bab 3 gambaran umum sistem yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-2-00342-ka bab 3.pdfseperti :...
TRANSCRIPT
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN PADA
PT. ASURANSI INTRA ASIA
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. ASURANSI INTRA ASIA merupakan anak perusahaan PT. INTRA
ASIA CORPORA, yang terletak di Wisma Intra Asia Lt.4, Jl. Prof. Dr. Soepomo
SH. No.58, Jakarta Selatan, memiliki Nomor Surat Izin Usaha : Kep-
8747/M/1988, dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) : 01.329.338.6-
025.000, serta memiliki Sertifikat Anggota DAI : No.112. Sebagai induk
perusahaan, PT INTRA ASIA CORPORA merupakan sebuah perusahaan
investasi yang memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak dalam bidang
jasa seperti, jasa keuangan, balai lelang, biro perjalanan, courir dan cargo, dan
penerbangan.
Sebelum sahamnya dibeli pada tahun 1999 dari Haji Andi Sose oleh PT.
INTRA ASIA CORPORA, PT. ASURANSI INTRA ASIA dikenal sebagai PT.
ASURANSI MARANNU, yang dimiliki 95% oleh Haji Andi Sose dan sisanya
oleh koperasi karyawan PT ASURANSI JASA INDONESIA (Kopkar Jasindo).
Pada saat yang bersamaan modal dasar ditingkatkan dari Rp. 60 Milyar menjadi
Rp. 72 Milyar dan modal yang disetor ditingkatkan dari Rp. 15 Milyar menjadi
Rp. 18 Milyar.
Pada setiap penambahan modal disetor, Kopkar Jasindo tidak menambah
porsi mereka, sehingga persentasi kepemilikan Kopkar Jasindo menjadi
menurun, yaitu menjadi PT. INTRA ASIA CORPORA 97,92%, sedangkan
Kopkar Jasindo 2,08%.
PT. ASURANSI INTRA ASIA memiliki beberapa produk jasa asuransi,
seperti : asuransi kebakaran, asuransi pengangkutan, asuransi kendaraan
bermotor, asuransi rekayasa, asuransi aneka, surety bond. Sampai saat ini PT.
ASURANSI INTRA ASIA telah memiliki tujuh cabang kantor perwakilan yang
terletak di Jakarta, Medan, Bandung, Semarang, Surabaya, Lampung, dan
Samarinda.
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan misi dari PT. ASURANSI INTRA ASIA adalah :
a. Visi Perusahaan
Yaitu menjadi tiga besar perusahaan asuransi secara nasional dan
diminati oleh masyarakat dengan pelayanan yang memuaskan.
b. Misi Perusahaan
Memiliki jaringan yang luas dan produk sesuai dengan kebutuhan setiap
pelanggan.
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.ASURANSI INTRA ASIA
Sumber : Dikembangkan Penulis Dari Hasil Wawancara Dengan HRD pada 19 Maret 2010
3.3 Tugas dan Tanggung jawab
Berdasarkan data yang kami dapatkan dari PT. ASURANSI INTRA ASIA, kami
mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian sebagai berikut :
3.3.1 RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
Berikut tugas dan tanggung jawab RUPS :
a. Merumuskan dan menjalankan strategi perusahaan
b. Membina hubungan-hubungan yang bersifat strategis dengan berbagai
pihak terkait (stakeholdes) untuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
c. Mengendalikan arah perkembangan usaha.
d. Melakukan koordinasi dan pengendalian strategi perusahaan.
e. Membentuk desain struktur dan sistem organisasi yang efektif dan efisien.
f. Menyusun annual bisnis plan.
g. Perencanaan dan Pengawasan Pembukaan Data Keuangan (Accounting),
Penerbitan Laporan Keuangan ( External & Internal Financial statement),
Perpajakan ( Tax Planning), Anggaran (budgeting), Serta Arus Kas ( Cash
Flow ).
h. Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manajemen keuangan dan
administrasi perusahaan.
3.3.2 Dewan Komisaris
Berikut tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris :
a. merumuskan dan menjalankan strategi perusahaan
b. membina hubungan yang bersifat strategis dengan berbagai pihak terkait
(stakeholder) utuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
c. mengandalikan arah perkembagan usaha
d. melakukan koordinasi dan pengendalian strategis perusahaan
e. membentuk desain struktur dan sistem organisasi yang efektif dan efisien
f. menyusun annual bussiness plan
3.3.3 Dewan Direksi
Berikut Tugas dan tanggung jawab Dewan Direksi :
a. Membantu Direktur utama dan bekerja sama dengan BOD lainnya,
bertanggung jawab di dalam penyusunan dan pelaksanaan Business Plan
teutama dala bidang asuransi dalam bidang teknik asuransi.
b. Mengarahkan dan memimpin pelaksanaan kegiatan teknik perusahaan.
c. Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas operasional bidang teknik secara
efisien dan aman.
d. Menjamin terselenggaranya pelaksanaan underwriting, Reasuransi dan
klaim yang berasas pada Prudent underwriting dan mengacu pada
underwriting guidelines.
e. Menempatkan risiko sesuai dengan kapasitas akseptasi Treaty dan
mendapatkan dukungan facultative reinsurance bila diperlukan.
f. Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan manajemen dan pengembangan
sumber daya manusia.
