bab iii analisa sistem berjalan - repository.bsi.ac.id · “a” dan sekolah ini menerapkan bagi...
TRANSCRIPT
25
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses
bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi ada di perusahaan.
3.1.1. Sejarah Institusi
John Paul’s School di dirikan pada tanggal 01 November, 2010 dibawah
pimpinan Prof. Suyanto PhD, dan didirikan di Harapan Indah, Bekasi dan merupakan
sekolah bertaraf internasional pertama di daerah tersebut.
Diawal berdirinya John Paul’s School hanya memiliki beberapa unit level kelas
yaitu TK dan SD namun sekarang sudah memiliki level dari terkecil yaitu Daycare
(penitipan anak) sampai Terbesar (SMA)
John Paul’s School telah mengikuti 3 kali Akreditasi dan mendapatkan predikat
“A” dan sekolah ini menerapkan bagi para siswa dan siswi nya untuk berkomunikasi
dalam berbahasa inggris.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi menggambarkan sebuah susunan berbagai komponen atau
unit-unit kerja dalam sebuah organisasi yang ada di masyarakat.
Dengan adanya struktur organisasi maka kita bisa melihat pembagian kerja dan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda bisa dikoordinasikan dengan baik. Selain
26
itu dengan adanya struktur tersebut maka kita bisa mengetahui beberapa spesialisasi dari
sebuah pekerjaan, saluran perintah, maupun penyampaian laporan.
Berikut merupakan struktur organisasi yang terdapat pada sekolah John Paul's School :
Sumber : John Paul’s School
Gambar III.1. Struktur Organisasi John Paul’s School
Struktur Perusahaan
Foundation
Kepala Sekolah
Kepala Bagian
ICT
Admin Pustakawan
Siswa
Wakil Kepala
sekolah
Staff
Asisten Guru
Guru
27
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang
menjadi tema tugas akhir ini. hal tersebut mengarahkan prosedur yang lebih spesifikasi,
penulis mencoba memilih beberapa prosedur sistem berjalan yang ada pada
perpustakaan sekolah John Paul’s School, Bekasi. Yaitu prosedur pendaftaran anggota,
prosedur peminjaman buku, prosedur pengembalian buku, prosedur denda, dan prosedur
pembuatan laporan yang dijabarkan seperti hal berikut:
1. Prosedur pendaftaran anggota
Setiap siswa atau karyawan John Paul’s School yang ingin meminjam buku di
perpustakaan wajib mendaftar sebagai anggota, sebagai salah satu syarat peminjaman
buku. Siswa yang ingin meminjam buku harus datang ke perpustakaan dan mendaftar
terlebih dahulu dengan membawa kartu pelajar mereka atau kartu karyawan bagi
karyawan, kemudian petugas perpustakaan akan mencatat data dan memberikan laporan
kepada bagian IT Staff untuk dibuatkan kartu anggota yang kemudian akan di terbitkan
dalam kurung waktu 2 hari proses belajar mengajar dan akan diserahkan kepada siswa
atau karyawan yang bersangkutan, setelah memiliki kartu perpustakaan siswa berhak
untuk meminjam buku di perpustakaan John Paul’s School, Bekasi.
2. Prosedur peminjaman Buku
Dalam prosedur peminjaman buku siswa harus memiliki kartu perpustakaan
terlebih dahulu namun jika hanya membaca dalam perpustakaan siswa tidak diwajibkan
memiliki kartu perpustakaan. Proses yang harus dilakukan siswa adalah mendatangi
petugas perpustakaan jika ingin bertanya mengenai katalog buku atau dapat mencari
28
sendiri di rak buku perpustakaan, lalu setelah menentukan buku mana yang ingin
dipinjam, siswa mendatangi petugas perpustakaan dengan menyerahkan kartu
perpustakaan, petugas perpustakaan akan melihat data siswa dan menuliskan nama siswa
yang terdapat pada kartu perpustakaan, setelah menuliskan data nama, kelas, buku apa
yang dipinjam dan tanggal peminjaman. Siswa dan karyawan wajib menanda-tangani
pada lembar persetujuan peminjaman.
