bab iv analisis dan perancangan sistem
TRANSCRIPT
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
1/26
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
1 Data Teknis Obyek
Setiap penelitian atau pengamatan (observasi) yang akan dilaksanakan
tentunya memerlukan data-data sebagai masukkan bagi suatu sistem yang akan
diolah untuk menghasilkan keluaran berupa informasi. Informasi inilah yang di
jadikan sebagai dasar untuk melaksanakan tindakan selanjutnya atau untuk
mengambil suatu keputusan.
Data merupakan sumber bahan atau sebagai dasar untuk melakukan
penelitian maupun untuk membuat laporan hasil dari penelitian atau pengamatan
yang telah dilakukan.
Untuk keperluan analisa dan perancangan sistem, diperlukan data-data
yang berhubungan dengan permasalahan yang telah diajukan.Supaya data yang
digunakan untuk keperluan analisa dan perancangan sistem tidak menyimpang
dari permasalahan, maka permasalahan yang diangkat dalam penyusunan kerja
prakti ini meliputi tentang reserasi hotel terdiri dari data tamu, data kamar. Data
tamu meliputi title tamu, nama depan tamu, nama belakang tamu, alamat tamu, no
identitas tamu, email tamu, kota, negara, kode post, dan no telepon, no ponsel tipe
pembayaran. Untuk data kamar terdiri dari jumlah kamar, tipe!kamar, harga
kamar dimana harga kamar di pengaruhi oleh tipe kamar yang di jual oleh hotel.
Sehingga data yang diperlukan untuk keperluan analisa dan perancangan sistem
dalam penyusunan laporan kerja praktik ini adalah data tamu dan data kamar yang
"#
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
2/26
"$
di pesan dan lamanya tamu menginap sehingga proses pemesanan kamar dapat di
lakukan dengan efekti dan efesien.
4.1.1 Data Tamu
Data tamua dalah data yang berhubungan dengan tamu yang terdiri
dari kode!tamu, nama!depan!tamu, nama!belakang!tamu,
alamat!tamu, nomer!identitas!tmu, email!tamu,negara, kota,
kode!post, no!telepon, no!ponsel.
4.1. Ti!e"Pembaya#an
%ipe!kartu!credit, nama!di!kartu!kredit, no!kartu!kredit,
tanggal!kadarluarsa!kartu!kredit, kode!keamanan!kartu!kredit.
4.1.$ Data kama#
Data kamar meliputi jumlah!kamar, tipe!kamar, harga!kamar.
4.1.4 Data Petu%as Rese#&asi
Data petugas reserasi meliputi nomer!induk!petugas!reserasi,
nama!petugas!reserasi.
4.1.' Data Petu%as Front_Office
Data petugas &' meliputi nomer!induk petugas!fo,
nama!petugas!fo.
Ana(isa )an Pe#an*an%an
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
3/26
1 Ana(isa Sistem Be#+a(an
*nalisis sistem berjalan sangat berguna untuk mengetahui gambaran
umum sistem dan menganalisis permasalahan-permasalahan yang ada, serta
menganalisis kebutuhan dari sistem tersebut. Dari analisis sistem berjalan ini
dapat ditentukan langkah-langkah selanjutnya untuk menemukan solusi dari
permasalahan yang ada.
Gamba#an ,mum Sistem Be#+a(an
Di +rand Iora uta esot setiap hari menerima pemesanan kamar,
pemesanan kamar di lakukan oleh tamu, dan di bantu petugas reserasi dan di
catat dalam formulir reserasi, oleh sebab itu formulir reserasi menjadi sumber
penerimaan pemesanan kamar yang di laksanakan oleh petuga sreserasi.
pencatatan data data pemesanan kamar dilakukan pada formulir reserasi yang
menjadi sumber informasi tentang pemesanan kamar oleh tamu. Data pemesanan
yang dicatat kedalam formulir reserasi dilakukan setiap kali ada reserasi
pemesanan kamar bagi setiap tamu yang mememsan kamar di +rand iora uta
esosrt. /roses pencatatan data tamu di lakukan oleh petugas reserasi.
