BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Proses Administrasi Quality Control

Proses administrasi quality control berupa laporan inplant quality

performance setiap bulannya pada bagian quality control dibuat

rutin agar dapat mengetahui perkembangan kualitas naik dan

turunnya total NG (no good) pada departemen produksi terkait.

Guna tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh pihak

manajemen. Laporan yang dibuat setiap bulannya oleh administrasi

quality control adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu kejadian

atau kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu mengenai

tanggung jawab yang ditugaskan. Fakta yang disajikan merupakan

bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan

berdasarkan keadaan yang terjadi dilapangan quality control area

final inspection dan bagian produksi terkait guna membahas

masalah kualitas pada suatu barang, untuk memenuhi standar

pengiriman pada customer.

Barang / part yang dihasilkan dari setiap departemen yaitu seperti

pada bagian Die Casting yaitu pencetakan barang, hingga menjadi

barang yang siap untuk diproses selanjutnya, kemudian dilakukan

kembali pada proses post casting dimana disini dilakukan proses

buffing (penghalusan) dan burrytory, proses machining yaitu

dilakukan proses dimensi seperti menggunakan mesin untuk proses

(drilling, diameter dan lain-lain). Kemudian dilakukan proses

painting pengecatan dan barrel. Dan selanjutnya assembling

proses finishing perakitan dari flow proses produksi hingga menjadi

barang jadi, dan siap untuk dilakukan pengecekan pada bagian

quality control yaitu area final inspection.

25

Gambar 4.1

Berikut flow chart data adminsitrasi quality control sebulum

dilakukan pembuatan laporan bulanan. Sumber PT. Auto Cipta

Casting

Admin Semua Produksi

Serahkan Laporan

Kelola data

Hasil laporan

Presentasi

Periksa

Distribusi data semua

produksi

ya

Tidak

Dibuat Ulang

Admn Qc

Keloloa Laporan

Final Inspection

26

4.1.1 Proses Administrasi Quality Control Area Final

Inspection

Proses pengambilan data pada bagian Quality control area

final inspection. Oleh administrasi quality control data

diambil dari laporan pengecekan harian yang telah tersedia,

form pengecekan laporan harian, di dalam form tersebut

terdapat beberapa bagian seperti nama part, item part, kode

part, dan bulan pengecekan pada laporan tersebut. Setelah

itu data di input setiap harinya sesuai tanggal, bulan, dan

beberapa item dan nama-nama part.

Dari laporan tersebut oleh admin quality di input sesuai jenis

barang dan nama supplier, setelah dilakukan penginputan

data dari tanggal 1-31 Januari 2015 dan 1-28 Februari 2015

sebagai perbandingan, kemudian total OK yaitu barang hasil

pengecekan yang memang memenuhi standar dalam

pengecekan. Total NG yaitu barang yang dihasilkan tidak

memenuhi standar pengecekan yang telah ditentukan pada

IK (intruksi kerja yang tersedia). Presentase NG / reject

diperoleh dari, total NG/total quantity*100%= hasil

presentase.

Dalam proses adminstrasi quality control, dalam membuat

laporan tersebut tentunya data dipisah terlebih dahulu

sebelum dijumlahkan dengan hasil laporan bagian

departemen produksi terkait. Berdasarkan nama-nama part

kemudian data tersebut di inp ut.

27

Gambar

Laporan inplant quality performance bulan Januari 2015

Gambar

Laporan inplant quality performance bulan Februari 2015

28

Gambar

Contoh Laporan Input Final Inspection

29

4.1.2 Proses Administrasi Quality Control Semua Produksi

Setelah itu proses selanjutnya dalam membuat laporan inplant

quality performance, admin quality control meminta data tersebut

kepada masing-masing admin produksi terkait seperti bagian die

casting, post casting, machining, painting, dan assembling. Data

yang diperoleh kemudian digabungkan, oleh admin die casting data

tersebut telah direkap dan di input oleh admin quality digabungkan

sehingga dapat diperoleh total produksi, total OK, total NG dan

ditemukan presentase NG terbesar, dengan jenis NG dan nama

part yang terjadi NG pada departemen terkait pada periode 1-31

Januari 2015 dan 1-28 Februari 2015. Berikut laporan-laporan oleh

departemen produksi sebagai berikut :

1. Bagian die casting (proses pencetakan), oleh admin die casting

data tersebut di input mulai dari hasil laporan harian, total

produksi, total OK, total NG dan ditemukan presentase NG.

admin quality control menginput laporan berdasarkan nama

part, sesuai customer seperti khusus part-part untuk part PT.

