59

BAB 3

SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PIUTANG

PT. RAHARDJA EKALANCAR

3.1 Riwayat Perusahaan

PT.RAHARDJA EKALANCAR merupakan salah satu dealer dari PT.

Astra International, Tbk dalam penjualan kendaraan bermerek Isuzu.

Perusahaan ini didirikan pada tanggal 04 Januari 1991 dengan akte pendirian

No. 161 oleh notaris Misahardi Wilamarta, SH di Jakarta.

Kantor pusat PT. RAHARDJA EKALANCAR beralamat di jalan

Sukarjo Wiryopranoto No. 49-51, Jakarta Barat, dan memiliki satu kantor

cabang di jalan Daan Mogot Km.1 No.24, Jakarta Barat. Saat ini jumlah

keseluruhan karyawan mencapai 100 orang.

Pasaran penjualan perusahaan ini ke sub-sub dealer lain, perusahaan-

perusahaan dan perorangan. Pangsa pasar yang diincar adalah pasar dalam

negeri, khususnya daerah Jabotabek, dengan kriteria konsuman berpenghasilan

menengah ke atas yang membutuhkan alat transportasi.

Perikatan antara perseroan sebagai dealer resmi (Authorized Isuzu

Dealer) dengan PT. Astra International, Tbk ini kemudian diwujudkan dalam

bentuk perjanjian penunjukan dan pengangkatan sebagai dealer. Perjanjian

tersebut berisi antara lain jenis dan merek kendaraan yang dijual, jangka waktu,

dan wilayah pemasaran. PT.Astra International, Tbk telah memberikan indikasi

bahwa hubungan kemitraan ini akan terus berlangsung sampai masa yang akan

datang.

3.1.1 Kegiatan Utama Perusahaan

60

Kegiatan utama PT. Rahardja Ekalancar sebagai dealer resmi

kendaraan bermotor Isuzu telah dilakukan lebih dari 10 tahun. Peranan

utama dealer resmi adalah memasarkan dan menyalurkan kendaraan

bermotor sampai ke tangan konsumen, dalam keadaan baik sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan oleh masing-masing ATPM (Agen

Tunggal Pemegang Merek). Perusahaan sebagai dealer resmi dapat pula

menyalurkan produknya kepada sub dealer atau ruang pamer

(Showroom) lainnya di wilayah pemasaran dealer tersebut

Jenis kendaraan yang dijual PT Rahardja Ekalancar meliputi

jenis Isuzu Panther minibus dengan kriteria lengkap seperti Grand

Touring, Touring, LS sampai yang standar seperti LV maupun LM

Smart. Selain minibus, produk Panther lainnya yang dijual adalah

kendaraan-kendaraan niaga seperti Panther Pick Up yang dirancang

untuk keperluan angkutan niaga kecil dan Isuzu ELF untuk angkutan

niaga besar. Isuzu ELF sendiri dapat dipergunakan sebagai truk boks,

Micobus, kargo, mobil tangki, mobil derek ataupun pengangkutan

kendaraan.

Kegiatan penjualan dimulai dengan adanya permintaan barang

dari pembeli, baik lewat telepon maupun mendatangi langsung ruang

pamer kendaraan. Bila dilakukan demikian maka calon pembeli akan

dilayani oleh wiraniaga (sales counter) khusus ruang pamer. Penjualan

yang dilakukan perusahaan juga dilakukan secara aktif melalui tenaga

salesman. Sedangkan penjualan antar cabang dalam hal ini masing-

61

masing showroom mempunyai persediaan sendiri, tetapi tidak menutup

kemungkinan untuk membeli atau menjual unit dari atau ke cabang lain.

Sedang kewajiban yang harus dipenuhi oleh PT Rahardja

Ekalancar untuk mendukung kesuksesan pemasaran produk yang

dipasarkan dapat dilakukan dengan menyediakan fasilitas ruang pamer

yang strategis dan eksklusif, melakukan kegiatan secara agresif,

menyiapkan tenaga penjualan yang handal dan profesional, menjaga

persedian yang cukup dan menjaga kualitas kendaraan bermotor serta

menyediakan fasilitas lainnya seperti tersedianya bengkel sebagai sarana

pendukung pelayanan purna jual maupun pelaksanaan pemberian

garansi pada kendaraan bermotor sesuai dengan standar yang ditetapkan

ATPM.

