Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 19Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 11BAB IIIPENYELENGGARAAN KEARSIPAN3.1. SISTEM PENGELOLAAN ARSIPKearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip. Dalam bahasa referensi arsip atau recordsmerupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh dijaga, diamankan, disimpan baik, oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaiosyang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian.Dinegara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakaan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan perguruan tinggi. Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yang biasanya bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhubungan satu dengan yang lain dan disimpan untuk dipergunakan sewaktu waktu.Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Beberapa pengertian arsip sebagai berikut :Menurut kamus umum bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersbut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :a.Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,instansi dan perorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang.b.Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sitem tertentu hingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.Menurut asal katanya arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief yang mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan tersebut.Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendiri.Dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 Bab I pasal 1 ayat 2 :Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologo informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.Sebagaimana tertuang dalam UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Bab IV pasal 29 ayat 2 pengelolaan arsip dinamis meliputi : arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan : Penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersedian arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang syah berdasarkan suatu sitem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.Dalam Bab IV, pasal 40 ayat 1, 2, 3, tertulis :1. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.2.Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktip, dan arsip inaktip baik yang temasuk dalam katagori arsip terjaga maupun arsip umum.3.Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip.Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu system kearsipan nasional.Untuk mendukung arsp dinamis yang efektif dan efesien pencipta arsi membuat tata naskah dinas, klasipikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta system klasifikasi keamanan dan akses arsip.Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang uatentik, utuh dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.Dalam hal ini Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi DKI Jakarta menggunakan sistem desentralisasi didalam penyimpanan arsip masing masing bidang yaitu : Subbag Umum, bagian persuratan dan dibagian kasi masing-masing.3.2. ORGANISASI KEARSIPANPengertian arsip selain merupakan dokumen yang diciptakan/diterima dalam rangka pelaksanaan kegiatan/bisnis, juga dapat berarti organisasi yang mengelola dan bertanggung jawabterhadap arsip. Organisasi tersebut merupakan tempat seluruh kegiatan manajen arsip dilakukan, dan tempat arsiparis mencurahkan perhatian, kemampuan, ketrampilan, dan keahlian untuk mengelola arsip secara efektif dan efisiensi.Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.Organisasi kearsipan terbagi menjadi dua, yaitu yang bersifat nasional dan internasional. Organisasi kearsipan nasional berada disuatu wilayah Negara yang memiliki tugas dan wewenang untuk mengelola kearsipan di Negara tersebut. Sedangkan organisasi kearsipan internasional merupakan suatu organisasi yang mengkoordinasikan kegiatan kearsipan di dunia untuk meningkatkan dan mengembangkan dunia kearsipan secara terpadu.3.2.1.NasionalOrganisasi kearsipan di Indonesia, seperti yang telah diatur di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yaitu :1.ANRI adalah lembaga kearsipan nasional2.ANRI wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang di terima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.Kegiatan kearsipan nasional dan profesi arsiparis di Indonesia, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 rahun 2009 dilakukan oleh Arsip Nasional Republik lndonesi (ANRI). ANRI mempunyai tugas dan kewajiban untuk mengamankan dan menyelamatkan arsip pemerintah, swasta dan/atau perorangan sebagai bukti pertanggung jawaban nasional melalui penerbitan penyelenggaraan arsip dinamis dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis. ANRI juga memiliki tugas dan wewenang untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional. Dalam hal tenaga fungsional arsiparis, ANRI berwenang mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan, termasuk mengatur kedudukan hukum dan kewenangantenaga ahli kearsipan, serta melakukan upaya untuk menjamin kesehatan mereka sesuai dengan fungsi dan tugas dalam lingkungannya.3.2.2.InternasionalKegiatan profesi arsiparis, asosiasi dan institusi kearsipan diseluruh dunia dilakukan secara terkoordinasi dibawah suatu organisasi internasional. Mereka dapat saling bertukar pikira, pengalaman dan keahlian melalui pelatihan, seminar, workshop, dan pertemuan yang diselenggarakan oleh masing-masing seksi dalam organisasi tersebut, atau kongres baik yang dilakukan