AHM, PT. YIMM, dan others. Untuk bagian die casting terdapat

NG, dan jenis-jenis NG tersebut adalah pada part yang telah

dicetak mengalami flowline, keropos, under cut, gompal, retak,

bolong dan lain-lain. Jenis NG tersebut sering ditemukan dalam

pemilihan jenis NG pada saat laporan yang dibuat dalam bentuk

grafik batang dan grafik pie.

2. Bagian post casting (penghalusan), oleh admin post casting

data tersebut di input mulai dari hasil laporan harian, total

produksi total OK, total NG dan ditemukan presentase NG.

admin tersebut mengumpulkan data kepada admin quality

control dengan menyerahkan hasil total produksi dan total NG

dan jenis-jenis NG pada part yang terdapat pada bagian post

30

casting, kemudian admin quality control memilih jenis NG yang

paling tinggi. Adapun jenis-jenis NG yang terdapat pada bagian

melalui proses penghalusan ini pada part yang dihasilkan

adalah kasar, gelombang, dekok, handling, burry, jenis NG

tersebut sering ditemukan pada saat pemilihan jenis NG empat

terbesar pada saat laporan dibuat oleh admin quality control

berupa grafik batang dan grafik pie.

3. Bagian machining (proses dimensi), oleh admin tersebut data di

input dari hasil laporan harian, total produksi, total OK, total NG

dan presentase NG. admin tersebut mengumpulkan data

kepada admin quality control kemudian data tersebut

digabungkan dan mencari jenis NG yang paling tinggi, adapun

jenis NG yang terdapat pada bagian machining yaitu NG drill

seret, NG blong, NG proses, NG tap, NG dimensi, NG diameter

dan lain-lain. NG tersebut disebabkan oleh proses

menggunakan mesin.

4. Bagian Panting (pengecatan), oleh admin painting data tersebut

di input mulai dari hasil laporan harian, total produksi, total OK,

total NG dan presentase NG. admin tersebut mengumpulkan

data kepada admin quality control kemudian data tersebut

digabungkan dan mencari jenis NG yang paling tinggi, adapun

jenis NG yang terdapat pada bagian painting yaitu, bintik,

beruntus, painting tipis, gores, serat, dan lain-lain. NG tersebut

sering ditemukan pada saat pemilihan jenis NG empat terbesar

yang dibuat oleh admin quality control berupa grafik batang dan

grafik pie.

5. Bagian Assembling (proses finishing / perakitan), seperti

departemen produksi lainnya, admin tersebut memberikan data

tersebut kepada admin quality control untuk digabungkan

sehingga dapat diperoleh total produksi, total OK, total NG, dan

presentase NG. untuk bagian assembling jarang ditemukan NG

31

karena sebelum proses finishing / perakitan part tersebut dicek

terlebih dahulu oleh quality assembling, jika ditemukan part NG

maka langsung dipisahkan agar tidak tercampur dan part

tersebut langsung di repair jika masih bisa digunakan kembali

untuk proses selanjutnya.

4.1.3 Proses Administrasi Quality Control (Flow Chart)

1. Seluruh admin produski Semua Produksi yaitu (die casting,

post casting, machining, painting, dan assembling)

menyerahkan data laporan yang sudah dibuat dan direkap

sesuai departemen masing-masing dan menyerahkan jenis NG

dan total produksi selama satu bulan kepada admin quality

control untuk dijumlahkan.

2. Admin quality control Kelola data yang dikumpulkan, data yang

telah dikumpulkan digabungkan, data dijumlahkan dan

dibuatkan NG terbesar setiap bulannya sehingga hasil

presentase akan terlihat.

3. Membuat rekapan data yang telah dikelola sehingga menjadi

sebuah laporan yang diinput menggunakan Microsoft Excell,

dan setelah hasil laporan inplant quality performance sudah

jadi, admin quality control membuat laporan tersebut berbentuk

presentasi yang dibuat dengan grafik batang dan dikemas

menggunakan Miocrosoft Power Point. Batas waktu pembuatan

laporan tersebut setiap tanggal 10 tiap bulannya.

