bab 4 perancangan sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-1-00019-aksi bab...

84

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGELUARAN KAS DAN PIUTANG USAHA YANG DIUSULKAN

4.1 Analysis Document

4.1.1 The Task

4.1.1.1 Purpose

Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang

Usaha pada PT Inti Duta Dwitama Transindo ini dilakukan untuk mendukung

pencatatan dan pengendalian internal atas prosedur pengeluaran kas dan piutang

usahanya, mulai dari penerimaan order dari pelanggan, perhitungan kalkulasi

biaya ekspor, pengeluaran kas untuk biaya ekspor, pembagian tugas dalam

pelaksanaan proses ekspor, pencatatan secara detail untuk transaksi ekspor yang

sudah selesai, pencatatan piutang hingga penagihan piutang.

4.1.1.2 System Definition

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha yang

dirancang untuk PT. Inti Duta Dwitama Transindo ini merupakan alat bantu

untuk menangani pencatatan dan pelaporan aktivitas harian perusahaan yang

berhubungan dengan proseur pengeluran kas dan piutang usaha. Sistem ini

mengguakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan PC

berbasis windows dan client akan terhubung pada server dengan menggunakan

Local Area Network (LAN). Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan

perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas yang berjalan pada

85

PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Untuk lebih jelasnya, system definition dari

sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta

Dwitama Transindo dapat dilihat pada tabel 4.1 berikut ini.

Functionality Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan dalam prosedur pengeluaran kas dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi pengeluaran kas dan piutang usaha yang reliable dan up to date.

Aplication Domain Karyawan pemasaran, karyawan keuangan, karyawan penagihan, dan karyawan akuntansi.

Condition Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam prosedur pengeluaran kas dan piutang usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo.

Technlogy Menggunaan beberapa Personal Computer (PC) dengan menambahkan beberapa device umum seperti printer, fax, dan jaringan telepon. PC akan terhubung pada server dengan menggunaan jaringan komputer local (LAN).

Objects Karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran kas, piutang, dan penagihan.

Responsibility Alat administrasi yang efisien dan dapat diandalkan dalam pencatatan dan penyediaan informasi-informasi hasil dari aktivitas pengeluaran kas dan piutang usaha.

Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR

4.1.1.3 Context

Problem Domain

Prosedur yang diusulkan terhadap sistem pengeluaran kas dan piutang

usaha untuk PT.Inti Duta Dwitama Transindo adalah sebagai berikut :

Rancangan Sistem nformasi Akuntansi untuk proses Pengeluaran Kas PT.

Inti Duta Dwitama Transindo akan dimulai dari pengisian Formulir Data Ekspor

oleh eksportir yang terdiri dari 2 rangkap. Setelah itu Formulir Data Ekspor akan

diberikan kepada staf pemasaran. Bila pelanggan baru dan belum memiliki kode

pelanggan maka staf pemasaran akan terlebih dahulu meng-entry data pelanggan

86

pada Ms_Pelanggan. Setelah itu baru staf pemasaran akan meng-entry data order

pada Tr_Order dan disimpan pada database Order dengan status pembuatan

KBE belum dibuat dan status order yang masih pending. Untuk rangkap ke-1

akan diserahkan kepada eksportir dan rangkap ke-2 sebagai arsip perusahaan.

Kemudian staf keuangan akan mencari data order yang berstatus belum dibuat

KBE dengan membuka Cari Data Order berdasarkan status pembuatan KBE.

Setelah itu staf Keuangan akan membuka Tr_KBE dan memasukkan No. Order

untuk memperoleh data lengkap mengenai Order. Tr_KBE kemudian akan

disimpan di database KBE dengan status pending. Setelah itu setelah semua data

terisi dan perhitungan KBE telah didapat maka staf Keuangan akan mencetak

lembar KBE sebanyak 2 rangkap. Sebelum diserahka kepada eksportir maka

lembar KBE perlu di otorisasi oleh Manager pemasaran dan Manager Keuangan.

Tanpa otorisasi pihak-pihak tersebut maka KBE tidak sah. Setelah KBE

diotorisasi maka KBE akan diserahkan kepada staf pemasaran untuk kemudian

dikirim kepada eksportir. Tetapi sebelumnya staf pemasaran akan mengedit

database Order, status pembuatan KBE akan diubah menjadi sudah dibuat KBE

dan akan meng-entry No. KBE.

Bila eksportir merasa cocok dengan jumlah KBE yang diberikan maka

eksportir akan datang ke kantor PT. Inti Duta Dwitama Transindo untuk

negosiasi kontrak. Bila tahap tersebut selesai dengan kata sepakat maka eksportir

dapat kemudian mengirimkan lembar KBE beserta Shiping Instruction (S/I).

Dengan memasukkan No. KBE pada Tr_Order maka staf pemasaran akan

membuka database Order. Pada saat itu staf pemasaran akan mengubah status

87

order menjadi OK. Bila sudah selesai maka staf pemasaran kemudian akan

meneruskan lembar KBE tersebut kepada staf Keuangan.

Untuk melakukan proses pengeluaran kas maka staf Keuangan akan

terlebih dahulu membuka Tr_KBE dengan memasukkan No. KBE. Staf

Keuangan kemudian akan mengubah status KBE menjadi OK. Dengan demikian

maka dari Tr_KBE tersebut staf Keuangan dapat melanjutkan dengan membuat

catatan pengeluaran kas. Dengan menekan tombol Next maka Tr_Pengeluaran

Kas akan terbuka dengan beberapa data yang sudah terisi. Staf Keuangan wajib

untuk meng-entry nilai kurs yang sudah ditetapkan untuk 1 minggu ini dan dari

data yang sudah ada staf Keuangan harus dapat memperkirakan waktu

pengembalian dari pengeluaran kas tersebut. Setelah itu staf Keuangan akan

menyimpan data pengeluaran kas tersebut pada database PK dengan status PK

belum cair. Dari Tr_Pengeluaran Kas tersebut akan dicetak lembar pengeluaran

kas sebanyak 2 rangkap. Lembar pengeluran kas tersebut kemudian akan

diotorisasi oleh Manager Keuangan dan Direktur Ekspor. Bila Direktur Ekspor

setuju maka ia akan mengeluarkan cek untuk pengeluaran kas tersebut sesuai

dengan jumlah yang ada di lembar pengeluaran kas. Rangkap ke-1 dari lembar

pengeluaran kas akan dijadikan arsip oleh Manajer keuangan dan rangkap ke-2

beserta cek akan diserahkan pada staff Keuangan. Untuk jadwal yang sudah

ditentukan staf keuangan akan mencairkan cek atas nama perusahaan dan

kemudian menyimpannya dalam brankas perusahaan. Setelah itu staf Keuangan

akan merubah status pengeluran kas menjadi sudah cair, meng-entry No. Cek

serta tanggal update.

88

Saat Tr_Order diubah statusnya menjadi OK maka staf pemasaran dapat

langsung membuat job sheet guna mengatur sekaligus mengendalikan proses

ekspor. Dengan menekan tombol Next yang ada di Tr_Order tersebut maka data

Ms_Job Sheet akan terbuka dan data akan terisi secara otomatis tetapi staf

pemasaran tetap harus mengisi data penugasan untuk tiap karyawan. Setelah itu

staf pemasaran akan menyimpan data tersebut dalam database JS, lalu

mencetaknya sebanyak bagian yang akan bertugas (1-3 lembar tergantung dari

bagian yang akan bertugas). Lembar-lembar dari Job Sheet tersebut akan

dibagikan pada tiap karyawan yang akan bertugas.

Setelah proses pengerjaan ekspor selesai dilaksanakan sampai barang

ekspor berangkat, maka tiap bagian yang telah bertugas akan mengumpulkan

faktur-faktur, dokumen serta lembar job sheet yang telah terisi kepada staf

pemasaran. Staff pemasaran kemudian akan meng-edit Ms_Job Sheet dan akan

memberikan nomor pada setiap faktur yang telah divalidasi sebelumnya. Setelah

itu Ms_Job Sheet akan disimpan kembali.

Faktur-faktur, dokumen serta lembar job sheet yang telah diproses oleh

staf pemasaran akan diserahkan kepada staf akuntansi untuk dapat diproses lebih

lanjut. Selain itu staf akuntansi akan menerima Bill of Lading (B/L) dan bukti

penyerahan barang ekspor dari pihak Shipping Line (S/L) sebagai data tambahan.

Staf akuntansi akan membuka Tr_Ekspor dan akan meng-entry beberapa data

lagi. Untuk dapat melihat semua data-data mengenai proses ekspor maka staf

akuntansi hanya perlu memasukkan No. job sheet, No. Order dan No. KBE. Bila

status pembayaran dari eksportir adalah kredit maka Tr_Piutang akan terbuka

dan staf akuntansi hanya perlu memeriksa kebenaran dari isi Tr_Piutang tersebut

89

tanpa perlu entry data lagi dan kemudian di simpan pada database piutang. Dari

Tr_Piutang akan secara otomatis tercetak invoice kredit untuk eksportir. Invoice

akan tercetak 1 lembar dan sebelum dikirim ke eksportir akan terlebih dahulu

diotorisasi oleh Manajer akuntansi. Copy B/L dan invoice kredit yang sudah

diotorisasi akan diserahkan pada staf penagihan untuk diproses kembali.

Staf penagihan akan membuka Tr_Penagihan untuk memasukkan data

invoice kredit yang diterimanya. Kemudian data dari Tr_penagihan akan

disimpan dengan status pembayaran yang masih Belum Lunas. Setelah itu

invoice kredit dapat langsung di kirim pada eksportir beserta copy B/L. Bila

waktu jatuh tempo piutang sudah dekat maka staf penagihan akan melakukan

pengingatan pada pihak eksportir dengan telpon, SMS, e-mail ataupun fax.

Cara pembayaran pihak eksportir kini ada 2 cara yaitu dengan uang tunai

atau transfer antar bank (bank tertentu saja). Bila dengan uang tunai maka

eksportir tinggal datang ke staf penagihan dengan menyiapkan uang tunai,

lembar invoice kredit dan beberapa dokumen lainnya. staf penagihan kemudian

akan membuka Tr_penagihan dengan cara memasukkan No. Piutang dan data

akan keluar. Staf Penagihan akan merubah status pembayaran menjadi Lunas,

Cara pembayaran Uang Cash dan mengisi tanggal pembayaran. Bila uang dan

data yang diperlukan sudah lengkap, maka dari Tr_Penagihan dapat dicetak

Kuintansi yang rangkap 2 sebagai bukti pembayaran Lunas. Kuintansi tersebut

akan diotorisasi oleh staf penagihan dan eksportir sendiri. Rangkap ke-1 akan

diserahkan pada eksportir dan rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip

perusahaan. Proses pembayaran dengan transfer tidak jauh beda dengan uang

90

tunai, hanya saja eksportir harus membawa bukti asli dari transfer dan copy-nya.

Proses selanjutnya sama dengan pembayaran uang tunai.

Dengan sistem ini maka dapat membantu karyawan dalam membuat

laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan Transaksi Order

dapat memberikan informasi mengenai data order yang berstatus OK untuk 1

bulan atau sesuai dengan periode yang diinginkan. Informasi ini dapat

memperlihatkan seberapa banyak order yang perusahaan terima. Laporan

Pengeluaran Kas dapat memberikan informasi mengenai jumlah pengeluaran kas

perusahaan yang berstatus sudah cair maupun belum cair. Selain itu dapat

memperlihatkan tanggal perkiraan pengeluaran kas akan kembali ke perusahaan.

Laporan Piutang dapat berguna dalam menyajikan informasi mengenai jumlah

piutang perusahaan sesuai dengan periode yang diinginkan dan informasi

dikelompokan berdasarkan lama kredit yang diajukan. Laporan Penagihan dapat

memberikan informasi mengenai eksportir yang akan jatuh tempo piutangnya di

bulan depan, informasi mengenai status penagihan eksportir yang Lunas maupun

Belum Lunas (dapat untuk perpelanggan).

91

$

Gambar 4.1 Rich Picture rancangan proses Pengeluaran Kas PT. Inti Duta Dwitama Transindo

92

Bag.Dokumen

Bag.Pengiriman

Kpl.Gudang

Ms_JSStaff Marketing

Staff Akuntansi

F. Tr. Ekspor

Manager Akunansi

Eksporti r

Tr_Piutang

T r.Ek spor

Piu tan g

$$

Staff Penagihan

Tr_Penagihan

Pen agih an

J S

(1)

(1)

(1)

(2)

(6)Entry

(9)Entry

(10)

(3)Edit

Agent (1)

(5a)Dis era hka n

Bil l of Lading

+Bkt.penyerahan brg$

Shipping Line

(1)

(5b)D iser ahka n

Faktur-fakturBkt.

pengeluaran BE

+ +

Job Sheet

Bkt.Penerimaan BE

(4)

Pela ngg anJS KBE O rd er PK

(7)

(8)

Invoice

Invoice(Kredit

)

(11)Cet ak

(12)Oto risa si

Invoice

Invoice(Kredit)

(13)

(14)Dise rah kan

(16)

(15)Entr y

(17)

(18)Kir im Invo ice &

B/L

UangUang

BuktiTransfer

Atau(19)

Siapkan

(20)Sera hka n

(21)Edit

Pay t o $

Pay t o $

Kuin tansi

(22)Cetak

(23)Terima

Gambar 4.2 Rich Picture rancangan proses Piutang Usaha

PT. Inti Duta Dwitama Transindo

93

Application Domain

Adalah sistem yang ditujukan untuk mendukung tugas dan tanggung

jawab yang ditangani oleh staf pemasaran, staf keuangan, staf akuntansi, dan staf

penagihan. Berikut adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem :

penerimaan order dari pelanggan, pembuatan kalkulasi biaya ekspor, pencatatan

pengeluaran kas, pencatatan transaksi ekspor secara detail, pencatatan piutang,

pencatatan penagihan, pencetakan laporan transaksi ekspor, pencetakan laporan

pengeluaran kas, pencetakan laporan piutang dan pencetakan laporan penagihan.

4.1.2 Problem Domain

4.1.2.1 Cluster

Model sistem informasi informasi pengeluaran kas dan piutang usaha

pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo secara keseluruhan terdiri dari beberapa

cluster, yaitu karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran kas, piutang, dan

penagihan.

Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang

Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo

94

4.1.2.2 Structure

Struktur “Karyawan” dengan pola hubungan generalisasinya yang

menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas dan piutang usaha perusahaan. Seperti terlihat pada gambar 4.4

di bawah ini.

Gambar 4.4 Struktur dari “Karyawan”

Pada gambar 4.5 terlihat bahwa struktur “Pelanggan” hanya terdiri dari

class Pelanggan.

Gambar 4.5 Struktur dari “Pelanggan”

Pada gambar 4.6 digambarkan struktur “Pemesanan” di mana class

Tr_Order memiliki hubungan asosiasi dengan class Ms_Job_Sheet. Yang mana

setiap satu transaksi order memiliki satu master job sheet.

95

Gambar 4.6 Struktur dari “Pemesanan”

Pada gambar 4.7 dapat terlihat bahwa struktur “Pengeluaran Kas” di

mana class Tr_KBE memiliki hubungan asosiasi dengan class

Tr_Pengeluaran_Kas. Selain itu class Tr_KBE juga memiliki hubungan agregasi

dengan Detail_Tr_KBE. Yang mana setiap satu transaksi KBE memiliki satu

hingga banyak detail tansaksi KBE dan satu transaksi KBE dapat memiliki satu

transaksi pengeluaran kas.

T r_KBE

Detail_Tr_KBE

Tr_Pengeluaran_Kas11

1

1..*

Gambar 4.7 Struktur dari “Pengeluaran Kas”

Pada gambar 4.8 dapat terlihat bahwa struktur “Piutang” di mana class

Tr_Ekspor memiliki hubungan asosiasi dengan class Tr_Piutang. Selain itu

96

Tr_Ekspor juga memiliki hubungan agregasi dengan class Detail_Tr_Ekspor.

Yang mana setiap satu transaksi ekspor memiliki satu hingga banyak detail

tansaksi ekspor dan satu transaksi ekspor dapat memiliki satu transaksi piutang.

Gambar 4.8 Struktur dari “Piutang”

Pada gambar 4.9 dapat terlihat bahwa struktur “Penagihan” hanya terdiri

dari class Penagihan.