/etugas reserasi akan memproses kembali data reserasi tamu saat
melakukan proses booking kamar dan akan megunci kamar agar tidak di jual
kembali pada tanggal pemesanan kamar yang sudah di pesan, data yang sudah di
catatakan di jadikan satu dengan dokumen korespondensi pemesanan kamar
lainnya dan dokumen korespondensi akan di serahkan kepada petugasfront office
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
4/26
0
untuk digunakan sebagai pengecekan kembali pada saat tamu yang bersangkutan
melakukan proses check in, 1entuk formulir reserasi adalah sebagai berikut2
$ Ana(isa Pe#masa(a-an Sistem an% Se)an% Be#+a(an
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
5/26
"
Dari analisis sistem yang berjalan saat ini, maka terdapat beberapa
permasalahan yang ditemukan yaitu2
0 /roses pemasukkan data tamu dan pemesanan kamar kedalam
formulir reserasi untuk mencari data tamu dan pencarian data
kamar yang di pesan untuk keperluan penegecekan saat tamu
melakukan chek in masih dilakukan secara manual 3alaupun
dengan alasan untuk keperluan arsip yang mengakibatkan
menghabiskan 3aktu yang relatif lama.
" /encatatan data tamu yang hanya menggunakan sistem
pengarsipan manual akan mengalami kesulitan dalam mencari
data tamu yang memesan kamar yang akan menginap
membutuhkan 3aktu yang cukup lama karena mengingat berkas
korespondesi yang cukup banyak dan sistem pencarian masih
digunakan sistem manual.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan, daftar tamu untuk petugas
reserasi dibuat menjadi satu untuk masing-masing, kode
reserasi, nama tamu, no kamar, lama menginap dan hari
kemudian terdapat nip petugas reserasi lain yang bertugas
sehingga kemungkinan akan mengalami kesulitan melihat daftar
tamu dan data reserasi.
4 %idak adanya perekaman data reserasi yang lama akan
menyebabkan kesulitan saat tamu ingin melihat atau
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
6/26
menghitung jumlah biaya yang dibayarkan di karenakan
data tidak di simpan dengan baik karena di simpan secara
manual, atau dengan contoh lain misalnya kuncikamar
hilang, konsumsi room serice , dan menggunakan fasilitas
hotel atau untuk keperluan lainnya.
5 Dengan demikian penyusun membuat flo map sistem untuk
alur sitem yang terkomputerisasi dan memiliki data
penyimpanan data yang baik sehingga mempermudah
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
7/26
4
dalam pengaksesan data untuk di aplikasikan dalam sistem
reserasi berbasis 3eb di hotel +rand Iora uta esort
guna mmeperbaiki sistem lama yang di lakukan secara
manual sebagai berikut2
Di +rand Iora uta esort, setiap hari mendapatkan kunjungan tamu, baik
yang ingin menginap atau sekedar melakukan surey .Setelah dilakukan reserasi
atau pemesanan kamar maka dapat ditentukan tipe kamar, dan lamanya menginap
di hotel +rand iora uta esort. /etugas reserasi bertugas untuk
menyiapkan dokumen reserasi agar kamar yang di pesan bisa di kunci, disiapkan
dan di bersihkan, sebelum tamu datang untuk menginap. 6ad3al kedatangan tamu
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
8/26
5
sudah di catat di dalam formulir reserasi pemesanan kamar. Sehingga tanggal
kedatangan dan lamanya tamu menginap sudah di tentukan dalam korespondensi
reserasi yang sudah di buat di saaat pemesanan kamar. %amu bisa melakukan
reserasi lebih dari satu kamar dengan tipe kamar yang berbeda, dan petugas
reserasi bisa memeriikasi reserasi tamu lebih dari satu orang yang melakukan
pemesanan kamar, dan petugas front officedapat melayani proses cek in tamu
lebih dari satu orang. Di +rand Iora terdapat dua tipe kamar yang berbeda
diantaranya ada tipe kamar Delu 7 tipe Suite. Dimana masing-masing kamar
memiliki fasilitas dan interior yang berbeda.
4.$ Pen%%una Sistem
Sistem yang akan dibangun ini memiliki beberapa pengguna yang
menggunakan sistem untuk mendapatkan informasi dari sistem di antaranya 2
0. *dmin
8erupakan user (pengguna) yang mempunyai hak akses penuh terhadap
sistem. *dmin dapat menambah data, merubah data, dan menghapus data
pada sistem. 9ang bertindak sebagai admin adalah seorang pega3ai yang
ditunjuk oleh +eneral manager untuk mengelola sistem, dalam hal ini
adalah petugas reseasi.
