BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi peranan

Dalam penelitian ini, Peranan Audit Internal dapat diartikan sebagai alat bantu

manajemen yang diharapkan dapat dimanfaatkan serta dijadikan acuan dan alat bantu

dalam pelaksanaan kememadaian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Peranan

itu sendiri menurut Komaruddin (1999: 768) secara garis besar dapat dijabarkan

sebagai berikut :

Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam

manajemen

Pola perilaku yang utama diharapkan dapat menyertai suatu status

Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok

Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang

ada padanya

Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat

Jadi peranan dalam penelitian ini dapat diartikan sebagai sebuah fungsi,

hubungan sebab akibat suatu variabel yang saling berhubungan yaitu Audit internal

dengan Sistem manajemen mutu (ISO 9001:2000), Dimana audit internal itu sendiri

berfungsi sebagai alat bantu manajemen dalam menerapkan kememadaian Sistem

Manajemen Mutu di dalam organisasi/perusahaan.

2.2 Audit Internal

2.2.1 Pengertian Audit Internal

Pengertian Audit Internal Menurut Hiro Tugiman (2005), seperti yang

dikutip dari Internalauditorindonesia.blogspot.com (2007) adalah :

Internal auditing is an independent appraisal function established within an

organization to examine and evaluate its activities as a service to the

organization.

Dan perkembangan dari pengertian Audit Internal menurut Hiro Tugiman (2005)

adalah :

Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting

activity designed to add value and improve an organization s operations. It

helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic,

diciplined approach to evaluate and improve the effetiveness of risk

management, control and governance processes.

Sedangkan menurut sawyer (2005;10) memberikan pengertian audit internal

sebagai berikut :

Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang

dilakukan oleh auditor internal terhadap operasi dan control yang berbeda-

beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan

dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) resiko yang dihadapi

perusahaan telah di identifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal

serta kebijakan dan prosedur internal yang bias diterima telah diikuti; (4)

kriteria operasi uang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah

digunakan secara efisien dan ekonomis; (6) tujuan organisasi telah dicapai

secara efektif, semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan

manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung

jawabnya secara efektif.

Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal dalam bukunya

Standar Profesi Audit Internal (2004:9) memberikan pengertian definisi audit

internal sebagai berikut :

Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen

dan objektif yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan

meningkatkan kegiatan operasi organisasi

Jadi dapat disimpulkan dari keempat definisi diatas bahwa tujuan Audit

Internal yaitu organisasi mencapai tujuan dengan jalan pendekatan terarah dan

sistematis dalam menilai dan mengevaluasi keefektifan manajemen . Jadi Terdapat

lima konsep kunci dari pengertian Audit Intern yaitu:

Independen berarti bahwa auditor bebas dari batasan-batasan yang

dapat membatasi ruang lingkup dan efektifitas penilaian

Penilaian mengacu pada kebutuhan pengevaluasian yang merupakan

tugas auditor internal dalam memberikan kesimpulan

Dibuat dalam perusahaan berarti bahwa auditor intern adalah fungsi

yang didirikan secara formal dalam organisasi modern

Pemeriksaan dan pengevaluasian adalah peran audit internal yang

dinyatakan dengan pencarian bukti dan pemberia nilai

Aktivitas-aktivitas organisasi, mengacu pada ruang lingkup audit

internal yang luas, yang meliputi seluruh aktivitas dari organisasi

modern

Jasa pengungkapan, bahwa bantuan dan bimbingan kepada manajemen

dan seluruh organisasi adalah hasil akhir dari tujuan audit intern

Kepada organisasi, memperkuat bahwa ruang lingkup jasa audit intern

meliputi seluruh organisasi, termasuk semua pegawai, dewan direksi

dan komite audit, pemegang saham dan para pemilik lainnya

2.2.2 Standar Profesional Audit Internal

Seorang auditor intern dapat mempengaruhi baik buruknya kinerja perusahaan

tempat dimana ia bekerja. Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh pengendalian intern

yang efektif dan kualitas auditor intern. Auditor intern bertanggungjawab untuk

menyediakan jasa analisis, informasi, evaluasi dan bakan rekomendasi kepada

manajemen . Tanggung jawab auditor intern adalah memantau kinerja keuangan

secara objektif dan profesional.