Dengan didukung oleh jaringan penjualan yang strategis serta

ditunjang oleh tenaga penjual yang profesional, PT Rahardja Ekalancar

juga melakukan usaha-usaha pemasaran lainnya seperti iklan diberbagai

media cetak, penyebaran brosur, dan aktif mengikuti program promosi

baik yang dilakukan secara bersamaan oleh seluruh dealer maupun

secara sendiri.

Untuk mengantisipasi persaingan usaha, PT Rahardja Ekalancar

saat ini sudah memiliki bengkel resmi disetiap showroomnya.

Pembangunan bengkel ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan

kepada para pelanggan, juga untuk mempermudah pelanggan

mendapatkan suku cadang asli Isuzu sehingga perawatan kendaraan

terjamin dan pelanggan mendapatkan pelayanan yang sesuai.

62

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi salah satu Authorized dealer Isuzu yang terus

tumbuh dan tetap bertahan serta menyediakan kebutuhan pasar

akan kendaraan berbahan bakar solar.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Meningkatkan penjualan, dengan terus berusaha

menyediakan mobil yang berkualitas tinggi dan handal sebagai

sarana transportasi bagi masyarakat sesuai kebutuhan

konsumen, pada tingkat harga yang terjangkau.

63

3.2 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

PT RAHARDJA EKALANCAR

Gambar 3.2

Struktur Organisasi PT.Rahardja Ekalancar

Sumber PT Rahardja Ekalancar ( 2004 )

Direktur

Komisaris

Manajer Akuntansi

Supv. Acc& Tax

Senior Acc

Pusat

Senior Acc Cabang

Staf Staff

Manajer Adm & Keu

ADH Pusat

EDP

Staf Keuangan

Adm Pembelian

Adm Persediaan

Adm Penjualan

Manajer Penjualan

Sales Supervisor

Kepala Cabang

Sls Supv Cabang

ADH Cabang

S A L E S

C O U N T E R

64

3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

1. Komisaris

• Mengawasi pekerjaan direksi.

• Dewan Komisaris berhak menanyakan sesuatu yang dianggap

perlu kepada direksi.

2. Direktur

• Bertanggung Jawab terhadap Dewan Komisaris.

• Membawahi:

a. Manajer Akuntansi.

b. Manajer Administrasi dan Keuangan.

c. Manajer Penjualan.

• Menetapkan kebijaksanaan perusahaan, baik jangka pendek

maupun jangka panjang.

• Mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan.

• Membuat keputusan penting bagi perusahaan, misalnya:

rencana perluasan perusahaan, investasi jangka panjang dan

lain-lain.

• Mengadakan kerjasama dan menandatangani kontrak dengan

pihak luar.

• Menetapkan target penjualan yang harus dicapai dalam

jangka waktu tertentu.

3. Manajer Akuntansi

• Bertanggung jawab terhadap Direktur.

• Membawahi:

65

a. Supervisor Akuntansi dan Pajak

b. EDP.

c. Senior Akuntansi Pusat.

d. Senior Akuntansi Cabang.

e. Staf Akuntansi Pusat.

f. Staf Akuntansi Cabang.

• Menetapkan kebijaksanaan dalam sistem dan prosedur

akuntansi serta memimpin dan mengawasi pelaksanaan

sistem tersebut.

• Bertanggung jawab dan mengawasi perhitungan serta

pelaporan pajak seperti PPN, PPh pasal 21, 23, 25, dan 29.

• Melaporkan laporan keuangan (neraca dan laba rugi) beserta

analisanya kepada direktur secara periodik.

4. Manajer Administrasi dan Keuangan

• Bertanggung jawab kepada Direktur.

• Membawahi:

a. Kepala Administrasi (ADH) Pusat.

b. Staf Keuangan (Finance)

c. Administrasi Pembelian.

d. Administrasi Persediaan.

e. Administrasi Penjualan.

• Menyusun rencana anggaran keuangan tahunan perusahaan.

• Memonitor dan mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran

kas perusahaan.

66

• Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan keuangan

perusahaan.