Gambar 4.9 Struktur dari “Penagihan”

Pada gambar 4.10 menunjukkan class diagram sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas dan piutang usaha PT. Inti DutaDwitama Transindo. Hubungan

class Staf pemasaran, Tr_Order, Pelanggan, dan Ms_Job_Sheet terjadi ketika

pelanggan akan memesan order kepada staf pemasaran. Dan bila status Order

sudah OK maka Ms_Job_Sheet dapat dibuat oleh staf pemasaran.

Hubungan class Staf Keuangan, Tr_KBE, Detail_ Tr_KBE, dan

Tr_Pengeluaran_Kas yaitu saat staf Keuangan akan mulai menghitung kalkulasi

97

biaya ekspor untuk tiap order. Detail dari Tr_KBE merupakan data barang

ekspor yang ada pada Tr_Order. Bila jumlah kalkulasi biaya ekspor disetujui

oleh pihak-pihak yang bersangkutan maka staf keuangan akan mulai mencatat

kalkulasi biaya eksport tersebut sebagai pengeluaran kas yang digunakan untuk

membiayai proses ekspor.

Hubungan Staf Akuntansi dengan Tr_Ekspor, Detail_ Tr_Ekspor, dan

Tr_Piutang yaitu saat staf Akuntansi akan mencatat semua aktivitas yang terjadi

saat pelaksanaan order. Untuk data barang ekspor secara detail maka akan

disajikan pada Detail_Tr_Ekspor. Bila jenis pembayaran yang dipilih oleh

pelanggan adalah kredit maka staf akuntansi akan melanjutkan membuat catatan

piutang.

Hubungan Staf Penagihan dengan Tr_Penagihan yaitu staf penagihan

akan mencatat setiap piutang yang harus ditagih.

98

Gambar 4.10 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan

Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo

99

4.1.2.3 Classes

Karyawan

Class “Karyawan” merupakan kumpulan objek dari orang yang berkerja

pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo yang terkait dengan sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha. Gambar 4.11 menggambarkan

Class “Karyawan” dan Gambar 4.12 menggambarkan Behavioural pattern dari

class “Karyawan”

Gambar 4.11 Class “Karyawan”

Operations Attributes Diregister KodeKaryawan,NamaKaryawan,Alamat,Jabatan,

dan Password Gambar 4.12 Behavioural pattern class “Karyawan”

100

Staf Pemasaran

Class “Staf pemasaran” merupakan objek dari karyawan yang melakukan

penerimaan order dari pelanggan dan akan mencatatnya. Selain itu staf

pemasaran akan membuat job sheet untuk setiap order yang diterima PT. Inti

Duta Dwitama Transindo. Gambar 4.13 menggambarkan Class “Staf pemasaran”

dan Gambar 4.14 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Staf

pemasaran”.

Gambar 4.13 Class “Staf pemasaran”

Operations Attributes Menerima_order KodeKaryawan,NamaKaryawan,Alamat,Jabatan,

dan Password Merecord_Tr_order No.Order, No.Formulir,TglOrder, No.KBE,

KodePelanggan, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, Tujuan_Negara, Perkiraan_Tgl_Ekspor, Perkiraan_Tgl_SiapBE, Jasa_Yg_digunakan, Barang_ekspor, JenisPengiriman, StatusKontaine

Mengubah_order No.Order, KodePelanggan, StatusOrder, Tgl.Update, No.KBE, Status_PembuatanKBE

Merecord_JS No.JS, Tgl.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, Jasa_Yg_digunakan, Jumlah_KBE

Mengubah_JS No.JS Biaya_Aktual, No.Order, Keterangan, Jumlah_Biaya_Aktual

Mengeluarkan_JS No.JS, KodePelanggan,Tgl.JS, No. KBE, No.Order

Gambar 4.14 Behavioural pattern class “Staf pemasaran”

101

Staf Keuangan

Class “Staf Keuangan” merupakan kumpulan objek dari karyawan yang

akan membuat kalkulasi biaya ekspor untuk setiap order dari pelanggan dan

membuat pencatatan pengeluaran kas yang berhubungan dengan pembiayaan

pelaksanaan ekspor. Gambar 4.15 menggambarkan Class “Staf Keuangan” dan

Gambar 4.16 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Staf Keuangan”.

Gambar 4.15 Class “Staf Keuangan”

Operations Attributes Merecord_KBE No.KBE, Tgl.PembuatanKBE, No.Order,

Status_KBE, KodePelanggan, Jasa_Yg_digunakan, Jumlah_Estimasi_Biaya, Keterangan.

Mengubah_KBE No.KBE, StatusKBE, No.Order, KodePelanggan Mengeluarkan_KBE No.KBE, Jasa_Yg_digunakan, Keterangan,

KodePelanggan Merecord_PK No.PK, Tgl.Pembuatan_PK, No.Order, No.KBE,

Tgl.Siap_BE, Perkiraan_T gl_Ekspor, KodePelanggan, JenisPembayaran, LamaKredit, Metode_Pembayaran, Total_PK

Mengubah_PK No.PK, StatusPK, No.Cek, Tgl.Update, No.Order, No,KBE

Mengeluarkan_PK No. PK, Tgl.Pembuatan_PK, No.Order, No.KBE, Tgl.Siap_BE, Perkiraan_T gl_Ekspor, KodePelanggan, JenisPembayaran, LamaKredit, Metode_Pemabayaran, Total_PK

Gambar 4.16 Behavioural pattern class “Staf Keuangan”

102

Staf Akuntansi

Class “Staf Akuntansi” merupakan kumpulan objek dari karyawan yang

akan membuat pencatatan transaksi ekspor secara keseluruhan untuk setiap order

yang sudah selesai dikerjakan dan akan membuat invoice serta laporan-laporan

yang dibutuhkan. Gambar 4.17 menggambarkan Class “Staf Akuntansi” dan

Gambar 4.18 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Staf Akuntansi”.

Gambar 4.17 Class “Staf Akuntansi”

Operations Attributes Merecord_Tr_Ekspor No.Tr_Ekspor, Tgl.Tr_Ekspor, No.JS, No.Order,

No.KBE, KodePelanggan, AsalNegara, TujuanNegara, Tgl.Siap_BE, Perkiraan_Tgl.Ekspor, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, JumlahKBE, Jumlah_Biaya_Aktual_Jumlah_Biaya_Selisih

Mengecek_Tr_Ekspor No. Tr_Ekspor, No.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, No.BL, Tgl_Terbit

Mengeluarkan_Invoice No. Tr_Ekspor, No.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, No.BL, Tgl_Terbit, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit

Merecord_Tr_Piutang No.Piutang, Tgl.Piutang, No. Tr_Ekspor, No.Order, No.KBE, No.BL, Tgl.Mulai_Piutang, Total_Piutang

Mengeluarkan_Laporan JenisLaporan, TglCetak, PeriodeLaporan Gambar 4.18 Behavioural pattern class “Staf Akuntansi”

103

Staf Penagihan

Class “Staf Penagihan” merupakan kumpulan objek dari karyawan yang

akan melakukan pencatatan atas invoice kredit dan akan menagihnya saat jatuh

tempo. Selain itu staf penagihan akan membuat kuintansi untuk setiap piutang

yang sudah lunas. Gambar 4.19 menggambarkan Class “Staf Penagihan” dan

Gambar 4.20 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Staf Penagihan”.

Gambar 4.19 Class “Staf Penagihan”

Operations Attributes Merecord_Tr_Penagihan No.Penagihan, Tgl.Pembuatan_Tr_Penagihan,

No. Tr_Ekspor, No.KBE, No.Order, No.BL, Tgl.Terbit, KodePelanggan, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, Total_Piutang, Status_Pembayaran, Jumlah_Piutang, T gl.Jatuh_Tempo

Melakukan_Penagihan No.Penagihan, No.BL, Tgl.Terbit, KodePelanggan, Jumlah_Piutang, Tgl.Jatuh_Tempo

Menerima_Pembayaran No.Penagihan, Tgl.Jatuh_Tempo, Jumlah_Piutang,

Mengubah_Tr_Penagihan No.Penagihan, Status_Pembayaran, Cara_Pembayaran, Tgl.Pembayaran

Mengeluarkan_Kuintansi No.Penagihan, Status_Pembayaran, Cara_Pembayaran, Tgl.Pembayaran

Gambar 4.20 Behavioural pattern class “Staf Penagihan”

104

Pelanggan

Class “Pelanggan” merupakan kumpulan objek dari orang atau

perusahaan yang menggunaka jasa dari PT. Inti Duta Dwitama Transindo.

Gambar 4.21 menggambarkan Class “Pelanggan” dan Gambar 4.22

menggambarkan Behavioural pattern dari class “Pelanggan”.

-Kode_pelanggan : String-Nama_Perusahaan : String-No.SIUP : String-Alamat : String-Kode_Pos : String-Negara : Single-Telp : String-Fax : String-Email : String-Nama_Eksportir : String-Alamat_Eksportir : String-Telp_Eksportir : String

Pelanggan

Gambar 4.21 Class “Pelanggan”

Operations Attributes Diregistrasi KodePelanggan, NamaPerusahaan, No.SIUP,

Alamat, KodePos, Negara, Telp, Fax, Email, Nama_Eksportir, Alamat_ Eksportir, Telp. Eksportir

Memesan_Order KodePelangga, No.Order, Tgl.Order, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah Alamat, KodePos, Negara, Telp, Fax, Email, Nama_Eksportir, Alamat_ Eksportir, Telp. Eksportir

Membayar No.Penagihan, Jumlah_Penagihan, Status_Pembayaran, Jenis_Pembayara, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit

Gambar 4.22 Behavioural pattern class “Pelanggan”

105

Tr_Order

Class “Tr_Order” merupakan kumpulan objek dari transaksi order dari

setiap order yang sudah dipesan oleh pelanggan. Gambar 4.23 menggambarkan

Class “Tr_Order” dan Gambar 4.24 menggambarkan Behavioural pattern dari

class “Tr_Order”.

Gambar 4.23 Class “Tr_Order”

Operations Attributes Direcord No.Order, No.Formulir,TglOrder, No.KBE,

KodePelanggan, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, Tujuan_Negara, Perkiraan_Tgl_Ekspor, Perkiraan_Tgl_SiapBE, Jasa_Yg_digunakan, Barang_ekspor, JenisPengiriman, StatusKontaine, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah No.Order, Tgl.Order, StatusOrder, StatusKBE, Tgl.Update

Gambar 4.24 Behavioural pattern class “Tr_Order”

106

Tr_KBE

Class “Tr_KBE” merupakan kumpulan objek dari besarnya jumlah

kalkulasi biaya ekspor yang akan dikenakan pada setiap order yang dikerjakan

oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo nantinya. Gambar 4.25 menggambarkan

Class “Tr_KBE” dan Gambar 4.26 menggambarkan Behavioural pattern dari

class “Tr_KBE”.

Gambar 4.25 Class “Tr_KBE”

Operations Attributes Direcord No.KBE, Tgl.PembuatanKBE, No.Order,

Status_KBE, KodePelanggan, Jasa_Yg_digunakan, Jumlah_Estimasi_Biaya, Keterangan, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah No.KBE, StatusKBE, No.Order, KodePelanggan Dikeluarkan No.KBE, Jasa_Yg_digunakan, Keterangan,

KodePelanggan Gambar 4.26 Behavioural pattern class “Tr_KBE”

107

Detail Tr_KBE

Class “Detail Tr_KBE” merupakan kumpulan detail objek dari besarnya

jumlah kalkulasi biaya ekspor yang akan dikenakan pada setiap order yang

dikerjakan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo nantinya. Gambar 4.27

menggambarkan Class “Detail Tr_KBE” dan Gambar 4.28 menggambarkan

Behavioural pattern dari class “Detail Tr_KBE”.

Gambar 4.27 Class “Detail Tr_KBE”

Operations Attributes Direcord No.KBE, Tgl.PembuatanKBE, No.Order,

Status_KBE, KodePelanggan, Jasa_Yg_digunakan, Jumlah_Estimasi_Biaya, Keterangan, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah No.KBE, StatusKBE, No.Order, KodePelanggan Dikeluarkan No.KBE, Jasa_Yg_digunakan, Keterangan,

KodePelanggan Gambar 4.28 Behavioural pattern class “Detail Tr_KBE”

108

Tr_Pengeluaran Kas

Class “Tr_Pengeluaran Kas” merupakan kumpulan objek dari besarnya

jumlah pengeluaran kas yang akan dikeluarkan oleh PT. Inti Duta Dwitama

Transindo untuk proses ekspor. Gambar 4.29 menggambarkan Class

“Tr_Pengeluaran Kas” dan Gambar 4.30 menggambarkan Behavioural pattern

dari class “Tr_Pengeluaran Kas”.

Gambar 4.29 Class “Tr_Pengeluaran Kas”

Operations Attributes Direcord No.PK, Tgl.Pembuatan_PK, No.Order, No.KBE,

Tgl.Siap_BE, Perkiraan_T gl_Ekspor, KodePelanggan, JenisPembayaran, LamaKredit, Metode_Pembayaran, Total_PK, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah No.PK, StatusPK, No.Cek, Tgl.Update, No.Order, No,KBE

Dikeluarkan No. PK, Tgl.Pembuatan_PK, No.Order, No.KBE, Tgl.Siap_BE, Perkiraan_T gl_Ekspor, KodePelanggan, JenisPembayaran, LamaKredit, Metode_Pemabayaran, Total_PK

Gambar 4.30 Behavioural pattern class “Tr_Pengeluaran Kas”

109

Ms_Job Sheet

Class “Ms_Job Sheet” merupakan kumpulan objek dari lembar kerja

karyawan yang akan mengerjakan aktivitas dari proses ekspor pada setiap order.

Gambar 4.31 menggambarkan Class “Ms_Job Sheet” dan Gambar 4.32

menggambarkan Behavioural pattern dari class “Ms_Job Sheet”.

Gambar 4.31 Class “Ms_Job Sheet”

Operations Attributes Direcord No.JS, Tgl.JS, No.Order, No.KBE,

KodePelanggan, Jasa_Yg_digunakan, Jumlah_KBE, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Diubah No.JS Biaya_Aktual, No.Order, Keterangan, Jumlah_Biaya_Aktual

Dikeluarkan No.JS, KodePelanggan,Tgl.JS, No. KBE, No.Order

Gambar 4.32 Behavioural pattern class “Ms_Job Sheet”

110

Tr_Ekspor

Class “Tr_Ekspor” merupakan kumpulan objek dari transaksi ekspor

yang sudah dikerjakan dan diselesaikan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo.

Gambar 4.33 menggambarkan Class “Tr_Ekspor” dan Gambar 4.34

menggambarkan Behavioural pattern dari class “Tr_Ekspor”.

Gambar 4.33 Class “Tr_Ekspor”

/ DirecordAvailable

/ direcord

/ dicek

Operations Attributes Direcord No.Tr_Ekspor, Tgl.Tr_Ekspor, No.JS, No.Order,

No.KBE, KodePelanggan, AsalNegara, TujuanNegara, Tgl.Siap_BE, Perkiraan_Tgl.Ekspor, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, JumlahKBE, Jumlah_Biaya_Aktual_Jumlah_Biaya_Selisih, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Dicek No. Tr_Ekspor, No.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, No.BL, Tgl_Terbit

Gambar 4.34 Behavioural pattern class “Tr_Ekspor”

111

Detail Tr_Ekspor

Class “Detail Tr_Ekspor” merupakan kumpulan detail objek dari

transaksi ekspor yang sudah dikerjakan dan diselesaikan oleh PT. Inti Duta

Dwitama Transindo. Gambar 4.35 menggambarkan Class “Detail Tr_Ekspor”

dan Gambar 4.36 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Detail

Tr_Ekspor”.

Gambar 4.35 Class “Detail Tr_Ekspor”

Operations Attributes Direcord No.Tr_Ekspor, Tgl.Tr_Ekspor, No.JS, No.Order,

No.KBE, KodePelanggan, AsalNegara, TujuanNegara, Tgl.Siap_BE, Perkiraan_Tgl.Ekspor, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, JumlahKBE, Jumlah_Biaya_Aktual_Jumlah_Biaya_Selisih, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Dicek No. Tr_Ekspor, No.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, No.BL, Tgl_Terbit

Gambar 4.36 Behavioural pattern class “Detail Tr_Ekspor”

112

Tr_Piutang

Class “Tr_Piutang” merupakan kumpulan dokumen piutang di PT. Inti

Duta Dwitama Transindo. Gambar 4.37 menggambarkan Class “Tr_Piutang” dan

Gambar 4.38 menggambarkan Behavioural pattern dari class “Tr_Piutang”.