Untuk menjadi auditor intern yang profesional, seseorang harus memiliki kumpulan

pengetahuan yang berlaku umum dalam audit intern yang dipandang penting

sehingga ia dapat melaksanakan kegiatan dalam area yang cukup luas dengan hasil

kerja yang memuaskan sesuai dengan kelima standar profesional yang ditetapkan

oleh The Institute of Internal Auditor Standards (IIAS). Kelima standar

profesional audit intern tersebut adalah Independence, Professional Proficiency,

Scope of Work, Performance of Audit Work, dan Management of the Internal

Auditing Department, yang artinya independen, keahlian profesional, lingkup kerja,

kinerja kerja audit, dan manajemen departemen audit intern.

2.2.2.1 Independensi dan Keahlian Profesional Auditor Internal

Agar seorang auditor internal efektif dalam menjalankan tugasnya dalam

membantu manajemen di dalam perusahaan, auditor internal harus bertindak

independen dan objektif, artinya seorang auditor internal haruslah tidak memihak

pada siapapun. Independensi dapat dicapai apabila auditor internal diberikan status

dan kedudukan yang jelas di dalam perusahaan, seperti yang dikemukakan IIA

(2004;7), sebagai berikut :

The internal audit activity should be independent, and internal auditor

should be objective in performing their work

Independen artinya seorang internal auditor harus mandiri dan terpisah dari

berbagai kegiatan-kegiatan perusahaan yang diperiksa oleh auditor tersebut. Para

auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksanakan pekerjaannya secara

bebas dan objektif sehingga seorang auditor internal dapat membuat pertimbangan

penting di dalam perusahaan secara netral dan tidak menyimpang.

Menurut Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004;43), dalam bukunya

Standar Profesi Audit Internal menyatakan bahwa :

Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan,

fungsi tersebut memenuhi tanggung jawabnya. Independensi akan mengikat

apabila fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai

terhadap pimpinan dan dewan pengawas organisasi

Menurut Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004:47) dalam bukunya

Standar Profesi Audit Internal, menyatakan bahwa :

Auditor internal harus memiliki sikap mental yang objektif, tidak memihak,

dan menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan (conflict

of interest)

Dari ketiga definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa seorang auditor

internal itu harus memiliki sikap yang independensi yang artinya adalah seorang

auditor internal tidak memihak kepada pihak manapun di dalam perusahaan, agar

tidak ada pertentangan dan kecurigaan serta hasil yang akan dihasilkan dari seorang

auditor dapat dipercaya. Banyak anggapan bahwa auditor eksternal lebih [enting

dibandingkan auditor internal, padahal yang benar adalah sebaliknya, karena

auditor internal lebih memahami permasalahan organisasi, auditor internal

seharusnya memiliki pemahaman yang lebih mendalam dan komprehensif.

Sehingga keahlian seorang auditor internal haruslah memadai dan sesuai dengan

kebutuhan organisasi.

2.2.2.2 Lingkup Kerja Audit Internal

Ruang lingkup penugasan Audit Internal Menurut Hiro Tugiman (2005),

seperti yang dikutip dari Internalauditorindonesia.blogspot.com (2007) adalah :

The scope of internal auditing should encompass the examination and

evaluation of the adequacy and effectiveness of the organization s system of

internal control and the quality of performance in carryng out assigned

responsibilities.

Mengacu pada perkembangan, lingkup penugasan audit internal menurut Hiro

Tugiman (2005) adalah :

The internal audit activity should evaluate and contribute to the

improvement of risk management, control, and governance processes using a

systematic and disciplined approach.

Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (2005) :

a) Cukup tidaknya pengendalian internal.

b) Kualitas pelaksanaan dalam menjalankan tanggung jawab yang diberikan.

c) Reabilitas dan integritas informasi keuangan dan operasional agar dapat

menyelesaikan tanggung jawab secara efektif untuk tujuan tersebut,

pengawasan internal menyediakan mereka berbagai analisis penilaian,

rekomendasi, nasehat dan informasi sehubungan dengan aktifitas yang

diperiksa.

d) Kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hokum, dan pengaturan.

e) Verifikasi dan perlindungan harta.

f) Keekonomisan dan efisien dalam penggunaan berbagai sumber daya.

Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ruang lingkup audit

internal harus meliputi pengujian dan pengevaluasian terhadap kememadaian dan

efektivitas sistem pengendalian perusahaan dan kualitas kerja dangan tanggung

jawab anggota organisasi, yang mencakup :

1. Keandalan informasi

2. Kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hokum dan peraturan

serta kontrak

3. Perlindungan terhadap harta benda

4. Penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien

5. Pencapaian tujuan perusahaan

2.2.2.3 Pelaksanaan Kerja Audit Internal

Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal dalam bukunya

Standar Profesi Audit Internal (2004 ; 23-24) pelaksanaan audit internal adalah :

Dalam melaksanakan audit, auditor internal harus mengidentifikasi,

manganalisis, dan mendokumentasikan informasi yang memadai untuk

mencapai tujuan penugasan

Pengertian empat langkah kerja pelaksanaan audit internal diatas menurut

Hiro Tugiman (1997:53-78) adalah sebagai berikut :

a. perencanaan harus di dokumentasikan dan mencakup :

a) Menetapkan tujuan dan ruang lingkup pekerjaan;

b) Mendapatkan informasi mengenai aktifitas yang diperiksa;

c) Menentukan sumber-sumber yang penting dalam

melaksanakan audit;

d) Mengkomunikasikan pihak-pihak tertentu;

e) Melakukan survey langsung;

f) Menulis program audit;

g) Menetukan kapan, kepada siapa hasil audit dikomunikasikan;

h) Mendapatkan persetujuan dan perencanaan pekerja audit.

b. Proses pengujian dan pengevaluasian informasi

a) Seluruh informasi yang berhubungan dengantujuan dan ruang

lingkup dikumpulkan;

b) Informasi harus mancakupi, kompeten, dan relevan;

c) Prosedur audit termasuk teknik pengujian dan sampel harus

dipilih;

d) Proses pengumpulan analisis dan interpretasi serta

dokumentasi harus diawasi untuk memelihara objektivitas.

c. Audit internal harus melaporkan hasil audit

a) Laporan ditulis setelah pekerjaan audit selesai;

b) Audit internal harus mendiskusikan kesimpulan-kesimpulan

dan rekomendasi-rekomendasi dengan pihak manajemen;

c) Laporan harus objektif dan jelas, ringkas, konstruktif dan tepat

waktu;

d) Laporan mencakup rekomendasi untuk pemeliharaan dan

pernyataan keberhasilan pelaksanaan disertai tindakan koreksi;

e) Laporan menyatakan tujuan, ruang lingkup dan hasil

pemeriksaan;

f) Pemeriksaan internal harus melakukan tindak lanjut untuk

memastikan tindakan yang pantas telah dilakukan.

d. Hasil audit harus ditindak lanjuti.

a) Adanya proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan, dan

ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh

manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang

dilaporkan;

b) Adanya tanggung jawab untuk melaksanakan tindak lanjut;

c) Dalam menetukan luas dari tindak lanjut, auditor internal harus

mempertimbangkan berbagai prosedur dari hal-hal yang

berkaitan dengan tindak lanjut, yang dilaksanakan oleh pihak

lain dalam organisasi;

d) Dewan harus diberi laporan tentang seluruh keputusan

manajemen senior terhadap berbagai temuan pemeriksaan

penting;

e) Sifat, ketepatan waktu, dan luas tindak lanjtu ditentukan oleh

pimpinan audit internal;

f) Dalam menentukan prosedur tindak lanjut yang tepat

memperhatikan :