• Menandatangani giro dan cek.

5. Manajer Penjualan

• Bertanggung jawab kepada Direktur.

• Membawahi:

a. Kepala Cabang

b. Sales Supervisor Pusat

c. Sales Supervisor Cabang

d. ADH Cabang

e. Sales

f. Sales Counter

• Memberikan suatu informasi dasar yang dapat dijadikan

sebagai dasar pertimbangan dalam usaha perbaikan dan

penyempurnaan sistem penjualan yang sedang berjalan.

• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat

penjualan.

• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan.

• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh

kegiatan penjualan, baik pusat maupun cabang agar dapat

mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.

• Memberikan persetujuan order penjualan kantor pusat.

6. Supervisor Akuntansi dan Pajak

• Bertanggung jawab terhadap Manajer keuangan

67

• Membawahi:

a. Senior Akuntansi Pusat.

b. Senior Akuntansi Cabang.

c. Staf Akuntansi.

• Mempunyai kewenangan untuk mengakses aplikasi database perusahaan, termasuk untuk merubah bilamana terjadi kesalahan pada proses pengolahan data (input).

• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi dan pajak, termasuk penyajian Laporan Keuangan dan Laporan lainnya dari kantor pusat dan kantor cabang secara akurat dan tepat waktu setiap bulannya kepada Manager Akuntansi.

• Menandatangani dan menyetujui setiap permohonan

pembayaran kepada suplier-suplier (payment voucher), juga

surat setoran pajak.

• Dalam hal menyangkut personalia, Supervisor akuntansi

memproses kegiatan penggajian karyawan.

7. EDP (Electronic Data Processing)

• Bertanggung jawah kepada Supervisor akuntansi.

• Membuat dan memelihara aplikasi pemrosesan datum

perusahaan.

• Mendukung dan memelihara database perusahaan, termasuk

bertanggung jawab atas backup data program tersebut

minimal satu kali setiap bulannya.

• Mengusulkan pembetulan software maupun hardware.

8. Senior Akuntansi Pusat

• Bertanggung jawab kepada Supervisor akuntansi

• Membawahi:

a. Staf akuntansi

68

• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan

penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi

administrasi kantor pusat.

• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan

pajak kantor pusat.

• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan

laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk

mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf

akuntansi ke dalam program komputer.

9. Senior Akuntansi Cabang

• Bertanggung jawab kepada Supervisor Akuntansi.

• Membawahi:

a. Staf Akuntansi Cabang

• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan

penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi

administrasi kantor cabang.

• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan

pajak kantor cabang.

• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan

laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk

mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf

akuntansi ke dalam program komputer.

10. Staf Akuntansi

• Bertanggung jawab kepada Senior Akuntansi.

69

• Memberi nomor perkiraan (coding) yang sesuai untuk

masing-masing transaksi.

• Entry data ke program General Leader (GL) atas laporan

penerimaan (Receive Voucher) maupun pengeluaran kas

(Payment Voucher).

• Entry data ke progran Sales and Stock untuk semua dokumen

operasional, akuntansi dan keuangan.

• Mencetak Faktur pajak dan membuat laporan keuangan yang

dibutuhkan Supervisor Akuntansi.

11. Administration Head (ADH)

• Bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi dan

Keuangan.

• Membawahi:

a. Staf Keuangan.

b. Administrasi Pembelian.

c. Administrasi Persediaan.

d. Administrasi Penjualan.

• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan

administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan

kepada Manajer keuangan.

• Memonitor dan melaporkan kepada Manajer keuangan

mengenai keadaan piutang perusahaan.

70

• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk

penjualan kredit.

• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas

perusahaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan.

12. Staf Keuangan.

• Bertanggung jawab kepada ADH.

• Menyelenggarakan pembukuan dengan baik sampai dengan

transaksi yang ada berdasarkan bukti-bukti pendukungnya.

• Menyusun laporan keuangan secara periodik antara lain:

laporan mutasi harian, laporan penerimaan piutang dan

laporan lain yang berhubungan dengan pembukuan

akuntansi, serta menginput piutang penjualan ke dalam

aplikasi program Sales and Stock.

• Mempunyai tanggung jawab terhadap kas kecil, dimana uangnya digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.