Gambar 4.37 Class “Tr_Piutang”

Operations Attributes Direcord No.Piutang, Tgl.Piutang, No. Tr_Ekspor,

No.Order, No.KBE, No.BL, Tgl.Mulai_Piutang, Total_Piutang, LamaKredit, Tgl.Jatuh_Tempo, Total_Piutang, KodeKaryawan, NamaKaryawan

Dikeluarkan_Invoice No.Piutang, No. Tr_Ekspor, No.JS, No.Order, No.KBE, KodePelanggan, No.BL, Tgl_Terbit, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit

Gambar 4.38 Behavioural pattern class “Tr_Piutang”

113

Tr_Penagihan

Class “Tr_Penagihan” merupakan kumpulan dokumen penagihan piutang

di PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Gambar 4.39 menggambarkan Class

“Tr_Penagihan” dan Gambar 4.40 menggambarkan Behavioural pattern dari

class “Tr_Penagihan”.

Gambar 4.39 Class “Tr_Penagihan”

Operations Attributes

Direcord No.Penagihan, Tgl.Pembuatan_Tr_Penagihan, No. Tr_Ekspor, No.KBE, No.Order, No.BL, Tgl.Terbit, KodePelanggan, Jenis_Pembayaran, Metode_Pembayaran, Lama_Kredit, Total_Piutang, Status_Pembayaran, Jumlah_Piutang, T gl.Jatuh_Tempo

Dilakukan_Penagihan No.Penagihan, No.BL, Tgl.Terbit, KodePelanggan, Jumlah_Piutang, Tgl.Jatuh_Tempo

Dibayar No.Penagihan, Tgl.Jatuh_Tempo, Jumlah_Piutang,

Diubah No.Penagihan, Status_Pembayaran, Cara_Pembayaran, Tgl.Pembayaran

Dikeluarkan_Kuintansi No.Penagihan, Status_Pembayaran, Cara_Pembayaran, Tgl.Pembayaran

Gambar 4.40 Behavioural pattern class “Tr_Penagihan”

114

4.1.2.4 Events

Class Event St

af

pem

asar

an

Staf

Keu

anga

n

Staf

Aku

ntan

si

Staf

Pe

nagi

han

Pela

nggn

Tr_O

rder

Ms_

JS

Tr_K

BE

Dtl.

Tr_K

BE

Tr_P

K

Tr_E

kspo

r

Dtl.

Tr_E

kspo

r

Tr_P

iuta

ng

Tr_P

enag

ihan

Mengubah_password * * * * Menerima_order * + Merecord_Tr_Order * + Merecord_JS * + Mengubah_Tr_order * * Mengubah_JS * * Mengeluarkan_JS * + Merecord_KBE * + + Merecord_PK * + Mengubah_KBE * * * Mengubah_PK * * Mengeluarkan_KBE * + Mengeluarkan_PK * + Merecord_Tr_ekspor * + + Merecord_Tr_Piutang * + Mengeluarkan_invoice * Mengeluarkan_Laporan * Mengecek Tr_ekspor * * * Merecord_Tr_Penagihan * + Mengeluarkan_kuintansi * Melakukan penagihan * + Menerima pembayaran *

Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha

115

Mengubah_Tr_Penagihan * * Registrasi + + + + + Memesan order * Mengubah * Membayar * +

Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha

Keterangan:

+ Event terjadi satu kali

* Event terjadi lebih dari satu kali

116

4.1.3 Application Domain

4.1.3.1 Usages

4.1.3.1.1 Overview

Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang

Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo yang diusulkan, terdapat empat actor

yang terlibat langsung dengan sistem, yaitu karyawan staf pemasaran,

karyawan staf keuangan, karyawan staf akuntansi dan karyawan staf

penagihan. Tabel 4.3 menunjukkan hubungan antara actor dengan use case

dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha pada

PT. Inti Duta Dwitama Transindo.

Setiap karyawan yang akan menggunakan sistem harus melakukan

login terlebih dahulu. Karyawan staf pemasaran menggunakan sistem untuk

mencatat penerimaan order dari pelanggan ke dalam Tr_Order dan sekaligus

mencatat data pelanggan dalam Ms_Pelanggan. Selain itu karyawan staf

pemasaran akan menggunakan sistem untuk mencatat aktivitas pelaksanaan

proses ekspor pada Ms_Job Sheet dan akan dibuatkan lembar job sheet

nantinya.

Untuk karyawan staf keuangan penggunaan sistem dilakukan dalam

membantu pembuatan kalkulasi biaya ekspor untuk setiap order yang ada

dalam Tr_KBE dan akan dibuatkan dokumen kalkulasi biaya ekspor. Selain

itu karyawan staf keuangan juga akan menggunakan sistem untuk mencatat

pengeluaran kas dalam Tr_Pengeluaran Kas dan akan dibuatkan dokumen

pengeluaran kas.

117

Karyawan staf akuntansi menggunakan sistem untuk mencatat semua

transaksi ekspor yang sudah selesai dalam Tr_Ekspor. Untuk order yang jenis

pembayarannya kredit maka karyawan staf akuntansi akan menggunakan

sistem untuk mencatat piutang dalam Tr_Piutang dan akan dibuatkan invoice

kredit. Selain itu sistem juga dapat membantu karyawan staf akuntansi dalam

membuat laporan-laporan lainnya.

Karyawan staf penagihan akan menggunaan sistem untuk mencatat

penagihan yang timbul akibat pembayaran kredit oleh pelanggan dalam

Tr_Penagihan dan bila sudah dilunasi maka akan dibuatkan kuintansinya.

Actors

Use Case Karyawan S. pemasaran

Karyawan S. Keuangan

Karyawan S. Akuntansi

Karyawan S. Penagihan

Menambah data pelanggan √ Membuat Tr. Order √ Membuat Tr. KBE √ Membuat Tr. PK √ Membuat Ms. JS √ Membuat Tr. Ekspor √ Membuat Tr. Piutang √ Membuat Tr. Penagihan √ Mencetak lap.Order √ Mencetak lap. Tr. PK √ √ Mencetak lap. Tr.Piutang √ √ √ Mencetak lap. Tr.Penagihan √ √

Tabel 4.3 Actor Table

4.1.3.1.2 Actor

Berikut ini adalah deskripsi Actor dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo

yang dijelaskan dengan Actor Specification:

118

Karyawan Staf pemasaran Tujuan Karyawan staf pemasaran sebagai actor yang menggunakan sistem untuk

mengentri dan mengubah pesanan order, menambah dan mengedit data pelanggan baru, mengentry form Ms.Job Sheet serta mencetak job sheet. Karyawan staf pemasaran harus login dulu dan sistem akan mencatat kode karyawan dan nama karyawan yang menerima pesanan order dan yang membuat job sheet pada form Tr.Order dan form Ms.Job Sheet.

Karakteristik Karyawan staf pemasaran harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi yang baik, terutama dalam hal penawaran jasa pada calon pelanggan, mendaftarkan pelanggan dan menerima pesanan order dari pelanggan. Karyawan staf pemasaran harus memiliki ketelitian dalam mencatat order dari pelanggan dan mengecek kelengkapan datanya.

Tabel 4.4 Tabel Spesifikasi aktor “Karyawan Staf pemasaran”

Karyawan Staf Keuangan Tujuan Karyawan staf keuangan sebagai actor yang menggunakan sistem untuk

membuat perhitungan kalkulasi biaya ekspor untuk setiap order serta mencetak dokumen kalkulasi biaya ekspor. Selain itu karyawan staf keuangan menggunakan sistem untuk mencatat pengeluaran kas serta mencetaknya. Karyawan staf keuangan juga dapat membuat laporan pengeluaran kas.

Karakteristik Karyawan staf keuangan harus memiliki kecermatan dan kepandaian dalam membuat perhitungan kalkulasi biaya ekspor yang tepat untu setiap order. Selain itu harus mampu mengelola kas perusahaan dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas.

Tabel 4.5 Tabel Spesifikasi aktor “Karyawan Staf Keuangan”

Karyawan Staf Akuntansi Tujuan Karyawan staf akuntansi sebagai actor yang menggunakan sistem untuk

mengentri semua aktivitas yang berhubungan dengan transaksi ekspor pada form Tr. Ekspor serta membuat invoice dengan mengentry form Tr_Piutang. Karyawan staf akuntansi juga dapat menggunakan sistem untuk membuat laporan. Karyawan staf akuntansi juga dapat membuat laporan transaksi ekspor dan laporan piutang.

Karakteristik Karyawan staf akuntansi harus memiliki kemampuan dalam pengetahuan akuntansi yang baik dan dapat menggunakan aplikasi akuntansi dengan benar dan baik. Selain itu dapat melakukan pencatatan data transaksi ekspor dengan teliti.

Tabel 4.6 Tabel Spesifikasi aktor “Karyawan Staf Akuntansi”

119

Karyawan Staf Penagihan Tujuan Karyawan staf penagihan sebagai actor yang menggunakan sistem untuk

mengentri semua piutang yang ada pada perusahaan dalam frm Tr.penagihan serta mencetak kuintansi untuk piutang yang telah dilunasi. Karyawan staf penagihan juga dapat membuat laporan penagihan.

Karakteristik Karyawan staf penagihan harus memiliki kemampuan dalam mencatatan piutang secara lengkap dan melakukan penagihan terutama kepada pelanggan yang sering terlambat melakukan pembayaran dan memiliki ketelitian dalam menerima pembayaran dari pelanggan serta dapat menggunakan sistem dengan baik.

Tabel 4.7 Tabel Spesifikasi aktor “Karyawan Staf Penagihan”

4.1.3.1.3 Use Cases

Gambar 4.41 berikut ini mengambarkan Use case diagram dari sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta

Dwitama Transindo.

120

Gambar 4.41 Use Case Diagram

Berikut ini adalah Usecase specification dari usecase yang terdapat

dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT.

Inti Duta Dwitama Transindo.

121

Use case name Menambah data pelanggan Actor Staf pemasaran Pattern 1. Use case dimulai pada saat karyawan staf pemasaran menerima

pesanan order dan memilih submenu Pelanggan dari menu Master. 2. Karyawan memilih tombol Baru dan memasukkan data-data

pelanggan baru. 3. Setelah selesai karyawan memilih tombol Simpan dan sistem

secara otomatis menambah atau meng-update record Pelanggan ke database Pelanggan.

Object Pelanggan Function Get_list_pelanggan, Get_info_pelanggan, Add_grid_pelanggan, dan

Simpan. Tabel 4.8 Usecase specification Menambah data pelanggan

Use case name Membuat Tr. Order Actor Staf pemasaran Pattern 1. Use case dimulai ketika karyawan pemasaran menerima pesanan

order dari pelanggan, kemudian login dan memilih Order dari menu Transaksi.

2. Sistem menampilkan form transaksi order dan melakukan validasi nama karyawan yang login, nomor order berurutan serta tanggal transaksi tersebut.

3. Karyawan akan memilih tombol Baru dan memasukkan data-data order.

4. Untuk menampilkan data pelanggan karyawan dapat memasukkan kode pelanggan, kemudian sistem secara otomatis akan menampilkan data pelanggan tersebut.

5. Setelah selesai karyawan akan memilih tombol Simpan dan sistem secara otomatis akan menambah record Order ke database Order.

6. Untuk meng-edit data order, karyawan dapat memasukkan nomor order dan secara otomatos sistem akan menampilkan data order.

Object Tr_Order, Karyawan, dan Pelanggan. Function Get_last_no_order, Generate_no_order, Get_info_karyawan,

Get_info_Tr_order, Get_info_pelanggan, Add_data_BE, dan Simpan. Tabel 4.9 Usecase specification Membuat Tr. Order

122

Use case name Membuat Tr. KBE Actor Staf keuangan Pattern 1. Use case dimulai setelah transaksi order telah dibuat dan

selanjutnya staf keuangan akan membuat kalkulasi biaya ekspor. 2. Setelah karyawan melakukan login, maka karyawan akan memilih

submenu KBE dari menu Transaksi. 3. Untuk menampilkan data order, karyawan memasukkan nomor

order dan sistem secara otomatis akan menampilkan data order. 4. Karyawan kemudian memilih tombol baru dan memasukkan data-

data KBE. 5. Setelah selesai, karyawan akan memilih tombol Simpan dan sistem

secara otomatis menambah record KBE ke database KBE. 6. Untuk meng-edit data KBE, karyawan dapat memasukkan nomor

KBE dan secara otomatis sistem akan menampilkan data KBE. 7. Karyawan dapat mencetak KBE dengan memilih tombol Cetak.

Object Tr_KBE, Karyawan, dan Tr_Order. Function Get_last_no_KBE, Generate_no_KBE, Get_info_karyawan,

Get_info_KBE, Get_detail_KBE, Get_info_Tr_order, Hitung_Tot_estimasi_biaya, Simpan, dan Cetak. Tabel 4.10Usecase specification Membuat Tr. KBE

Use case name Membuat Tr. PK Actor Staf keuangan Pattern 1. Use case dimulai setelah transaksi KBE telah dibuat dan status

order sudah OK. 2. Karyawan staf keuangan terlebih dahulu login untuk dapat

membuka form pengeluaran kas dari menu transaksi. 3. Karyawan staf keuangan akan memasukkan data pengeluaran kas

dan akan memilih tombol Hitung untuk dapat menghitung total estimasi biaya ekspor.

4. Setelah itu staf keuangan akan memilih tombol Simpan untuk menambah record pengeluaran kas ke database pengeluaran kas.

5. Bila karyawan akan meng-edit data pengeluaran kas maka dapat memasukkan no pengeluaran kas dan sistem secara otomatis akan menampilkan data pengeluaran kas.

6. Karyawan dapat mencetak pengeluaran kas dengan memilih tombol Cetak.

Object Tr_Pengeluaran Kas dan Karyawan. Function Get_last_no_PK, Generate_no_PK, Get_info_karyawan, Get_info_PK,

Simpan, dan Cetak. Tabel 4.11 Usecase specification Membuat Tr. PK

123

Use case name Membuat Ms. JS Actor Staf pemasaran Pattern 1. Use case dimulai setelah transaksi order sudah dibuat dan berstatus

OK. 2. Karyawan terlebih dahulu login untuk masuk ke submenu Job

Sheet dari menu Master. 3. Karyawan staf pemasaran akan memasukkan data-data job sheet

dan akan memilih tombol Hitung untuk dapat menghitung total biaya aktual.

4. Setelah itu staf pemasaran akan memilih tombol Simpan untuk menambah record job sheet ke database job sheet.

5. Bila staf pemasaran akan meng-edit data job sheet maka dapat memasukkan no job sheet dan sistem secara otomatis akan menampilkan data job sheet.

6. Staf pemasaran dapat mencetak job sheet dengan memilih tombol Cetak.

Object Ms_Job Sheet dan Karyawan. Function Get_last_no_JS, Generate_no_JS,

Get_list_karyawan,Get_info_karyawan, Get_info_JS, Add_grid_karyawan, Hitung_Tot_ biaya_Aktual, Simpan, dan Cetak.

Tabel 4.12 Usecase specification Membuat Ms. JS

Use case name Membuat Tr. Ekspor Actor Staf akuntansi Pattern 1. Use case dimulai setelah transaksi order, transaksi KBE, transaksi

pengeluaran kas, dan job sheet sudah dibuat. 2. Karyawan terlebih dahulu login untuk masuk ke submenu transaksi

ekspor dari menu transaksi. 3. Karyawan staf akuntansi akan memilih tombol Baru dan

memasukkan data-data ekspor. 4. Untuk menampilkan data job sheet, staf akuntansi dapat

memasukkan nomor job sheet dan secara otomatis sistem akan menampilkan data job sheet.

5. Bila akan menghitung total selisih biaya ekspor maka dapat memilih tombol Hitung.

6. Setelah selesai staf akuntansi akan memilih tombol Simpan untuk menambah record transaksi ekspor ke database transaksi ekspor.

Object Tr_Ekspor, Karyawan, Tr_Job Sheet, Tr_KBE, dan Tr_Order. Function Get_last_no_Tr_ekspor, Generate_no_Tr_ekspor, Get_info_karyawan,

Get_info_ Tr_ekspor, Get_detail_ Tr_ekspor, Get_info_Tr_order, Get_info_JS, Get_info_KBE, Hitung_Tot_selisih_biaya, dan Simpan. Tabel 4.13 Usecase specification Membuat Tr. Ekspor

124

Use case name Membuat Tr. Piutang Actor Staf akuntansi Pattern 1. Use case dimulai bila ada jenis pembayaran dari order berupa

kredit. 2. Staf akuntansi terlebih dahulu akan login dan kemudian dapat

masuk ke form piutang dari menu transaksi. 3. Staf akuntansi akan mulai memasukkan data-data piutang dari

pelanggan dan akan memilih tombol Simpan untuk menambah record piutang ke database piutang.