3. Prosedur Pengembalian Buku
Dalam prosedur pengembalian buku siswa diwajibkan untuk tidak melebihi batas
waktu peminjaman, jika melebihi batas waktu peminjaman siswa diwajibkan untuk
mempersiapkan biaya denda yang ada, namun jika sebelum atau sesuai dengan jadwal
pengembalian maka siswa dapat pergi ke perpustakaan dengan membawa buku yang
dipinjam dan menyerahkan nya kepada petugas perpustakaan yang kemudian akan di
data dan diproses oleh petugas perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan akan
mengembalikan kartu anggota agar siswa tersebut dapat melakukan peminjaman buku
lagi.
4. Prosedur denda
Prosedur denda terjadi apabila siswa telat mengembalikan buku atau siswa
merusak buku tersebut. Siswa dapat menuju ke perpustakaan dan melaporkan
keterlambatan atau kerusakan buku kepada petugas perpustakaan yang kemudian akan di
informasikan berapa denda yang harus dibayarkan oleh siswa tersebut.
29
5. Prosedur pembuatan laporan
Prosedur pembuatan laporan ini dimaksudkan untuk memberikan informasi yang
efisien kepada kepala sekolah dan foundation sebagai arsip sekolahan. Pembuatan
laporan juga berfungsi sebagai pendataan semua buku di perpustakaan, peminjaman
buku setiap bulan nya, dan mencatat data-data buku untuk di analisis perkembangan
perpustakaan setiap bulannya. Petugas perpustakaan menyerahkan hasil laporan pada
pembukuan perpustakaan yang mencangkup data pinjam buku kepada foundation.
3.3. Use Case Diagram
Prosedur yang sedang berjalan di sekolah john Paul’s School, Bekasi mewakili
alur aktivitas yang sedang terjadi, oleh karena itu penulis mencoba menjabarkan kembali
menggunakan Use Case Diagram sesuai dengan prosedur yang sedang berjalan sebagai
berikut:
Gambar III.2. Use case Prosedur Pendaftaran Anggota
30
Use Case Name Pendaftaran anggota
Requirements Menjadi anggota perpustakaan
Goal Memiliki Kartu anggota
Pre-Conditions Siswa datang ke perpustakaan
Post-Conditions Siswa Mengisi Formulir
Failed end Condition Tidak terdaftar karena tidak ada kartu
pelajar
Actors Siswa dan pustakawan
Main flow/Basic Path 1. Siswa membawa kartu pelajar
2. Siswa mengisi formulir
3. Siswa mendapatkan kartu
Tabel III.1. Deskripsi Use Case Prosedur pendaftaran anggota
31
Use Case Name Pengembalian Buku
Requirements Siswa Mengembalikan Buku
Goal Admin Menerima Buku
Pre-Conditions Siswa datang ke Perpustakaan
Post-Conditions Siswa Memberikan Buku
Failed end Condition Siswa tidak dapat mengembalikan buku
karena rusak atau hilang
Actors Siswa dan Pustakawan
Main Flow/Basic Path 1. Siswa datang ke perpustakaan
2. Siswa mengembalikan buku
3. Pustakawan mengecek tanggal
Gambar III.3. Use case Prosedur Pengembalian Buku
32
4. pustakawan memberi denda jika
ada
5. siswa menerima kembali kartu
anggota
Use Case Name Peminjaman Buku
Requirements Siswa meminjam Buku
Goal Siswa mendapat pinjaman buku
Pre-Conditions Siswa datang ke Perpustakaan
Post-Conditions Siswa memilih Buku
Failed end Condition Siswa tidak dapat meminjam buku karena
Tabel III.2. Deskripsi Use Case Prosedur pengembalian buku
Gambar III.4. Use case Prosedur Peminjaman Buku
33
tidak ada kartu perpustakaan
Actors Siswa dan Pustakawan
Main Flow/Basic Path 1. Siswa datang ke perpustakaan
2. Siswa memilih buku
3. Siswa meminjam buku
4. Siswa menyerahkan kartu anggota
5. Pustakawan mencatat peminjaman
Use Case Name Pembuatan laporan
Requirements Membuat laporan untuk Foundation
Goal Foundation menerima laporan
Pre-Conditions Pustakawan Membuat laporan
Post-Conditions Admin memberikan data laporan
Tabel III.3. Deskripsi Use Case Prosedur peminjaman buku
Gambar III.5. Use case Prosedur pembuatan Laporan
34
