bab iii analisa sistem berjalan · g. melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek. h....

22

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Apotek K-24 berdiri pada tahun 2002 sebagai Apotek yang beroperasi di

kawasan Yogyakarta dan buka selama 24 jam, Pada tahun 2004 Apotek K-24 telah

membuka empat gerai di Yogyakarta dan satu gerai di Semarang. Di pertengahan

tahun 2004 Apotek K-24 memutuskan untuk memperluas jaringannya melalui

sistem waralaba yang kemudian terealisasi di tahun 2005 dengan mendirikan PT.

K-24 Indonesia.

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Apotek K-24 Cipete adalah apotek waralaba dari PT. K24 Indonesia,

Apotek K-24 Cipete berdiri sejak tahun 2012 dan dimiliki oleh Bapak Ronald Ruhut

Tobing. Apotek K-24 Cipete berlamat di Jl. Cipete Raya No. 55 Cipete Selatan

Cilandak Jakarta Selatan 12410.

Apotek K-24 Cipete mempunyai konsep bisnis yang di terapkan oleh PT.

K24 Indonesia yaitu Komplit, Buka 24 jam, Mempunyai harga sama, berkomitmen

terhadap keaslian obat, Keragaman dan Melayani Masyarakat.

23

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu

pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar kerja

sama. Struktur organisasi mutlak di perlukan agar dapat diketahui dengan jelas

bagaimana hubungan antara bagian serta tugas, wewenang dan tanggung jawabnya

di setiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-

kewajiban terhadap perusahaan.

Struktur organisasi pada dasarnya merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem yang digunakan dalam struktur

organisasi adalah sistem kerja sama yang di jalankan oleh sekelompok orang untuk

mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai susunan struktur organisasi pada

Apotek K-24 Cipete dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

24

DIREKTUR/PSA

franchisee

Apoteker

Pengelola Apotek

Apoteker

Pendamping

Asisten Apoteker Adm. / Keuangan

Support Staff Front Liner

Gambar III.1. Struktur Organisasi Apotek K-24 Cipete

Sumber: Manual Books Franchise PT. K-24 Indonesia

25

Adapun tugas masing-masing bagian dari struktur organisasi yang terdapat

pada Apotek K-24 Cipete yaitu sebagai berikut :

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

a. Mengelola Keuangan.

b. Kepegawaian.

c. Melakukan pembelian ke Supplier.

d. Pengendalian Stok.

e. Laporan obat khusus ke dinas kesehatan dan BPOM.

f. Kehumasan.

g. Tara timbangan obat secara periodik ( 1 tahun).

h. Pengendalian dan penjaminan mutu obat, pelayanan sesuai dengan

SOP.

i. Dokumentasi kesalahan dan masalah yang terjadi dalam pelayanan.

j. Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan

memonitor waktu expired obat.

k. Memantau pelayanan obat secara rasional dengan memperhatikan

keamanan, ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga,

kenyamanan serta waspada terhadap efek samping obat (sesuai

dengan referensi yang berlaku di Indonesia).

l. Pelayanan Konsultasi, Informasi dan Edukasi (KIE) Obat.

m. Monitoring Efek Samping Obat.

n. Menghitung gaji karyawan.

2. Apoteker Pendamping (APP)

26

a. Mengelola Keuangan.

b. Kepegawaian.

c. Pengendalian Stok.

d. Melakukan pembelian ke Supplier.

e. Laporan obat khusus ke dinas kesehatan dan BPOM.

f. Kehumasan.

g. Tara timbangan obat secara periodik ( 1 tahun).

h. Pengendalian dan penjaminan mutu obat, pelayanan sesuai dengan

SOP.

i. Dokumentasi kesalahan dan masalah yang terjadi dalam pelayanan.

j. Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan

memonitor waktu expired obat.

k. Memantau pelayanan obat secara rasional dengan memperhatikan

keamanan, ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga,

kenyamanan serta waspada terhadap efek samping obat (sesuai

dengan referensi yang berlaku di Indonesia).

l. Pelayanan Konsultasi, Informasi dan Edukasi (KIE) Obat.

m. Monitoring Efek Samping Obat.

n. Dapat mendelegasikan kepada Asisten Apoteker (AA).