• Membuat tanda terima berdasarkan penerimaan uang atau

cek/giro dari pihak ketiga.

• Memproses semua pembayaran kepada suplier dengan

membuka giro atau cek.

13. Administrasi Pembelian.

• Bertanggung jawab kepada ADH.

• Meminta dan membandingkan penawaran harga dari suplier.

• Membuat faktur pembelian (Purchase Order) dalam Surat

Penerimaan Gudang (SPG) beserta tembusannya.

71

• Menyusun laporan pembelian setiap bulannya.

• Menginput data pembelian ke dalam aplikasi Sales and

Stock.

14. Administrasi Persediaan

• Bertanggung jawab kepada ADH.

• Memeriksa kebenaran dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan

pengiriman barang.

• Menangani administrasi persediaan kendaraan.

• Membuat permintaan pembelian barang yang persediaanya

mulai menipis dan memiliki tingkat mobilitas yang tinggi.

• Membuat laporan persediaan secara periodik: Laporan

persediaan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

15. Administrasi Penjualan

• Bertanggung jawab kepada ADH.

• Memeriksa kondisi kelengkapan dan standar kendaraan yang

akan dikirim kepada pembeli.

• Menginput data penjualan ke Sales and Stock, termasuk

didalamnya hasil output berupa faktur penjualan dan surat

jalan (Delivery Order) beserta tembusannya.

• Mengurus surat-surat kendaraan yang akan dijual, yaitu

STNK dan BPKB.

• Menyusun laporan penjualan setiap akhir bulan.

16. Kepala Cabang

72

• Bertanggung jawab kepada Manajer Penjualan.

• Membawahi:

a. Sales Supervisor Cabang.

b. ADH Cabang.

• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan

operasional perusahaan cabang.

• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat

penjualan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

Manajer penjualan.

• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan cabang.

• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh

kegiatan penjualan.

• Memberikan persetujuan order penjualan.

17. Sales Supervisor

• Bertanggung jawab kepada Manajer penjualan atau Kepala

cabang.

• Membawahi:

a. Sales.

b. Sales Counter.

• Memimpin dan mengkoordinasi serta memotivasi Sales dan

Sales Counter di dalam pencapaian target penjualan yang

telah ditetapkan.

• Menampung dan memberikan pemecahan terhadap masalah

yang di hadapi Sales dan Sales Counter.

73

• Memberikan penjelasan mengenai harga dan data kendaraan

yang akan dijual (Product Knowledge).

• Melaporkan laporan penjualan kepada Manajer Penjualan atau

Kepala Cabang

18. ADH Cabang

• Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

Membawahi :

a. Staf keuangan.

b. Administrasi Pembelian.

c. Administrasi Persediaan.

d. Administrasi Penjualan.

• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan

administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan

kepada Kepala cabang.

• Memonitor dan melaporkan kepada Kepala cabang mengenai

keadaan piutang perusahaan.

• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk

penjualan kredit.

• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas

perusahaan yang dilakukan oleh staf keuangan.

19. Sales

• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.

74

• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh

Manajer Penjualan.

• Mencari prospek penjualan melalui konsep door to door,

iklan, maupun calon pembeli yang datang langsung ke ruang

pamer.

• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau

surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen

yang berhubungan dengan penjualan.

20. Sales Counter

• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.

• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh

Manajer Penjualan.

• Mencari prospek penjualan, baik melalui telephone, maupun

datang langsung ke ruang pamer.

• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau

surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen

yang berhubungan dengan penjualan.

3.3 Sistem Penjualan Kredit dan Piutang yang Berjalan

Dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT Rahardja

Ekalancar, fungsi yang terkait didalamnya :

1. Fungsi Penjualan.

2. Fungsi Gudang.

3. Fungsi Pengiriman.

4. Fungsi Penagihan

75

5. Fungsi Akuntansi.

3.3.1 Urutan Prosedur Kegiatan Penjualan dan Piutang

1. Bagian penjualan membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK)

berdasarkan pesanan konsumen. SPK terdiri dari 7 rangkap,

yaitu:

- Lembar 1 untuk konsumen.

- Lembar 2 untuk administrasi penjualan.

- Lembar 3 untuk bagian penjualan.

