bab iii pembahasan 3.1. tinjauan instansi 3.1.1. sejarah ... · kembali kartu iuran infaq pada...
TRANSCRIPT
28
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Instansi
3.1.1. Sejarah Instansi
Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid didirikan pada tahun 2010. MI
Raudhatuttauhid berada di Sukawening Rt/Rw.017/006, Cibening Bungursari ,
Purwakarta. Sekolah dasar ini telah terakreditasi “B” dengan nilai “82”. Madrasah
Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid ini telah mendapatkan SK ijin operasional:
Kd.10.14/V/PP.00.4/1127/2012. Awalnya Madrasah Ibtidaiyah (MI)
Raudhatuttauhid hanya memiliki 9 orang siswa seiring dengan berjalannya waktu
jumlah siswa terus bertambah sampai saat ini Madrasah Ibtidaiyah (MI)
Raudhatuttauhid memiliki 262 siswa, kelas satu sampai kelas empat masing-masing
terdiri dari dua kelas sedangkan kelas lima dan kelas enam terdiri dari satu kelas
dengan banyaknya jumlah guru 14 orang.
1. Visi
“MENCIPTAKAN GENERASI MUDA YANG BER-IMTAQ DAN BER-
IMTEK”.
2. Misi
a. Menenamkan keyakinan terhadap kebesaran Allah SWT.
b. Meningkatkan kesadaran peserta didik sebagai makhluk sosial dalam tatanan
kemasyarakatan dan aktif.
29
c. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan melalui pengalaman
langsung sesuai dengan minat dan bakat peserta didik.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisasi Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid
Sumber : Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid
Gambar III.1
Struktur Organisasi MI Raudhatuttauhid
Wali Kelas
Lisna.R S.Pd
Wali Kelas
Tuti.P S.Pd
Wali Kelas
Lisnawati
S.Pd
Wali Kelas
Irda.F S.Pd
Penjaga
Ujang. R
Siswa
Kepala Sekolah
Siti Syaripah.S.Pd
Guru Kelas
I
Tuti.S S.Pd
Dewan/Komite
Drs. E. Tohari,
M.Ag
Tata Usaha
Eva Siti.W S.Pd
Guru Kelas II
Sugihartini
S.Pd
Guru Kelas
III
Arum. S
S.Pd
Guru Kelas
V
Lina.M S.Pd
Guru Kelas
VI
Haris.K S.Pd
Unit
Perpustakaan
Wahyudin S.Pd
Guru Kelas
IV
Nita.N S.Pd
Bendahara
Arum. S S.Pd
Sekretaris
Shopi.S S.Pd
30
2. Fungsi dan Tugas
Adapun fungsi dan tugas dari struktur organisasi Madrasah Ibtidaiyah (MI)
Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:
a. Kepala Sekolah
Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan madrasah, baik
kedalam maupun keluar, yaitu:
1) Penyelenggaraan program kerja madrasah, meliputi penyusunan program
kerja madrasah, pengawasan proses belajar mengajar, pelaksanaan dan
penilaian hasil belajar.
2) Pelaksanaan bimbingan dan penilaian bagi guru serta tenaga kependidikan
lainnya.
3) Penyelenggaraan administrasi madrasah meliputi administrasi ketenagaan,
keuangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum.
4) Pelaksanaan hubungan madrasah dengan lingkungan dan atau masyarakat.
b. Dewan/Komite
Dewan/komite memiliki tugas sebagai berikut:
1) Pemberi pertimbangan dalam penentuan dan pelaksanaan kebijakan
disekolah.
2) Pendukung, baik yang berwujud finansial, pemikiran, maupun tenaga dalam
penyelenggaraan pendidikan disuatu sekolah.
3) Mengontrol penyelenggaraan pendidikan disuatu sekolah, mediator antara
pemerintah dengan masyarakat di suatu sekolah.
c. Unit Perpustakaan
Unit Perpustakaan madrasah membantu kepala madrasah dalam kegiatan-
kegiatan sebagai berikut:
31
1) Perencanaan pengadaan buku-buku/bahan pustaka.
2) Pengurusan pelayanan perpustakaan.
3) Perencanaan pengembangan perpustakaan.
4) Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku.
5) Melakukan layanan bagi siswa, guru, dan tenaga kependidikan lainnya serta
masyarakat.
6) Penyimpanan buku-buku perpustakaan.
7) Penyusunan tata tertib perpustakaan.
d. Bendahara
Bendahara bertugas mengelola kegiatan keuangan dan bertanggung jawab
kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan berikut:
1) Bertanggung jawab keluar-masuknya uang.
2) Mengelola administrasi siswa.
