bab iv deskripsi kerja praktek 4repository.dinamika.ac.id/2977/6/08410100390_lkp_bab-iv.pdf ·...
TRANSCRIPT
18
18
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Observasi
Melakukan pengamatan langsung di PT.Rancang Persada Surabaya
dengan cara survey dan wawancara. Setelah melakukan wawancara tersebut
diperoleh informasi secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan
ini adalah proses perhitungan persediaan masih dilakukan dengan cara manual
yaitu dengan mendatangi gudang dan melakukan pengecekan dan pendataan
barang, lalu data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk dimasukan
kedalam buku besar data barang yang ada didalam gudang, tanpa ada perhitungan
stok keluar masuknya barang. Informasi yang telah diperoleh ini dapat digunakan
untuk membuat sistem yang lebih baik dikemudian hari
.
4.2 Analisis Sistem
Sistem yang dibutuhkan pada di PT.Rancang Persada Surabaya
adalah pendataan dan monitoring barang inventaris. Pendataan berisi proses untuk
mencatat data barang yang masuk atau yang diterima oleh perusahaan, lalu
terdapat juga proses pencatatan untuk pemakaian barang-barang oleh para
pegawai perusahaan. Kemudian proses selanjutnya adalah pengembalian barang-
barang yang telah selesai dipakai oleh para pegawai perusahaan. Sedangkan untuk
proses monitoring itu sendiri berisi proses untuk melihat jumlah barang inventaris
dan juga dapat memeriksa keadaan barang yang ada masih dalam kondisi bagus
atau tidak.
19
Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus
mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah
document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi
tersebut. Penerimaan persediaan terjadi ketika pegawai dari bagian Perencanaan
Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan membawa nota yang berisi
data-data persediaan yang telah dibeli. Setelah dilakukan penerimaan persediaan,
kemudian bagian administrasi akan membuat surat pengadaan material persediaan
rangkap tiga, yang diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan,gudang
dan diarsipkan oleh bagian administrasi.
4.2.1 Document Flow
Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur – prosedur yang
terdapat didalam sistem.
a) Document Flow Proses Penerimaan Persediaan Inventaris
Transaksi pemakaian persediaan terjadi ketika bagian perencanaan
pengusahaan mendatangi bagian administrasi untuk memberikan surat pengadaan
dan nota barang barang inventaris. Bagian administrasi melakukan pencatatan
data barang inventaris yang diterima, lalu mencetak bukti penerimaan barang
inventaris sebanyak tiga rangkap. Satu diberikan kepada bagian perencanaan, lalu
satu lagi diberikan kepada bagian gudang dan yang terakhir diarsipkan oleh
bagian administrasi.
20
Selesai
Mulai
Bagian Perencanaan
PengusahaanBagian Administrasi
Menerima, Mencatat,
dan membuat bukti
Penerimaan
Inventaris
Tanda Terima
Penerimaan
Barang
Tanda Terima
Penerimaan
Barang
Data
Inventaris
Surat Pengadaan
Inventaris dan
Nota / Faktur
Barang
Bagian Gudang
Tanda Terima
Penerimaan
Barang
Gambar 4.1 Document Flow Penerimaan Persediaan Inventaris
b) Document Flow Pemakaian Persediaan Inventaris
Transaksi pemakaian atau peminjaman persediaan dilakukan ketika
pegawai membutuhkan barang inventaris yang akan dipakai atau dipinjam.
Pegawai mengisi form peminjaman barang yg sudah disiapkan dan diberikan
kepada bagian administrasi. Bagian administrasi melakukan pencatatan atau input
data terhadap barang yang akan dipakai atau dipinjam oleh pegawai. Transaksi
pemakaian persediaan tersebut dapat dilakukan atau tidak dapat dilakukan
berdasarkan stok persediaan yang tersedia cukup atau tidak. Bila stok persediaan
tidak mencukupi, maka user akan menawarkan alternatif yaitu pemakaian
persediaan dapat dilakukan dengan jumlah stok persediaan yang tersedia saja atau
transaksi dibatalkan, seperti terlihat pada gambar 4.2.
21
Mulai
Surat Peminjaman
Barang Inventaris
Selesai
Pegawai Bagian Administrasi
Mengecek
Data
Pegawai
Terdaftar ?
Mengecek
Data Barang
Inventaris1
Stok Inventaris
Tersedia ?
Mencetak Bukti
Pemakaian
Inventaris
Tanda Terima
Peminjaman
Barang Inventaris
Tanda Terima
Peminjaman
Barang Inventaris
1
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Surat Peminjaman
Barang Inventaris
Data
Pegawai
Data
Barang
Inventaris
Mengisi
Form
Peminjaman
Barang
Bagian Gudang
Tanda Terima
Peminjaman
Barang Inventaris
Gambar 4.2 Document Flow Pemakaian Persediaan Inventaris
c) Document Flow Proses Pengembalian Persediaan
Untuk transaksi pengembalian persediaan, dapat dilakukan jika pegawai
telah melakukan transaksi pemakaian persediaan. Dalam transaksi ini identitas
pengembalian transaksi harus sama dengan identitas pada pemakaian transaksi.