Pentingnya temuan yang dilaporkan

Tingkat usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk

memperbaiki kondisi yang dilaporkan

Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif

yang dilakukan gagal

Tingkat kesulitan pelaksanaan tindakan korektif, dan

Jangka waktu yang dibutuhkan

g) Pemonitoran oleh pemeriksa internal hingga diperbaiki karena

berbagai akibat yang mungkin ditimbulkan terhadap

organisasi;

h) Pemeriksainternal harus memastikan bahwa tindakan yang

dilakukan terhadap temuan memperbaiki berbagai kondisi yang

mendasari dilakukannya tindakan tersebut;

i) Pimpinan audit internal bertanggung jawab membuat jadwal

kegiatan tindak lanjut sebagai bagian dari pembuatan jadwal

pekerjaan pemeriksaan;

j) Penjadwalan tindak lanjut harus didasarkan pada resiko dan

kerugian yang terkait, juga tingkat kesulitan dan perlunya

ketepatan waktu dalam penerapan tindakan korektif;

k) Pimpinan audit internal harus menetapkan berbagai prosedur;

l) Berbagai teknik yang digunakan untuk menyelesaikan tindak

lanjut secara efektif.

Dari kedua pernyataan diatas dapat dilihat bahwa dalam melaksanakan

kegiatan audit, seorang auditor internal harus dapat mengidentifikasi, menganalisis,

mengevaluasi serta mendokumentasikan informasi yang tepat untuk memastikan

tercapainya sasaran, terjaminnya kualitas manajemen dan meningkatkan

kemampuan staf di dalam menjalankan fungsi-fungsi perusahaan.

2.2.2.4 Manajemen Departemen Audit Internal

Menurut Hiro Tugiman dalam bukunya Standar Profesional Audit

Internal (1997:19), menyatakan bahwa : Pimpinan audit internal harus

mengelola bagian audit secara tepat.

Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab

Pimpinan audit internal harus memiliki pernyataan tujuan, kewenangan, dan

tanggung jawab bagi bagian audit internal.

Perencanaan

Pimpinan audit internal harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan

tanggung jawab bagian audit internal.

Kebijakan dan prosedur

Pimpinan audit internal harus membuat berbagai kebijaksanaan dan

prosedur secara tertulis yang akan dipergunakan sebagai pedoman oleh staff

pemeriksa.

Manajemen Personel

Pimpinan audit internal harus menetapkan program untuk menyeleksi dan

mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal.

Auditor Eksternal

Pimpinan audit internal harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan

audit internal dengan auditor eksternal.

Pengendalian mutu

Pimpinan audit internal harus menetapkan dan mengembangkan

pengendalian mutu atau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai

kegiatan audit internal

Menurut Picket (2005; 137-138) Managing the internal audit activity

sebagai berikut :

1. Planning

The chief audit executive should establish risk-based palns to determine

the priorities of the internal audit activity, consisten with organization s

goals

2. Communication and approval

The chief audit executive should communicate the internal audit

activity s plans and resource requirements, including significant interim

changes to senior management and to the board for review and

approval.

3. Resources management

The chief audit executive should ensure that internal audit resources are

appropriate, sufficient and effectively deployed to achieve the approval

plan.

4. Policies and procedures

The chief audit should establish policies and procedures to guid the

internal audit activity

5. Coordination

6. Reporting to The Board and Senior Management

Dari keterangan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen audit

internal secara garis besar terdiri dari :

1. Perencanaan

2. Komunikasi dan persetujuan

3. Kebijakan dan prosedur

4. Sumber daya manajemen

5. Koordinasi dan Pengendalian mutu

2.3 Audit Mutu

Audit mutu adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematik, objektif,

terdokumentasi dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan sistem manajemen

mutu dan hasil yang berkaitan telah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan

apakah pengaturan tersebut telah diterapkan secara efektif dan sesuai dengan

komitmen, kebijakan tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau

ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Audit mutu merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam

penerapan sistem manajemen mutu. Dengan pelaksanaan audit yang teratur dan

terencana, maka ketidaksesuaian maupun potensi ketidaksesuaian dapat terdeteksi,

sehingga tindak koreksi dan tindak pencegahan yang tepat dapat dilakukan.

Disamping itu, hasil audit merupakan masukan (input) yang sangat berguna dalam

pelaksanaan tinjauan manajemen (management review), sehingga efektivitas dan

kesesuaian sistem mutu yang dimiliki suatu organisasi dapat terus terpelihara.