4. Staf akuntansi dapat mencetak invoice kredit dengan memilih tombol Cetak.

Object Tr_Piutang dan Karyawan. Function Get_last_no_piutang, Generate_no_piutang, Get_info_karyawan,

Get_info_piutang, Simpan, dan Cetak. Tabel 4.14 Usecase specification Membuat Tr. Piutang

Use case name Membuat Tr. Penagihan Actor Staf penagihan Pattern 1. Use case dimulai pada saat staf penagihan menerima invoice kredit

dari staf akuntansi. 2. Staf penagihan terlebih dahulu akan login dan kemudian dapat

masuk ke form penagihan dari menu transaksi. 3. Staf penagihan akan memilih tombol Baru dan mulai memasukkan

data-data penagihan untuk pelanggan. 4. Setelah itu staf penagihan akan memilih tombol Simpan untuk

menambah record penagihan ke database penagihan. 5. Bila data penagihan akan diedit maka dapat memilih tombol Edit. 6. Untuk mencetak kuintansi tanda pelunasan piutang maka staf

pemasaran dapat memilih tombol Cetak. Object Tr_Penagihan, Karyawan, dan Tr_Piutang. Function Get_last_no_penagihan, Generate_no_penagihan, Get_info_karyawan,

Get_info_ penagihan, Get_info_piutang, Simpan, dan Cetak. Tabel 4.15 Usecase specification Membuat Tr. Penagihan

125

Use case name Mencetak lap.Order Actor Staf pemasaran Pattern 1. Use case dibuat pada saat staf pemasaran memilih submenu

laporan transaksi order dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan transaksi order. 3. Staf pemasaran akan memilih periode yang diinginkan lalu pilih

tombol cari dan sistem akan validasi tanggal. 4. Sistem kemudian akan menampilkan data order ke grid order. 5. Staf pemasaran memilih tombol Cetak untuk mencetak laporan

order. Object Tr_Order Function Get_info_ Tr_ekspor, Add_grid_Tr_order, dan Cetak.

Tabel 4.16 Usecase specification Mencetak lap.Order

Use case name Mencetak lap. Tr. PK Actor Staf keuangan dan staf akuntansi. Pattern 1. Use case dibuat pada saat staf keuangan dan staf akuntansi

memilih submenu laporan transaksi PK dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan transaksi PK. 3. Staf keuangan dan staf akuntansi akan memilih periode yang

diinginkan lalu pilih tombol cari dan sistem akan validasi tanggal. 4. Sistem kemudian akan menampilkan data PK ke grid PK. 5. Staf keuangan dan staf akuntansi memilih tombol Cetak untuk

mencetak laporan order. Object Tr_Pengeluaran Kas Function Get_info_ Tr_PK, Add_grid_Tr_PK, dan Cetak.

Tabel 4.17 Usecase specification Mencetak lap. Tr. PK

126

Use case name Mencetak lap. Tr.Piutang Actor Staf keuangan, staf akuntansi, dan staf penagihan. Pattern 1. Use case dibuat pada saat staf keuangan, staf akuntansi, dan staf

penagihan memilih submenu laporan transaksi piutang dari menu laporan.

2. Sistem menampilkan form laporan transaksi piutang. 3. Staf keuangan, staf akuntansi, dan staf penagihan akan memilih

periode yang diinginkan lalu pilih tombol cari dan sistem akan validasi tanggal.

4. Sistem kemudian akan menampilkan data piutang ke grid piutang. 5. Staf keuangan, staf akuntansi, dan staf penagihan memilih tombol

Cetak untuk mencetak laporan PK. Object Tr_Piutang Function Get_info_ Tr_piutang, Add_grid_Tr_piutang, dan Cetak.

Tabel 4.18 Usecase specification Mencetak lap. Tr.Piutang

Use case name Mencetak lap. Tr.Penagihan Actor Staf akuntansi, dan staf penagihan. Pattern 1. Use case dibuat pada saat staf akuntansi, dan staf penagihan

memilih submenu laporan transaksi penagihan dari menu laporan.

2. Sistem menampilkan form laporan transaksi penagihan. 3. Staf akuntansi, dan staf penagihan akan memilih laporan yang

ingin dicetak berdasarkan tanggal jatuh tempo, status pembayaran atau perpelanggan.

4. Staf akuntansi, dan staf penagihan akan memilih periode yang diinginkan lalu pilih tombol cari dan sistem akan validasi tanggal.

5. Sistem kemudian akan menampilkan data penagihan ke grid penagihan.

6. Staf akuntansi, dan staf penagihan memilih tombol Cetak untuk mencetak laporan penagihan.

Object Tr_Penagihan Function Get_info_ Tr_penagihan, Add_grid_Tr_penagihan, dan Cetak.

Tabel 4.19 Usecase specification Mencetak lap. Tr.Penagihan

Berikut ini adalah Sequence Diagram dari masing-masing Usecase

yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang

usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo :

127

Gambar 4.42 Sequence Diagram untuk Usecase “Menambah data pelanggan”

128

Gambar 4.43 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_Order”

129

Gambar 4.44 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_KBE”

130

Gambar 4.45 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_Pengeluaan Kas”

131

Gambar 4.46 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Ms_Job Sheet”

132

Gambar 4.47 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_Ekspor”

133

Gambar 4.48 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_Piutang”

134

Gambar 4.49 Sequence Diagram untuk Usecase “Membuat Tr_Penagihan”

135

Gambar 4.50 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Pengeluaran kas”

oleh staf keuangan

136

Gambar 4.51 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Piutang”

oleh staf keuangan

137

Gambar 4.52 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Order”

oleh staf akuntansi

138

Gambar 4.53 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Pengeluaran kas”

oleh staf akuntansi

139

Gambar 4.54 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Piutang” oleh

staf akuntansi

140

Gambar 4.55 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Penagihan”

oleh staf akuntansi

141

Gambar 4.56 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Piutang”

oleh staf penagihan

142

Gambar 4.57 Sequence Diagram untuk Usecase “Mencetak Lap.Tr.Penagihan”

oleh staf Penagihan

143

4.1.3.2 Function List

Function Complexity Type 1. Menambah data pelanggan

a. Get_list_pelanggan, b. Get_info_pelanggan, c. Add_grid_pelanggan, d. Simpan

Simple, Medium Simple Simple Simple Medium

Read, Update Read Read Update Update

2. Membuat Tr. O rder

a. Get_last_no_order, b. Generate_no_order, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_Tr_order, e. Get_info_pelanggan, f. Add_data_BE, g. Simpan

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium

Read, Update Read Update Read Read Read Update Update

3. Membuat Tr. KBE

a. Get_last_no_KBE, b. Generate_no_KBE, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_KBE, e. Get_detail_KBE, f. Get_info_Tr_order, g. Hitung_Tot_estimasi_biaya, h. Simpan, i. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium Medium Medium

Read, Update, Compute Read Update Read Read Read Read Compute Update Read

4. Membuat Tr. PK

a. Get_last_no_PK, b. Generate_no_PK, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_PK, e. Simpan, f. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Medium Medium

Read, Update Read Update Read Read Update Read

Tabel 4.20 Function List Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaan Kas dan Piutang Usaha

144

5. Membuat Ms. JS

a. Get_last_no_JS, b. Generate_no_JS, c. Get_list_karyawan, d. Get_info_karyawan, e. Get_info_JS, f. Add_grid_karyawan, g. Hitung_Tot_ biaya_Aktual, h. Simpan, i. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium Medium Medium

Read, Update, Compute Read Update Read Read Read Update Compute Update Read

6. Membuat Tr. Ekspor

a. Get_last_no_Tr_ekspor, b. Generate_no_Tr_ekspor, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_ Tr_ekspor, e. Get_detail_ Tr_ekspor, f. Get_info_Tr_order, g. Get_info_JS, h. Get_info_KBE, i. Hitung_Tot_selisih_biaya, j. Simpan

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Medium Medium

Read, Update, Compute Read Update Read Read Read Read Read Read Compute Update

7. Membuat Tr. Piutang

a. Get_last_no_piutang, b. Generate_no_piutang, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_piutang, e. Simpan, f. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Medium Medium

Read, Update Read Update Read Read Update Read

8. Membuat Tr. Penagihan

a. Get_last_no_penagihan, b. Generate_no_penagihan, c. Get_info_karyawan, d. Get_info_ penagihan, e. Get_info_piutang, f. Simpan, g. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Simple Simple Simple Medium Medium

Read, Update Read Update Read Read Read Update Read

9. Mencetak lap.Order

a. Get_info_ Tr_ekspor, b. Add_grid_Tr_order, c. Cetak

Simple, Medium Simple Simple Medium

Read, Update Read Update Read


145

10. Mencetak lap. Tr. PK

a. Get_info_ Tr_PK, b. Add_grid_Tr_PK, c. Cetak



11. Mencetak lap. Tr.Piutang

a. Get_info_ Tr_piutang, b. Add_grid_Tr_piutang, c. Cetak

Simple Simple Medium

Read Update Read

12. Mencetak lap. Tr.Penagihan

a. Get_info_ Tr_penagihan, b. Add_grid_Tr_penagihan, c. Cetak




4.1.3.3 User Interface

Rancangan antarmuka yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo dibuat

seramah mungkin (user friendly) untuk memudahkan interaksi antara pemakai

atau user. Berikut ini merupakan gambaran desain user interface sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo.

4.1.3.3.1 Dialogue Style

Untuk setiap user interface memiliki window yang mewakili class-

class yang penting dan masing-masing window tersebut membantu dalam

pencatatan transaksi pengeluaran kas dan piutang usaha yang terjadi pada PT.

Inti Duta Dwitama Transindo. Selain itu sistem juga menyediakan fasilitas

pencetakan yang dapat membantu pihak-pihak yang terkait dalam

menjalankan tugasnya dan juga memberikan informasi yang berguna bagi

146

pihak-pihak yang berwenang. Di bawah ini yang merupakan daftar window

interface dan hasil pencetakannya.

Window Print Out Login Menu Utama File

1. Ubah Password 2. Logout 3. Exit

Master 1. Ms_Karyawan 2. Ms_Pelanggan 3. Ms_Job Sheet

Transaksi 1. Tr_Order 2. Tr_Kalkulasi Biaya Ekspor 3. Tr_Pengeluaran Kas 4. Tr_Piutang 5. Tr_Penagihan

a. Kalkulasi Biaya Ekspor (KBE) b. Pengeluaran Kas c. Invoice Kredit d. Kuintansi

Laporan 1. Lap. Order 2. Lap.Pengeluaran Kas 3. Lap. Piutang 4. Lap. Penagihan

a. Laporan Transaksi Order Perperiode b. Laporan Transaksi Pengeluaran Kas

Perperiode c. Laporan Transaksi Piutang Perperiode d. Laporan Penagihan Berdasarkan tgl Jatuh

Tempo Perperiode e. Laporan Penagihan Berdasarkan Status

Pembayaran Perperiode f. Laporan Penagihan Berdasarkan

Pelanggan Perperiode Cari Data

1. Cari Data Order 2. Cari Data PK 3. Cari Data Penagihan

Tabel 4.21 Daftar Window user interface dan print out

4.1.3.3.2 Overview

Gambar di bawah ini merupakan Navigation Diagram yang

menyediaan window-window user interface beserta hubungannya.

147

Klik " Keluar "

Klik "Exit"

Klik" Login"

Klik" Lo gout"

Klik "Ubah Password"Klik "Master Kar yawan" Klik "Master Pelanggan" Klik " Master Job Sheet"

Klik "Tr ansaksi Or der"Klik "T ransaksi KBE"

Klik " Transaksi Pengeluaran Kas"

Klik "T ransaksi Ekspor"

Klik "T ransaksi Piutang"

Klik "La poran Tr ansaksi Or der"Klik "Lapo ran Pe ngeluaran Kas"Klik " Laporan Piutang"Klik " Laporan Penagihan"

Klik " Ca ri Data Or der"

Klik "Cari Data Pen agihan"

Klik "Cari Data Pengeluaran Kas"

Klik " Keluar"

K lik "Next "

Kli k "Next"

Kli k "Next"

Lo gin

Ubah Password Master Kary awan Master Pelanggan M aster Job Sheet Transaksi Order Tr ans aksi K BE

Transak siPengeluaran Kas

Transaksi Piutang

Transaksi Eks por

Lap. TransaksiOrder

Lap. Pengeluaran KasLap. PiutangLap. PenagihanCari Data Pengeluaran

Kas

Cari Data Order

Cari Data Penagihan

Menu U tama

Gambar 4.58 “Navigation Diagram”

148

4.1.3.3.3 Examples

Gambar 4.59 Window “Login”

User meng-entry Kode Karyawan dan Password yang dimiliki pada UI login

tersebut. Lalu tekan tombol “Login”, apabila benar, maka sistem akan menerima akses,

dan user dapat masuk ke dalam aplikasi. Bila ingin membatalkan login, user dapat

menekan tombol “Keluar”.

151

Gambar 4.60 Window “Menu Utama”

Bila user yang bersangkutan telah berhasil login, maka akan tampil menu utama

seperti yang disajikan pada Gambar 4.60. Form menu utama ini terdiri dari lima bagian

utama, yaitu menu “File”, “Master”, “Transaksi”, “Laporan”, dan “Cari Data” dengan

masing-masing instance-nya seperti yang tampak pada Gambar 4.60.

Namun, tidak setiap user dapat melakukan akses terhadap setiap menu yang ada

pada form menu utama ini. Setiap user mempunyai batasan-batasan hak akses yang

disesuaikan dengan tugasnya masing-masing. Hal ini dilakukan untuk menjaga

pengendalian intern agar tetap berjalan dengan baik.

Untuk user yang login sebagai staf pemasaran, maka hanya bisa mengakses ke

menu-menu yang berkaitan dengan tugasnya menerima order, seperti membuat transaksi

order dan membuat job Sheet. Selain itu, staf pemasaran juga dapat melakukan

152

penambahan dan perubahan pada data pelanggan. Staf pemasaran dapat membuat

laporan-laporan yang diperlukannya dengan mengakses semua submenu Laporan dan

dapat mengakses semua submenu Cari Data.

Staf keuangan hanya dapat melakukan akses sesuai dengan tugasnya yaitu

membuat kalkulasi biaya ekspor dan membuat catatan pengeluaran kas. Semua submenu

ini terdapat pada menu utama “Transaksi”. Selain itu staf keuangan dapat mengakses

semua submenu Laporan dan dapat mengakses semua submenu Cari Data.

Staf akuntansi memiliki hak untuk mengakses segala sesuatu yang berhubungan

dengan pencatatan transaksi ekspor dan pembuatan laporan, seperti membuat transaksi

ekspor dan membuat invoice. Selain itu staf akuntansi dapat mengakses semua submenu

Laporan dan dapat mengakses semua submenu Cari Data.

Sedangkan staf penagihan hanya dapat mengakses segala sesuatu yang

berhubungan dengan tugasnya mencatat dan menagih piutang, seperti membuat transaksi

penagihan. Selain itu staf penagihan dapat mengakses semua submenu Laporan dan

dapat mengakses semua submenu Cari Data.

Khusus untuk operasi-operasi yang ada pada menu “File”, semua user memiliki

hak akses untuk bisa mengakses menu ini, yaitu setiap user dapat melakukan operasi

logout dan ubah password.

153

Gambar 4.61 Window “Ubah Password”

User Interface ini digunakan untuk mengganti password dari user. Pertama user

harus meng-entry password lamanya, lalu entry password baru, serta meng-entry ulang

password baru yang diinginkan. Apabila verifikasi berhasil dilakukan terhadap

password yang bersangkutan, maka sistem akan meyimpan password baru user tersebut

secara otomatis ke dalam database.

154

Gambar 4.62 Window “Ms_Karyawan”

Window ini hanya dapat diakses oleh admin. Pada window master Karyawan,

akan ditampilkan data dari setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan. Pada master

Karyawan, akan ditampilkan data dari karyawan PT. Inti Duta Dwitama yang

sebelumnya pernah di-entry oleh user, disini user dapat melakukan berbagai operasi

terhadap data karyawan, seperti operasi “Baru” dan “Edit”. User juga dapat melakukan

pencarian terhadap data karyawan, dengan memainkan operasi ”Cari”. Untuk melakukan

pencarian, user hanya perlu memilih dasar pencarian dan memasukkan kata kunci, lalu

menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data karyawan yang

dimaksud ke dalam database.