3. Asisten Apoteker (AA)

a. Melayani penjualan obat resep dan non resep.

b. Bersama APA/APP, bertanggung jawab dalam pembelian antar

apotek.

c. Menyiapkan obat (racik obat).

27

d. Melayani penjualan resep dan non resep melalui telepon, fax, email,

dan media sosial untuk pasien dan non pasien.

e. Pengendalian Stok.

f. Menerima barang dari supplier serta melakukan cek Expired Date

(ED) dan batch number sesuai dengan faktur.

g. Menyetok barang yang telah diterima dari supplier, menyesuaikan

dengan kartu stok dan menata obat yang baru datang di outlet

ataupun gudang.

h. Menata kembali barang (obat) yang telah digunakan, serta

mengembalikan ke tempat yang seharusnya.

i. Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan racik.

j. Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data master.

k. Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data pembelian.

l. Merekap resep.

4. Bagian Administrasi (keuangan)

a. Memeriksa laporan penjualan harian (3 shift).

b. Menyiapkan keperluan uang tunai.

c. Melakukan setoran ke Bank.

d. Keuangan melakukan penggantian atas pengeluaran-pengeluaran

kasir (catatan: pengeluaran kasir mengurangi jumlah setoran

penjualan) dengan Dana Kas Kecil (DKK), dan penggantian

tersebut disetorkan ke Bank dengan slip yang berbeda dengan slip

penjualan.

e. Memeriksa email.

28

f. Melakukan konfirmasi pemesanan catering.

g. Melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek.

h. Membayar tagihan kepada distributor dan supplier.

i. Memeriksa keabsahan bukti-bukti dari bagian penjualan,

pembelian, dan keuangan.

j. Mencetak (print) laporan jumlah harian.

k. Memeriksa (cek) jurnal dengan bukti yang terlampir.

l. Membuat jurnal dari bukti-bukti pembelian, penjualan, dan

keuangan.

5. Front Liner

a. Menerima Pembayaran Tunai / Card / Kredit dari Pelanggan.

b. Selalu senyum sambil mengarahkan pandangan Anda kepada

pelanggan.

c. Mengucapkan dengan jelas jumlah yang harus dibayar.

d. Menerima pembayaran dengan dua tangan sambil tersenyum.

e. Mengucapkan dengan jelas jumlah uang yang Anda terima.

f. Melanjutkan proses ke cash register.

g. Menyiapkan uang kembalian.

h. Menyerahkan barang kepada pelanggan.

i. Menerima retur dari pelanggan.

j. Membuat Laporan Transaksi per-shift.

k. Melakukan settlement Mesin EDC.

l. Mencetak laporan penjualan per-shift.

29

m. Mengambil uang tunai dari cash register dan segera dipisahkan

menurut uang modal kasir dari hasil penjualan tunai.

n. Menata barang OTC dan mencatat (menyetok) barang habis di

“buku habis”.

6. Support Staff

a. Membersihkan sampah, lantai, jendela, etalase, dan kendaraan

Apotek.

b. Membuang sampah dan merapikan kardus obat (bekas).

c. Pemeliharaan sarana dan prasarana (kendaraan, AC, kipas angin,

Genzet, Emergency Lamp, ruang dokter, kamar mandi, dll.).

d. Pengiriman dan penjemputan pesanan (ada Buku Ekspedisi Pasien

dan Non-Pasien).

e. Stand by di area pintu masuk gerai Apotek, untuk membukakan

pintu jika ada customer / pasien yang datang.

f. Delivery Obat.

g. Setoran penghasilan harian ke Bank.

30

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Dalam prosedur sistem berjalan ini ada beberapa tahapan yang harus

dijalankan dalam proses penggajian yaitu:

1. Prosedur Absensi Masuk

Setiap karyawan melakukan absensi masuk dengan mengisi absensi yang

telah disediakan apoteker, bagi karyawan yang terlambat maka di haruskan lapor

kepada apoteker dan mengisi daftar orang terlambat (DOT) yang telah di sediakan

apoteker.

2. Prosedur Absensi Keluar

Setiap karyawan melakukan absensi keluar dengan mengisi absensi yang

telah disediakan apoteker, bagi karyawan yang di tugaskan lembur akan di

konfirmasikan oleh apoteker dan apoteker membuat tugas lembur.

