bab iv hasil dan pembahasan - repository.ipb.ac.id · penguasaan sistem informasi dan aplikasi tik...
TRANSCRIPT
29
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Lingkungan TI
Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan
Litbang Pertanian.
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Berbasis TI
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu
mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut
telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan
dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk
pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada
dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui
kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.
Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan
Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku
pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut
belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA
sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan
perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi
pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis
TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor
penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi
kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):
a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam
penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas
b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk
c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya
masih belum efektif dan efisien
30
d. Minat baca masyarakat masih rendah
e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola
perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya
Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai
pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:
a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh
UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau
model
b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis
mendukung penelitian dan pengembangan pertanian
c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan
infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang
Pertanian
d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas
sumberdaya manusia perpustakaan
Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada
tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat
Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan
model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat,
Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007).
Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai
tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan
perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan
Litbang Pertanian (Maksum 2009).
Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi
hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu,
pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan
tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap
pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian.
Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap
terbina, tertata dan dapat memberikan layanan informasi kepada pengguna secara
31
optimal sesuai dengan misi perpustakaan, pada tahun 2009 Badan Litbang
Pertanian melalui PUSTAKA menerbitkan Modul Pembinaan Pengelolaan
Perpustakaan. Modul ini dibuat sebagai bahan rujukan pembinaan pengelolaan
perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam upaya
peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan. Materi yang dikemas dalam
modul ini terdiri atas 10 topik yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan
perpustakaan berbasis TI, yaitu: manajemen perpustakaan modern, strategi
pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, pengembangan koleksi,
katalogisasi, klasifikasi, pelayanan rujukan umum, layanan perpustakaan (OPAC
dan sirkulasi), sistem otomasi perpustakaan, layanan multimedia dan jurnal
online, serta digitasi dokumen. Modul ini merupakan penyempurnaan modul
Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI.
Untuk meningkatkan kerjasama antar perpustakaan lingkup Badan Litbang
Pertanian dalam upaya pemanfaatan bersama sumberdaya perpustakaan maupun
meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan berbasis TI, sejak tahun 2009
telah dilaksanakan temu koordinasi pengembangan perpustakaan. Tujuan temu
koordinasi ini adalah mendapatkan umpan balik dari pengelola perpustakaan
UK/UPT terkait dengan pengembangan sistem informasi, tata kelola TI, serta
permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI
UK/UPT Badan Litbang Pertanian yang digunakan untuk perbaikan pengelolaan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaaan berbasis TI tidak
terlepas dari dukungan sumberdaya TI. Untuk mendapatkan gambaran dukungan
sumberdaya TI yang ada saat ini dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang
Pertanian diperlukan identifikasi sumberdaya TI. Hasil yang diperoleh dari
identifikasi sumberdaya TI di instansi adalah sebagai berikut.
4.1.2.1. Proses Bisnis
Badan Litbang Pertanian selain memiliki proses bisnis utama sebagai
lembaga pemerintah yang melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang
32
pertanian juga memiliki tugas untuk menyebarluaskan informasi hasil-hasil
penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan. Salah satu
unit kerja Badan Litbang Pertanian yang diberi mandat untuk menyebarluaskan
informasi hasil penelitian tersebut adalah PUSTAKA. Namun demikian di setiap
unit kerja juga terdapat perpustakaan. Hubungan antara unit kerja PUSTAKA
dengan perpustakaan di setiap unit kerja adalah sebagai pembina.
Perpustakaan di setiap unit kerja selain memberi layanan kepada pengguna
internal peneliti dan litkayasa juga secara eksternal memberi layanan kepada
pengguna umum. Database yang digunakan merupakan hasil kompilasi dari
seluruh database penelitian yang ada di unit kerja sebagai katalog induk yang
terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk
majalah. Kerjasama antara PUSTAKA dengan instansi terkait lainnya merupakan
upaya untuk membangun koleksi bahan pustaka. Kerjasama dengan perguruan
tinggi, lembaga pemerintah non departemen dan kementerian lainnya dilakukan
dalam rangka pemanfaatan bersama informasi dan koleksi baik milik sendiri
maupun koleksi jurnal online yang ada dalam database yang mereka langgan.
PUSTAKA memiliki mandat sebagai National Node untuk database penelitian
pertanian dari Food and Agriculture Organization (FAO). Informasi penelitian
yang sedang berjalan (on-going research) yang dihasilkan Badan Litbang
Pertanian dikirim ke The International Information System for Agricultural
Science and Technology (AGRIS) dan Current Agricultural Research Information
System (CARIS). Sebagai timbal balik FAO mengirimkan CD-ROM yang berisi
kompilasi informasi AGRIS dan CARIS dari berbagai negara anggota FAO .
4.1.2.2. Aplikasi
Dalam menjalankan salah satu proses bisnisnya yaitu menyebarluaskan
informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan
perpustakaan berbasis TI membutuhkan pemanfaatan aplikasi TI. Aplikasi
perpustakaan yang ada terdiri dari:
Katalog
Sistem temu kembali bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Badan
Litbang Pertanian adalah sistem katalog online (OPAC). Sistem OPAC ini
33
dibangun dari beberapa sistem lebih kecil dan digolongkan berdasar bentuk materi
dan kegunaanya yaitu :
1) Katalog Induk, merupakan katalog Induk koleksi Perpustakaan Lingkup
Badan Litbang Pertanian. Katalog yang dikelola adalah Katalog Buku,
Majalah, Informasi Teknologi Pertanian (IPTAN), AGRIS/CARIS dan
Katalog Komoditas Pertanian (Gambar 4).
2) Indonesiana, memuat informasi bibilografis dari artikel pertanian yang
berkaitan hasil penelitian dan pengkajian pertanian Indonesia yang
mencakup semua subsektor dan komoditas Artikel-artikel tersebut
bersumber dari publikasi terbitan instansi lingkup Kementerian Pertanian,
Perguruan Tinggi maupun instansi lainnya yang terkait dengan bidang
pertanian (Gambar 5).
3) Katalog Online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas
sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian (Gambar 6).
Antarmuka aplikasi OPAC menggunakan platform web browser dengan
melakukan proses transformasi terlebih dahulu terhadap data materi informasi/
perpustakaan hasil pengolahan agar sesuai dengan format yang berlaku. Aplikasi
OPAC yang digunakan dibangun berbasis aplikasi open source IGLOO dari
Diknas dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA.
Permasalahan saat ini yang dihadapi aplikasi katalog online ini dapat
dijabarkan sebagai berikut:
1) Fasilitas pencarian metadata yang disediakan masih belum dapat
menelusur dari berbagai database yang ada sehingga pengguna
membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang sesuai
dengan kebutuhannya.
2) Hasil yang diperoleh dari penelusuran masih terbatas hanya informasi
detail record dari koleksi yang dimiliki sedangkan informasi
ketersediaan koleksi tersebut secara elektronis belum ada.
3) Belum adanya fasilitas online fulltext sehingga pengguna harus datang
langsung ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang
dibutuhkan tersebut secara fulltext.
34
ISIS Olah
ISIS Olah merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengolahan
bahan pustaka. Aplikasi ini dibuat oleh United Nations Educational, Scientific and
Cultural Organization (UNESCO) dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI
PUSTAKA. Pengguna ISIS olah ini adalah pustakawan dan pengelola
perpustakaan. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah materi perpustakaan
menjadi database majalah, buku dan hasil penelitian pertanian lainnya. Sebagai
National Node FAO untuk database penelitian pertanian Indonesia, struktur
Gambar 5 Indonesiana Gambar 4 Katalog Induk
Gambar 6 Katalog online UK/UPT
35
database dalam ISIS yang digunakan oleh PUSTAKA mengacu kepada struktur
yang digunakan oleh FAO yaitu: MFN, primary dan second subject category,
nama penulis, judul artikel/buku dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris,
bahasa yang digunakan, note, nama jurnal, kata kunci, kata kunci ke 2, istilah
lokal, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, komoditas, kode
instansi, badan koorporasi, pengarang koorporasi, tahun publikasi, TRN, dan
bibliografis. Database hasil pengolahan dengan ISIS ini selanjutnya digunakan
oleh pengguna perpustakaan melalui aplikasi OPAC yang dapat diakses secara
online melalui situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun datang
langsung ke perpustakaan UK/UPT terkait. Permasalahan saat ini yang dihadapi
dalam penggunaan ISIS olah sebagai aplikasi pengolahan bahan pustaka dapat
dijabarkan sebagai berikut:
1) Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi ini belum dapat dimanfaatkan
secara maksimal diantaranya adalah fitur administrator.
2) Belum adanya fitur yang dapat digunakan untuk membuat link ke
fulltext.
Situs Web
Situs web digunakan dalam perpustakaan berbasis TI bertujuan untuk
memberikan layanan terhadap pengguna dari mana saja dan kapan saja. Dengan
situs web penelusuran koleksi pustaka dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Alamat URL untuk akses situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah
http://digilib.litbang.deptan.go.id. Saat ini, layanan situs web yang diberikan
masih terbatas pada katalog online yang terdiri dari: 1) katalog induk koleksi
perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian; 2) Informasi hasil penelitian dan
pengkajian pertanian di Indonesia, khusus untuk publikasi yang diterbitkan oleh
UK/UPT Badan Litbang Pertanian selain berupa data bibliografis juga dilengkapi
link ke dokumen lengkap dalam format pdf; 3) Katalog online UK/UPT, berisi
katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi
informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian
masing-masing UK/UPT. Selain katalog online, dalam web ini memberikan
informasi daftar jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA serta link koleksi
36
yang dimiliki PUSTAKA yaitu pangkalan data Informasi Padi di Indonesia,
koleksi brosur/leaflet Teknologi Pertanian Tepat Guna, dan kliping berita Inovasi
Teknologi Pertanian di media cetak. Halaman depan situs web perpustakaan
Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Repository Badan Litbang Pertanian
Saat ini tim TI PUSTAKA sedang membangun aplikasi repository Badan
Litbang Pertanian. Repositroy ini nantinya akan digunakan sebagai database
fulltext publikasi hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh UK/UPT Badan
Litbang Pertanian (Gambar 10). Alamat URL untuk akses repository Badan
Litbang Pertanian adalah http://digilib.litbang.deptan.go.id/repository. Protokol
yang digunakan aplikasi ini adalah OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol
for Metadata Harvesting). Dalam protokol ini ada dua objek yang saling
berinteraksi yaitu service provider (pengumpul data) dan data provider (penyedia
data). PUSTAKA merupakan unit kerja yang bertanggungjawab mengoperasikan
gateway pengumpul data. Sedangkan perpustakaan unit kerja lainnya bertugas
sebagai penyedia data. Proses pengumpulan data oleh pengumpul data terhadap
penyedia data dilakukan dalam interval waktu tertentu dan akan disimpan dalam
server terpusat. Format metadata yang digunakan untuk pertukaran data tersebut
menggunakan format standar metadata Dublin Core. Gateway pengumpul
dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dan dirancang secara modular
37
sehingga memungkinan penambahan jenis protokol pertukaran data yang lain.
Untuk menunjang pertukaran data antara pengumpul dan penyedia data digunakan
arsitektur terpusat dimana semua data dari masing-masing perpustakaan UK/UPT
lingkup Badan Litbang Pertanian dibaca oleh server pusat. Arsitektur pertukaran
data repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian
Saat ini gateway pengumpul menggunakan 12 jenis modul yang berbeda.