- Lembar 4 untuk bagian akuntansi.

- Lembar 5 untuk staf keuangan (kasir).

- Lembar 6 untuk supervisor.

- Lembar 7 untuk bukti potongan harga (jika ada).

2. Kemudian Supervisor Penjualan akan mengecek mengenai data

kendaraan pada administrasi persediaan untuk mendapatkan no

rangka dan mesin, kemudian menandatangani SPK tersebut

sebagai bukti persetujuan penjualan. Selain Supervisor

Marketing, pihak lain yang turut menandatangani SPK tersebut

adalah Konsumen, bagian penjualan, ADH, dan Kepala Cabang

(untuk penjualan dicabang).

3. Setelah SPK tersebut ditandatangani maka bagian penjualan akan

menyerahkannya pada administrasi penjualan untuk dibukakan

faktur penjualannya.

4. Administrasi penjualan kemudian memproses untuk pembukaan

faktur penjualan dengan menginput data konsumen, nomor faktur

76

penjualan, data kendaraan, harga kendaran, perlengkapan

kendaraan, dan data lainnya (seperti jenis penjualan, nama

bagian yang melakukan penjualan, nomor SPK, tanggal SPK,

potongan harga, dan komisi).

5. Faktur dengan nomor penjualan tersebut kemudian dicetak dan

memiliki dua bagian terpisah, yaitu bagian pertama memuat

mengenai harga kendaraan, biaya pengurusan surat-surat

kendaraan, PPN BM, dan PPN. Bagian kedua merupakan Bukti

Pengiriman kendaraan ke konsumen (Delivery Order) dengan

data perlengkapan kendaran. Kedua bagian tersebut memuat juga

data konsumen, data kendaraan dengan logo, nama, dan alamat

perusahaan PT Rahardja Ekalancar pada bagian atas faktur.

Faktur penjualan terdiri dari 5 rangkap, yaitu :

a. Bagian Pertama (Faktur penjualan) :

- Lembar 1 untuk konsumen.

- Lembar 2 untuk staf akuntansi.

- Lembar 3 untuk staf keuangan (kasir).

- Lembar 4 untuk bagian administrasi penjualan.

- Lembar 5 untuk arsip atau bukti potongan harga (jika

ada)

b. Bagian Kedua (Delivery order) :

- Lembar 1 untuk konsumen (penjualan tunai), Leasing

(penjualan kredit).

- Lembar 2 untuk bagian akuntansi

77

- Lembar 3 untuk konsumen (penjualan kredit), arsip

(penjualan tunai).

- Lembar 4 untuk administrasi penjualan.

- Lembar 5 untuk bagian pengiriman.

6. Selain mencetak faktur penjualan, administrasi penjualan juga

mencetak kwitansi. Kwitansi terbagi atas 2 jenis :

a. Kwitansi untuk penjualan tunai, terdiri dari 1 bagian yang

memuat harga utuh penjualan kendaraan. Harga utuh

kendaraan terdiri atas:

• On The Road (OTR), termasuk biaya pengurusan surat-

surat kendaraan (STNK, BPKB).

• Off The Road (harga kosong), dimana konsumen

mengurus sendiri biaya pengurusan surat-surat

kendaraan. Konsumen hanya membeli berupa fisik

kendaraan saja.

b. Kwitansi untuk penjualan kredit, terdiri dari 2 bagian. Bagian

pertama untuk uang muka, angsuran pertama, asuransi, biaya

administrasi (tergantung kondisi kredit), dan bagian kedua

untuk pelunasan kendaraan. Masing-masing dari kwitansi

tersebut terdiri dari 4 rangkap, yaitu :

• Lembar 1 untuk konsumen (uang muka) dan leasing

(pelunasan).

• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank).

• Lembar 3 untuk bagian akuntansi.

78

• Lembar 4 untuk arsip.

7. Setelah faktur penjualan dan kwitansi tercetak, administrasi

penjualan akan menyerahkan dokumen tersebut kepada ADH

yang kemudian akan diperiksa kebenarannya. Setelah benar,

maka ADH akan menandatangani dokumen tersebut. Selain

dokumen tersebut, ADH juga menandatangani kontrak leasing

untuk penjualan kredit.