3. Prosedur Rekapitulasi

Pada akhir periode apoteker membuat rekap absensi, rekap tersebut terdiri

dari dua rangkap. Rangkap pertama disimpan sebagai arsip rekap absensi, rangkap

kedua diberikan kepada pemilik apotek.

4. Prosedur Penghitungan Gaji

Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh apoteker dengan melihat data

dari arsip rekap absensi, data karyawan, dan data jabatan, kemudian setelah proses

perhitungan gaji karyawan selesai dilakukan, apoteker membuat rekap gaji dalam

tiga rangkap. rangkap pertama untuk disimpan sebagai arsip, rangkap kedua untuk

pemilik apotek, dan rangkap ketiga untuk bagian keuangan. selanjutnya apoteker

mengajukan rekap gaji tersebut kepada pemilik apotek, apabila disetujui pemilik

31

apotek mengembalikan dua rangkap rekap gaji tersebut kepada apoteker,

selanjutnya diberikan kepada keuangan dan disimpan sebagai arsip rekap gaji.

5. Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh pemilik apotek dengan

berdasarkan data rekap gaji yang telah disetujui, kemudian apoteker akan

membuatkan slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan, selanjutnya gaji akan

diberikan kepada karyawan yang bersangkutan disertai tanda terima gaji dalam dua

rangkap untuk ditandatangani, rangkap pertama di simpan sebagai arsip tanda

terima gaji, dan rangkap kedua di berikan kepada pemilik apotek.

6. Pembuatan Laporan Penggajian

Laporan penggajian dilakukan oleh apoteker dengan membuat dokumen

laporan penggajian dalam dua rangkap, rangkap pertama disimpan sebagai arsip

laporan penggajian, dan rangkap kedua diberikan kepada pemilik apotek.

3.3. Diagram Alir Data

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Karyawan

Pemilik Sarana

Apotek

Rekap Gaji R-1,2,3

Rekap Gaji Acc R-1,3

Keuangan

Rekap Gaji Acc R-3

Rekap Gaji Acc R-2

T.T. Gaji Acc R-2

Lap. Pengajian R-2

Perancangan Sistem

Penggajian Pada

Karyawan Apotek K-

24 Cipete

0Absen

Absen

Absen

Absen

DOT

Tugas Lembur

Tugas LemburSlip Gaji

T.T. Gaji R-1,2

32

2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

D1 Absensi D2 DOT

D3 Lembur

Karyawan

DOT

Absen

Tugas Lembur

Absen

DOT

Absensi Masuk

1

2

Absensi Keluar

2

Absen

Absen

2

Rekapitulasi

3Rekap Lembur

Rekap AbsensiRekap DOT

D4 Rekap Absensi

Pemilik Sarana

Apotek

Rekap Absensi R-2

2

Perhitungan Gaji

4

Rekap Absensi R-1

Rekap Absensi R-1

Rekap Gaji R-1,2,3

Rekap Gaji Acc R-1,3Rekap Gaji Acc R-1

Keuangan

Rekap Gaji Acc R-3

2

Pembayaran Gaji

5

Karyawan

Rekap Gaji Acc R-2

T.T. Gaji Acc R-1

T.T. Gaji Acc R-2

Slip Gaji

T.T. Gaji R-1,2

D8 Slip Gaji

D9 Tanda Terima Gaji

2

Laporan

Penggajian

6

Lap. Pengajian R-1Lap. Pengajian R-2

Slip Gaji

T.T Gaji

D10 Laporan Penggajian

DOT = Daftar Orang TerlambatR-1 = Rangkap Ke 1R-2 = Rangkap Ke 2R-3 = Rangkap Ke 3

D5 Data Karyawan D6 Data Jabatan

D7 Rekap Gaji

Data Karyawan Data Jabatan

Absen

Tugas LemburTugas Lembur

33

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-

dokumen yang digunakan dalam proses penggajian karyawan. Bentuk dokumen

ini terbagi ke dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar

untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan

suatu keluaran yang disebut dengan output. Dokumen masukan yang digunakan

adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Absensi Karyawan

Fungsi : Untuk bukti masuk dan keluar kerja

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap jam masuk dan keluar kerja

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Daftar Orang Terlambat (DOT)

Fungsi : Untuk mengetahui daftar orang terlambat

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap terlambat masuk kerja

34

Media : Kertas

Jumlah : 1 Kertas


3. Nama Dokumen : Tugas Lembur

Fungsi : Untuk mengetahui daftar orang terlambat

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap terlambat masuk kerja

Media : Kertas

Jumlah : 1 Kertas


3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung

kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan.

Dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Rekap Absensi

Nama Dokumen : Rekap Absensi

Fungsi : Untuk rekap absensi

Sumber : Apoteker

Tujuan : Pemilik Apotek

Frekuensi : Setiap akhir periode

Media : Kertas

35

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Rekap Gaji

Fungsi : Untuk mengetahui rekap gaji karyawan

Sumber : Apoteker


Frekuensi : Setiap akhir periode

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


3. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Bukti rincian gaji karyawan

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setiap pembayaran gaji

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Tanda Terima Gaji

Fungsi : Bukti pembayaran gaji

Sumber : Apoteker

Tujuan : Karyawan

36


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


5. Nama Dokumen : Laporan Gaji

Fungsi : Bukti laporan gaji

Sumber : Apoteker



Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


3.5. Permasalahan Pokok

Masih manualnya sistem berjalan yang digunakan Apotek K-24 Cipete

menimbulkan berbagai masalah di antaranya adalah:

1. Sistem absensi yang masih menggunakan cara manual membuat proses

absensi tidak efektif dan efisien.

2. Kurang disiplinnya karyawan dalam menjalankan proses absensi.

3. Sistem penggajian yang masih menggunakan cara manual membuat proses

pengajian tidak efektif dan efisien.

4. Sistem penggajian cara manual yang cukup rumit dan kurang akurat.

37

5. Sistem manual membuat data-data menjadi sulit jika ingin dilihat kembali

dan rendah terhadap berbagai risiko.

3.6. Pemecahan Masalah

Pemecahan permasalahan yang dihadapi Apotek K-24 Cipete khususnya di

bagian absensi dan penggajian yang lebih mendasar terletak pada sistem manual

yang masih dijalankan di perusahaan tersebut, sehingga perusahaan harus

melakukan tindakan efektif dan efisien terhadap permasalahan yang ada, serta dapat

mengambil langkah-langkah yang sesuai dengan manajemen perusahaan agar ke

depannya perusahaan dapat lebih maju. Adapun alternatif pemecahan masalah

sebagai berikut :

1. Menambahkan SDM yang khusus untuk menangani absensi karyawan.

Kelebihan dari solusi ini yaitu absensi akan lebih terpantau dan karyawan

hanya melakukan tanda tangan pada absensi karyawan. Kekurangannya yaitu akan

menambah biaya operasional untuk menggaji SDM tersebut.

2. Menggunakan mesin cetak absensi.

Kelebihan dari solusi di atas yaitu biaya operasional lebih sedikit

dibandingkan dengan solusi yang pertama. Kekurangannya yaitu akan

mengeluarkan biaya yang sama secara terus menerus untuk biaya kerta dan apoteker

akan menghabiskan waktu yang cukup lama dalam mengolah data, akan ada biaya

servis mesin apabila terjadi kerusakan dan harga mesin yang relatif mahal.

3. Menggunakan sistem terkomputerisasi.

38

Kelebihan dari solusi tersebut yaitu tidak memerlukan tambahan SDM dan

peralatan khusus, cukup menggunakan komputer yang sudah ada, data akan lebih

akurat, manajemen arsip akan tersusun lebih rapi, apoteker akan lebih mudah dalam

mengolah rekapitulasi absensi dan penggajian. Kekurangannya yaitu akan

mengeluarkan biaya awal untuk membuat sistem.

Berdasarkan solusi di atas penulis mengusulkan untuk menggunakan sistem

terkomputerisasi yaitu beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi pada

sistem absensi dan penggajian agar lebih efektif dan efisien, serta meminimalisir

dari berbagai risiko.

bab iii analisa sistem berjalan · g. melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek. h....

Documents