bab 3 tinjauan sistem informasi yang berjalanthesis.binus.ac.id/doc/bab3/lbm2005-138-bab 3.pdf ·...
TRANSCRIPT
61
BAB 3
TINJAUAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Sekilas tentang PT FI
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT FI didirikan berdasarkan Akta Notaris A. Partomuan Pohan, SH, LLM No. 6,
tanggal 2 September 1993. Akta Perubahan Status Perseroan PMDN menjadi PMA, dan
Perubahan Nama dari PT IM ke PT FI berdasarkan Notaris P. Sutrisno A. Tampubolon,
SH No. 4, tanggal 1 September 1998. Akte Perubahan Anggaran Dasar terakhir yaitu
Notaris Sutjipto, SH No. 146, tanggal 16 Agustus 2002. PT FI mulai mengembangkan
usahanya pada bulan September 1993. Pada awal usahanya, perusahaan ini bergerak
dalam bidang pemasaran produk-produk pelumas industri dan automotive serta chemical
khusus untuk pewarna, dyes stuff, proses pembuatan tekstil dan kulit.
Setelah pemasaran semakin berkembang, maka diputuskan untuk memperbesar
usaha dengan mendirikan blending plant sendiri dengan nama PT IM. Kemudian pada
bulan Oktober 1997 manajemen memutuskan untuk bergabung dalam FUCHS Group
yang memiliki teknologi canggih dalam pengadaan produk-produk pelumasnya.
PT FI merupakan perusahaan yang pusatnya ada di Jakarta, dan memiliki anak
cabang yang tersebar di Indonesia, yaitu Surabaya, Makasar, dan Balikpapan. Masing-
masing anak cabang dalam menjalankan kegiatannya selalu dipantau oleh perusahaan
pusat, sehingga kegiatan apapun yang ada di perusahaan cabang, dapat diketahui oleh
kantor pusat.
62
3.1.2 Misi dan Visi Serta Sasaran Strategis PT FI
PT FI memiliki visi :
‘ TO BE A LEADER IN LUBRICANT MANUFACTURING AND SERVICE ’.
Visi ini merupakan tujuan jangka panjang yang digunakan sebagai pengarah
dalam membangun perusahaan. PT FI memiliki keyakinan yang kuat bahwa suatu saat
nanti akan dapat menjadi perusahaan yang mampu sejajar dan bersaing dengan
perusahaan-perusahaan pelumas yang ada di seluruh dunia. Sehingga keberadaannya
diakui dalam industri pelumas di Asia Pasifik ini.
Selanjutnya dalam rangka mewujudkan visi yang ada, PT FI memiliki misi dan
komitmen yaitu :
Misi PT FI :
1. Menjaga hubungan yang erat dengan pelanggan secara logistik dan profesional.
2. Menyediakan produk dan jasa mutu yang berkualitas tinggi.
3. Menyediakan produk dan jasa yang ramah lingkungan.
Misi ini akan mewarnai strategi jangka panjang yang ada di perusahaan.
Manajemen PT FI sangat menyadari bahwa untuk melaksanakan misi dan mencapai visi
perlu adanya kerja keras dan kerja sama semua pihak yang ada di PT FI. Oleh karena itu
manajemen selalu mensosialisasikan visi dan misi yang ada kepada seluruh
karyawannya.
Komitmen PT FI:
1. Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.
2. Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan.
3. Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan
standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik.
63
4. Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas.
5. Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium terbaru.
Kebijakan mutu tersebut dimaksudkan untuk memberikan gambaran dan arahan
mengenai maksud PT FI dalam menerapkan manajemen mutu dan sasaran yang akan
dicapai. PT FI mempunyai komitmen ”Mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang
tinggi”. Hal ini mengandung maksud bahwa perusahaan bertekad untuk meningkatkan
pencapaian kepuasan terhadap pelanggan. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan
bertekad selalu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. Hal ini
mengandung maksud bahwa pelayanan yang dilakukan kepada pelanggan akan selalu
memperhatikan kebutuhan yang ada pada pelanggan.
“Mengembangkan kesetiaan dan kesinambungan dari pelanggan”. Hal ini
mengandung arti bahwa PT FI selalu berupaya agar pelanggan tetap setia menggunakan
produk-produk yang telah dipakainya dan berusaha agar apabila ada kebutuhan pelumas
lain, mereka akan menggunakan produk-produk FUCHS.
“Mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan
standar internasional melalui inovasi dengan menciptakan produk yang lebih baik”. Hal
ini mengandung arti bahwa PT FI selalu berusaha untuk mengadakan inovasi-inovasi
dalam pengembangan produk-produk baik itu berupa keragaman jenis maupun
peningkatan formulasinya dengan standar internasional dan melalui tes-tes yang diakui
secara internasional pula.
Hal ini dilakukan dengan cara:
a. Melalui pemilihan yang ketat atas bahan-bahan baku dan cara pemrosesan yang
diawasi secara ketat pula.
b. Melakukan kontrol kualitas dan produksi
64
c. Packaging dan penyimpanan yang memenuhi standar internasional
d. Pengiriman yang dilakukan oleh alat angkutan sendiri atau kontraktor angkutan tetap
yang ditunjuk dalam rangka mengindari pemalsuan.
“Mendukung pelanggan dengan didasarkan pada pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI selalu menyajikan dukungan yang
maksimal terhadap para pelanggan dengan memberikan:
a. Dukungan teknis, berupa training-training mengenai pengetahuan pelumasan, cara-
cara penggunaan yang tepat, trouble shooting guide apabila terjadi permasalahan di
lapangan.
b. Pelatihan yang terus menerus terhadap staff marketing, accounting, sales
administration, bagian produksi, dan pengiriman agar proses administrasi
pengiriman dapat memuaskan pelanggan.
“Mendukung lini produk dengan menyediakan peralatan tes dan laboratorium
terbaru”. Hal ini mengandung arti bahwa PT FI dapat menyediakan dan meningkatkan
alat tes dan alat bantu produksi agar selalu sesuai dengan standar prosedur pengetesan
internasional.
Kebijakan mutu ini akan disosialisasikan kepada seluruh karyawan dengan
berbagai cara yang ada. Kebijakan mutu ini juga akan selalu ditinjau pada periode
tertentu dan direvisi jika diperlukan guna meningkatkan efektivitas sistem manajemen
mutu yang ada.
65
3.1.3 Teknologi Produksi dan Informasi
3.1.3.1 Teknologi Produksi
Dalam melaksanakan proses produksi pelumas, PT FI memilih teknologi
produksi yang telah terbukti mampu menghasilkan pelumas yang memenuhi kualitas
yang ditetapkan. Teknologi produksi yang dilakukan di PT FI juga mendapatkan
pengawasan dari FUCHS Internasional. PT FI akan selalu menjaga agar teknologi
produksi yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan lancar. PT FI juga berusaha
untuk meningkatkan kinerja teknologi produksi yang dilakukan sesuai dengan sumber
daya yang ada dan perkembangan teknologi.
Saat ini teknologi produksi pelumas yang dilakukan PT FI adalah teknologi
produksi blending yang mengolah base oil dan bahan additive menjadi pelumas. Sarana
produksi yang digunakan telah dirancang sedemikian rupa sehingga akan mampu
menghasilkan produk pelumas yang memiliki keunggulan kualitas dengan kinerja yang
memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Selain itu PT FI akan selalu memantau
dan memelihara agar sarana produksi yang digunakan selalu dalam kondisi yang baik,
terutama mesin dan peralatan produksi yang sangat berpengaruh terhadap produktivitas
dan kualitas produk pelumas. Selain itu semua alat ukur yang digunakan untuk
memperagakan kesesuaian kualitas produk akan selalu dipelihara ketepatan dan
ketelitiannya dengan melakukan kalibrasi secara berkala pada lembaga yang berwenang.
Untuk mesin dan peralatan yang berpengaruh terhadap keselamatan kerja sesuai dengan
peraturan yang berlaku juga telah diperiksa untuk mendapatkan surat kelayakan
penggunaan peralatan dari MIGAS.
Untuk memberikan jaminan terhadap pencapaian kualitas produk pelumas, PT FI
memiliki unit peralatan laboratorium pengetesan produk yang cukup lengkap. Metode-
66
metode pengujian yang dilakukan di laboratorium, semua mengacu pada standar metode
pengujian yang diakui secara internasional, antara lain :
1. ASTM
2. SAE
3. DIN
Peralatan pengukuran yang ada di laboratorium, terutama yang digunakan untuk
menunjukkan kesesuaian terhadap spesifikasi selalu dipelihara ketepatan dan
ketelitiannya. Secara rutin peralatan pengukuran tersebut dikalibrasi pada lembaga yang
berwenang.