Jika data pegawai yang melakukan pengembalian persediaan tidak sesuai dengan
data pegawai yang melakukan pemakaian persediaan maka transaksi tidak dapat
dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan pada saat pencatatan.
22
Setelah itu bagian administrasi melakukan input data yang mana akan mengupdate
data barang inventaris yang ada. Kemudian bagian administrasi mencetak bukti
tanda penerimaan inventaris sebanyak tiga rangkap. Pegawai yang bersangkutan
dan bagian gudang masing-masing menerima satu tanda bukti penerimaan dan
sisanya diarsipkan oleh bagian administrasi, seperti terlihat pada gambar 4.3.
Tanda Terima
Peminjaman
Barang
Inventaris
Mulai
Pegawai Bagian Administrasi
Mengecek Data
Pegawai
Terdaftar ?
Mengupdate Data
Inventaris dan
Mencetak bukti
pengembalian
barang
1Tidak
Ya
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Selesai 1
Data
Pegawai
Data
Inventaris
Tanda Terima
Peminjaman
Barang
Inventaris
Bagian Gudang
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Persediaan Inventaris
4.2.2 System Flow
a) System Flow Penerimaan Persediaan Inventaris
System flow yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali pegawai
dari bagian Perencanaan Pengusahaan datang ke bagian administrasi dengan
membawa surat pengadaan persediaan barang inventaris dan nota barang yang
23
berisi data-data persediaan yang telah dibeli, dalam hal ini dimaksudkan untuk
diserahkan kepada bagian administrasi. Dan setelah diterima oleh bagian
administrasi akan memasukkan seluruh data-data termasuk sumber suppliernya.
Jika data supplier belum terdaftar, maka akan dilakukan proses penyimpanan data
supplier baru terlebih dahulu. Kemudian bagian Perencanaan Pengusahaan akan
menerima tanda pengadaan material persediaan rangkap tiga. Tanda penerimaan
inventaris yang pertama disimpan oleh bagian administrasi dan tanda penerimaan
inventaris ke-dua diserahkan kepada bagian Perencanaan Pengusahaan lalu tanda
penerimaan inventaris yang ke-tiga diserahkan kepada bagian gudang, seperti
yang terlihat pada gambar 4.4.
Selesai
Mulai
Barang
Inventaris
Bagian Perencanaan
PengusahaanBagian Administrasi
Mengupdate Stok Persediaan
Inventaris dan Mencetak Tanda
Penerimaan Inventaris
Mengecek Data Supplier
Supplier
Terdaftar ?Tidak
Ya
Menyimpan data
Supplier
Data Supplier
Surat Pengadaan
Inventaris dan
Nota / Faktur
Barang
Surat Pengadaan
Inventaris dan
Nota / Faktur
Barang
Bagian Gudang
Tanda
Penerimaan
Inventaris
Tanda
Penerimaan
Inventaris
Tanda
Penerimaan
Inventaris
Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Persediaan Inventaris
b) System Flow Pemakaian Inventaris
Kemudian untuk memakai persediaan tersebut dapat dilakukan ketika
pegawai datang ke bagian administrasi untuk melakukan transaksi pemakaian
24
persediaan dengan membawa surat pemakaian persediaan. Kemudian pegawai
dari bagian administrasi yang juga bertugas sebagai user memasukkan data
pegawai tersebut untuk dicari oleh sistem. Kemudian user menginputkan seluruh
kebutuhan yang diperlukan dan mencatak tanda terima persediaan rangkap tiga.
Tanda terima persediaan pertama akan disimpan oleh bagian administrasi lalu
yang ke-dua diberikan kepada bagian gudang dan tanda terima persediaan yang
ke-tiga akan diserahkan kepada pegawai.
Mulai
Peminjaman
Inventaris
Mengecek Data Pegawai
Surat Pemakaian
Inventaris
Surat Pemakaian
Inventaris
Mengecek Data Inventaris
Stok Inventory
Mencukupi ?