Hal ini disebabkan karena masing-masing unit kerja menggunakan CMS yang
berbeda-beda. Sembilan unit kerja menggunakan CMS Joomla dengan komponen
yang digunakan adalah JoomDocs dan JoomJournal. Sedangkan tiga unit kerja
yang lain menggunakan framework yang dibangun sendiri. Metadata yang akan
dikumpulkan oleh gateway pengumpul terdiri atas: nama publikasi, no, vol, tahun,
judul artikel, penulis 1 dan 2, kata kunci, abstrak, ISSN/ISBN, dan jurnal fulltext.
Namun dalam pelaksanaan proses pengumpulan data dari UK/UPT masih
mengalami kendala diantaranya adalah ada beberapa database yang tidak dapat
diambil oleh gateway pengumpul. Hal ini disebabkan karena modul pengumpul
tidak dapat mengakses database UK/UPT yang diberi password. Dengan adanya
kendala tersebut, pengumpulan data dari UK/UPT dilakukan dengan dua jenis
metode yaitu otomasi dengan gateway pengumpul dan secara manual dengan cara
Server Terpusat
Internet
Perpustakaan UK/UPT
Perpustakaan UK/UPT
Perpustakaan UK/UPT
38
mengentry data melalui modul manajemen yang terdapat dalam aplikasi ini.
Halaman depan repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian
4.1.2.3. Infrastruktur
Perpustakaan berbasis TI dalam pengelolaannya membutuhkan sebuah
infrastruktur yang baik. Infrastruktur tersebut terdiri atas perangkat keras,
perangkat lunak, dan jaringan komputer. Perangkat keras yang dimaksud adalah
server, PC, scanner, printer, kamera digital, televisi, dan DVD/VCD player.
Perangkat lunak yang dimaksud adalah perangkat lunak server, perangkat lunak
pengelolaan database, perangkat lunak pengolahan bahan pustaka, dan perangkat
lunak temu kembali informasi koleksi perpustakaan. Jaringan komputer yang
dimaksud adalah media transmisi data baik lokal melalui jaringan LAN (Local
Area Network) maupun antar unit perpustakaan melalui jaringan internet. Sejak
awal pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian, infrastruktur
merupakan salah satu masalah yang harus dipecahkan.
Sampai dengan tahun 2011, perangkat keras yang tersedia untuk
perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 416 unit yang terdiri atas
37 unit server, 241 unit PC, 47 unit scanner, 64 unit printer, 11 unit kamera
digital, 9 unit televisi, dan 7 unit DVD/VCD player yang semuanya tersebar di
unit perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian (PUSTAKA 2011). Namun
sarana yang sudah tersedia ini alokasinya belum tersebar secara sempurna, masih
39
ada unit perpustakaan yang belum memiliki salah satu atau lebih perangkat keras
yang dibutuhkan. Secara rinci perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan
UK/UPT Badan Litbang dijabarkan dalam Tabel 7.
Tabel 7 Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011
No UNIT KERJA
JUMLAH PERANGKAT KERAS
SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER
1 SEKRETARIAT BADAN 1 2 1 1 1 0 1 2 PUSLITBANGTAN 0 4 0 1 0 0 0 3 PUSLITBANGHORT 0 4 0 1 0 0 0 4 PUSLITBANGBUN 0 5 1 2 1 1 0 5 PUSLITBANGNAK 0 4 1 1 0 0 0 6 PSEKP 1 5 0 1 0 0 0 7 BB MEKTAN 1 7 0 2 0 0 0 8 BB BIOGEN 1 5 1 1 0 0 0 9 BBSDLP/BALITTANAH 0 2 0 0 0 0 0
10 BB PASCAPANEN 1 2 1 1 1 0 1 11 BB PADI 0 3 1 1 0 0 0 12 BB VETERINER 1 7 1 1 0 0 0 13 BBP2TP 0 3 1 1 0 0 0 14 BALITKABI 1 5 1 1 0 0 0 15 BALIT SEREAL 1 5 1 2 0 0 0 16 BALITSA 0 5 1 1 0 0 0 17 BALITBU 0 5 0 1 0 0 0 18 BALITHI 0 4 1 1 0 1 0 19 BALITJESTRO 1 3 1 1 0 0 0 20 BALITTRO 0 5 1 1 0 0 0 21 BALITTAS 0 2 0 0 0 0 0 22 BALITTRI 1 5 1 0 0 0 0 23 BALITNAK 1 6 1 1 0 0 0 24 BALITTRA 1 4 1 1 0 0 0 25 BALITKLIMAT 0 2 1 1 0 0 0 26 BALINGTAN 1 5 1 1 0 0 0 27 BALITKA 1 5 1 1 1 0 0 28 LOLIT TUNGGRO 0 2 1 1 1 0 0 29 LOLIT SAPI POTONG 1 3 1 1 1 0 0
30 LOLIT KAMBING POTONG 1 2 1 1 0 0 0
31 BPTP SUMUT 1 2 1 1 0 0 0 32 BPTP NAD 1 5 1 1 1 1 0 33 BPTP SUMBAR 1 5 0 1 0 0 0 34 BPTP LAMPUNG 0 4 0 0 0 0 0 35 BPTP SUMSEL 1 5 1 1 0 0 0 36 BPTP JAMBI 1 4 1 3 0 0 0 37 BPTP BANTEN 1 2 1 1 0 0 0 38 BPTP JAKARTA 1 4 1 1 0 1 0 39 BPTP JAWA BARAT 0 4 1 1 0 0 0 40 BPTP JAWA TENGAH 1 6 1 1 0 0 0 41 BPTP DIY 0 6 1 1 1 0 1
40
42 BPTP JAWA TIMUR 1 8 1 2 0 1 1 43 BPTP KALSEL 0 7 1 1 0 1 1 44 BPTP KALTENG 1 5 1 1 0 0 0 45 BPTP KALBAR 1 4 1 2 0 0 0 46 BPTP NTT 0 3 1 3 0 1 1 47 BPTP BALI 1 1 0 0 0 0 0 48 BPTP SULSEL 1 5 1 1 0 1 0 49 BPTP SULTENG 1 3 1 1 0 0 0 50 BPTP SULUT 1 5 1 1 1 0 0 51 BPTP MALUKU 1 3 0 1 0 1 1 52 BPTP BABEL 1 3 1 1 0 0 0 53 BPTP BENGKULU 1 3 1 1 0 0 0 54 BPTP RIAU 1 5 2 2 0 0 0 55 BPTP GORONTALO 1 3 1 1 1 0 0 56 BPTP PAPUA 0 3 1 1 1 0 0 57 BPTP PAPUA BARAT 1 1 0 1 0 0 0 58 LRPI 0 3 0 1 0 0 0 59 PPKS 0 3 1 1 0 0 0 60 BALIT KARET 0 1 0 0 0 0 0 61 BALIT SEMBAWA 0 2 0 0 0 0 0 62 P3GULA INDONESIA 0 1 0 0 0 0 0 63 PUSLIT KOPI KAKAO 0 1 0 0 0 0 0
37 241 47 64 11 9 7
Sumber: PUSTAKA, 2011
Sesuai dengan rencana strategis pengembangan perpustakaan berbasis TI
yang dibuat oleh Badan Litbang Pertanian, untuk meningkatkan kinerja
perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian diperlukan tambahan perangkat
keras sebanyak 296 unit yang terdiri atas 26 unit server, 85 unit PC, 17 unit
scanner, 8 unit printer, 52 unit kamera digital, 54 unit televisi, dan 54 unit
DVD/VCD player. Alokasi tambahan perangkat keras ini harus disebar secara
sempurna kepada perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang
membutuhkan. Secara terinci sebaran perangkat keras yang dibutuhkan oleh
perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dijabarkan pada Tabel 8 berikut.
Tabel 8 Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
No UNIT KERJA TAMBAHAN PERANGKAT KERAS
SERVER PC SCANNER PRINTER CAMERA TELEVISI DVD/VCD
COMPUTER DIGITAL UNIT PLAYER 1 SEKRETARIAT BADAN 0 3 0 0 0 1 1 2 PUSLITBANGTAN 1 1 1 0 1 1 1 3 PUSLITBANGHORT 1 1 1 0 1 1 1 4 PUSLITBANGBUN 1 0 0 0 0 0 0 5 PUSLITBANGNAK 1 1 0 0 1 1 1 6 PSEKP 0 0 1 0 1 1 1
41
7 BB MEKTAN 0 0 1 -1 1 1 1 8 BB BIOGEN 0 0 0 0 1 1 1 9 BBSDLP/BALITTANAH 1 3 1 1 1 1 1
10 BB PASCAPANEN 0 3 0 0 0 1 1 11 BB PADI 1 2 0 0 1 1 1 12 BB VETERINER 0 0 0 0 1 1 1 13 BBP2TP 1 2 0 0 1 1 1 14 BALITKABI 0 0 0 0 1 1 1 15 BALIT SEREAL 0 0 0 0 1 1 1 16 BALITSA 1 0 0 0 1 1 1 17 BALITBU 1 0 1 0 1 1 1 18 BALITHI 1 1 0 0 1 0 0 19 BALITJESTRO 0 2 0 0 1 1 1 20 BALITTRO 1 0 0 0 1 1 1 21 BALITTAS 1 3 1 1 1 1 1 22 BALITTRI 0 0 0 1 1 1 1 23 BALITNAK 0 0 0 0 1 1 1 24 BALITTRA 0 1 0 0 1 1 1 25 BALITKLIMAT 1 3 0 0 1 1 1 26 BALINGTAN 0 0 0 0 1 1 1 27 BALITKA 0 0 0 0 0 1 1 28 LOLIT TUNGGRO 1 3 0 0 0 1 1 29 LOLIT SAPI POTONG 0 2 0 0 0 1 1
30 LOLIT KAMBING POTONG 0 3 0 0 1 1 1
31 BPTP SUMUT 0 3 0 0 1 1 1 32 BPTP NAD 0 0 0 0 0 0 0 33 BPTP SUMBAR 0 0 1 0 1 1 1 34 BPTP LAMPUNG 1 1 1 1 1 1 1 35 BPTP SUMSEL 0 0 0 0 1 1 1 36 BPTP JAMBI 0 1 0 0 1 1 1 37 BPTP BANTEN 0 3 0 0 1 1 1 38 BPTP JAKARTA 0 1 0 0 1 0 0 39 BPTP JAWA BARAT 1 1 0 0 1 1 1 40 BPTP JAWA TENGAH 0 0 0 0 1 1 1 41 BPTP DIY 1 -1 0 0 0 1 1 42 BPTP JAWA TIMUR 0 0 0 0 1 0 0 43 BPTP KALSEL 1 0 0 0 1 0 0 44 BPTP KALTENG 0 0 0 0 1 1 1 45 BPTP KALBAR 0 1 0 0 1 1 1 46 BPTP NTT 1 2 0 0 1 0 0 47 BPTP BALI 0 4 1 1 1 1 1 48 BPTP SULSEL 0 0 0 0 1 0 0 49 BPTP SULTENG 0 2 0 0 1 1 1 50 BPTP SULUT 0 0 0 0 0 1 1 51 BPTP MALUKU 0 2 1 0 1 0 0 52 BPTP BABEL 0 2 0 0 1 1 1 53 BPTP BENGKULU 0 2 0 0 1 1 1 54 BPTP RIAU 0 0 0 0 1 1 1 55 BPTP GORONTALO 0 2 0 0 0 1 1 56 BPTP PAPUA 1 2 0 0 0 1 1 57 BPTP PAPUA BARAT 0 4 1 0 1 1 1 58 LRPI 1 2 1 0 1 1 1 59 PPKS 1 2 0 0 1 1 1
42
60 BALIT KARET 1 4 1 1 1 1 1 61 BALIT SEMBAWA 1 3 1 1 1 1 1 62 P3GULA INDONESIA 1 4 1 1 1 1 1 63 PUSLIT KOPI KAKAO 1 4 1 1 1 1 1
26 85 17 8 52 54 54
Perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam melayani
permintaan pengguna menggunakan dua jenis server yaitu server perpustakaan
unit kerja dan server utama yang terdapat di PUSTAKA. Server perpustakaan unit
kerja digunakan untuk melayani permintaan pengguna internal melalui intranet.
