bab i pendahuluan 1.1 latar...
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia yang berkualitas merupakan asset masa depan
bangsa yang senantiasa harus dijadikan prioritas utama dalam menuju cita-
cita bangsa sejajar dengan bangsa-bangsa yang telah maju.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan non formal, bertujuan untuk
meningkatkan minat baca masyarakat yang pada akhirrnya diharapkan akan
menjadi budaya bangsa sedangkan kearsipan bertujuan untuk
menyelenggarakan kearsipan secara baku, sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan..
Dalam mencapai tujuan di atas sebagaimana telah ditetapkan dalan
Renstra 2013 – 2018, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya berupaya secara terus menerus
untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan yang terbaik bagi warga Kota
Bandung.
1.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota
Bandung
1.2.1.Visi
Visi “Terwujudnya Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Sebagai
Pusat Baca Masyarakat dan Pusat Penyelenggaraan Kearsipan Kota Bandung”
Visi tersebut di atas diusung dalam rangka mendukung Program
Pemerintah Kota Bandung yang tertuang dalam Visi Kota, yaitu :
”Terwujudnya Kota Bandung Yang Unggul, Nyaman Dan Sejahtera”
1
1.2.2. Misi
Adapun yang menjadi Misi dari Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung adalah sebagai berikut :
a. Mewujudkan Minat Baca Masyarakat;
b. Mewujudkan Penyelenggaraan Kearsipan;
c. Meningkatkan Pelayanan Kepada Masyarakat;
d. Mewujudkan Kinerja Yang Akuntabel.
1.3. Dasar Hukum
Pelaksanaan Kegiatan Peningkatan Operasional Perpustakaan
Keliling pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota
Bandung, berpedoman pada :
1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
Sebagaimana telah diubah untuk kedua kalinya dengan Undang-undang
No.12 Tahun 2008;
3. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
4. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;
7. Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 12 tahun 2007, tentang
Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung;
8. Peraturan Walikota Bandung Nomor 1343 Tahun 2014 Tentang Rincian
Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas Dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan
Dan Arsip Daerah Kota Bandung.
1.4 Maksud dan Tujuan
Tujuan penerbitan buku Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah
ini adalah untuk memberikan informasi kepada masyarakat umum dan Satuan
Kerja Perangakat Daerah (SKPD) mengenai Program-program dan kegiatan-
kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung.
2 3
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1. Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 12 Tahun 2007
tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kota
Bandung, nomenklatur lembaga perpustakaan dan kearsipan di Kota
Bandung adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Kronologis Perjalanan lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah
adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II
Bandung Nomor 10 Tahun 1987, Lembaga Kearsipan bernama Sub
Bagian Arsip dan Ekspedisi, kedudukan di bawah Bagian Umum
Sekretariat Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung;
2. Berdasarkan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung
Nomor 07 Tahun 1990 dan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat
II Bandung Nomor 10 Tahun 1990 tentang Pengesahan Susunan
Organisasi UPTD Perpustakaan Umum pada Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung, yang berlokasi di
Jl. Jend. A. Yani Nomor 239, Sayap Kiri Kantor Dinas P & K Kota
Bandung;
3. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II
Bandung No. 16 Tahun 1994 dan No. 17 Tahun 1994, lembaga kearsipan
yang semula bernama Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi statusnya
ditingkatkan, menjadi Kantor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Bandung, yang menindaklanjuti Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34
Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja
Kantor Arsip Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II.
4. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 1994
tentang Pengembangan Organisasi/Kelembagaan Unit Pelaksana Daerah
(UPD) Perpustakaan Umum Kabupaten/ Kotamadya Daerah Tingkat II,
Surat Persetujuan Menteri Penertiban Aparatur Negara (MENPAN) No.
126/MK.Waspan/3/1999 tanggal 19 Maret 1999 dan Surat Ijin Prinsip
dari Menteri Dalam Negeri Nomor 061/475/SJ tanggal 6 Maret 1999,
statusnya ditingkatkan, menjadi Unit Pelaksana Daerah (UPD)
Perpustakaan Umum yang langsung bertanggung jawab kepada Walikota
dan secara administratif berada di bawah koordinasi Sekretaris Daerah,
yang berlokasi di Jl. Singaperbangsa Bandung;
5. Berdasarkan Keputusan Walikota Kodya Daerah Tingkat II Bandung No.
599 Tahun 1999, UPD diubah menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kota
Bandung.
6. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota Bandung Nomor 06
Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga
Teknis Daerah Kota Bandung, Lembaga Perpustakaan Dan Kearsipan
yaitu Kantor Arsip Daerah dan Kantor Perpustakaan Umum Kota
Bandung, digabung menjadi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip
Daerah Kota Bandung;
7. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota Bandung Nomor 12
Tahun 2007 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga
Teknis Daerah Kota Bandung, kata Umum pada Kantor Perpustakaan
5
4 5
Umum dan Arsip Daerah Kota Bandung dihilangkan menjadi Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung dan berlokasi di Jl.
Wastukancana No.2 Bandung;
8. Mulai tanggal 25 Mei 2009, Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota
Bandung, menempati gedung yang berlokasi di jalan Pelajar Pejuang ’45
Nomor 8, Bandung;
9. Pada bulan Mei 2012 sampai dengan sekarang, Kantor Perpustakaan Dan
Arsip Daerah Kota Bandung menempati gedung baru yang berlokasi di
Jl. Caringin Nomor 103, Bandung.
2.2. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
(PUSARDA) Kota Bandung
Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung,
terdiri dari :
1. Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bandung,
(eselon III.a)
2. Kepala Sub Bag. Tata Usaha, (eselon IV.a)
3. Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan, (eselon IV.a)
4. Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan, (eselon IV.a)
5. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan, (eselon IV.a)
6. Jabatan Fungsional terdiri dari pustakwan 3 orang dan Arsiparis 3
orang.
7. Staf / Pelaksana : 19 orang
8. Bagan Struktur Organisasi (BSO) terlampir
2.3. Tugas Pokok dan Fungsi
I. Kepala Kantor
(1) Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas
pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan lingkup
Perpustakaan dan kearsipan berdasarkan asas otonomi dan tugas
pembantuan.
(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
mempunyai fungsi :
a. Perumusan kebijakan teknis lingkup ketatausahaan, pengelolaan
perpustakaan, arsip serta pustaka dan kearsipan;
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum
lingkup ketatausahaan, pengelolaan perpustakaan, arsip serta bina
pustaka dan kearsipan;
c. Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan kebijakan teknis
ketatausahaan, pengelolaan perpustakaan, arsip serta bina pustaka
dan kearsipan; dan
d. Penyelenggaraan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan
pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan Kantor.
II. Sub Bagian Tata Usaha
(1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Kepala Kantor Perpustakaan lingkup
Ketatausahaan;
(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada ayat
(1), kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
6 7
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja kegiatan
ketatausahaan;
b. Pelaksanaan pelayanan ketatausahaan yang meliputi administrasi
umum, kepegawaian, keuangan, progam dan administrasi
perlengkapan;
c. Pelaksanaan pengkoordinasian perencanaan, implementasi dan
evaluasi kebijakan lingkup perpustakaan dan kearsipan; dan
d. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, pengawasan dan
pengendalian,evaluasi, dan pelaporan lingkup ketatausahaan.
III. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
(1) Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Kantor lingkup pengelolaan
perpustakaan;
(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada
ayat (1), Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup
pengelolaan perpustakaan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup
pengelolaan perpustakaan;
c. Pelaksanaan lingkup pengelolaan perpustakaan; dan
d. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan
pengendalian, evaluasi dan pelaporan lingkup pengelolaan
perpustakaan.
IV. Seksi Pengelolaan Arsip
(1) Kepala Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah di lingkup pengelolaan Arsip;
(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada
ayat (1), Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup
pengelolaan arsip;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk te4knis lingkup
pengelolaan arsip;
c. Pelaksanaan lingkup pengelolaanarsip; dan
d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup pengelolaan Arsip.
V. Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan
(1) Kepala Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Kantor lingkup Bina Pustaka dan
Kearsipan;
(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup bina
pustaka dan kearsipan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bina
pustaka dan kearsipan;
c. Pelaksanaan lingkup Bina Pustaka dan Kearsipan ; dan
8 9
d. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan
pengendalian, evaluasi dan pelaporan l;ingkup bina pustaka dan
kearsipan.
2.4. Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
(PUSARDA) Kota Bandung sebanyak 37 orang, terdiri dari :
a. Berdasarkan Status Pegawai :
Pegawai Negeri Sipil = 25 orang
Calon Pegawai Negeri Sipil = 6 orang
b. Berdasarkan Jabatan :
Kepala Kantor = 1 orang
Ka.Sub.Bag Tata Usaha = 1 orang
Ka. Seksi = 3 orang
Pustakawan = 3 orang
Arsiparis = 4 orang
Pelaksana = 19 orang
c. Berdasarkan Jenjang Pendidikan :
SMU/SMK = 16 orang
D3 Non Perpustakaan = 1 orang
D3 Kearsipan = 1 orang
S1 Non Perpustakaan = 10 orang
S2 Non Perpustakaan = 2 orang
2.5. Sarana dan Prasarana
2.5.1. Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung merupakan
Lembaga Teknis Daerah yang tugas pokoknya menyelenggarakan layanan
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah.
Letak Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung, terdiri dari 2 (dua) lokasi :
1. Gedung Kantor/Ruangan Perpustakaan Kota Bandung berlokasi di di Jl.
Caringin No. 103, Bandung, Telepon/faks (022) 5410403, dengan luas
keseluruhan bangunan, sebesar : 1.530 m², terdiri dari 3 lantai dengan
luas lantai I : 492 m², lantai 2 : 519 m², dan lantai 3 : 519 m², meliputi
Ruang Kepala Kantor, Ruang Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Ruang
Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan, Ruang Seksi Pembinaan
Pustakan dan Arsip, Ruang Audio Visual, Ruang Baca Referensi, Ruang
Baca Dewasa, ruang baca anak, Ruang Baca Remaja, Ruang
Penyimpanan Barang (gudang), Dapur dan Toilet.
2. Depo Arsip/tempat penyimpanan Arsip bertempat di Basement
Sekretariat Daerah Kota Bandung, Jl. Wastukancana Nomor 2, Bandung
dengan luas ± 750 M2, meliputi ruang Pelayanan Kearsipan dan Depo
Arsip/penyimpanan Arsip Pemerintah Kota Bandung.
10 11
BAB III
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
3.1. Jasa Perpustakaan dan Informasi
Perpustakaan Daerah Kota Bandung harus berfungsi sebagai pusat
informasi, pusat belajar masyarakat, pusat kegiatan masyarakat yang tentunya
dapat memberikan manfaat, sekalipun belum optimal, sehingga akan
mendorong inovatif maupun kreatifitas masyarakat itu sendiri .
Layanan Perpustakaan bertempat di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung, beralamat di Jalan Caringin No. 103 Bandung,
melaksanakan kegiatan yaitu :
a. Pelayanan Pustaka dan Jasa Informasi;
b. Pelayanan Penelusuran Literatur secara manual maupun digital;
c. Pelayanan Audio Visual;
d. Pelayanan Bercerita/Story Teliing;
e. Pelayanan Peminjaman Koleksi Bahan Pustaka;
f. Pelayananan Keangggotaan Perpustakaan;
g. Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka;
h. Pemprosesan/Pengolahan Koleksi Bahan Pustaka;
i. Katalogisasi Koleksi Bahan Pustaka; dan
j. Pemeliharaan dan Perawatan Koleksi Bahan Pustaka.
3.2. Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung berupaya untuk
memberikan layananprima kepada masyarakat Kota Bandung khususnya,
umumnya seluruh pengguna jasa perpustakaan yang memerlukan informasi
melalui pengembangan koleksi bahan pustaka.
Koleksi Perpustakaan yang dimiliki Sampai dengan tahun 2014
adalah sebagai berikut :
No Buku Judul Eksemplar
1 000 (Karya Umum) 2.826 6.634
2 100 (Filsafat dan Psikologi) 733 2.712
3 200 (Agama) 4.425 12.613
4 300 (Ilmu –Ilmu Sosial) 6.025 15.704
5 400 (Bahasa) 1.320 5.642
6 500 (Ilmu -Ilmu Murni/Pasti/Alam) 992 3.108
7 600 (Ilmu-Ilmu Terapan/Teknologi) 6.634 11.959
8 700 (Kesenianhiburan,olahraga) 893 2.607
9 800 (Kesusastraan) 3.855 7.931
10 900 (Geografi dan Sejarah Umum) 874 2.332
Jumlah 28.577 71.642
Selain itu Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bandung
menyediakan pula terbitan berkala berupa majalah dan surat kabar, baik
terbitan dalam kota maupun luar Kota Bandung, antara lain :
- Majalah Tempo - Koran Kompas
- Majalah Trubus - Koran Pikiran Rakyat
- Majalah Mangle - Koran Metro (Tribun Jabar)
- Tabloid Nova
15
12 13
3.2.1. Klasifikasi
Klasifikasi adalah proses pengelompokan/pengumpulan benda atau
entitas yang sama, serta memisahkan benda atas entitas yang tidak sama.
Dalam pengolahan bahan pustaka, klasifikasi merupakan salah satu
pekerjaan teknis yang sangat penting, apalagi bagi perpustakaan umum
tingkat kota dengan jumlah koleksi bahan pustaka ribuan judul.
Secara garis besar koleksi bahan pustaka dibagi 2 kelompok, yaitu :
1) Kelompok Fiksi (ceritera, dongeng, novel dll)
2) Kelompok Non Fiksi (Ilmu Pengetahuan)
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung mengunakan
sistem DDC (Dewey Decimal Clacification). Klasifikasi sistem DDC
membagi seluruh cabang ilmu pengetahuan menjadi 10 kelas Utama, Yaitu :
000 = Karya Umum
100 = Filsafat dan Psikologi
200 = Agama
300 = Ilmu – Ilmu Sosial
400 = Bahasa
500 = Ilmu - Ilmu Murni(Pasti/Alam)
600 = Ilmu-Ilmu Terapan(Teknologi)
700 = Kesenian,Hiburan,Olahraga
800 = Kesusastraan
900 = Geografi dan Sejarah Umum
3.2.2 Katalogisasi
Katalogisasi adalah daftar pustaka yang ada dalam perpustakaan.
