bab 3 sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00365-ka bab...
TRANSCRIPT
46
Bab 3
Sistem yang Berjalan
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha
Berdirinya Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) diawali dengan
diterbitkanya majalah intisari pada tahun 1963. Dua tahun kemudian,
tepatnya pada tanggal 28 Juni 1965, ditengah usaha untuk menembus
situasi keterbatasan informasi yang terjadi pada saat itu, diterbitkanlah
sebuah koran baru bernama Kompas oleh PK Ojong ( alm. ), Jakob
Oetama ( saat ini presdir KKG ). Saat ini Kompas terkenal sebagai koran
berskala nasional terbesar di Indonesia dengan oplah lebih dari 550.000
per hari. Sedangkan Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) sampai saat
ini telah memiliki lebih dari 40 tabloid dan majalah. Kelompok Kompas
Gramedia ( KKG ) terletak di Jalan Raya Panjang No. 8 – A Kebon Jeruk,
Jakarta Barat.
Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang
objektif kepada masyarakat, Kelompok Kompas Gramedia ( KKG )
mengkhususkan diri untuk bergerak di bidang media komunikasi, baik
melalui media cetak maupun audiovisual. Baru pada sekitar tahun 80-an
Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) mulai melakukan diversifikasi
47
usaha, diluar bidang utamanya. Selain untuk mendukung usaha inti di
bidang komunikasi, pengembangan usaha ini juga dimaksudkan untuk
memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha pemerintah untuk
mengatasi masalah ketenagakerjaan di Indonesia.
Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) juga memiliki banyak anak
perusahaan, salah satu perusahaan yang tergabung di dalamnya adalah
PT. Penerbitan Sarana Bobo. PT. Penerbitan Sarana Bobo disahkan
berdasarkan akta pendirian No.35 pada tanggal 29 Maret 1985 dihadapan
notaris Santa Juliet Mawati, SH.
PT. Penerbitan Sarana Bobo menerbitkan majalah dan tabloid
dengan berbagai tema dan dapat dinikmati oleh berbagai kalangan usia.
Majalah dan tabloid tersebut antara lain adalah Bobo, Nova, Otomotif,
Hai dan lain – lain. PT. Penerbitan Sarana Bobo memiliki divisi yang
berfungsi untuk mensupport kegiatan unit usaha lain yang tergabung
dalam Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ). Unit usaha yang berada di
bawah manajemen Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ), yaitu
Corporate Facility Management ( CFM ), Corporate Human Resources (
CHR), Corporate Comptroller, Corporate Finance, Corporate
information Technology & Information System, Corporate Circulation,
Corporate Advertising, Group of Magazine, Group of Books Publishing,
Group of Regional Newspaper, Group of Printing, Group of Retail
Business, Group of Hotel and Resort, Kompas, Kontan, Warta Kota,
48
Surya, Sports & Health Media, Kompas.com, Sonora, Graha Kerindo
Utama.
General Affairs ( GA ) – Group of Magazine Kompas Gramedia
merupakan salah satu divisi yang berada di PT. Penerbitan Sarana Bobo.
GA bergerak dalam bidang jasa yang melayani dan mensupport kegiatan
internal pada Group of Magazine Kompas Gramedia. Kegiatan pelayanan
tersebut diantaranya pengadaan Alat Tulis kantor ( ATK ) untuk unit
perusahaan yang berada dalam Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ).
Selain itu, general Affair ( GA ) – Group of Magazine Kompas Gramedia
juga melayani penyewaan Ballroom dan mobil untuk lingkungan internal
maupun eksternal perusahaan.
49
3.1.2 Struktur Organisasi
3.1.2.1 Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia
Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia
( Sumber : Human Resources Department )
50
Gambar 3.2 Struktur Organisasi General Affairs Department ( Sumber : 2010, GS Superintendent )
51
3.1.3 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
masing – masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Manager General Affairs
Adapun tugas dari manager general affairs adalah sebagai
berikut :
a. Membuat kalkulasi biaya.
b. Melaksanakan presentasi.
c. Mengkoordinasikan pekerjaan yang berkaitan dengan
unit/bagian lain di Group of Magazine ( Redaksi, Iklan,
Promosi, Human Resources, Pre Press, Research dan
Pengembangan ) dalam hal melakukan kegiatan dan
kerjasama.
d. Menjalin dan membina hubungan dengan pihak luar dalam
rangka, kerjasama, dan membangun citra perusahaan.
e. Melakukan evaluasi atas kinerja karyawan dan penilaian
karya terhadap karyawan di General Affairs Department.
f. Mengembangkan potensi dan melatih keterampilan
karyawan di Bagian Umum sesuai tuntutan kerja dalam
melaksanakan tugasnya.