Sedangkan server utama digunakan untuk melayani pengguna melalui internet.
Namun karena keterbatasan server yang dimiliki oleh perpustakaan menyebabkan
ada beberapa UK/UPT belum memiliki server lokal. Sistem operasi yang
digunakan untuk server lokal perpustakaan yang dikelola oleh UK/UPT sebagian
besar menggunakan Microsoft Windows Server 2003, namun ada beberapa server
lokal yang menggunakan sistem operasi lain berbasis Linux diantaranya adalah: 1)
server lokal yang dikelola oleh PUSTAKA menggunakan sistem operasi CentOS;
2) server lokal yang dikelola oleh Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen
Pertanian, dan Balitjestro menggunakan Ubuntu Server; dan 3) server lokal yang
dikelola oleh Lolit Sapi Potong menggunakan Fedora.
Konfigurasi server utama yang digunakan untuk melayani permintaan
pengguna melalui situs web yang dihosting di PUSTAKA adalah dua buah server
dengan perangkat lunak yang tertanam dalam mesin tersebut adalah CentOS
Linux dengan aplikasi web server LAMP (Linux Apache, MySQL, dan PHP).
Situs web digunakan untuk memperkenalkan sekaligus melayani pengguna
layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Perangkat lunak yang tertanam
dalam PC yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka adalah aplikasi
WINISIS. Sedangkan perangkat lunak yang digunakan untuk temu kembali
informasi adalah aplikasi open source IGLOO yang sudah dimodifikasi.
Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian memiliki dua buah
Metropolitan Area Network (MAN) yaitu Jakarta dan Bogor. Uplink internet
MAN Jakarta berasal dari Sekretariat Badan Litbang Pertanian dengan host
Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Puslitbang Hortikultura, dan BPTP DKI
Jakarta. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik
CBN. Sedangkan uplink MAN Bogor berasal dari PUSTAKA dengan host
43
Cimanggu Cyber yang terdiri dari unit kerja Badan Litbang Pertanian di daerah
Cimanggu dan 2 unit kerja di luar kompleks penelitian Cimanggu yaitu Puslitbang
Peternakan dan PSE-KP. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur
jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan MAN Jakarta maupun Bogor tidak
hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan perpustakaan namun sharing
koneksi dengan web server, email server, DNS server, maupun PC yang
terhubung ke jaringan internet. Untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya
layanan yang diberikan akibat traffic yang besar pada saat waktu sibuk,
Sekretariat Badan Litbang Pertanian menyediakan bandwidth sebesar 4 Mbps
melalui jaringan publik CBN. Sedangkan untuk menjaga kualitas dan mencegah
terhentinya layanan yang diberikan oleh MAN Bogor yang memiliki titik akses
yang cukup banyak, PUSTAKA menyediakan bandwidth sebesar 10 Mbps
melalui jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan yang digunakan oleh UPT
yang tersebar diseluruh propinsi di Indonesia adalah infrastruktur jaringan publik
Telkom Speedy dengan rata-rata penyediaan bandwidth sebesar 64 Kbps. Namun
ada tiga UPT yang menyediakan bandwidth yang lebih besar yaitu Balittra dan
Balitsa sebesar 128 Kbps, serta Balittas sebesar 384 Kbps. Untuk Topologi
infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 10.
Perpustakaan UK/UPT dalam memberikan layanan perpustakaan
menggunakan akses LAN yang dikelola oleh masing-masing UK/UPT. Topologi
infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT menggunakan topologi star dimana
semua komunikasi ditangani langsung dan dikelola oleh host berupa Switch hub.
Topologi ini dipilih karena memiliki kelebihan dalam pengelolaan komunikasi
data pada jaringan yang padat dimana bila ada salah satu komputer atau perangkat
yang mengalami kerusakan maka tidak akan mempengaruhi komunikasi yang
lainnya. Selain itu topologi star ini memiliki cost yang rendah dan instalasi yang
mudah Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT dapat dilihat pada
Gambar 11.
44
Gambar 10 Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian
Gambar 11 Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
45
4.1.2.4. Organisasi dan Manajemen
Struktur organisasi unit perpustakaan dan unit TI di Unit Kerja eselon II
(Pusat Penelitian dan Pengembangan/Balai Besar) Badan Litbang Pertanian saat
ini berada dibawah Seksi Pendayagunaan Hasil Penelitian, di Unit Pelaksana
Teknis (Balai Penelitian) berada dibawah Seksi Jasa Penelitian, sedangkan di Unit
Pelaksana Teknis (Balai Pengkajian) dibawah Seksi Kerjasama dan Pelayanan
Pengkajian, dengan level eselon IV. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit
perpustakaan, kepala UK/UPT menetapkan penanggung jawab/koordinator
perpustakaan yaitu seseorang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap
kegiatan yang berlangsung di perpustakaan, namun tanpa mendelegasikan alokasi
pekerjaan secara formal dan tertulis. Penanggung jawab/koordinator perpustakaan
ini berada dibawah dan bertanggungjawab kepada unit eselon IV. Pada aspek
manajerial pengorganisasian, penanggung jawab/koordinator perpustakaan
memiliki kewenangan untuk mengorganisasi pekerjaan sesuai dengan
kompetensinya sebagai pustakawan profesional khususnya dalam
mengembangkan program perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Namun untuk
perencanaan anggaran pengadaan koleksi dan pembelian alat yang dibutuhkan
perpustakaan maupun pemberian penilaian DP3 pustakawan yang disupervisi oleh
penanggungjawab/ koordinator perpustakaan adalah kewenangan kepala unit
eselon IV terkait. Penanggungjawab/koordinator perpustakaan hanya diminta
memberikan daftar kebutuhan. Dengan kewenangan yang terbatas itu
menyebabkan tidak cukup memberi ruang bagi penanggungjawab/koordinator
perpustakaan untuk menerapkan prinsip manajemen dalam pekerjaannya.
Unit perpustakaan di PUSTAKA terefleksi dalam Bidang Perpustakaan
dengan level eselon III. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, Bidang
Perpustakaan ini dibantu oleh dua Sub Bidang dengan tugasnya masing-masing
yaitu: 1) Sub Bidang Pengelolaan Sumberdaya Perpustakaan yang memiliki tugas
untuk mengelola sumberdaya perpustakaan dari pengadaan koleksi, pengolahan
koleksi, sampai dengan perawatan koleksi; dan 2) Sub Bidang Pelayanan
Perpustakaan, merupakan front end dari layanan perpustakaan. Pembagian tugas
di Bidang Perpustakaan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan kompetensi
sumberdaya manusia perpustakaan yang tersedia. Unit TI di PUSTAKA terefleksi
46
dalam Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi IPTEK dengan
level eselon IV. Dalam hal ini unit TI merupakan unit TI yang sesungguhnya dan
mengemban tugas-tugas TI untuk menggerakkan seluruh proses bisnis yang ada.
Pembagian tugas-tugas TI seperti database admin, network admin, programmer,
system analyst dan sebagainya sudah dilakukan dengan baik.
4.1.2.5. Sumberdaya Manusia
Agar pelaksanaan tugas perpustakaan dapat berjalan secara optimal,
perpustakaan wajib memiliki sumberdaya manusia yang proporsional sesuai
dengan volume kerja perpustakaan. Sumberdaya manusia perpustakaan ini terdiri
atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional
perpustakaan. Sampai dengan tahun 2011, UK/UPT Badan Litbang Pertanian
memiliki sumberdaya manusia pengelola perpustakaan sebanyak 162 orang
dengan rata-rata 3 orang per unit kerja dengan kisaran tertinggi sebanyak 6 orang
di BB Veteriner. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang
diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang.
Oleh karena itu masih dibutuhkan tambahan SDM sebanyak 154 orang untuk
seluruh UK/UPT. Namun jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan
tidak secara langsung mencirikan berkembang tidaknya suatu perpustakaan,
karena dari data yang diperoleh ada perpustakaan yang berkembang dengan baik
walaupun hanya ditangani oleh satu orang pengelola. Secara rinci kondisi saat ini
dan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan untuk setiap
UK/UPT dijabarkan dalam Tabel 9. Dari 162 orang tenaga pengelola
perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian tersebut tidak
ada seorangpun yang menggunakan seluruh waktu yang dimilikinya untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya sebagai pengelola
perpustakaan. Waktu efektif yang digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk
melakukan pekerjaan sesuai tupoksinya rata-rata hanya 89%, sedangkan sisa
waktu sebesar 11% digunakan untuk melakukan pekerjaan diluar tupoksinya. Hal
ini terkait dengan kebijakan di masing-masing UK/UPT yang melibatkan
pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas
yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan.
47
Tabel 9 Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT
No UNIT KERJA SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA PERPUSTAKAAN
KONDISI SAAT INI TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN
1 SEKRETARIAT BADAN 1 4 2 PUSLITBANGTAN 4 1 3 PUSLITBANGHORT 2 3 4 PUSLITBANGBUN 4 1 5 PUSLITBANGNAK 2 3 6 PSEKP 4 1 7 BB MEKTAN 1 4 8 BB BIOGEN 3 2 9 BBSDLP/BALITTANAH 4 1
10 BB PASCAPANEN 1 4 11 BB PADI 3 2 12 BB VETERINER 6 0 13 BBP2TP 4 1 14 BALITKABI 3 2 15 BALIT SEREAL 4 1 16 BALITSA 2 3 17 BALITBU 2 3 18 BALITHI 4 1 19 BALITJESTRO 1 4 20 BALITTRO 4 1 21 BALITTAS 2 3 22 BALITTRI 3 2 23 BALITNAK 5 0 24 BALITTRA 5 0 25 BALITKLIMAT 3 2 26 BALINGTAN 2 3 27 BALITKA 2 3 28 LOLIT TUNGGRO 2 3 29 LOLIT SAPI POTONG 2 3 30 LOLIT KAMBING POTONG 2 3 31 BPTP SUMUT 3 2 32 BPTP NAD 1 4 33 BPTP SUMBAR 4 1 34 BPTP LAMPUNG 2 3 35 BPTP SUMSEL 2 3 36 BPTP JAMBI 1 4 37 BPTP BANTEN 1 4 38 BPTP JAKARTA 2 3 39 BPTP JAWA BARAT 2 3 40 BPTP JAWA TENGAH 5 0 41 BPTP DIY 4 1 42 BPTP JAWA TIMUR 3 2 43 BPTP KALSEL 3 2 44 BPTP KALTENG 2 3 45 BPTP KALBAR 3 2 46 BPTP NTT 4 1 47 BPTP BALI 3 2 48 BPTP SULSEL 2 3
48
49 BPTP SULTENG 1 4 50 BPTP SULUT 2 3 51 BPTP MALUKU 3 2 52 BPTP BABEL 1 4 53 BPTP BENGKULU 2 3 54 BPTP RIAU 3 2 55 BPTP GORONTALO 1 4 56 BPTP PAPUA 2 3 57 BPTP PAPUA BARAT 2 3 58 LRPI 1 4 59 PPKS 2 3 60 BALIT KARET 1 4 61 BALIT SEMBAWA 2 3 62 P3GULA INDONESIA 1 4 63 PUSLIT KOPI KAKAO 4 1
162 154
Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian
adalah sebanyak 112 orang. Namun dalam pelaksanaannya ada 17 orang
pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi di bidang TI sehingga
dilibatkan dalam pengelolaan TI UK/UPT. Sumberdaya manusia pengelola
perpustakaan UK/UPT tersebut berasal dari Puslitbang Tanaman Pangan, BB
Pascapanen, Balitklimat, Balingtan, Balittas, Balitkabi, BPATP, BPTP Sumbar,
BPTP Sulut, BPTP NTT, BPTP Jakarta, BPTP Jogjakarta, BPTP Papua, BPTP
Babel, Lolit Sapi Potong, Lolit Kambing Potong, dan Lolit Penyakit Tungro.