8. Dari ADH kemudian dokumen tersebut dipisahkan oleh

adminitrasi penjualan dan didistribusikan sesuai dengan

kebutuhan.

9. Untuk penjualan kredit, Staf keuangan (kasir) akan menyiapkan

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penagihan.

Dokumen tersebut yaitu :

a. Fotocopy kwitansi uang muka.

b. Kwitansi asli pelunasan.

c. Surat permohonan transfer.

d. Surat pernyataan penyerahan BPKB.

e. Esek-esek kendaraan.

f. Bukti pengiriman kendaraan (delivery order).

g. Fotocopy faktur kendaraan dan STNK.

h. 1 (satu) set kontrak.

Setelah semuanya lengkap, maka staf keuangan akan

mengirimkan tagihan tersebut kepada leasing.

79

10. Untuk penjualan tunai, dimana pembayaran dilakukan sesuai

perjanjian (biasanya 50 % untuk uang muka, sisa setelah STNK

selesai) atau pembayaran uang muka dari konsumen, staf

keuangan akan mengeluarkan bukti Tanda Terima Sementara

(TTS) sebagai bukti pembayaran. TTS terdiri dari 4 rangkap :

• Lembar 1 untuk konsumen.

• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank)

• Lembar 3 untuk arsip

• Lembar 4 untuk bagian akuntansi

11. Untuk pengurusan surat-surat kendaraan (faktur kendaraan,

STNK dan BPKB), administrasi penjualan akan mengetik

pengajuan pembuatan faktur kendaraan tersebut dan diberikan ke

pihak Suplier (dalam hal ini PT Astra International, Tbk) untuk

mendapatkan faktur kendaraan dan NIK (Nomor Induk

Kendaraan) sebagai dasar untuk pengajuan STNK. Sedangkan

BPKB diperoleh kurang lebih 2 sampai 3 bulan dari tanggal

keluarnya STNK.

12. Untuk pencatatan piutang, staf keuangan akan membuat laporan

penerimaan piutang secara berkala berdasarkan mutasi yang

diterima dari pihak bank. Pembuatan laporan ini dilakukan

secara manual dengan dasar pemberian nomor laporan dari

nomor terdahulu dan berurutan. Dokumen laporan penerimaan

piutang tidak mempunyai rangkap, hanya terdiri dari satu lembar

80

catatan penerimaan piutang, dengan lembar asli untuk bagian

akutansi dan copy untuk arsip di staf keuangan.

13. Setelah staf keuangan membuat laporan penerimaan piutang,

maka laporan tersebut akan diperiksa oleh ADH untuk mengecek

kebenarannya. Setelah selesai diperiksa maka staf keuangan akan

menginput laporan tersebut ke dalam aplikasi piutang konsumen

dan menghasilkan Laporan Piutang Customer. Selain input

piutang ke dalam sistem aplikasi, pencatatan piutang juga

dilakukan secara manual dalam kartu piutang.

3.3.2 Prosedur Penjualan yang Berlaku pada PT Rahardja Ekalancar

Ada dua jenis prosedur penjualan yang berjalan di PT Rahardja

Ekalancar:

1. Penjualan Tunai, dimana penjualan dilakukan secara tunai kepada

konsumen. Biasanya konsumen akan membayar terlebih dahulu

sejumlah uang sebagai uang muka dan sisanya dilunasi begitu

pengiriman kendaraan dilakukan atau STNK selesai. Waktu jatuh

tempo yang diberikan untuk melunasi kendaraan tersebut adalah 14

hari kerja, diluar kondisi yang tidak dipredeksikan.

2. Penjualan kredit, penjualan dilakukan menggunakan fasilitas kredit

yang diberikan pihak ketiga diluar perusahaan, dalam hal ini PT

Rahardja Ekalancar mengadakan kerjasama dengan pihak leasing

atau bank untuk penyediaan fasilitas kredit. Konsumen yang telah

disetujui permohonan kreditnya akan membayar sejumlah uang

sesuai dengan total uang muka yang tertera diperhitungan

81

leasing/bank. Pelunasan kendaraan tersebut akan dibayarkan oleh

pihak leasing/bank dua sampai tiga hari setelah mobil diterima

konsumen dan tagihan lengkap diterima pihak leasing. Tidak ada

perbedaan mencolok pada tanggal jatuh tempo untuk penjualan tunai

atau kredit, karena biasanya penjualan baru diakui jika permohonan

kredit sudah disetujui oleh pihak leasing/bank dan kontrak sudah

tercetak dan ditandatangani oleh konsumen.