52
g. Menganalisa dan mengatasi keluhan, persoalan, dan
penyimpangan kerja di General Affairs Department dan atau
yang berkaitan dengan unit / pihak lain.
h. Membina semangat dan kerjasama tim untuk mencapai
sasaran kerja di General Affairs Department, dengan cara
antara lain : mengarahkan, memberikan saran, masukan,
penghargaan, dan teguran.
i. Menyusun program kerja dan anggaran untuk General
Affairs Department.
j. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan program
kerja dan anggaran General Affairs Department, antara lain :
• Melakukan evaluasi hasil kerja dan realisasi anggaran
secara periodik.
• Memberikan rekomendasi pengeluaran biaya operasional
General Affairs Department.
k. Mengembangkan dan menetapkan system dan prosedur
kerja ( SOP = Standard Operating Procedure ), dan atau
mekanisme kerja di General Affairs Department, serta yang
terkait dengan unit / bagian atau pihak lain, antara lain :
• Merevisi dan menetapkan sistem dan prosedur pemakaian
peralatan kerja / inventaris.
53
• Membuat mekanisme kerja untuk kebutuhan General
Affairs Department.
• Membuat mekanisme kerja untuk pengadaan, perawatan,
dan perbaikan sarana dan prasarana kerja.
l. Menyampaikan informasi manajemen bisnis kepada pihak
yang berkepentingan pada rapat setingkat kelompok dan
corporate.
m. Melakukan negosiasi bisnis dengan pihak luar sesuai
ketentuan yang berlaku di perusahaan.
Sedangkan wewenang dari manager general affairs adalah
sebagai berikut :
a. Dalam hal mengkoordinasikan pekerjaan yang terkait
dengan bagian / unit lain di kelompok majalah terkait
dengan jasa pelayanan perkantoran, pengelolaan gedung dan
studio foto, serta pengadaan sarana / fasilitas kerja di
Gramedia of Magazine.
b. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan dari General
Affairs Department.
c. Penyusunan program kerja dan anggaran dari General
Affairs Department.
54
d. Dalam hal yang terkait dengan pengembangan dan
penetapan system dan prosedur kerja ( SOP ), dan atau
mekanisme kerja di General Affairs Department.
e. Dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi bisnis
dengan pihak luar dalam rangka kerjasama dan membangun
citra perusahaan.
2. General Service Superintendent
Tugas dari general service superintendent adalah sebagai
berikut :
a. Melakukan presentasi yang berkaitan dengan pengelolaan
jasa layanan perkantoran untuk unit – unit kerja di Group of
Magazine.
b. Menganalisa dan mengevalusai data – data dan pelaksanaan
kegiatan berkaitan dengan jasa layanan perkantoran untuk
unit – unit kerja di Group of Magazine serta mengolah data
tersebut menjadi informasi manajemen.
c. Menyusun rencana kerja, meliputi antara lain :
• Membuat rencana kerja General Service Section.
• Memimpin rapat General Service Section secara periodik.
• Membagi tugas / pekerjaan pada karyawan yang berada di
General Service Section.
55
d. Mengawasi pelaksanaan tugas / pekerjaan di General
Service Section.
e. Menjalani dan membina hubungan dengan pihak luar dalam
rangka kerjasama dan membangun citra perusahaan.
f. Melakukan evaluasi atas kinerja karyawan dan penilaian
karya terhadap karyawan di General Service Section.
g. Mengembangkan potensi dan melatih keterampilan
karyawandi General Service Section sesuai tuntutan kerja
dalam melaksanakan tugasnya.
h. Menganalisa dan mengatasi keluhan, persoalan, dan
penyimpanan kerja di General Services Section dan atau
yang berkaitan dengan unit / pihak lain.
i. Membina semangat dan kerjasama tim untuk mecapai
sasaran kerja di General Services Section, dengan cara
antara lain : mengarahkan, memberikan saran, masukan,
penghargaan dan teguran.
Sedangkan wewenang dari general service superintendent
adalah sebagai berikut :
56
a. Penyusunan rencana kerja, termasuk juga pembagian kerja
di General Services Section yang menjadi tanggung
jawabnya.
b. Evaluasi dan penilaian kinerja terhadap karyawan –
karyawan di General Services Section.
3. Petugas Kendaraan
a. Melaksanakan kegiatan mendukung kegiatan operasional
unit – unit kerja lain di Kelompok Majalah, meliputi antara
lain :
• Membantu kelancaran penyelenggaraan event / kegiatan
unit kerja lain ( redaksi, bisnis ).
