bab iii pembahasaan - repository.bsi.ac.id · teknologi informasi , layanan jasa instalasi...
TRANSCRIPT
22
BAB III
PEMBAHASAAN
3.1 .Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1 .Sejarah dan Perkembangan PT.Lima Inti Sinergi
PT.Lima Inti Sinergi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
layanan jasa Telekomunisasi dan Teknologi Informasi , layanan jasa instalasi
perangkat transmisi VSAT ( Verry Small Aperture Terminal) , Radio , CME (Civil
Mechanical Electrical ) dan BTS ( Base Tranceiver Station ) termasuk jasa
maintenance .
PT.Lima Inti Sinergi didirikan oleh team berpengalaman dalam pekerjaan
jasa telekomunikasi pada tanggal 17 Oktober 2013 berdasarkan akta Notaris Eka
Asri Maesari SH , MH,M.Kn, melalui Surat Keputusan No AHU-59774.AH.01.01
Tahun 2013, yang ditetapkan pada tanggal 19 november 2013 dan bertempat di Jl.
Palbatu 5 No 8 , RT 008 RW 004 Kel.Menteng Dalam, Tebet Jakarta Selatan.
Berkomitmen untuk memberikan layanan jasa berkualitas dengan harga
yang kompetitif guna memenuhi kebutuhan pelanggan.Memperkuat kolaborasi
dengan mitra bisnis melalui komunikasi dan kerja sama yang baik. Adapun visi
dan misi pada perusahaan PT Lima Inti Sinergi Jakarta adalah sebagai berikut.
23
Visi
Menjadi Perusahaan terbaik dalam memberikan layanan jasa di setiap
kegiatan usaha yang bertujuan untuk mencapai kepuasaan pelanggan dan mitra
bisnis .
Misi
PT.Lima Inti Sinergi didukung oleh tim terbaik yang memiliki semangat dan
telah berpengalaman dibidangnya untuk:
1. Memberikan layanan jasa berkualitas dengan harga yang kompetitif guna
memenuhi kebutuhan pelanggan .
2. Memperkuat kolaborasi dengan mitra bisnis melalui komunikasi dan kerja
sama yang baik.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Lima Inti Sinergi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan .
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan
wewenang siapa melapor kepada siapa , jadi ada satu pertanggung jawaban apa
yang dikerjakan
24
Berikut adalah gambar Bagan Struktur Organisasi Pengadaan Barang dari
PT. Lima Inti Sinergi :
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi
Gambar III.1
Struktur Organisasi
Berdasarkan Struktur organisasi diatas dapat dipaparkan tugas dari
masing masing bagian ialah sebagai berikut :
1 . Project Manager
a. Membuat rencana kerja dan anggaran kerja dan anggaran konstruksi
b. Mengendalikan seluruh kegiatan konstruksi
c. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait
d. Membangun komunikasi internal dan eksternal
e. Menetapkan kebutuhan sumber daya
f. Menentukan alternatif mencapai target
g. Menyetujui rencana dan metode kerja
h. Menunjuk pemasok dan subkontraktor
Project Manager
Lukmanul Hakim
PC
Delivery PC OSS
PC New
Site PC CME
PC
Logistik
PC New
Site
Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Staff
Logistik
25
i. Tercapainya sasaran biaya, mutu,waktu, K3 dan lingkungan
j. Efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya
k. Terkoordinasinya semua pihak terkait
l. Kepuasan pelanggan
2. PC (Project Coordinator )
a. Melakukan pengawaasan , meneliti dan memberikan pengarahan-
pengarahan teknis dalam rangka pelaksanan pekerjaan
b. Memberikan petunjuk bimbingan dan saran kepada penyedia jasa dan
pelaksanaan pekerjaan yang sedang dijalankan
c. Meneliti permintaan anggaran untuk teknisi
d. Melakasanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
e. Mengadakan hubungan kerja sama serta koordinasi hasil pekerjaan
secara berkala dengan penyedia jasa
f. Pembuatan laporan atas hasil pelaksanaan tugas secara berkala kepada
PPK
3. Staff Logistik
a. Mengecek dokumen , batch number , expired kuantiti terhadap fisik
barang yang diterima dan memastikan tersedianya informasi keakurasian
