bab ii tinjauan pustaka a. review penelitian...
TRANSCRIPT
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Review Penelitian Terdahulu
Ratnasari (2006), dalam penelitiannya tentang “Penerapan Sistem Informasi
Akuntansi pada Koperasi Surya Sekawan Asy Syfa’ RSI Aisyiyah”. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa sistem yang berjalan masih sederhana dan masih
ada beberapa kelemahan. Hal ini ditunjukkan dengan dokumen yang digunakan
pada aktivitas penjualan adalah nota penjualan, fungsi yang terkait masih terbatas,
serta pada pencatatan penjualan kredit belum terdapat catatan mengenai piutang
anggota.
Menurut Nurhayati (2007), dalam penelitiannya tentang “Penerapan Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan pada Koperasi Karyawan Melati UMM”. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di
Kopkar “Melati” UMM sudah berjalan dengan efektif. Hal ini ditunjukkan dengan
dokumen yang digunakan pada aktivitas penjualan adalah nota penjualan dan
laporan harian, untuk penjualan kredit ada buku piutang yang ditandatangani oleh
pembeli, sudah ada pemisahan fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem
penjualan, pembagian tugas dan wewenang juga sudah cukup baik, koperasi juga
sudah menerapkan praktek yang sehat dan koperasi memiliki karyawan tetap yang
cukup berkompeten.
Sedangkan Agustin (2012), dalam penelitiannya tentang “Analisis
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada UKM Sari Apel Brosem
6
kota Batu”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa input sistem informasi akuntansi
penjualan berupa dokumen-dokumen dan catatan akuntansi masih kurang
lengkap. Pada proses sistem akuntansi penjualan juga masih terbatas dan terjadi
perangkapan tugas yang dilakukan oleh bagian penjualan. Selain itu, hasil analisis
terhadap output sistem akuntansi penjualan adalah laporan penjualan dan laporan
bahan baku dan penunjang masih sangat sederhana.
Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang akan dilakukan saat
ini adalah penelitian saat ini dilakukan pada CV. Royal Jaya, Malang. Sedangkan
persamaan dari penelitian ini adalah bertujuan untuk menganalisis keefektifan
sistem informasi akuntansi fungsi penjualan.
B. Kajian Pustaka
1. Pengertian Sistem
Sistem menurut Romney dan Steinbart (2004:2) adalah rangkaian dari
dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Hall (2001:5) sistem
merupakan sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan
(interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan
yang sama (common purpose). Pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur
yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu
yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi (Mulyadi, 2001:02).
Bodnar dan Hopwood (2001:1) menyatakan bahwa sistem adalah
kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
7
Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak
dapat berdiri lepas sendiri. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem
saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga
tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai (Jogiyanto, 2005:02).
Berdasarkan dari beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah sekumpulan elemen yang saling
berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk
mencapai suatu tujuan.
2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat. Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi
menjadi dua kelompok besar yaitu pihak internal dan pihak eksternal (Bodnar
dan Hopwood, 2001: 1).
Sedangkan Menurut Jogiyanto (2005: 692), Informasi dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian
(event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Pengertian lain dari informasi menurut Raymond Mc.leod dalam
(www.sarjanaku.com), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk
yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang.
Romney dan Steinbart (2004:11), informasi adalah data yang telah diatur
dan diproses untuk memberikan arti. Setelah data dikumpulkan selanjutnya
8
tugas dari sistem informasi akuntansi untuk merubah berbagai fakta tersebut
agar dapat digunakan untuk membuat keputusan.
3. Pengertian Akuntansi
Akuntansi menurut Syam (2009:3), adalah suatu kegiatan jasa yang
fungsinya memberikan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan
dari suatu kesatuan usaha ekonomi yang berguna dalam pengambilan
keputusan-keputusan yang bersifat ekonomi.
American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) dalam (Syam,
2009:2), akuntansi diartikan sebagai seni pencatatan, penggolongan, dan
pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan
kejadian-kejadian umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan
hasil-hasilnya.
Accounting Principle Board Statement No. 4 dalam (Syam, 2009:2)
mendefinisikan akuntansi adalah suatu kegiatan jasa yang fungsinya
memberikan informasi kuantitatif, umumnya dalam ukuran uang, mengenai
suatu badan ekonomi yang dimaksudkan untuk digunakan dalam pengambilan
keputusan ekonomi, yang diggunakan dalam memilih diantara alternatif.
Akuntansi sebagai bahan dari informasi merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari suatu gugusan tugas manajemen dalam mencapai
tujuannya.Akuntansi merupakan alat pembantu untuk memperlancar tugas-
tugas manajemen (facilitating function)terutama dalam fungsi perencanaan dan
pengawasan (Syam, 2009:5).