• Menyiapkan peralatan dan perlengkapan event ( ulang
tahun, demo masak, dan lain – lain ).
b. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan relokasi atau
pindah tempat kerja, bagi unit-unit kerja di lingkungan
Kelompok Majalah, meliputi antara lain :
• Menyiapkan, mengepak, membungkus barang dan
peralatan kantor.
• Mengangkat dan mengikat, kemudian mengirimkan
barang, peralatan kantor untuk diletakkan sesuai layout dan
peruntukkannya di lokasi baru.
57
c. Melaksanakan kegiatan layanan kendaraan operasional
bagian umum, meliputi antara lain :
• Menangani gangguan pada kendaraan operasional di hari
dan jam kerja ( gangguan akibat kecelakaan lalu lintas,
mogok ).
• Mengambil kendaraan dalam hal karyawan mengalami
PHK dan tidak memenuhi kewajiban atas kredit kendaraan
karyawan.
• Memeriksa kelayakan dan kelengkapan kendaraan
operasional General Services Section.
d. Melayani permintaan peminjaman kendaraan dari unit kerja
ke Bagian Kendaraan Divisi General Affairs Kompas
Gramedia atau luar perusahaan.
e. Membuat order, meliputi antara lain :
• Membuat order klaim asuransi kendaraan operasional (
kecelakaan dan kehilangan ) di unit kerja ke Bagian
Kendaraan Divisi General Affairs Kompas Gramedia.
• Membuat order perbaikan atau penanganan keluhan
kendaraan operasional di unit kerja ke bengkel Bagian
Kendaraan Divisi General Affairs atau bengkel luar.
58
• Membuat order perpanjangan masa berlaku STNK
kendaraan operasional dan dinas jabatan di Kelompok
Majalah.
• Membuat order pengurusan kehilangan surat-surat
kendaraan operasional dan dinas jabatan Kelompok
Majalah.
f. Melakukan kegiatan administrasi, meliputi :
• Membuat buku catatan kondisi operasional Bagian General
Affairs ( Palmerah )
• Membuat catatan klaim asuransi dari unit kerja di
Kelompok Majalah.
• Membuat catatan permintaan peminjaman kendaraan
operasional unit kerja di Kelompok Majalah ( ke bagian
Kendaraan atau antar unit di Kelompok Majalah ).
• Membuat catatan masa berlaku STNK kendaraan
operasional di Kelompok Majalah.
• Membuat catatan kehilangan surat-surat kendaraan
operasional.
g. Melakukan pengarsipan data dan dokumen, yang
berhubungan dengan kegiatan layanan umum dan layanan
kendaraan operasional, antara lain :
• Form klaim asuransi
59
• Form peminjaman kendaraan antar unit kerja.
• Fotocopy STNK.
• Fotocopy laporan kehilangan di kepolisian dan surat
pengantar dari unit kerja.
• Buku catatan dan laporan pemakaian kendaraan
operasional Bagian General Affairs.
• Buku catatan keluhan dan perbaikan yang dilakukan
melalui Bagian General Affairs.
h. Membuat laporan, meliputi antara lain :
• Laporan kondisi kendaraan operasional Bagian General
Affairs.
• Rekap peminjaman kendaraan oleh unit kerja di Kelompok
Majalah secara periodik.
• Laporan lainnya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
layanan umum dan kendaraan operasional.
60
3.2 Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan
General Affairs ( GA ) memiliki 37 mobil yang terdiri dari 12 mobil
buffer dan operasional serta 25 mobil Advertising Sales Marketing ( ASM
) yang perawatannya dilakukan oleh General Affairs ( GA ).
Prosedur Peminjaman Mobil Operasional dan Buffer
Proses bisnis dimulai ketika unit memesan mobil ke Bagian Piket.
Pemesanan mobil dapat dilakukan melalui telepon maupun datang
langsung. Bagian Piket akan mengecek mobil yang dipesan tersedia atau
tidak. Apabila tersedia, Bagian Piket akan melakukan konfirmasi
mengenai tanggal pakai dan lamanya waktu peminjaman. Setelah terjadi
kesepakatan pinjaman, Bagian Piket mengisi Formulir Pemakaian
Kendaraan Operasional ( FPKO ) tiga rangkap. Rangkap ke-1 diarsip,
Rangkap ke-2 diberikan kepada unit, dan rangkap ke-3 diberikan kepada
Bagian Pembayaran. Setelah itu, unit peminjam harus membayar
langsung tagihan peminjaman mobil ke Bagian Pembayaran dan
menerima kwitansi sebagai bukti pembayaran. Proses pemberian kunci
diberikan setelah unit menunjukkan kwitansi kepada Bagian Piket, dan
unit dapat langsung mengambil mobil di area parkir dengan menunjukan
Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional ( FPKO ) kepada security .
