsi untuk mengisi data yang transaksi
perpindahan barang dari atau ke gudang yang tidak termasuk dalam transaksi
barang masuk atau barang keluar (transaksi lain-lain).
Contoh jenis transaksi lain-lain, meliputi:
• Perubahan shading barang masuk atau barang keluar.
• Koreksi barang masuk atau barang keluar.
• Pengembalian barang dari pelanggan.
• Barang rusak
• Barang dijadikan contoh (sampel)
75
Stock Search
Gambar 3.20
Tampilan ini berfungsi untuk melakukan pencarian stok barang yang
tersedia di gudang.
Stock search dilakukan untuk mengalokasikan nomor line stok dan
memeriksa jumlah stok yang tersedia pada line tersebut, melihat apakah pada
line tersebut terdapat jumlah stok yang memadai untuk memenuhi
permintaan pengeluaran barang.
76
Stock View
Gambar 3.21
Tampilan ini berfungsi untuk membantu user mengetahui jumlah
kuantitas dan status stok barang yang ada di dalam gudang. Dengan
menggunakan menu Stock View, user dapat memeriksa kuantitas dan status
stok barang yang ada di dalam gudang.
Status yang barang yang tercantum di dalam menu Stock View, antara
lain :
• On Hand : Jumlah barang yang tersedia di gudang.
• Booking : Jumlah barang yang telah dipesan.
• Avail to Book : Jumlah barang yang tersedia untuk dipesan.
• Unallocation : Jumlah barang yang belum ditempatkan pada area
pemetaan.
77
• Sold : Jumlah barang yang sudah terjual.
• Block : Jumlah barang yang sudah di-booking.
Transfer to Working Area
Gambar 3.22
Tampilan ini berfungsi untuk meng-input data perpindahan barang
dari line di gudang ke area kerja (working area).
Untuk melakukan transfer ke area kerja, user dapat menekan tombol
perintah New untuk membuat transaksi perpindahan yang baru dan mengisi
data yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, stok barang akan
dipindahkan secara fisik ke area kerja (working area).
78
Transfer from Working Area
Gambar 3.23
Tampilan ini berfungsi untuk meng-input data perpindahan barang
dari area kerja ke line di gudang.
Untuk melakukan transfer dari area kerja, user dapat menekan
tombol perintah New untuk membuat transaksi perpindahan yang baru dan
mengisi data yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, stok barang akan
dipindahkan secara fisik dari area kerja (working area).
79
Booking Report Form
Gambar 3.24
Formulir tampilan layar ini digunakan untuk menampilkan laporan
pemesanan barang berdasarkan nomor booking, tanggal booking, merk, nama
perusahaan, stock ID dan status atau keadaan barang yang dipesan yang dapat
dicetak sesuai kebutuhan user.
80
Misscellaneous In Report
Gambar 3.25
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan
koreksi barang masuk perusahaan dikarenakan transaksi lain-lain
(misscellaneous transaction), dari tanggal yang telah ditentukan oleh user,
jenis dan kualitas, dan status atau keadaan barang apakah open, closed, atau
siap di ambil kembali atau dipindahkan ke gudang.
81
Misscellaneous Out Report
Gambar 3.26
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan
koreksi barang keluar perusahaan dikarenakan transaksi lain-lain
(misscellaneous transaction), dari tanggal yang telah ditentukan oleh user,
tipe dan kualitas, dan status atau keadaan barang apakah open, closed, atau
siap di ambil kembali atau dipindahkan ke gudang.
82
Transfer to Working Area Report
Gambar 3.27
Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok barang
yang dipindahkan dari line ke working area untuk persiapan sebelum
pengiriman. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor line asal, nomor stok
barang, deksripsi barang, nomor working area, tanggal pemindahan, inisial
petugas, jumlah barang.
83
Transfer from Working Area Report
Gambar 3.28
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok
barang yang dipindahkan dari working area ke line yang telah ditentukan.