9
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi menurut Widjajanto (2001:4), adalah susunan
berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya
serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan
secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi
informasi yang dibutuhkan manajemen.
Menurut Hall (2001:7) menyatakan bahwa suatu sistem informasi adalah
sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.
Bodnar dan Hopwood (2001:1), mendefinisikan sistem informasi
akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusiadan peralatan, yang
dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi
kemudian dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.
Sedangkan Mulyadi (2001:3) menyatakan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur pokok suatu
sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar
dan buku pembantu, serta laporan.
Berdasarkan dari beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi adalah serangkaian
sumberdaya yang dapat merubah data akuntansi yang diproses melalui proses
10
akuntansi kemudian akan menghasilkan suatu informasi yang digunakan
sebagai alat pengambilan keputusan.
5. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:19), tujuan umum dari pengembangan sistem
informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
a) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan usaha baru
Kebutuhan pengembangan sistem informasi akuntansi terjadi jika
perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru
yang berbeda dengan usaha yang selama ini dijalankan.Perusahaan
manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem informasi
akuntansi yang lengkap.
b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada
Ada kalanya sistem informasi akuntansi yang berlaku tidak memenuhi
kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepaan penyajian maupun
struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan
disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut
sistem informasi akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu
informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi
yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
c) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal
Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditunjukkan
untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat
11
dilaksanakan dengan baik. Selain itu dapat pula ditujukan untuk
memperbaiki pengecekan internal agar informasi yang dihasilkan oleh
sistem tersebut dapat dipercaya.
d) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi
Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk
menghemat biaya karena informasi merupakan barang ekonomi. Untuk
memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain.oleh
karena itu, dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya
manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Sistem yang
sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber
daya bagi penyediaan informasi tersebut.
6. Elemen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2004:3), terdapat lima elemen yang
merupakan unsur penting dalam sistem informasi akuntansi, yaitu:
a) Orang-orang
Mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b) Prosedur-prosedur
Baik manual maupun yang terotomasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses, menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas
organisasi.
c) Data
Berkaitan dengan proses-proses bisnis organisasi.
12
d) Software
Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data organisasi.
e) Insfrastruktur Teknologi Informasi
Peralatan yang digunakan termasuk komputer, peralatan pendukung
(peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen diatas secara bersama-sama memungkinkan suatu
sistem informasi akuntansi untuk memenuhi tiga fungsi penting dalam
organisasi, yaitu:
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai
aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak luar
yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.
2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan.
3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk asset-aset organisasi,
termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia
saat dibutuhkan.
7. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2004:12), informasi akuntansi yang
berguna mempunyai beberapa karakteristik, yaitu:
13
a) Relevan
Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki
kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
b) Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara
akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
c) Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari
kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang
diukurnya.
d) Tepat Waktu
Informasi dapat dikatakan tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat
untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam
membuat suatu keputusan.
e) Dapat Dipahami
Sebuah informasi dapat dipahami jika informasi tersebut disajikan dalam
bentuk yang dapat dipakai dan disajikan dengan jelas.
f) Dapat Diverifikasi
Suatu informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang
baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan
informasi yang sama.
14
Dengan demikian, pada prinsipnya sistem informasi akuntansi
mempunyai peranan penting dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
informasi akuntansi yang baik harus memiliki prinsip-prinsip kesesuaian
desain suatu organisasi.
8. Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembelian harga barang terlebih dahulu, sebelum barang
diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, selanjutnya
barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai
kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 2001:457).
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
adalah:
a) Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga barang kepada fungsi kas.
b) Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c) Fungsi Gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang sudah dipesan oleh
15
pembeli, serta menyerahkan barang tersebut kepada bagian fungsi
pengiriman.
d) Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang
yang sudah dibayar kepada pembeli.
e) Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas
dan pembuat laporan penjualan.
Pada sistem penerimaan kas dari penjualan tunai juga menggunakan
beberapa dokumen-dokumen, yaitu:
a) Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang
diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur
penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar
pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber
untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
b) Pita Register Kas (Cash Register Tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan
mesin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti
penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen
pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
16
c) Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan
kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu
kredit. Dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk
menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk
transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh pemegang kartu kredit.
d) Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan
penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum, digunakan oleh
fungsi penerimaan dan penjualan yang penyerahan barangnya dilakukan
oleh perusahaan angkutan umum.
e) Faktur Penjualan COD (Cash on Delivery)
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. COD Sales
adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan
angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan
kas dari hasil penjualan. COD Sales merupakan sarana untuk perluas daerah
pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli
dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
f) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke
bank, dibuat sebanyak tiga lembar dan diserahkan fungsi kas kepada bank
bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua
lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan
17
dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor ke bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan
kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
g) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga
pokok produk yang dijual selama satu periode selain itu juga digunakan oleh
fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti
memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai adalah:
a) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan
meringkas data penjualan.
b) Jurnal Penerimaan Kas
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari
berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
c) Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual.