3.3.4 Assosiate Marketing Director
Berikut tugas dan tanggung jawab Assosiate Marketing Director :
a. Bersama-sama anggota BOD menyusun bussiness plan (jangka minimal 3
tahun) dan rencana kerja tahunan perusahaan, memonitor secara berkala,
kesesuaian pelaksanaan dengan rencana, dan menyiapkan contigency plan.
b. Bersama-sama anggota BOD menyusun rencana garis besar pengambangan
kegiatan dan aktifitas kantor pemasaran, termasuk rencana yang berkaitan
dengan promosi, mutasi dan demosi pegawai.
c. Kontrol manajerial
3.3.5 Manager Underwriting dan Reinsurance
Berikut tugas dan tanggung jawab Manager Uderwriting dan Reinsurance :
Menyelenggarakan dan memonitor kegiatan operasional bagian
underwriting untuk menjamin terselenggaranya sistem prosedur dan standar
pelayanan underwriting yang tangguh serta meningkatkan efisiensi kegiatan
operasional perusahaan
3.3.6 Manager klaim
Berikut tugas dan tanggung jawab Manager klaim :
a. menyelenggarakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasional
bagian klaim
b. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan,
khususnya bagian klaim.
c. menjalin serta menjaga hubungan yang baik dengan atasan dan mitra kerja,
baik internal maupun eksternal.
d. melaskanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.7 General Manager Finance & Accounting
Berikut tugas dan tanggung jawab General Manager Finance & accounting :
a. perencanaan dan pengawasan arus kas (cash flow).
b pengelolaan dan pengawasan hutang piutang.
c. pengendalian anggaran.
d. analisis laporan keuangan.
e. pengawasan pembukuan data keuangan dan pajak.
f. pelapora kepada pihak internal dan eksternal.
g. membantu menyebarkan informasi mengenai perusahaan, produk dan jasa,
serta layanan – layanan yang diberikan kepada stakeholder guna
meningkatkan citra perushaan.
h. bertanggung jawab dalam bidang hukum dalam rangka persiapan go public.
i. melaksanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan
3.3.8 Kepala Kantor Pemasaran
Berikut tugas dan tanggung jawab Kepala Kantor Pemasaran :
a. berdasarkan resources yang dimilikinya, menyusun rencana bisnis tahun
depan untuk kantor pemasaran khususnya termasuk didalamnya
menentukan dan mengosiasikan dengan BOD, target premi (gross dan net)
dan loss ratio tahunan (disusun secara bulanan) berdasarkan class of
bussiness dan source of bussiness.
b. merencanakan dan menetapkan strategi dan tenik pemasaran serta
mndiskusikan dan strategi dan teknik tersebut dengan associate director
marketing untuk memastikan bahwa rencana dan target bussiness plan
terwujud pada akhir tahun.
c. merencanakan dan menyusun secara tertulis pengaturan dan pembagian
kerja SDM.
d. melasanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.9 Kepala Kantor Perwakilan
Berikut tugas dan tanggung jawab Kepala Kantor Perwakilan :
a. berdasarkan resources yang dimilikinya, menyusun rencana bisnis tahun
depan untuk kantor pemasaran khususnya termasuk didalamnya
menentukan dan mengosiasikan dengan BOD, target premi (gross dan net)
dan loss ratio tahunan (disusun secara bulanan) berdasarkan class of
bussiness dan source of bussiness.
b. merencanakan dan menetapkan strategi dan tenik pemasaran serta
mndiskusikan dan strategi dan teknik tersebut dengan associate director
marketing untuk memastikan bahwa rencana dan target bussiness plan
terwujud pada akhir tahun.
c. merencanakan dan menyusun secara tertulis pengaturan dan pembagian
kerja SDM.
d. melasanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.10 Asst. Manager Underwriting
Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager Underwriting :
Membantu GM Teknik dalam menyelanggarakan dan memonitor kegiatan
operasional bagian underwriting properti dan aneka untuk menjamin
terslenggaranya sistem prosedur dan standar pelayanan underwriting yang
tangguh serta meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.
3.3.11 Asst. Manager Reinsurance
Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager Reinsurance :
Menyelanggarakan dan memonitor kegiatan operasional bagian reasuransi,
untuk menjamin terselenggaranya sistem prosedur dan standar pelayanan
reasuransi yang baik serta meningkatkan efisiensi kegiatan operasional.
3.3.12 Operator Polis
Berikut tugas dan tanggung jawab Operator Polis :
Membantu manager administrasi polis dalam menyelanggarakan kegiatan
pemeriksaan polis dan dokumen asuransi lainnya untuk risiko yang diterima
oleh perusahaan serta membantu terselenggaranya sistem prosedur dan standar
pelayanan pembuatan polis yang baik dan memuaskan pelanggan.
