bab ibdiyogyakarta.kemenperin.go.id/dip/1. informasi berkala/5... · web viewppid merupakan pejabat...
TRANSCRIPT
BAB IPENGANTAR
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD
1945) Pasal 28 F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk
berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi
dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh,
memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan
menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.
Sesuai dengan Pasal 13 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), menyebutkan bahwa untuk
mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik
menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), membuat
dan mengembangkan sistem penyediaan pelayanan informasi secara cepat,
mudah, dan wajar sesuai petunjuk teknis standar layanan Informasi Publik
yang berlaku secara nasional.
1. Maksud
Pedoman pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan
Balai Diklat Industri Yogyakarta dimaksudkan sebagai acuan dalam
penyediaan, pengumpulan, pendokumentasian dan pelayanan, serta
penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.
1 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
2. Tujuan
a. Masing-masing seksi mampu menyediakan, mengumpulkan,
mendokumentasikan dan menyampaikan informasi tentang kegiatan
dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan;
b. Setiap seksi mampu menyediakan, mengumpulkan,
mendokumentasikan dan menyampaikan bahan dan produk
informasi secara cepat dan tepat waktu;
c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan
pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu dengan biaya
ringan dan cara sederhana.
3. Dasar Penyusunan
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ini disusun
berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya.
2 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI
Dalam rangka pelayanan informasi publik ditetapkan struktur dan tata kerja
organisasi pelayanan informasi :
1. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi terdiri dari :
a. Kasubag Tata Usaha Sebagai Ketua
b. Kepala Seksi Penyelenggara Diklat sebagai anggota
c. Kepala Seksi Pengembangan Diklat sebagai anggota
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi mempunyai tugas :
a. Membahas dan mengusulkan jenis informasi yang dikecualikan untuk
selanjutnya di tetapkan dengan keputusan Menteri.
b. Membahas, menyelesaikan, dan memutuskan sengketa informasi.
c. Menyelesaikan hal-hal yang belum diatur di dalam pedoman ini.
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi menyelenggarakan fungsi :
a. Pengambilan keputusan terhadap sengketa informasi
3 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
b. Penyelesaian masalah dan hal-hal yang belum diatur di dalam
pedoman ini
2. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)
2.1 Kriteria PPID
a. PPID merupakan pejabat struktural yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan dan pelayanan informasi
publik di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta;
b. PPID harus memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen,
pengolahan data, pelayanan informasi, dan kehumasan.
2.2 PPID mempunyai tugas :
Tugas dan Tanggung Jawab PPID berdasarkan Peraturan Pemerintah
Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 14 adalah :
a. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan
informasi;
b. Pelayanan Informasi Publik sesuai dengan aturan yang berlaku;
c. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
d. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;
e. Pengujian konsekuensi;
f. Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya;
4 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
g. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis jangka
waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat di akses;
dan
h. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil
untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.
PPID dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan, antara lain peraturan
perundangundangan mengenai kepegawaian.
Berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010
tentang Standar Layanan Informasi Publik, PPID bertanggung jawab
mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh
informasi Publik yang berada di Badan Publik antara lain:
1. mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara
fisik dari setiap unit/satuan kerja meliputi :
a. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
c. Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
2. mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh
setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan
dan pemutahiran Daftar Informasi Publik setelah di mutakhirkan oleh
5 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
Pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurangkurangnya 1
(satu) kali dalam sebulan;
3. mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik
melalui pengumuman (media yang menjangkau seluruh pemangku
kepentingan) dan/atau permohonan.
4. Merencanakan dan mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi,
dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan
informasi di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta. Dalam
melaksanakan tugasnya PPID dibantu oleh pejabat fungsional
2.3 Kedudukan dan Penunjukan PPID
a. PPID berkedudukan di Balai Diklat Industri Yogyakarta;
b. Penunjukan PPID dan struktur organisasinya ditetapkan melalui Surat
Keputusan Kepala Balai Diklat Industri Yogyakarta.
2.4 TATA KERJA PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
2.4.1 Bagan organisasi Pelayanan Informasi dan Dokumentasi :
6 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
Atasan PPIDKepala BDI Yogyakarta
Kasubag Tata Usaha
2.4.2 Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi meliputi empat fungsi :
a. Pengelolaan Informasi
Urusan pengelolaan informasi dilaksanakan oleh Pusat Data.
b. Dokumentasi dan Arsip
Urusan dokumentasi dan arsip dilaksanakan oleh pejabat fungsional
arsiparis.
c. Layanan
Urusan layanan informasi publik dilaksanakan oleh staf pelayanan
publik
d. Sengketa
Untuk urusan advokasi pengaduan dan penyelesaian sengketa
informasi publik dilaksanakan oleh Atasan PPID
7 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
Pengelolaan Informasi
Pelayanan Informasi
Pendokumentasian
PPID PUSAT
Uji Konsekuensi
BAB III
MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN,
DAN PELAYANAN INFORMASI
1. PENGUMPULAN INFORMASI
Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat
penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal
yang harus diperhatikan oleh setiap seksi di lingkungan Balai Diklat
Industri Yogyakarta adalah :
1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan
yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan
kerja.