4. Sebelum diperiksa pimpinan kerja dilakukan cek kelengkapan

data, bila sudah lengkap maka data yang dibuat lalu di print

out, kemudian di tandatangani oleh pimpinan kerja, dan setelah

itu laporan tersebut dibagikan oleh departemen produksi

seperti die casting, post casting, machining, panting dan

32

assembling, untuk dianalisa oleh section head departemen

terkait untuk diadakan analisa perbaikan masalah terkait trend

NG pada periode 1-31 Januari 2015 dan laporan periode 1-28

Februari 2015. Setelah itu hasil laporan bulanan yang telah

dibuat oleh admin quality control, diserahkan kepada admin

ISO untuk dilaporkan dan disimpan sebagai laporan performa

departemen quality control. Laporan yang sudah jadi tersebut

diserahkan kepada Admin ISO berupa subcopy yang di copy

melalui flash disk.

5. Distribusi data rekapan kesemua seksi produksi terkait,

kemudian data asli di file oleh Admin quality control. Sebagai

arsip untuk laporan yang telah dibuat agar memudahkan dalam

pencarian data inplant quality performance yang telah dibuat.

Dan dibuatkan folder atau lemari khusus laporan hard copy

sebagai tempat penyimpanan yang paling aman dan

memudahkan dalam pencarian. Karena suatu saat akan

dibutuhkan untuk melihat kembali data-data yang telah dibuat

tahun yang lalu.

4.2 Kendala-Kendala Dalam Proses Administrasi Quality Control

Dalam Pembuatan Laporan Inplant Quality Performance

Setelah mempelajari dan menganalisa proses administrasi quality

control dalam pembuatan laporan inplant quality performance pada

PT. Auto Cipta Casting Tangerang, maka dapat disimpulkan bahwa

permasalahan yang ada pada proses administrasi quality control

dalam pembuatan laporan inplant quality performance adalah

sebagai berikut :

33

1. Fasilitas yang kurang memadai dalam menginput data laporan

terkadang menjadi hambatan yang berarti seperti, keadaan

komputer yang sudah lama, mesin print out, tinta printer yang

sudah habis, terbatasnya kertas hvs, koneksi internet dan wifi ,

hal tersebut tentunya menjadi menghabat proses bekerja admin

quality control sebab pekerjaan yang paling penting terdapat

dikomputer tersebut, proses perbaikan komputer terkadang

membuat pekerjaan menjadi menumpuk, karena perbaikan

belum maksimal.

2. Laporan yang diberikan oleh admin bagian produksi terkait

kepada admin quality control terkadang masih harus diperiksa

kembali oleh atasan masing-masing terkait banyak NG yang

masih bisa di repair khususnya bagian post casting dan

machining, agar jumlah NG dapat berkurang. Setelah laporan

Bulanan inplant quality performance dibuat oleh admin quality

control, data tersebut di input, diolah, digabungkan dan

dijumlahkan oleh departemen produksi, dan hasil dari total

tersebut dapat terlihat seperti total produksi, total OK, total NG

dan presentase NG, maka laporan yang telah diolah tersebut

diperiksa oleh section head quality control untuk dilihat jenis NG

yang masih bisa di repair / dicek kembali agar mengurangi total

NG yang besar, hal tersebut terkadang menghambat proses

penyelesaian laporan bulanan sebab, section head quality

control tidak langsung memeriksa laporan tersebut karena

menunggu waktu yang luang untuk memeriksanya. Sementara

admin quality control harus segera menyelesaikan laporan

tersebut untuk dikumpulkan pada admin ISO paling lambat

tanggal 10 setiap bulannya.

3. Setelah pemilihan jenis NG 4 (empat) terbesar dari masing-

masing departemen produksi, banyak section head departemen

34

produksi terkait yang kadang tidak terima dari pemilihan jenis

NG yang sudah ditetapkan, dengan alasan part tersebut masih

bisa untuk di repair dan masih bisa dicek kembali, hal tersebut

tentunya sangat menghambat admin quality control dalam

pekerjaannya, karena data tersebut pun didapat dari admin

departemen produksi yang telah dijumlahkan oleh admin quality

control berdasarkan data yang diperoleh, perubahan hanya

bisa dilakukan sebelum laporan tersebut diserahkan kepada

admin ISO, jika NG tersebut ingin dirubah dan laporan tersebut

telah diserahkan kepada admin ISO maka jenis NG tersebut

tidak bisa dirubah kembali sesuai dengan kesepakatan yang

telah ditentukan.

