1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Toko Enam Dua adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

retail. Perusahaan ini dapat digolongkan seperti minimart dengan berbagai macam

barang yang dijual, mulai dari kebutuhan sehari-hari sampai dengan beberapa

bahan pokok lainnya.

Dalam transaksi yang dilakukan sehari-hari perusahaan ini masih

memakai sistem manual. Jika ada pelanggan yang membeli barang akan dicatat

secara manual oleh karyawan kemudian catatan tersebut diberikan kepada

pelanggan sebagai nota penjualan. Sedangkan perusahaan sendiri tidak memiliki

copy dari catatan tersebut. Perusahaan akan mengetahui jumlah pembelian

pelanggan hanya pada akhir tahun karena pelanggan akan mengumpulkan catatan

tersebut untuk ditukarkan dengan hadiah yang diberikan berdasarkan perhitungan

total belanja masing-masing pelanggan. Hal ini menyebabkan perusahaan tidak

dapat mengetahui secara pasti berapa hasil penjualan yang telah dicapai karena

banyak sekali kejadian pelanggan tidak menyimpan catatannya atau bisa juga

hilang. Sedangkan untuk pembelian barang kepada supplier, perusahaan tidak

mempunyai catatan secara khusus. Hal yang dilakukan terhadap nota penjualan

yang diberikan oleh supplier hanya mencocokan harga pokok penjualan yang

telah dicatat sebelumnya dengan harga pokok penjualan yang baru diterima dari

nota penjualan yang diberikan oleh supplier dan menghitung manual kebenaran

dari total yang harus dibayarkan. Kemudian jika ternyata harga pokok penjualan

yang baru sama dengan yang lama serta pembayaran dilakukan cash oleh

perusahaan maka nota pembelian dari supplier akan dibuang. Perusahaan hanya

menyimpan nota pembelian dari supplier yang pembayarannya dilakukan secara

kredit. Begitu pula dengan penjualan kepada pelanggan yang dilakukan secara

kredit, daftar harga pokok dan harga jual barang serta proses update hanya

dilakukan secara manual. Perusahaan juga mempunyai gudang dimana barang-

barang yang keluar ataupun masuk juga hanya dicatat secara manual. Sehingga 1 Universitas Kristen Petra

2

sering terjadi ketidakcocokan antara catatan barang yang ada dengan barang yang

ada di gudang. Salah satu faktornya adalah kelalaian karyawan yang lupa

mencatat ketika mengambil barang dari gudang.

Untuk menjawab setiap persoalan yang dihadapi oleh perusahaan maka

pada tugas akhir ini dibuat sistem baru yang lebih teratur dan pencatatan yang

terkomputerisasi.

1.2. Tujuan

Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat sistem baru yang

terkomputerisasi beserta dengan aplikasinya untuk menjawab setiap persoalan

yang dihadapi oleh perusahaan.

1.3. Perumusan Masalah

Masalah yang ada dalam implementasi :

1. Bagaimana merubah sistem lama yang manual menjadi sistem yang

terkomputerisasi.

2. Bagaimana membuat buku kas, kartu hutang, kartu piutang, pencatatan hutang

dan piutang berdasarkan cicilan, jadwal pembayaran hutang dan piutang beserta

keterangan jatuh temponya, konversi satuan dengan level tak terbatas.

3. Bagaimana membuat laporan stok barang untuk penjualan, pembelian dan

retur penjualan dengan barang yang tidak rusak, laporan selisih jumlah stok dari

stok opname yang kemudian menjadi expense atau revenue pada laporan laba

rugi, laporan pembelian dan penjualan, laporan retur pembelian dan penjualan,

laporan jumlah total penjualan ke pelanggan dalam selang waktu tertentu beserta

perhitungan hadiah yang akan diberikan, laporan laba rugi bersih.

4. Bagaimana membuat sistem pencatatan barang di gudang dengan metode

FIFO (First In First Out).

5. Bagaimana membuat purchase order ketika stok barang sudah ada pada batas

minimum.

Universitas Kristen Petra

3

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dibatasi pada:

1. Pembuatan sistem informasi administrasi :

a. sistem pembelian, penjualan dan order pembelian.

b. proses input, update, delete dan search pada daftar dan harga barang.

c. stok barang di toko, gudang dan mutasi stok dari gudang ke toko: stok

barang di toko maupun gudang mempunyai batas stok minimum. Jika stok

barang di toko mencapai batas minimum maka akan terdapat warning dan

dapat dilakukan pengecekan tempat penyimpanannya. Jika ternyata barang

tersebut ada di gudang maka akan dilakukan mutasi stok dari gudang ke toko

dan jika ternyata barang tersebut hanya disimpan di toko maka akan secara

langsung dibuat purchase order. Sedangkan jika stok barang di gudang

mencapai batas minimum maka secara langsung dibuat purchase order.

d. stok opname: dilakukan pada periode waktu tertentu dan jika ditemukan

selisih pada jumlah stok akan mempengaruhi laporan laba rugi pada expense

atau revenue.

e. retur pembelian dan retur penjualan: retur pembelian ditentukan

berdasarkan kebijakan dari supplier. Sedangkan retur penjualan dapat

dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain:

- kondisi barang baik:

• Diganti dengan uang.