Selesai
Tanda Terima
Peminjaman
Inventaris
Ya
Tidak
Pegawai
Inventaris
Pemakaian
Inventaris
1
Pegawai Bagian Administrasi
1
Terdaftar ?Tidak
Ya
Tanda Terima
Peminjaman
Inventaris
Mengupdate Stok Inventaris &
Mencetak Tanda Terima
Peminjaman Inventaris
Bagian Gudang
Tanda Terima
Peminjaman
Inventaris
Gambar 4.5 System Flow Pemakaian Persediaan
25
c) System Flow Pengembalian Persediaan
Transaksi pengembalian persediaan terjadi ketika pegawai mendatangi
bagian administrasi dengan membawa tanda terima persediaan. User harus
memasukkan data pegawai untuk dilakukan pengecekan oleh sistem, jika data
sesuai maka seluruh data pengembalian akan disimpan dan dicetak tanda
pengembalian persediaan rangkap tiga.
Tanda Terima
Peminjaman
Inventaris
Mengecek Data Pegawai yang
telah melakukan Transaksi
Pemakaian Inventaris
Mulai
Tanda Terima
Peminjaman
Inventaris
Selesai
Sesuai ?
Ya
Tidak
Pegawai Bagian Administrasi
Pemakaian
Inventaris
Pengembalian
Inventaris
Barang Inventaris
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Mengupdate Stok Inventaris &
Mencetak Tanda Pengembalian
Inventaris
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Ya
Bagian Gudang
Tanda Terima
Pengembalian
Inventaris
Gambar 4.6 System Flow Pengembalian Persediaan
4.2.3 Context Diagram
Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram
(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari
aplikasi inventarisasi pada PT. Rancang Persada Surabaya yaitu berupa data –
data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang
26
berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Adapun gambar context diagram
tersebut dapat dilhat pada gambar 4.5
Laporan Pengembalian Barang
Laporan Pemakaian Barang
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Persediaan Inventaris
Informasi Laporan Persediaan Inventaris
Laporan Peminjaman Inventaris
Informasi Supplier
Informasi Laporan Penerimaan Inventaris
Informasi Laporan Peminjaman Inventaris
Laporan Penerimaan Inventaris
Bukti Peng embalian PersediaanBukti Pemakaian Persediaan
Bukti Penerimaan Persediaan
Surat Pengadaan Persediaan
Surat Pengembalian Persediaan
Surat Pemakaian Per sediaan
Informasi Pegawai
Informasi Bidang
Informasi Bag ian
Informasi Persediaan
0
Sistem Aplikasi Inventarisasi aset
PT Rancang Persada
+
Pegawai
Perencanaan
Pengusahaan
Bag ian Administrasi
Bag ian Gudang
Gambar 4.7 Context Diagram Aplikasi Invetarisasi
4.2.4 Hierarcy Input Proses Output (HIPO)
Berikut ini adalah struktur HIPO dari Aplikasi Inventarisasi pada PT.
Rancang Persada Surabaya. Dalam HIPO tersebut digambarkan secara global
proses – proses yang ada didalam sistem yang dibuat.
27
Aplikasi Inventarisasi
Master
Transaksi
Laporan
Pencatatan
Bagian
Pencatatan
Bidang
Pencatatan Data
Pegawai
Pencatatan Data
Barang
Pencatatan
Supplier
Penerimaan
Barang
Peminjaman
Barang
Pengembalian
Barang
Gambar 4.8 HIPO Aplikasi Inventarisasi
4.2.5 Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data Flow Diagram pada aplikasi inventarisasi pada PT.
Rancang Persada Surabaya. Data Flow Diagram dibawah ini terdapat dua level
yaitu data flow diagram level 0 dan level 1. Dalam Data Flow Diagram level 0
digambarkan secara global proses – proses apa saja yang ada didalam sistem
aplikasi inventarisasi seperti mengelola data, membuat laporan dan melakukan
transaksi.
Dalam data flow diagram level 1 digambarkan secara lebih detil proses-
proses yang ada dalam proses utama yang ada dalam Data Flow Diagram level 0
yakni proses mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan. Tabel
yang terlihat antara lain pegawai, persediaan, bagian, bidang, kota, supplier,
penerimaan persediaan, detil penerimaan persediaan, pemakaian persediaan, detil
pemakaian persediaan, detil pemakaian persediaan temp, pengembalian
persediaan, dan detil pengembalian persediaan yang ada pada PT. Rancang
Persada Surabaya.