3.3.13 Staf Filling Polis
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Filling Polis :
Membantu manajer administrasi polis dalam rangka menyelanggarakan
kegiatan penyimpanan dan pedistribusian polis serta membantu
terselenggaranya sistem prosedur dan standart pelayanan yang baik dan
memuaskan pelanggan.
3.3.14 Staf Treaty & Admin
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf treaty & Admin :
Membantu manajer reasuransi treaty dalam menyiapkan data untuk
menyiapkan data untuk negosiasi treaty dan pelaporan yang dibutuhan
sehubungan dengan penggunaan treaty.
3.3.15 Staf Reinsurance Facultative & Inward
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Reinsurance Facultative & Inward :
Membantu manajer reasuransi dalam penempatan reasuransi fakultatif serta
pembuatan dan penerbita dokumen reasuransi dan dokumen pendukung
lainnya.
3.3.16 Staf Administrasi Klaim
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Administrasi Klaim :
a. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan,
khususnya bagian klaim.
b. menjalin serta menjaga hubungan yang baik dengan atasan dan mitra kerja,
baik internal maupun eksternal.
c. melaskanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.17 Staf Survey Klaim
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Survey Klaim :
Bertanggung jawab terhadap penanganan survey klaim maupun
penutupan asuransi sesuia dengan sistem prosedur dan standar pelayanan yang
telah ditetapkan perusahaan
3.3.18 Assisten Manager Keuangan
3.3.19 Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager Keuangan :
a. Perencanaan dan pengawasan cash flow
b. Penyusunan laporan harian kas aktual dan rekonsiliasi bank secara
mingguan dan bulanan
c. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.19 Kasir
Berikut tugas dan tanggung jawab Kasir :
a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pembayaran dari dan ke pihak
ketiga.
b. Bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil ( petty cash)
c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.20 Staf Payment
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Payment :
a. Membantu manajer dalam proses pembayaran hutang-hutang klaim
b. Bertanggung jawab atas pendokumentasian berkas-berkas hutang kliam,
hutang reasuransi dan hutang kepada pihak ke-tiga lainnya, pemeriksaan
kelengkapan dokumen dan penjadwalan pembayaran hutang klaim.
c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan
3.3.21 Staf Keuangan
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf keuangan :
a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).
b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)
c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.
d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.22 Staf Collection
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Collection :
a. Membuat dan melaksanakan sistem penagihan piutang premi yang efektif
dan sistematis.
b. Bertanggung jawab atas tertagihnya piutang premi
c. Membuat analisis mengenai ” Kebiasaan” / ”Track record” debitor yang
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.23 Assisten Manager Akuntansi
Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager Akuntansi :
a. Penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu dan dapat diandalkan
untuk pengambilan keputusan internal maupun eksternal serta penyampian
management report yang tepat setiap waktu.
b. Meningkatkan likuidasi perusahaan antara lain dengan cara
mengoptimalkan bagian collection agar dapat mempercepat perolehan kas
adan memperkecil kemungkinan terjadinya piutang macet.
c. Mengusahakan pembayaran tepat waktu sesuai dengan ketentuan.
d. Mempertahankan tingkat RBC minimal yang dipersyaratkan oleh
departemen keuangan RI.
3.3.24 Staf Akuntansi
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi :
a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).
b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)
c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.
d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.25 Staf Pajak
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Pajak
a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).
b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)
c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.
d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.26 Asisten Manager SDM
Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager SDM :
a. Menciptakan program pengembagan karyawan melalui pendidikan dan
pelatihan yang lebih tajam dan terarah yang sejalan dengan rencana bisnis
perusahaan.
b. Prosedur rekruitment karyawan yang lebih ketat yang berbasis kompetensi
sesuai dengan Peraturan perusahaan dan Surat Keputusan yang berlaku,
sehingga dapat diperoleh SDM yag handal dan tepat sasaran.
c. Penempatan karyawan berdasarkan job description, job requirement dan
kebutuhan tiap unit kerja sesuai dengan rencana yang telah disepakati.
d. Menyusun Evaluasi Kinerja karyawan yang lebih baik sehingga dapat
meningkatkan motivasi, competitiveness dan loyalitas karyawan.
e. Megevaluasi sistim dan pengelolaan organisasi SDM secara terus menerus
dan berkelanjutan.
3.3.27 Sekretaris Direksi
Berikut tugas dan tanggung jawab Sekretaris Direksi :
Membantu mengorganisasikan kegiatan sehari-hari anggota BOD
3.3.28 Asisten Manager Umum dan Administrasi
Berikut tugas dan tanggung jawab Asisten Manager Umum dan Administrasi :
Penyedia sarana dan pra-sarana kerja yang wajar untuk seluruh unit kerja
agar kelancaran operasional perusahaan dapat tercapai.