Untuk melakukan penambahan data karyawan baru, user hanya perlu menekan

tombol ”Baru”, yang secara otomatis akan membuat setiap textbox dan combo box

menjadi aktif dan clear. Selanjutnya user dapat melakukan penambahan data sesuai

155

keinginan. Bila telah selesai user dapat menekan tombol “Simpan”, dan bila ingin

membatalkan, tinggal menekan tombol “Batal”.

Gambar 4.63 Window “Ms_Pelanggan”

Window ini hanya dapat diakses oleh staf pemasaran. Pada master Pelanggan,

akan ditampilkan data dari pelanggan-pelanggan yang sebelumnya pernah di-entry oleh

user, yaitu staf pemasaran. Disini user dapat melakukan berbagai operasi terhadap data

Pelanggan, seperti operasi “Baru”,“Edit”, dan “Hapus”. User juga dapat melakukan

pencarian terhadap data Pelanggan, dengan memainkan operasi ”Cari”. Untuk

melakukan pencarian, user hanya perlu memilih dasar pencarian dan memasukkan kata

156

kunci, lalu menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data

Pelanggan yang dimaksud ke dalam database.

Untuk melakukan penambahan data Pelanggan baru, user hanya perlu menekan

tombol ”Baru”, yang secara otomatis akan membuat setiap textbox dan combo box

menjadi aktif dan clear. Selanjutnya user dapat melakukan penambahan data sesuai

keinginan. Bila telah selesai user dapat menekan tombol “Simpan”, dan bila ingin


Selain itu data Pelanggan juga dapat diedit, user hanya perlu membuka data

Pelanggan yang ingin diedit lalu tekan tombol ”Edit” maka secara otomatis akan

membuat setiap textbox dan combo box menjadi aktif. Lalu user dapat mulai mengedit

data pelanggan sesuai keinginan. Bila ingin menukar data eksportir maka dapat menekan

tombol ”Tukar” dan bila ingin menghapus data eksportir lama dapat tekan tombol

”Hapus”. Bila telah selesai user dapat menekan tombol “Simpan”, dan bila ingin


157

Gambar 4.64 Window “Ms_Job Sheet”

158

Window ini hanya dapat diakses oleh staf pemasaran. Pada window master Job

Sheet (JS), akan ditampilkan sebagian data dari transaksi order dan sebagian lagi dari

pelaksanaan transaksi ekspor yang sebelumnya pernah dientry oleh user, yaitu staf

pemasaran. Disini user dapat melakukan berbagai operasi terhadap data Job Sheet,

seperti operasi “Simpan”, “Edit”, dan “Cetak”. Untuk dapat membuat data Job sheet

yang baru, dimulai dari window transaksi order dengan menekan tombol “Next”. Jadi

dari satu No. Order yang berstatus “OK” akan memiliki satu No. JS. Bila staf pemasaran

sudah membuat transaksi order dan menekan tombol “Next” maka window master Job

Sheet akan menampilkan sebagian data transaksi order dan sebagian lagi akan di-entry

oleh user sesuai dengan keinginannya. Bila sudah selesai maka user dapat menekan

tombol “Simpan”. Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. JS,

lalu menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data Job Sheet

yang dimaksud ke dalam database.

Selain itu data Job Sheet juga dapat diedit, user hanya perlu membuka data Job

Sheet yang ingin diedit lalu tekan tombol ”Edit” maka secara otomatis akan membuat

setiap textbox dan combo box menjadi aktif. Lalu user dapat mulai mengedit data Job

Sheet sesuai keinginan. Bila telah selesai user dapat menekan tombol “Simpan”, dan

bila ingin membatalkan, tinggal menekan tombol “Batal”. Selain itu, user juga dapat

melakukan pencetakan atas Job Sheet yang diinginkan dengan menekan tombol “

Cetak”.

160

Gambar 4.65 Window “Tr_Order”

Tampilan window Transakasi Order disini dipakai oleh staf pemasaran untuk

mencatat penerimaan order ekspor. Untuk membuat Transakasi Order yang baru, user

tinggal menekan tombol “Baru”, maka setiap textbox dan combo box akan segera

dibersihkan dan aktif, kecuali textbox untuk No. Order dan Tanggal Order yang tetap

disable, yang akan segera melakukan generate secara otomatis.

Saat user menekan tombol “Baru” atau “Edit”, maka hal ini akan membuat

tombol “Simpan” dan “Batal” menjadi aktif. Setelah user selesai meng-entry data

transaksi order maka user dapat menyimpan data ke database dengan menekan tombol

“Simpan” dan menekan tombol “Batal” bila ingin membatalkannya.

Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. Order, lalu

menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data Transaksi

Order yang dimaksud ke dalam database. Data Transaksi Order dapat diedit oleh user

161

dengan membuka data Transaksi Order yang ingin diedit lalu tekan tombol “Edit”, hal

ini akan mengaktifkan textbox dan combo box sehingga user dapat mulai mengedit data

transaksi order.

Pada UI Transaksi Order terdapat tombol “Masukkan”, tombol ini berfungsi

untuk memasukkan data Barang Ekspor (BE) ke dalam database BE dan sekaligus

membersihkan textbox yang berhubungan dengan BE. Data BE juga dapat dihapus

dengan menekan tombol “Hapus”.

Pada saat user merubah status Transaksi Order menjadi “OK” dan menekan

tombol “Simpan” maka hal ini akan mengaktifkan tombol “Next”. Bila user menekan

tombol “Next” maka window Transaksi Order akan tertutup dan window master Job

Sheet akan muncul.

162

Gambar 4.66 Window “Tr_Kalkulasi Biaya Ekspor”

Tampilan window Kalkulasi Biaya Ekspor (KBE) disini dipakai oleh staf

keuangan untuk membuat perhitungan kalkulasi biaya untuk setiap order ekspor. Untuk

membuat Kalkulasi Biaya Ekspor yang baru, user tinggal menekan tombol “Baru”, maka

setiap textbox dan combo box akan segera dibersihkan dan aktif, kecuali textbox untuk

No. KBE dan Tanggal pembuatan KBE yang tetap disable, yang akan segera melakukan

generate secara otomatis.

Saat user menekan tombol “Baru” atau “Edit”, maka hal ini akan membuat

tombol “Simpan” dan “Batal” menjadi aktif. Setelah user selesai meng-entry data KBE

maka user dapat menyimpan data ke database dengan menekan tombol “Simpan” dan

menekan tombol “Batal” bila ingin membatalkannya.

163

Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. KBE, lalu

menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data KBE yang

dimaksud ke dalam database. Data KBE dapat diedit oleh user dengan cara membuka

data KBE yang ingin diedit lalu tekan tombol “Edit”, hal ini akan mengaktifkan textbox

dan combo box sehingga user dapat mulai mengedit data KBE.

Pada window Kalkulasi Biaya Ekspor terdapat tombol “Hitung” yang digunakan

untuk membantu user dalam menjumlah total biaya KBE. Ketika user merubah status

KBE menjadi “OK” kemudian menekan tombol “Simpan” maka hal ini akan

mengaktifkan tombol “Next”. Bila user menekan tombol “Next” maka window KBE

akan tertutup dan window Transaksi Pengeluaran Kas akan muncul. Selain itu, user juga

dapat melakukan pencetakan atas Kalkulasi Biaya Ekspor yang diinginkan dengan

menekan tombol “ Cetak”.

164

Gambar 4.67 Window “Tr_Pengeluaran Kas”

Window Transaksi Pengeluaran Kas (PK) ini hanya dapat diakses oleh staf

keuangan. Pada window Transaksi Pengeluaran Kas (PK)), akan ditampilkan sebagian

besar data dari KBE dan sebagian lagi dari data pengeluaran kas yang sebelumnya

pernah dientry oleh user, yaitu staf keuangan. Disini user dapat melakukan beberapa

operasi terhadap data Transaksi Pengeluaran Kas (PK), seperti operasi “Simpan”, “Edit”,

dan “Cetak”. Untuk dapat membuat data Transaksi Pengeluaran Kas (PK) yang baru,

dimulai dari window KBE dengan menekan tombol “Next”. Jadi dari setiap satu No.

KBE yang berstatus “OK” akan memiliki satu No. PK. Bila staf keuangan sudah

membuat data KBE dan menekan tombol “Next” maka window Transaksi Pengeluaran

165

Kas (PK) akan menampilkan sebagian besar data KBE dan user hanya perlu meng-entry

status PK, No. Cek dan Tanggal Update. Bila sudah selesai maka user dapat menekan

tombol “Simpan”. Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. PK,

lalu tekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data Transaksi

Pengeluaran Kas (PK) yang dimaksud ke dalam database.

Selain itu data Transaksi Pengeluaran Kas (PK) juga dapat diedit, user hanya

perlu membuka data Transaksi Pengeluaran Kas (PK) yang ingin diedit lalu tekan

tombol ”Edit” maka secara otomatis akan membuat textbox untuk No. Cek dan combo

box untuk status PK serta Tanggal Update menjadi aktif. Lalu user dapat mulai

mengedit data Transaksi Pengeluaran Kas (PK) sesuai keinginan. Bila telah selesai user

dapat menekan tombol “Simpan”, dan bila ingin membatalkan, tinggal menekan tombol

“Batal”. Selain itu, user juga dapat melakukan pencetakan atas Transaksi Pengeluaran

Kas (PK) yang diinginkan dengan menekan tombol “ Cetak”.

166

Gambar 4.68 Window “Tr_Ekspor”

167

Tampilan window Transakasi Ekspor disini dipakai oleh staf akuntansi untuk

mencatat semua transaksi ekspor guna membuat invoice. Untuk membuat Transaksi

Ekspor yang baru, user tinggal menekan tombol “Baru”, maka textbox untuk No. JS

akan segera dibersihkan dan aktif. Pembuatan Transaksi Ekspor harus berdasarkan No.

JS yang sudah selesai dikerjakan, dengan user memasukkan No. JS lalu tekan tombol

“Cari” maka sebagian data dari JS akan muncul di window Transaksi Ekspor. Untuk

memunculkan data BE dan KBE maka user dapat memasukkan No. Order serta No.

KBE lalu tekan tombol “Cari”, dan sistem secara otomatis mencari data yang dimaksud

ke dalam masing-masing database. Pada saat operasi penambahan data Transaksi

Ekspor, user hanya perlu meng-entry No. BL, Tanggal terbit BL, Total FEE serta

menghitung selisih biaya.

Pada window Transaksi Ekspor terdapat dua tombol “Hitung”. Tombol “Hitung”

yang pertama berguna untuk membantu user menghitung jumlah keseluruhan biaya yang

akan dibebankan kepada pelanggan. Sedangkan tombol “Hitung” yang kedua berguna

untuk membantu user menghitung selisih KBE dengan biaya aktual. Bila sudah selesai

meng-entry data Transaksi ekspor maka user dapat menyimpan data dengan menekan

tombol “Simpan” dan untuk membatalkannya tekan tombol “ Batal”.

Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. Tr_Ekspor, lalu


Ekspor yang dimaksud ke dalam database.

Sesaat setelah user menyimpan data Transaksi Ekspor dan bila textbox dari jenis

pembayaran adalah “Kredit” maka tombol “Next” akan aktif. Bila user menekan tombol

“Next” tersebut maka akan menutup window Transaksi Ekspor dan akan muncul window

168

Transaksi Piutang. Selain itu, user juga dapat melakukan pencetakan atas Transaksi

Ekspor yang diinginkan dengan menekan tombol “ Cetak”.

Gambar 4.69 Window “Tr_Piutang”

Tampilan window Transaksi Piutang disini dipakai oleh staf akuntansi untuk

mencatat data piutang usaha yang muncul akibat pembayaran order ekspor dengan

kredit. Untuk mencatat data Piutang yang baru, user tinggal menekan tombol “Baru”,

maka setiap textbox dan combo box akan segera dibersihkan dan aktif, kecuali textbox

untuk No. Piutang dan Tanggal pembuatan Piutang yang tetap disable, yang akan segera

melakukan generate secara otomatis. Tetapi biasanya data Piutang dibuat berdasarkan

No. Transaksi Ekspor sehingga sebagian data piutang sudah muncul secara otomatis.

Setelah user selesai meng-entry data Piutang maka user dapat menyimpan data ke

database dengan menekan tombol “Simpan” dan menekan tombol “Batal” bila ingin

membatalkannya.

169

Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. Piutang, lalu

menekan tombol ”Cari”, maka sistem akan secara otomatis mencari data Piutang yang

dimaksud ke dalam database. Data Piutang dapat diedit oleh user dengan cara membuka

data Piutang yang ingin diedit lalu tekan tombol “Edit”, hal ini akan mengaktifkan

textbox dan combo box sehingga user dapat mulai mengedit data KBE. Bila proses edit

telah selesai, user dapat menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data. Selain itu,

user juga dapat melakukan pencetakan atas Piutang yang diinginkan menjadi Invoice

Kredit dengan menekan tombol “ Cetak”.

Gambar 4.70 Window “Tr_Penagihan”

Tampilan window Transakasi Penagihan dipakai oleh staf penagihan untuk

mencatat data penagihan kepada pelanggan yang akan dilakukannya. Untuk membuat

Transaksi Penagihan yang baru, user tinggal menekan tombol “Baru”, maka textbox

untuk No. Piutang akan segera dibersihkan dan aktif. Pembuatan Transaksi Penagihan

170

harus berdasarkan No. Piutang yang sudah dibuat sebelumnya oleh staf akuntansi.

Dengan user memasukkan No. Piutang lalu tekan tombol “Cari” maka sebagian data dari

Piutang akan muncul di window Transaksi Penagihan. Pada saat operasi penambahan

data Transaksi Penagihan, user hanya perlu meng-entry Status Pembayaran Piutang saja.

Bila sudah selesai meng-entry data Transaksi Penagihan maka user dapat menyimpan

data dengan menekan tombol “Simpan” dan untuk membatalkannya tekan tombol

“Batal”.

Untuk melakukan pencarian, user hanya perlu memasukkan No. Penagihan, lalu


Penagihan yang dimaksud ke dalam database.

Selain itu data Penagihan dapat diedit oleh user dengan cara membuka data

Penagihan yang akan diedit lalu tekan tombol “Edit”. Hal ini akan membuat combo box

untuk Status Pembayaran piutang akan aktif. Bila status pembayaran piutang sudah

menjadi “Lunas” maka user dapat meng-entry Cara Pembayaran, Nama Bank (bila

pembayaran denngan transfer) dan Tanggal Pembayaran. Bila sudah selesai meng-entry

data Transaksi Penagihan maka user dapat menyimpan data dengan menekan tombol

“Simpan”. Operasi lain yang dapat dilakukan pada window Transaksi Penagihan yaitu

user dapat melakukan pencetakan atas Transaksi Penagihan atau bukti pembayaran

dengan menekan tombol “ Cetak”.

171

Gambar 4.71 Window “Lap.Transaksi Order”

Untuk membuat laporan Transaksi Order, ataupun laporan lainnya seperti

laporan Transaksi Pengeluaran kas dan Transaksi piutang maka user akan dihadapkan

pada bentuk form yang kurang lebih sama, begitu juga dengan fungsi-fungsi yang ada

didalamnya.

Untuk memulai pembuatan laporan Transaksi Order, user hanya perlu

memasukkan periode laporan yang diinginkan, mulai dari periode awal dan periode

akhirnya, lalu tekan tombol “Cari”. Maka sistem akan secara otomatis mengumpulkan

data Transaksi Order yang diinginkan dan akan memunculkannya pada data Gridview.

Bila user setuju untuk mencetak laporan Transaksi Order tersebut maka user tinggal

tekan tombol “Cetak” atau tekan tombol “Keluar” bila ingin membatalkan pencetakan

laporan. Laporan Transaksi Order yang dihasilkan akan diurutkan berdasarkan periode

awal dari Transaksi Order secara otomatis oleh sistem.

172

Gambar 4.72 Window “Lap.Transaksi Pengeluaran Kas”

Untuk memulai pembuatan laporan Pengeluaran Kas (PK), user hanya perlu


akhirnya, lalu tekan tombol “Cari”. Maka sistem akan secara otomatis mengumpulkan

data Pengeluaran Kas (PK) yang diinginkan dan akan memunculkannya pada data

Gridview. Bila user setuju untuk mencetak laporan Pengeluaran Kas (PK) tersebut maka

user tinggal tekan tombol “Cetak” atau tekan tombol “Keluar” bila ingin membatalkan

pencetakan laporan. Laporan Pengeluaran Kas (PK) yang dihasilkan akan diurutkan

berdasarkan periode awal dari Pengeluaran Kas (PK) secara otomatis oleh sistem.