Dari dua penjelasan diatas dapat disimpulakan bahawa jenis piutang

yang terjadi adalah piutang dagang jangka pendek.

3.3.3 Dokumen yang Dipergunakan

Berikut adalah dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam

penjualan dan pencatatan piutang:

1. Bukti pembelian kendaran.

2. Surat pesanan kendaraan.

3. Faktur penjualan.

4. Tanda terima kendaraan (delivery order).

5. Kwitansi uang muka.

6. Kwitansi pelunasan.

7. Kwitansi harga isi (penjualan tunai).

8. Tanda terima sementara (TTS).

9. Laporan penerimaan piutang.

10. Mutasi bank.

11. Laporan piutang customer (print-out)

12. Kartu piutang konsumen.

82

3.4 Flowchart Penjualan dan Piutang PT Rahadja Ekalancar

Penjualan Tunai

Sales dan Counter

Mulai

Menerima orderdari pelanggan

MembuatSurat Pesanan

Kendaraan(SPK)

76

5

43

2

Surat 1PesananKendaraan

Ke Konsumen

2

7

SPK 3

Mengarsip untukclaim

insentive

SPK 3

T

Gambar 3.2

Flowchart penjualan tunai (sales dan counter)

83

2

Supervisor

7

65

43

SPK 2

MemberikanPersetujuan danmenandatangani

SPK

7

65

43

SPK 2

N

3

Gambar 3.3

Flowchart supervisor

84

3

7

54

3SPK 2

MembukaFaktur

penjualan,Delivery

Order, dankwitansi

MemintaPersetujuan

ADH

MendistrbusikanDokumen

75

43SPK

2

54

32

Delivery 1Order

54

32Faktur 1

Penjualan

43

2Kwitansi 1

Ke konsumenN

74 56

A

Administrasi Penjualan

Gambar 3.4

85

Flowchart administrasi penjualan

12

4Delivery 3Order

Administrasi Penjualan(lanjutan)

Mengarsip DOsesuai dengan

tanggalpengiriman

4Delivery 3Order

T

86

5

43

2Kwitansi 1

Faktur 3Penjualan

SPK 5

Bagian Keuangan

Dari Konsumen

Menerima uangmuka

MembuatTanda Terima

Sementara(TTS)

4

3

2

TTS 1

Ke Konsumen

8

8

N

TTS 2

MembuatLaporan

PenerimaanPiutang

9

Faktur 3Penjualan

SPK 5

43

2

Ke Konsumen

LaporanPiutangCustomer

N

10

Kwitansi 1

TTS 2

Gambar 3.5

87

Flowchart keuangan

4 9

TTS 4SPK 4

Faktur 2Penjualan

10

3

Kwitansi 2

Laporan 1PiutangCustomer

TTS 2

Mencocokan data,membuat jurnal,

mengarsip dokumen

Bagian Akuntansi

DO 2

SPK 4

Faktur 2Penjualan

TTS 4

3

Kwitansi 2

TTS 2

JurnalPenjualan

N

11

Selesai

Delivery 2Order

Laporan 1PiutangCustomer

88

Gambar 3.6

Flowchart akuntansi

6

Bagian Persediaan/Gudang

5

4

3

2

Delivery 1Order

MenyiapkanKendaraan

MengecekKelengkapan

Kendaraan

MengirimkanKendaraan Ke

Konsumen

5

4

3

2Delivery 1Order

Ke konsumen

Bersamaan dengankendaran

11T12

Gambar 3.7

Flowchart bagian persediaan / gudang

89

Penjualan Tunai dan Kredit

Sales dan Counter

Mulai

Menerima order daripelanggan

Membuat SuratPesanan Kendaraan

(SPK)

7

6

5

4

3

2

Surat 1PesananKendaraan

Ke Konsumen

2

4

SPK 3

Mengarsipuntuk claim

insentive

SPK 3

T

Gambar 3.8

Flowchart penjualan tunai dan kredit (sales dan counter)

