bab iii analisis sistem berjalan · 5. menandatangani berita acara serah terima barang atau jasa 6....
TRANSCRIPT
34
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Peruri didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1971.
BUMN ini merupakan hasil peleburan (merger) antara Perusahaan Negara (PN) Arta
Yasa dengan PN Pertjetakan Kebayoran.
Sesuai dengan PP 60 Tahun 1971 Pasal 3, dinyatakan bahwa tujuan dan
lapangan usaha Peruri adalah mencetak uang kertas dan uang logam untuk Bank
Indonesia (BI),mencetak barang-barang cetakan dan surat-surat berharga serta
membuat barang-barang logam lainnya untuk pemerintah, BI, Lembaga-lembaga
Negara dan umum. Selain itu, ditegaskan pula bahwa Peruri dapat menyelenggarakan
usaha-usaha sampingan atas persetujuan Menteri Keuangan dengan berpedoman
kepada dasar-dasar dan prinsip-prinsip ekonomi yang rasionil.
Di dalam perkembangannya, pemerintah kemudian mengubah PP 60 Tahun
1971 dengan PP 32 Tahun 2006 dengan pengaturan penugasan seperti yang diatur di
dalam Bagian Ketiga tentang Kegiatan dan Pengembangan Usaha Peruri, yaitu selain
menyelenggarakan usaha mencetak uang RI untuk memenuhi permintaan BI dan
melaksanakan kegiatan mencetak dokumen sekuriti untuk negara, yaitu dokumen
keimigrasian, pita cukai, meterai dan dokumen pertanahan atas permintaan instansi
yang berwenang.
Selain produk di atas, Peruri juga mencetak dokumen sekuriti lainnya dan
barang cetakan logam non uang, mencetak uang dan dokumen sekuriti negara lain
35
atas permintaan negara yang bersangkutan. PP ini juga mengatur bahwa Peruri dapat
menyediakan jasa dengan nilai sekuriti tinggi yang berkaitan dengan kegiatan usaha
perusahaan dan usaha lainnya untuk menunjang tercapainya maksud dan tujuan
perusahaan.
Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa untuk mendukung pembiayaan
dalam rangka mencapai maksud dan tujuan perusahaan, Peruri dapat melakukan
kerja sama usaha dengan pihak lain, baik dalam negeri maupun luar negeri,
membentuk anak perusahaan dan melakukan penyertaan modal dalam badan usaha
lain. Sejalan dengan PP 32 tersebut terkait dengan pengembangan bisnis, Peruri telah
memiliki 4 (empat) anak perusahaan masing-masing antara lain:
1. PT Kertas Padalarang (PTKP) dengan kepemilikan 92,59 persen dengan
portofolio bisnis pada saat ini membuat kertas pita cukai dan jenis kertas
sekuriti lainnya,
2. PT Peruri Wira Timur (PWT) dengan kepemilikan 76 persen dengan bidang
usaha pencetakan sekuriti non uang seperti ijasah, dokumen perizinan dan
lainnya,
3. PT Peruri Properti (PePro) dengan kepemilikan 99 persen dengan bidang usaha
optimalisasi aset properti Peruri,
4. PT Peruri Digital Security (PDS) dengan kepemilikan 99 persen dengan
bidang usaha untuk mendukung national payment gateway (NPG), card
management system, smart card dan personalization.
Selain itu Peruri juga mempunyai 1 (satu) perusahaan afiliasi yaitu PT Sicpa-
Peruri Securink (SPS) hasil kerjasama dengan Sicpa, SA (Swiss) dengan kepemilikan
48 persen dengan bidang usaha produksi tinta sekuriti untuk uang kertas.
36
Visi
Peusahaan berkelas dunia dibidang Integrated security printing and system.
Misi
Menghasilkan produk berkualitas dan bernilai sekuriti tinggi kebanggaan bangsa.
3.1.2. Stuktur Organisasi dan Fungsi Divisi Pengadaan dan Fasilitas Umum
(Sumber: Perum Peruri Karawang)
Gambar III.1
Struktur Organisasi
37
Fungsi Directorat SDM dan UMUM:
1. Melakukan perencanaan, mengembangkan dan implementasi strategi pada
bidang pengelola dan juga pengembangan SDM, seperti merekrut karyawan,
kebijakan, kontrak kerja,konsultasi, penggajian, peraturan, pelatihan,
membangun motivasi, evaluasi dan lain sebagainya.
2. Penetapan dan pemeliharaan sistem yang ada dengan tujuan untuk mengukur
aspek penting dari pengembangan sumber daya manusia.
3. Monitoring, mengukur dan melakukan pelaporan mengenai masalah, strategi
dalam mengembangkan SDM dan pencapaiannya sesuai kesepakatan.