". Umum
8erupakan user (pengguna) yang hanya bisa melihat informasi yang
ditampilkan pada halaman Utama 3eb. /engguna yang termasuk dalam
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
9/26
:
kategori ini adalah tamu, pega3ai akunting dan pengguna lainnya yang
ingin mendapatkan informasi dari sistem.
4.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan perangkat pendukung analisis untuk
menganalisis jalannya data dalam suatu program atau sistem. Dalam DFD dikenal
adanya istilah diagram konteks dan diagram leel (diagram rinci). Diagram
konteks menggambarkan jalannya data secara umum sedangkan diagram leel
(diagram rinci) menggambarkan jalannya data secara lebih terinci atau lebih detil
menurut leel prosesnya. 1erikut adalah gambaran DFD berdasarkan hasil
analisis dan rancangan 2
4.4.1 Dia%#am /0nteks
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
10/26
;
/ada gambar 4.: di atas, petugas reserasi yang sudah mendapat hak akses
admin dapat dapat melakukan falidasi kamar di kedalam sistem agar kamar yang
sudah di pesan tidak di jual kembali oleh petugasfront officejika ada tamu yang
memesan kamar secara langsung ke hotel. . Dari sistem petugas akan
mendapatkan informasi berdasarkan data yang sudah dimasukkan ke sistem.
Sedangkan petugas front office dan pengguna lainnya hanya dapat melihat
informasi reserasi dari sistem pada halaman utama sistem.
4.4. DD Le&e( 2
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
11/26
#
/ada gambar 4.; di atas merupakan penggambaran sistem yang lebih
terperinci. /ada gambar tersebut memperlihatkan proses pencatatan data,
pengelolaan data, dan pencetakan pada sistem yang dilakukan oleh tamu dan
petugas reserasi.
0. tamu mendapatkan informasi mengenai hotel, fasilitas! hotel, kamar,
harga, lokasi hotel.". %amu akan memilih tipe kamar dan berapa lama menginap di hotel
. Setelah memilih tipe kamar dan mengisi data tamu maka akan di lanjutkan
ke proses booking
4. Setelah proses booking maka tamu mendapatkan kode booking yang akan
di gunakan pada saat cek in di hari kedatangan
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
12/26
$
5. /etugas reserasi akan memproses data reserasi dan mengunci kamar
memalui sistem hotel agar kamar yang di booking tidak di jual kembali
kepada tamu lain di tanggal yang sudah dipesan, dan akan mencetak
korespondensi data reserasi kemudian menyerahkannya kepada petugas
fo.:. Sistem akan melakukan falidasi kamar berdasarkan data reserasi dimana
sistem akan menyimpan semua data yang sudah di falidasi kedalam data
base reserasi agar proses berikutnya dapat dilakuakan dan meminimalisir
kesalahan.
;. %amu yang sudah melakuakn proses booking dating untuk melakuakn cek
in dana akan memberikan kode booking kepada petugas fo untuk di cek
kembali.
#. /etugas fo akan memanggil data reserasi di dalam sistem yang tersimpan
di dalam data base dan mencocokannya dengan kode booking dan
korespondensi data reserasi yang sudah di cetak oleh petugas fo, serta
meminta data!tamu berupa id!tamu, paspor, dan memproses doposit tamu
yang sudah di bayarkan pada saaat melakukan reserasi.
$. 6iaka semua data yang di cek sudah sesuai dengan reserasi maka tamu
bisa melakuakn cek in kedalam kamar sesuai dengan jam kedatangan
tamu.0. Data-data reserasi dan korespondensi tamu di simpan oleh petugas fo
dengan data-data lain jika tamu menggunakan fasiltas lain dan konsumsi
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
13/26
4
makanan di restaurant di luar harga kamar yang di pesan, yang akan di
tagihkan pada saat tamu melakuakan proses cek out.
4.'Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan perangkat pendukung
analisis sistem yang digunakan untuk menggambarkan suatu hubungan atau relasi
antar entitas yang terlibat dalam sistem. DalamERD ini yang ditampilkan hanya
entitas, relasi atau hubungan antar entitas dan atribut yang menjadi dalam desain
basis data baik untuk kunci primer (primary key) dan kunci tamu (foreign key).