28
[Laporan Pengembalian Barang ]
[Laporan Pemakaian Barang ]
[Laporan Penerimaan Barang ]
[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]
[Laporan Persediaan Inventaris]
[Laporan Peminjaman Inventaris]
Data Detil Persediaan
Data Detil Persediaan
Data Detil Persediaan
Data Supplier
Data Supplier
Data Supplier Baru
[Informasi Supplier]
Data Persediaan
Data Persediaan Baru
Data Persediaan yang Diubah
Data Peg awai Bar u
Data Peg awai yang Diubah
Data Bidang yang Diubah
Data Bag ian yang Diubah
Data Bidang
Data Bag ian
Data Persediaan
Data Peg awai
Data Detil Pemakaian Persediaan
Data Pemakaian Persediaan
Data Detil Penerimaan Persediaan
Data Penerimaan Persediaan
Data Detil Peng embalian Persediaan
Data Peng embalian Persediaan
Data Pemakaian Persediaan
Data Detil Pemakaian Persediaan
Data Penerimaan Persediaan
Data Detil Penerimaan Persediaan
ID Persediaan
NID Peg awai
[Bukti Penerimaan Persediaan]
[Surat Pengadaan Persediaan]
[Bukti Peng embalian Persediaan]
[Bukti Pemakaian Persediaan]
[Surat Pengembalian Persediaan]
[Surat Pemakaian Persediaan]
Data Peg awai
Data Persediaan
Data Bidang Baru
Data Bag ian Baru
[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris]
[Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]
[Laporan Penerimaan Inventaris]
[Informasi Pegawai]
[Informasi Bidang ]
[Informasi Bagian]
[Informasi Persediaan]
Perencanaan
Peng usahaan
Perencanaan
Peng usahaan
Peg awaiPeg awaiPeg awaiPeg awai
Bag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian AdministrasiBag ian Administrasi
1
Meng elola Data
+
2
Melakukan Transaksi
+
3
Membuat Laporan
+
1 Peg awai
2 Persediaan
3 Bag ian
4 Bidang
5Penerimaan
Persediaan
6Detil Penerimaan
Persediaan
7Pemakaian
Persediaan
8Detil Pemakaian
Persediaan
9Peng embalian
Persediaan
10Detil Peng embalian
Persediaan
12 Supplier
14Detil
Persediaan
Bag ian Gudang
Gambar 4.9 DFD level 0 Aplikasi Inventarisasi
29
Pada DFD level 1 proses mengolah data terdapat 5 (lima) sub proses, yaitu
mengelola data bagian, bidang, pegawai, persediaan, dan supplier. Sub proses
mengelola data bagian berfungsi untuk mengelola data-data bagian. Sub proses
mengelola data bidang berfungsi untuk mengelola data-data bidang. Sub proses
mengelola data pegawai berfungsi untuk mengelola data-data pegawai yang telah
terdaftar. Sub proses mengelola data persediaan berfungsi untuk mengelola data-
data persediaan yang telah tersimpan. Dan sub proses mengelola data supplier
berfungsi untuk mengelola data-data supplier yang telah terdaftar.
[Data Detil Persediaan]
[Data Supplier]
[Data Supplier Baru]
[Informasi Supplier]
[Data Persediaan Baru]
[Data Persediaan yang Diubah]
[Data Persediaan]
[Data Pegawai Baru]
[Data Pegawai yang Diubah]
[Data Pegawai]
[Data Bidang Baru]
[Data Bidang yang Diubah]
[Data Bidang ]
[Data Bagian yang Diubah]
[Data Bagian Baru]
[Data Bagian]
[Informasi Pegawai]
[Informasi Bagian]
[Informasi Persediaan]
[Informasi Bidang ]Bag ian
Administrasi
Bag ian
Administrasi
Bag ian
Administrasi
Bag ian
Administrasi
3 Bag ian
1 Peg awai
4 Bidang
2 Persediaan
1.1
Meng elola Data
Bag ian
1.2
Meng elola Data
Bidang
1.3
Meng elola Data
Peg awai
1.4
Meng elola Data
Persediaan
12 Supplier
1.5
Meng elola Data
Supplier
14 Detil Persediaan
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Mengolah Data
30
Pada gambar 4.17 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat
dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka user
tersebut dapat melakukan penerimaan persediaan ketika pegawai dari bagian
Perencanaan Pengusahaan memberikan surat pengadaan persediaan. User tersebut
pun juga dapat melayani pegawai yang akan melakukan pemakaian dan
pengembalian persediaan.
[Data Detil Persediaan]
[Data Persediaan]
[Data Detil Peng embalian Persediaan]
[Data Peng embalian Persediaan]
[Data Detil Pemakaian Persediaan]
[Data Pemakaian Persediaan]
[Data Detil Penerimaan Persediaan]
[Data Penerimaan Persediaan]
[ID Persediaan]
[NID Peg awai]
[Surat Pemakaian Persediaan]
[Surat Pengembalian Persediaan]
[Bukti Peng embalian Persediaan]
[Bukti Pemakaian Persediaan]
[Bukti Penerimaan Persediaan]
[Surat Pengadaan Persediaan]
Perencanaan
Peng usahaan
Perencanaan
Peng usahaan
Peg awaiPeg awaiPeg awaiPeg awai
1 Peg awai
6Detil Penerimaan
Persediaan
5Penerimaan
Persediaan
8Detil Pemakaian
Persediaan
7Pemakaian
Persediaan
9Peng embalian
Persediaan
10
Detil
Peng embalian
Persediaan
2.1
Melakukan
Penerimaan
Persediaan
2.2
Melakukan Pemakaian
Persediaan
2.3
Melakukan
Peng embalian
Persediaan
2 Persediaan2 Persediaan
14 Detil Persediaan
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Melakukan Transaksi
Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk mencetak
laporan penerimaan barang, laporan pemakaian barang, dan laporan pengembalian
barang. Proses ini berawal ketika bagian administrasi menentukan kriteria laporan
31
yang akan dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang
tersedia serta periode yang dipilih.