4. Bertugas dalam mengembangkan dan mengatur staf.
5. Mengendalikan anggaran belanja SDM setiap departemen yang disesuaikan
dengan anggaran yang telah disepakati dan disetujui.
Fungsi divisi pengadaan dan fasilitas umum
1. Kepala divisi pengadaan dan fasilitas umum, pejabat yang berwenang pada
departemen pengadaan dan pejabat yang berwenang pada departemen
kebijakan pengadaan dan pergudangan yang bertanggung jawab atas
operasional dan adminisratif pengadaan barang dan jasa.
2. Pemutus permintaan pengadaan memiliki tugas dan wewenang untuk
menyetujui atau tidak menyetujui permintaan pengadaan yang diajukan oleh
pengguna barang/jasa.
3. Menetapkan metode pengadaan
4. Menetapkan kepanitiaan pengadaan (apabila dipandang perlu)
5. Menandatangani berita acara serah terima barang atau jasa
6. Menetapkan pemenang sesuai dengan kewenangan penetapan metode
pengadaan.
38
7. Menandatangani kontrak SPK/Purchase Order/Surat Order Pembelian
8. Menyelesaikan perselisihan antara pengguna barang atau jasa dan pelaksana
pengadaan.
9. Melakukan tindakan yang dipandang perlu untuk kelancaran pelaksanaan
pengadaan barang atau jasa sesuai batas kewenangannya.
10. Menetapkan HPS/OE
Fungsi kepala departemen pengadaan
1. Memutuskan dan menetapkan pengadaan barang/jasa berdasarkan batas nilai
kewenangan sesuai wewenang otoritasi dokumen atau transaksi pengadaan
barang/jasa pada perum peruri.
2. Pemutus permintaan pengadaan memiliki tugas dan wewenang untuk
menyetujui atau tidak menyetujui permintaan pengadaan yang diajukan oleh
pengguna barang/jasa.
3. Menetapkan metode pengadaan
4. Menetapkan kepanitiaan pengadaan (apabila dipandang perlu)
5. Menandatangani berita acara serah terima barang atau jasa
6. Menetapkan pemenang sesuai dengan kewenangan penetapan metode
pengadaan.
7. Menandatangani kontrak SPK/Purchase Order/Surat Order Pembelian
Fungsi Seksi Pengadaan barang non investasi impor
1. Mengajukan metode pengadaan (justifikasi pengadaan) kepada pejabat yang
berwenang.
2. Menetapakan metode pengadaan (justifikasi pengadaan) sesuai dengan
kewenangan.
3. Menyusun dan menetapkan dokumen pengadaan.
39
4. Menetapkan metode evaluasi.
5. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk.
6. Melakukan negosiasi termasuk melaksanakan proses kompetisi harga melalui
E-auction atau Manual Auction.
7. Memberikan pengumuman pemenang pengadaan.
8. Membuat PO.
9. Mendokumentasikan proses pengadaan.
10. Apabila diperlukan dapat melakukan koordinasi dengan biro hukum
perusahaan untuk menyusun surat perjanjian.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur Monitoring Sistem Pengadaan Barang Impor
1. Permintaan Pembelian Barang
Unit kerja melakukan permintaan pengadaan barang dengan membuat
membuat Purchase Requisition (PR), Departemen Kebijakan Pengadaan dan
Pergudangan (Jakdagu) melakukan verifikasi terhadap PR tersebut, kemudian
Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu) mencetak Surat
Permintaan Pembelian Barang (SPPB) dan mengirimkan ke Departemen
Pengadaan lalu didistribusikan ke masing-masing seksi di Departemen
Pengadaan.
2. Proses Pengadaan Barang Impor
Seksi Pengadaan Barang non investasi Impor menerima Surat Permintaan
Pembelian Barang (SPPB) dari Departemen Kebijakan Pengadaan dan
Pergudangan (Jakdagu) dan melakukan verifikasi terhadap Surat Permintaan
Pembelian Barang (SPPB) tersebut, jika sesuai maka akan diproses lebih lanjut
dan jika tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada Departemen Kebijakan
40
Pengadaan dan Pergudangan (Jakdagu). Proses pengadaan barang meliputi
pembuatan Justifikasi, Surah Permintaan Penawaran Harga (SPPH), Negosiasi,
Evaluasi Harga (EH) dan Purchase Order (PO). Dokumen pengadaan barang
impor ditandatangani oleh pejabat pengadaan yang berwenang.
3. Penerimaan Barang Impor
Rekanan mengirimkan informasi pengiriman barang melalui email yang
dilengkapi dengan invoice dan shipping document. Kemudian Seksi Impor
membuat memo exim ke Seksi Expor Impor untuk dilakukan proses Custom
Clearance.Setelah barang sampai di gudang akan dilakukan pemeriksaan dan
dibuatkan Surat Penerimaan Barang (SPB) oleh Departemen Kebijakan
Pengadaan dan Pergudangan(Jakdagu). Surat Penerimaan Barang dikirimkan
ke Departemen Pengadaan sebagai arsip.