Kegiatan audit untuk organisasi yang akan maupun telah menerapkan suatu

sistem manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9001:2000, harus sudah dimulai

sejak awal. Seperti diketahui untuk membangun sistem manajemen mutu, kegiatan

pertama yang harus dilakukan adalah membuat dokumen sistem mutu, yang pada

umumnya terdiri dari pedoman mutu, prosedur operasi, instruksi kerja dan formulir

standar. Untuk menentukan apakah dokumen sistem mutu telah sesuai dengan

persyaratan yang digunakan harus dilakukan audit kecukupan. Sedangkan untuk

menentukan apakah implementasi dokumen sistem mutu tersebut efektif dan sesuai

harus dilaksanakan audit kesesuaian. Dengan demikian audit merupakan kegiatan

yang sangat penting dalam pelaksanaan perbaikan berkelanjutan (continous

improvement).

Untuk melakukan audit, organisasi dapat berpedoman pada ISO 19011:2002.

Standar Internasional ini memberikan pedoman dalam mengelola audit internal dan

eksternal. Audit juga berperan sebagai bagian aktivitas yang esensial, seperti

sertifikasi dan evaluasi pemasok. Auditor internal harus bias menjadi katalisator

untuk mempercepat perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan

mengamankan kebijakan mutu organisasi. Audit mutu internal dapat memberikan

manfaat secara optimal dan kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kinerja

organisasi, terutama aspek mutu dan kepuasan pelanggan. Dimana audit mutu dapat

memberikan manfaat, diantaranya kepada :

1. Pucuk pimpinan organisasi;

2. Unit-unit opreasi

3. Unit pengelola mutu;

4. Karyawan;

5. Auditor;

6. Pelanggan, dan

7. Pemasok.

Data dan informasi yang diperolah melalui audit mutu internal dapat

digunakan untuk berbagai keperluan sebagai masukan berharga bagi pimpinan

organisasi untuk dijadikan pertimbangan dalam pembuatan kebijakan maupun

mamilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Selainitu dapat juga

dijadikan masukan penting untuk melakukan koreksi dan tindakan pencegahan secara

lebih spesifik sabagai upaya untuk menyempurnakan prosedur, instruksi kerja dan

dokumen dalam sistem manajemen mutu secara berkesinambungan yang berada

dibawah tanggung jawab masing-masing pimpinan unit operasional.

2.4 Standar ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)

Standar ISO 9001:2000 merupakan prasyarat perusahaan untuk mencapai

Sistem Manajemen Mutu. Dengan mengaplikasikan Standar ISO 9001:2000, maka

Sistem Manajemen Mutu akan tercipta pada perusahaan tersebut.

ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak

menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk. Tidak ada

kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat

mengispeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya

merupakan standar sistem manajemen mutu. Dengan demikian apabila ada organisasi

yang mengiklanlan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu

merupakan hal yang keliru, karena manajemen organisasi anya boleh menyatakan

bahwa sistem manajemen mutunya telah memenuhi standar internasional, bukan

produk berstandar internasional, karena tidak ada criteria pengujian produk dalam

ISO 9001:2000.

Garis besar Standar ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu

Persyaratan) :