3.1.3.2 Teknologi Informasi
PT FI telah menerapkan sistem informasi SAP, sistem tersebut digunakan untuk
mendukung kegiatan produksi yang ada. Selain itu sistem informasi yang ada juga
digunakan PT FI sebagai media komunikasi internal dan eksternal. Dalam menjaga
keamanan dan mengendalikan sistem informasi yang ada akan mengacu pada standar
dan kebijakan yang ditetapkan manajemen perusahaan. PT FI juga akan selalu berusaha
memelihara agar sistem informasi yang digunakan selalu dalam keadaan yang baik.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas
3.2.1 Struktur Organisasi
Dalam mengembangkan dan membina sumber daya manusia yang ada untuk
mendukung tercapainya tujuan organisasi seringkali organisasi mengalami hambatan
dalam menempatkan karyawannya sesuai dengan kemampuannya. Maka itu suatu
organisasi membutuhkan struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang jelas.
67
Struktur organisasi yang digunakan dalam PT FI adalah struktur organisasi
fungsional, dimana adanya pengelompokkan bagian-bagian tertentu yang menjalankan
aktivitasnya menurut fungsi dan keahlian masing-masing di dalam mencapai tujuannya
yaitu keuangan dan administrasi, produk, penjualan, produksi, riset & pengembangan
(R&D) dan pengendalian mutu (QC), teknologi informasi dan General Account dan
sumber daya manusia. Setiap bagian tersebut dipimpin oleh seorang manajer atau
direktur yang membawahi beberapa manajer yang langsung bertanggungjawab
kepadanya. Adapun struktur organisasi PT FI dapat digambarkan dalam bagan sebagai
berikut:
68
Presiden Komisaris
Presiden Direktur
Direktur KeuanganDirektur Penjualan
Manajer Keuangandan Administrasi Manajer Produk Manajer Penjualan Manajer Cabang Manajer Produksi
Koordinator R&D danQuality Assurance
(QC)Manajer IT Manajer GA dan
HRD
Supervisor Maintenance Koordinator Produksi Supervisor Produksi Supervisor Warehouse Administrasi Penjualan Document Control dan EHS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. FI
Sumber: PT. FI
69
3.2.2 Uraian Tugas Perusahaan
Adapun tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian pada struktur
organisasi PT FI adalah sebagai berikut:
1. Tugas dan tanggungjawab Presiden Komisaris: mengawasi jalannya semua
perusahaan (Fuchs) yang ada di area asia-pasifik, baik dalam sisi keuangan,
penjualan dan produksi.
2. Tugas dan tanggungjawab Presiden Direktur: mengawasi jalannya penjualan,
produksi dan keuangan PT FI
3. Tugas dan tanggungjawab Direktur Keuangan dan Penjualan: mengawasi keuangan
atau keluar masuknya sumber dan penggunaan dana serta mengawasi penjualan PT.
FI diseluruh Indonesia.
Direktur Keuangan membawahi: Manajer Keuangan dan Administrasi, Manajer
Produksi, Manajer Teknologi Informasi, sedangkan Direktur Penjualan membawahi
Manajer Produk, Manajer Penjualan, Manajer Cabang, Koordinator R&D dan QC.
Manajer GA dan HRD diawasi langsung oleh Direktur Keuangan dan Direktur
Penjualan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai
berikut:
1. Tugas dan tanggungjawab Manajer Keuangan dan Administrasi: merencanakan,
mengatur dan mengawasi sumber dan penggunaan dan penerimaan dana, mengawasi
pelaksanaan semua aktivitas yang berhubungan dengan transaksi keuangan,
menyetujui dan mengesahkan laporan keuangan, neraca rugilaba, dan operasi
perusahaan secara langsung.
2. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produk: bertanggung jawab atas kualitas,
implementasi produk dan pengembangan produk, serta penjualan secara benar.
70
3. Tugas dan tanggungjawab Manajer Penjualan: menawarkan produk dan mengelola
pesanan pelanggan, sehingga mampu meningkatkan kinerja penjualan dan
memastikan bahwa pelanggan akan mendapatkan produk pelumas sesuai dengan
kebutuhan yang ia miliki yang pada akhirnya akan memberikan kepuasan kepada
pelanggan.