61
Pengembalian mobil dilakukan oleh unit pemakai dengan memarkir
mobil di area parkir semula, dan menyerahkan kunci kepada Bagian
Piket. Bagian Piket akan memeriksa kelengkapan surat – surat mobil.
Setelah itu meminta unit untuk menandatangani Buku Ekspedisi sebagai
tanda serah terima mobil.
Pemeriksaan dan pengecekan kondisi mobil dilakukan oleh Bagian
Non – Piket. Pemeriksaan tersebut dilakukan terhadap mobil yang tidak
dipakai dan mobil yang telah dipakai. Pengecekan yang dilakukan setiap
hari untuk memeriksa jumlah Km dan BBM, sedangkan pengecekan
mingguan dilakukan untuk memeriksa kondisi mesin sampai kondisi fisik
mobil tersebut. Bagian Non – Piket akan mencatat hasil pengecekan
tersebut ke dalam Form Check List.
Jika terjadi kecelakaan, maka Bagian Piket akan mengeluarkan
Formulir Berita Acara yang berisi tentang informasi kerugian atas
pemakaian mobil. Formulir tersebut diisi oleh pemakai dengan
menyerahkan fotokopi KTP dan SIM pengemudi untuk pengurusan klaim
ke asuransi.
Setiap bulannya Bagian Piket , Non – Piket dan Bagian Pembayaran
membuat laporan – laporan yang diserahkan kepada Manajer . Laporan
tersebut antara lain Laporan Pemakaian Kendaraan dan Laporan
Perawatan Kendaraan Buffer dan ASM .
62
Proses Peminjaman Mobil ASM
Proses Bisnis dimulai ketika unit memesan mobil ke Bagian Piket.
Pemesanan mobil dapat dilakukan melalui telepon maupun datang
langsung. Bagian Piket akan mengecek mobil yang dipesan tersedia atau
tidak. Apabila tersedia, Bagian Piket akan melakukan konfirmasi
mengenai tanggal pakai dan lamanya waktu peminjaman. Setelah terjadi
kesepakatan pinjaman, Bagian Piket mengisi Formulir Pemakaian
Kendaraan Operasional ( FPKO ) tiga rangkap. Rangkap ke-1 diarsip,
Rangkap ke-2 diberikan kepada unit, dan rangkap ke-3 diberikan kepada
Bagian Pembayaran. Unit menerima kunci bersamaan dengan FPKO yang
telah diisi. Kemudian, unit dapat langsung mengambil mobil di area
parkir dengan menunjukan Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional (
FPKO ) kepada security.
Bagian Pembayaran akan membuat Nota Tagihan sebanyak tiga
rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Corporate Finance kantor pusat,
rangkap ke-2 diberikan kepada unit pemakai, dan rangkap ke-3 diarsip
untuk dibuat jurnal. Pengembalian mobil dilakukan oleh unit pemakai
dengan memarkir mobil di area parkir semula, dan menyerahkan kunci
kepada Bagian Piket. Bagian Piket akan memeriksa kelengkapan surat –
surat mobil. Setelah itu meminta unit untuk menandatangani Buku
Ekspedisi sebagai tanda serah terima mobil.
63
Pemeriksaan dan pengecekan kondisi mobil dilakukan oleh Bagian
Non – Piket. Pemeriksaan tersebut dilakukan terhadap mobil yang tidak
dipakai dan mobil yang telah dipakai. Pengecekan yang dilakukan setiap
hari untuk memeriksa jumlah Km dan BBM, sedangkan pengecekan
mingguan dilakukan untuk memeriksa kondisi mesin sampai kondisi fisik
mobil tersebut. Bagian Non – Piket akan mencatat hasil pengecekan
tersebut ke dalam Form Check List.
Jika terjadi kecelakaan, maka Bagian Piket akan mengeluarkan
Formulir Berita Acara yang berisi tentang informasi kerugian atas
pemakaian mobil. Formulir tersebut diisi oleh pemakai dengan
menyerahkan fotokopi KTP dan SIM pengemudi untuk pengurusan klaim
ke asuransi.
Setiap bulannya Bagian Piket , Non – Piket dan Bagian Pembayaran
membuat laporan – laporan yang diserahkan kepada Manajer . Laporan
tersebut antara lain Laporan Pemakaian Kendaraan dan Laporan
Perawatan Kendaraan Buffer dan ASM.