[Informasi Laporan Persediaan Inventaris]
[Laporan Per sediaan Inventaris]
[Laporan Peminjaman Inventaris]
[Informasi Laporan Penerimaan Inventaris]
[Informasi Laporan Peminjaman Inventaris]
[Laporan Penerimaan Inventaris]
[Laporan Penerimaan Barang ]
[Laporan Pemakaian Barang ]
[Laporan Peng embalian Barang ]
[Data Detil Persediaan]
[Data Supplier]
[Data Detil Pemakaian Persediaan]
[Data Pemakaian Persediaan]
[Data Detil Penerimaan Persediaan]
[Data Penerimaan Persediaan]
[Data Persediaan]
[Data Pegawai]
5Penerimaan
Persediaan
6Detil
Penerimaan
Persediaan
7Pemakaian
Persediaan
8Detil Pemakaian
Persediaan
1 Peg awai
2 Persediaan
3.2
Mencetak Laporan
12 Supplier
14 Detil Persediaan
Bag ian Gudang
Bag ian Administrasi
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan
32
32
jumlah
nama_persediaan
id_persediaan
kondisi
id_transaksi_pakai
nid
id_supplier
id_bidang
id_bagian
Bag ian
id_bag ian
nama_bag ian
bidang
id_bidang
nama_bag ian
pegawai
nid
nama_peg awai
tang g al_masuk_peg awai
tang g al_lahir
jenis_kelamin
ag ama
alamat
telepon
status
persediaan
id_persediaan
nama_persediaan
jumlah
kondisi
pemakaian_persediaan
id_transaksi_pakai
nid_peg awai
id_persediaan
tang g al_transaksi
nama_persediaan
jumlah
supplier
id_supplier
jumlah
nama_supplier
alamat
kode_pos
telepon
fax
website
penerimaan_persediaan
id_transaksi_terima
tang g al_transaksi
id_persediaan
nama_persediaan
jumlah
peng embalian_persediaan
id_transaksi_kembali
nid_peg awai
id_persediaan
tang g al_transaksi_kembali
nama_persediaan
jumlah
kondisi
detil persediaan
id_persediaan
jumlah
kondisi
Gambar 4.13 CDM
33
ID_TRANSAKSI_KEMBALI = ID_TRANSAKSI_KEMBALI
ID_TRANSAKSI_PAKAI = ID_TRANSAKSI_PAKAI
ID_TRANSAKSI_TERIMA = ID_TRANSAKSI_TERIMA
ID_TRANSAKSI_PAKAI = ID_TRANSAKSI_PAKAI
NID = NID
ID_SUPPLIER = ID_SUPPLIER
ID_BIDANG = ID_BIDANGNID = NID
ID_BAGIAN = ID_BAGIAN
BAGIAN
ID_BAGIAN varchar(50)
NAMA_BAGIAN varchar(50)
BIDANG
ID_BIDANG varchar(50)
ID_BAGIAN varchar(50)
NID varchar(50)
NAMA_BAGIAN varchar(50)
PEGAWAI
NID varchar(50)
ID_BIDANG varchar(50)
NAMA_PEGAWAI varchar(50)
TANGGAL_MASUK_PEGAWAI datetime
TANGGAL_LAHIR datetime
JENIS_KELAM IN varchar(50)
AGAM A varchar(10)
ALAMAT varchar(100)
EMAIL varchar(50)
TELEPON varchar(50)
STATUS varchar(50)
PERSEDIAAN
ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50)
ID_PERSEDIAAN char(7)
NAMA_PER SEDIAAN varchar(50)
JUM LAH2 numeric(25)
KONDISI varchar(25)
PEM AKAIAN_PERSEDIAAN
ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50)
NID varchar(50)
NID_PEGAWAI char(7)
ID_PERSEDIAAN char(7)
TANGGAL_TRANSAKSI datetime
NAMA_PER SEDIAAN varchar(50)
JUM LAH numeric(25)
SUPPLIER
ID_SUPPLIER varchar(50)
JUM LAH2 numeric(25)
NAMA_SUPPLIER varchar(50)
ALAMAT varchar(100)
KODE_POS varchar(10)
TELEPON varchar(50)
FAX varchar(50)
WEBSITE varchar(50)
PENERIMAAN_PERSEDIAAN
ID_TRANSAKSI_TERIM A varchar(50)
ID_SUPPLIER varchar(50)
TANGGAL_TRANSAKSI datetime
ID_PERSEDIAAN char(7)
NAMA_PER SEDIAAN varchar(50)
JUM LAH numeric(25)
PENGEMBALIAN_PERSEDIAAN
ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10)
ID_TRANSAKSI_PAKAI varchar(50)
NID_PEGAWAI char(7)
ID_PERSEDIAAN char(7)
TANGGAL_TRANSAKSI_KEM BALI datetime
NAMA_PER SEDIAAN varchar(50)
JUM LAH numeric(25)
KONDISI varchar(25)
DETIL_PERSEDIAAN
ID_PERSEDIAAN char(7)
JUM LAH numeric(25)
KONDISI varchar(25)
ID_PERSEDIAAN
ID_TRANSAKSI_TERIM A varchar(50)
JUM LAH
ID_TRANSAKSI_KEMBALI varchar(10)
Gambar 4.14 PDM
34
34
Struktur tabel pada Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada PT. Rancang Persada
Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Tabel User
Primary Key : User_name
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi
Tabel 4.1 Struktur Tabel User
Field Type Data Length Constraint