4. Tugas dan tanggungjawab Manajer Cabang: menjalankan usaha pemasaran dan
penjualan yang ada di cabang, agar dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor
cabang sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
5. Tugas dan tanggungjawab Manajer Produksi: merencanakan kegiatan operasi yang
akan dilakukan termasuk produk yang akan diproduksi, jumlah yang akan
diproduksi, dan kebutuhan bahan dalam proses produksi, mengawasi jalannya
produksi, memantau inventory raw material, memastikan bahwa proses produksi dan
administrasi dilakukan dengan benar.
4. Tugas dan tanggungjawab Koordinator R&D dan QC: mengawasi pengembangan
produk yang dilakukan untuk mendapatkan produk yang memenuhi permintaan
pelanggan yang ada dengan selalu mengacu pada standar kualitas produk yang
berlaku di PT FI. Sedangkan QC bertanggungjawab memastikan bahwa karakteristik
barang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan meliputi inspeksi untuk produk,
raw material dan barang lainnya, penanganan yang harus dilakukan jika terjadi
ketidaksesuaian produk.
5. Tugas dan tanggungjawab Manajer IT: memastikan bahwa sistem dan peralatan IT
yang digunakan akan selalu dalam kondisi yang baik dan layak pakai, sehingga akan
menjamin tingkat kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon
perbaikan yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan.
71
6. Tugas dan tanggungjawab Manajer GA & HRD: mengelola sumber daya manusia
yang ada di PT FI sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, sehingga mampu
menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk
meningkatkan produktivitas yang ada.
Sedangkan struktur organisasi penanggung jawab sistem produksi dan uraian
tugasnya adalah sebagai berikut:
1. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Maintenance:
Fungsi:
Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa alat-alat produksi,
gedung dan alat transportasi layak untuk digunakan.
Tugas-Tugas:
a. Melakukan pemeliharaan dan pengecekan berkala terhadap alat-alat atau
mesin yang dipergunakan dalam proses produksi.
b. Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang terpasang dalam gedung.
c. Melaksanakan perbaikan terhadap alat-alat atau mesin yang rusak.
d. Melaporkan kepada Production Manager apabila ada hal–hal yang
perlu diperbaiki.
e. Bekerjasama dengan area terkait untuk menentukan waktu perbaikan.
Wewenang: Menentukan penggunaan jasa perbaikan.
2. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Koordinator Produksi:
Fungsi:
Dibawah pengawasan Production Manager, memastikan bahwa proses produksi dan
administrasi dilakukan dengan benar.
72
Tugas-tugas:
a. Menyiapkan process order dan memastikan bahwa permintaan barang jadi dari
bagian Sales diproduksi.
b. Mengecek dan memastikan ketersediaan raw material untuk proses produksi.
c. Mengajukan kebutuhan departemen produksi ke bagian purchasing.
d. Memonitor jalannya proses produksi.
e. Memecahkan masalah yang timbul selama proses produksi.
f. Membuat laporan produksi dan melaporkannya ke Production Manager .
Wewenang:
a. Mengeluarkan Process Order.
b. Mempunyai akses ke Modul Produksi SAP.
c. Melaksanakan pembelian barang-barang untuk keperluan produksi.
3. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Produksi:
Fungsi:
Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa proses produksi
dilaksanakan dengan benar.
Tugas-tugas:
a. Mengecek raw material dan memastikan bahwa material telah lulus uji
sebelum dimasukkan ke gudang raw material.
b. Memastikan bahwa alat dan mesin produksi layak digunakan untuk proses
produksi.
c. Mengontrol jalannya produksi mulai dari persiapan hingga pengiriman ke
gudang barang jadi.
d. Membuat laporan hasil produksi.
73
Wewenang:
a. Menandatangani delivery order (DO) penerimaan raw material
b. Menentukan over time kepada staf produksi dalam rangka melakukan semua
pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan produksi.
c. Melakukan koordinasi dengan area lain sehubungan dengan kegiatan
produksi.
4. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Supervisor Gudang dan Pengiriman:
Fungsi:
Di bawah supervisi Production Manager, memastikan bahwa pengiriman barang ke
pelanggan dilaksanakan dengan benar.