64
3.2.2 Rich Picture
Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Mobil Buffer
65
Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Mobil ASM
66
Gambar 3.5 Rich Picture Pengembalian Mobil ASM dan Buffer
Gambar 3.6 Rich Picture Pemeriksaan dan Pengecekan Mobil ASM dan Buffer
67
3.2.3 Identifikasi Event
3.2.3.1 Event Tabel Mobil Buffer
Event Internal Agent Start When Activity
Menerima pesanan
mobil
Bagian Piket Ketika unit
memesan mobil
Menerima pesanan
mobil, mengecek
mobil, melakukan
konfirmasi,
membuat FPKO 3
rangkap
Menerima
pembayaran
Bagian
Pembayaran
Ketika Menerima
FPKO dari Bagian
Piket
Menerima
pembayaran,
menyerahkan
kwitansi
Menyerahkan Kunci Bagian Piket Ketika unit
menujukkan
kwitansi
Menyerahkan kunci
dan STNK
Mencocokkan FPKO Security Ketika unit
mengambil mobil
Mencocokkan
FPKO dengan
mobil yang diambil
Menerima
Pengembalian Kunci
Bagian Piket Ketika unit
Pemakai
Menerima kunci
dan STNK,
68
Tabel 3.1 Event Table Mobil Buffer Sistem Berjalan
dan STNK mengembalikan
Kunci
memeriksa
kelengkapan surat
mobil, menyiapkan
buku ekspedisi
Memeriksa dan
mengecek mobil
Bagian Non –
Piket
Ketika mobil
setelah dipakai
atau tidak gunakan.
Mengecek kodisi
mobil, mencatat
Form Check List
Mencatat Kerugian Bagian Piket Ketika terjadi
kecelakaan
Mengeluarkan
Formulir Berita
Acara,
menyerahkan
fotocopy KTP dan
SIM.
Menerima Laporan Manajer Ketika Bagian
Piket, Bagian Non
– Piket dan Bagian
Pembayaran
menyerahkan
Laporan
Menerima Laporan
Pemakaian
Kendaraan dan
Laporan Perawatan
Kendaraan Buffer
dan ASM
69
3.2.3.2 Event Tabel Mobil ASM
Event Internal Agent Start When Activity
Menerima pesanan
mobil
Bagian Piket Ketika unit
memesan mobil
Menerima pesanan
mobil, mengecek
mobil, melakukan
konfirmasi,
membuat FPKO 3
rangkap
Menyerahkan Kunci
dan STNK
Bagian Piket Ketika unit datang
ke Bagian Piket
Menyerahkan kunci
dan STNK
Mencocokkan FPKO Security Ketika unit
mengambil mobil
Mencocokkan
FPKO dengan mobil
yang diambil
Melakukan
penagihan
Bagian
Pembayaran
Ketika Menerima
FPKO dari Bagian
Piket
Membuat Nota
Tagihan 3 rangkap,
membuat jurnal
Menerima
Pengembalian Kunci
dan STNK
Bagian Piket Ketika unit
menyerahkan kunci
Menerima kunci dan
STNK , memeriksa
kelengkapan surat
mobil, menyiapkan
buku ekspedisi
70
Memeriksa dan
mengecek mobil
Bagian Non –
Piket
Ketika mobil
setelah dipakai atau
tidak digunakan
Mengecek kondisi
mobil, mencatat
Form Check List
Mencatat Kerugian Bagian Piket Ketika terjadi
kecelakaan
Mengeluarkan
Formulir Berita
Acara, menyerahkan
fotocopy KTP dan
SIM
Menerima Laporan Manajer Ketika Bagian
Piket, Bagian Non
– Piket dan Bagian
Pembayaran
menyerahkan
Laporan
Menerima Laporan
Pemakaian
Kendaraan dan
Laporan Perawatan
Kendaraan Buffer
dan ASM .
Tabel 3.2 Event Table Mobil ASM Sistem Berjalan
71
3.2.4 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan
3.2.4.1 Overview Activity Diagram Mobil Buffer
Gambar 3.7 Overviev Activity Diagram Mobil Buffer
72
3.2.4.2 Overview Activity Diagram Mobil ASM dan Operasional
Gambar 3.8 Overview Activity Diagram Mobil ASM dan Operasional
73
3.2.5 Workflow Table
3.2.5.1 Workflow Tabel Mobil Buffer
Actor Activity
Bagian Piket
Menerima Pemesanan Mobil
1. Menerima pemesanan
2. Mengecek Mobil
3. Melakukan Konfirmasi
4. Membuat Formulir Pemakaian Kendaraan Opersional
(FPKO) Rangkap 3.