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
14/26
40
Sesuai dengan uraian rancang ansistem di atas maka dapat didentifikasi
entitas yang terlibat yaitu tamu, petugas reserasi, petugas fo. ?har 05 ode %amu
" titel archar %itel
nama!depan archar 05 =ama Depan
4 nama!belakang archar 05 =ama 1elakang
5 @mail archar @mail
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
15/26
4"
: no!telepon ?har 0 =o %elepon
; no!telepongenggam ?har 05 =o %elepon genggam
# alamat archar " *lamat
$ ota archar 0 ota
0profinsi
archar 05 /rofinsi00 negara archar 05 =egara
0" tipe!kartukredit char 0 tipe kartu redit
0 nama!dikartukredit archar =ama Di artu redit
04 no!kartukredit char " =o artu redit
05 tanggal kadarluarsakartukredit char : %anggal kadarluarsa artu redit
0: kode!keamanankartukredit archar 05 ode eamanan kartu redit
". =ama tabel 2 table!reserasi
%abel booking terdiri dari kode!tamu, kode!booking, kode!kamar,
tanggal!booking. %abel booking digunakan untuk menyimpan data tamu
dan data kamar karena tamu dapat memesan lebih dari satu kamar pelajaran
dan satu kamar hanya dapat dipesan oleh satu tamu. /ada tabel booking
tidak ada primary key karena hanya tersusun dari foreign key table!tamu
danforeign key tabel kamar yang menjadiforeign keypada table!reserasi.
yang menjadiforeign keypada table!front_office
%abel 4." tabel!reserasi
=o =amaField %ipe /anjang eterangan
0 kode!reserasi char 05 ode 1ooking
" kode!tamu>> char " ode %amu tanggal!reserasi char 5 %itel
4 kode!kamar char 5 ode kamar
5 tanggal!checkin char 0 %anggal ?heck In
: tanggal-checkout char 0 %anggal ?heck 'ut
; dp arcar 0 Status Dp
# lama!menginap arcar " Aama!menginap
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
16/26
4
$ kode!petugasreserasi char 0 ode /etugas eserasi
0 kode!petugasfrontoffice char 0 ode /etugas &ront 'ffice
00 status!checkin arcar 0 Status ?heck In
0" status-checkout arcar 0 Status ?heck 'ut
. =ama tabel2 table!kamar
%abel kode!tamu terdiri atas field kamar dan merupakan primary key.
Digunakan untuk menyimpan data kamar yang merupakan pendukung
dalam pencatatan data kamar.
%abel 4. tabel!kamar
=o =amaField %ipe /anjang eterangan
0 kode!kamar> archar 0 ode amar
" tipe!kamar archar 5 %ipe amar
harga!kamar archar 5 %ipe amar
4. =ama tabel2 table!petugas!reserasi
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
17/26
44
%abel kode!tamu terdiri atas field reserasi dan merupakan primary key.
Digunakan untuk menyimpan data kode!petugas!reserasi yang merupakan
pendukung dalam pencatatan data petugas reserasi.
%abel 4.4. tabel!petugas!reserasi
=o =amaField %ipe /anjang eterangan
0 kode!petugasreserasi > archar 0 ode /etugas eserasi
" nama!petugasreserasi archar 05 =ama petuga eserasi
0. =ama tabel2 table!front_office
%abel kode!tamu terdiri atas field fo dan merupakan primary key.
Digunakan untuk menyimpan data kode!petugas! front office yang
merupakan pendukung dalam pencatatan data petugasfront office .
%abel
4.5.tabel!
front
office
elasi antar tabel dapat dilihat pada gambar berikut ini 2
=o =amaField %ipe /anjang eterangan
0 kode!petugasfrontoffice > archar 0 ode /etugas &'
" =ama!/etugasfrontoffice archar 05 =ama /etugas &'
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
18/26
45
4.3 Desain Tam!i(an
Desain tampilan bertujuan untuk memudahkan penggunaan program.
Desain tampilan sistem sedapat mungkin dibuat agar pengguna tidak mengalami
kesulitan dalam menggunakan program. 1entuk desain tampilan dari sistem yang
akan dibangun tersebut adalah sebagai berikut2
4.3.1 Rese#&asi
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
19/26
4:
+ambar 4.#. eserasi
/ada desain reserasi tamu terdapat dua buah kolom tanggal kedatangan,
tanggal keberagkatan, dan jumlah kamar, jika sudah mengisi ketiga kolom
tersebut. serta satu buah tombol yaitu tombol booking untuk untuk mulai
melakuakan pemilihan tipe kamar dan harga kamar yang ingin dipesan dan
selanjutnya akan masuk kedalam sistem.