Katalogisasi merupakan pedoman atau petunjuk seluruh bahan atau sumber
yang tersedia di suatu perpustakaan, katalogisasi akan membantu
pengunjung perpustakaan memperolehinformasi yang cepat dan tepat
melalui pengarang, judul atau subjek yang dibutuhkan.
3.2.3. Prestasi Bidang Perpustakaan yang pernah diraih/dicapai :
1. Tahun 2002 Juara I se Wilayah V (Priangan) sebagai Pembina Terbaik
Perpustakaan Kelurahan.
2. Tahun 2004 Juara se Jawa Barat dalam rangka Lomba Karya Tulis.
3. Tahun 2004 Juara III Putra Putri se Jawa Barat dalam rangka Lomba
Pidato Bung Karno Tingkat SLTA.
4. Tahun 2004 Juara II Tingkat Provinsi Jawa Barat dalam perpustakaan
desa/Kelurahan se Jawa Barat.
5. Tahun 2005 Juara III Tingkat Provinsi Jawa Barat dalam rangka
Evaluasi Kinerja Perpustakaan dan pembina Terbaik Perpustakaan
Umum se Jawa Barat.
6. Tahun 2009 Juara Harapan II Lomba Perpustakaan Umum Kabupaten/
Kota Tingkat Provinsi Jawa Barat.
7. Tahun 2010 Mendapatka Piagam Jasa Darma Pustaloka.
8. Tahun 2010 Juara Ke 3 Lomba perpustakaan se Jawa Barat.
9. Tahun 2013 Juara Harapan 1 Lomba Perpustakaan Sekolah Tingkat
Jawa Barat (Perpustakaan SMA Negeri 5 Bandung).
10. Tahun 2014 Juara Stand Terbaik III dalam rangka mengikuti Pameran
IKAPI Jawa Barat.
14 15
3.3. Jasa Layanan
3.3.1. Layanan Perpustakaan/Layanan Pustaka
Layanan ini merupakan aktivitas Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung dalam memberikan jasa perpustakaan kepada
Masyarakat Kota Bandung. Dengan berlokasi di Jalan Caringin No. 103
Bandung, jenis layanan pustaka ini cukup banyak diantaranya:
a. Layanan Kartu Anggota Gratis
Layanan kartu anggota perpustakaan ini sudah dilakukan secara
elektronik, dimana pemustaka bisa menjadi anggota perpustakaan secara
langsung dan menerima kartu anggotanya secara gratis.
b. Layanan Baca Anak, Remaja dan Dewasa
c. Layanan Internet Gratis
16 17
d. Layanan Pojok Sunda
e. Layanan kidsmart corner
f. Layanan Referensi
3.3.2. Layanan Perpustakaan Keliling
Kegiatan Peningkatan Operasional Perpustakaan Keliling merupakan
kegiatan yang berkesinambungan sehingga kegiatan yang diselenggarakan
merupakan kelanjutan dari kegiatan sebelumnya dan kegiatan ini
dilaksanakan dari Bulan Januari sampai dengan Bulan Desember setiap
tahunnya dengan menggunakan mobil unit Perpustakaan Keliling sebanyak
4 unit, yaitu 1 unit mobil Toyota Hi-lux, 2 unit mobil Daihatsu Luxio dan 1
unit mobil Toyota Dyna.
18
19
Kegiatan ini sasarannya adalah masyarakat yang jauh jangkauannya
dari Perpustakaan Kota Bandung, yaitu warga masyarakat di
Kelurahan/Kecamatan dan tempat-tempat aktivitas masyarakat Kota
Bandung. Kegiatan Operasional Perpustakaan Keliling berupa :
1. Perpustakaan Keliling Kelurahan/Kecamatan (hari kerja sesuai jadwal);
2. Perpustakaan Keliling Gelar Baca Santai di Tegalega (hari Minggu);
3. Perpustakaan Keliling di Dago Car Free Day (hari Minggu); dan
4. Perpustakaan Keliling di Buahbatu Car Free Day (hari Minggu).
Mobil Unit Perpustakaan Keliling
5. Library In The Boks
Setiap tahun kami menargetkan Pos-pos Pelayanan Layanan Keliling
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dengan sasaran layanan,yaitu :
- Sekolah ( SD,SMP,SMA );
- Madrasah/Pondok Pesantren;
- Warga masyarakat di Kelurahan/Kecamatan;
- Tempat-tempat Aktivitas masyarakat.
3.3.3. Pelayanan Penelusuran Literatur
Penelusuran literature di Kantor PUSARDA dapat di seaching/dicari
dengan menggunakan 2 sistem katalogisasi yaitu secara manual dan
literature layanan komputerisasi.
3.4 Promosi
Untuk mempromosikan keberadaaan Perpustakaan pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung, kami sudah melaksanakan
kegiatan-kegiatan yaitu :
- Informasi melalui media cetak dan elektronik;
- Mengikuti Pameran Bekerjasama dengan IKAPI Jawa Barat;
- Mengadakan perlombaan :
Lomba Story Telling (Pelajar SD/Mi Se-Kota Bandung);
Lomba Story Telling (Pelajar SMP/Mts Se-Kota Bandung);
Lomba Baca Puisi ( TP.PKK, DWP, FTBM, GOW dan SKPD Se-Kota
Bandung).
Pameran Buku Kantor Pusarda Tahun 2014
Lomba Bercerita Pelajar SD/Mi Se-Kota Bandung tahun 2015
Lomba Baca Puisi Antara GOW & FTBM Se-Kota Bandung tahun 2015
BAB IV
PENGELOLAAN KEARSIPAN
4.1. Penarikan Arsip/Akuisisi
Penarikan arsip/akuisisi arsip adalah kegiatan perluasan khasanah
arsip ,kegiatan penarikan arsip harus diawali dengan survey arsip yaitu
kegiatan pendataan arsip yang mencakup volume arsip, jenis arsip, kurun
waktu dan masalah arsip serta dapat dijadikan dasar perencanaan kebutuhan
sarana, tenaga kerja, waktu dan biaya yang dibutuhkan.
Penarikan Arsip/Akuisisi arsip yaitu penyelamatan dan pelestarian
arsip untuk terpeliharanya bahan-bahan pertanggung jawaban
penyelenggaraan pemerintah dan kehidupan kebangsaan.
Penyelamatan dan pelestarian arsip meliputi penyelamatan arsip-
arsip yang berkaitan dengan perubahan sistem pemerintahan, pembentukan
dan penghapusan kelembagaan, peristiwa-peristiwa lainnya yang bersifat
awperubahan mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan dan
kehidupan kebangsaan yang bernilai sejarah bagi Pemerintah Daerah,
Negara dan Bangsa.
Dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, banyak
Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah Kota Bandung yang
digabung/dilikuidasi, dengan demikian Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung mengakuisisi/menarik/menyelamatan arsip-arsip
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang digabung/dilkuidasi tersebut.
