5

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Penelitian Terdahulu

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Tuerah (2013) menyimpulkan hasil

bahwa perusahaan tersebut telah efektif dalam melaksanakan sistem pembelian

dan pengeluaran kasnya, hanya saja perusahaan perlu menambahkan satu fungsi

lagi yaitu fungsi manager accounting yang berfungsi sebagai pengawas setiap

proses transaksi.

Penelitian serupa juga dilakukan oleh En dan Suryandi (2012)menyimpulkan

hasil bahwa Secara keseluruhan sistem pembelian pada perusahaan sudah baik,

sudah memiliki tata cara pembelian yang rapi, tetapi masih memiliki kelemahan

salah satunya adalah kurangnya dokumen pendukung sehingga menyebabkan

beberapa bagian tidak dapat melakukan pengendalian secara mendetail.

Penelitian lain yang juga membahas tentang sistem pengendalian internal

yang dilakukan oleh Rapina dan Christyanto (2012) juga mendapatkan hasil

bahwa secara umum perusahaan telah melaksanakan standart pengendalian

internal yang cukup baik, tetapi masih ada beberapa kelemahan yang yang

terdapat pada sistem perusahaan seperti penyusunan anggaran yang dibuat se

ekonomis mungkin sehingga menyebabkan terjadinya biaya yang melebihi

anggaran.

Penelitian yang dilakukan oleh Naibaho (2013) dengan menyimpulkan hasil

bahwa perusahaan PT. Industri Kapal Indonesia Bitung sudah berjalan efektif

tetapi memiliki beberapa kekurangan seperti ada beberapa karyawan yang tidak

6

menjalankan prosedur dengan baik, terjadinya penumpukan persediaan serta

adanya rangkap fungsi yaitu fungsi penerimaan dan penyimpanan.

Penelitian yang dilakukan oleh Tamodia (2013) menyimpulkan hasil bahwa

peusahaan sudah efektif tetapi pada perusahaan masih belum ada keseragaman

dalam penulisan nama barang, kesalahan nama merk/size pada barang yang keluar

dan kesalahan mengeluarkan barang dari gudang.

Dari beberapa penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar

perusahaan sudah menerapkan standart pengendalian internal yang memadai

tetapi masing-masing sistem pengendalian internal pada perusahaan tersebut

masih memiliki kelemahan-kelemahan. Seperti menumpuknya bahan baku dalam

gudang, terjadinya rangkap fungsi penerimaan dengan penyimpanan (Naibaho

,2013), biaya bahan baku yang melebihi anggaran perusahaan (Rapina dan

Christyanto, 2012), kurangnya dokumen pendukung pembelian (En dan Suryandi,

2012).

B. Landasan Teori

1. Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Krismiaji (2010)menyatakan “Pengendalian internal adalah

rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi

aktiva dan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya.”

Menurut Murtanto (2005) pengendalian internal secara luas didefinisikan

sebagai proses dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen, dan personil lain

sebuah entitas, dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal tentang

pencapaian tujuan dengan kategori sebagai berikut :

7

Efektivitas dan efisiensi operasi

Kehandalan laporan keuangan

Kepatuhan pada hukum dan regulasi yang berlaku

Menurut Romney dan Steinbart (2015), pengendalian internal adalah sebuah

proses yang menyebar keseluruh aktivitas pengoperasian perusahaan dan

merupakan bagian integral dari aktivitas manajemen dimana pengendalian internal

memberikan jaminan yang memadai untuk tujuan pengendalian berupa

mengamankan aset, mengelola catatan secara detail yang baik untuk melaporkan

aset perusahaan secara akurat dan wajar, memberikan informasi yang akurat dan

reliabel, menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang

ditetapkan dan mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian

internal adalah rencana organisasi yang dipengaruhi oleh dewan direktur,

manajemen, dan personil lain sebuah entitas yang bertujuan untuk memberikan

dorongan kepada seseorang atau karyawan agar tujuan yang telah ditetapkan

perusahaan dapat tercapai.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal

Mulyadi (2016) mengatakan tujuan sistem pengendalian internal yang efektif

diantaranya:

a. Menjaga keamanan harta perusahaan dan juga catatan organisasi.

b. Memeriksa ketelitian atas kecermatan dan kebenaran data akuntansi.

c. Memajukan efisiensi perusahaan.

d. Membantu agar tidak ada penyimpangan dari kebijakan-kebijakan manjemen

yang ada.

8

3. Unsur-unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016), unsur pengendalian internal yang baik adalah

sebagai berikut :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab

fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan

semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari

pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur

pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang

dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi

proses akuntansi.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam

menciptakan praktik yang sehat adalah:

9

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

2) Pemeriksaan mendadak.

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awalsampai akhir oleh satu

orang atau satu unit organisasi.

4) Perputaran jabatan.

5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang

sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara

4 unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas, unsur mutu karyawan

merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika

perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian

yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap

mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya

akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun

hanya sedikit unsur sistem pengendalian internal yang mendukungnya.

