bab 4-tata kelola v1-3(1)
DESCRIPTION
Tatakelola TI v1TRANSCRIPT
BAB 4
ORGANISASI DAN TATA KELOLA TIK UNHAS
4.1 Model Tata Kelola dan Proses TIK
Sebagai acuan model tata kelola TIK yang perlu diterapkan di UNHAS
dapat mengikuti model tata kelola seperti yang pada Gambar 4.1.
EMBED Visio.Drawing.11
Prinsip TIK
Kebijakan
Strategi TIK
Perencanaan & Pengorganisasian TIK
Pengawasan TIKLayanan & Dukungan
TIKPengadaan &
Implementasi TIK
Investasi & Penentuan Prioritas
Kebutuhan Aplikasi
Infrastruktur TIKArsitektur TIK
Struktur TIK
Program TIK
Visi TIK
Misi TIK
Standar
Prosedur
Model Gambar 4.1 dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Rumusan Visi, Misi, dan Strategi TIK harus sesuai dengan Visi, Misi, dan
Renstra UNHAS dan akan menjadi landasan penting dalam setiap aktivitas
TIK UNHAS.
43
Gambar 4.1 Model Tata Kelola TIK
b) Struktur TIK merupakan penjabaran dari rumusan Visi, Misi, dan Strategi
TIK yang akan mengatur keterlibatan dan peran masing-masing bidang
TIK. Struktur TIK ini meliputi:
Prinsip TIK, yaitu menegaskan peranan TIK pada suatu organisasi.
Arsitektur TIK, yaitu mendefinisikan standar-standar TIK yang akan
diimplementasikan dan dilegalisasi dalam keputusan-keputusan tentang
kebijakan pengaturan data, kebijakan mengenai aplikasi yang
dibutuhkan, dan juga arsitektur integrasi data keseluruhan.
Infrastruktur TIK, yaitu menentukan bagian dan pelayanan yang akan
diberikan dan sebaiknya ada koordinasi yang dilakukan secara
tersentral. Untuk layanan TIK di buat dengan model bisa di-share
sehingga dapat melayani semua elemen organisasi.
Kebutuhan Aplikasi, yaitu menentukan kebutuhan UNHAS berkaitan
dengan penggunaan dan pemanfaatan TIK. Kebutuhan ini dikaitkan
dengan business requirements untuk menentukan apakah akan
dilakukan pembelian atau dikembangkan secara internal.
Investasi TIK dan Penentuan Prioritas, yaitu menentukan prioritas
barang yang akan dibeli/dikembangkan dan berapa biaya yang akan
dikeluarkan, termasuk persetujuan proyek/program dan teknis
justifikasinya.
c) Program TIK merupakan skema di lapisan operasional yang sesuai dengan
struktur tata kelola TIK dan mengarah pada pencapaian Visi dan Misi TIK
dengan melaksanakan strategi TIK yang telah dibuat. Program TIK
dituangkan dalam kebijakan umum TIK yang kemudian dari kebijakan
umum di buat standar tata kelola TIK masing-masing program dan dibuat
peta perjalanan dari setiap kebijakan umum. Untuk mengarahkan dan
mengoptimalkan dalam pelaksanaannya, standar tersebut akan didukung
oleh prosedur operasional. Selanjutnya, apabila mengacu pada perspektif
COBIT dalam pengelolaan TIK perlu dilakukan berbagai proses TIK sesuai
dengan masing-masing tahap seperti bisa dilihat pada Tabel 4.1.