18
d) Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu ini diselenggarakan di
fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang
disimpan di gudang.
e) Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya
berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang, diselenggarakan
oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang
disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang
digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
Bagan alir penjualan secara tunai yang menggambarkan aliran dan
dokumen penjualan secara tunai dapat dilihat pada gambar 2.1
19
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Mulai
Menerima
Order Dari
Pembeli
Mengisi
Faktur
Penjualan
Tunai
3
2
FPT 1
1
2
N
1
FPT 1
Menerima
Uang Dari
Pembeli
Mengopera
sikan
register kas
PRK
FPT 1
3
Mengisi
Bukti Setor
Bank
3
2
Bukti Setor
Bank 1
Diserahkan
Ke Bank
Bersama
Uang
U 5
N
FPT 2
2
Kartu
Gudang
Menyerah
kan
Barang
FPT 2
Bersama
Barang
U
4
4
PRK FPT
1 FPT
2
Membandin
gkan FPT lbr
1 & lbr 2
Menyerahkan
Barang kpd
Pembeli
2
FPT 1
PRK
5 Untuk
Pembeli
Bersama Barang
sebagai Slip
Pembungkus
U
Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Bagian Penjualan Bagian Kasa Bagian Gudang Bagian Pengiriman
3
20
Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan)
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan
Keterangan:
FPT : Faktur Penjualan Tunai
PRK : Pita Register Kas
RHPP : Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
T : Disimpan Berdasarkan Tanggal
N : Disimpan Berdasarkan Nomor
(Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 2001)
Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan)
PRK FPT
1
6
Jurnal
Penjualan
7
6
Bukti Setor
Jurnal
Penerimaan
Kas
T
RHPP Bukti
Memorial
Jurnal
Umum
N
8
Selesai
7
PRK FPT
1
Kartu
Persediaan
Membuat
Rekapitulasi HPP
RHPP
Membuat Bukti
Memorial
RHPP Bukti
Memorial
Secara
Periodik
U
8
N
21
9. Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan kredit terdiri dari transaksi penjualan barang atau
jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika
order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau
penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang
kepada pelanggannya. Penjualan kredit ditangani oleh perusahaan melalui
sistem penjualan kredit, perusahaan dapat melakukan penjualan kredit dengan
kartu kredit yang dikeluarkan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001:204).
Dalam penjualan secara kredit melibatkan beberapa fungsi yang terkait,
yaitu:
a) Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit, fungsi ini
bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan yang
terpilih. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang
kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening
koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan
tempat ia bekerja atau dari sumber-sumber lain.
b) Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit, fungsi
penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.Fungsi
ini bertugas mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk memungkinkan
fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang
kepada pelanggan.
22
c) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab menyediakan barang yang diperlukan
oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
d) Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untk menyerahkan barang
sesuai dengan kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari
fungsi penjualan.
e) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya
piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Selain itu,
fungsi akuntansi juga bertaggung jawab atas pencatatan transaksi penjualan
di dalam jurnak penjualan.
f) Fungsi Penagihan
Fungi penagihan bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan
secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit
dengan menggunakan kartu kredit perusahaan adalah:
a) Faktur Penjualan
Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan dengan
menggunakan kartu kredit. Lembar ke-1 dan ke-2 digunakan sebagai dasar
23
pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan
dan kemudian dikirim kaepada pelanggan. Oleh karena itu, fungsi
pengiriman harus mendapatkan tanda tangan diatas faktur penjualan kartu
kredit lembar ke-1 dan ke-2 pada saat fungsi tersebut menyerahkan barang
kepada pelanggan. Lembar ke-3 berfungsi sebagai perintah kepada gudang
untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan, dan lembar ke-4
berfungsi sebagai perintah pengiriman barang kepada fungsi pengiriman.
Lembar ke-2 dokuman ini tetap disimpan di dalam arsip fungsi akuntansi,
dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirim secara
periodik kepada pelanggan.
b) Surat Tagihan
Di dalam surat tagihan dibagi menjadi dua bagian. Bagian atas
merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama cek
oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian
transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode tertentu.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan
menggunakan kartu kredit adalah:
a) Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,
baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam
jenis produk dan menajemen memerlukan informasi penjualan menurut
jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk
mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
24
b) Kartu Piutang
Kartu piutang marupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi
piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. Dalam metode pencatatan
piutang tertentu, buku pembantu piutang ini tidak diselenggarakan dan
digantikan fungsinya dengan arsip faktur menurut abjad.
c) Kartu Gudang
Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan
akuntansi. Catatan ini diselanggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi
data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya.