• Lembar ke-1 diarsip
• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit
• Lembar ke-3 diberikan kepada Bagian Pembayaran
Bagian Pembayaran
Menerima Pembayaran
5. Menerima FPKO Lembar ke-3 dari Bagian Piket
6. Menerima Pembayaran
7. Menyerahkan Kwitansi
Bagian Piket
Menyerahkan Kunci Mobil
8. Menunjukan Kwitansi
9. Menyerahkan Kunci & STNK
Security
Mencocokkan FPKO
10. Mengecek FPKO yang diterima
74
11. Mengecek mobil yang diambil
Bagian Piket
Menerima Pengembalian Kunci Mobil
12. Menerima Kunci & STNK
13. Memeriksa Kelengkapan Surat Mobil
14. Menyiapkan Buku Ekspedisi
Bagian Non-Piket
Memeriksa dan Mengecek Mobil
15. Mengecek Kondisi Mobil
16. Mencatat hasil pengecekan ke dalam Form Check List
Bagian Piket
Mencatat Kerugian
17. Mengeluarkan Formulir Berita Acara
18. Menyerahkan Fotocopy KTP dan SIM
Bagian Piket
Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan
19. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Buffer
20. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Operasional &
ASM
21. Menyerahkan Laporan kepada Manajer
Bagian Non-Piket
Membuat Laporan Perawatan Mobil
22. Membuat Laporan Perawatan Mobil Buffer
23. Membuat Laporan Perawatan Mobil Operasional & ASM
24. Menyerahkan Laporan kepada Manajer
Tabel 3.3 Workflow Table Mobil Buffer Sistem Berjalan
75
3.2.5.2 Workflow Tabel Mobil ASM
Actor Activity
Bagian Piket
Menerima Pemesanan Mobil
1. Menerima pemesanan
2. Mengecek Mobil
3. Melakukan Konfirmasi
4. Membuat Formulir Pemakaian Kendaraan Opersional
(FPKO) Rangkap 3.
• Lembar ke-1 diarsip
• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit
• Lembar ke-3 diberikan kepada Bagian Pembayaran
Bagian Piket
Menyerahkan Kunci Mobil
5. Menyerahkan Kunci
6. Menyerahkan STNK
Bagian Pembayaran
Melakukan Penagihan
7. Menerima FPKO Lembar ke-3 dari Bagian Piket
8. Menagih Unit Pemakai
9. Membuat Nota Tagihan Rangkap 3.
• Lembar ke-1 diberikan kepada Corporate Finance
Kantor Pusat
• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit Pemakai
76
• Lembar ke-3 diarsip untuk membuat Jurnal
Security
Mencocokkan FPKO
10. Mengecek FPKO yang diterima
11. Mengecek mobil yang diambil
Bagian Piket
Menerima Pengembalian Kunci Mobil
12. Menerima Kunci & STNK
13. Memeriksa Kelengkapan Surat Mobil
14. Menyiapkan Buku Ekspedisi
Bagian Non-Piket
Memeriksa dan Mengecek Mobil
15. Mengecek Kondisi Mobil
16. Mencatat hasil pengecekan ke dalam Form Check List
Bagian Piket
Mencatat Kerugian
17. Mengeluarkan Formulir Berita Acara
18. Menyerahkan fotocopy KTP dan SIM
Bagian Piket
Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan
19. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Buffer
20. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Operasional
dan ASM
21. Menyerahkan Laporan kepada Manajer
Bagian Non-Piket
Membuat Laporan Perawatan Mobil
22. Membuat Laporan Perawatan Mobil Buffer
23. Membuat Laporan Perawatan Mobil Operasional dan
77
ASM
24. Menyerahkan Laporan kepada Manajer
Tabel 3.4 Workflow Table Mobil ASM Sistem Berjalan
3.2.6 Formulir dan Laporan Pada Sistem yang Berjalan
Formulir dan Laporan yang digunakan pada General Affairs (GA)
– Kompas Gramedia adalah :
1. Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional ( FPKO )
FPKO dibuat oleh Bagian Piket untuk mengetahui unit yang akan
menyewa mobil dan merek mobil yang akan disewa. FPKO memiliki
field tanggal pesan , Mobil Nomor, NIK/Nama, Bagian/Unit, No.Ext,
Tanggal Pakai, Tanggal Kembali, Jam Keluar, Jam Masuk,
Tujuan/Keperluan, Keterangan Jenis Peminjaman,dan Keterangan
BBM. FPKO dibuat 3 Rangkap :
- Rangkap 1 : Diarsip
- Rangkap 2 : Diberikan kepada Unit yang meminjam mobil
- Rangkap 3 : Diberikan kepada Bagian Pembayaran.