Secara rinci kondisi sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT lingkup Badan
Litbang Pertanian dijabarkan dalam Tabel 10.
Tabel 10 Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian
NO UNIT KERJA SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA TI
1 BPATP 3 2 BALITBU 2 3 BALITKLIMAT 2 4 PUSLITBANGNAK 2 5 BBSDLP 2 6 BALITTRI 1 7 BALITKABI 2 8 BALITSA 2 9 BBALITVET 2 10 PSEKP 1 11 BBP MEKTAN 2 12 BALITTRA 2 13 BB PASCAPANEN 2 14 BALITTRO 2
49
15 BALINGTAN 2 16 BALITTAS 2 17 PUSLITBANGTAN 2 18 BALITSA 2 19 BALITJESTRO 2 20 BALITKA 1 21 PUSLITBANGHORTI 2 22 PUSLITBANGBUN 2 23 BALITTANAH 3 24 BALITNAK 2 25 BB2TP 2 26 BALITSEREAL 2 27 BB PADI 2 28 BB Biogen 2 29 BPTP NAD 0 30 BPTP NAD 2 31 BPTP Sumatera Utara 1 32 BPTP Sumatera Barat 2 33 BPTP Jambi 2 34 BPTP Riau 2 35 BPTP Sumatera Selatan 1 36 BPTP Bengkulu 2 37 BPTP Lampung 1 38 BPTP Bangka Belitung 2 39 BPTP Banten 3 40 BPTP DKI 2 41 BPTP Jawa Barat 2 42 BPTP DI. Yogyakarta 2 43 BPTP Jawa Tengah 2 44 BPTP Jawa Timur 2 45 BPTP Bali 0 46 BPTP NTB 2 47 BPTP NTT 1 48 BPTP Kalimantan Tengah 2 49 BPTP Kalimantan Barat 1 50 BPTP Kalimantan Timur 2 51 BPTP Kalimantan Selatan 1 52 BPTP Sulawesi Utara 2 53 BPTP Sulawesi Selatan 2 54 BPTP Sulawesi Tenggara 1 55 BPTP Sulawesi Tengah 1 56 BPTP Gorontalo 1 57 BPTP Maluku 1 58 BPTP Maluku Utara 1 59 BPTP Papua 3 60 BPTP Papua Barat 0 61 Satker Sulawesi Barat 2 62 Loka Penelitian Penyakit Tungro 2 63 Loka Penelitian Sapi Potong 3 64 Loka Penelitian Kambing Potong 1
112
50
Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh
PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola
TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI
yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu
yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.
4.1.2.6. Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database.
Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528
yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK
sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi
database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku
sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak
77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan
dijabarkan pada Tabel 11.
Tabel 11 Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
BUKU MJL SK CDR VC/DV AVA BUKU MJL IPTAN PTTAN KPTAN FOTO EJR1 SEKRETARIAT BADAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 02 PUSLITBANGTAN 11000 19000 2 0 0 0 0 0 1900 0 0 0 03 PUSLITBANGHORT 340 344 0 8 0 0 340 0 0 0 0 0 04 PUSLITBANGBUN 2.400 248 3 29 0 0 1800 0 2000 0 0 0 05 PUSLITBANGNAK 400 100 0 20 1 1 0 0 500 15 0 0 06 PSEKP 5892 2947 0 20 0 0 5892 3641 2947 0 0 0 07 BB MEKTAN 1900 250 0 90 0 0 1900 0 0 0 0 0 08 BB BIOGEN 3596 1345 2 15 0 0 2129 0 2095 0 0 0 09 BBSDLP/BALITTANAH 137 24 2 7 0 0 112 0 300 0 0 0 010 BB PASCAPANEN 500 40 ada 0 ada ada ada ada ada ada 0 0 011 BB PADI 4908 953 5756 34 0 0 6145 953 20244 0 0 0 10012 BB VETERINER 12439 864 0 39 0 57 2723 1070 1338 953 0 0 013 BBP2TP 1343 1134 1 3 3 13 1343 3626 2700 0 0 0 014 LRPI 1700 62 3 0 0 0 14000 0 200 0 0 0 015 BALIT SEREAL 777 98 3 0 0 0 820 0 0 0 0 0 016 BALITSA 500 33 4 10 1 0 30 178 2828 3 0 0 017 BALITBU 2050 203 0 0 0 0 473 0 39 56 15 0 518 BALITHI 200 10 2 17 1 0 53 0 0 0 0 0 019 BALITJESTRO 678 12 2 0 0 0 705 49 314 0 0 0 80720 BALITTRO 16537 1498 2 10 0 0 2522 0 14810 0 0 0 021 BALITTAS 1725 202 2 0 0 3 1752 306 1877 0 0 0 022 BALITKABI 6634 388 0 0 0 0 3284 388 13238 0 0 0 023 BALITTRI 582 3648 4 0 0 0 582 235 3648 0 0 0 024 BALITNAK 5062 300 2 10 25 0 0 0 0 0 0 0 0
UNIT KERJA CETAK OFF-LINE DATABASEKOLEKSI PERPUSTAKAAN
NO
51
MJL: Majalah, SK: Surat Keputusan, AVA: Audio Visual Aids, IPTAN: Informasi Pertanian , PTTAN: Paket Teknologi
Pertanian , KPTAN: Komponen Teknologi Pertanian , EJR: Elektronik Jurnal
Koleksi perpustakaan ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran
dengan instansi lainnya. Secara rinci diagram alir perolehan koleksi perpustakaan
dijabarkan dalam Gambar 12.
25 BALITTRA 3620 815 3 0 0 0 120 0 1377 0 0 0 026 BALITKLIMAT 230 453 1 3 0 0 230 453 86 0 0 0 027 BALINGTAN 1212 377 2 0 0 0 717 230 379 0 0 0 028 BALITKA 903 5171 1 0 0 0 0 840 0 0 0 0 029 LOLIT TUNGGRO 80 22 1 6 2 0 0 0 0 0 0 0 030 LOLIT SAPI POTONG 1036 1023 2 3 0 310 77 35 4 3 0 310 031 LOLIT KAMBING POTONG 2931 265 5 0 5 150 0 0 0 0 0 0 032 PPKS 9646 197 8 14 0 0 9646 0 574 0 0 0 033 BPTP SUMUT 2,042 5,368 4 1 1 0 1735 2,600 781 32 0 0 334 BPTP NAD 2,354 234 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 035 BPTP SUMBAR 1,500 150 3 2 4 0 853 0 32 0 0 0 036 BPTP LAMPUNG 0 0 0 0 0 0 0 0 17 0 0 0 037 BPTP SUMSEL 870 575 85 0 50 0 150 0 50 5 3 250 038 BPTP JAMBI 2,621 60 3 28 0 0 1,330 0 346 237 116 0 839 BPTP BANTEN 858 577 12 33 9 3 319 235 200 0 0 0 040 BPTP JAKARTA 2,000 250 0 14 6 0 250 190 4 0 0 0 1241 BPTP JAWA BARAT 1,814 148 0 10 20 0 1,004 235 557 0 0 0 8242 BPTP JAWA TENGAH 3,100 102 32 3 83 0 3,100 87 283 0 0 0 043 BPTP DIY 2,468 96 2 0 0 0 812 0 607 0 0 0 044 BPTP JAWA TIMUR 5,884 568 0 0 37 337 84 0 10,339 0 0 0 045 BPTP KALSEL 2,753 228 1 22 16 0 3 0 50 0 0 0 046 BPTP KALTENG 380 40 0 10 5 0 2,559 1,260 0 0 0 0 047 BPTP KALBAR 675 569 0 78 0 0 1 0 0 0 0 0 048 BPTP NTT 1,395 413 3 0 13 1 105 235 72 4 23 58 049 BPTP BALI 1,500 33 2 0 13 0 280 0 0 0 0 0 050 BPTP SULSEL 2,817 3,636 20 17 0 331 2,817 20 3,363 0 0 2 051 BPTP SULTENG 1,800 400 1 28 0 0 607 24 19 32 0 0 052 BPTP SULUT53 BPTP MALUKU 213 2260 150 55 0 0 0 0 0 0 0 0 054 BPTP BABEL 350 74 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 055 BPTP BENGKULU 2680 200 375 0 0 0 1057 0 149 0 0 0 056 BPTP RIAU 2204 751 40 0 0 53 2,204 38 756 0 0 0 057 BPTP GORONTALO 465 250 0 80 0 0 137 0 0 0 0 0 058 BPTP PAPUA 200 45 0 50 0 0 269 54 0 0 0 0 059 BPTP PAPUA BARAT 15 10 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0
52
Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian (Budiarto 2010)
4.1.2.7. Anggaran
Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh
anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loan/pinjaman
luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh
tersebut sebagian besar digunakan oleh UK/UPT untuk gaji pegawai dan biaya
kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh
Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UK/UPT seringkali tidak
mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya
peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis
TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design
Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan
perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di
UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam
bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal
ini memberikan peluang bagi perpustakaan UK/UPT untuk dapat meningkatkan
infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan
perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena
dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional
53
kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena
ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UK/UPT bervariasi
menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup
bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi
sebesar Rp 115.000.000 per tahun.
4.2. Analisis Pengendalian TI
Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian
yaitu untuk memberdayakan peran perpustakaan sebagai media untuk
mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari
peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang
kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan
UK/UPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun
memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UK/UPT. Analisis
pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama
penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.
4.2.1. Plan and organise (PO)
Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis
penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima,
proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan
arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan
Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam
pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah
dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang
Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul
pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
54
4.2.1.2. Define the Information Architecture
Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi
arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan
layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di
UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa
maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap
perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh
PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan
katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction
Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi
informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem
pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah
dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan
yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi
free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan
sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh
perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas
sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi
informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan
ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola
perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships
Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah
dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian
tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya
yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
55
4.2.1.5. Manage the IT Investment
Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI
merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang
cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras,
perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam
pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun
dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki
kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk
pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal
yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction
Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan
kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus.
Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara
pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari
keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya
adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk
alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap
tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan
fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di
perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources
UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya
manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang
bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun
sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh
perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan
yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang
diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
56
rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola
perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah
kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang
dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT.
Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya
adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality
Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum
Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam
pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem
tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan
kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang
sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan
bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan
kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang
terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks
Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT
dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang
sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan
resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon
resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh
Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan
menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko.
Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks),
maka diperlukan respon resiko tambahan.
57
4.2.1.10. Manage Projects
Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan
kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai
tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI
saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan
cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek
TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen
memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.
4.2.2. Acquire and Implement (AI)
Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu
diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini
melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi
tujuan yang diharapkan oleh institusi.
4.2.2.1. Identify Automated Solutions
Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan
perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang
efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang
Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam
memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang
Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi
yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.
4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software
Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi
perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan
keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan
Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan
perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan
layanan perpustakaan berbasis TI.