User_name Varchar 50 Primary Key
Password Varchar 50
b. Tabel Bagian
Primary Key : Id_bagian
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data bagian pekerjaan
Tabel 4.2 Struktur Tabel Bagian
Field Type Data Length Constraint
Id_bagian Varchar 50 Primary Key
Nama_bagian Varchar 50
35
c. Tabel Bidang
Primary Key : Id_bidang
Foreign Key : Id_bagian reference dari Tabel Bagian, Nid reference Dari Tabel
Pegawai
Fungsi : Menyimpan data bidang dari bagian pekerjaan
Tabel 4.3 Struktur Tabel Bidang
Field Type Data Length Constraint
Id_bidang Varchar 50 Primary Key
Id_bagian Varchar 5 Foreign Key
Nid Varchar 50 Foreign Key
Nama_bidang Varchar 50
d. Tabel Pegawai
Primary Key : Nid
Foreign Key : id_bidang reference dari Tabel Bidang, Id_kota reference dari
Tabel Kota
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Tabel 4.4 Struktur Tabel Pegawai
Field Type Data Length Constraint
Nid Char 7 Primary Key
36
Field Type Data Length Constraint
Nama_pegawai Varchar 50
Tanggal_masuk_pegawai Datetime
Id_kota Char 7 Foreign Key
Tanggal_lahir Datetime
Jenis_kelamin Varchar 50
Agama Varchar 10
Alamat Varchar 100
Email Varchar 50
Telepon Varchar 50
Status Varchar 50
Id_bidang Char 7 Foreign Key
e. Tabel Supplier
Primary Key : Id_supplier
Foreign Key : Id_kota reference dari Tabel Kota
Fungsi : Menyimpan data supplier
Tabel 4.5 Struktur Tabel Supplier
Field Type Data Length Constraint
Id_supplier Char 7 Primary Key
Nama_supplier Varchar 50
Jumlah Numeric 25
Alamat Varchar 100
37
Field Type Data Length Constraint
Kode_pos Varchar 10
Telepon Varchar 50
Fax Varchar 50
Website Varchar 50
f. Tabel Persediaan
Primary Key : Id_persediaan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data persediaan
Tabel 4.6 Struktur Tabel Persediaan
Field Type Data Length Constraint
Id_persediaan Varchar 50 Primary Key
Nama_persediaan Varchar 50
Jumlah Numeric 25
Kondisi Varchar 50
g. Tabel Penerimaan_persediaan
Primary Key : Id_transaksi
Foreign Key : Id_supplier reference dari Tabel Supplier
Fungsi : Menyimpan data penerimaan persediaan
38
Tabel 4.7 Struktur Tabel Penerimaan_persediaan
Field Type Data Length Constraint
Id_transaksi Varchar 50 Primary Key
Tanggal_transaksi Date
Id_supplier Varchar 50 Foreign Key
Nama_Persediaan Varchar 50
Jumlah Numeric 25
Id_persediaan Varchar 50 Foreign Key
h. Tabel Pemakaian_persediaan
Primary Key : Id_transaksi
Foreign Key : Nid reference dari Tabel Pegawai
Fungsi : Menyimpan data pemakaian persediaan
Tabel 4.8 Struktur Tabel Pemakaian_persediaan
Field Type Data Length Constraint
Id_transaksi Char 13 Primary Key
Tanggal_transaksi Date
Nid Char 7 Foreign Key
Id_Persediaan Char 7 Foreign Key
Nama_persediaan Varchar 50
Jumlah Numeric 25
39
i. Tabel Pengembalian Persediaan
Primary Key : Id_transaksi_kembali
Foreign Key : Id_transaksi reference dari Tabel Pemakaian_persediaan
Fungsi : Menyimpan data pengembalian persediaan
Tabel 4.9 Struktur Tabel Pengembalian Persediaan
Field Type Data Length Constraint
Id_transaksi_kembali Char 13 Primary Key
Tanggal_transaksi_kembali Date
Id_transaksi_pakai Char 13 Foreign Key
Kondisi Varchar 25
Nid_pegawai Char 7 Foreign Key
Nama_persediaan Varchar 50
Jumlah Numeric 25
Id_persediaan Char 7 Foreign Key
o. Tabel Detil_persediaan
Primary Key : Nomor
Foreign Key : Id_persediaan reference dari Tabel Persediaan,
Fungsi : Menyimpan data detil persediaan yang ada
40
Tabel 4.10 Struktur Tabel Detil_persediaan
Field Type Data Length Constraint
Id_persediaan char 7 Foreign Key
Jumlah Numeric 25
Kondisi Varchar 25
2. Desain Input Output
Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap
desain halaman aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain
input output dari Sistem Aplikasi Inventarisasi Aset pada PT. Rancang Persada
Surabaya.