2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan
relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja; 8 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip,
baik arsip statis maupun dinamis;
4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat
yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan
arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan
kerja bersangkutan.
5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan
sebagai berikut:
a. Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;
b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;
c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
1.1 Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi
Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi
yang berada disetiap satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri
Yogyakarta, divisualkan dalam bagan sebagai berikut:
Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan
tersebut diatas, menunjukkan bahwa :
9 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
a. Setiap informasi di setiap seksi merupakan tanggung jawab
kepala seksi;
b. Setiap informasi publik di setiap seksi di sampaikan kepada
bagian Pengolah Data PPID.
c. Setiap informasi yang diterima oleh Pengolah Data diolah dan
disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang
dilakukan oleh PPID
2. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Dalam proses pengklasifikasian, informasi di bagi menjadi dua
kelompok yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang
dikecualikan.
1. Mengelompokkan informasi yang bersifat publik
Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan
subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan
kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokan informasi yang
bersifat publik meliputi:
a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan
secara berkala meliputi:
10 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
1) Informasi yang berkaitan dengan Balai Diklat Industri
Yogyakarta;
2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Balai Diklat
Industri Yogyakarta;
3) Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan
perundangundangan;
5) Informasi yang lebih detail atas permintaan
pemohon.
Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 di atas
dilakukan oleh masing-masing seksi.
b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta,
yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang
banyak dan ketertiban umum
c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di Balai Diklat
Industri Yogyakarta meliputi :
1. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah
penguasaannya, tidak termasuk informasi yang
dikecualikan;
11 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
2. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen
pendukungnya;
2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan
Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 14
Tahun 2008 Pasal 17 dan Pasal 18;
b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam
mengelompokan informasi yang dikecualikan:
1. Ketat, artinya untuk mengategorikan
informasi yang dikecualikan harus benar-
benar mengacu pada metode yang valid dan
mengedepankan obyektivitas;
2. Terbatas, artinya informasi yang
dikecualikan harus terbatas pada informasi
tertentu untuk menghindari penafsiran yang
subyektif dan kesewenangan;
3. Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi
yang secara mutlak dikecualikan ketika
kepentingan publik yang lebih besar
menghendakinya.
12 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi
bahaya (consequential harm test) yang mendasari
penentuan suatu informasi harus dirahasiakan
apabila informasi tersebut dibuka;
d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka
atau ditutup secara obyektif, maka metode di atas
dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing
public interest test) yang mendasari penentuan
informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan
publik;
e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai
pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi
dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan
pertahanan keamanan.
f. Penetapan sebagaimana tersebut diatas dilakukan
melalui rapat pimpinan.
3. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan
informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau
diterima oleh satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri
Yogyakarta guna membantu PPID dalam melayani permintaan
informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi :
13 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
a. Deskripsi informasi setiap satuan kerja membuat ringkasan
untuk masing-masing jenis informasi.
b. Memverifikasi informasi setiap informasi diverifikasi sesuai
dengan jenis kegiatannya.
c. Otentikasi informasi dilakukan untuk menjamin keaslian
informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.
d. Pemberian kode informasi dilakukan untuk mempermudah
pencarian informasi yang dibutuhkan.
e. Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar
dokumentasi dan informasi lebih sistematis
4. PELAYANAN INFORMASI
1. Pemohon Informasi datang ke Desk layanan informasi,
mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan
fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi;
14 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
2. Petugas memberikan tanda bukti permintaan Informasi
Publik berupa nomor pendaftaran pada saat permintaan
diterima, dan telah ditandatangani oleh petugas;
3. Petugas memproses permintaan pemohon Informasi Publik
sesuai dengan formulir permintaan Informasi Publik yang
telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik;
4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta
oleh pemohon/ pengguna informasi. Petugas memberikan
Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada pengguna
informasi publik dan pengguna menandatanganinya;
5. Jika informasi yang diminta masuk ke dalam kategori
dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku
Gambar Mekanisme Pemohon Informasi :
15 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
4.1 Cara Memperoleh Informasi
16 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
Pemohon Informasi
Pencatatan: Nama, alamat, informasi yang
diminta, dll
Tanda Bukti Penerimaan Permintaan Informasi
Proses Jawaban
DiterimaDitolak
Selesai
a. Melalui website atau email; Dapat men-download informasi
publik yang tersedia pada website (www.
bdiyogyakarta.kemenperin.go.id), yang sebelumnya mengisi
formulir yang telah tersedia; atau melalui email dengan
alamat: [email protected]
b. Melalui telepon/fax; Dapat menghubungi telepon Desk
Layanan Informasi di nomor (0274) 373912 Fax (0274)376048
c. Melalui Jasa Pos; Mengirimkan surat melalui jasa pos yang
ditujukan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi, dengan alamat Jalan Gedongkuning 140
Kotagede Yogyakarta
d. Langsung; Datang langsung ke Desk Layanan Informasi,
dengan alamat Kantor Balai Diklat Industri Yogyakarta dengan
alamat Jalan Gedongkuning 140 Kotagede Yogyakarta
4.2 Operasional Pelayanan Informasi Publik
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/
pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
melalui Desk Layanan informasi Publik melakukan layanan langsung dan
layanan melalui media yang meliputi telepon/fax; email; website dan
melalui jasa pos.