Bagan alir penjualan secara kredit yang menggambarkan aliran dan
dokumen penjualan secara kredit dapat dilihat pada gambar 2.2
25
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit
Bagian Order Penjualan Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian Piutang Bagian Penagihan
Mulai
Membuat
FPKK
Menerima
Order dari
Pelanggan
5 4
3 2
FPK 1
1 2 N
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit
2
4
FPK 3
Menyiapkan
Barang
4
FPK 3
Kartu
Gudang
A
N
3
Bersama
Penyerahan
Barang
U
Bersama
Penyerahan
Barang
U
1 3
2
FPK 1 FPK 4
Membanding
kan
4
2
FPK 1
4
Ke
Pelanggan
Bersama
Penyerahan
Barang
U
2
FPK 1
4
Kartu
Piutang
A
5 6
5
FPK 1
A
Membuat
Surat
Tagihan
FPK 1
Surat
Tagihan
Secara
Periodik
U
Ke
Pelanggan
26
Bagan Alir Sistem Penjualam Kredit (Lanjutan)
Bagian Jurnal
Selesai
N
Jurnal
Penjualan
6
FPK 2
Keterangan:
FPK : Faktur Penjualan Kredit
T : Disimpan Berdasarkan Tanggal
A : Disimpan Berdasarkan Alphabet
N : Disimpan Berdasarkan Nomor
(Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 2001)
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan)
27
10. Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian
yang terlibat dalam prosedur penjualan antara lain adalah bagian pesanan
penjualan, bagian kredit, bagian pengiriman dan bagian billing (Pembuatan
Faktur).
a) Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Departement)
Dalam suatu perusahaan, bagian pesanan penjualan merupakan bagian
yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Fungsi dari bagian pesanan
penjualan adalah sebagau berikut:
1. Mengawasi semua pesanan yang diterima.
2. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman
dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan
spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
3. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.
4. Menentukan tanggal pengiriman.
5. Membuat surat perintah pengiriman dari back order beserta
tembusannya.
6. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan
mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan
mana yang belum dikirim.
28
7. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang
akan dikembalikan kepada pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan
bukti memorial untuk bagian piutang.
8. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh (sampel).
b) Bagian Kredit
Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi
pesanan pembelian kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian
kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan
catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap pelanggan mengenai
sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya.
Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir Surat
Perintah Pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.
c) Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang kepada
pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila disertai dengan
surap perintah mengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga
bertugas untuk mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang
keadannya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan. Pengambilan
barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.
d) Bagian Billing (Pembuatan Faktur)
Adapun tugas dari bagian billing adalah sebagai berikut:
29
1. Membuat atau menerbitkan faktur penjualan dan tembusan-tembusannya.
Terkadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan
perkalian dalam faktur.
2. Menghitung biaya kirim penjualan, pajak penjualan yang dibebankan
kepada pembeli.
11. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan bagian suatu sistem
informasi akuntansi yang berperan penting dalam mencapai tujuan dan salah
satu cara untuk membarikan suatu informasi tentang penjualan kepada pihak
manajemen. Beberapa informasi yang diperlukan oleh para pejabat di jajaran
penjualan antara lain sebagai berikut:
a) Prakiraan penjualan (sales forecast) yang akan dijadikan bahan bagi kepala
divisi penjualan dan manager untuk menyusun perencanaan kegiatan
penjualan.
b) Analisis penjualan merupakan informasi mengenai realisasi penjualan
sehingga dapat dijadikan bahan untuk mengendalikan kegiatan penjualan.
Analisis penjualan bisa disusun menurut jenis produk dan menurut wilayah
penjualan.
c) Analisis kemampuan meraih laba (profitability analysis) merupakan
informasi yang merinci margin penjualan menurut masing-masing produk,
pelanggan, ataupun rincian lainnya. Dengan demikian, mereka bisa
mengambil kebijakan strategi dan taktik yang tepat untuk mengoptimalkan
laba secara keseluruhan.
30
d) Analisis aktivitas petugas penjualan yang meliputi informasi, misalnya
mengenai jumlah kunjungan pelanggan, jangka waktu yang diberikan
kepada pelanggan da lain-lainnya yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Informasi ini digunakan oleh kepala divisi penjualan untuk menilai
efektivitas kinerja jajaran petugas penjualan.