oleh masing-masing cabang regional maupun organisasi pusat.Organisasi kearsipan yang bersifat internasional tersebut adalah Internatinal Council on Archives (1CA). ICA adalah suatu organisasi internasional non government dibawah UNESCO, berpusat dikota Paris, Prancis yang dimaksudkan untuk meningkatkan dan mengembangkan kearsipandidunia dalam rangka melindungi dan meningkatkan memori dunia. Untuk maksud tersebut setidaknya ada dua standar internasional yang telah dihasilkanoleh ICA, yakni standar pendeskripsian arsip dank ode etik arsiparis. Organisasi ICA didiriksn dengan tujuab untuk :1.Mempromosikan, mengorganisasikan, dan mengkoordinasikan kegiatan daalam bidang manajemen arsip ditingkat internasional2.Mengakomodasikan interppretsi dan penggunaan dokumen arsip dengan mempermudah pengakses informasinya.3.Mendukung pengembangan kearsipan diseluruh Negara diduni bekerja sama dengan organisasi dan instansi internasional lainnya untuk memelihara warisan. arsip dunia.4.Mewujudkan, memelihara dan memperkuat hubungan antar arsiparis dan organisasi kearsipan diseluruh dunia, organisasi profesi kearsipan dengan organisasi lainnya, pemerintah dan swasta, dimanapun mereka berada yang menaruh perhatian pada administrasi dan pemeliharaan arsip atau dengan pelatihan professional arsiparis.Sedangkan tujuan pendirian SABICA disamping untuk melaksanakan tujuan umum ICA juga untuk :1.Mempromosikan, mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatankearsipan diwilayah tersebut.2.Mempromosikan seluruh tolak ukur untuk konservasi, perlindungan dan pertahanan terhadap segala bentuk bencana/bahay, dan mengembangkan seluruh aspek administrasi dan pemeliharaan arsip.3.Mengakomodasikan penggunaan arsip diseluruh wilayah asia tenggara dengan mempermudah pengakses informasinya.4.Mensponsori pelatihan professional arsiparis.5.Mewujudkan, memelihara dan memperkuat hubungan antara arsiparis dan organisasi kearsipan di seluruh Asia Tenggara, organisasi professional dan organisasi yang mempunyai perhatian terhadap penyimpanan, organisasi, atau administrasi arsip.6. Bekerjasama dengan organisasi atau instansi lain yang memiliki perhatian terhadap pendokumentasian pengalaman manusia dan menggunakannya untuk kepentingan manusia pula.3.3 SARANA DAN PRASARANA KEARSIPANMengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan, mengenai Prasarana dan Sarana dalam pasal 159 ayat:1.Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.2.Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputia.Gedungb.Ruangan;danc.Peralatan3.Persyaratan prasara dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengatur lokasi, konstruksi, dan tata ruang gedung, ruang penyimpanan arsip serta spesifiksi peralatan pengolahan arsip.Sarana dan prasarana kearsipan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan meliputi :1.Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat berupa :>Ruang administrasi/TU untuk pengurusan surat>Kerta, pensil, ballpoint, amplop surat dinas keel, sedang, dan besar>Stempel, buku besar surat masuk dan keluar dan buku agenda serta buku expedisi>Lembar disposisi2.Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip aktif berupa :>Ruang administrasi/Persuratan untuk menyimpan arsip aktif>Map ordner3.Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip inaktif berupa :r- Masih diruang unit kerja masing-masing>Map ordner>Rak/lemari arsip4.Sarana dan Prasaran dalam penyimpanan arsip vital berupa :....>Almari besi tahan api, tahan guncangan dan tahan granat rapel.5.Sarana dan prasarana dalam perawatan arsip berupa :>Kapur barus>Sapu>Kain pel>Tali rapia3.4 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPANSesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Bagian Kedua Sumber Daya Manusia Paragraf 1 Pasal 147 yaitu : Sumber Daya Manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.Mengacu Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Bagian Kedua Sumber Daya Manusia Pasal 148 yaitu :1.Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.2.Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, punyususnan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan. monitoring dan evaluasi. serta pengolahan sumber daya kearsipan.Kemudian Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Bagian Kedua Sumber Daya Manusia Pasal 149 yaitu :1.Arsiparis terdiri atas Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil.2.Arsiparis terdiri atas Pegawai Negeri Sipil sebagai mana dimaksud pada ayat (1), Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan kelentuan peraturan perundang-undangan.3. Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil sebagai mana dimaksud pada ayat (I), merupakan pegawai non-Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi TNI, Kepolisian Negara Kesatuan Republik Indonesia, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakaran sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.Sedangkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Bagian Kedua Sumber Daya Manusia Pasal 150 yaitu :1.Arsiparis Pegawai Negeri Sipil terdiri atas :a.Arsiparis tingkat terampil; danb.Arsiparis tingkat ahli,sesuai dengan masing-masing kompetensi di bidang kearsipan yang dimiliki.2.Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil diperlakukan sama dalam tingkatan kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1).3.Kompetensi di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan mengenai kompetensi di bidang kearsipan yang diatur dalam Pereturan Pemerintah.