58
4.2.2.3. Acquire and Maintain Technology Infrastructure
Pembangunan infrastruktur perpustakaan Badan Litbang Pertanian
dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan mengikuti spesifikasi yang
sesuai dengan kebutuhan standar dan layanan yang ditetapkan. Perancangan
sistem disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam grand design
perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI dan modul pengembangan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Kondisi saat ini yang
diterapkan adalah menggunakan dua jenis sistem yaitu sentralisasi dan
desentralisasi. Sistem desentralisasi dimana setiap perpustakaan UK/UPT
memiliki sumberdaya TI yang dikelola sendiri terdiri atas database koleksi, server,
dan infrastruktur jaringan. Sistem sentralisasi dimana siap perpustakaan UK/UPT
mengupload database koleksi yang dimilikinya kedalam server utama yang
dikelola oleh PUSTAKA.
4.2.2.4. Enable Operations and Use
Secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memiliki kerangka kerja yang
dapat digunakan untuk membuat dokumentasi yaitu petunjuk teknis pengelolaan
perpustakaan dan materi pelatihan pemanfaatan TI. Badan Litbang Pertanian
dalam penyusunan petunjuk teknis dan materi pelatihan telah melibatkan pihak-
pihak terkait diantaranya adalah manajemen, pengelola TI, maupun pengelola
perpustakaan.
4.2.2.5. Procure IT Resources
Kondisi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam memperoleh
sumberdaya TI seperti pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
dilakukan berdasarkan pada standar acuan pengembangan, pembangunan, dan
penyempurnaan sistem informasi. Dalam proses ini prosedur pengadaan
sumberdaya TI disesuaikan dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Pemilihan vendor dilakukan dengan tender dan pengaturan kontrak
dengan vendor dilakukan dengan terperinci.
59
4.2.2.6. Manage Changes
Badan Litbang Pertanian telah mengimplementasikan strategi change
management dan risk management. Semua perubahan yang berhubungan dengan
infrastruktur, aplikasi, dan perawatan darurat sudah dikelola secara terstruktur.
Perubahan dicatat dan dinilai terlebih dahulu sebelum diterapkan dan ditinjau
terhadap hasil pelaksanaan sistem.
4.2.2.7. Install and Accredit Solutions and Changes
PUSTAKA dalam membangun sistem aplikasi baru yang menunjang
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menerapkan konsep
pengembangan bertahap. Seluruh sistem dilakukan uji terhadap fungsi masing-
masing oleh tim TI PUSTAKA, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem oleh
pengelola perpustakaan di PUSTAKA. Apabila sistem tersebut sudah dianggap
layak dan mudah diaplikasikan oleh pengguna maka sistem akan
diimplementasikan ke seluruh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
dan dilakukan kajian pasca implementasi sistem tersebut.
4.2.3. Deliver and Support (DS)
Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan
oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan
yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang
Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal
maupun eksternal yang mempengaruhinya.
4.2.3.1. Define and Manage Service Levels
Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh
UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80
Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang
dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang
terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang
disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk
60
pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan
pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan
oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan,
PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan
teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan
UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya
dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati
sebelumnya.
4.2.3.2. Manage Third-party Services
Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan
untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak
ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan
peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya
SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan
kinerja pihak ketiga.
4.2.3.3. Manage Performance and Capacity
Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan
secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan
berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini
dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan
kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.4. Ensure Continuous Service
Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang
berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan
dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika
terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang
sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya
interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.
61
4.2.3.5. Ensure Systems Security
Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik.
Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang
diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT
terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer
pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan
virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan
digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut
dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.
4.2.3.6. Identify and Allocate Costs
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya
mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi
anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan
ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut
dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan.
Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi
pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.
4.2.3.7. Educate and Train Users
Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola
perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai
dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh
Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia
sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan
pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan
tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang
Pertanian.
4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents
Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap
penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.
62
Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari
pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap
registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab,
serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan
yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun
eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration
Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah
memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar
perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng
dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi
WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi
menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat
meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian
masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems
Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan
mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan
dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan
berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak
pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan
tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang
disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT.
Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh
PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada
pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
63
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh
melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat
ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan
UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang
dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke
dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal,
pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama
sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment
Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan
dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh
PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi
keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa
disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses
lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan
dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari
kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol
lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar
belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations
Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI.
Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat
terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.
4.2.4. Monitor and Evaluate (ME)
Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu
dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai
usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai
dengan standar yang direncanakan sebelumnya.
64
4.2.4.1. Monitor and Evaluate IT Performance
Proses monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa TI
memberikan kontribusi untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan perpustakaan
sesuai dengan arah dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Proses monitoring dan
evaluasi terhadap kinerja TI saat ini telah diterapkan dengan baik di perpustakaan
UK/UPT. Mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja TI yang diterapkan adalah
dengan menggunakan format laporan yang disampaikan oleh perpustakaan
UK/UPT ke PUSTAKA maupun dengan melakukan kegiatan koordinasi
pengelola perpustakaan yang dihadiri oleh para pengelola perpustakaan UK/UPT
yang diselenggarakan pada setiap tahun.
4.2.4.2. Monitor and Evaluate Internal Control
Dalam proses ini Badan Litbang Pertanian sudah melakukan penilaian
resiko proses TI dalam kerangka kerja kontrol TI. Kegiatan penilaian penerapan
kendali internal TI sudah dilakukan secara berkala. Kendali internal TI sudah
didokumentasikan dan dikomunikasikan keberbagai pihak yang terlibat dalam
pengelolaan perpustakaan. Penilaian kontrol internal TI dilakukan sebagai bagian
dari audit keuangan yang telah disediakan oleh Badan Litbang Pertanian melalui
UK/UPT untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
4.2.4.3. Ensure Compliance With External Requirements
Kondisi saat ini terhadap persyaratan eksternal sudah ada kesadaran dari
Badan Litbang Pertanian untuk mengidentifikasi secara terus menerus hukum
lokal dan internasional yang harus dipatuhi untuk dimasukkan kedalam kebijakan
TI instansi dan mengkomunikasikannya. Prosedur persyaratan eksternal tersebut
adalah regulasi dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan alat-alat TI
maupun database koleksi perpustakaan (e-journal) yang dilanggan untuk
penyelenggaraan layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.2.4.4. Provide IT Governance
Dalam proses ini didefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan,
peran dan tanggungjawab organisasi untuk menjamin investasi TI selaras dengan
65
strategi dan tujuan organisasi. Kondisi saat ini secara umum Badan Litbang
Pertanian sudah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI dan memiliki
standar untuk melakukan pengukuran kinerja proses TI dalam pengelolaan
perpustakaan. Namun dalam penerapan standar tersebut masih diserahkan pada
UK/UPT masing-masing, PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan lingkup
Badan Litbang Pertanian tidak ikut terlibat dalam proses pengawasannya. Hal ini
menyebabkan apabila ada penyimpangan-penyimpangan dalam penerapan standar
yang ada tidak dapat diantisipasi oleh PUSTAKA sehingga dibutuhkan waktu
untuk penanganan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Tingkat
keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan
perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik diterapkan oleh Badan Litbang
Pertanian.
4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas
Metode AHP digunakan untuk mendapatkan daftar skala terendah sampai
tertinggi dari proses kontrol dari masing-masing domain. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pembuatan skala prioritas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan kuesioner yang membandingkan proses kontrol yang terdapat
dalam domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and
Support, dan Monitor and Evaluate dengan menggunakan skala
perbandingan 1 sampai dengan 9. Kuesioner tersebut diisi oleh 12 Kepala
Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai pihak yang
berkompeten dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan.
2. Pembuatan matrik perbandingan berpasangan antar proses kontrol sesuai
dengan nilai yang didapatkan dari responden
3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan
tersebut menjadi nilai desimal
4. Mengkalikan matrik tersebut dengan dirinya.
5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan
baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris
matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah
setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.
66
6. Langkah selanjutnya mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik
pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.
7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada
langkah 6 sesuai dengan langkah 5.
8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi.
bila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau
sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan
digunakan untuk membuat ranking.
Berdasarkan langkah-langkah tersebut maka didapatkan hasil perhitungan dari
masing-masing proses kontrol pada domain Plan and organise, Acquire and
Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate sebagai berikut.
4.3.1. Plan and organise
Plan and organise memiliki 10 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol
yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas
tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1
sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah
selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai
diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 3.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 12).
Dari Tabel 12 dapat terlihat bahwa proses kontrol PO8 yaitu manage quality
pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses
kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden
3, responden 6, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage quality
67
dalam rangka mendukung mutu pengelolaan perpustakaan Badan Litbang
Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan
demikian proses kontrol PO8 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan
perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah
proses kontrol PO6 yaitu communicate management aims and direction. Namun
dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak
akan dikaji lebih lanjut.
Tabel 12 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi
pada Domain Plan and Organise (PO)
PO1: Define a Strategic Plan; PO2: Define the Information Architecture; PO3: Determine Technological Direction; PO4: Define the IT Process, Organisation, and Relationships; PO5: Manage the IT Investment; PO6: Communicate Management Aims and Direction; PO7: Manage IT Human Resources; PO8: Manage Quality; PO9: Assess and Manage IT Risk; PO10: Manage Projects
4.3.2. Acquire and Implement
Acquire and Implement memiliki 7 proses kontrol, dipilih satu proses
kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala
prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan
langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden.
Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai
eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang
sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 4.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12PO1 0,0465 0,1260 0,1326 0,1469 0,1210 0,0974 0,1193 0,0823 0,1257 0,0791 0,1426 0,1462 0,1138PO2 0,0304 0,0710 0,0666 0,1058 0,1398 0,1138 0,1456 0,0855 0,0809 0,0789 0,1129 0,0976 0,0941PO3 0,2259 0,0554 0,1059 0,1020 0,0939 0,0830 0,0823 0,0824 0,0994 0,0439 0,0570 0,1045 0,0946PO4 0,0841 0,1491 0,0661 0,0774 0,1331 0,1170 0,0851 0,1587 0,0692 0,1557 0,1092 0,0588 0,1053PO5 0,0234 0,0803 0,1274 0,0721 0,0930 0,0918 0,0850 0,0861 0,0949 0,0692 0,1365 0,1164 0,0897PO6 0,1298 0,1217 0,1050 0,0819 0,1167 0,0783 0,1421 0,1294 0,1634 0,1219 0,0697 0,1332 0,1161PO7 0,1648 0,0749 0,1431 0,0995 0,0836 0,0848 0,1160 0,1001 0,1154 0,1773 0,0902 0,0943 0,1120PO8 0,2343 0,1772 0,1715 0,0963 0,1098 0,2067 0,1242 0,1241 0,1094 0,1571 0,1473 0,1353 0,1494PO9 0,0420 0,1055 0,0657 0,0630 0,0808 0,0776 0,0488 0,1070 0,0877 0,0822 0,0483 0,0654 0,0728PO10 0,0189 0,0389 0,0162 0,1552 0,0283 0,0496 0,0516 0,0444 0,0540 0,0348 0,0863 0,0483 0,0522
Nilai Eigen VectorRata-Rata
Proses Kontrol
68
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 13).
Tabel 13 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Acquire and Implement (AI)
AI1: Identify Automated Solutions; AI2: Acquire and Maintain Application Software; AI3: Acquire and Maintain Technology Infrastructure; AI4: Enable Operation and Use; AI5: Procure IT Resources; AI6: Manage Changes; AI7: Install and Accredit Solution and Changes.