3) Mengatur pencatatan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran keuangan,
surat-surat berharga, bukti kas yang berhubungan dengan kegiatan sekoah.
e. Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan
berikut:
1) Mengelola dan mengarsipkan surat masuk dan keluar.
2) Menyusun dan mengklasifikasikan data administrasi sekolah.
3) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan operasional harian
sekolah.
32
f. Tata Usaha
Tata Usaha Madrasah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan madrasah
dan bertanggung jawab kepada kepala madrasah dalam kegiatan sebagai berikut:
1) Penyusunan program kerja tata usaha madrasah.
2) Mengelola administrasi madrasah.
3) Penyusunan dan pelaksanaan administrasi/sarana prasarana madrasah.
4) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan secara
berkala.
g. Guru Kelas
Guru kelas bertanggung jawab atas siswa yang ada di kelas, yaitu:
1) Melaksanakan kegiatan pengajaran kepada siswa.
2) Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar mengisi daftar nilai siswa
serta absen.
h. Wali Kelas
Wali Kelas membantu Kepala Madrasah dalam kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
1) Mengelola kelas.
2) Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: daftar pelajaran, daftar piket,
buku absensi siswa, buku pembelajaran/buku kelas, dan tata tertib siswa.
3) Pengisian daftar kumpulan nilai siswa.
4) Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.
5) Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar.
i. Siswa
Seorang siswa memiliki tugas sebagai berikut:
1) Memahami dan mempelajari materi yang diajarkan.
33
2) Mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh guru.
3) Taat pada peraturan sekolah.
4) Menjaga nama baik sekolah.
j. Penjaga
Penjaga sekolah memiliki tanggung jawab terhadap madrasah, yaitu:
1) Melaksanakan tugas pengamanan madrasah.
2) Memelihara dan manjaga barang-barang milik sekolah
3) Mengatasi hal-hal yang mengganggu keamanan dan ketertiban
4) Menjaga ketenangan dan keamanan kompleks sekolah siang dan malam
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Tahapan atau suatu prosedur yang dilakukan dalam suatu aktifitas atau
kegiatan secara sistematis disebut dengan prosedur sistem. Berdasarkan ruang
lingkup yang penulis bahas, maka prosedur administrasi pada Madrasah Ibtidaiyah
(MI) Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:
1. Prosedur pembayaran infaq
Siswa membayar infaq dengan menyerahkan uang beserta kartu iuran infaq
kepada bendahara, kemudian bendahara menerima uang dan kartu iuran infaq
tersebut setelah itu bendahara menandatangani dan memberikan tanggal
pembayaran pada kartu iuran infaq tersebut, lalu bendahara memberikan
kembali kartu iuran infaq pada siswa tersebut lalu mencatat transaksi
pembayaran infaq pada buku laporan infaq.
34
2. Prosedur pembayaran tabungan
Siswa menyerahkan uang beserta buku tabungan kepada bendahara,
kemudian bendahara menerima uang dan buku tabungan tersebut lalu
mencatat jumlah uang beserta tanggal penyerahan uang pada buku tabungan
tersebut. Setelah itu, bendahara menyerahkan kembali buku tabungan pada
siswa tersebut dan mencatatnya pada buku laporan tabungan.
3. Prosedur pengambilan tabungan
Siswa memberikan buku tabungan kepada bendahara sebagai salah satu
syarat pengambilan tabungan, kemudian bendahara menerima buku tabungan
tersebut lalu bendahara menanyakan pada siswa tersebut jumlah uang yang
ingin diambil. Siswa menyebutkan nominal uang yang akan diambil, setelah
itu bendahara mencatat pengambilan tabungan tersebut pada buku tabungan
siswa setelah itu bendahara memberikan uang beserta buku tabungan pada
siswa tersebut lalu menuliskan kembali pada buku laporan sebagai bukti
pengambilan tabungan.
4. Prosedur pembelian baju seragam sekolah
Siswa menyebutkan jenis baju dan ukuran baju yang akan dibeli setelah itu
bendahara mencari jenis baju dan ukuran yang diinginkan siswa, lalu
bendahara mencatatnya pada sebuah kwitansi dan memberikan baju dan
kwitansi pada siswa tersebut kemudian siswa menerimanya dan memberikan
uangnya pada bendahara setelah bendahara menerima uang lalu mencatat
kembali pembelian baju seragam tersebut dibuku laporan.
5. Prosedur pembuatan laporan
Bendahara membuat laporan secara keseluruhan seperti laporan pembayaran
infaq laporan tabungan siswa, laporan pengambilan tabungan siswa pada
35
setiap kelasnya serta laporan pembelian baju seragam untuk diserahkan
kepada kepala sekolah. Kemudian kepala sekolah melakukan pengecekan dan
konfirmasi untuk pengesahan laporan bulanan.
