bab 4 perencanaan manajemen proyek 4.1. inisiasi...
TRANSCRIPT
54
BAB 4
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
4.1. Inisiasi Proyek
Proyek LOS Enhancement yang dilakukan berkaitan dengan pihak
internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk
menangani proyek LOS Enhancement dan satu orang dari pihak vendor. Kedua
belah pihak perusahaan telah menunjuk penanggung jawab utama untuk
menangani proyek LOS Enhancement ini, yaitu:
• Program Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing – masing
sebanyak satu orang,
• PMO Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing - masing
sebanyak satu orang,
• Dan tim member lainnya.
4.1.1. LOS Enchancement Business Case
4.1.1.1. Latar Belakang
Aplikasi LOS telah diluncurkan pada 8 November 2004 sebagai
penunjang bisnis dalam proses kredit dan telah dapat menjalankan fungsinya
sesuai dengan ketentuan aturan bisnis yang ada. Berdasarkan perkembangan
aturan perbankan di Indonesia yang didasari oleh kebijakan Bank Indonesia
sehingga terbentuknya pedoman pelaksanaan kredit yang baru. Atas dasar
55
perubahan pedoman pelaksanaan kredit yang baru sehingga diperlukan suatu
aplikasi yang dapat menunjang perubahan tersebut. LOS Enhancement terdapat
modul tambahan dari LOS terdahulu
4.1.1.2. Objektif Bisnis
Sasaran strategis dari aplikasi ini adalah untuk membantu penanganan
proses perkreditan agar dapat meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui
efisiensi dan otomatisasi service, selain itu dapat menciptakan efektifitas dan
meningkatkan produktivitas proses kerja.
4.1.1.3. Analisa dan Rekomendasi Pilihan
Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan
pertimbangan :
1. Pihak perusahaan tetap menggunakan aplikasi LOS yang sedang berjalan
tanpa melakukan perubahan dan tidak perlu melaksanakan proyek LOS
Enhancement dengan konsekuensi tidak bisa mengikuti perkembangan role
bisnis yang ada.
2. Melaksanakan proyek LOS Enhancement untuk menambah modul di dalam
sistem yang lama sehingga dapat mengikuti perkembangan role bisnis yang
ada berdasarkan peraturan pedoman kredit yang diterbitkan oleh Bank
Indonesia dan perubahan bisnis dari pihak perusahaan.
Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan pihak perusahaan dan
pentingnya pelaksanaan proyek ini untuk monitoring proses kredit,
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam pengambilan keputusan, me
56
dan pengontrolan kinerja dari pegawai yang menggunakan sistem LOS. Atas
dasar pertimbangan dari dua opsi pilihan, maka diputusakan mengambil opsi
yang kedua merupakan yang terbaik untuk kepentingan perusahaan.
4.1.1.4. Hardware dan Software
Tabel 4.1. Spesifikasi Software dan Hardware
Equipment Quantity Hardware Software Application
Main web Application
Server (Data Center)
1 • Pentium IV 2.8 GHz or
Xeon
• Memory 3 GB
• Hard Disk 2 x 36 GB
SCSI Dual Ultra 320
• NIC 100/1000 Mbps LAN
• CD-ROM standard
• Windows 2000
advance server
service pack 3
• Microsoft Data
Access Component
2.6
• Microsoft .NET
Framework Versi
1.1
• Microsoft .NET
Framework SDK
versi 1.1
• Microsoft Office
2000
• SME/Com/Corp Loan
LOS
• .NET Framework
Versi 1.1 harus di
install pertama
dibandingkan dengan
Microsoft .NET
Framework SDK versi
1.1
Main Data Base Server
(Data Center)
1 • Pentium IV 2.8 GHz or
Xeon
• Memory 1GB
• Hard Disk 250 GB SCSI
Dual Ultra 320,
Expandable
• NIC 100/1000 Mbps
LAN
• Tape Back Up (VXA-2
160 GB Capacity,
12MB/sec transfer rate)
• CD-ROM.