18
19
Hasil Akuisisi dan / Penyelamatan Arsip
4.2. Pemilahan
Dalam pemilahan arsip harus dipersiapkan : masker, kertas
pembungkus, membersihkan arsip dan menyiapakan boks arsip
Mulai pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan fisik arsip ialah
dengan pemilahan arsip, untuk memilah dan mengelompokan arsip/berkas
menurut masalahnya dan menggabungkan arsip-arsip yang berhubungan
satu sama lain sebagai satu rangkaian proses/transaksi atau yang terpisah
dari bundelnya (berkasnya), dari hasil pemilahan tersebut dikelompokan
menjadi 3 kelompok yakni :
a. Arsip yang bernilai guna
b. Non-arsip dan duplikasi
c. Buku, majalah , peta, foto dan bentuk arsip lainnya.
Pemilahan Arsip dan Non Arsip
4.3. Penataan Arsip
4.3.1. Penanganan arsip yang bernilai guna
1) Arsip yang bernilai guna yang diperoleh dari hasil pemilahan setelah
dikelompokan menurut masalahnya , ditentukan kode klasifikasinya.
2) Menyatukan arsip-arsip yang terpisah namun materinya berhubungan
satu sama lain , dan memasukannya kedalam folder.Apabila satu folder
tidak mencukupi dapat digunakan folder lain dan diberi nomor urut
selain kode klasifikasi , Dalam menata berkas untuk arsip dinamis in-
aktif ada perbedaan dengan menata berkas arsip dinamis aktif yakni
bahwa dalam menata berkas untuk arsip dinamis in aktif selain
digunakan kode klasifikasi digunakan pula nomor urut . Hal ini
dimaksudkan agar semua arsip yang menyangkut masalah atau sub
20 21
masalah yang sama terkumpul dalam satu tempat secara lengkap,
walaupun terdiri dari beberapa kejadian/transaksi dan waktu yang yang
berbeda Pengelompokannya dapat berbentuk rubric atau gabungan
antara rubric dan dosir.
3) Mendaftar arsip-arsip tersebut pada kartu-kartu pembantu.
Kartu pembantu tersebut dimaksudkan sebagai sarana untuk
menggabungkan arsip-arsip yang masih terpisah penyimpanannya, yang
belum ditemukan pada saat pemilahan. Penggabungan arsip tersebut
tidak dibatasi dengan faktor waktu, namun semata-mata didasarkan pada
rangkaian proses penyelesaian masalah/sub masalah yang bersangkutan.
Pencatatan dalam kartu harus dilakukan secara jelas, yakni
mencantumkan :
- Isi ringkasannya
- Rincian arsip yang ada dalam berkas yang bersangkutan
- Waktu/tahun penerbitan/penetapan dan keadaan fisik arsip
(lengkap/tidaklengkap/ baik/rusak)
4) Membuat daftar pertelaan
Pembuatan daftar pertelaan disesuaikan dengan system penataan
arsip/berkasnya yakni menurut :
- Nomor urut.
Misalnya untuk arsip-arsip peraturan dan arsip-arsip kepegawaianlah
berdasarkan NIP
- Abjad
- Waktu ialah menurut tahun
- Badan atau Instansi
- Klasifikasi masalah
- Gabungan antara dua system atau lebih sesuai kebutuhan
5) Penyampulan
- Penyimpanan daftar folder, memberi nomor pada folder selanjutnya
nomor tersebut digunakan sebagai nomor sampul.
- Membungkus dengan kertas pembungkus, dengan catatan untuk
berkas arsip yang banyak apabila dipandang perlu dapat dibungkus
menjadi beberapa bungkus, selanjutnya disatukan dalam satu bundle
- Sampul / pembungkus berfungsi sebagi alat untuk melindungi arsip
dari kerusakan, kehilangan dan kemusnahannya serta untuk
menuliskan nomor sampul.
6) Menentukan/mencantumkan nomor urut berkas pada sampul
pembungkus
7) Membuat skema daftar pertelaan atau inventaris berdasarkan data dari
kartu-kartu pembantu
Daftar pertelaan atau inventaris , disusun sebagai berikut :
a. Apabila penataan berkasnya menurut Nomor Urut, maka susunannya
dari nomor yang paling kecil menuju yang besar seperti : 01, 02, ..
dst atau NIP
b. Apabila penataan berkasnya menurut abjad maka mulai dari A
sampai dengan Z
9) Menyimpan arsip/berkas ke dalam boks
Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan tidak dibungkus dimasukan
ke dalam folder dan sesudah diberi nomor sampul, baru dimasukan ke
dalam boks , selanjutnya diberi nomor urut.
22 23
Menyimpan pada rak
Penyimpanan boks pada rak yang benar ialah setelah arsip mempunyai
daftar pertelaan dan menurut urutan boks, sesuai dengan urutan nomor
sampul yang ada dalam boks tersebut.
4.3.2. Penanganan non arsip dan duplikasi
Non-arsip dan duplikasi dimusnahkan secara langsung dengan
memperhatikan prosedur pemusnahan arsip yang berlaku, dibuat berita acara
pemusnahan dilengkapi daftar pertelaan yang mencantumkan jenis-jenis non
arsip dan duplikasi yang dimusnahkan.
4.3.3. Penanganan arsip buku dan majalah
1. Dipilah untuk memisahkan buku dan majalah
2. majalah/buku yang tidak diperlukan bisa dimusnahkan
3. Mengelompokan menurut instansi pencipta dan menurut judul
4. Mendaftar judul kedalam kartu pembantu
5. memasang label dan nomor kode buku
6. Menyimpan pada rak buku menurut urutan yang tercantum dalam judul
dan kode
7. Membuat daftar pertelaan sesuai dengan data dalam kartu pembantu
(dengan demikian tidak dibuatkan kartu catalog seperti perpustakaan)
4.4. Perawatan/Pemeliharaan Arsip
4.4.1. Pemeliharaan adalah usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik,
sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan atau kehilangan arsip.
Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 diamanatkan ketentuan sebagai berikut :
1. Pasal 83 :
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan
dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp
25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah).
2. Pasal 85 :
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip
tertutup sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat (2) dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp
250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah).
4.4.2. Syarat-syarat pengamanan arsip
1. Petugas arsip harus :
- Jujur dapat menyimpan rahasia
- Disiplin
- Trampil dan cekatan
- Terdidik dan terlatih
- Rapih dan Bersih
2. Tempat Penyimpanan
- Cukup luas dan berpentilasi
- Bersih dan terang
- Lantai dan dinding ruangan tidak lembab
- Temperatur dan kelembaban sesuai dengan kebutuhan untuk
menyimpan , untuk itu diperlukan AC
24 25
- Menggunakan bahan-bahan yang baik dan lokasi bangunan berada di
daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bahaya kebakaran
serta bencana alam .
3. Peralatan
Peralatan kearsipan seperti rak, filling cabinet, dipilihkan yang
berkualitas baik, atau sesuai dengan standarisasi yang telah ditentukan.
4.5. Cara mengatasi arsip yang rusak :
1. Terbakar :
Arsip yang masih dapat diselamatkan dari bahaya kebakaran ,
pertolongan pertama yang harus dilakukan adalah membungkus arsip
tersebut dengan tissue, yang selanjutnya dimasukan dalam boks ,
kemudian diserahkan kepada yang ahli untuk diperbaiki.
2. Basah :
Arsip yang basah dan kotor dapat diselamatkan dengan cara :
a. Membersihkan kotorannya (debu, lumpur) dengan kapas, dilakukan
dengan menekan bundel/berkas tersebut secara perlahan-lahan.
b. Mengeringkan dengan cara :
- Menempatkan lembaran arsip pada kertas blofting ditempatkan
pada ruangan yang kering dan cukup udara.