3.3.29 Resepsionis
Berikut tugas dan tanggung jawab Resepsionis :
a. Pengelolaan aktivitas komunikasi ( telephone operator) dan distribusi surat-
surat masuk.
b. Menerima tamu perusahaan
c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan
3.3.30 Office Boy
Berikut tugas dan tanggung jawab Office Boy :
a. Menjaga kebersihan ruangan dan peralatan kantor
b. Melayani kebutuhan sehari-hari direksi dan karyawan seperti fotocopy,
kirim fax, dan lain-lain.
c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.3.31 Driver
Berikut tugas dan tanggung jawab Driver :
a. Bertanggung jawab atas transportasi kegiatan operasional dan administrasi
yang mempergunakan kendaraaan inventaris kantor.
b. Perawatan kendaraan inventaris kantor
c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan
3.3.32 Messenger
Berikut tugas dan tanggung jawab Messenger :
a. Melakukan tugas ekspedisi ( courier service).
b. Melakukan penagihan piutang ( collection).
3.3.33 Asst. Manager IT
Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager IT :
a. Merancang pengembangan sistem informasi yang handal bagi perusahaan,
baik untuk kebutuhan informasi internal maupun external.
b. Bertanggung jawab atas kelancaan sistem operasi yang menggunakan
komputer dalam hal software, hardware dan jaringan.
c. Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen maupun
bagian lain guna membentu pengambilan keputusan.
d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang dinstruksikan oleh atasan.
3.3.34 Staf IT dan Staf Hardware
Berikut tugas dan tanggung jawab Staf IT dan Staf Hardware :
a. Bertanggung jawab atas kelancaran sistem operasi yang menggunkan
komputer dala hal hardware dan tekologinya.
b. Memelihara dan mengembangkan sistem jaringan komputer yang ada
beserta peripheral-peripheral lainnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
3.4 Proses Bisnis
Berdasarkan dari wawancara kami dengan HRD, kami mengetahui proses
bisnis dari PT. ASURANSI INTRA ASIA sebagai berikut :
3.4.1 Bagian Underwriting
Dimulai pada saat klien ingin menggunakan produk asuransi yang terdapat
pada PT. ASURANSI INTRA ASIA, kemudian klien melakukan pendafataran
dengan menghubungi bagian marketing support. Kemudian bagian marketing
support membuat placing slip (P/S) untuk dikirimkan ke bagian underwriting,
lalu bagian underwriting akan menganalisa P/S tersebut untuk mengetahui
apakah bisnis tersebut dapat diterima atau tidak. Jika P/S ditolak, maka
underwriting akan memberitahukan kepada marketing support (terlampir surat
daftar bisnis yang dihindari), atau marketing support mengajukan banding ke
atasan yang lebih tinggi yaitu manajer uderwriting agar dapat disahkan dan
mengecek apakah placing slip tersebut dapat diterima oleh manajer underwriting.
Jika diterima maka underwriting akan melapor ke marketing support. Jika
placing slip tersebut disahkan oleh manajer underwriting maka bagian
underwriting akan membuat surat survey yang kemudian akan diberikan kepada
surveyor. Kemudian bagian surveyor melakukan survey dan akan membuat
laporan survey.
Lalu bagian suveyor mengirimkan laporan survey tersebut ke bagian
underwriting untuk disesuaikan dengan placing slip, untuk mengetahui apakah
laporan survey tersebut telah sesuai dengan placing slip tersebut. Setelah bagian
underwriting melakukan penyesuaian, maka bagian underwriting akan
mengirimkan placing slip yang telah di tanda tangani ke bagian reinsurance. Jika
placing slip tersebut diterima oleh bagian reinsurance maka bagian reinsurance
akan memberitahukan ke bagian marketing support untuk menerbitkan Surat
Order Polis (SOP). Jika tidak diterima oleh bagian reinsurance, maka akan
dilakukan negosiasi dengan bagian reinsurance dari pihak ketiga atau akan
dilakukan proses konsultasi degan manajer underwriting.
Setelah bagian marketing support membuat SOP, maka SOP akan
dikirimkan ke bagian underwriting untuk dilakukan pengecekkan dengan tujuan
untuk pembuatan draft yang akan dikirimkan ke bagian yang terkait. Kemudian
draft-draft dari tiap bagian akan dikumpulkan untuk dibuatkan polis. Setelah
dibuatkan polis sebanyak 6 rangkap, maka tiap rangkapnya akan diberikan ke
bagian yang terkait dan kepada klien. Hal ini akan menunjukkan bahwa klien
tersebut telah terdaftar sebagai anggota asuransi.
3.4.2 Bagian Klaim
Klaim merupakan proses utama dalam perusahaan asuransi. Dalam PT.
ASURANSI INTRA ASIA, proses klaim yang terjadi adalah sebagai berikut :
Pertama proses dimulai saat klien melakukan komplain ke pihak asuransi.
Kemudian klien akan mengisi SLK (Surat Laporan Klaim), yang kemudian SLK
akan diberikan ke bagian klaim yang akan meregistrasi SLK tersebut dan input
PLA (Preminary Lost Advice). Lalu bagian klaim akan meakukan anlisis
validitas polis dari klien yang bersangkutan. Jika tidak sesuai maka bagian klaim
akan membuat surat penolakan dan memberikan surat tersebut kepada klien yang
bersangkutan. Jika ternyata validitas diterima maka, bagian klaim akan
memberitahukan prosedur klaim yang berlaku. Lalu bagian klaim akan
menginformasikan ke bagian surveyor untuk melakukan survey atas SLK.