173

Gambar 4.73 Window “Lap.Transaksi Piutang”

Untuk memulai pembuatan laporan Piutang, user hanya perlu memasukkan

periode laporan yang diinginkan, mulai dari periode awal dan periode akhirnya, lalu

tekan tombol “Cari”. Maka sistem akan secara otomatis mengumpulkan data Piutang

yang diinginkan dan akan memunculkannya pada data Gridview. Bila user setuju untuk

mencetak laporan Piutang tersebut maka user tinggal tekan tombol “Cetak” atau tekan

tombol “Keluar” bila ingin membatalkan pencetakan laporan. Laporan Piutang yang

dihasilkan akan diurutkan berdasarkan periode awal dari Piutang secara otomatis oleh

sistem.

174

Gambar 4.74 Window “Lap.Transaksi Penagihan”

Pembuatan laporan Penagihan oleh user dapat dibuat berdasarkan Tanggal Jatuh

Tempo, Status Pembayaran atau Kode Pelanggan. User dapat memulai membuat laporan

dengan memilih dasar pembuatan laporan penagihan.

Bila user memilih laporan penagihan berdasarkan tanggal jatuh tempo maka user

hanya perlu memasukkan periode jatuh tempo penagihan yang diinginkan, mulai dari

periode awal dan periode akhirnya, lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan

secara otomatis mengumpulkan data Penagihan yang diinginkan dan akan

memunculkannya pada data Gridview.

Untuk user yang memilih laporan penagihan berdasarkan status pembayaran

maka user perlu memilih status pembayaran “Tunai” atau “Kredit”. Setelah itu user akan


akhirnya, lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan secara otomatis

175

mengumpulkan data Penagihan yang diinginkan dan akan memunculkannya pada data

Gridview.

Sedangkan user yang memilih laporan penagihan berdasarkan kode pelanggan

maka user akan meng-entry Kode Pelanggan yang diinginkan lalu user memasukkan

periode laporan yang diinginkan, mulai dari periode awal dan periode akhirnya, dan

tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan secara otomatis mengumpulkan data

Penagihan yang diinginkan dan akan memunculkannya pada data Gridview.

Setelah user melihat data laporan yang diinginkan dalam tabel Gridview dan user

setuju untuk mencetak laporan Penagihan tersebut maka user dapat menekan tombol

“Cetak” atau tekan tombol “Keluar” bila ingin membatalkan pencetakan laporan.

Laporan Penagihan yang dihasilkan akan diurutkan berdasarkan periode awal dari

Penagihan secara otomatis oleh sistem.

Gambar 4.75 Window “Cari Data Order”

176

Untuk pemakaian window Cari data Order atau window Cari Data lainnya, user

akan berhadapan pada bentuk form yang kurang lebih sama, begitu juga dengan fungsi-

fungsi yang ada didalamnya. Window ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah

user dalam pencarian data atau informasi yang diinginkan.

Untuk memulai pemakaian window Cari Data Order maka user perlu memilih

dasar pencarian data order berdasarkan No. Order, Status Order atau Status Pembuatan

KBE. Bila user memilih dasar pencarian data order berdasarkan No. Order maka user

pelu meng-entry No. Order lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan

mengumpulkan data yang diinginkan lalu memunculkannya pada tabel Gridview.

Bila user memilih dasar pencarian data order berdasarkan Status Order maka

user perlu memilih status order yang “OK” atau “Pending” lalu tekan tombol “Cari”.

Setelah itu sistem akan mengumpulkan data yang diinginkan lalu memunculkannya pada

tabel Gridview. Sedangkan user yang memilih dasar pencarian data order berdasarkan

Status Pembuatan KBE maka user perlu memilih status pembuatan KBE yang “Sudah

dibuat” atau “Belum dibuat” lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan


Data pilihan user yang ada pada tabel Gridview dapat dibuka pada window

Transaksi Order dengan cara menekan tombol “OK”. Bila tidak ingin membuka data

pada window Transaksi Order maka user dapat menekan tombol “Keluar”.

177

Gambar 4.76 Window “Cari Data PK”

Pemakaian window Cari Data Pengeluaran Kas (PK) tidak jauh beda dengan Cari

Data Order, user akan memilih dasar pencarian data PK berdasarkan No. PK, Status PK

atau No. Order. Bila user memilih dasar pencarian data PK berdasarkan No. PK maka

user perlu meng-entry No. PK lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan


Bila user memilih dasar pencarian data PK berdasarkan Status PK maka user

perlu memilih status PK yang “Sudah cair dana” atau “Belum cair dana” lalu tekan

tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan mengumpulkan data yang diinginkan lalu

memunculkannya pada tabel Gridview. Sedangkan user yang memilih dasar pencarian

data PK berdasarkan No. Order maka user perlu meng-entry No. PK lalu tekan tombol

“Cari”. Setelah itu sistem akan mengumpulkan data yang diinginkan lalu

memunculkannya pada tabel Gridview.

178


Transaksi Pengeluaran Kas dengan cara menekan tombol “OK”. Bila tidak ingin

membuka data pada window Transaksi Pengeluaran Kas maka user dapat menekan

tombol “Keluar”.

Gambar 4.77 Window “Cari Data Penagihan”

Untuk pemakaian window Cari Data Penagihan, user akan memilih dasar

pencarian data Penagihan berdasarkan No. Penagihan, Status Pembayaran atau No.

Piutang. Bila user memilih dasar pencarian data Penagihan berdasarkan No. Penagihan

maka user perlu meng-entry No. Penagihan lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem

akan mengumpulkan data yang diinginkan lalu memunculkannya pada tabel Gridview.

Bila user memilih dasar pencarian data Penagihan berdasarkan Status

Pembayaran maka user perlu memilih status Pemabayaran yang “Sudah Lunas” atau

179

“Belum Lunas” lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan mengumpulkan data

yang diinginkan lalu memunculkannya pada tabel Gridview. Sedangkan user yang

memilih dasar pencarian data Penagihan berdasarkan No. Piutang maka user perlu

meng-entry No. Piutang lalu tekan tombol “Cari”. Setelah itu sistem akan



Transaksi Penagihan dengan cara menekan tombol “OK”. Bila tidak ingin membuka

data pada window Transaksi Penagihan maka user dapat menekan tombol “Keluar”.

4.1.3.3.4 Print Out

180

Gambar 4.78 Formulir Data Ekspor PT. Inti Duta Dwitama Transindo

181

Gambar 4.79 Print Out “Kalkulasi Biaya Ekspor (KBE)”

182

Gambar 4.80 Print Out “Pengeluaran Kas”

183

Gambar 4.81 Print “Out Job Sheet”

184

Gambar 4.82 Print Out “Invoice Kredit”

185

Gambar 4.83 Print Out “Kuintansi”

186

Gambar 4.84 Print Out “Laporan Transaksi Order Perperiode”

187

Gambar 4.85 Print Out “Laporan Transaksi Pengeluaran Kas Perperiode”

188

Gambar 4.86 Print Out “Laporan Transaksi Piutang Perperiode”

189

Gambar 4.87 Print Out “Laporan Penagihan Berdasarkan tgl Jatuh Tempo Perperiode”

190

Gambar 4.88 Print Out “Laporan Penagihan Berdasarkan Status Pembayaran

Perperiode”

191

Gambar 4.89 Print Out “Laporan Penagihan Berdasarkan Pelanggan Perperiode”

192

4.1.3.4 Technical Platform

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti

Duta Dwitama Transindo dikembangkan dengan menggunakan personal

computer (PC) dan menggunkan bahasa pemprograman Visual Basic Studio 2005

dan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya.

User interface yang digunakan sesuai dengan standard windows. Sistem

dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard.

4.1.4 Recommndation

4.1.4.1 The system’s userfulness and feasibillity

Sistem yang akan dibuat dapat membantu dan mempermudah User dalam

pencatatan pengeluaran kas dan piutang usaha serta dapat menghasilkan laporan

yang dibutuhkan oleh pihak manager seperti laporan transaksi order, laporan

transaksi pengeluaran kas, laporan transaksi piutang dan laporan transaksi

penagihan.

4.1.4.2 Strategy

Sistem informasi yang dikembangkan ini akan diimplementasikan

terlebih dahlu pada karyawan junior setelah itu akan dilanjutkan pada tingkat

yang lebih tinggi untuk mengetahui apakah sistem yang dirancang dapat

digunakan dan sudah sesuai dengan kebutuhan user maupun perusahaan.

193

4.1.4.3 Development Economy

Sistem yang dirancang ini memerlukan sumber daya satu orang system

analyst, satu orang programmer, dan satu orang database specialist sebelum

sistem ini layak dioperaikan oleh user.

4.2 Design Document

4.2.1 The Task

4.2.1.1 Purpose

Tujuan dari perancangan sistem ini mempermudah pekerjaan administrasi

pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo

dengan cara mempermudah dalam pencatatan transaksi penerimaan order dari

pelanggan, pembuatan job sheet, transaksi pembuatan dan pencatatan kalkulasi

biaya ekspor, transaksi pencatatan dan pemeliharaan data pengeluaran kas,

piutang dan penagihan. Serta ditambah dengan pembuatan laporan-laporan yang

lebih detail dan cepat. Hal ini akan membantu juga dalam pengontrolan seluruh

transaksi dan aktivitas perusahaan.

4.2.1.2 Correction to the analysis

Perbaikan terhadap analisis perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo, dibuat

dengan cara membuat Revise Class dari Class Diagram yang telah dibuat

sebelumnya sehingga menghasilkan Class Diagram baru. Akan tetapi dalam

kasus ini tidak membuat Revise Class Diagram, karena Clss Diagram yang lama

telah menampilkan semua class yang diperlukan.

194

4.2.1.3 Quality Goals

Perancangan kriteria Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan

Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo lebih ditekankan pada Useable,

Efficient dan Reliable. Sistem yang usable sangat dibutuhkan agar sistem dapat

digunakan pada saat implementasi. Selain itu, sistem juga harus efisien, baik

dalam hal waktu maupun sumber daya karena sistem ini akan digunakan dalam

kegiatan mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang usaha perusahaan

sehari-hari. Sistem yang reliable atau dapat diandalkan diperlukan untuk

mempertahankan integritas data agar dapat menghasilkan laran yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

Kriteria lainnya seperti Secure dibutuhkan untuk menjaga keamanan data

perusahaan dan mencegah akses data untuk pihak-pihak internal maupun

eksternal perusahaan yang tidak memiliki hak otorisasi. Kriteria Correct dimana

sistem yang dirancang harus tepat dan sesuai dengan kebutuhan PT. Inti Duat

Dwitama Transindo. Kriteria Comprehensible dibutuhkan agar sistem mudah

dipahami oleh User sehingga dapat dimplementasikan dengan baik. Dan kriteria

Reusable memungkinkan subsistem dari sistem informasi akuntansi pengeluaran

kas dan piutang usaha yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain.

Kriteria Maintainable dan Testable mendapatkan prioritas yang rendah,

sedangkan kriteria Flexible, Portable, dan Interoperable merupakan kriteria yang

tidak memiliki hubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

dan Piutang Usaha.

195

Criterion Very Important

Important Less Important

Irrelevant Easily Fulfilled

Usable √ Secure √

Efficient √

Correct √

Reliable √

Maintainable √

Testable √

Flexible √

Comprehensible √

Reusable √

Portable √

Interoperable √

Tabel 4.22 Kriteria Sistem Informasi Akuntasi Pengeluaran Kas Dan Piutang Usaha

4.2.2 Techinical Platform

4.2.2.1 Equipment

Sistem ini didesain dan dikembangkan untuk personal computer (PC),

dimana antara Client dengan Server akan terhubung dengan menggunakan 8-

ports switch 10/100Mbps. Untuk lebih detailnya spesifikasi hardware yang

sebaiknya digunakan untuk PC adalah sebagai berikut :

196

Specification Client Server Processor Intel Pentium-4 LGA 3

Ghz Intel Core 2 Duo

Motherboard Intel 945 GC Crossfire Asus P5GC-MX Memory 512 Mb DDR2 1 Gb DDR2 Hard Disk Drive 80 Gb Sata 160 Gb Sata CD-ROM DVD-RW DVD-RW Monitor LCD 15” LCD 15” Keyboard dan Mouse Logitech Logitech NIC 100 Mbps 1000 Mbps Sound card On-Board On-Board Graphic Intel GMA 950 integrated Intel GMA 950 integrated Printer Dot Matrix Operating System Microsoft Window XP

Professional Microsoft Windows 2000 Advanced Server

UPS Prolink Pro 600 Volt Prolink Pro 600 Volt Tabel 4.23 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas dan piutang usaha

4.2.2.2 System Software

Desain sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha PT.

Inti Duta Dwitama Transindo berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft

Visual Studio 2005 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya.

4.2.2.3 System Interface

Dalam mengimplementasikannya, sistem ini juga memerlukan printer

yang dapat mencetak pada format surat. Untuk Client karyawan ditiap-tiap

bagian akan menggunakan printer dot matrix dan sistem operasi harus dapat

menangani interface printer.

197

4.2.2.4 Design Langunge

Dokumen-dokumen yang dirancang dengan menggunakan notasi UML

(Unified Model Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan tools

dari Microsoft Visio 2002 Enterprise Edition.

4.2.3 Architecture

4.2.3.1 Component Architecture

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti

Duta Dwitama Transindo menggunkan arsitektur Client – server dengan bentuk

centralized data, pada Client terdapat kompnen User Interface dan Function,

sedangkan pada server terdapat model component. Setiap Client memiliki

komponen function yang digunakan untuk membaca data yang ada di server

melalui User interface-nya yang kemudian selanjutnya diproses atau di-update di

tempatnya masing-masing, sedangkan data yang di-update tersebut akan

disimpan di server. Gambar berikut ini menunjukan arsitektur Sistem Informasi

Akuntansi Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama

Transindo.

198

Gambar 4.90 “Component Diagram”

199

4.2.3.2 Proses Architecture

Deployment Diagram dari sistem ini dirancang dengan menggunkan

centralized pattern, yaitu pada Client terdapat komponen User Interface,

Function dan external device, sedangkan pada server hanya terdapat komponen

model. Semua data yang di-input melalui komponen User Interface pada Client

diproses oleh Client tersebut melalui komponen function pada Client, kemudian

server akan menampung segala input dari Client melalui komponen model pada

server. Hasil output dapat pada Client dicetak dengan menggunakan printer

dimana printer itu sendiri meerupakan external device pada Client tersebut.

200

Client Staf Marketing

User Interface

Function

Printer

Printer Object

Client Staf Keuangan

User Interface

Function

Printer

Printer Object

Client Staf Penagihan

User Interface

Function

Printer

Printer Object

Server

Model

Client Staf Akuntansi

User Interface

Function

Printer

Printer Object

Gambar 4.91 “Deployment Diagram”

201

Gambar 4.92 “Arsitektur Jaringan”

4.2.3.3 Standard

Window dan pesan kesalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo dirancang

mengikuti standard Windows. Untuk lebih jelasnya beberapa contoh pesan

kesalahan dan menu standar pada gambar berikut ini.

202

Gambar 4.93 Beberapa contoh gambar menu standar dan pesan kesalahan

4.2.4 Component

4.2.4.1 Model Component

Komponen model menyatakan kebutuhan function dan model. Seluruh

function akan diimplementasikan dalam operasi dalam komponen model. Tujuan

dari komponen model ini adalah untuk mengirimkan data sekarang dan historic ke

function dan pengguna sistem.

4.2.4.1.1 Structure

Gambaran dibawah ini merupakan Class diagram yang telah direvisi.

203

Gambar 4.94 Revise Class Diagram

4.2.4.1.2 Classes

Dalam kasus ini tidak ada class baru yang muncul pada revise class

diagram karena class diagram lama telah menampilkan semua class yang

dibutuhkan.