• Windows 2000
Advance Server
service pack 3
• Microsoft SQL
Server 2000
service pack 3a
dan service pack
4.0
• Microsoft SQL
Server 2000
Reporting services
Back Up Web
Application Server
1 • Pentium IV 2.8 GHz or
Xeon
• Memory 3 GB
• Hard disk 2 x 36 GB
SCSI Dual Ultra 320
• NIC 100/1000 Mbps
LAN
• CD-ROM Standar
• Windows 2000
Advance server
service pack 3
• Internet
Information
Service 5
• Microsoft Data
Access Component
2.6
• SME/Com/Corp Loans
LOS
• .NET Framework versi
1.1 harus diinstall
terlebih dahulu
dibandingkan dengan
Microsoft .NET
Framework SDK versi
1.1
• Microsoft .NET
Framework Versi
1.1
• Microsoft .NET
Framework SDK
Versi 1.1
• Microsoft Office
2000
Back Up Data Base
Server
1 • Pentium IV 2.8 GHz or
Xeon
• Memory 1 GB
• Hard disk 250 GB SCSI
Dual Ultra 320,
Expandable
• NIC 100/1000 Mbps
LAN
• Tape Back Up (VXA-2
160 GB Capacity, 12
MB/sec transfer rate)
• CD ROM
• Windows 2000
Advance Server
service pack 3
• Microsoft SQL
Server 2000 with
service pack 3a
and service pack
4.0
• Microsoft SQL
Server 2000
Reporting Services
Workstation • Pentium III 1 GHz
• Memory 128 MB
• Hard disk 10 GB
• NIC 100 Mbps
• CD-ROM
• Windows 2000
Professional
• Microsoft Office
2000
• Internet Explore
6.02 atau lebih
Printers Printer yang mendukung jaringan dan platform Windows
61
4.1.1.5. Estimasi Waktu
Perusahaan sebagai pemilik proyek melaksanakan proyek LOS
Enhancement ini dimulai dari tanggal 12 September 2005 sampai dengan 20
Januari 2006. Namun dikarenakan terdapat kendala yang menghambat jalannya
proyek LOS Enhancement, maka dilakukan penjadwalan ulang. Proyek LOS
Enhancement dimulai dari tanggal 6 September 2006 sampai dengan 17
November 2006. Jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek diharapkan
diselesaikan pada bulan Februari 2007.
4.1.2. Project Charter
4.1.2.1. Project Charter LOS Enhancement
1. Product Owner : 2 orang
2. Start Date : 12 September 2005
3. Finished Date : Februari 2007
4. Document Version : 1.0
5. Project Manager : 3 orang
6. Vendor Team
• Technical Team/Business Analyst : 2 orang
62
4.1.2.2. Struktur Tim Proyek LOS Enhancement
Dalam rangka mendukung jalannya proyek LOS Enchancement,
dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat melakukan proses perencanaan,
pengorganisasian, kontroling dan pengimplementasi. Sehingga dibentuk suatu
tim proyek untuk dapat menangani proyek LOS Enhancement. Susunan tim
proyek LOS Enhancement adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Tim Proyek LOS Enhancement
Jumlah staff dari tim proyek untuk proyek LOS Enhancement berjumlah 21
orang terdiri dari:
1. Program Manager
a. Satu orang dari pihak perusahaan.
b. Satu orang dari pihak vendor .
2. Project Manager.
a. Dua orang dari pihak perusahaan.(kenapa 2 org)
Functional Team
Product Owner
IT Service Owner
Service Owner
Project Manager
IT Steering Committee
Program Manager PMO Manager
Technical Team/Business Analyst
Support Team
Reviewer
63
b. Satu orang dari pihak vendor.
3. Functional Team.
a. Sepuluh orang dari pihak perusahaan.
4. Tecnical Team/Business Analyst.
a. Tiga orang dari pihak perusahaan.
b. Dua orang dari pihak vendor.
5. Support team.
a. Satu orang dari pihak perusahaan.