Setelah dilakukan survey, maka surveyor akan membuat laporan survey
yang akan dianalisis dan didiskusikan dengan manajer klaim. Jika manajer klaim
tidak setuju maka akan diinformasikan kepada bagian klaim untuk membuat
surat penolakan dan mengirimkan surat tersebut kepada klien yang bersangkutan.
Jika disetujui maka manajer teknik akan menginformasikan kepada bagian klaim
untuk menginput dan menyempurnakan PLA internal. Kemudian bagian klaim
akan memberitahukan manajer klaim untuk mengotorisasi PLA yang telah
disempurnakan. Kemudian manajer klaim akan menginformasikan ke klien untuk
melengkapi dokumen pendukung. Kemudian bagian klaim akan memeriksa
dokumen pendukung tersebut untuk menginput nilai ganti rugi sesuai dengan
PLA yang disesuaikan, lalu dari data tersebut akan dibuat DLA (Difinite Loss
Advice) internal.
Kemudian bagian klaim akan menyerahkan DLA tersebut ke bagian
keuangan untuk melakukan pembayaran gantu rugi ke bagian klaim, lalu akan
dibuatkan surat subrogation. Kemudian surat subrogation akan diberikan kepada
klien sebagai bukti ganti rugi dan ditandatangani.
3.4.3 Bagian Keuangan
Di bagian keuangan proses bisnis yang terjadi adalah proses pemasukkan
dan pengeluaran kas dalam perusahaan. Dalam proses penerimaan dana dimulai
dari pengiriman dana dari departemen yang terkait melalui transfer ATM dan
menghasilkan struk transfer yang kemudian akan diserahkan ke bagian
keuangan. Oleh bagian keuangan nantinya akan dibuatkan voucher sebagai tanda
bukti bahwa transfer dana telah berhasil dilakukan. Voucher tersebut akan
diberikan ke bagian akuntansi untuk dibuatkan jurnal dan laporan yang nantinya
akan di arsip.
Untuk proses pengeluaran dana dimulai pada saat departemen yang
bersangkutan meminta dana pada bagian keuangan yang nantinya departemen
yang bersangkutan akan membuat form permintaan uang yang akan diserahkan
ke bagian keuangan. Kemudian bagaian keuangan akan menyiapkan uang yang
akan dikeluarkan, yang akan langsung diberikan kepada departemen yang
bersangkutan beserta form keuangan yang sudah ditandatangani. Kemudian
bagian keuangan akan membuat voucher sebagai bukti transaksi pengeluaran
uang. Setelah itu vouchertersebut diserahkan ke bagian akuntansi untuk
dibuatkan jurnal dan laporan pengeluaran uang.
3.5 Overview Activity Diagram
3.5.1 Overview Activity Diagram Bagian Underwriting
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Bagian Underwriting PT ASURANSI INTRA ASIA Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010
3.5.2 Overview Activiy Diagram Bagian Klaim
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Bagian Klaim
Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010
3.5.3 Overview Activiy Diagram Bagian Keuangan Penerimaan Kas
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Bagian keuangan Penerimaan Kas
Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010
3.5.4 Overview Activiy Diagram Bagian Keuangan Pengeluaran Kas
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Bagian keuangan Pengeluaran Kas
Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010
3.6 Implementasi TI
Gambar 3.6 topologi jaringan PT ASURANSI INTRA ASIA Sumber : wawancara dengan bapak hamzah selaku asisten manager IT pada tanggal10 april 2010
Client Server AIA PUSAT
Database Server
3Com SuperStackII Ethernet 1000 Base-T Hub
24 ports
Deni Permana
Wahyu W
Devi P
Compex MicroHub Ethernet 1000 Base-T Hub
8 ports (uplinked)
Dwi Sri Rahayu
Lira Aknesia Print Server
Epson LQ-2180ASCII Printer
Epson LQ-2180ASCII Printer
HP Laser Jet 1200printer
NopitaIda Zubaidah
Pres. Dir
Dir. Tekhnik
Ass. Dir
Mauliza (MS)
Taufik (IT )
Hamzah (IT)
Epson Stylus 760Color printer
HP PSC 1200printer
Andrew Tency
Edi S
Syaiful B
Epson LQ-2180ASCII Printer
Reka
D-Link 100 0Base T/TX Hub
8 port
Network TopologyPT. ASURANSI INTRA ASIA
Last Updated: 31/03/10
Collection Dept
Underwriting Dept
HP Laserjet 1200printer
HP Laserjet 1200printer
D-Link 100 0Base T/TX Hub
8 port
D-Link 100 0Base T/TX Hub
8 port
Endang PIsmarlia W
Accounting Dept
Finance Dept
Epson LQ-2180ASCII Printer
HP Laserjet 1200printer
Lira Aknesia Lira Aknesia Lira Aknesia
Compex MicroHub Ethernet 1000 Base-T Hub
8 ports (uplinked)
Reinsurance Dept
IT Dept
Epson LQ-2180ASCII Printer
Web server
IP 192.168.4.XXXSubnet Mask 255.255.255.0
Teknologi informasi pertama kali diimplementasikan oleh PT. ASURANSI
INTRA ASIA pada tahun 2000 berupa PC (Personal Computer) dan peralatan yang
menunjang aktivitas komputer tersebut. Seiring dengan berkembangnya bisnis maka
penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan juga ikut berkembang. Implementasi
TI sangat dibutuhkan unutk menunjang jalannya proses bisnis perusahaan.