10

4. Keterbatasan Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Auditing (2010), terdapat 5

keterbatasan atas pengendalian internal yaitu sebagai berikut:

a. Kesalahan dalam pertimbangan

Manajemen dan personel lain sering kali salah paham dalam

mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil dalam melaksanakan tugas

rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau tekanan

lain.

b. Gangguan

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena

personel keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian,

tidak adanya perhatian atau kelelahan.

c. Kolusi

Tindakan bersama dalam individu untuk tujuan kejahatan tersebut

disebut sebagai kolusi. Kolusi mengakibatkan bobolnya pengendalian internal

yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terdeteksinya

kecurangan oleh sistem pengendalian internal yang dirancang.

d. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah

ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer,

penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. Contohnya

adalah manajer melaporkan jumlah laba yang lebih tinggi dari jumlah

sebenarnya untuk mendapat bonus lebih tinggi.

11

e. Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk diperlukan untuk mengoperasikan struktur

pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari

pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya

maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus

memperkirakan dan mempertimbangkan secara kantitatif dan kualitatif dalam

mengevaluasi biaya dan manfaat suatu struktur pengendalian internal.

5. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan

barang yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional perusahaan

(Mulyadi, 2016).

Fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2016) adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab

untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan

yang ada digudang dan untuk menyimpan barang dagang yang telah diterima

oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan

barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

12

c. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan

utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam

register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber

(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat

harga pokok persediaan barang dagang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Menurut Mulyadi (2016) jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi pembelian adalah :

a. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika

barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai,

fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke

fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai

13

harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan

pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

c. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah

dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan

kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan

barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen

yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi

pembelian untukkepentingan pembuatan laporan manajemen.

Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir serupa karena

meliputi beberapa atau seluruhkegiatan berikut ini (Mulyadi, 2016):

14

a. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian

berlangsung dengan cara menghubungi beberapa supplier untuk

mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari

barang dan jasa.

b. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan

mendapatkan persetujuan dari supervisor.

c. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa

dimasa yang akan datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-

pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya dikirim ke supplier) dan

kontrak dengan supplier.

d. Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus

memastikan bahwa hanya barang yang dipesan berada dalam kondisi

baiklah yang akan diterima. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa

yang diterima dari supplier yang akan dicatat oleh departemen hutang

pada saat tagihan diterima dari supplier.

e. Pemilihan invoice yang akan dibayar.

Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.

Menurut Mulyadi (2016) dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian adalah :

a. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut

dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2

15

lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan

tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

b. Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

d. Laporan Penerimaan Barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order

pembelian.

e. Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.

f. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai

maksud pembayaran berfungsi sebagai remittance advice.

16

Menurut Mulyadi (2016), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah :

a. Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

adalah register bukti kas keluar.

b. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

adalah jurnal pembelian.

c. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang

kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan

menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan

utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

d. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan

untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

6. Pengertian Bahan Baku

Menurut Hanggana (2006) bahan baku adalah sesuatu yang digunakan untuk

membuat barang jadi, atau bahan yang pasti menempel dengan barang jadi.

Sedangkan menurut Baroto (2002) bahan baku adalah bahan-bahan yang

diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari pemasok, atau bahan bahan

17

berwujud seperti tembakau, kertas, dan plastik, atau bahan-bahan yang diolah

sendiri oleh perusahaan untuk proses produksi perusahaan.

Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah

bahan mentah yang kemudian diproses oleh perusahaan unuk dijadikan barang

jadi.

7. Unsur-Unsur pengendalian Internal Pembelian

Menurut Mulyadi (2016) unsur pengendalian internal yang seharusnya

diterapkam pada pembelian adalah:

1. Organisasi

a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

c. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang

d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang

yang disimpan dalam gudang, atas fungsi pemakai barang, untuk barang

langsung pakai.

b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang

lebih tinggi.

c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

18

d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang di

dukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan

faktur dari pemasok.

f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluadiotorisasi

oleh fungsi akuntansi.

3. Praktik yang sehat

a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak.

b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainnya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

beberapa pemasok.

e. Barang hanya di periksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jikaq fungsi

ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut di proses

untuk dibayar.

19

h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk potongan tunai.

j. Bukti kas keluar beserta dokumennya di cap “lunas” oleh pengeluaran kas

setelah cek dikirim kepada pemasok.

8. Tujuan Pengendalian Bahan Baku

Seperti yang kita ketahui bahwa bahan baku erat kaitannya dengan

persediaan, oleh karena itu perlu diadakannya pengendalian persediaan yang

bertujuan untuk:

a. Menjaga agar perusahaan tidak kehabisan persediaan sehingga proses

produksi tidak berhenti

b. Menjaga agar persediaan di perusahaan tidak terlalu banyak atau

berlebihan.

c. Menjaga agar pembelian dalam jumlah kecil dihindari karena akan

mengakibatkan biaya pemesanan terlalu besar (Assauri, 2004).