Dalam proyek LOS Enhancement, setiap staff dari tim proyek memiliki
tugas dan tanggung yaitu:
1. Program Manager
a. Terpilih sebagai senior yang mewakili dari pihak IT
b. Menyediakan secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen dan arahan
untuk implementasi dari solusi bisnis
c. Menyediakan secara keseluruhan dari arsitektur IT dan perencanaan
untuk implementasi dari solusi bisnis
d. Mengkoordinasikan solusi implementasi dengan group yang lain di dalam
internal dan dengan vendor
2. Project Manager
a. Mengatur dari aktivitas proyek
b. Memberikan solusi dari kebutuhan user
c. Memvalidasi dari keseluruhan proyek yang berhubungan solusi dan
dokumentasi
64
3. Functional Team/Business Analyst
a. Mengumpulkan dan mengkonfirmasi dari kebutuhan user dan dokumen
untuk solusi pengembangan
b. Pembuatan dokumentasi end user termasuk dokumen training UIM dan
SOM
c. Membuat perencanaan pengembangan
d. Mengkoordinasi workshop, SIT dan UAT
e. Support untuk training dan rollout
4. Technical Team
a. Menyediakan dan membangun infrastruktur IT
b. Menyediakan dan melakukan setting infrastruktur IT
c. Solusi migrasi dan sumber data
d. Mengatur dari profil user
5. Support Team
a. Mendukung manajemen proyek
b. Komunikasi proyek
c. Mendukung infrastruktur proyek
4.1.2.3. Project Goal
Tujuan dari project adalah untuk mengimplementasikan Pedoman
Pelaksanaan Kredit yang baru
65
4.1.2.4. Project Objective
Aplikasi LOS merupakan aplikasi yang diperuntukan sebagai penunjang
bisnis dalam proses kredit. Seiring dengan adanya kebijakan baru untuk
mendukung kemajuan perusahaan sehingga dibutuhkan peningkatan kapabilitas
dari aplikasi LOS. Atas dasar itulah Bank Mandiri melaksanakan proyek tersebut
dinamakan LOS Enhancement, agar dapat :
1. Meningkatkan efisiensi dan otomatisasi service.
2. Melakukan tracking terhadap semua aplikasi sampai ke tahap approval.
3. Mengurangi recapturing atas common data.
4. Memastikan semua aplikasi sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada.
5. Peningkatan kontrol dan monitoring terhadap aplikasi yang berjalan.
6. Meningkatkan produktifitas pegawai dan kapasitas proses.
4.1.2.5. Project Scope
Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek LOS Enhancement adalah :
1. Penambahan proses dalam kaitan dengan guidelines dan aturan kredit, yaitu
pada bagian:
• Proposal pengajuan kredit.
• Proses persetujuan.
2. Penilaian periodik pada Commercial & Corporate customer yang berskala
besar, melalui pengambilan informasi yang diperoleh dari database pusat.
3. Alih Debitur – Peningkatan di (dalam) struktur kredit untuk mengakomodasi
perpindahan rekening.
4. Penbuatan Data Mart
66
4.1.2.6. Project Deliverables
Project Deliverables Responsibility Project Charter Document Sign-Off Perusahaan dan vendor Functional Specifications Document (FSD) Perusahaan dan vendor FSD Acceptance Sign-Off Perusahaan dan vendor System & Integration Testing (SIT) Test Scripts
Perusahaan dan vendor
User Acceptance Test (UAT) Test Script Perusahaan UAT Report Perusahaan UAT Sign-Off Perusahaan System User Guide Document Perusahaan dan vendor System User Guide Sign-Off Perusahaan dan vendor System Operation Manual Document Perusahaan System Operation Manual Sign-Off Perusahaan Live Implementation Sign-Off Perusahaan dan vendor
4.1.2.7. Deliverable Milestones Summary
Milestones Components Signatories Target Date Project Charter Project Charter
Document Signoff dan Addendum Project Charter Document Signoff
Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
6 September 2006
Functional Specifications Document (FSD)
Enhancement FSD Signed off dan Addendum Enhancement FSD Signed off
Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
8 September 2006
System Integration Test
Compilation of SIT Test Scripts disetujui testers
IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
3 November 2006
User Acceptance Test
Compilation of UAT Test Scripts disetujui testers dan UAT Report
Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager,
17 November 2006
67
Project Manager System User Guide SUG Document dan
SUG Sign-Off
Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
14 November 2006
System Operation Manual
SOM Document dan SOM Sign-Off
Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
17 November 2006
Live Implementation
Live Implementation document
Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
27 November 2006
4.1.2.8. Project Benefit
1. Meningkatkan efisiensi dan layanan.
Melalui aplikasi LOS status suatu permohonan kredit dipantau sehingga
meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja.
2. Melacak semua aplikasi sampai persetujuan.
Dimulai dari pengajuan kredit sampai dengan pembukuan rekening dan
sarana untuk menginput data yang diperlukan untuk keperluan scoring dan
rating serta sarana untuk melakukan tracking atas suatu permohonan kredit.