Dengan digunakanya TI dalam proses bisnis perusahaan, maka perusahaan
membentuk divisi TI yang memliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Bertanggung jawab atas kelancaran sistem operasi yang menggunakan komputr
dalam hal hardware dan teknologinya.
2. Memelihara dan mengembangkan sistem jaringan komputer yang ada beserta
peripherals lainnya.
3. melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.
Teknologi informasi yang telah diimplmentasikan oleh PT. ASURANSI INTRA
ASIA antara lain :
a. Infrastruktur
1. Hardware
Untuk mendukung jalannya proses bisnis dalam perusahaan maka
dibutuhkan berbagai perangkat keras yang meliputi 50 PC (Personal
Computer) yang tersebar ditiap divisi. Untuk user meggunakan PC dengan
spesifikasi sebagai berikut :
Mainboard Asus P5GC-MX ; HDD 160Gb SATA Saegate ; Memory
1Gb PC5300 Kingston ; Casing Simbada SimX 380 Watt ; Intel
Processor Core2Duo 2.53Ghz ; Intel Processor Dual Core 2.0Ghz.
Untuk server menggunakan spesifikasi sebagai berikut :
a. Itel Xeon Quad Core L5520 (2.26Ghz) ; Memory 8Gb DDR3-1333 ;
e. 6 printer yang digunakan untuk mencetak informasi dengan merk HP
Laserjet 1200 Printer dan Epson LQ2180.
f. Network Connector RJ-45
g. Kabel LAN UTP AMP Cat 5
h. UPS for Server (APC 1000 VA)
i. Laptop yang digunakan olah manajemen atas. (Core2DuoT6600-
2.2Ghz/2048/320/DVD-RW/M/L/W/BT/Camera/14.1”/DOS/1 Year).
2. Software
Perangkat lunak yang digunakan oleh PT. ASURANSI INTRA ASIA
antara lain :
a. user : Windows Vista Bisnis downgrade XP SP2 ; server : Windows 2008
Server 25 Client
b. Microsoft SQL Server 2005 (25 CALs)
c. Antivirus Norton 2005
d. Microsoft Office 2007 Professioal Edition
3. Network
Untuk menghubungkan pemrosesan proses bisnis dalam perusahaan antar
PC, maka digunakan kabel LAN ( Local Area Network) dan yang
menghubungkan perusahaan dari cabang ke kantor pusat dengan menggunakan
RJ-45.
4. Internet
Untuk koneksi internet, perusahaan menggunakan provider Telkom
Speedy.
5. Intranet
Adapun kondisi dari hardware seperti monitor, keyboard, mouse, dan
printer, masih dalam kondisi baik dan masih dapat digunakan sampai 5 tahun
ke depan, keluhan yang sering muncul bukan pada perangkat IT melainkan
pada kesalahan yang dilakukan user dalam menginputkan transaksi (Human
Error). Masalah lain yang muncul adanya virus-virus yang memasuki sistem
yang mengganggu jaringan. Bagian TI juga senantiasa meng-update antivirus
dan melakukan maintenance TI. Perusahaan menerapkan pencatatan
keuangan untuk pengeluaran bagian IT sebagai beban operasional yang
menjadi satu dengan beban operasional perusahaan, sehingga tidak ada
pecatatan khusus untuk pengeluaran IT. Oleh sebab itu akan sulit untuk
dilakukan penelusuran atas pengeluaran biaya yang dilakukan oleh bagian TI
dalam memperlancarkan proses bisnis PT. ASURANSI INTRA ASIA.
3.7 Analisa Kegiatan Divisi TI yang Berjalan
3.7.1 Permintaan Hardware / Software
Proses ini didapat dari hasil wawancara dengan Asisten Manager TI .
Dimulai dari departemen yang terkait melaporkan permintaan hardware atau
software ke bagian Asisten Manajer TI, lalu dibuat form request hardware dan
software yang akan ditujukan kepada Direksi untuk diotorisasi. Setelah
diotorisasi oleh Direksi maka staf TI akan meminta list harga dari beberapa
vendor (minimal 3 vendor) agar dapat diperoleh perbandingan harga.