204

4.2.4.2 Function Component

Structure:

+M enc etak JS ()

Pencetakan Ms_Job_Sheet

+M enc etak KBE()

Pencetakan Tr_KB E

+M encetak PK( )

Pencetakan Tr_Pengeluaran_K as

+M encetak invo ice tunai ()

P encetakan Tr_Ekspor

+M enc etak inv o ice kr ed i t()

Pencetakan Tr_Piutang

+M enc etak k uin tans i ()

Pencetakan Tr_Penagihan

<<Component>>Function

<<Component>>Model

+Login()+LogO ut( )+M engubahPas sw ord()

-KodeKaryw an : String-Nam aKaryawan : String-J enis Kelam in : String-TanggalLahi r : Date-Alamat : String-Telp : String-J abatan : String-Pas sw ord : String

Karyawan

+M enerim a_O rder( )+M embuat_J S()+Update_O rder ()+Update_J S()

S taf M arketing

+Mem buat_KBE()+Mem buat_PK()+Update_KBE()+Update_PK()

S taf K euangan

+Mem buat_Tr_Eks por ()+Mem buat_Piutang()+Mengec ek_Tr_Ek spor()+Update_Piutang()+Mem buat_Inv oic e()+Mem buat_Laporan( )

Staf Akuntansi

+Mem buat_Penagihan()+Mem buat_Kuintansi ()+Melakuk an_Penagihan( )+Menerima_Pembay ar an()+Update_Penagihan()

S taf P enagihan

+Registras i( )+M emes an_O rder()+Update_Pelanggan()+M embayar()

-K ode_pelanggan : String-N am a_Perus ahaan : String-N o.S IU P : String-A lam at : String-K ode_Pos : String-N egara : Sing le-Telp : String-Fax : S tring-E mai l : String-N am a_Eks portir : String-A lam at_Ek sporti r : S tring-Telp_E ks porti r : String

Pelanggan

+D ibuat()+D iU pdate()

-N o_O rder : String-Tanggal_Order : Date-N o_KB E : S tr ing-S tatus _Pem buatan_KBE : String-S tatus _O rder : String-Tanggal_Update : Date-K ode_Pelanggan : String-N ama_Perusahaan_Impor : String-N ama_Importi r : String-A lam at_Perus ahaan_Im por : String-Telp_P erus ahaan_Im por : S tr ing-J enis _BE : String-N ama_BE : String-Tipe_B E : S tr ing-Warna_BE : String-B erat_Bers ih_BE : String-Tota l_K arton : String-Tgl_Siap_BE : Date-J asa_Digunak an : String-A sal_N egara-Tujuan_Negara-P erk i raan_Tgl_Ek s por-A sal_N egara : String-Tujuan_Negara : String-P erk i raan_Tgl_Ek s por : Date-K ode_Karyawan : String

Tr_O rder

+Dibuat()+DiUpdate()+Dicetak()

-No_JS : String-Tanggal_J S : Date-No_Order : String-No_KBE : String-Kode_Kary awan : String-Penugas an_Kary aw an : String-No_Faktur : String-Biaya_Aktual : In teger-Total_Biay a_Aktual : In teger-Kode_Kary awan : String

Ms_Job_Sheet

+D ibuat()+D iUpdate()+D icetak()

-No_KBE : String-Tgl_Pem buatan_KBE : D ate-Status _KBE : String-Kode_Pelanggan : String-Estim as i_Biay a : In teger-Ni la i_Kurs : In teger-Tota l_Biay a : In teger-Kode_Kary aw an : String

Tr _K BE

+Dibuat()+DiUpdate()+Dic etak ()

-No_KBE : String-No_Or der : String-J as a_Digunakan : String-Tujuan_Negara : String-Perk iraan_Tgl_Ek spor : Date-J enis _Pem bayaran : String-Nam a_B E : S tring-Tipe_BE : String-Warna_BE : String

Detail_Tr _KBE

+Dibuat()+DiUpdate()+Dicetak()

-No_PK : String-Tgl_Pem buatan_PK : D ate-No_Order : String-No_KBE : String-Tota l_PK : Integer-Status _PK : String-Tgl_Update : Date-No_Cek : String-Kode_Kary awan : String-Perki raan_Tgl_Pembayaran : Date

Tr_Pengeluar an_Kas

+Dibuat()+Dicek ()+Dicetak()

-No_Tr_E ks por : String-Tgl_Tr_Ek spor : Date-No_JS : String-No_KBE : String-kode_Pelanggan : String-No_BL : String-Tgl_Terb it_BL : Date-Selis ih_Biaya : Integer-Tota l_Selis ih_Biaya : Integer-Kode_Kary aw an : String

Tr_Ekspor

+D ibuat()+D iUpdate()+D icetak()

-No_Piutang : String-Tgl_Piutang : Date-No_Tr_E ks por : String-No_Order : S tr ing-No_KBE : String-Tgl_M ula i_P iutang : Date-Lam a_Kredi t : String-Tgl_J atuh_Tem po : D ate-Tota l_Piutang : In teger-Kode_Kary aw an : String

Tr_Piutang

+Dibuat()+Dicek ()+Dicetak ()

-No_Tr_Eks por : S tr ing-No_Order : String-J as a_Digunakan : String-Tujuan_Negara : String-Perk iraan_Tgl_Ek spor : D ate-J enis _Pem bay aran : String-Nam a_B E : String-Tipe_BE : String-Warna_BE : String

Detail_Tr _E kspor

+Dibuat()+Di lak ukan_P enagihan()+DiUpdate()+Dibay ar()+Dicetak()

-No_Penagihan : String-Tgl_pembuatan_Penagihan : Date-No_Piutang : String-No_Tr_E ks por : String-No_Order : String-No_KBE : String-Tgl_M ula i_P iutang : Date-Tgl_J atuh_Tem po : D ate-Tota l_Piutang : In teger-Status _Pembayaran : String-Cara_Pem bayaran : S tr ing-Tgl_Pem bay aran : Date-Kode_Kary aw an : String

Tr_Penagihan

1 1

1

1..*

1

1..*

1 1..*

1

1

1

1

1

1 1 1 1 1

*

1

1

1

1..*

1

1..*

1

1

1

*

1

*

1

*

1

*

1

*

1

*

1

+Dibuat()+Dicek ()+Dicetak( )

Gambar 4.95 Class Placement dalam Model Component dan Function Component

205

Gambar 4.96 Function Component dari “Pencetakan Tr_KBE”

Operation : Pencetakan Tr_KBE Category : _ Active

X Passive _ Update X Read X Compute _ Signal

Purpose : Bukti perhitungan kalkulasi biaya ekspor. Input Data : No. Tr_Order, rincian estimasi biaya ekspor, dan nilai kurs. Condition : Sebuah objek dari class Tr_KBE dengan data pelanggan, data BE,

data sistem pembayaran, kemudian input No.Order, rincian estimasi biaya ekspor, dan nilai kurs.

Effect : Kejelasan untuk pelanggan tentang rincian jumlah biaya ekspor yang telah dipesan sebelumnya.

Algorithm : Generate no_kbe, tgl_pembuatan_kbe Input no_order Display data pelanggan, data abrang ekspor, data sistem pembayaran, data jasa Input status_kbe Entry estimasi_biaya, keterangan Calculate total_biaya Input nilai kurs Simpan tr_kbe Cetak manually

Data Sructure : - Placement : Pencetakan Tr_KBE Involced Object : Tr_KBE dan Tr_Order

Tabel 4.24 Function Component dari “Pencetakan Tr_KBE”

206

Gambar 4.97 Function Component dari “Pencetakan Tr_Pengeluaran Kas”

Operation : Pencetakan Tr_Pengeluaran Kas Category : _ Active

X Passive _ Update X Read _ Compute _ Signal

Purpose : Bukti pengeluaran kas untuk setiap kalkulasi biaya yang berstatus OK.

Input Data : No. Cek, status PK, dan tanggal Update. Condition : Sebuah objek dari class Tr_Pengeluaran Kas dengan data

pelanggan, data sistem pembayaran, No. Order, No. KBE, kemudian input No. Cek, status PK, dan tanggal Update.

Effect : Kejelasan untuk perusahaan tentang pengeluara kas yang telah dilakukan.

Algorithm : Generate no_pk, tanggal_pk Input no_order, no_kbe, tgl_siap_brg, perkiraan_t gl_ekspor Display data pelanggan, data sistem pembayaran, nilai kurs, total pk Input status_pk, no_cek, tgl_update Simpan tr_pengeluaran kas Cetak manually

Data Sructure : - Placement : Pencetakan Tr_Pengeluaran Kas Involced Object : Tr_Pengeluaran Kas

Tabel 4.25 Function Component dari “Pencetakan Tr_Pengeluaran Kas”

207

Gambar 4.98 Function Component dari “Pencetakan Ms_Job Sheet”

Operation : Pencetakan Ms_Job Sheet Category : _ Active

X Passive _ Update X Read X Compute _ Signal

Purpose : Bukti penugasan untuk karyawan dan pengendalian aktivitas karyawan.

Input Data : No. Faktur, rincian Biaya Aktual, keterangan, dan data penigasa karyawan.

Condition : Sebuah objek dari class Ms_Job Sheet dengan data Order, data pelanggan, dan data karyawan, kemudian input No. Faktur, rincian Biaya Aktual, keterangan, dan data penigasa karyawan.

Effect : Kejelasan untuk perusahaan tentang aktivitas karywan daam melaksanakan tugasnya.

Algorithm : Generate no_js, tgl_js Input no_order_ no_kbe Display data pelanggan, data karyawan, jasa_yang digunakan, keterangan1 Entry no_faktur, biaya_aktual, keterangan2 Calculate total_biaya Simpan ms_jobsheet Cetak manually

Data Sructure : - Placement : Pencetakan Ms_Job Sheet Involced Object : Ms_Job Sheet

Tabel 4.26 Function Component dari “Pencetakan Tr_Ms_Job Sheet”

208

Gambar 4.99 Function Component dari “Pencetakan Tr_Piutang”

Operation : Pencetakan Tr_Piutang Category : _ Active


Purpose : Bukti penagihan untuk pelanggan. Input Data : No. Order Condition : Sebuah objek dari class Tr_Piutang dengan data piutang, data

pelanggan, kemudian input No. Order. Effect : Invoice dapat sebagai dasar penagihan pada pelanggan aas

pesanan order sebelumnya. Algorithm : Generate no_piutang, tgl_piutang

Input no_tr_ekspor, no_order, no_kbe Display data piutang, data pelanggan Simpan tr_piutang Cetak manually

Data Sructure : - Placement : Pencetakan Tr_Piutang Involced Object : Tr_Piutang

Tabel 4.27 Function Component dari “Pencetakan Tr_Piutang”

209

Gambar 4.100 Function Component dari “Pencetakan Tr_Penagihan”

Operation : Pencetakan Tr_Penagihan Category : _ Active


Purpose : Bukti pelunasan pembayaran order untuk pelanggan yang jenis pembayaran Kredit.

Input Data : No. Piutang, status pembayaran, cara pembaran, dan tanggal Update.

Condition : Sebuah objek dari class Tr_Penagihan dengan No. Order, No. Tr_Ekspor, dan data pelanggan, kemudian input No. Piutang, status pembayaran, cara pembaran, dan tanggal Update.

Effect : Kejelasan untuk pelanggan tentang status pembayaran yang menjadi Lunas.

Algorithm : Generate no_penagihan, tgl_pembuatan_penagihan Input no_piutang Display no_tr_ekspor, no_orderm no_kbe, data piutang, data pelanggan Input status_pembayaran, tgl_pembayaran Simpan tr_penagihan Cetak manually

Data Sructure : - Placement : Pencetakan Tr_Penagihan Involced Object : Tr_Penagihan dan Tr_Piutang

Tabel 4.28 Function Component dari “Pencetakan Tr_Penagihan”

210

4.2.4.3 Database S istem Informasi Akuntansi Pengeluaran kas dan Piutang Usaha

Perancangan database yang akan digunakan dalam sistem dapat didasarkan pada

class diagram yang ada. Setiap class dapat diwakilkan oleh sebuah tabel yang akan

menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan class tersebut.

Adapun tabel yang diperlukan berjumlah 9 tabel. Tabel-tabel tersebut antara lain

Database Ms_Karyawan, Database Ms_Pelanggan, Database Ms_JS, Database

Tr_Order, Database Tr_KBE, Database Tr_PK, Database Tr_Ekspor, Database

Tr_Piutang, dan Database Tr_Penagihan. Untuk lebih jelasnya mengenai field-field dari

setiap tabel dapat dilihat pada bahasan berikut ini.

Nama Tabel : Ms_Karyawan Primary Key : Kode_Karyawan Foreign Key : -

Field Name Data Type Field Size Kode_Karyawan Varchar 10 Nama_Karyawan Varchar 25 Tanggal_Lahir Datetime 8 Alamat_Karyawan Varchar 50 No_Telp_Rumah Varchar 20 Jabatan Varchar 20 Password Varchar 10 Jenis_kelamin Varchar 10 Agama Varchar 20 Status Varchar 20 No_Telp_HP Varchar 20

Tabel 4.29 Spesifikasi Database Ms_Karyawan

211

Nama Tabel : Ms_Pelanggan Primary Key : Kode_Pelanggan Foreign Key : -

Field Name Data Type Field Size Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 No_SIUP_Perusahaan Varchar 20 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Kode_Pos Int 4 Negara Varchar 20 Telp_Perusahaan_Ekspor Varchar 20 Fax Varchar 20 Email_Perusahaan Varchar 20 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Identitas_Eksportir_Baru Varchar 20 No_Identitas_Eksportir_Baru Varchar 20 Alamat_Eksportir_Baru Varchar 50 Telp_Eksportir_Baru Varchar 20 Email_Eksportir_Baru Varchar 20 Nama_Eksportir_Lama Varchar 25 Identitas_Eksportir_Lama Varchar 20 No_Identitas_Eksportir_Lama Varchar 20 Alamat_Eksportir_Lama Varchar 50 Telp_Eksportir_Lama Varchar 20 Email_Eksportir_Lama Varchar 20

Tabel 4.30 Spesifikasi Database Ms_Pelanggan

Nama Tabel : Ms_JS Primary Key : No_JS Foreign Key : No_Order, No_KBE, Kode_Pelanggan, dan Kode_karyawan

Field Name Data Type Field Size No_JS Varchar 10 No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 Kode_Pelanggan Varchar 10 Tgl_JS Datetime 8 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Telp_Perusahaan_Ekspor Varchar 20 Nama_Perusahaan_Impor Varchar 25

Tabel 4.31 Spesifikasi Database Ms_JS

212

Nama_Importir Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Impor Varchar 50 Telp_Perusahaan_Impor Varchar 20 Asal_Negara Varchar 20 Tujuan_negara Varchar 20 Tgl_Siap_BE Datetime 8 Perkiraan_Tgl_Ekspor Datetime 8 Kode_karyawan_1 Varchar 10 Nama_karyawan_1 Varchar 2 Jabatan_karyawan_1 Varchar 20 Kode_karyawan_2 Varchar 10 Nama_karyawan_2 Varchar 25 Jabatan_karyawan_2 Varchar 20 Kode_karyawan_3 Varchar 10 Nama_karyawan_3 Varchar 25 Jabatan_karyawan_3 Varchar 20 Jasa_Dipake_1 Varchar 20 Jasa_Dipake_2 Varchar 20 Jasa_Dipake_3 Varchar 20 Jasa_Dipake_4 Varchar 20 Jasa_Dipake_5 Varchar 20 Jasa_Dipake_6 Varchar 20 Jasa_Dipake_7 Varchar 20 Jasa_Dipake_8 Varchar 20 Jasa_Dipake_9 Varchar 20 No_Faktur_1 Varchar 10 No_Faktur_2 Varchar 10 No_Faktur_3 Varchar 10 No_Faktur_4 Varchar 10 No_Faktur_5 Varchar 10 No_Faktur_6 Varchar 10 No_Faktur_7 Varchar 10 No_Faktur_8 Varchar 10 No_Faktur_9 Varchar 10 No_Faktur_10 Varchar 10 No_Faktur_12 Varchar 10 Biaya_Aktual_Rp_1 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_2 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_3 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_4 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_5 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_6 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_7 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_8 Int 4


213

Biaya_Aktual_Rp_9 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_10 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_11 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_12 Int 4 Biaya_Aktual_S_1 Int 4 Biaya_Aktual_S_2 Int 4 Biaya_Aktual_S_3 Int 4 Biaya_Aktual_S_4 Int 4 Biaya_Aktual_S_5 Int 4 Biaya_Aktual_S_6 Int 4 Biaya_Aktual_S_7 Int 4 Biaya_Aktual_S_8 Int 4 Biaya_Aktual_S_9 Int 4 Biaya_Aktual_S_10 Int 4 Biaya_Aktual_S_11 Int 4 Biaya_Aktual_S_12 Int 4 Keterangan_1 Varchar 20 Keterangan_2 Varchar 20 Keterangan_3 Varchar 20 Keterangan_4 Varchar 20 Keterangan_5 Varchar 20 Keterangan_6 Varchar 20 Keterangan_7 Varchar 20 Keterangan_8 Varchar 20 Keterangan_9 Varchar 20 Kosong_1 Varchar 20 Kosong_2 Varchar 20 Kosong_3 Varchar 20 Kosong_4 Varchar 20 Kosong_5 Varchar 20 Kosong_6 Varchar 20 Kosong_7 Varchar 20 Kosong_8 Varchar 20 Kosong_9 Varchar 20 Kosong_10 Varchar 20 Kosong_11 Varchar 20 Kosong_12 Varchar 20 Nama_Karyawan_Pembuat_JS varchar 25 Total_Biaya_Aktual_Rp Int 4 Total_Biaya_Aktua_S Int 4 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_karyawan_Pembuat Varchar 25