- Arsip yang masih dalam bentuk berkas, dibuka secara hati-hati.
- Arsip diletakan diantara kertas blofting kemudian disetrika (jangan
terlampau panas ) .
- Arsip tidak diperkenankan dijemur di terik matahari karena akan
rusak.
c. Arsip yang robek diperbaiki dengan mempergunakan kertas yang
kuat dengan menggunakan perekat atau laminasi. Bagi arsip yang
parah rusaknya, hendaknya minta bantuan orang yang akhli.
d. Menghadapi serangan-serangga, cendawan
Untuk mencegah kerusakan arsip akibat serangga, cendawan dan
lain-lain dapat dilakukan dengan :
- Menyelenggarakan fumigasi
- Mengatur temperatus dan kelembaban sesuai dengan kebutuhan
penyimpanan arsip ( temperatur 22° - 25° C dan kelembaban 45
% - 55 % R.H.)
- Menjaga kebersihan ruangan
- Ruangan harus cukup terang
Cendawan yang sudah terlanjur melekat pada arsip, dapat
dihilangkan dengan mengoleskan acetone atau campuran cairan thymol dan
spiritus atau campuran formula ( 40% ) dengan air.
4.6. Penyusutan/Pemusnahan Arsip
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan arsip dengan jalan :
1. Pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
26 27
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai
guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara
dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya.
Tujuan pemusnahan arsip, adalah untuk :
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi.
2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali.
4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
4.7. Prestasi Bidang Kearsipan yang pernah diraih/dicapai :
1) Tahun 1992 Juara Umum Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.
2) Tahun 1993 Di See Deed (Tidak diikutsertakan).
3) Tahun 1994 Juara Umum Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.
4) Tahun 1995 Juara ke II Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.
5) Tahun 1996 Juara ke II Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.
6) Tahun 1997 Juara Umum Type A se Jawa Barat.
7) Tahun 1998 Juara II Type A se Jawa Barat.
8) Tahun 1999 Juara I Se Jawa Barat.
9) Tahun 2000 Juara I S Jawa Barat.
10) Tahun 2004 Juara Terbaik ke IV se Jawa Barat.
11) Tahun 2005 Juara Terbaik IX se Jawa Barat.
12) Tahun 2006 Juara terbaik ke VII se Jawa Barat.
13) Tahun 2007 Juara Terbaik ke V se Jawa Barat.
14) Tahun 2011 Arsip Citra Daerah Kota Bandung.
15) Tahun 2011 Pembina Kearsipan Terbaik Tingkat Nasional.
16) Tahun 2011 Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (Bapak
H. Dada Rosada ) di Arsip Nasional RI) .
17) Tahun 2014 Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (Bapak
Mochamad Ridwan Kamil ) di Arsip Nasional RI).
Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (M. Ridwan Kamil)
bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (M. Mustari)
28 29
BAB V
PELAKSANAAN PEMBINAAN
5.1. Aspek Pembinaan Perpustakaan
Dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, seksi Bina
Pustaka dan Kearsipan telah memiliki payung hukum yang jelas yaitu
Keputusan Walikota Bandung Nomor 819 tahun 2000 tentang Organisasi
Perpustakaan di tingkat Kecamatan dan Kelurahan. Menindaklanjuti
ketentuan tersebut Seksi Bina Pustaka dalam pelaksanaannya berorientasi
kepada sebelas aspek pembinaan Perpustakaan yaitu :
5.1.1. Status Organisasi dan Manajemen
Organisasi Perpustakaan Umum di kelurahan harus memiliki kekuatan
hukum berupa Keputusan yang dibuat oleh Lurah/Camat yang bersangkutan
dengan Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kelurahan yang diharapkan
terdiri atas :
1. Penanggung Jawab : Lurah/Camat
2. Ketua : Ketua/Wakil Ketua LPM
3. Wakil Ketua : Kasie Pendidikan dan Kebudayaan LPM/
Kasie Pembangunan dan Lingkungan Hidup
4. Sekretaris : Anggota Seksi PKK
5. Anggota-anggota : - Seksi Agama
- Seksi Kesejahteraan Sosial
- Seksi-seksi lainnya pada LPM
- Karang Taruna
- Unsur Lembaga masyarakat/tokoh masyarakat.
Dalam pelaksanaannya kondisi ideal yang diharapkan sulit untuk
dilaksanakan, sehingga struktur organisasi minimal yang dapat dilaksanakan
oleh Kelurahan-/Kecamatan di Kota Bandung adalah sebagai berikut :
1. Penanggung Jawab : Lurah/Camat
2. Penasehat : Ketua LPM
3. Kepala Perpustakaan : Seksi di LPM/PKK/Karang Taruna
4. Urusan Administrasi : Seksi PKK/Karang Taruna
5. Urusan Pengolahan Bahan : Seksi PKK/Karang Taruna Pustaka
6. Urusan Layanan Pustaka : Seksi PKK/Karang Taruna Informasi
5.1.2. Ketenagaan
Sebagaimana yang disyaratkan oleh ketentuan, bahwa Pengelola
Perpustakaan Umum Kelurahan/Kecamatan di antaranya :
a. Kepala Perpustakaan Umum Kelurahan/Kecamatan
Pendidikan minimal SLTA;
Memiliki minat untuk mengelola perpustakaan;
Memiliki dedikasi dan tanggung jawab dalam mengembangkan
perpustakaan.
b. Pengelola Urusan Administrasi atau Layanan Perpustakaan
Pendidikan minimal SLTP;
Warga setempat;
Aktif di organisasi baik Karang Taruna, PKK, ataupun organisasi
kemasyarakatan lainnya;
Memiliki minat untuk mengelola perpustakaan;
Memiliki dedikasi dan tanggung jawab dalam mengembangkan
Perpustakaan.
30 31
Dalam rangka menumbuhkembangkan budaya baca, Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung telah berupaya secara
optimal melakukan upaya –upaya yang nyata diantaranya melaksanakan
Pembinaan Pengelola Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara
melaksanakan penyuluhan langsung ke Kelurahan/ Kecamatan yang ada di
wilayah Kota Bandung.
5.1.3. Gedung dan Ruangan
Gedung/Kantor Perpustakaan harus dapat menampung koleksi,
pembaca kegiatan administrasi dan pengolahan buku serta layanan kegiatan,
untuk itu Perpustakaan Kelurahan/Kecamatan dapat menggunakan Balai
Aula Kelurahan, Kantor LPM atau bangunan khusus perpustakaan,
mengusahakan tempat/ruang lain yang dianggap cukup memadai dan
representatif, bekerja sama dengan RW/RT dengan ukuran minimal 3 x 4
meter.
5.1.4. Perabot dan Peralatan
Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memiliki tata
ruang baik yang sesuai dengan kondisi yang ada. Jika berbicara soal tata
ruang maka tidak akan terlepas dari membicarakan soal perabot atau
peralatan/perlengkapan yang disesuaikan dengan kondisi gedung yang ada.
Pada umumnya kondisi perpustakaan di Kelurahan/Kecamatan tidak
didesain dari awal pembangunan gedung, sehingga kalaupun ada
perpustakaan di kelurahan, hanya memanfaatkan ruang yang ada, sehingga
sangat menyulitkan dalam penataan/penempatan perabot dan
peralatan/kelengkapan perpustakaan.