Setelah staf TI telah mendapatkan vendor yang cocok dengan harga yang
termurah, maka bagian staf TI akan meng-entry data hardware dan software
yang dipesan beserta harganya yang telah didapatkan dari vendor ke dalam
form request. Kemudian staf TI melakukan pemesanan melalui telepon ke
vendor. Kemudian staf TI akan mengirimkan form request tersebut kepada
bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan pembayaran
kepada vendor, setelah dilakukan pembayaran maka barang akan dikirim oleh
vendor dan diterima oleh staf TI. Kemudian akan diimplementasikan hardware
atau software tersebut kepada departemen yang terkait oleh staf TI. Setelah
hardware dan software di implementasi. Lalu asisten manajer TI akan
membuat laporan request untuk diarsip.
3.7.2 Melakukan Update Program
Jika departemen yang bersangkutan ingin meng-update aplikasi yang
telah tersedia, pertama departemen tersebut akan memberikan notifikasi kepada
asisten manajer TI untuk melakukan pengubahan program yang dipakai.
Kemudian asisten manajer TI akan membuat activity log untuk diberikan
kepada departemen tersebut untuk diisi dengan permintaan update yang
diinginkan. Setelah itu departemen yang bersangkutan akan memberikan
activity log tersebut kepada asisten manajer TI untuk diotorisasi untuk
mengetahui apakah permintaan update program tersebut disetujui atau tidak.
Jika perubahan program yang diminta terlalu rumit maka asisten manajer TI
akan menolak activity log.
Jika disetujui maka activity log tersebut akan diberikan kepada staf TI
untuk dibuatkan program sesuai dengan activity log. Setelah program tersebut
selesai selanjutnya asisten manajer TI akan menguji program tersebut, jika
setelah pengujian tidak disetujui oleh asisten manajer TI maka staf TI akan
mengubah program tersebut agar dapat disetujui oleh asisten manajer TI. Jika
program tersebut disetujui, maka selanjutnya staf TI akan menerapkan program
tersebut di dalam departemen yang bersangkutan. Setelah penerapan program
tersebut, asisten manajer TI akan membuat laporan activity log untuk diarsip.
3.7.3 Meng-install hardware atau software
Jika departemen yang terkait ingin meng-install hardware/software baru,
selanjutnya departemen yang bersangkutan memberikan notifikasi mengenai
permintaan untuk meng-install hardware/software ke asisten manajer TI, yang
kemudian akan dibuatkan form request. Setelah form request dibuat, asisten
manajer TI menyerahkan form tersebut ke staf TI. Kemudian staf TI akan
melakukan peng-install-an program dan menguji coba hardware/software
tersebut untuk mengetahui apakah hardware/software tersebut layak untuk
digunakan atau tidak, kemudian staf TI akan membuat laporan dan
menyerahkannya ke asisten manajer TI untuk diotorisasi. Setelah itu asisten
manajer TI akan membuat laporan request install hardware/software
3.7.4 Request untuk memperbaiki hardware atau software
Jika terdapat hardware/software yang rusak, maka departemen yang
bersangkutan memberikan notifikasi kepada asisten manajer TI bahwa ada
kerusakan pada hardware atau software. Kemudian asisten manajer TI akan
membuat form request hardware/software untuk diserahkan ke bagian staf TI,
yang kemudian akan memeriksa kerusakan yang terjadi di departemen tersebut.
Setelah staf TI mengetahui kerusakan yang terjadi pada hardware/software di
dalam departemen tersebut, selanjutnya staf TI akan memperbaiki kerusakan
hardware/software tersebut. Selanjutnya asisten manajer TI akan membuat
laporan perbaikan hardware/software untuk diarsip.
3.8 Overview Activity Diagram Divisi TI
3.8.1 Permintaan Hardware/Software
Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Proses Permintaan Hardware / Software Divisi TI
Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010
3.8.2 Melakukan Update Program
Gambar 3.8 Overview Activity Diagram Melakukan Update Program Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010
3.8.3 Meng-install Hardware / Software
Gambar 3.9 Overview Activity Diagram Meng-install Hardware / SoftwareDivisi TI Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010
3.8.4 Request Untuk Memperbaiki Hardware / Software
Gambar 3.10 Overview Activity Diagram Perbaikan Hardware / Software Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010
3.9 Identifikasi Manajemen Risiko Teknologi Informasi
Berdasarkan hasil observasi di perusahaan dan wawancara terhadap manajer TI,
kami mendapatkan informasi mengenai risiko-risiko yang ada diperusahaan beserta cara
pengelolaannya. Kami menyusun deskripsi manajemen risiko TI tersebut dengan
berdasarkan pada teori yang dikemukakan oleh Ernie Jordan dan Luke Silcock. Seperi
yang telah dibahas pada landasan dalam bab 2, proses atau tahapan dalam manajemen
risiko teknologi informasi terbagi dalam beberapa tahapan. Berikut ini penjabaran
deskripsi manajemen risiko perusahaan berdasarkan tahapan-tahapan tersebut :