Failed end Condition Pustakawan tidak dapat memberikan
laporan karena data hilang dan file laporan
rusak
Actors Pustakawan dan Foundation
Main Flow/Basic Path 1. Pustakawan membuat laporan
2. Pustakawan memberikan laporan
3. Foundation menerima laporan
4. Foundation memberikan request
5. Pustakawan menerima request
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini memuat bentuk-bentuk dokumen yang
masuk dan dikeluarkan oleh sistem peminjaman buku di perpustakaan John Paul’s
School, Bekasi. Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini terdiri dari Spesifikasi dokumen
masukan dan dokumen keluaran sebagai berikut:
A. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Anggota
Fungsi : Untuk mendata anggota baru
Sumber : Siswa
Tujuan : Pustakawan
Media : Kertas
Tabel III.4. Deskripsi Use Case Prosedur pembuatan laporan
35
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota baru
Bentuk : Lihat Lampiran A.1.
2. Nama Dokumen : Form peminjaman buku
Fungsi : Untuk mendata anggota yang meminjam
Sumber : Siswa
Tujuan : Pustakawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap peminjaman baru
Bentuk : Lihat Lampiran A.2.
B. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kartu anggota perpustakaan
Fungsi : Identitas anggota perpustakaan
Sumber : Pustakawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota baru
Bentuk : Lihat lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Surat Denda
Fungsi : Biaya atas keterlambatan atau kerusakan
36
Sumber : Pustakawan
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap keterlambatan pengembalian buku
Bentuk : Lihat lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Form laporan kegiatan perpustakaan
Fungsi : Untuk laporan kepada foundation
Sumber : Pustakawan
Tujuan : Foundation
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lihat lampiran B.3
3.5. Permasalahan Pokok
Pada perpustakaan John Paul’s School terdapat beberapa permasalahan pokok
yang telah penulis ambil kesimpulan nya yaitu:
1. Informasi Ketersediaan buku yang kurang memadai sehingga guru dan siswa
cenderung memanfaatkan media lain selain perpustakaan untuk mencari informasi.
2. Informasi katalog buku yang kurang memadai sehingga siswa dan guru
membutuhkan waktu lebih untuk mendapatkan buku yang diinginkan.
37
3. Petugas pustakawan sering mengalami kesulitan mengelola data perpustakaan
karena semua proses pencatatan data baik itu data anggota dan data buku masuk
menggunakan kertas
4. Untuk buku baru yang masuk perpustakaan masih dilakukan secara manual tanpa
ada nya pencatatan judul buku, pengarang, dan penerbit sehingga data tidak akurat
5. Pembuatan laporan yang kurang lengkap karena data secara kertas mudah hilang
dan rusak
6. Petugas pustakawan membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk membuat
laporan karena harus memasukan data satu persatu ke dalam form laporan sehingga
tidak efisien.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan pokok yang terjadi, maka penulis mencoba untuk
menguraikan pemecahan masalah yang dibuat, seperti.
1. Merancang sebuah sistem yang dapat menyimpan data buku untuk mengelola
katalog buku perpustakaan.
2. Dengan dibangun sistem peminjaman dan pengembalian buku maka proses
peminjaman buku dapat lebih mudah dilakukan dan waktu lebih efisien.
3. Mempermudah proses pencarian buku dengan dibangun nya katalog buku
4. Mempermudah untuk melihat dan mencari anggota yang terdaftar sebagai
anggota perpustakaan.
38
5. Mempermudah dalam pembuatan laporan karena data sudah tersimpan dan
terstruktur di dalam database sehingga dapat ditampilkan sesuai dengan waktu yang
dibutuhkan.