5.1.5. Koleksi dan Bahan Pustaka
Untuk menambah koleksi dan bahan Pustaka Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Bandung merencanakan dalam Rencana Kerja
Anggaran, selanjutnya diusulkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah. Dalam usulan Rencana Kerja Anggaran di dalamnya sudah
termasuk rencana belanja dalam rangka pembinaaan kepada perpustakaan
Kelurahan/Kecamatan melalui bantuan tambahan koleksi dan bahan pustaka.
Menyadari akan keterbatasan anggaran, maka dalam rangka memberikan
layanan dan pembinaan kepada perpustakaan Kelurahan/Kecamatan
pengembangan koleksi bahan pustaka selain dengan membeli melalui
Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Kota Bandung, Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Bandung juga bekerja sama dengan Bapusipda
Provinsi Jawabaran dan Perpusnas Republik Indonesia serta diupayakan
juga dari Hadiah/Hibah dari perorangan atau organisasi.
5.1.6 Kerjasama antar Perpustakaan
Untuk memperoleh tambahan koleksi, diharapkan Perpustakaan
Kelurahan dapat menjalin hubungan kerja sama dengan perpustakaan lain,
baik Perpustakaan sekolah, Perpustakaan Mesjid, Perpustakaan Keliling
Kota Bandung, atau Perpustakaan lainnya, sehingga dengan adanya ini,
maka akan dapat melakukan tukar-menukar koleksi. Dalam rangka
pembinaan kerja sama antar perpustakaan, Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung melalui Perpustakaan Keliling telah melaksanakan
pembinaan terhadap Kelurahan/Kecamatan binaan yang ada di wilayah Kota
Bandung.
32 33
5.1.7. Pembinaan Minat Baca dan Budaya Baca
Sesuai dengan Inmendagri Nomor 28 tahun 1984 yang diperbaharui
menjadi Kepmendagri dan Otda Nomor 3 tahun 2001 serta Keputusan
Walikota Bandung Nomor 815 tanggal 29 Desember 2000, maka
penyelenggaraan Perpustakaan Umum dengan cara :
1. Menumbuhkan, membina dan mengembangkan prakarsa dan swadaya
masyarakat kelurahan di bidang perpustakaan.
2. Menampung, mengarahkan dan menyalurkan prakarsa dan swadaya
masyarakat kelurahan dengan berperan-serta sesuai kedudukan, tugas
dan fungsinya masing-masing.
Secara konkrit kegiatan pembinaan dalam rangka
menumbuhkembangkan Minat Baca dan Budaya Baca kegiatan
dilaksanakan melalui :
1. Pembinaan oleh Pustakawan Kantor Pusarda dengan mendatangi
langsung ke Perpustakaan-perpustakaan Kelurahan/Kecamatan di
wilayah Kota Bandung.
2. Pendataan/Survei Perpustakaan Umum di masyarakat, Taman Bacaan,
Perpustakaan Pesantren, Perpustakaan Rumah Ibadah, Pasar dan Mall.
3. Pembinaan ke tiap sekolah dan dan Instansi Pemerintah maupun
Swasta.
5.1.8. Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan yang tidak didukung dengan dana yang pasti dan
berkelanjutan, lambat atau cepat akan ditinggalkan pemakainya. Bagaimana
halnya dengan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung yang
keberadaannya ditunjang oleh dana yang pasti, baik dari APBD, APBN
maupun dari pihak lainnya. Sekalipun dana selalu pasti, namun apabila tidak
memadai dalam arti tidak sesuai dengan tuntutan kebutuhan bukanlah
sesuatu yang mustahil apabila suatu saat Kantor Pusarda akan ditinggalkan
pemakainya. Oleh sebab itu, dengan upaya yang gigih serta
berkesinambungan kami memperjuangkan tambahan anggaran baik melalui
Tim Anggaran Pemerintah Daerah, Panitia Anggaran Legislatif, maupun
pihak-pihak lainnya.
Hal tersebut kami lakukan mengingat tuntutan masyarakat yang semakin
besar akan peran dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung Menuju Bandung Juara.
Dengan kondisi anggaran saat ini Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Badnung hanya mampu melaksanakan bantuan ke sebagian
kecil Perpustakaan yang berada di wilayah kota Bandung.
5.1.9. Jaringan Otomasi
Dalam era teknologi informasi, di samping sarana dan prasarana yang
bersifat manual, diperlukan pula fasilitas yang mendukung kegiatan otomasi
perpustakaan. Komputer dan fasilitas komunikasi telah menjadi bagian yang
mutlak dan diperlukan perpustakaan. Teknologi informasi yang
dipergunakan perpustakaan memerlukan dukungan sarana dan prasarana,
baik perangkat lunak maupun perangkat keras.
34 35
Menyadari akan tuntutan dimaksud, Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Bandung dengan dana yang minim telah merintis penerapan
jaringan otomasi dengan menyesuaikan kepada dana yang telah
dianggarkan oleh pemerintah kota.
5.1.10. Mitra Kerja Perpustakaan
Dalam rangka mengembangkan organsisasi dan menambah koleksi
perpustakaan kemitraan merupakan sesuatu yang mutlak dilaksanakan oleh
setiap organisasi perpustakaan. Kemitraan yang telah dibangun oleh Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung tidak hanya dengan instansi
vertikal dan horizontal saja, tetapi juga dengan instansi swasta yang peduli
terhadap perpustakaan. Kemitraan yang selama ini telah dilaksanakan di
antaranya dengan Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI), Ikatan Pustakawan
Indonesia (IPI).
5.2 Aspek Pembinaan Kearsipan.
Menyadari akan tugas dan tanggung jawab sebagai pembina
kearsipan, dipandang perlu untuk merumuskan suatu pola pembinaan di
bidang kearsipan untuk menuju peningkatan kinerja kearsipan di
Pemerintah Kota Bandung. Pola Pembinaan kearsipan yang telah dan
sedang dan akan terus dilaksanakan bertumpu pada 5 (lima) aspek dominan
yang secara simultan harus dibenahi terus serta perlu ditingkatkan,
dimana 5 (lima) aspek kearsipan tersebut, yaitu :
5.2.1. Aspek Kelembagaan.
Landasan yuridis akan pentingnya suatu lembaga yang maupun
menangani kerasipan baik di tingkat Pusat maupun Daerah tercantum
dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan jo
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan .
Lembaga yang menangani kearsipan pada awalnya ditangani oleh
Sub Bagian Arsip Ekspedisi berdasarkan Perda No. 10 Tahun 1987,
dengan terbitnya Parda Nomor 05 Tahun 1992 lembaga yang menangani
kearsipan tersebut diubah menjadi Sub Bagian TU Pimpinan dan Keuangan
Sekretariat, yang selanjutnya dengan Perda Nomor 16 dan 17 Tahun 1994
menjadi Kantor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung,
dengan dilaksanakannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintah Daerah (Otonomi Daerah) maka Kantor Arsip Daerah diubah
menjadi Kantor Pepustakaan Umum dan Arsip Daerah (penggabungan
Kantor Perpustakaan Umum dan Kantor Arsip Daerah) sesuai dengan Perda
Nomor 06 Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi
Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung, hingga saat ini.