1. Ruang Lingkup

1.1 Umum

1.2 Penerapan

2. Referensi Normatif

3. Istilah dan Definisi

4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum

4.2 Persyaratan Dokumen

4.2.1 Umum

4.2.2 Pedoman Mutu

4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.2.4 Pengendalian Rekaman

5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

5.2 Pengutamaan Pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

5.5 Tanggung Jawab dan Wewenang dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

5.5.2 Wakil Manajemen

5.5.3 Komunikasi Internal

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum

5.6.2 Tinjauan Masukan

5.6.3 Tinjauan Keluaran

6. Manajemen Sumberdaya

6.1 Ketersediaan Sumber Daya

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

6.2.2 Kompetensi, Keperdulian, dan Pelatihan

6.3 Infrastruktur

6.4 Lingkungan Kerja

7. Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

7.3 Desain dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan

7.3.2 Masukan untuk Desain dan Pengembangan

7.3.3 Keluaran Desain dan Pengembangan

7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan

7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan

7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan

7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

7.4 Pembelian

7.4.1 Proses Pembelian

7.4.2 Informasi Pembelian

7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

7.5 Produksi dan Penyediaan Pelayanan

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Pelayanan

7.5.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Pelayanan

7.5.3 Identifikasi dan Telusur

7.5.4 Properti Pelanggan

7.5.5 Pemeliharaan Produk

7.6 Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Alat

8. Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

8.1 Umum

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

8.2.2 Audit Internal

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

8.3 Pengendalian Produk yang Sesuai

8.4 Analisis Data

8.5 Peningkatan

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan

8.5.2 Tidakan Perbaikan

8.5.3 Tidakan Pencegahan

2.4.1 Pengertian ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)

Pengertian sistem manajemen mutu menurut Vincent Gasperz (2002:10)

adalah sebagai berikut :

Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur

terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang

bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang

dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau

persyaratan itu ditentukan atau di spesifikasikan oleh pelanggan atau

organisasi

Sistem manajemen mutu menjelaskan bahwa ISO 9001:2000 berhubungan

dengan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu dibentuk dari struktur

organisasi, dokumentasi, prosedur dan alat-alat yang terdapat di dalam organisasi.

Dan tujuannya adalah untuk memberikan transparansi mengenai struktur organisasi,

prosedur dan alat-alat organisasi yang kemudian dapat memberi kepuasan, dalam hal

ini kepuasan kepada konsumen.

Dapat dikatakan bahwa sistem manajemen mutu merupakan suatu alat yang

diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu

transparansi mengenai aktivitas di dalam organisasi. Kegiatan ini diharapkan dapat

memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.

2.4.2 Tujuan ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)

Menurut Vincent Gasperz (2002:1) pengertian dari sistem manajemen mutu,

dapat didefinisikan sebagai berikut :

1) Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan

atau persyaratan tertentu ;

Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu

standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh

perusahaan sangat penting.

2) Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan

dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan oleh pelanggan dan

organisasi;

Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif

pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan,

segenap personil organisasi dituntut memiliki kompetensi dalam

menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing

Standar ISO 9001:2000 sebagai standar sistem mutu internasional telah

diadopsi oleh lebih dari 6000 negara di dunia, tentu saja di dalam nya banyak

mengandung faktor positif yang merupakan alassan keuntungan mengapa standar ini

layak dan harus diterapkan. Banyak hal-hal positif yang menjadikan standar mutu ini

digunakan oleh banyak perusahaan, tujuannya yaitu untuk memuaskan pelanggan,

karena orientasi dari sistem mutu ini adalah untuk kepuasan pelanggan, melaluai

mekanisme manajemen yang membuat manajemen membenahi sistemnya untuk

mencapai tujuan itu. Diantaranya melalui pengembangan SDM, pimpinan puncak

lebih terlibat, mendorong peningkatan berkelanjutan (continous improvement),

kontribusi terhadap efektifitas dan efisiensi lebih besar, menambah kegiatan

perbaikan sistem.

2.4.3 Elemen-elemen ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)

Menurut Vincent Gaspersz (2002:11) elemen-elemen sistem manajemen

mutu adalah sebagai berikut :

1) Tujuan; (objectives)

2) Pelanggan; (customers)

3) Hasil-hasil; (outputs)

4) Proses-proses; (proceses)

5) Masukan-masukan; (inputs)

6) Pemasok (suppliers) dan;

7) Pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurements for

feedback and feedforward)

Ke-tujuh elemen mutu tersebut satu kesatuan rangkaian sistem manajemen

mutu. Dimana satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung. Bagaimana

tujuan perusahaan, apa hasilnya terhadap kinerja perusahaan maupun kepuasan

pelanggan. Dimana hal-hal tersebut dapat dicapai dengan proses, masukan yang baik

serta pengukuran-pengukuran untuk sebuah continous improvement pada perusahaan.