214

Nama Tabel : Tr_Order Primary Key : No_Order Foreign Key : No_KBE, Kode_Pelanggan, dan Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 Status_KBE Varchar 20 Status_Order Varchar 20 Tgl_Order Datetime 8 Tgl_Update Datetime 8 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan varchar 25 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Kode_Pos Int 4 Negara Varchar 20 Telp_Perusahaan_Ekspor Varchar 20 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Alamat_Eksportir_Baru Varchar 50 Telp_Eksportir_Baru Varchar 20 Nama_Perusahaan_Impor Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Impor Varchar 50 Kode_Pos_Impor Int 4 Negara_Importir Varchar 20 Telp_Perusahaan_Impor Varchar 20 Nama_Importir Varchar 25 Telp_Importir Varchar 20 Alamat_Importir Varchar 50 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25 Tanggal_Siap_BE datetime 8 JasaA Varchar 20 JasaB Varchar 20 JasaC Varchar 20 JasaD Varchar 20 JasaE Varchar 20 JasaF Varchar 20 JasaG Varchar 20 JasaH Varchar 20 JasaI Varchar 20 KetA Varchar 25 KetB Varchar 25 KetC Varchar 25 KetD Varchar 25

Tabel 4.32 Spesifikasi Database Tr_Order

215

KetE Varchar 25 KetF Varchar 25 KetG Varchar 25 KetH Varchar 25 KetI Varchar 25 Asal_Negara Varchar 20 Tujuan_Negara Varchar 20 Perkiraan_Tgl_Ekspor datetime 8 Cara_Pengangkutan Varchar 20 Tambahan_Cara_Pengangkutan Varchar 20 Cara_Penyerahan_Brg Varchar 20 Pelabuhan_Muat Varchar 20 Pelabuhan_Bongkar Varchar 20 Pelabuhan_Transit Varchar 20 Jenis_Pengiriman Varchar 20 Status_Container Varchar 20 Jenis_Pembayaran Varchar 20 Metode_Pembayaran Varchar 20 Lama_Kredit Varchar 20 Ket_Sistem_Pembayaran Varchar 20

Tabel 4.32 Spesifikasi Database Tr_Order

Nama Tabel : Tr_KBE Primary Key : No_KBE Foreign Key : No_Order, Kode_Pelanggan, dan Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_KBE Varchar 10 Tgl_Pembuatan_KBE Datetime 8 No_Order Varchar 10 Status_KBE Varchar 20 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Nama_Importir Varchar 25 Nama_Perusahaan_Impor Varchar 25 Asal_Negara Varchar 20 Tujuan_negara Varchar 20 Tgl_Siap_BE Datetime 8 Perkiraan_Tgl_Ekspor Datetime 8 Jenis_Pembayaran Varchar 20 Lama_Kredit Varchar 20

Tabel 4.33 Spesifikasi Database Tr_KBE

216

Metode_Pembayaran Varchar 20 Keterangan_KBE Varchar 20 Jasa_Dipake_1 Varchar 20 Jasa_Dipake_2 Varchar 20 Jasa_Dipake_3 Varchar 20 Jasa_Dipake_4 Varchar 20 Jasa_Dipake_5 Varchar 20 Jasa_Dipake_6 Varchar 20 Jasa_Dipake_7 Varchar 20 Jasa_Dipake_8 Varchar 20 Jasa_Dipake_9 Varchar 20 Estimasi_Biaya_Rp_1 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_2 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_3 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_4 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_5 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_6 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_7 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_8 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_9 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_10 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_11 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_12 Int 4 Total_Estimasi_Biaya_Rp Int 4 Estimasi_Biaya_S_1 Int 4 Estimasi_Biaya_S_2 Int 4 Estimasi_Biaya_S_3 Int 4 Estimasi_Biaya_S_4 Int 4 Estimasi_Biaya_S_5 Int 4 Estimasi_Biaya_S_6 Int 4 Estimasi_Biaya_S_7 Int 4 Estimasi_Biaya_S_8 Int 4 Estimasi_Biaya_S_9 Int 4 Estimasi_Biaya_S_10 Int 4 Estimasi_Biaya_S_11 Int 4 Estimasi_Biaya_S_12 Int 4 Total_Estimasi_Biaya_S Int 4 Keterangan_1 Varchar 20 Keterangan_2 Varchar 20 Keterangan_3 Varchar 20 Keterangan_4 Varchar 20 Keterangan_5 Varchar 20 Keterangan_6 Varchar 20 Keterangan_7 Varchar 20


217

Keterangan_8 Varchar 20 Keterangan_9 Varchar 20 Nilai_Kurs_Dipake Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_Rp Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_S Int 4 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25


Nama Tabel : Tr_PK Primary Key : No_PK Foreign Key : No_Order, No_KBE, Kode_Pelanggan, dan Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_PK Varchar 10 Tgl_Pembuatan_PK Datetime 8 No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 Tgl_Siap_BE Datetime 8 Perkiraan_Tgl_Ekspor Datetime 8 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Nama_Importir Varchar 25 Nama_Perusahaan_Impor Varchar 25 Jenis_Pembayaran Varchar 20 Lama_Kredit Varchar 20 Metode_Pembayaran Varchar 20 Perkiraan_Tgl_Pembayaran Datetime 8 Nilai_Kurs_Dipake Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_Rp Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_S Int 4 Status_PK Varchar 20 Tgl_Update Datetime 8 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25

Tabel 4.34 Spesifikasi Database Tr_PK

218

Nama Tabel : Tr_Ekspor Primary Key : No_Tr_Ekspor Foreign Key : No_JS, No_Order, No_KBE, Kode_Pelanggan, dan Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_Tr_Ekspor Varchar 10 Tgl_Tr_Ekspor Datetime 8 No_JS Varchar 10 No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Telp_Perusahaan_Ekspo Varchar 20 Nama_Perusahaan_Impor Varchar 25 Nama_Importir Varchar 25 Telp_Perusahaan_Impor Varchar 20 No_BL Varchar 20 Tgl_Terbit_BL Datetime 8 Asal_Negara Varchar 20 Tujuan_negara Varchar 20 Tgl_Siap_BE Datetime 8 Perkiraan_Tgl_Ekspor Datetime 8 Jenis_Pembayaran Varchar 20 Lama_Kredit Varchar 20 Metode_Pembayaran Varchar 20 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25 Total_Fee Int 4 Nama_BE Varchar 20 Tipe_BE Varchar 20 Brt_Bersih Varchar 20 Total_Karton Varchar 20 Keterangan Varchar 20 Jasa_Dipake_1 Varchar 20 Jasa_Dipake_2 Varchar 20 Jasa_Dipake_3 Varchar 20 Jasa_Dipake_4 Varchar 20 Jasa_Dipake_5 Varchar 20 Jasa_Dipake_6 Varchar 20 Jasa_Dipake_7 Varchar 20 Jasa_Dipake_8 Varchar 20 Jasa_Dipake_9 Varchar 20

Tabel 4.35 Spesifikasi Database Tr_Ekspor

219

No_Faktur_1 Varchar 20 No_Faktur_2 Varchar 20 No_Faktur_3 Varchar 20 No_Faktur_4 Varchar 20 No_Faktur_5 Varchar 20 No_Faktur_6 Varchar 20 No_Faktur_7 Varchar 20 No_Faktur_8 Varchar 20 No_Faktur_9 Varchar 20 No_Faktur_10 Varchar 20 No_Faktur_11 Varchar 20 No_Faktur_12 Varchar 20 Biaya_Aktual_Rp_1 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_2 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_3 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_4 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_5 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_6 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_7 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_8 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_9 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_10 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_11 Int 4 Biaya_Aktual_Rp_12 Int 4 Total_Biaya_Aktual_Rp Int 4 Biaya_Aktual_S_1 Int 4 Biaya_Aktual_S_2 Int 4 Biaya_Aktual_S_3 Int 4 Biaya_Aktual_S_4 Int 4 Biaya_Aktual_S_5 Int 4 Biaya_Aktual_S_6 Int 4 Biaya_Aktual_S_7 Int 4 Biaya_Aktual_S_8 Int 4 Biaya_Aktual_S_9 Int 4 Biaya_Aktual_S_10 Int 4 Biaya_Aktual_S_11 Int 4 Biaya_Aktual_S_12 Int 4 Total_Biaya_Aktual_S Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_1 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_2 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_3 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_4 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_5 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_6 Int 4


220

Estimasi_Biaya_Rp_7 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_8 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_9 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_10 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_11 Int 4 Estimasi_Biaya_Rp_12 Int 4 Total_Estimasi_Biaya_Rp Int 4 Estimasi_Biaya_S_1 Int 4 Estimasi_Biaya_S_2 Int 4 Estimasi_Biaya_S_3 Int 4 Estimasi_Biaya_S_4 Int 4 Estimasi_Biaya_S_5 Int 4 Estimasi_Biaya_S_6 Int 4 Estimasi_Biaya_S_7 Int 4 Estimasi_Biaya_S_8 Int 4 Estimasi_Biaya_S_9 Int 4 Estimasi_Biaya_S_10 Int 4 Estimasi_Biaya_S_11 Int 4 Estimasi_Biaya_S_12 Int 4 Total_Estimasi_Biaya_S Int 4 Selisih_Biaya_Rp_1 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_2 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_3 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_4 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_5 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_6 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_7 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_8 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_9 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_10 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_11 Int 4 Selisih_Biaya_Rp_12 Int 4 Total_Selisih_Biaya_Rp Int 4 Selisih_Biaya_S_1 Int 4 Selisih_Biaya_S_2 Int 4 Selisih_Biaya_S_3 Int 4 Selisih_Biaya_S_4 Int 4 Selisih_Biaya_S_5 Int 4 Selisih_Biaya_S_6 Int 4 Selisih_Biaya_S_7 Int 4 Selisih_Biaya_S_8 Int 4 Selisih_Biaya_S_9 Int 4 Selisih_Biaya_S_10 Int 4 Selisih_Biaya_S_11 Int 4


221

Selisih_Biaya_S_12 Int 4 Total_Selisih_Biaya_S Int 4 Keterangan_1 Varchar 20 Keterangan_2 Varchar 20 Keterangan_3 Varchar 20 Keterangan_4 Varchar 20 Keterangan_5 Varchar 20 Keterangan_6 Varchar 20 Keterangan_7 Varchar 20 Keterangan_8 Varchar 20 Keterangan_9 Varchar 20 Keterangan_10 Varchar 20 Kosong_1 Varchar 20 Kosong_2 Varchar 20 Kosong_3 Varchar 20 Kosong_4 Varchar 20 Kosong_5 Varchar 20 Kosong_6 Varchar 20 Kosong_7 Varchar 20 Kosong_8 Varchar 20 Kosong_9 Varchar 20 Kosong_10 Varchar 20 Kosong_11 Varchar 20 Kosong_12 Varchar 20 Kosong_13 Varchar 20


Nama Tabel : Tr_Piutang Primary Key : No_Piutang Foreign Key : No_Tr_Ekspor, No_Order, No_KBE, Kode_Pelanggan, dan

Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_Piutang Varchar 10 Tgl_Piutang Datetime 8 No_Tr_Ekspor Varchar 10 No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 No_BL Varchar 20 Tgl_Terbit_BL Datetime 8 Lama_Kredit Varchar 20 Tgl_Jatuh_Tempo Datetime 8

Tabel 4.36 Spesifikasi Database Tr_Piutang

222

Jadi_Total_Biaya_Estimasi_Rp Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_S Int 4 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Telp_Perusahaan_Ekspor Varchar 20 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25

Tabel 4.36 Spesifikasi Database Tr_Piutang

Nama Tabel : Tr_Penagihan Primary Key : No_Penagihan Foreign Key : No_Piutang, No_Tr_Ekspor, No_Order, No_KBE, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan

Field Name Data Type Field Size No_Penagihan Varchar 10 Tgl_Pembuatan_Penagihan Datetime 8 No_Piutang Varchar 10 No_Tr_Ekspor Varchar 10 No_Order Varchar 10 No_KBE Varchar 10 No_BL Varchar 10 Tgl_Terbit_BL Datetime 8 Lama_Kredit Varchar 20 Tgl_Jatuh_Tempo Datetime 8 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_Rp Int 4 Jadi_Total_Biaya_Estimasi_S Int 4 Kode_Pelanggan Varchar 10 Nama_Perusahaan Varchar 25 Nama_Eksportir_Baru Varchar 25 Alamat_Perusahaan_Ekspor Varchar 50 Telp_Perusahaan_Ekspor Varchar 20 Status_Pembayaran Varchar 20 Cara_pembayaran Varchar 20 Tipe_Bank Varchar 20 Tipe_Bank_Lainnya Varchar 20 Tgl_Pembayaran Datetime 8 Kode_Karyawan_Pembuat Varchar 10 Nama_Karyawan_Pembuat Varchar 25

Tabel 4.37 Spesifikasi Database Tr_Penagihan

223

4.2.5 User Interface Component

Structure:

Gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa setiap windows dan hasil

print-out akan diiplementasikan menjadi sebuah class dengan satu objek. Setiap

class windows dan print-out mewarisi karakteristik umum dari library User

Interface Standard.

Ketika sistem dijalankan, class control akan menghasilkan object dimana

control diberikan. Object control menangani menu utama dari mendelegasikan

kontrol ke objek User Interface lainnya.

224

Gambar 4.101 User Interface Component

225

4.2.6 Recommendations

4.2.6.1 The system usefulness

Perancangan dari sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang

usaha akan memenuhi kriteria yang paling penting dengan catatan sebagai

berikut:

Criterion System Usefulness Usable Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Secure Sistem dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya

pengambilan data yang disimpan di server dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi

Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis menjadi lebih efisien dalam pencatatan dan pengendaliannya

Correct Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses pengeluaran kas dan piutang usaha perusahaan.

Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan dapat diandalkan

Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti, dapat digunakan oleh semua user yang berwenang dan dapat digunakan untuk merancag sistem informasi lainnya.

Tabel 4.38 Kriteria sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha

4.2.6.2 Plan for Initiating Use

Sebelum digunakan sistem harus di-install terlebih dahulu dan di-setting

spesifikasinya untuk dapat dijalankan. Kemudian user akan diberikan buku

panduan yang berisi langkah-langkah penggunaan sistem baik dalam bentuk CD

(Compact Disc) maupun tercetak. Selanjutnya akan dilakukan pelatihan kepada

user tentang cara penggunaan sistem agar para user mendapatkan pemahaman

dan pengertian mengenai cara kerja dari sistem yng baru ini sehingga mereka

dapat berpartisipasi dan mendukung penerapan sistem baru. Pelatihan akan

226

dilakukan setiap harinya selama dua minggu. Setelah itu sistem akan di-test,

apakah sistem telah sesuai atau memenuhi kebutuhan user.

4.2.6.3 Implementasi Plan

Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha PT. Inti

Duta Dwitama Transindo yang telah dirancang ini akan dikonversikan dengan

menggunakan metode pararel selama lima bulan. Ha ini dimaksudkan untuk

mengurangi resiko yang mungkin terjadi ketika sistem yang lama dikonversikan

ke sistem yang baru seperti misalnya perbedaan hasil atau sistem yang tidak

dapat dijalankan dengan baik. Untuk gambaran lebih jelasnya, rencana

implementasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan piutang usaha PT.

Inti Duta Dwitama Transindo, dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Bulan No Kegiatan Durasi Minggu 1 2 3 4 5 6 7

1 Analisis 2

2 Design 2

3 Coding 4

4 Testing 4

5 Pengadaan Hardware

1

6 Pengadaan Software

1

7 Pengadaan network

1

8 Training 6

9 Implementasi 7

Total 28

Tabel 4.39 Grantt Chart rencana Implementasi Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha

bab 4 perancangan sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-1-00019-aksi bab...

Documents