Selanjutnya Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota
Bandung Nomor 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan dan Susunan
Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung, nama Lembaga
Perpustakaan dan Kearsipan di Pemerintah Kota Bandung yaitu menjadi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung, dimana kata Umum
pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Bandung
dihilangkan menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung, yang lokasi kantornya masih tetap di Jl. Wastukancana No. 2
Bandung. Hakekat pembentukan suatu lembaga adalah kebijakan yang
mengarah kepada percepatan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Adanya Lembaga Kearsipan yaitu Kantor Perpustakaandan dan Arsip
36 37
Daerah Kota Bandung diharapkan dapat meningkatkan kualitas
pembinaan/sosialisasi, penyelenggaraan serta pengelolaan kearsipan di
lingkungan Pemerintah Kota Bandung. Peningkatan kualitas akan tercapai
antara lain berkat keberhasilan dalam pembinaan/sosialisasi dalam aspek
kelembagaan yang indikatornya adalah :
Semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah
Kota Bandung melaksanakan Sistem Kearsipan;
Semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) diharuskan mempunyai
tenaga pengelola khusus kearsipan.
Kinerja Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah di Kantornya
sendiri maupun di SKPD semakin optimal sehingga kelancaran
pelaksanaan tugas dapat tercapai.
5.2.2. Aspek Sumber Daya Manusia.
Terbitnya Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis, setidaknya berimplilaksi pada dua hal adalah sebagai berikut :
Adanya pengakuan serta penghargaan terhadap jabatan fungsional
arsiparis;
Membuka kesadaran semua pihak bahwa masalah kearsipan harus
ditangani oleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi khusus
bidang kearsipan.
Menambah wawasan dengan seringnya study banding ke Kabupaten/
Kota/Propinsi/ANRI serta ke luar negeri untuk perbandingan sejauh mana
keberadaan system kearsipan yang dilaksanakan.
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi, Nomor : 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis yang dinamakan Arsiparis itu adalah Pegawai
Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara
penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan
pada instansi pemerintah, oleh karena itu Arsiparis itu merupakan motornya
pengelolaan dan penguasaan sistem kearsipan di lembaga Kearsipan.
Pada awal tahun 1991/1992 jabatan Fungsional arsiparis di
Pemerintah Kota Bandung sebanyak 34 orang yang tersebar di unit-unit
kerja (Dinas dan Kecamatan) diangkat berdasarkan Surat Keputusan
Gubernur Propinsi Jawa Barat, saat sekarang ini Jumlah Arsiparis di
Pemerintah Kota Bandung hanya 3 orang, hal ini disebabkan banyak yang
beralih ke jabatan struktural dan sudah menjalani masa Pensiun, ini
diakbitakan belum berfungsinya kenaikan pangkat otomatis (fungsional)
dengan menggunkan angka kredit dan tidak jalannya Penilai Angka Kredit
Jabatan Fungsional Arsiparis serta belum dibentuknya Tim Penilai Angka
Kredit Arsiparis di Pemerintah Kota Bandung pada saat ini.
Pemerintah Kota Bandung sudah mengembangkan sumber daya
manusia di bidang pendidikan kearsipan dengan menugas belajarkan
pendidikan formal Program Diploma III Kearsipan di Universitas
Pajajaran Bandung sebanyak 7 orang Pegawai Negeri Sipil, yang
kesemuanya sudah lulus dan mendapatkan gelar Ahli Madya (A.Md)
Kearsipan, hal ini untuk meningkatkan kinerja bidang kearsipan di
Pemerintah Kota Bandung.
38 39
5.2.3. Aspek Sistem Kearsipan.
Pada dasarnya prinsip yang harus dipahami para pengelola di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah sendiri maupun para pengelola kearsipan
di tiap SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Bandung adalah arsip yang
disimpan dan dipelihara untuk digunakan kembali atau pencarian/penemuan
kembali, karena itu harus dicarikan sistem sedemikian rupa sehingga
memudahkan pengendalian arsip dari mulai masa penciptaan hingga masa
penyusutan/pemusnahan.
Sistem Kearsipan yang digunakan di Pemerintah Kota Bandung
adalah Sistem Kearsipan Pola Baru yang mengacu pada Peraturan
Mendagri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Departemen
Dalam Negeri. Dalam praktek pelaksanaannya Sistem Kearsipan Pola Baru
ini terdiri dari 3 Sub Sistem, yaitu :
Sub Sistem Pengurusan Surat dengan menggunakan sarana Kartu
Kendali Surat Masuk dan Surat Kendali Keluar.
Sub Sistem Penataan Berkas dengan menggunakan sarana Pola
Klasifikasi ( 000 – 900). Pada prinsipnya adalah suatu kerangka dasar
yang disusun secara kronologis, sistematis dan logis dalam
pengelompokan arsip.
Sub Sistem Penyusutan Arsip dengan menggunakan sarana Jadwal
Retensi Arsip (JRA).
5.2.4. Aspek Sarana dan Prasarana.
Letak Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung
yaitu di :
1) Ruang Bawah (Basement) sebelah Barat seluas 225 M2 Jalan
Wastukancana Nomor 2 Bandung.
2) Ruang Bawah (Basement) sebelah Timur seluas 750 M2 (Depo Arsip /
Tempat Penyimpanan Arsip) Jalan Wastukancana Nomor 2 Bandung.
3) Lantai satu sebelah Barat (di atas Basement) Ruang Perpustakaan Umum
(Gedung Perpustakaan untuk layanan kepada Umum).
Sarana perlengkapan kearsipan (Arsip in Aktif) yang diperlukan
mengacu pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980
tentang Pedoman Standarisasi Alat Perlengkapan, berupa Rak Arsip, Boks,
Kertas Sampul, label dan sebagainya yang tersebar di tiap Satuan Kerja
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bandung.
Target Pembinaan/sosialisasi dalam aspek sarana/prasarana adalah :
a. Setiap Dinas/Badan/Lembaga/Kantor di lingkungan Pemerintah Kota
Bandung diharapkan memiliki Depo Arsip (tempat penyimpanan
arsip).
b. Kebutuhan sarana kearsipan sebagaimana telah diatur dalam Kep.
Mendagri Nomor 160 Tahun 1980 dapat terpenuhi secara memadai.
5.2.5. Aspek Pemasyarakatan.
Pemasyarakatan kearsipan melalui berbagai media maupun kegiatan
lain yang mempunyai dampak sosialisasi dilaksanakan secara
berkesinambungan guna mewujudkan kondisi sadar arsip di kalangan
aparatur/pegawai Pemerintah Daerah.
Jenis kegiatan dalam rangka pemasyarakatan kearsipan yang telah
dilaksanakan adalah :
a. Penyebaran Informasi melalui brosur.
40 41
b. Ikut serta dalam Pameran.
c. Mengikuti Lomba Kearsipan baik tingkat Wilayah mapun tingkat
Propinsi.
d. Pemilihan Arsiparis teladan tingkat Propinsi.
e. Mengikuti Apresiasi Kearsipan.
f. Pembinaan/penyuluhan langsung yang berkenaan dengan masalah teknis
pengelolaan kearsipan.
g. Sosialisasi melalui Media Sosial (Twitter).