Dari Tabel 13 dapat terlihat bahwa proses kontrol AI4 yaitu enable
operation and use pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari
seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 5,
responden 6, responden 7, responden 9, dan responden 10 menilai bahwa proses
kontrol enable operation and use yang terdiri atas sumberdaya perpustakaan yang
mendukung pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat
perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol
AI4 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses
kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol AI3 yaitu acquire
and maintain technology infrastructure. Namun dalam penelitian ini selain proses
kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.
4.3.3. Deliver and Support
Deliver and Support memiliki 13 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol
yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas
tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1
sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah
selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai
diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12AI1 0,1324 0,1058 0,1445 0,2971 0,1452 0,1241 0,1336 0,1346 0,1256 0,2112 0,0340 0,0818 0,1392AI2 0,1286 0,1109 0,1840 0,0638 0,1240 0,0855 0,0753 0,0466 0,1552 0,1011 0,1287 0,0671 0,1059AI3 0,1071 0,2728 0,1221 0,0449 0,1791 0,1791 0,1469 0,2649 0,1641 0,1050 0,1953 0,2678 0,1708AI4 0,1135 0,1012 0,1184 0,1764 0,1924 0,2647 0,2958 0,1001 0,1948 0,3045 0,1397 0,1827 0,1820AI5 0,1440 0,1238 0,0917 0,1968 0,0565 0,1291 0,1735 0,1914 0,1271 0,0562 0,1990 0,0964 0,1321AI6 0,1321 0,0747 0,1574 0,0651 0,1741 0,0948 0,0631 0,1654 0,1165 0,1048 0,1494 0,2308 0,1273AI7 0,2423 0,2108 0,1819 0,1560 0,1286 0,1227 0,1119 0,0968 0,1167 0,1172 0,1540 0,0735 0,1427
Proses Kontrol
Nilai Eigen VectorRata-Rata
69
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 5.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 14).
Tabel 14 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi
pada Domain Deliver and Support (DS)
DS1: Define and Manage Service Levels; DS2: Manage Third-party Services; DS3: Manage Performance and Capacity; DS4: Ensure Continuous Service;DS5: Ensure System Security; DS6: Identify and Allocate Costs; DS7: Educate and Train Users; DS8: Manage Service Desk and Incidents; DS9: Manage the Configuration; DS10: Manage Problems; DS11: Manage Data; DS12: Manage the Physical Environment; DS13: Manage Operations
Dari Tabel 14 dapat terlihat bahwa proses kontrol DS12 yaitu manage the
physical environmet pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi
dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1,
responden 2, responden 6, responden 9, dan responden 11 menilai bahwa proses
kontrol manage the physical environment yang terdiri atas pemilihan lokasi dan
penerapan prosedur keamanan fisik maupun akses peralatan TI perpustakaan
Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih
lanjut. Dengan demikian proses kontrol DS12 akan dikaji lebih lanjut untuk
mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas
kedua adalah proses kontrol DS13 yaitu manage operations. Namun dalam
Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12DS1 0,0850 0,0396 0,0744 0,0680 0,0662 0,0524 0,0779 0,0483 0,0799 0,0683 0,0619 0,0596 0,0651DS2 0,0428 0,0258 0,1046 0,0662 0,0667 0,0651 0,0404 0,0475 0,0321 0,0793 0,0572 0,0537 0,0568DS3 0,1045 0,1016 0,0633 0,0694 0,1090 0,0774 0,0556 0,0677 0,0525 0,0868 0,0741 0,0862 0,0790DS4 0,0679 0,0799 0,0653 0,1005 0,0742 0,0522 0,0885 0,1490 0,0767 0,0793 0,0749 0,0771 0,0821DS5 0,1181 0,0842 0,0642 0,0762 0,0980 0,0538 0,0693 0,1153 0,0875 0,0792 0,0901 0,0804 0,0847DS6 0,0664 0,0613 0,0807 0,0848 0,0824 0,0817 0,0518 0,0703 0,0575 0,0683 0,0748 0,0821 0,0719DS7 0,1073 0,0852 0,1113 0,0658 0,0713 0,0838 0,1122 0,0574 0,0777 0,0717 0,0650 0,0754 0,0820DS8 0,0328 0,0701 0,0918 0,0824 0,0706 0,1069 0,0680 0,0575 0,1021 0,0711 0,0958 0,1048 0,0795DS9 0,0705 0,0640 0,0597 0,0818 0,0741 0,0748 0,0705 0,0806 0,1090 0,0496 0,1238 0,1172 0,0813DS10 0,0544 0,1125 0,0444 0,0617 0,0415 0,0855 0,0785 0,0832 0,0830 0,0790 0,0782 0,0670 0,0724DS11 0,0934 0,0482 0,0497 0,0557 0,0415 0,0402 0,1189 0,0642 0,0636 0,1027 0,0739 0,0570 0,0674DS12 0,0756 0,1159 0,0793 0,0897 0,0819 0,1193 0,0741 0,1031 0,1126 0,0848 0,0852 0,0820 0,0920DS13 0,0813 0,1118 0,1113 0,0979 0,1225 0,1069 0,0942 0,0560 0,0656 0,0799 0,0450 0,0575 0,0858
Proses Kontrol
Nilai Eigen VectorRata-Rata
70
penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan
dikaji lebih lanjut.
4.3.4. Monitor and Evaluate
Monitor and Evaluate memiliki 4 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol
yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas
tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1
sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah
selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector
dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai
diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap
baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada
Lampiran 6.
Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang
dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas
tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector
yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 15).
Tabel 15 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME)
ME1: Monitor and Evaluate IT Performance; ME2: Monitor and Evaluate Internal Control; ME3: Ensure Compliance With External Requirements; ME4: Provide IT Governance.
Dari Tabel 15 dapat terlihat bahwa proses kontrol ME4 yaitu provide IT
governance pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh
proses kontrol yang ada. 6 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 3,
responden 5, responden 6, responden 7, dan responden 12 menilai bahwa proses
kontrol provide IT governance dalam rangka optimalisasi pengawasan,
penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI yang sesuai dengan kebutuhan
Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12ME1 0,1132 0,2223 0,2869 0,3730 0,2405 0,1523 0,1368 0,1609 0,2316 0,2891 0,2224 0,2237 0,2210ME2 0,3894 0,1489 0,2235 0,0370 0,1450 0,0660 0,1084 0,0579 0,2431 0,2302 0,2184 0,0989 0,1639ME3 0,0463 0,3800 0,0956 0,2304 0,1693 0,2250 0,2778 0,5762 0,4293 0,2234 0,3002 0,2840 0,2698ME4 0,4511 0,2488 0,3940 0,3597 0,4452 0,5566 0,4771 0,2049 0,0960 0,2573 0,2590 0,3934 0,3453
Proses Kontrol
Nilai Eigen VectorRata-Rata
71
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian
yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol ME4 akan
dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang
mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol ME3 yaitu ensure compliance
with external requirements. Namun dalam penelitian ini selain proses kontrol
yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.
4.4. Indikator Kinerja
Indikator kinerja digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan seberapa
baik proses TI yang sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian dalam
pengelolaan perpustakaan. Dengan indikator kinerja dapat dinilai kemungkinan
pencapaian tujuan ketingkat yang lebih tinggi. Indikator kinerja dibuat
berdasarkan control objectives dari masing-masing proses kontrol dalam kerangka
kerja COBIT.
4.4.1. Plan and Organise
Domain ini melingkupi strategi taktis yang memberikan perhatian dalam
mengidentifikasi cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap
pencapaian tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah
diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator
kinerja adalah PO8 yaitu Manage Quality. Untuk mengelola kualitas harus
memiliki unsur yang terdiri atas sistem manajemen mutu; standar dan kualitas TI;
standar akuisisi; berfokus pada pengguna; perbaikan berkelanjutan; serta
pengukuran kualitas, pemantauan dan review. Sistem manajemen mutu adalah
suatu sistem manajemen organisasi yang mengacu pada standardisasi yang
dikembangkan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturan-
aturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Sistem
manajemen mutu digunakan oleh pembuat kebijakan untuk memastikan bahwa
penggunaan TI untuk pengelolaan perpustakaan dapat memberikan hasil
maksimal terhadap tujuan bisnis untuk menyebarkan informasi hasil-hasil
penelitian dan pengkajian kepada pengguna. Indikator kinerja untuk proses
kontrol ini dapat disusun sebagai berikut.
72
1. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam penyusunan manajemen mutu.
2. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam memantau dan mengukur
efektivitas dari penerapan sistem manajemen mutu.
3. Tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi
4. Tingkat kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem
5. Tingkat keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas
penyedia TI. Semakin selaras akan meningkatkan kinerja sistem sehingga
sesuai dengan yang diharapkan.
6. Tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan
pembuat kebijakan untuk perbaikan
7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh
pembuat kebijakan
4.4.2. Acquire and Implement
Domain ini digunakan untuk mengidentifikasi, mengembangkan, dan
mengimplementasikan pelaksanaan strategi TI sesuai dengan yang ditetapkan.
Domain ini juga melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada untuk
memastikan solusi yang memenuhi tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan
skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini
yang dibuatkan indikator kinerja adalah AI4 yaitu Enable Operation and Use.
Untuk menghasilkan nilai pengoperasian dan penggunaan yang sesuai dibutuhkan
perencanaan solusi operasional dan transfer pengetahuan antar pihak yang terlibat.
Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol enable operation and
use.
1. Tingkat kesesuaian sumberdaya manusia.
2. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan kepada manajemen
3. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola
perpustakaan dalam memberikan dukungan penggunaan sistem yang ada
4. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap
pengelola TI dalam memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan
infrastruktur.
73
4.4.3. Deliver and Support
Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pelayanan TI dan
dukungan teknisnya yang meliputi service delivery, manajemen keamanan dan
kontinuitas, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan manajemen data dan
operasional. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh
sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator kinerja
adalah DS12 yaitu Manage the Physical Environment. Dalam mengelola
lingkungan fisik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a) pemilihan
lokasi dan tata letak harus mempertimbangkan risiko yang terkait dengan bencana
alam dan buatan manusia, serta hukum dan peraturan; b) menetapkan dan
menerapkan langkah-langkah keamanan fisik sesuai dengan kebutuhan bisnis
untuk mengamankan lokasi dan aset fisik; c) menetapkan akses fisik yang
diperbolehkan; d) menerapkan langkah-langkah perlindungan terhadap faktor
lingkungan; dan e) mengelola fasilitas, termasuk tenaga dan peralatan komunikasi,
sejalan dengan hukum dan peraturan, persyaratan teknis dan bisnis, spesifikasi
vendor, dan pedoman kesehatan dan keselamatan. Berikut merupakan indikator
kinerja untuk proses kontrol manage the physical environment.
1. Tingkat kesesuaian lokasi dan tata letak peralatan TI yang
mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan
peraturan keamanan
2. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan peralatan TI
3. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses
peralatan TI
4. Tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan
5. Tingkat kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia
terhadap peraturan keselamatan dan kesehatan
4.4.4. Monitor and Evaluate
Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pengawasan pengelolaan
TI yang difokuskan pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam instansi,
pemeriksaan internal dan eksternal. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas
yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan
74
indikator kinerja adalah ME4 yaitu Provide IT Governance. Dalam menyediakan
tata kelola TI yang baik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a)
pembentukan kerangka tata kelola TI yang selaras dengan tata kelola instansi; b)
adanya keselarasan strategis antara TI dengan tujuan bisnis dalam strategi dan
operasi sehingga memperoleh manfaat dari penggunaan TI; c) adanya optimalisasi
biaya pengadaan aset TI; d) adanya manajemen sumberdaya TI yang tepat dan
sejalan dengan tujuan strategis saat ini dan masa depan; e) adanya manajemen
resiko; f) adanya pengukuran kinerja; g) adanya kesesuaian TI dengan hukum dan
peraturan, kebijakan instansi, standar dan prosedur, dan kinerja TI yang efektif
dan efisien. Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol provide IT
governance.