Tugas-tugas:
a. Memastikan bahwa barang dalam keadaan baik, bersih, dan aman selama di
gudang.
b. Memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan
pelanggan.
c. Mengatur dan memonitor pengiriman barang.
d. Memastikan pengiriman barang sesuai jadwal dan tepat waktu.
e. Memastikan kesesuaian antara stock aktual terhadap stock di system SAP.
Wewenang:
a. Mengatur dan memerintahkan Warehouse & Delivery Staff untuk mengirimkan
barang.
b. Mengeluarkan barang dari gudang.
74
5. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Administrasi Penjualan:
Fungsi:
Menerima purchase order (PO) customer dan meneruskannya ke pembuatan delivery
order (DO).
Tugas-tugas:
a. Membuat sales order (SO)
b. Membuat delivery order (DO)
c. Membuat invoicing dan billing serta Faktur pajak.
Wewenang:
a. Mengeluarkan sales order (SO) dan delivery order (DO)
b. Mempunyai akses ke modul sales order dan delivery order
c. Mengadakan finish product atau meminta ketersediaan barang jadi dari bagian
produksi.
6. Fungsi, tugas dan tanggungjawab Document Control & EHS:
Fungsi:
Di bawah supervisi Manager Representative, memastikan bahwa dokumen yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terkendali dan
tersosialisasikan dengan baik, serta membuat dan menjalankan Program Kesehatan
dan Keselamatan Kerja (K3).
Tugas-Tugas:
a. Melakukan pemeliharaan, sosialisasi dan audit berkala terhadap
pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
b. Melakukan pemantauan dan pemeliharaan terhadap semua peralatan dan
perlengkapan yang berhubungan dengan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3).
c. Membuat dan melaksanakan program kebersihan di setiap tempat kerja.
75
d. Melaporkan kepada Production Manager mengenai semua hal yang berkaitan
dengan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan
sistem Manajemen K3.
e. Bekerjasama dengan bagian terkait dalam melaksanakan sistem manajemen
mutu dan sistem manajemen K3.
3.3 Gambaran Sistem Informasi Produksi
3.3.1 Diagram Aliran Data
Penggambaran diagram aliran data untuk sistem yang berjalan dimulai dengan
menggambarkan diagram konteks, yaitu suatu diagram yang menggambarkan sistem
informasi produksi yang ada pada saat ini yang diterapkan oleh PT FI secara
keseluruhan. Setelah itu dilanjutkan dengan diagram nol, yang menggambarkan
subsistem dari sistem yang ada. Gambar diagram aliran data secara fisik dapat dilihat
pada gambar berikut:
76
SISTEM INFORMASIPROCESS ORDER PT.FI
SALES ADMIN
Raw_Material
Laporan_Process_Order_Selesai_Produksi
LABORATORYSTAFFPRODUCTION
COORDINATOR Internal_Purchase_Order_yang-sudah_di_ACC
Verifikasi
Process_Order
PRODUCTIONSUPERVISOR
Hasil_Pemrosesan_Verifikasi
Process_Order_Selesai_Produksi
PRODUCTIONMANAGER
Laporan_Internal_Purchase_Order
SISTEM INFORMASIPRODUKSI
Submodul CREATEPROCESS ORDER PT.FI
Laporan_Proses_Order_Selesai_Konfirmasi
Internal_Purchase_Order
Confirmation_dan_Settlement
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
PT FI
77
SALESADMIN
1.0TerimaInternal
PurchaseOrder
Internal Purchase Order
PRODUCTIONCOORDINATOR
Internal Purchase Order yang sudah di ACC
ms_Internal_Purchase_Order
2.0Cek
KetersediaanRaw Material
Raw Material
ms_Raw_Material
3.0Buat Process
Order danPrint
Raw MaterialCukup Tersedia
ms_ProcessOrder
PRODUCTIONMANAGER
Internal Purchase Orderyang sudah di ACC
LABORATORYSTAFF
Verifikasi
4.0Verifikasi
Process Order
Hasil PemrosesanVerifikasi
6.0Process
Konfirmasidan
Settlement
Confirmationdan
Settlement
NomorProcessOrder
PRODUCTIONSUPERVISOR
5.0Buat
Laporan Process Order Selesai
OperasiProduksi
Process Order Selesai Operasi Produksi
LaporanProses Order
Selesai ProduksiPrint Process
Order
Raw MaterialKurang Tersedia
Confirmation dan Settlement
LaporanProcess Order
Selesai Konfirmasi
7.0Buat
Laporan Process Order Selesai
Konfirmasi
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan
PT. FI
78
3.3.2 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order Produksi yang
Berjalan
Gambar 3.4 Gambaran Prosedur Pelaksanaan Create Process Order
Produksi yang Berjalan
79
3.3.3 Prosedur Pelaksanaan Transaksi
Uraian Prosedur dari tiap pelaksanaan transaksi yang dijalankan pada PT FI
adalah sebagai berikut:
1. Production Coordinator menerima Internal Purchase Order dari administrasi
penjualan melalui internal e-mail. Informasi yang ada pada internal purchase order:
a. Jenis produk
b. Jumlah produk yang diminta
c. Waktu pengiriman, jika diperlukan.