2.4.4 Beberapa langkah dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu

Penerapan suatu proses di dalam suatu organisasi biasanya memiliki

beberapa langkah, untuk kasus penerapan Sistem Manajemen Mutu menurut Vincent

Gaspersz (2002:10) urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk,

yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut,

tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus

diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkah nya sebagai berikut :

1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu

yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih

berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal

ini, sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dapat dipilih.

2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pimpinan senior dari organisasi

(top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen

kualitas membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua

standar sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen ini agar dapat

didokumentasikan. Komitmen organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukan

sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan kualitas organisasi,

dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten

dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja.

3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah

(steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua

manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang

persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.

4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi

harus menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen,

yang bebas dari tanggung jawab lain, serta harus mendefinisikan wewenang

dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar

dari sistem manajemen mutu itu di tetapkan dan dipelihara.

5) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. Tidak ada

metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam

orhanisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja)

harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan

dilakukan benar sejak awal.

6) Meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan

hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem

manajemen mutu yang ada.

7) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan

suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk

mana suatu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang

struktur manajemen yang ada.

8) Menciptakan kesadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat

dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangkaian

pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaan-pertanyaan : apa itu

mutu?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen mutu?, apa itu manual

mutu?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen mutu (QMS)

dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa

itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam

implementasi sistem manajemen mutu?, dan lain-lain.

9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam

manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjuan ulang

secara singkat dari sistem manajemen mutut itu dan apakah kebijakan dan

dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam

sistem manajemen.

10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktifitas dikendalikan oleh prosedur-

prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir

dari aktifitas bisnis organisasi dan menentukan ha;-hal kritis yang akan

mempengaruhi keberhasilan organisasi.

11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau

prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik

terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan

pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh pekerja atau karyawan terkait.

12) Memperkenalkan dokumentasi. Sekali manual mutu dan prosedur-prosedur

telah disetujui, maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen

mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan.

13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini

akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem

manajemen mutu.

14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan

ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian

terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.

2.4.5 Manfaat Penerapan 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu)

Dalam penerapan suatu proses di organisasi selalu memiliki manfaat, menurut

Vincent Gaspersz (2002:17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan manajemen

mutu, yaitu :

1) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas

yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000

menujukan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dngan

kualitas telah direncanakan dengan baik.

2) Perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9001:2000 diijinkan untuk

mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari

perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan

iamge perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

3) Audit sistem manajemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh

sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan secara periodaik agar registrar dari

lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem

manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi

audit sistem mutu oleh pelanggan.

4) Perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 secara otomatis

terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin

mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga

registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi

bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.

5) Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerja sama

dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta

pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi

lebih baik.

6) Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.

7) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan

manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang

terdefinisi secara baik.

8) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur kualitas dari anggota organisasi,

karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat

ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku 3 tahun.

dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat ISO 9001:2000 bagi perusahaan

dapat dibagi dua bagian yaitu eksternal dan internal.

Manfaat secara eksternal diantaranya :

1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan dengan memberikan

jaminan manajemen mutu.

2. Meningkatkan citre organisasi terutama dikaitkan dengan perubahan persepsi

pelanggan dari mutu produk ke mutu proses.

3. Menjamin peningkatan mutu organisasi secara terus-menerus.

4. Meningkatkan kompetensi dengan organisasi lain, sebagai sarana antisipasi

terhadap kecenderungan semakin ketatnya persyaratan yang berkaitan dengan

keamanan penggunaan di pasaran internasional.

Sedangkan, manfaat secara internal diantaranya :

1. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan

manajer organisasi melalui prosedur dan instruksi yang terdefinisi dengan

baik.

2. Meningkatkan sistem kerja yang lebih baik dan konsisten, sehingga membuat

sistem kerja dalam suatu organisasi menjadi standar kerja yang

terdokumentasi.

3. Penerapan ISO 9000 yang sesuai, akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi,

ada jaminan bahwa organisasi itu mempunyai Sistem Manajemen Mutu dan

produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan.

4. Media untuk peningkatan berkesinambungan.