4.3 Solusi Untuk Mengatasi Kendala Yang Terjadi

Setelah diketahui permasalahan pada sistem berjalan ini, maka

perlu dicari jalan keluarnya agar masalah tersebut dapat diatasi

yaitu dengan cara sebagai berikut :

1. Cara mengatasi permasalahan yang pertama :

a. Fasilitas yang mengambat proses dalam bekerja tentunya

membuat pekerjaan tidak efektif sehingga menumpuk,

seperti saat komputer mengalami masalah pada hardisk.

Sebaiknya perusahaan menyediakan budget khusus untuk

mengganti komputer yang sudah lama dan memberi jangka

waktu agar komputer tersebut digantikan dengan komputer

baru.

b. Tidak ada koneksi internet yang terkoneksi untuk bagian

quality control, dan koneksi wifi hanya departemen tertentu

yang dapat mengakses koneksi internet tersebut, sebaiknya

perusahaan juga memberikan koneksi internet kepada

35

bagian quality control, agar tidak mengganggu pekerjaan

departemen yang memiliki koneksi internet, karena bila

ingin mengirim email kepada customer harus meminta izin

terlebih dahulu pada departemen marketing.

c. Tinta printer banyak yang sudah rusak sehingga banyak

tinta yang bocor, hal tersebut sangat menggangu pekerjaan

karena, setiap hari pasti membutuhkan untuk print out

dalam membuat laporan, sebaiknya pihak purchasing

membelikan orderan tinta yang baru sebab tinta yang lama

sudah rusak dan sudah tidak nyata. Bagian quality control

sudah membuat SPP (surat permintaan pembelian) kepada

pihak purchasing namun belum dibelikan hingga saat ini.

2. Cara mengatasi permasalahan yang kedua :

a. Laporan yang telah diserahkan oleh admin produksi,

kepada admin quality control, seharusnya diperiksa

terlebih dahulu kepada section head masing-masing

sebelum diserahkan kepada admin quality control untuk

membuat laporan bulanan inpalnt quality performance,

agar tidak ada revisi.

b. Laporan yang belum diserahkan sebaiknya diteliti terlebih

dahulu agar tidak ada data-data yang terlewat dalam

proses input data, karena akan berpengaruh terhadap

jumlah laporan yang telah dibuat.

c. Hasil total produksi sebaiknya diberikan tanda tanggal,

bulan dan tahun sesuai dengan urutan yang telah

ditentukan, agar memudahkan damin quality control

dalam proses pembuatan laporan tersebut.

d. Admin departemen produksi menyerahkan laporan

bulanan pada tanggal 04 setiap bulannya, setelah itu

admin quality control menjumlahkannya, setelah

36

dijumlahkan admin quality control memberikan laporan

tersebut kepada section head quality control untuk

diperiksa, terkadang section head tidak langsung

memeriksanya. Sebaiknya section head selalu diingatkan

agar segera diperiksa. Dan selalu bertukar pendapat agar

laporan tersebut cepat untuk diselesaikan.

e. Sebaiknya membuat kesepakatan kepada section head

dan admin produksi agar dalam pembuatan laporan

tersebut dapat dipertanggung jawabkan, dan agar

mengumpulkan data tepat waktu.

3. Cara mengatasai permasalahan yang ketiga :

a. Sebaiknya setiap section head departemen produksi

memeriksa hasil laporan yang telah dibuat selama satu

bulan, memeriksanya kembali, melihat jenis NG terlebih

dahulu agar tidak terjadi revisi pada saat laporan tersebut

telah dijumlahkan oleh admin quality control.

b. Memberikan kesepakatan antara admin departemen

produksi dan section head departemen produksi, agar

NG yang telah ditentukan oleh admin quality control tidak

dapat dirubah dengan ketentuan yang berlaku, dengan

catatan tertentu dan kesepakatan bersama.

c. Saling bekerja sama dalam penyelesaian pembuatan

laporan tersebut agar dapat selesai sesuai waktu yang

telah ditentukan.