90

2

Supervisor

7

6

5

4

3SPK 2

MemberikanPersetujuan danmenandatangani

SPK

7

6

5

4

3SPK 2

N

3

Gambar 3.9

Flowchart supervisor kredit

91

3

7

5

4

3

SPK 2Tunai&Kredit

Membuat dan mencetakFaktur penjualan,

Delivery Order

MemintaPersetujuan

ADH

Mendistribusikan Dokumen

7

5

4

3SPK 2Tunai&Kredit

N

5

4

3

2

Faktur 1Penjualan 5

4

3

2

Delivery 1Order

4 5 6 N 7 8

Administrasi Penjualan

Gambar 3.10

Flowchart administrasi penjualan

92

7

5

4

3

2

Faktur 1Penjualan

Membuka Kwitansi uangmuka, pelunasan, surat

pernyataan BPKB,permohonan transfer

Meminta PersetujuanADH dan

mendistribusikandokumen

5

4

3

2

Faktur 1Penjualan

4

3

2Kw 1DP

4

3

2

Kw 1Pel

Ke Konsumen

SuratPernytanBPKB

SuratPermhnTransfer

9 10 11N

Administrasi Penjualan(sambungan)

93

9

Bagian Keuangan(Penagihan)

4

3

2Kw 1DP

4

3

2

Kw 1Pel

SuratPernytanBPKB

SuratPermhnTransfer

Memeriksa kelengkapandokumen, mengcopy kw DP

& menyiapkan tagihan keleasing

18

Delivey 1Order

4

3

2Kw 1Pel

4

3

2

Kw 1DP

SuratPernytanBPKB

SuratPermhnTransfer

Copy KwPel

Delivey 1Order

Ke Leasing Ke Konsumen12

N13

Gambar 3.11

Flowchart keuangan (penagihan)

94

Bagian Keuangan(Penerimaan uang muka dan pelunasan dari leasing)

Dari Konsumen

Menerimauang muka

MembuatTanda Terima

Sementara(TTS)

4

3

2

TTS 1

Ke Konsumen

N

1514

12

Menerimapelunasan dari

leasing

Mencocokandata dengan

kwitansipelunasan

Kw Dp 2

Kw Pel 2

Kw Dp 2

Kw Pel 2

16

Gambar 3.12

Flowchart keuangan (penerimaan uang muka)

95

Bagian Keuangan(Pencatatan Piutang)

1416

KW 2DP

KW 2Pel

TTS 2

MembuatLaporan

PenerimaanPiutang

KW 2DP

KW 2Pel

TTS 2

LaporanPiutangCustomer

KartuPiutang

17

Gambar 3.13

Flowchart keuangan (pencatatan piutang)

96

6

SPK 5

11

Faktur 3Penjualan

Bagian Keuangan(Arsip)

20

Delivery 4Order

Mencocokan dokumendan mengarsip dokumen

SPK 5

Faktur 3Penjualan

DeliveryOrder

N

Gambar 3.14

Flowchart keuangan (arsip)

97

Bagian Akuntansi

SPK 4Tunai &Kredit

5 10

Faktur 2penjualan

13

KW Pel 3

KW 3DP

19

Delivery 2Order

Mencocokan data &mengarsipdokumen

SPK 4Tunai & Kredit

Faktur 2penjualan

KW Pel 3

KW 3DP

DeliveryOrder

N

Gambar 3.15

Flowchart akuntansi

98

KW 2DP

KW 2Pel

TTS 2

LaporanPiutangCustomer

17

Bagian Akuntansi(Jurnal)

MembuatJurnal

Jurnal Penjualan& penerimaan

piutang

N

Selesai

Gambar 3.16

Flowchart akuntansi (jurnal)

99

8

5

4

3

2

Delivery 1Order

MenyiapkanKendaraan

MengecekKelengkapanKendaraan

MenyerahkanDO serahterima ke

konsumen

5

4

3

2Delivery 1Order

Bersamaandengan

kendaran

19T2018

Bagian Persediaan/Gudang

Ke Konsumen

Gambar 3.17

Flowchart bagian persediaan / gudang