a. Halaman Login
Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan
dijalankan. Pada halaman ini pegawai dari bagian Administrasi sebagai user
sistem memasukkan username dan password kemudian menekan tombol login.
Apabila username dan password tersebut sudah benar maka user dapat membuka
halaman yang lainnya.
41
Login
USER NAME :
Sistem Informasi Inventarisasi Aset
PASSWORD :
OK CANCEL
Gambar 4.15 Halaman Login
b. Halaman Utama
Halaman ini akan tampil ketika user berhasil masuk ke aplikasi. Menu
yang akan ditampilkan sesuai dengan kedudukan user yang masuk. Misalkan yang
masuk adalah seorang admin maka user tersebut dapat melihat seluruh menu yang
tersedia.
Aplikasi Inventarisasi AsetAplikasi Inventarisasi Aset
Main Menu
Master
Transaksi
Laporan
Barang
File
Master Kota
Master Bagian
Master Bidang
Master Pegawai
Master Supplier
Master Barang
Penerimaan Barang
Peminjaman Barang
Pengembalian Barang
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Peminjaman Barang
Laporan Pengembalian Barang
Barang Tersedia
Barang Rusak
Ganti Password
Login
Logout
Exit
Gambar 4.16 Halaman Utama
42
c. Halaman Ganti Password
Halaman ini merupakan salah satu fitur tambahan yang berguna untuk
mengganti password milik user yang bersangkutan demi keamanan. Fitur ini
dapat diakses seteleh user berhasil masuk ke dalam aplikasi. Penggantian
password secara berkala akan membuat rumit pihak lain untuk mengetahui
password milik user yang bersangkutan.
Ganti Password
Password Lama :
Sistem Informasi Inventarisasi Aset
Password Baru :
OK CANCEL
Konfirmasi Password :
Gambar 4.17 Halaman Ganti Password
d. Halaman Penerimaan Persediaan
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan
persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field
yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama
supplier secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama supplier lalu sistem
akan melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan nama supplier
yang dimaksudkan. Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan
langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field
43
yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal.
Sedangkan untuk mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan
dicetak tanda pengadaan material persediaan.
Transaksi
Penerimaan Inventaris
Jumlah :
SIMPAN
Tanggal :
BATAL
22/10/2010
Nama Supplier :
| v
v|
Unit
SELESAI
Nama Inventaris :
ID Transaksi :
Akhiri Transaksi :
Nama Supplier :
Alamat :
Telepon :
BARU
Gambar 4.18 Halaman Penerimaan Persediaan
Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan ini, dapat
mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima persediaan.
e. Halaman Pemakaian Persediaan Inventaris
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian persediaan
inventaris. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field
yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama
atau nid pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau
nomor awal nid pegawai, lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan
memberikan pilihan nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan.
44
Transaksi
Pemakaian Inventaris
Jumlah :
SIMPAN
Tanggal :
BATAL KELUAR
22/10/2010
NID :
| v
v|
Unit
SELESAI
Nama Inventaris :
ID Transaksi :
Akhiri Transaksi :
Nama Pegawai :
Bagian :
Bidang :
Nama Pegawai :
NID :
Gambar 4.19 Halaman Pemakaian Persediaan
Ketika tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke
dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja
dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal. Sedangkan untuk
mengakhiri transaksi, dapat mengeklik tombol selesai dan akan dicetak tanda
terima persediaan. Sedangkan untuk mengakhiri transaksi peminjaman persediaan
ini, dapat mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda terima
persediaan.
f. Halaman Pengembalian Persediaan
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian
persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data pegawai
yang memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal pencarian data
tersebut, dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan, dan hari. Ketika tombol
view diklik, maka akan ditampilkan data transaksi pemakaian persediaan yang
dilakukan pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik,
akan membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan diklik
maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user
45
ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan
mengeklik tombol batal sebelah kanan.