3. Mengurangi data sama.
Selain itu database permohonan kredit menjadi lebih akurat dan terhindar
dari kemungkinan double entry karena telah terintegrasi di dalam suatu
sistem.
4. Meyakinkan semua aplikasi yang terlibat akan diproses sejalan dengan
service level agreement.
68
5. Mengontrol dan memonitor dari semua proses aplikasi.
6. Meningkatkan produktifitas staff dan meningkatkan kapasitas proses dalam
aplikasinya.
Melalui aplikasi LOS, aktifitas yang dilakukan karyawan dalam melakukan
pelayanan kredit dapat ter-record
4.2. Perencanaan Proyek (Project Planning)
4.2.1. Work Breakdown Stucture (WBS) LOS Enchancement
Gambar di WBS yang merupakan tahapan-tahapan dari kegiatan yang ada
dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek LOS Enhancement:
69
Project Start Date
Project Charter
Enchancement Confirmation
Enchancement FSD
Solution Costumization
System & Integration Testing
User Acceptance Test
System User Guide
SOM Development
LOS Enchancement
Live
Project Charter Document Signoff
Functional Requirements
Enchancement FSD Signoff
Compilation of SIT Test Scripts
UAT Report
Compilation of UAT Test Scripts
UAT IR's
UAT Sign off
SUG Document
SUG Sign off
SOM Document
SOM Sign off
LOS Enchancement
Gambar 4.2. Work Breakdown Structure LOS Enhancement
70
71
72
4.2.3. Critical Path Method (CPM)
Tabel 4.3. Kegiatan Proyek LOS Enhancement
Node Nama Kegiatan
1 Project Start Date
2 Project Charter
3 Enhancement Confirmation
4 Enhancement FSD
5 Solution Customization
6 Addendum Project Charter
7 Addendum Enhancement FSD
8 Solution Customization
9 SIT
10 UAT
11 System User Guide
12 SOM Development
13 UAT Signoff
14 LOS Enhancement Live
73
74
75
76
77
78
Berdasarkan analisis jaringan kerja menggunakan metode PERT dapat
diperoleh probabilitas penyelesaian proyek dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Target penyelesaian proyek yang diharapkan oleh user adalah 116 hari
2. Waktu paling akhir peristiwa terjadi adalah 115.2 hari
3. Project variance kegiatan adalah 7.22
4. Standart deviasi project yang diperoleh dari akar pangkat dua project
variance adalah 2.687
5. Deviasi penyelesaian proyek yang diperoleh dari pengurangan target
penyelesaian proyek dengan waktu paling akhir peristiwa setelah itu dibagi
dengan standart deviasi project adalah 0.298
6. Berdasarkan tabel distribusi normal kumulatif, maka deviasi penyelesaian
proyek sebesar 0.298 mempunyai probabilitas penyelesaian proyek sebesar
61%
4.2.5. Project Budgeting
Detail project budgeting
(Dalam US$)
Tabel 4.7. Project Budgeting LOS Enhancement
Jenis Anggaran Anggaran
Pengeluaran :
1.Investasi
-Anggaran pengembangan LOS Enhancement 110000
-Penyesuaian penerapan kebijakan kewenangan 270000
79
yang baru
2.Keperluan sosialisasi dan pelatihan 107400
Total 487400
Pendapatan :
1.Pendapatan langsung diperoleh dari kontribusi
LOS Enhancement
2400000
2.Pendapatan tak langsung 84000
Total 2484000
Detail biaya pelatihan proyek LOS Enhancement
(Dalam US$)
Tabel 4.8. Biaya Pelatihan LOS Enhancement
Peserta
Jumlah
Cabang
Peserta
Per Cabang
Total
Peserta Total Biaya
Kanwil I 22 3 66 24424
Kanwil II 15 3 45 16780
Kanwil III 5 3 15 635
Kanwil IV 5 3 15 635
Kanwil V 6 3 18 722
Kanwil VI 15 3 45 8680
Kanwil VII 12 3 36 7024
Kanwil
VIII 25 3 75 15700
80
Kanwil IX 14 3 42 15688
Kanwil X 32 3 45 16780
Total 151 3 402 107068
Biaya lain-
lain 332
Grand Total 107400
Berdasarkan anggaran pengeluaran dan pendapatan yang telah dijabarkan
dapat dilakukan analisis biaya sebagai berikut :
1. Melalui estimasi peningkatan proyek dalam kurun waktu 2 tahun, dapat
diperoleh biaya penyusutan proyek = $487400/2 tahun = $243700 per tahun.