3.3. Activity Diagram
41
Gambar III.2
Aktivitas diagram sistem berjalan
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : SPPB (Surat Permintaan Pembelian Barang)
Fungsi : Untuk mengetahui jenis, spesifikasi dan jumlah barang yang
akan dibeli.
Sumber : Departemen Kebijakan Pengadaan dan Pergudangan
Tujuan : Departemen Pengadaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
42
Frekuensi : Setiap ada permintaan pembelian barang dari unit kerja
Bentuk : Lihat lampiran A.1
2. Nama Dokumen : SPH ( Surat Penawaran Harga )
Fungsi : Untuk mengetahui harga yang ditawarkan oleh rekanan
Sumber : Rekanan
Tujuan : Departemen pengadaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada SPPH yang dikirim ke rekanan
Bentuk : Lihat lampiran A.2
3. Nama Dokumen : SPB ( Surat Penerimaan Barang )
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa barang telah diterima oleh gudang
peruri
Sumber : Departemen Kebijakan dan Pergudangan
Tujuan : Departemen Pengadaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap barang sampai di gudang perusahaan
Bentuk : Lihat lampiran A.3
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Justifikasi Pengadaan
Fungsi :Untuk meminta persetujuan pejabat pengadaan yang
berwenang untuk melaksanakan proses pengadaan barang
impor meliputi yang memaparkan mengenai latar
43
belakang,pemasok yang diundang, metode pengadaan dan
harga perkiraan sendiri.
Sumber : Seksi Pengadaan Brang Impor
Tujuan : Pejabat Pengadaan sesuai kewenangan
Media : Kertas
Jumlah : 4 Lembar
Frekuensi : Setiap ada Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)
Bentuk : Lihat lampiran B.1
2. Nama Dokumen : SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga)
Fungsi :Untuk meminta penawaran harga kepada rekanan luar negri
Sumber : Departemen Pengadaan
Tujuan : Rekanan
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap ada Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)
Bentuk : Lihat lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Surat Negosiasi
Fungsi : Untuk meminta penurunan harga kepada rekanan
Sumber : Departemen Pengadaan
Tujuan : Rekanan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada SPH yang diterima
Bentuk : Lihat lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Evaluasi Perbandingan harga
44
Fungsi : Untuk membandingkan harga antara HPS/OE dan harga
penawaran dari rekanan, mengusulkan penempatan order
kepada rekanan, dan meminta persetujuan pejabat
pengadaan yang berwenang.
Sumber : Seksi Pengadaan Barang Impor
Tujuan : Pejabat yang berwenang
Media : Kertas
Jumlah : 4 Lembar
Frekuensi : Setiap ada penawaran
Bentuk : Lihat lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Corfirmation Order dan Purchase Order
Fungsi : Untuk menunjukan barang yang ingin dibeli dari pihak
penjual, sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan
antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin
dibeli oleh pihak pembeli.
Sumber : Departemen Pengadaan
Tujuan : Rekanan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Frekuensi : Setiap ada pembelian barang.
Bentuk : Lihat lampiran B.5
45
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah penulis mempelajari proses dan prosedur pengadaan barangimpor pada
sistem yang sedang berjalan di Perum Peruri Karawang, masih terdapat beberapa
permasalahan dalam pelaksanaan sistem diantaranya :
1. Unit Kerja tidak dapat mengetahui progres proses pengadaan barang yang di
pesan sudah sejauh mana.
2. Terkadang pengiriman barang dari rekanan terlambat, karena rekanan tidak
dapat memonitor jadwal pengiriman atas PO yang mereka terima dari peruri.
3. Waktu yang diperlukan dalam pengolahan data pengadaan barang impor baik
berupa pencarian informasi progres proses pengadaan barang impor,
monitoring pengiriman barang oleh rekanan, proses input data proses
pengadaan kedalam monitoring dan pembuatan laporan kurang efisien dan
efektif.
3.7. Pemecahan Masalah
Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses
pengadaan barang impor di Perum Peruri Karawang, maka penulis mengusulkan
alternatif pemecahan masalah pada sistem monitoring Pengadaan Barang
imporsebagai berikut : dibuatnya sistem berbasis online untuk memonitor seluruh
proses pengadaan barang yang memungkinkan setiap perubahan proses dapat
diketahui oleh seluruh pihak yang terlibat antara lain: unit kerja (user), pelaksana,
rekanan. Aplikasi komputer yang dibangun ini menggunakan konsep multi user,
sehingga diharapkan koordinasi dan sharing data dapat dilakukan dengan mudah.