antara fisik dan dokumen
b. Melakukan penataan barang dan memastikan kemudahan dalam proses
pengambilan barang lebih mudah dan cepat
c. Melakukan bongkar muat barang dan pemindahan ke gudang penyimpanan
untuk mendukung proses penerimaan persediaan dan ke dalam sistem
26
d. Melakukan pencatatan ke kartu persediaan barang untuk memastikan
tersedianya dan stok barang yang update sesuai waktu dan prosedur yang
berlaku
f. Melakukan pengemasaan penyiapan barang yang akan dikirim untuk
memastikan tersedianya barang yang siap dikirim sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan
4. Staff Teknisi
a. Melakukan Instalasi BTS , CME
b. Melakukan prepare persiapan sparepart
c. Melakukan Persiapan Tools yang dibawa
d. Membawa alat dokumentasi pekerjaan
3.1.3 Kegiatan Usaha atau Organisasi
PT.Lima Inti Sinergi bergerak di bidang jasa dan Telekomunikasi juga
Teknologi Informasi , layanan jasa instalasi perangkat transmisi VSAT ( Verry
Small Aperture Terminal) , Radio , CME (Civil Mechanical Electrical ) dan BTS (
Base Tranceiver Station ) termasuk jasa maintenance.
Ada beberapa jenis jasa Telekomunikasi dan Teknologi yang ditawarkan
oleh PT Lima Inti Sinergi, yaitu :
1. Jasa Instalasi BTS (Base Transceiver Station )
BTS (Base Transceiver Station) merupakan Sebuah Infrastuktur
Telekomunikasi yang memfasilitasi komunikasi nirkabel antara piranti
komunikasi dan jaringan operator .Piranti komunikasi penerima sinyal
BTS bisa telepon, telepon seluler ,jaringan nirkabel sementara operator
27
jaringan yaitu GSM , CDMA atau platform TDMA. BTS mengirimkan dan
menerima sinyal radio ke perangkat mobile dan mengkonversi sinyal-
sinyal tersebut menjadi sinyal digital untuk selanjutnya dikirim ke terminal
lainnya untuk proses sirkulasi pesan atau data.
2. Jasa Instalasi CME (Civil Mechanical Electrical )
CME (Civil Mechanical Electrical ) merupakan jasa instalasi pemasangan
instalasi elektrical yaitu berupa pemasangan rumah tinggal , gedung ,
pabrik , pemasangan tower dan pembuatannya
3. Jasa Delivery
Jasa Delivery merupakan jasa pengiriman semua barang (goods) yang
dikirim melalui udara (pesawat terbang), laut (kapal) , atau darat (truk
container) yang biasanya untuk diperdagangkan baik antar wilayah /kota di
dalam negeri.
Apapun jenisnya , semua barang kiriman , kecuali benda- benda pos dan
bagasi penumpang baik yang diperdagangkan maupun untuk keperluan
lainnya (nonkomersial )dan dilengkapi dengan dokumen pengangkutan
(SMU atau Air Way Bill) dikatergorikan sebagai kargo .
Ada Pihak Utama yang terkait dengan pengiriman kargo yaitu pihak
pengirim (shiipper), dan atau penerima (consignee), pihak pengangkut dan
pihak groundhandling dan atau warehouse operator .shipper bisa berupa
perorangan , badan usaha,dilakukan secara langsung tanpa perantara atau
melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah
freight forwarder atau ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan
pesawat udara
28
Jenis produk yang terdapat pada website supplier PT Lima Inti Sinergi adalah
sebagai berikut :
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.2 : Website PT.Lima Inti Sinergi
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Bidang Praktek yang Dilakukan
Dalam Pelaksanaan Penelitian yang dilakukan penulis selama 1 ( satu)
bulan pada PT.Lima Inti Sinergi , penulis ditempatkan pada bagian staff Logistik
adapun kegiatan selama melakukan Riset seperti :
1. Membantu proses persiapan Tools dan sparepart .
Staff Logistik dari PT.Lima Inti Sinergi memberikan Request pekerjaan
dan staff logistik mempersiapkan proses persiapan tools / alat dan sparepart yang
diperlukan Teknisi untuk pekerjaan yang direquest dari costumer .