2. Return On Investment yang diperoleh dari anggaran total pendapatan dan
pengeluaran = ($2484000/$487400) x 100% = 510 %
3. Berdasarkan anggaran total pendapatan dapat diperoleh keuntungan perbulan
yaitu = $2484000 / 12 bulan = $207000.
Sehingga dapat diperoleh jangka waktu pengembalian = $487400/$207000 = 2,35
bulan (dibulatkan menjadi 2 bulan).
4.2.6. Eksekusi Project
Berikut ini merupakan penjelasan dari langkah-langkah kegiatan yang perlu
dilakukan sesuai perencanaan proyek LOS Enhancement:
1. Project Start Date
Merupakan kegiatan yang menandakan dimulainya proyek, kegiatan ini dapat
dilakukan setelah system service required yang diajukan oleh user telah
81
memperoleh persetujuan untuk kelayakan pengembangan sistem informasi oleh
IT steering committee dan persetujuan proyek dari Board of Director (BOD).
Setelah itu harus dilakukan kick off meeting untuk memberikan penjelasan
secara global mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek kepada seluruh
level karyawan yang terlibat..
2. Project Charter
Syarat pembuatan project charter adalah terlebih dahulu harus membuat
project sheet yang merupakan garis besar proyek yang terdiri dari objective
project dan key activities yang ditentukan oleh PIC project owner dan PIC dari
IT. Setelah itu baru dapat dilakukan pembuatan project charter untuk
menentukan goal dan objective project, project scope, project deliverables,
project organization dan responsibilities dan deliverable milestones summary.
3. Enhancement Confirmation
Merupakan tahap untuk mengkonfirmasi ulang kesiapan proyek dalam hal
mengantisipasi perubahan-perubahan kebutuhan user, kesiapan vendor maupun
regulasi.
4. Enhancement FSD (Functional Specification Document)
Kegiatan ini harus dapat menyediakan suatu dokumentasi kebutuhan modul
aplikasi yang tidak fungsional dan yang fungsional untuk mendukung
kebutuhan area bisnis. Dokumen ini harus dapat menguraikan keseluruhan
proses yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detailnya yang
mencakup fungsional, data, keamanan & kendali, alat penghubung, masukan
buku besar, resolusi perbedaan yang disetujui dan lain lain Kebutuhan-
kebutuhan tersebut didasari scope dari project charter.
82
5. Solution Customization
Kegiatan ini harus dapat menghasilkan flowchart, logic program, formula,
tabel, dictionary, serta coding yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi.
6. SIT (Sistem Integration Test)
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan integrasi terhadap modul-modul
program sehingga dapat menghasilkan satu alur proses yang mencakup seluruh
kebutuhan bisnis yang telah ditentukan.
7. UAT (User Acceptance Test)
Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan metode tes yang akan digunakan (test
plan) sebelum melakukan test serta untuk memenuhi tujuan dari dilakukannya
UAT yaitu mengecek aplikasi dengan FSD sehingga dapat diketahui durasi
penggunaan aplikasi dari suatu proses, validasi sistem maupun ketahanan
sistem dengan memberikan real data dan maksimum data sehingga tidak
terjadi kesalahan.
8. SUG (System User Guide)
Kegiatan ini harus dapat menghasilkan langkah-langkah operasional aplikasi
secara keseluruhan berdasarkan hasil UAT.
9. SOM(System Operation Manual)
Kegiatan ini harus dapat menghasilkan operation manual secara spesifikasi
sebagai panduan operasional pengguna akhir yang didasari dari SUG. Panduan
SOM ini untuk kegiatan operation manual berdasarkan pengelompokan akses
level / job desk. SOM ini merupakan landasan yang digunakan untuk pelatihan.
83
10. LOS Enchancement Live
Kegiatan yang menyatakan bahwa aplikasi sudah siap digunakan oleh user,
sebelumnya sudah harus dilakukan kegiatan implementasi yang terdiri dari
migrasi data, telah dilakukan pengecekan kesiapan perangkat keras dan
jaringan, verifikasi data dan production trial run.