Biasanya kegiatan ini dilakukan untuk merapikan stok barang. Laporan yang
dihasilkan meliputi nomor line tujuan, nomor stok barang, deksripsi barang,
nomor working area asal, tanggal pemindahan, inisial petugas, jumlah
barang.
84
Stock In Report
Gambar 3.29
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan
barang masuk berdasarkan perusahaan pemilik barang, periode barang
masuk, tipe barang masuk dan status atau keadaan barang yang ada di gudang
yang dapat ditampilkan atau dicetak menurut stock in ID, refference ataupun
pemasok.
85
Picking In List Report
Gambar 3.30
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan daftar
keterangan barang perusahaan dan lokasi barang berdasarkan status atau
keadaan yang sepenuhnya telah dipindahkan ke gudang, hanya sebagian atau
barang tersebut telah siap untuk dapat dijual. Nomor lokasi barang akan
selanjutnya ditulis secara manual oleh petugas gudang di lapangan.
86
Picking In Report
Gambar 3.31
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan
peletakan barang dan spesifikasinya yaitu jenis pemindahan, periode laporan,
stock in ID, keterangan, operator yang melakukan proses picking in, dan
status atau keadaan barang seluruhnya baik yang open atau closed.
87
Stock Out Status Report
Gambar 3.32
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok
barang yang akan dikeluarkan untuk dikirim ke pelanggan. Status yang
tercantum adalah barang siap untuk dipindahkan atau barang sudah
dipindahkan atau barang sudah keluar dari gudang atau barang sudah dikirim
ke pelanggan.
88
Detail Stock Out Status Report
Gambar 3.33
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan stok
barang yang dikeluarkan untuk dikirim ke pelanggan secara rinci. Laporan
yang ditambahkan adalah status apakah stok barang tersebut sudah
dipindahkan atau belum.
89
Daily Transaction Out Report
Gambar 3.34
Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan barang yang
keluar setiap hari. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor stok barang,
nama stok barang, nama pemesan, tujuan pengiriman, tanggal pemindahan,
tanggal barang keluar dari gudang, dan jumlah barang dan status barang.
90
Picking Out Report
Gambar 3.35
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan
pemindahan barang dan spesifikasinya yaitu jenis pemindahan, periode
laporan, stock in ID, keterangan, operator yang melakukan proses picking
out, dan status barang baik yang open atau closed
91
Picking Out List Report
Gambar 3.36
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan daftar
barang dan lokasi barang berdasarkan status atau keadaan barang yang akan
dipindahkan, apakah semua, hanya sebagian, atau barang siap untuk
dipindahkan (open). Nomor lokasi barang akan selanjutnya ditulis secara
manual oleh petugas gudang di lapangan.
92
Stock Out Summary Report
Gambar 3.37
Tampilan pada layar ini digunakan untuk menghasilkan laporan total
jumlah barang yang keluar secara ringkas, dibedakan sesuai dengan nomor
stok barang dan nama stok barang. Laporan yang dihasilkan meliputi nomor
stok barang, nama stok barang, dan jumlah stok barang
93
Back Delivery Order Report
Gambar 3.38
Tampilan ini digunakan untuk menampilkan laporan back delivery
order yang berisi informasi stok barang yang sudah selesai dikirim kepada
pelanggan. Data yang harus diisi antara lain: nama perusahaan, periode, jenis
penjualan (luar kota atau dalam kota atau luar negeri).
94
Stock Card
Gambar 3.39
Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan kartu persediaan
yang berisi tanggal, nomor stok barang, jenis, deskripsi, jumlah masuk,
jumlah keluar, jumlah selisih.
95
Mapping Stock Movement Report
Gambar 3.40
Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan perpindahan
stok barang di gudang yang berisi nomor stok barang dan periode
perpindahan.
96
Stock Summary Report
Gambar 3.41
Tampilan ini digunakan untuk menghasilkan laporan rangkuman stok barang
yang ada pada saat laporan ini ditampilkan.