2. Membatu proses Pengadaan barang
29
Team Dari PC ( Project Coordinator ) Dan Project Manager memberikan
request pekerjaan dan membutuhkan sparepart yang diperlukan dan apabila
sparepart yang dibutuhkan perusahaan tidak ada maka staff logistik wajib
melakukan Purchase Order (PO) / Pengadaan barang yang dibutuhkan sesuai
request yang perlu untuk pekerjaaan yang dibutuhkan dan yang direquest oleh PC(
Project Coordinator ) atau Project Manager .
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Tabel III. 1 : P.O Spare Part Management
1.2.2 Prosedur Persiapan Tools dan Sparepart Barang
Pelaksanan Prosedur persiapan Tools dan sparepart barang pada PT.Lima
Inti Sinergi , Sebagai berikut :
30
PC (Project Coordinator)
/ Project Manager
PC Logistik / Staff
Logistik
Teknisi
Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.3 : Prosedur persiapan Tolls dan sparepart barang
Keterangan :
1. PC (Project Coordinator) / Project Manager melakukan Request kepada
Staff Logistik atau PC Logistik untuk tolls atau sparepart
Request Diterima
Menyiapkan
Barang
Menyerahkan
Barang Barang Diterima
Menyerahkan
Barang Barang Diterima
Request Barang
(Tools/Sparepat)
Membuat Laporan
Pinjaman Barang
31
2. PC Logistik atau Staff Logistik mempersiapkan tools atau sparepart yang
di Request PC/ Project Manager
3. PC Logistik atau Staff Logistik Membuat laporan prosedur peminjaman
tools dan pemakaian sparepart yang dibutuhkan
4. Jika laporan sudah selesai PC Logistik atau Staff Logistik menyerahkan ke
PC (Project Coordinator) dan kemudian diserahkan ke Teknisi yang
bersangkutan untuk melakukan Pekerjaan .
Gambar : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.4 : Form Peminjaman Barang Tolls dan Sparepart
3.2.3. Prosedur Administrasi Pengadaaan Barang .
Prosedur administrasi pengadaan barang pada PT.Lima Inti Sinergi
dijelaskan dalam bentuk flowchart agar lebih mudah untuk dipahami.
32
PC LOGISTIK STAFF LOGISTIK PEMASOK
Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar.III.5
Alur Pengadaan Barang pada PT. Lima Inti Sinergi
Keterangan :
1. Bagian Gudang memberikan informasi mengenai data barang yang akan
dipesan kepada bagian pembelian menggunakan form yang berisi daftar
barang.
Mulai
Memberikan informasi
data barang yang akan
dipesan (PO)
(
Form atau
daftar barang
Menerima
daftar barang
Membuat SPP
Mengirim barang
dan Faktur
Menerima SPP
Membuat
Faktur
Menerima barang
dan Faktur
Membuat STTB Menandatangani
STTB Menerima STTB
Konfirmasi
Pembayaran
Melakukan
Pembayaran Menerima
Pembayaran
Membuat
Kwitansi
Menerima
Kwitansi dan
selesai
33
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi Gambar III.6 : Form atau daftar barang yang akan dipesan
2. Bagian Pembelian menerima informasi atau form daftar barang yang didapat
dari Bagian Gudang. Kemudian Bagian Pembelian membuat SPP (Surat
Pengajuan Permohonan) untuk diberikan kepada supplier.