3.3. Activity Diagram
1. Prosedur pembayaran infaq
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Pembayaran Infaq
38
4. Prosedur pembelian baju seragam sekolah
Gambar III.5
Activity Diagram Prosedur Pembelian Baju Seragam Sekolah
40
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem yang berjalan memerlukan data atau input sebagai bahan
masukan untuk proses, yang mana nantinya akan menghasilkan suatu bentuk
keluaran. Adapun spesifikasi sistem pembayaran infaq, pembayaran tabungan,
pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah pada MI Raudhatuttauhid
sebagai berikut:
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan
diolah dalam proses agar mendapatkan keluaran yang di inginkan. Adapaun
dokumen masukan yang digunakan pada sistem pembayaran infaq, pembayaran
tabungan, pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah MI
Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Data pembelian baju seragam sekolah
Fungsi : Sebagai informasi pembelian baju seragam sekolah
Sumber : Bendahara
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan murid baru
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Data siswa
Fungsi : Sebagai data siswa perkelas
Sumber : Wali kelas
Tujuan : Bendahara
41
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pergantian tahun ajaran
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Buku tabungan siswa
Fungsi : Sebagai syarat pembayaran dan pengambilan
tabungan
Sumber : Siswa
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pembayaran dan pengambilan tabungan
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk hasil dari proses pengolahan yang
terjadi pada suatu sistem melalui dokumen ini maka akan dihasilkan bentuk
laporan. Adapun spesifikasi sistem pembayaran infaq, pembayaran tabungan,
pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah pada MI Raudhatuttauhid
sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Kartu Infaq
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran infaq
Sumber : Bendahara
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
42
Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran infaq
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan daftar pembayaran infaq
Fungsi : Sebagai data transaksi pembayaran infaq siswa
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pergantian bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Laporan daftar tabungan siswa
Fungsi : Sebagai data Transaksi penyetoran tabungan siswa
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pergantian bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Laporan daftar pengambilan tabungan siswa
Fungsi : Sebagai data transaksi pengambilan tabungan siswa
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pergantian bulan
43
Bentuk : Lihat Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Kwitansi pembelian baju seragam sekolah
Fungsi : Sebagai bukti pembelian baju seragam sekolah
Sumber : Bendahara
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Jumlah : 2 rangkap
Frekuensi : Setiap pembelian baju seragam sekolah
Bentuk : Lihat Lampiran B.5
6. Nama Dokumen : Laporan pembelian baju seragam sekolah
Fungsi : Sebagai data pembelian baju seragam sekolah
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pergantian bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B.6
3.5. Permasalahan
Sistem pengolahan data administrasi pada Madrasah Ibtidaiyah (MI)
Raudhatuttauhid saat ini masih konvensional menggunakan buku dan kertas,
sehingga masih banyak masalah yang terdapat dalam sistem pengolahan data
administrasi, diantaranya:
1. Proses pencatatan pembayaran infaq, pembayaran tabungan, pengambilan
tabungan, serta pembelian baju seragam yang masih konvensional menggunakan
44
kertas dan buku, sehingga menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan
berbagi data dan ketidaksamaan data.
2. Penyajian laporan yang memerlukan ketelitian yang memakan waktu cukup lama
karena masih menggunakan buku.
3. Adanya keterlambatan penyampaian informasi dan penyampaian bukti-bukti atau
data-data yang tidak terorganisir dengan baik karena disimpan dengan bentuk
berkas yang tentunya dapat rusak, bahkan hilang dan memakan tempat karena
setiap tahun data-data siswa terus bertambah.
4. Memerlukan waktu yang lama apabila ingin mencari data-data administrasi yang
sudah lama.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan dari analisa masalah diatas, maka penulis mencoba memberikan
solusi pada masalah yang ada di Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid dalam
mengolah data administrasi yaitu:
1. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini diharapkan dapat
membantu bendahara dalam proses pencatatan pembayaran infaq, pembayaran
tabungan, pengambilan tabungan serta pembelian baju seragam.
2. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini diharapkan dapat
memudahkan bendahara dalam pembuatan laporan sehingga tidak memerlukan
banyak waktu dalam proses pembuatan laporan.
3. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini diharapkan dapat
membantu bandahara dalam penyimpanan data-data administrasi yang telah
dilakukan oleh siswa.
45
4. .Dengan dibuatnya sistem administrasi ini diharapkan dapat memudahkan
bendahara dalam pemcarian data-data yang baru ataupun sudah lama.
5. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini siswa tidak perlu
membawa buku tabungan ataupun kartu infaq saat melakukan transaksi
pembayaran tabungan ataupun pembayaran infaq.