17 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
4.3 Pelaksanaan Pelayanan Informasi
Untuk pelaksanaan operasional pelayanan informasi publik,Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan Desk Layanan
Informasi Publik dan Desk Layanan Penyediaan Akses Internet. Setiap
harinya PPID menugaskan 1 (satu) orang petugas pelayanan, dengan
tugas sebagai berikut :
a. Menerima permintaan langsung dan melalui media dari masyarakat
b. Melakukan registrasi bagi pengguna/pengakses yang akan
menggunakan internet
c. Mempersiapkan peralatan yang akan dipergunakan, menyiapkan
materi yang akan digandakan/direkam serta sebagai penghubung
satuan kerja terkait dengan informasi yang diminta oleh
pemohon/pengguna informasi publik.
4.4 Biaya/tarif
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi
publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk
penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik
dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan
Publik (PPID) setempat atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk
untuk perekaman data dan informasinya.
18 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
BAB IV
PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis
kepada atasan PPID BDI Yogyakarta (Kepala BDI Yogyakarta) berdasarkan
alasan dengan tahapan sebagai berikut:
Tahap 1
Langkah 1. Keberatan diajukan kepada atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta)
dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja dengan
mengemukakan alasan
Langkah 2. Atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta) harus memberikan
tanggapan atas pengajuan keberatan tersebut paling lambat 30 (tiga puluh)
hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis.
Apabila atasan PPID menguatkan putusan yang ditetapkan bawahannya maka
alasan tertulis disertakan bersama tanggapan tersebut
- Jika pengaju keberatan puas atas putusan Atasan PPID, maka sengketa
keberatan selesai.
- Jika pengaju keberatan Informasi Publik tidak puas atas tanggapan Atasan
19 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
PPID, maka penyelesaian sengketa Informasi Publik dapat diajukan kepada
Komisi Informasi Pusat.
Tahap 2
Penyelesaian Sengketa Informasi Publik kepada Komisi Informasi Pusat
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Langkah 1
Pengajuan Sengketa Informasi Publik ke Komisi Informasi diajukan dalam
waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari
Atasan PPID yang tidak memuaskan Pemohon Informasi Publik
Jika pada tahap mediasi dihasilkan kesepakatan, maka hasil kesepakatan
mediasi tersebut ditetapkan oleh Putusan Komisi Informasi –
Langkah 2
Apabila upaya mediasi dinyatakan tidak berhasil secara tertulis oleh salah
satu pihak atau para pihak yang bersengketa menarik diri dari perundingan,
maka Komisi Informasi melanjutkan proses penyelesaian sengketa melalui
ajudikasi
Apabila salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis
menyatakan tidak menerima putusan ajudikasi dari Komisi Informasi paling
lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut,
20 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
maka dapat mengajukan gugatan melalui pengadilan
Jika Pemohon Informasi puas atas keputusan Ajudikasi Komisi Informasi,
sengketa selesai.
Tahap 3
Penyelesaian sengketa Informasi Publik melalui pengadilan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Tata Usaha Negara apabila
yang digugat adalah Badan Publik Negara
Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Negeri apabila yang digugat
adalah Badan Publik selain Badan Publik Negara
Penggugat menerima putusan pengadilan
Pengajuan gugatan oleh salah satu atau para pihak yang bersengketa secara
tertulis menyatakan tidak menerima putusan Ajudikasi dari Komisi Informasi
Pusat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan
tersebut
Jika tidak menerima putusan pengadilan, penggugat mengajukan Kasasi
kepada Mahkamah Agung.
21 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
Pengajuan Kasasi dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak
diterimanya putusan Pengadilan Tata Usaha Negara
Jika pengaju sengketa puas atas putusan pengadilan, sengketa selesai
BAB V
PELAPORAN
Setiap tahun PPID wajib melaksanakan ketentuan Pasal 12 UU KIP yaitu
melaporkan:
a. jumlah permintaan informasi yang diterima;
b. waktu yang diperlukan Balai Diklat Industri Yogyakartadalam
memenuhi setiap permintaan informasi;
b. jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan/atau
alasan penolakan permintaan informasi.
22 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
BAB VI
PENUTUP
Pedoman ini terbuka untuk disempurnakan dan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan.
23 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014