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi
Gambar III.7 :Form SPP (Surat Pengajuan Permohonan)
34
3. Kemudian Supplier menerima SPP dan membuat faktur untuk mengirim
barang. Supplier mengirim barang beserta dengan faktur yang sudah dibuat
untuk Bagian Gudang.
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi
Gambar III.8 : Form Faktur
4. Bagian Gudang menerima barang beserta faktur dan selanjutnya membuat
Bukti Tanda Terima dan memberikan kepada Bagian Pembelian untuk
ditandatangani.
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi
Gambar III.9 : Form Surat Tanda Terima Baranng
35
5. Kemudian, Bagian Gudang menandatangani Bukti Tanda Terima dan
memberikan kepada Supplier.
6. Supplier menerima STTB dan mengkonfirmasikan pembayaran kepada Bagian
Pembelian.
7. Bagian Pembelian melakukan pembayaran kepada Supplier.
8. Supllier menerima pembayaran dari Bagian Pembelian dan membuat kwitansi
untuk diberikan kepada Bagian Pembelian.
Sumber : PT.Lima Inti Sinergi
Gambar III.10 : Kwitansi Pembelian
9. Bagian pembelian menerima kwitasi.
10. Selesai.
3.2.4. Prosedur Dokumen Pengadaaan Barang .
Prosedur Dokumen pengadaan barang pada PT.Lima Inti Sinergi dijelaskan
dalam bentuk flowchart agar lebih mudah untuk dipahami.
36
PC/PROJECT
MANAJER
PC LOGISTIK TEKNISI
Sumber: PT.Lima Inti Sinergi Gambar.III.11 : Alur Dokumen Pengadaan Barang pada PT. Lima Inti Sinergi
Keterangan :
1. Project manajer membuat atau mengisi form loog book dan kemudian
diberikan kepada bagian PC Logistik.
2. Kemudian, PC Logistik menerima form log book dan mengecek form tersebut.
3. Bagian PC Logistik memberikan kembali form tersebut yang sudah di periksa
terlebih dahulu kepda project manajer.
4. Kemudian, project manajer memberikan form log book kepada PC Logistik.
Mulai
Mengisi Log
Book / Form
Menerima Log
Book dan Form
Mengecek Log
Book / Form
Menerima Form
Menerima
Request dan Log
Book/Form
Menandatangani
Form
Mendistribusikan
Mendistribusikan
Request dan Log
Book/Form
Selesai
37
5. Kemudian PC Logistik memberikan form tersebut ke bagian teknisi untuk
ditanda tangani.
6. Setelah form di periksa dan ditanda tangani maka bagian teknisi memberikan
form tersebut kepada bagian PC Logistik.
7. PC Logistik menerima form. Selesai.
3.2.5. Kendala dan Cara Mengatasi dalam Administrasi Pengadaan Barang
Dalam Pelaksanaan Administrasi Pengadaan Barang di PT.Lima Inti
Sinergi beberapa kendala seperti :
1. Lambatnya proses pegiriman sparepart BTS dari vendor karena proses
Pengirman dari produknya yang membutuhkan waktu lama .
2. Lambatnya Proses perapian sparepart ke warehouse atau gudang Logistik
karena tempatnya yang kurang besar.
Untuk Mengatasi Kendala dalam pelaksanaan administrasi pengadaan barang
di PT.Lima Inti Sinergi dengan cara sebagai berikut :
1. Untuk mengatasi kendala lambatnya proses pengiriman sparepart BTS dari
vendor karena proses pengiriman dari produknya yang membutuhkan waktu
lama maka dari PT. Lima Inti Sinergi melakukan proses monitoring terhadap
pihak Delivery atau Cargo karena biasanya dari pihak Cargo ada
Keterlambatan.
2. Untuk Mengatasi lambatnya proses perapihan sparepart ke warehouse atau
gudang logistik karena tempatnya kurang besar maka dari PT.Lima Inti
Sinergi perlu melakukan perluasan.