Internal purchase order yang sudah diterima disimpan dalam folder Internal
Purchase Order yang ada di e-mail Production Coordinator.
2. Production Coordinator memeriksa ketersediaan raw material secara sistem dengan
menggunakan program SAP. Apabila materialnya cukup maka dapat dilanjutkan ke
proses 4, jika tidak maka proses dilanjutkan ke proses 3.
3. Production Coordinator mengajukan pembelian barang apabila tidak cukup tersedia
raw material untuk di produksi hingga dapat dilakukan ke proses berikutnya.
4. Production Coordinator membuat proses order dengan menggunakan program SAP
hingga di simpan di dalam sistem dan di cetak. Di dalam proses order terdapat :
a. Nomor process order diberikan oleh sistem SAP,
b. Jumlah dan jenis produk yang akan dibuat berdasarkan internal PO yang ada,
c. Jenis dan jumlah raw material yang akan digunakan diberikan oleh sistem SAP,
d. Nomor batch diberikan oleh sistem SAP,
e. Tanggal pembuatan di isi oleh sistem SAP,
f. Tanggal selesai pembuatan ditentukan oleh sistem SAP.
g. Serta jenis tangki yang akan digunakan ditentukan oleh sistem SAP.
80
Hasil proses order yang telah selesai dibuat, dicetak untuk dilanjutkan ke proses
verifikasi process order oleh laboratorium (no 5).
5. Laboratory Staff melakukan verifikasi terhadap process order yang telah dibuat
dalam hal jumlah dan jenis raw material. Hal-hal yang akan diverifikasi oleh
Laboratory Staff adalah:
a. Kebenaran jumlah raw material yang dinyatakan dalam process order,
b. Jenis raw material yang digunakan.
Hasil verifikasi yang telah dilakukan dinyatakan dengan memberikan catatan (note)
pada process order serta paraf dan tanggal verifikasi dilakukan.
6. Production Supervisor menerima process order hasil verifikasi dari laboratorium.
Hal yang perlu diperhatikan antara lain:
a. Keterangan (note) tambahan dari laboratory staff.
b. Tanda bahwa process order telah diverifikasi oleh Laboratory staff.
7. Production Supervisor melakukan operasi proses produksi hingga diperoleh produk
jadi. Process order yang telah selesai dikerjakan dikembalikan ke Production
Coordinator. Setelah process order selesai dikerjakan Production staff juga
melaporkan kepada Production Supervisor yang dinyatakan dalam laporan Daily
Production Control, yang antara lain berisi:
a. Description yang menyatakan jenis produk yang dibuat.
b. Nomer Process Order.
c. No Batch.
d. Jumlah produk yang dihasilkan.
e. Waktu selesai produksi.
f. Penambahan material (jika ada).
81
g. Keterangan.
8. Production Coordinator menerima process order yang telah dikerjakan. Setelah
menerima process order yang sudah selesai Production akan melakukan konfirmasi
dan settlement dengan cara memasukkan nomer process order ke dalam menu
Confirmation dan Settlement yang ada di sistem SAP.
9. Production Manager memantau kegiatan produksi.
Hal-hal yang perlu di pantau adalah :
a. Semua internal purchase order sudah dikerjakan, sesuai dengan rencana yang
ditetapkan.
b. Proses produksi agar selalu berjalan lancar.
Dalam hal pemantauan process order, hal-hal yang perlu dipantau adalah:
a. Waktu internal process order masuk.
b. Waktu process order selesai dikerjakan.
BAB 4