1. Tingkat kesesuian kerangka kerja tata kelola TI dengan tujuan instansi
2. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan
pembangunan perpustakaan berbasis TI
3. Tingkat optimalisasi nilai tambah penggunaan TI dalam mendukung
tupoksi instansi
4. Tingkat kesesuaian penggunaan dan alokasi sumberdaya TI dengan
kebutuhan instansi
5. Tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi
resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut
6. Tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran
kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh
7. Tingkat kesesuaian TI dengan peraturan dan kebijakan instansi
4.5. Pemetaan Tingkat Kematangan
COBIT sebagai kerangka kerja yang dikembangkan untuk proses
manajemen TI dengan fokus pada kontrol memiliki alat ukur yang digunakan
untuk mengetahui kondisi proses TI yang sedang berjalan dalam suatu instansi.
Alat ukur dalam kerangka kerja COBIT adalah model kematangan yang
digunakan untuk mengendalikan dan memonitor proses TI untuk mencapai tujuan
kinerja proses TI yang diharapkan. Data yang diperlukan untuk proses pemetaan
tingkat kematangan dalam model kematangan didapatkan dengan menggunakan
75
kuesioner yang dibuat berdasarkan kerangka kerja COBIT untuk proses kontrol
dalam setiap domain yang telah ditentukan sebelumnya. Pemilihan responden
untuk model kematangan didasari oleh keterlibatan responden tersebut dalam
pengelolaan TI dan penggunaan TI instansi. Responden harus dapat memberikan
pendapatnya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan tingkat pengelolaan TI di
instansi sesuai dengan kondisi saat ini.
4.5.1. Karakteristik Responden
Dalam penelitian ini jumlah responden yang memberikan pendapatnya
mengenai hal-hal berkaitan dengan pengelolaan TI di perpustakaan Badan Litbang
Pertanian sebanyak 65 orang responden yang tersebar di seluruh UK/UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian, meliputi pengelola perpustakaan berjumlah 5 orang atau
sebesar 7,69%; pengelola TI berjumlah 23 orang atau sebesar 35,38%;
pustakawan berjumlah 25 orang atau sebesar 38,46%; dan lainnya yang bekerja
pada fungsi manajemen berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Hal ini
menunjukkan bahwa secara umum jabatan pustakawan dan pengelola TI memiliki
porsi yang sama banyak dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI.
Gambar 13 Sebaran responden berdasarkan jabatan
Berdasarkan data umum responden diketahui bahwa responden laki-laki
berjumlah 35 orang atau sebesar 53,85% sedangkan responden perempuan
berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%. Hal ini menunjukkan bahwa responden
laki-laki memiliki ketertarikan lebih tinggi dibanding perempuan dalam
pengelolaan perpustakaan berbasis TI.
7,69%
35,38%
38,46%
18,46% Pengelola PerpustakaanPengelola TI
Pustakawan
Lainnya
76
Gambar 14 Sebaran responden berdasarkan jenis kelamin
Dari keseluruhan responden hampir separuhnya berpendidikan Sarjana yaitu
berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%, sedangkan yang berpendidikan SMU
berjumlah 8 orang atau sebesar 12,31%, Diploma berjumlah 15 orang atau sebesar
23,08%, dan Magister berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Secara umum
pengelola perpustakaan memiliki jenjang pendidikan yang cukup baik. Hal ini
menunjukkan bahwa dalam pengelolaan perpustakaan dibutuhkan tenaga yang
berkompeten dibidangnya.
Gambar 15 Sebaran responden berdasarkan pendidikan terakhir
4.5.2. Uji Validitas dan Uji Reliabilitas
Nilai-nilai yang didapatkan dari pengumpulan kuesioner sebelum diolah
lebih lanjut perlu dilakukan uji validitas dan reliabilitas untuk mendapatkan hasil
pengukuran yang konsisten mengenai pengendalian TI saat ini di instansi. Uji
validitas menunjukkan ukuran yang benar-benar mengukur apa yang akan diukur.
Dalam penelitian ini uji validitas yang digunakan adalah Korelasi Pearson. Tabel
16 sampai dengan Tabel 19 berikut merupakan hasil uji validitas terhadap
pertanyaan pada masing masing kontrol proses dari empat domain yang diteliti..
53,85%46,15% Laki-laki
Perempuan
12,31%
23,08%
46,15%
18,46% SMU
Diploma
Sarjana
Magister
77
Nilai koefisien korelasi itu didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan
statistik SPSS versi 17.
Tabel 16 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage Quality (PO8).
Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,89 Valid 2 0,87 Valid 3 0,82 Valid 4 0,73 Valid 5 0,80 Valid 6 0,79 Valid 7 0,71 Valid
Tabel 17 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Enable Operation and Use (AI4).
Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,66 Valid 2 0,76 Valid 3 0,86 Valid 4 0,79 Valid
Tabel 18 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage the Physical Environment (DS12).
Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,80 Valid 2 0,90 Valid 3 0,74 Valid 4 0,82 Valid 5 0,90 Valid
Tabel 19 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Provide IT Governance (ME4).
Pertanyaan Koefisien Korelasi Keterangan 1 0,80 Valid 2 0,69 Valid 3 0,72 Valid 4 0,71 Valid 5 0,83 Valid 6 0,52 Valid 7 0,81 Valid
78
Berdasarkan nilai koefisien korelasi yang diperoleh untuk seluruh pertanyaan
yang ada dalam kuesioner memiliki nilai > 0,30 maka dapat diambil kesimpulan
bahwa pertanyaan dalam alat pengukuran tersebut valid memiliki konsistensi
dalam mengukur aspek yang sama.
Uji reliabilitas dilakukan untuk mendapatkan derajat keterpercayaan hasil
yang diperoleh dari pertanyaan setiap proses kontrol tersebut. Dalam penelitian ini
uji reliabilitas menggunakan koefisien reliabilitas alpha Cronbach. Nilai koefisien
alpha didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan statistik SPSS versi 17.
Dari hasil uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol tersebut diperoleh nilai
reliabilitas disajikan pada Tabel 20.
Tabel 20 Nilai reliabilitas untuk setiap proses kontrol
Proses kontrol Nilai Reliabilitas
1. PO8 – Manage Quality 0,91
2. AI4 – Enable Operation and Use 0,77
3. DS12 – Manage the Physical Environment 0,89
4. ME4 – Provide IT Governance 0,85
Berdasarkan hasil yang diperoleh dari uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol
dapat diambil kesimpulan bahwa kuesioner yang digunakan dalam penelitian ini
memiliki derajat reliabilitas yang memadai.
4.5.3. Tingkat Kematangan Manage Quality
Penilaian responden terhadap proses kontrol manage quality seperti
disajikan pada Tabel 21.
Tabel 21 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage quality (PO8)
Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7
1 7 7 7 0 0 0 0 2 17 16 8 17 22 30 31 3 23 33 42 29 26 18 22 4 18 9 8 19 17 17 12 5 0 0 0 0 0 0 0
79
Berdasarkan analisis data pada Tabel 21, untuk pertanyaan PO8.1 dapat
diambil kesimpulan bahwa sebanyak 35,38% responden menyatakan “cukup”
untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI
dalam penyusunan sistem manajemen mutu. Untuk pertanyaan PO8.2 dapat
diambil kesimpulan bahwa sebanyak 50,77% responden menyatakan “cukup”
untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI
dalam memantau dan mengukur efektivitas dari penerapan sistem manajemen
mutu. Untuk pertanyaan PO8.3 sebanyak 64,62% responden menyatakan “cukup”
untuk tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi. Untuk
pertanyaan PO8.4 sebanyak 44,62% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat
kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem. Untuk
pertanyaan PO8.5 sebanyak 40% responden menyatakan “ cukup” untuk tingkat
keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas penyedia TI.
Untuk pertanyaan PO8.6 sebanyak 46,15% menyatakan “kurang baik” untuk
tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat
kebijakan untuk perbaikan. sedangkan untuk pertanyaan PO8.7 dapat diambil
kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden menyatakan “ kurang baik” untuk
tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat
kebijakan.
Berdasarkan data pada Tabel 21, dilakukan perhitungan indeks kematangan
menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada
proses kontrol manage quality diidentifikasi berada pada level 2,71 seperti
disajikan pada Tabel 22.
Tabel 22 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage quality (PO8)
Pertanyaan PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 3 3 3 3 2 2 19
Indeks 19/7 = 2,71
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat
disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada
pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, dimana manajemen telah
mengkomunikasikan sistem manajemen mutu kepada instansi secara keseluruhan
80
dengan cara memberikan pelatihan kepada manajemen dan staf yang terlibat
namun evaluasi terhadap sistem masih belum dilakukan secara konsisten dan
terstruktur.
4.5.4. Tingkat Kematangan Enable Operation and Use
Penilaian responden terhadap proses kontrol enable operation and use
seperti disajikan pada Tabel 23. Berdasarkan analisis data pada Tabel 23 untuk
pertanyaan AI4.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 38,46% responden
menyatakan “kurang baik” untuk tingkat kesesuaian keterampilan dan kapasitas
sumberdaya manusia. Untuk pertanyaan AI4.2 sebanyak 49,23% responden
menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas transfer pengetahuan kepada
manajemen sebagai masukan dalam penyusunan kebijakan. Untuk pertanyaan
AI4.3 sebanyak 33,85% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas
transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pustakawan/pengelola perpustakaan
agar dapat memanfaatkan sistem yang ada. Sedangkan untuk pertanyaan AI4.4
sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas
transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dalam
memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan infrastruktur.
Tabel 23 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol enable operation and use (AI4)
Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no AI4.1 AI4.2 AI4.3 AI4.4
1 0 0 6 0 2 25 24 17 14 3 24 32 22 28 4 16 9 20 23 5 0 0 0 0
Berdasarkan data pada Tabel 23, dilakukan perhitungan indeks kematangan
menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada
proses kontrol enable operation and use diidentifikasi berada pada level 2,75
seperti disajikan pada Tabel 24.
81
Tabel 24 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol enable operation and use (AI4)
Pertanyaan AI4.1 AI4.2 AI4.3 AI4.4 Jumlah Jawaban Terbanyak 2 3 3 3 11
Indeks 11/4 = 2,75
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat
disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada
pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi
sudah memiliki kerangka kerja yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa
dokumen petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan
pemanfaatan TI.
4.5.5. Tingkat Kematangan Manage the Physical Environment
Penilaian responden terhadap proses kontrol manage the physical
environment seperti disajikan pada Tabel 25.
Tabel 25 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage the physical environment (DS12)
Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no DS12.1 DS12.2 DS12.3 DS12.4 DS12.5
1 7 8 2 11 10 2 15 7 10 3 3 3 24 24 30 21 32 4 18 25 23 30 20 5 1 1 0 0 0
Berdasarkan analisis data pada Tabel 25 untuk pertanyaan DS12.1 dapat
diambil kesimpulan bahwa sebanyak 36,92% responden menyatakan “cukup”
untuk tingkat kesesuaian lokasi dan tata letak peralatan TI yang
mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan peraturan
keamanan. Untuk pertanyaan DS12.2 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak
38,46% responden menyatakan “baik” untuk tingkat kesesuaian penerapan
prosedur keamanan peralatan TI yang mampu mencegah, mendeteksi, dan
mengurangi resiko yang berhubungan dengan pencurian, perusakan, suhu, api,
asap, air, getaran, bahan peledak, maupun pemadaman listrik. Untuk pertanyaan
82
DS12.3 sebanyak 46,15% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat
kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI (wewenang
akses yang diberikan untuk administrator, user, data entry, dan yang lainnya).