Target yang ingin dicapai dari aspek Pemasyarakatan kearsipan adalah :
a. Terlaksananya optimalisasi pemasyarakatan kearsipan melalui media
cetak dan media elektronik;
b. Terlaksananya tenaga teknis penyuluh kearsipan baik dalam kualitas
maupun kuantitas.
c. Terwujudnya kondisi sadar dan tertib arsip dikalangan aparatur
Pemerintah Daerah
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah merupakan salah satu
Lembaga Teknis yang tugas pokoknya adalah melaksanakan Pengelolaan
Perpustakaan dan Arsip Daerah di Pemerintah Kota Bandung. Berdasarkan
Tupoksi dimaksud permasalahan kearsipan baik sistem penataan arsip dan
pemeliharaan serta perawatan arsip harus dikelola secara profesional oleh
Kantor Pusarda, agar di era Otonomi daerah sekarang ini arsip dapat
terwujud sebagai Sumber sarana informasi, sumber data, sumber ingatan dan
sumber sejarah.
d. Kepedulian aparatur terhadap arsip masih belum optimal padahal arsip
merupakan hal yang sangat penting karena arsip merupakan bahan bukti
penyelenggaraan admninistrasi pemerintahan, kehidupan kebangsaan dan
bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintah, oleh karena itu
dituntut khususnya baik bagi para Pejabat, Pengelola kearsipan maupun
aparatur Pemerintah Daerah untuk dapat melaksanakan yang diamanatkan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dapat diamati bahwa kemutlakan meningkatkan kinerja ke 5 (lima)
aspek tersebut berpangkal pada praktek penyelenggaraan kearsipan,
khususnya di Pemerintah Daerah ternyata dalam prakatek penyelenggaraan
kearsipan masih terdapat perbedaan persepsi, dengan kata lain pengertian
tentang arsip masih belum dipahami secara utuh, baik oleh para
pejabat/pimpinan maupun oleh para pegawai/staf pelaksana (dalam artian
arsip masih dilihat sebelah mata). Ke 5 (lima) aspek tersebut di atas saling
berkaitan, kalau saja sudah dilaksanakan dengan sempurna sesuai dengan
peraturan yang berlaku, maka penanganan kearsipan akan lebih mudah
untuk di kerjakan.
42 43
BAB VI
P E N U T U P
Gambaran Umum tentang Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung selain sebagai bahan evaluasi bagi kepentingan Kantor Pusarda,
diharapkan dapat mengembangkan keberadaan Perpustakaan Daerah khususnya
yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Bandung, umumnya bagi Perpustakaan-
perpustakaan yang ada di Kota Bandung.
Dengan memperhatikan kelebihan dan segala kekurangannya, semoga
dapat memacu kami dalam memajukan/mengembangkan Perpustakaan ke arah
yang lebih baik, guna menunjang Program Pemerintah Kota Bandung khususnya
dalam meningkatkan budaya baca masyarakat, sehingga secara konkrit dapat
menunjang salah satu program prioritas pembangunan Kota Bandung, yaitu
Program Bandung Cerdas untuk lima tahun berikutnya.
Demikian selintas gambaran Perpustakaan Kota Bandung yang dapat kami
sajikan, semoga dapat bermanfaat bagi kita sekalian.
Bandung, Juni 2015
KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG
H. ADIN MUKHTARUDIN, SH., MH.
Pembina Tingkat I
NIP. 19610625 198603 1 008
LAMPIRAN-LAMPIRAN
44
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG
TAHUN 2015
STAF SUB BAGIAN TATA USAHA
H. ADIN MUKHTARUDIN, SH., MH.
NIP. 19610625 198603 1 008
(Kepala Kantor Pusarda)
NETI SUPRIATI, SH., M.Si
NIP. 19620704 098203 2 008
(Ka Si Pengelolaan Perpustakaan)
Drs. H. TOMI PRAMUJI
NIP. 19600720 198503 1 008
(Kepala Sub. Bag. Tata Usaha)
YODI MAULANA, SE
NIP. 19640704 199503 1 002
(Ka Si Bina Pustaka & Kearsipan)
DINA NESFIANA, SH
NIP. 19651219 198908 2 001
(Ka. Si Pengelolaan Kearsipan)
Drs. H. TATA TAKWANA S.
NIP. 19670217 199403 1 007
(PUSTAKAWAN)
NENI SUNARSIH
NIP. 19590708 198212 2 002
(PUSTAKAWAN)
DADAN TOHAMANSUR, SH.
NIP. 19760908 200604 1 003
(PUSTAKAWAN)
LISTIA HIDAYAH, SAP
NIP. 19690616 200604 2 005
(ARSIPARIS)
IWAN SUYATMAN,A.Md
NIP. 19760129 200902 1 001
(ARSIPARIS)
ADE YANTI, A.Md
NIP. 19801223 201101 2 003
(ARSIPARIS)
R. TAUFIK KUSUMAH P., SH.
NIP. 19760510 201001 1 001
(Penyusun Dokumen & Pembukuan)
SETIANA NIP. 19610616 198802 1 003
(Penyimpan Barang)
IIS SUNARNI
NIP. 19670417 198611 2 001
(Pengadministrasi Surat)
RINA ROHMA RENGGANI, S.Sos
NIP. 19870924 201001 2 009
(Penata Usaha Umum)
ACHMAD
NIP. 19620724 198109 1 002
(Pengelola Gaji)
SUTANDI.
NIP. 19670525 200701 1 014
(Verifikator)
NUR RUYANI AHDYATI
NIP. 19720823 200801 2 005
(Bendahara Pengeluaran)
MARA DIPRAJA
NIP. 19801006 200801 1 005
(Pengurus Barang)
SUPRIADI
NIP. 19841107 201410 1 001
(CPNS)
JUNI AKBAR
NIP. 19810626 201411 1 003
(CPNS)
NUNU SUTARDI
(Tenaga Honorer)
STAF SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
STAF SEKSI PENGELOLAAN KEARSIPAN
STAF SEKSI BINA PUSTAKA DAN KEARSIPAN
UCUP SUPIANA
NIP. 19720819 200701 1 012
(Pengelola Kearsipan)
YUSAK KARIM
NIP. 19800918 201411 1 001
(CPNS)
YUSLIN S. NOOR.
NIP. 19600815 199103 2 002
(Pengelola Layanan Dewasa/Remaja)
NUNUNG SURTIWARLIAH NIP. 19620615 199103 2 007
(Pengelola Layanan Sirkulasi)
AAN ABDULLAH SAMADI, SIP
NIP. 19730102 200604 1 005
(Pengelola Layanan Referensi)
SUHENDI
NIP. 19640407 200604 1 012
(Pengelola Layanan Keliling)
TOTO SOPIAN
NIP. 19740915 200701 1 008
(Pengelola Layanan Keliling)
UJANG NURJAMIL
NIP. 19780728 201411 1 001
(CPNS)
ANDI RUSLI IRAWAN
(Tenaga Honorer)
RIANTI RACHMAWATI, A.Md
(Tenaga Honorer)
AGUS SUYANTO
NIP. 19780723 201411 1 001
(CPNS)
ERMA KURNIA FATMAWATI
(Tenaga Honorer)
APRILIA QURNIA SARI, A.Md
NIP. 19930419 201503 2 001
(CPNS)