Transaksi
Pengembalian Persediaan
Jumlah :
VIEW
Tanggal :
BATAL
KELUAR
22/10/2010
NID : | v
v|
Unit
Nama Persediaan :
No Trans Pakai :
Nama Pegawai :
Tahun : V| Bulan : V| Tanggal : V|V|
Kondisi: V|No Trans Kembali :
SIMPAN BATAL SELESAIAkhiri Transaksi :
Gambar 4.20 Halaman Pengembalian Persediaan Inventaris
Sedangkan untuk mengakhiri transaksi pengembalian persediaan ini, dapat
mengeklik tombol selesai dan akan langsung dicetak tanda penegmbalian
persediaan.
4.3 Mengimplementasi Sistem
Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem
Aplikasi Inventarisasi Aset sebagai berikut.
a. Software Pendukung
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7
2. SQL Server 2005 / SQL Server 2008
b. Hardware Pendukung
46
1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.
2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau lebih tinggi dan mendukung
Microsoft Windows.
3. RAM 1Gb MB atau lebih tinggi.
4.4 User Interface
1. Halaman Login
Gambar 4.21 Halaman Login
Halaman login ini adalah halaman pertama kali aplikasi ini dijalankan.
Ketika tombol login diklik, maka akan dilakukan pengecekan terhadap user yang
masuk. Jika berhasil masuk, maka akan dihubungkan ke halaman utama.
47
2. Halaman Utama
Gambar 4.22 Halaman Menu Utama
Halaman utama ini adalah tampilan ketika seorang user telah berhasil
masuk ke dalam aplikasi. Apabila user berstatus sebagai admin, maka user
tersebut dapat mengakses seluruh menu-menu yang telah disediakan.
3. Halaman Ganti Password
Gambar 4.23 Halaman Menu Ganti Password
48
Halaman ganti password ini berguna untuk mengubah password user yang
pada saat itu sedang aktif. Jika user ingin mengubah password-nya maka user
tersebut harus memasukkan password yang sekarang digunakan dan memasukkan
password baru sebanyak dua kali. Jika password yang sekarang tidak sesuai,
maka akan tampil peringatan kesalahan. Jika sudah sesuai maka user dapat
mengubah password barunya dengan mengeklik tombol OK. Setelah diklik akan
tampil peringatan berhasil.
4. Halaman Penerimaan Barang
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi penerimaan
persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field
yang ada secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama
supplier secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama supplier lalu sistem
akan melakukan filtering secara otomatis dan memberikan pilihan nama supplier
yang dimaksudkan. Jika data supplier yang akan dimasukkan belum terdaftarm
maka harus klik tombol baru untuk mendaftarkan data supplier yang baru. Ketika
tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam
database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan,
dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal.
Gambar 4.24 Halaman Menu Penerimaan Barang
49
5. Halaman Pemakaian Barang
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pemakaian persediaan.
Untuk menggunakan halaman ini, user harus mengisi seluruh field yang ada
secara lengkap. Pada halaman ini user tidak perlu memasukkan nama atau nid
pegawai secara lengkap, cukup dengan huruf awalan nama pegawai atau nomor
awal nid pegawai, lalu sistem akan melakukan filtering secara otomatis dan
memberikan pilihan nama pegawai atau nid pegawai yang dimaksudkan. Ketika
tombol simpan diklik maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam
database. Setelah tombol simpan diklik, field nama persediaan dan field jumlah
pemakaian akan terhapus secara otomatis untuk pengisian data berikutnya.
Gambar 4.25 Halaman Menu Pemakaian Barang
6. Halaman Pengembalian Barang
Halaman ini digunakan untuk menyimpan transaksi pengembalian
persediaan. Untuk menggunakan halaman ini, user harus mencari data pegawai
yang memakai persediaan beserta detil-detilnya. Dalam hal pencarian data
50
tersebut, dilakukan filtering berdasarkan tahun, bulan, dan hari. Ketika tombol
view diklik, maka akan ditampilkan data transaksi pemakaian persediaan yang
dilakukan pegawai yang dimaksudkan. Ketika tombol batal sebelah kiri diklik,
akan membersihkan seluruh field dan view transaksi. Ketika tombol simpan diklik
maka data tersebut akan langsung tersimpan ke dalam database. Apabila user
ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan
mengeklik tombol batal sebelah kanan.
Gambar 4.26 Halaman Menu Pengembalian Barang