2. Nota Tagihan
Nota Tagihan dibuat oleh Bagian Pembayaran untuk mengetahui
tagihan atau jumlah yang harus dibayar atas penyewaan mobil. Nota
78
Tagihan memiliki field Nomor, Dari, Untuk Unit, Bulan, Nomor Urut,
Kategori, Nomor Account, Jumlah, PPN, dan Total.
Nota Tagihan dibuat 3 Rangkap :
- Rangkap 1 : Diberikan pada Coporate Finance Gramedia Pusat
- Rangkap 2 : Diberikan pada Unit Pemakai
- Rangkap 3 : Diarsip.
3. Formulir Check List
Formulir Check List dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk
mencatat hasil pengecekan kondisi mobil. Formulir Check List
memiliki field Tanggal, Jam, Nomor, Nomor polisi, Jenis/merek, KM,
BBM, STNK, Tool Set, Kunci Roda, Dongkrak, Dop.Roda, Intrm
Lampu, power Window, Central Lock, AC, Rem Parkir, Air Radiator,
Power Stering, Rem Oil, Engine Oil, Tekanan Ban, Body B/K, Body
P.B.BB.BL, Keterangan dan Paraf Petugas.
4. Formulir Berita Acara
Formulir Berita Acara dibuat oleh Bagian Piket untuk mengetahui
kerugian apabila terjadi kecelakaan. Formulir Berita Acara memiliki
field Nomor, Tanggal Masuk, Bengkel, Identitas, Kendaraan,
Informasi Kerugian/Kecelakaan, Penjelasan kejadian, Gambar
Kejadian.
79
5. Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer
Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer dibuat oleh
Bagian Piket untuk mengetahui jumlah pemakaian mobil operasional
dan buffer yang disewakan setiap bulannya. Laporan Pemakaian Mobil
Operasional dan Buffer memiliki field no, nomor polisi, tanggal pesan,
nomor form, unit pemakai, keperluan peminjaman, tanggal pinjam,
jam pinjam, tanggal kembali, jam kembali, tujuan.
6. Laporan Pemakaian Mobil ASM
Laporan Pemakaian Mobil ASM dibuat oleh Bagian Piket untuk
mengetahui jumlah pemakaian mobil ASM yang dipinjam setiap
bulannya. Laporan Pemakaian Mobil ASM memiliki field no, nomor
polisi, tanggal pesan, nomor form, unit pemakai, keperluan
peminjaman, tanggal pinjam, jam pinjam, tanggal kembali, jam
kembali, kerusakan/mogok, dan tujuan.
7. Laporan Perawatan Bulanan Kendaraan Operasional dan Buffer
Laporan ini dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk mengetahui
perawatan mobil operasional dan buffer yang dilakukan setiap bulan.
Laporan ini memiliki field nomor, nomor polisi, tanggal service, KM,
nomor SPK, nama bengkel, nama barang yang diganti/pekerjaan,
harga, jumlah, total.
80
8. Laporan Perawatan Bulanan Kendaraan ASM
Laporan ini dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk mengetahui
perawatan mobil ASM yang dilakukan setiap bulan. Laporan ini
memiliki field nomor, nomor polisi, tanggal service, KM, nomor SPK,
nama bengkel, nama barang yang diganti/pekerjaan, harga, jumlah,
total.
81
3.2.7 Analisa Temuan Hasil Survey
Temuan 1 Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional (FPKO), Formulir
Check List, dan Formulir Berita Acara yang digunakan oleh
General Affair (GA) masih manual.
Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 76 - 77 ), penggunaan formulir
elektronik sebagai media untuk menanggap data yang akan diolah
dalam pengolahaan data elektronik memiliki manfaat berikut ini :
1. Tidak pernah kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.
5. Kecepatan pengisian formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali.
7. Tidak ada data yang mengembang.
Sebab General Affairs kurang menyadari manfaat pentingnya penggunaan
formulir elektronik.
Akibat Dalam pencatatan transaksi, General Affairs memakan waktu lama.
Rekomendasi Membuat Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional (FPKO),
Formulir Check List, dan Formulir Berita Acara dalam bentuk
formulir elektronik.
Tabel 3.5 Analisa Temuan Hasil Survey 1
82
Temuan 2 Judul Laporan Kerugian tidak sesuai dengan isi yang tertera pada
formulir.
Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 83 ), nama formulir biasanya dipilih
untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini
dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap
formulir tersebut.
Sebab Adanya ketidak telitian dalam pemberian nama formulir.
Akibat General Affairs sulit untuk mengidentifikasi fungsi dari formulir
tersebut.
Rekomendasi Mengganti judul Laporan Kerugian dengan Formulir Berita Acara.
Tabel 3.6 Analisa Temuan Hasil Survey 2
Temuan 3 Tidak adanya nomor formulir yang tertera dalam formulir
cheklist.
Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 85 ), nomor urut tercetak digunakan
untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk
mengidentifikasi transaksi bisnis.
Sebab Kurangnya ketelitian dalam pembuatan formulir.
Akibat General Affairs akan sulit mencari formulir berdasarkan nomor
urut tercetak.
83
Rekomendasi Membuat Formulir Check List dengan mencantumkan nomor
formulir tercetak.
Tabel 3.7 Analisa Temuan Hasil Survey 3
Temuan 4 Tidak adanya dokumen pendukung Bukti Penerimaan biaya
sewa Mobil Buffer terhadap transaksi penyewaan mobil atas
nama pribadi yang dibayar secara tunai.
Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat
untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.
Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan
informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses
bisnis.
Akibat Tidak ada bukti transaksi pembayaran tunai atas penyewaan
mobil buffer.
Rekomendasi Membuat dokumen Bukti Penerimaan biaya sewa Mobil Buffer
untuk mencatat transaksi pembayaran penyewaan mobil buffer.
Tabel 3.8 Analisa Temuan Hasil Survey 4
84
Temuan 5 Pengembalian mobil masih dicatat secara manual dengan
menggunakan Buku Ekspedisi
Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat
untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.
Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan
informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses
bisnis.
Akibat General Affairs akan sulit mendapatkan informasi tentang mobil
yang telah kembali dan sulit mengetahui keluhan dari unit yang
meminjam.
Rekomendasi Membuat Formulir Pengembalian dan Keluhan dalam bentuk
formulir elektronik untuk menyimpan data mobil yang telah
dikembalikan dan keluhan dari unit.
Tabel 3.9 Analisa Temuan Hasil Survey 5
Temuan 6 Tidak adanya dokumen pendukung Bukti Pembayaran Kerugian
dan Nota Tagih Kerugian untuk mencatat biaya kerugian apabila
mobil mengalami kecelakaan.
Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat
untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.
85
Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan
informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses
bisnis.
Akibat Tidak ada bukti transaksi pembayaran dan tagihan kerugian atas
mobil yang mengalami kecelakaan.
Rekomendasi Membuat dokumen Bukti Pembayaran Kerugian dan Nota
Tagihan Kerugian untuk mencatat penerimaan uang ganti rugi.
Tabel 3.10 Analisa Temuan Hasil Survey 6
3.2.8 Identifikasi Kebutuhan Informasi
1. Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional ( FPKO )
Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional dibuat untuk
mengetahui unit yang akan menyewa mobil dan merek mobil yang
akan disewa.
2. Formulir Berita Acara ( FBA )
Formulir Berita Acara dibuat untuk mencatat informasi mengenai
unit peminjam dan mobil yang mengalami kecelakaan.
86
3. Formulir Check List
Formulir Check List dibuat untuk mencatat kondisi mobil dalam
periode per hari dan perminggu.
4. Formulir Pengembalian dan Keluhan (FPK)
FPK dibuat untuk mencatat mobil yang telah kembali dan
menampung keluhan unit atas keadaan mobil yang disewa.
5. Bukti Penerimaan Biaya Sewa (BPBS)
BPBS dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran atas penyewaan
mobil buffer.
6. Bukti Pembayaran Kerugian ( BPK )
BPK dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran biaya ganti rugi
terhadap mobil buffer yang mengalami kecelakaan.
7. Nota Tagih Kerugian ( NTK )
NTK dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran biaya ganti rugi
terhadap mobil ASM yang mengalami kecelakaan.
87
8. Laporan Manajerial
a. Laporan Pemakaian Mobil Buffer Bulanan
Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer Bulanan
adalah laporan yang berisi tentang jumlah pemakaian mobil
Buffer setiap bulannya.
b. Laporan Pemakaian Mobil ASM Bulanan
Laporan pemakaian Mobil ASM bulanan adalah laporan yang
berisi tentang jumlah pemakaian mobil ASM setiap bulannya.
9. Laporan Analisis
a. Laporan Mobil Buffer yang Sering Dipinjam
Laporan ini berisi tentang mobil buffer yang paling sering
dipinjam dalam setiap bulannya.
b. Laporan Mobil ASM yang Sering Dipinjam
Laporan ini berisi tentang mobil ASM yang paling sering
dipinjam setiap bulannya.
10. Laporan Financial
a. Laporan Tagihan ASM
Laporan ini berisi tentang seluruh jumlah tagihan yang
didapat dari penyewaan mobil ASM.
88
b. Laporan Pendapatan Mobil Buffer
Laporan ini berisi tentang seluruh pendapatan yang
diterima atas penyewaan mobil buffer.