4.3. Pengontrolan Proyek
Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan
objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini
merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek:
1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan
Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement
Project Milestone Start Date End Date Status %
Project Start Date 12/09/05 12/09/05 Completed 100%
Project Charter 19/09/05 19/09/05 Completed 100%
Enhancement Confirmation 21/09/05 22/09/05 Completed 100%
Enhancement FSD 03/10/05 03/10/05 Completed 100%
Solution Customization 12/09/05 09/12/05 Uncompleted 30%
Addendum Project Charter 06/09/06 06/09/06 Completed 100%
Addendum Enhancement
FSD 08/09/06 08/09/06 Completed 100%
Solution Customization 01/08/06 20/10/06 Completed 100%
SIT 30/10/06 03/11/06 Uncompleted 0%
84
UAT 06/11/06 10/11/06 Uncompleted 0%
Update System User Guide 13/11/06 14/11/06 Uncompleted 0%
SOM Development 15/11/06 17/11/06 Uncompleted 0%
UAT Signoff 17/11/06 17/11/06 Uncompleted 0%
LOS Enchancement Live 27/11/06 27/11/06 Uncompleted 0%
Kegiatan project start date
Tanggal: 12 September 2005
Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner
Rincian kegiatan:
• Project start date telah dimulai
• Melakukan kickoff meeting
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan project charter
Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager dan program manager.
Rincian kegiatan:
• Project sheet telah dihasilkan
• Project charter document telah dihasilkan
85
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enchancement confirmation
Tanggal: 21 September 2005 – 22 September 2005
Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner
Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD)
Tanggal: 3 Oktober 2005 – 3 Oktober 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager,
functional team, technical team dan support team
Rincian kegiatan:
• Functional requirement telah dilaksanakan
• Enhancement FSD telah dilaksanakan
Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan: Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
86
Kegiatan solution customization
Tanggal: 12 September 2005 - 5 Oktober 2005
Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team
Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana
Masalah yang timbul:
• Perubahan struktur organisasi perusahaan
• Perubahan pedoman pelaksanaan kredit
• Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor
Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah
pihak
Kegiatan addendum project charter
Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager dan program manager
Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan addendum enhancement FSD
Tanggal: 6 September 2006 – 6 September 2006
87
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager,
functional team, technical team dan support team.
Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada
Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan solution customization
Tanggal: 1 Agustus 2006 - 20 Oktober 2006
Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team
Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan
Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan
Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan
penambahan waktu penyelesaian proyek
Kegiatan System Integration Test (SIT)
Tanggal: 30 Oktomber 2006 – 3 November 2006
Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical
team, support team.
Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan
pada bulan Januari 2007.
88
Kegiatan User Acceptance Test (UAT)
Tanggal: 6 November 2006 – 10 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan:
• Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan
• Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan
• Investigation request’s belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan
pada bulan Januari 2007
Kegiatan System User Guide (SUG)
Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006
Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan
pada bulan Januari 2007
Kegiatan System Operation Manual (SOM)
Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006
89
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan
pada bulan Januari 2007
Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off
Tanggal: 17 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan
dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan LOS Enhancement Live
Tanggal: 27 November 2006
Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service
owner, reviewer, project manager, program manager
Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan
Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live
akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007
90
2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang
digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala.
4.4. Penutupan Proyek
Penutupan proyek merupakan kegiatan terakhir yang menyatakan bahwa
kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Sebelum melakukan penutupan proyek
perlu dilakukan perjanjian kesepakatan dari pihak perusahaan dan pihak vendor
mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berikut ini
merupakan beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum melakukan penutupan
proyek antara lain:
a. Aplikasi sudah tidak terdapat debug.
b. Pembayaran dari pihak perusahaan kepada pihak vendor telah terselesaikan.
c. Maintenance aplikasi setelah proyek live telah dilaksanakan oleh pihak vendor
dalam kurun waktu yang telah disepakati .
Pada penutupan proyek perlu dilakukan pembuatan berita acara, yang
mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut :
a. Penjadwalan proyek
b. Pengontrolan proyek
c. Fitur-fitur dalam aplikasi yang dibuat dalam proyek
d. Lampiran hasil UAT yang telah disetujui oleh pihak direksi perusahaan