1. Pengenalan / penemuan risiko.
Dalam mengenal ataupun menemukan risiko, maka tentunya harus dimulai
dari lingkungan teknologi informasi perusahaan. Pada PT. ASURANSI INTRA
ASIA, terdapat gangguan/risiko teknologi informasinya bisa berupa :
a. Tingkat Aplikasi
Dalam hal ini risiko yang terdapat di PT. ASURANSI INTRA ASIA
adalah risiko internal dan eksternal. Risiko internal di PT. ASURANSI INTRA
ASIA berasal dari sumber daya manusia yang ada. Risiko ini bisa terdapat unsur
kesengajaan ataupun yang tidak sengaja. Unsur kesengajaan yang pernah terjadi
diperusahaan, ada karyawan yang sengaja merusak peralatan, tindakan kriminal
berupa meggunakan hardware maupun software, kurangnya kompetensi
karyawan dalam menggunakan hardware dan software rusak karena umur
pemakainya yang telah melewati masanya, kelalaian karyawan yang sedang
bekerja. Risiko eksternal di PT. ASURANSI INTRA ASIA yang pernah terjadi
antara lain ; virus yang menyerang operation system ketika karyawan melakukan
koneksi ke internet, ancaman dari orang luar yang tidak terotorisasi untuk
mencoba melakukan koneksi ke dalam wireless yang ada diperusahaan.
b. Tingkat Organisasi
Pada bagian ini, akan dibahas seberapa besar pengaruh teknologi
informasi pada PT. ASURANSI INTRA ASIA. Diharapkan dengan adanya
penggunaan teknologi informasi ini, perusahaan dapat mencapai keunggulan
kompetitif, sehingga dapat bersaing dengan software house lainnya. Pada
tingkatan ini terbagi dalam 3 tingkatan resiko, yaitu :
1. Risiko Ketahanan
Dengan menggunakan software-software yang merupakan bagian dari
Microsoft (karena perusahaan membayar license langsung dari perusahaan
Microsoft), maka perusahaan berharap bahwa perusahaan mereka dapat
bertahan dan bersaing dengan baik menghadapi perusahaan lain, dan pada
suatu waktu perusahaan berharap dapat melewati kompetitor lainnya.
2. Risiko Keamanan Data
Data bagi perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan
bersifat rahasia. Pada perusahaan ini data yang disimpan adalah data source
code ( dipakai untuk coding software yang dijual), data pelanggan, data
keuangan, dan lain-lain. Oleh karena pentingnya data-data ini, maka dari
itu risiko yang berhubungan dengan data harus diperhatikan dan
ditanggulangi seperti : pencurian atau pengaksesan data dari pihak yang
tidak berwenang, rusaknya hard disk.
c. Risiko Legal
Risiko legal disini merupakan risiko yang muncul dalam perusahaan
karena pelanggaran hak oleh kompetitor dan pelanggan melalui
penggunaan teknologi informasi. Contoh dari risiko ini yang terjadi di PT.
ASURANSI INTRA ASIA, pencurian pemakaian internet wireless
perusahaan yang diakses oleh pihak yang tidak berwenang, pencurian ide
atau proyek perusahaan oleh pihak luar, pemakaian komputer perusahaan
yang bersifat pribadi oleh pelanggan ataupun yang bukan karyawan yang
berwajib diperusahaan.
2. Penilaian / Analisis
Risiko-risiko yang telah teridentifikasi diatas tentunya bila terjadi akan
membawa dampak yang negatif bagi perusahaan.
a. Tingkat Aplikasi
Menurut perusahaan, risiko pada tingkat aplikasi kemungkinan yang
terbesar yang terjadi adalah risiko internal risiko yang paling terjadi adalah
kesalahan karyawan dari perusahaan (human error). Risiko ini tentunya akan
mengganggu jalannya proses bisnis perusahaan, seperti kerusakan hardware,
sehingga perusahaan harus mengeluarkan uang lebih dan proses bisnis yang ada
dibagian tersebut akan terganggu.
Sedangkan risiko eksternal yang paling menganggu perusahaan dalam
proses bisnisnya adalah virus. Khusus untuk virus walaupun sudah memakai
antivirus yang up-to-date, komputer-komputer yang ada masih tetap dapat
terjangkit virus.
b. Tingkat Organisasi
Pada tingkat organisasi, menurut PT. ASURANSI INTRA ASIA risiko
yang paling penting adalah risiko dari keamanan data. Risiko keamanan data
tentunya akan berakibat fatal pada proses bisnis. Apabila perusahaan mengalami
kehilangan data atau pencurian data oleh kompetitor, atau pihak yang tidak
berwenang maka akan mengakibatkan perusahaan kehilangan kepercayaan
publik karena data penting pelanggan dapat diketahui oleh pihak luar.
3. Perawatan
Penanganan risiko yang dipilih oleh PT. ASURANSI INTRA ASIA adalah
contigency plan. Perusahaan menerapkan segala rencana yang diperlukan untuk
menangani dampak yang bakal dihasilkan dari risiko yang kemungkinan muncul di atas.
Contoh penggunaan UPS untuk server sehingga tidak menganggu proses bisnis yang
sedang dilakukan apabila listrik padam atau listrik tidak stabil, dan data back-up
disimpan ditempat yang sangat aman sehingga hanya orang yang memiliki wewenang
saja yang dapat mengakses.