4.3. Pi(i- /ama# )an a#%a
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
20/26
4;
+ambar 4.$. eserasi
Desain inputdan tampil tipe kamar, akan digunakan untuk memasukkan tipe
kamar yang akan dipesan dimana harga kamar sudah di sertakan dengan fasilitas
kamar yang tersedia, dimana minimal lama menginap di tentukan berdasarkan
promosi yang berjalan. Dimana setiap promosi kamar di ataur dalam jangka
tertentu sehingga harga yang di tampilkan bisa berubah seiring pergantian
promosi yang di lakuakan oleh bagian pemasaran.
4.3.$ Data Rese#&asi Tamu
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
21/26
4#
+ambar 4.#. eserasi
+ambar 4.0. Data eserasi %amu
Data reserasi harus di isi tamu dan meliputi data pribadi, penerbangan baik
kebarangkatan dan kedatangan tamu jika tamu menggunakan pesa3at terbang,
maupun jalur darat dan laut semua detail mengenai tamu harus di catat, dan yang
terpenting cara pembayaran hotel baik menggukan uang tunai, transfer antar bank
maupun kartu kredit, namun lebih di sarankan menggunakan kartu kredit guna
membantu kemudahan dalam memproses transaksi.
4.3.4 L0%in A)min
&orm Aogin
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
22/26
4$
User =ame 2
/ass3ord 2
' ?ancel
+ambar 4.00. Aogin
/ada desain login admin terdapat dua buah kotak masukkan yaitu
Username
danPassword. serta dua buah tombol yaitu tombologinuntuk memproses data
yang dimasukkan dan tombol cancel untuk membatalkan masuk kedalam sistem.
4.3.' Membuat Rese#&asi
+ambar 4.0". 8enbuat eserasi
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
23/26
5
Setelah melakukan login petugas reserasi akan melakuakn alidasi untuk
kamar yang di pesan dan masuk ke dalam sistem reserasi guna mengunci kamar
yang sudah di pesan dan membuat reserasi menggunakan data tamu yang
tersimpan di dalam data base. 8aka data yang akan di inputsudah sesuai dengan
data tamu yang melakukan reserasi sebelumnya, sehingga kelengkapan dokumen
untuk falidasi kamar sudah lengkap dan bisa di pertanggungja3abkan
4.3.3 Va(i)asi /ama# Se*a#a On(ine
Setelah masuk di dalam &orm reserasi sistem, maka semua data tamu
yang sudah di input dalam web sidehotel akan di inputkan kedalam data kamar
yang di pesan, selanjutnya kamar yang di pesan di kunci di kedalam sistem tidak
akan bisa di jual kembali di tanggal yang sama kepada tamu lain mengingat
kamar tersebut sudah terfalidasi oleh sistem dan di simpan kedalam data base,
yang akan di panggil kembali pada saat tamu yang memesan kamar datang untuk
check indi
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
24/26
50
+ambar 4.0". Balidasi 'nline
4.3.5 Va(i)asi /ama# Se*a#a Lan%sun%
Secara prinsip sistem yang berjalan hampir sama dengan sistem online
yang membedakan hanya di segmen pasarnya saja dimana proses reserasi
menggunakan sistem ini sudah semakin jarang di temukan karena memerlukan
3aktu yang cukup lama sehingga kurang praktis di jaman globalisasi, namun
tidak menutup kemungkinan transaksi ini tetap di pakai di dalam oprasional hotel.
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
25/26
5"
+ambar 4.0. eserasi
4.6 Check n
/ada saat tamu yang memesan kamar datang di tanggal yang di tentukan
dalam reserasi pemesanna kamar, maka petugas front officemenerima tamu dan
akan meminta no reserasi dan document passport, tanda pengenal, dan mengecek
kemabali semua data-data reserasi yang ada di dalam data baseapakah sudah
sesuai dengan data dan document tamu yang akan menginap, sembari menunggu
tamu akan mengisi formulir registrasi manual yang sudah di siapkan oleh
-
7/23/2019 Bab IV Analisis Dan Perancangan Sistem
26/26
5
petuugas front office!jika data sudah sesuai maka tamu akan di antarkan masuk
kedalam kamar oleh petugas front office untuk beristirahat sesuai dengan
ketentuan perarturan 3aktu check inatau check outyang sudah di tentukan oleh
masing-masing hotel.