• Diganti dengan barang yang sama.

• Tukar tambah dengan barang lain.

- kondisi barang rusak:

• Dititipkan terlebih dahulu dan toko akan mencoba melakukan retur ke

supplier. Jika diperbolehkan maka pelanggan tersebut akan mendapat

ganti. Pelanggan diberikan tanda bukti penitipan barang retur.

f. login: terdapat beberapa user yang masing-masing mempunyai otoritas

sendiri. Beberapa user yang ada antara lain:

• administrator: dapat melakukan input, update dan delete pada semua data

yang ada dan dapat melihat semua laporan yang ada.

Universitas Kristen Petra

4

• kasir: dapat melakukan input dan update transaksi pembelian, penjualan,

retur pembelian, retur penjualan, pembayaran hutang, pembayaran piutang.

User ini juga dapat melihat laporan hutang, laporan piutang, laporan retur

pembelian dan laporan retur penjualan. Dalam kasus retur penjualan user ini

mempunyai wewenang langsung untuk menentukan jenis retur yang akan

dilakukan.

• stok dan pembelian: dapat melakukan input dan update stok, mutasi stok,

stok opname dan melihat purchase order yang ada.

g. konversi satuan dengan level tak terbatas.

h. buku kas: mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran yang terjadi setiap

hari.

i. kartu hutang dan piutang beserta pencatatan pembayaran dengan cicilan.

2. Pembuatan laporan:

a. laporan laba rugi bersih.

b. laporan pembelian dan penjualan.

c. laporan stok barang untuk pembelian, penjualan dan retur penjualan

dengan barang yang tidak rusak.

d. laporan selisih jumlah stok pada stok opname.

e. laporan retur pembelian dan penjualan.

f. laporan jumlah total pembelian setiap pelanggan per tahun beserta dengan

perhitungan hadiah yang akan diberikan.

g. jadwal pembayaran hutang dan piutang beserta dengan tanggal jatuh

temponya.

3. Sistem yang dipakai untuk pencatatan inventory di gudang dan toko adalah

FIFO (First In First Out).

4. Bahasa pemrograman menggunakan NetBeans IDE 6.0 (Java).

5. Database menggunakan PostgreSQL 8.3.1.

6. Report menggunakan i-report yang terkoneksi dengan NetBeans IDE 6.0

(yang merupakan plugin dari NetBeans IDE 6.0).

7. Operating System menggunakan Windows 9.X ke atas.

Universitas Kristen Petra

5

1.5. Metodologi Penelitian

Langkah-langkah dalam pengerjaan Tugas Akhir:

1. Survei dan pengumpulan data tentang:

1.1. Sistem perusahaan dari Toko Enam Dua.

1.2. Semua data dan catatan manual yang dimiliki oleh Toko Enam Dua.

2. Studi literatur tentang:

2.1. Bahasa pemrograman java (khususnya NetBeans IDE 6.0).

2.2. PostgreSQL 8.3.1.

2.3. Teori database.

2.4. Teori dasar akuntansi.

2.5. Entity Relationship Diagram (ERD).

2.6. Data Flow Diagram (DFD).

3. Perancangan dan Pembuatan Aplikasi:

3.1. Pembuatan aplikasi dengan NetBeans 6.0.

3.2. Pembuatan database dengan PostgreSQL 8.3.1.

3.3. Pembuatan report dengan i-report.

3.4. Pembuatan sistem informasi administrasi.

4. Pengujian dan revisi:

4.1. Pengujian aplikasi yang telah dibuat.

4.2. Analisis hasil pengujian aplikasi.

5. Kesimpulan dan pembuatan laporan:

5.1. Pengambilan kesimpulan dengan membandingkan output aplikasi

dengan kenyataan di lapangan dan melakukan revisi sedapat mungkin untuk

memperoleh hasil mendekati keinginan user.

5.2. Pembuatan laporan setelah selesai melakukan revisi.

1.6. Sistematika Penulisan

Garis besar sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut

1. BAB 1: Pendahuluan, bab ini berisi tentang latar belakang masalah, tujuan,

perumusan masalah, ruang lingkup, metodologi penelitian dan sistematika

penulisan.

Universitas Kristen Petra

6

2. BAB 2: Landasan Teori, bab ini berisi beberapa teori beserta penjelasannya

yang berkaitan dan menunjang pembuatan Tugas Akhir.

3. BAB 3: Analisis dan Desain Sistem, bab ini berisi tentang analisis sistem yang

lama, masalah yang ada dan analisis kebutuhan serta perencanaan program yang

meliputi perencanaan pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow

Diagram, desain database beserta tabel-tabel yang akan dipakai dan user

interface.

4. BAB IV: Implementasi Sistem, bab ini berisi tentang implementasi dari

perencanaan yang dilakukan pada bab sebelumnya berupa potongan program dan

sedikit penjelasan dari program tersebut.

5. BAB V: Pengujian Sistem, bab ini berisi hasil pengujian program yang telah

dibuat.

6. BAB VI : Kesimpulan dan Saran, bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran

dari pembuat Tugas Akhir berkenaan dengan program yang telah dibuat.

Universitas Kristen Petra