44
Tabel 4.1 Tahapan Proses TIK Menurut Acuan COBIT
Perencanaan dan
Organisasi TIK
Pengadaan dan
Implementasi TIK
Layanan dan
Dukungan TIKPengawasan TIK
Rencana Strategis TIK
Identifikasi solusi otomatisasi TIK
Mengidentifikasi dan mengatur level layanan
Pengawasan terhadap proses
Arsitektur Informasi Pemeliharaan aplikasi
Mengatur layanan (baik pihak ke-3 ataupun internal)
Mengukur pengendalian internal
Arah Teknologi Pemeliharaan infrastruktur TIK
Mengatur kinerja dan kapasitas
Pengawasan & pengendalian internal
Organisasi TIK dan Tata Kelola TIK
Mengembangkan dan memelihara prosedur
Memastikan layanan berkelanjutan
Proses evaluasi & audit yang konsisten
Investasi TIK Instalasi sistem Memastikan keamanan sistem
Proses evaluasi & audit yang konsisten
Komunikasi dan Arah Manajemen
Mengatur perubahan
Identifikasi dan alokasi biaya/sumber daya
Proses evaluasi & audit yang konsisten
Pengelolaan SDM Edukasi dan pelatihanan penguna
Proses evaluasi
Kesesuaian dengan Kebutuhan Eksternal
Mengatur konfigurasi
Proses evaluasi & audit yang konsisten
Penilaian Resiko Mengatur masalah dan kejadian luar biasa
Proses evaluasi & audit yang konsisten
Manajemen Proyek Mengatur data Proses evaluasi & audit yang konsisten
Manajemen Kualitas Data & Aplikasi
Mengatur fasilitas Proses evaluasi & audit yang konsisten
Mengatur operasional
4.2 Organisasi TIK UNHAS
Seiring dengan perkembangan UNHAS dan proses bisnis yang semakin
kompleks, organisasi pengelola TIK UNHAS dituntut untuk lebih fokus dan
fleksibel dalam setiap aktivitasnya. Dan mengingat peranan TIK yang
semakin dominan dalam mendukung keseluruhan aktivitas organisasi, maka
organisasi TIK selain harus memiliki posisi yang lebih kuat dalam universitas
45
juga harus memiliki mekanisme dan struktur operasional yang lebih jelas di
antara unit-unit lain dalam organisasi.
Gambar 4.2 adalah usulan bentuk struktur organisasi TIK untuk
menginisiasi, mengkoordinasi dan mengawasi pengembangan dan
implementasi TIK di UNHAS.
Penjelasan masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
Kepala Organisasi TIK
Dalam era informasi saat ini, level pimpinan organisasi TIK dalam sebuah
universitas seharusnya menempati tingkatan yang strategis karena
aktivitas dan program-program kerja TIK akan berdampak langsung bagi
langkah-langkah strategis keseluruhan organisasi.
Guna mendukung pelaksanaan strategi dan seluruh program kerja TIK,
maka kepala organisasi TIK akan didukung beberapa posisi sebagai
berikut :
Kepala Bagian Layanan Aplikasi
Posisi ini memiliki tanggung jawab mengelola koordinasi dengan unit-unit
universitas yang lain terutama berkaitan dengan manajemen jasa dan
kualitas atas layanan aplikasi TIK.
Kepala Bagian Layanan Pengelolaan Master Data
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh gudang data
universitas.
Kepala Bagian Solusi TIK
46
Gambar 4.2 Struktur Organisasi TIK yang Diusulkan
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan Arsitektur TIK, strategi dan
keamanan, serta pengembangan aplikasi yang dibutuhkan oleh seluruh
unit universitas.
Kepala Bagian Operasional
Posisi ini bertanggung jawab atas operasional seluruh perangkat TIK
termasuk Data Center, jaringan data & komunikasi, disaster recovery &
security, helpdesk dan lain sebagainya.
Kepala Bagian Tata Kelola Internal
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan kebijakan TIK, SOP dan
pengembangan kompetensi SDM.
4.3 Tata Kelola Layanan TIK
Sebagai acuan pola koordinasi antara organisasi TIK dengan
manajemen universitas dan unit-unit universitas yang lainnya. Dalam Gambar
4.3 dan Gambar 4.4 disajikan suatu pola pengembangan dan pengelolaan
TIK.
Dalam konsep ini organisasi TIK menjadi sentral pengembangan dan
pengelolaan TIK dalam universitas, sementara unit-unit lain sifatnya hanya
menggunakan jasa dari organisasi TIK untuk setiap kebutuhan
pengembangan dan implementasi TIK. Di sisi lain, organisasi TIK tidak harus
selalu melakukan dukungan jasa secara mandiri kepada unit-unit yang
membutuhkan layanan TIK, melainkan dapat meminta pihak eksternal untuk
menyediakan layanan yang dibutuhkan masing-masing unit universitas.
47
Gambar 4.3 Proses Pengembangan TIK
EMBED Visio.Drawing.11
Organisasi TIK
cUnit PelaksanaAdministrasi
cUnit Pelaksana
Akademik
cUnit Pendukung
Universitas
Vendor Produk
Vendor J aringan
Vendor J asa
Universitas5. Mengundang partisipasi
4. Menyusun RFP
6. Kesepakatan syarat dan ketentuan
3. Menentukan kebutuhan grup 1. Penyusun Kebijakan
2. Mendefinisikan kebutuhan jasa
48
Gambar 4.4 Proses Pengelolaan TIK
49