Untuk pertanyaan DS12.4 sebanyak 46,15% responden menyatakan “baik” untuk
tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan, salah
satu caranya adalah dengan memasang peralatan khusus yang dapat memantau
dan mengontrol lingkungan (penggunaan AC). Sedangkan untuk pertanyaan
DS12.5 sebanyak 49,23% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat
kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia terhadap peraturan
keselamatan dan kesehatan.
Berdasarkan data pada Tabel 25, dilakukan perhitungan indeks kematangan
menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada
proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level
3,40 seperti disajikan pada Tabel 26.
Tabel 26 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage the physical environment (DS12)
Pertanyaan DS12.1 DS12.2 DS12.3 DS12.4 DS12.5 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 4 3 4 3 17
Indeks 17/5 = 3,40
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat
disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada
pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi
memiliki standar prosedur keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah
didokumentasikan. Unit kerja dan unit pelaksana teknis telah menerapkannya
dalam pengelolaan perpustakaan. Namun manajemen belum memantau efektivitas
pengendalian keamanan tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan.
4.5.6. Tingkat Kematangan Provide IT Governance
Penilaian responden terhadap proses kontrol provide IT governance seperti
disajikan pada Tabel 27.
83
Tabel 27 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol provide IT governance (ME4)
Jawaban Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no ME4.1 ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7
1 11 0 0 0 10 0 0 2 5 11 8 22 16 16 8 3 34 31 36 28 34 26 31 4 15 17 21 15 5 23 26 5 0 6 0 0 0 0 0
Berdasarkan analisis data pada Tabel 27 untuk pertanyaan ME4.1 dapat
diambil kesimpulan bahwa sebanyak 52,31% responden menyatakan “cukup”
untuk tingkat kesesuaian pembentukan kerangka kerja tata kelola TI dengan
tujuan instansi. Untuk pertanyaan ME4.2 sebanyak 47,69% responden
menyatakan “cukup” untuk tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan
dengan tujuan pembangunan perpustakaan berbasis TI. Untuk pertanyaan ME4.3
sebanyak 55,38% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat optimalisasi nilai
tambah penggunaan TI dalam mendukung tupoksi instansi. Untuk pertanyaan
ME4.4 sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat
kesesuaian pengawasan, penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI dengan
kebutuhan instansi. Untuk pertanyaan ME4.5 sebanyak 52,31% responden
menyatakan “cukup” untuk tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi
untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari
resiko tersebut. Untuk pertanyaan ME4.6 sebanyak 40% responden menyatakan
“cukup” untuk tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran
kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh. Sedangkan untuk
pertanyaan ME4.7 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden
menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan,
kebijakan, standar dan prosedur instansi.
Berdasarkan data pada Tabel 27 dilakukan perhitungan indeks kematangan
menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada
proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level
3,00 seperti disajikan pada Tabel 28.
84
Tabel 28 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol provide IT governance (ME4)
Pertanyaan ME4.1 ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7 Jumlah Jawaban Terbanyak 3 3 3 3 3 3 3 21
Indeks 21/7 = 3,00
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat
disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada
pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi
telah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI. Instansi telah memiliki
standar prosedur pengukuran tata kelola TI yang didokumentasikan. Namun
penerapan standar tersebut masih diserahkan kepada individu. Proses evaluasi tata
kelola TI belum diterapkan oleh instansi. Sehingga apabila ada penyimpangan
dalam penerapan standar tidak mungkin diketahui oleh instansi.
4.6. Analisis Kesenjangan
Badan Litbang Pertanian dalam mendukung pencapaian tujuan pengelolaan
perpustakaan berbasis TI yang sesuai dengan visi dan misi serta tantangan masa
depan telah menetapkan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu pada level 4
(dikelola) dimana proses dimonitor dan diukur menggunakan indikator kinerja
yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun berdasarkan hasil perhitungan tingkat
kematangan yang berjalan diinstansi terjadi kesenjangan dengan tingkat
kematangan dibawah tingkat yang diharapkan. Tingkat kematangan saat ini untuk
proses kontrol manage quality, enable operation and use, manage the physical
environment, dan provide IT governance adalah pada level 3.
Tabel 29 Kesenjangan kondisi tingkat kematangan saat ini dengan kondisi tingkat kematangan yang diharapkan
Proses Kontrol Tingkat
Kematangan Saat Ini
Tingkat Kematangan yang
Diharapkan 1. PO8 - Manage Quality 3 4
2. AI4 - Enable Operation and Use 3 4
3. DS12 - Manage the Physical Environment 3 4
4. ME4 - Provide IT Governance 3 4
85
4.7. Implikasi Tingkat Kematangan Proses Kontrol Terhadap Pengelolaan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian
4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage
quality menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu
didefinisikan, dimana manajemen telah mengkomunikasikan sistem manajemen
mutu kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan
kepada manajemen dan staf yang terlibat namun evaluasi terhadap sistem masih
belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk
proses kontrol manage quality dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem
manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan
2. Dalam penyusunan dan penerapana manajemen mutu, Badan Litbang
Pertanian telah melibatkan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan
pengelola TI.
3. Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan telah
menerapkan standar dan prosedur kualitas TI. Selain menggunakan
petunjuk teknis sebagai bahan rujukan dalam pembinaan pengelolaan
perpustakaan, Badan Litbang Pertanian juga telah memiliki modul
pembinaan pengelolaan perpustakaan.
4. Perpustakaan UK/UPT telah menggunakan standarisasi pengembangan
sistem (standarisasi software yang digunakan, penamaan file, format file,
antar muka, interoperabilitas, dan lainnya)
5. Dalam menyelaraskan antara kebutuhan pengguna TI dan penyedia TI
telah dilakukan bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan
6. Untuk menjaga keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI dan
penyedia TI maupun dengan pembuat kebijakan, setiap tahunnya diadakan
kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian
namun komunikasi ini belum berjalan baik karena ada beberapa kepala
UK/UPT menugaskan stafnya yang tidak berkompeten dalam pengelolaan
perpustakaan untuk hadir dalam kegiatan ini.
86
7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem manajemen
mutu oleh pembuat kebijakan sampai saat ini masih kurang. Evaluasi yang
dilakukan oleh PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan Badan Litbang
Pertanian terhadap sistem manajemen mutu masih belum dilakukan secara
konsisten dan terstruktur.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap
kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya
tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat
kebijakan untuk perbaikan dan tingkat pengukuran, pemantauan, dan review
kualitas sistem oleh pembuat kebijakan untuk proses kontrol manage quality dapat
berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan oleh Badan
Litbang Pertanian yaitu:
1. Dengan adanya penugasan staf yang tidak berkompeten dalam kegiatan
temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat
menyebabkan keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI,
dan pembuat kebijakan dapat terputus sehingga perbaikan sistem yang
dibutuhkan tidak dapat terpenuhi
2. Pembuat kebijakan tidak dapat mengukur, memantau, dan mereview
kualitas penerapan standar di perpustakaan UK/UPT sehingga apabila ada
penyimpangan dalam penerapan standar dibutuhkan waktu dalam
penanganan insiden yang terjadi.
4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol enable
operation and use menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3
yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi sudah memiliki kerangka kerja
yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa dokumen petunjuk teknis
pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan pemanfataan TI.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk
proses kontrol enable operation and use dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Dalam pembagian dan penempatan sumberdaya manusia pengelola
perpustakaan UK/UPT masih belum sesuai dengan latar belakang ilmu
87
yang dimilikinya maupun pembebanan tugas tambahan yang tidak sesuai
dengan tupoksinya.
2. Transfer pengetahuan kepada pembuat kebijakan telah dilakukan untuk
penyusunan petunjuk teknis maupun penyusunan modul pengelolaan
perpustakaan yang dapat memberikan dukungan efektif dan efisien
terhadap pengelolaan perpustakaan.
3. Transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola perpustakaan
dilakukan oleh PUSTAKA dengan cara menyelenggarakan berbagai
macam pelatihan yang terkait dengan pemanfaatan TI dalam pengelolaan
perpustakaan, diantaranya adalah pemanfaatan sumber informasi
elektronis online maupun offline, pemanfaatan aplikasi WinISIS untuk
pengolahan bahan pustaka, pengembangan pangkalan data, inputing data,
dan pemanfaatan aplikasi IGLOO untuk temu kembali koleksi yang
dimiliki.
4. Transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI
dilakukan dengan cara memberikan masukan terhadap aplikasi TI yang
dibangun oleh pengelola TI sehingga pengelola TI dapat melakukan kajian
pasca implementasi dari aplikasi tersebut.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap
kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya
tingkat kesesuaian sumberdaya manusia untuk proses kontrol enable operation
and use dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang
dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu dapat menyebabkan terhambatnya
pengembangan perpustakaan baik dari sisi pengelolaan layanan maupun
pengelolaan koleksi pustaka yang dimilikinya.
4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage the
physical environment menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3
yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi memiliki standar prosedur
keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah didokumentasikan. Unit kerja dan
unit pelaksana teknis telah menerapkannya dalam pengelolaan perpustakaan.
88
Namun manajemen belum memantau efektivitas pengendalian keamanan tersebut
sesuai standar yang telah ditetapkan.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk
proses kontrol manage the physical environment dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar prosedur
untuk mengelola lingkungan fisik perpustakaan
2. Tata letak dan prosedur keamanan peralatan TI di perpustakaan UK/UPT
Badan Litbang Pertanian telah mengikuti standar yang telah dibuat
3. Penerapan prosedur keamanan peralatan TI telah dilakukan dengan baik
diantaranya adalah dengan menempatkan peralatan TI tersebut disebuah
ruang khusus yang dilengkapi oleh UPS
4. Dalam penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI,
UK/UPT telah menunjuk beberapa staf yang diberi wewenang sebagai
pengelola perpustakaan dan pengelola TI.
5. Ruang peralatan TI di perpustakaan UK/UPT telah dilengkapi dengan AC
sebagai sarana untuk memantau dan mengontrol lingkungan
6. Dalam pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia sejalan dengan
peraturan keselamatan dan kesehatan.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap
kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian
untuk proses kontrol manage the physical environment telah memenuhi kriteria
tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang
dilakukan Badan Litbang Pertanian.
4.7.4. Implikasi pada Proses Kontrol Provide IT Governance
Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol provide IT
governance menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu
didefinisikan, yang memiliki arti instansi telah memahami pentingnya penerapan
tata kelola TI. Instansi telah memiliki standar prosedur pengukuran tata kelola TI
yang didokumentasikan. Namun penerapan standar tersebut masih diserahkan
kepada individu. Proses evaluasi tata kelola TI belum diterapkan oleh instansi.
89
Sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar tidak mungkin
diketahui oleh instansi.
Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk
proses kontrol provide IT governance dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Badan Litbang Pertanian sudah membentuk kerangka kerja tata kelola TI
yang sesuai dengan tujuan instansi.
2. Tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan
pembangunan perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik.
3. Badan Litbang pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup
optimal dalam pemanfaatan TI.
4. Penggunaan sumberdaya TI yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian
dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup baik namun alokasi
sumberdaya TI yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan UK/UPT belum
cukup ideal kondisinya.
5. Penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko
yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut
6. Pengelola perpustakaan sudah membuat laporan bulanan, triwulan, dan
tahunan yang dapat memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan
terhadap hasil yang diperoleh.
7. Pemanfaatan TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan
perpustakaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan instansi.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap
kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian
untuk proses kontrol provide IT governance telah memenuhi kriteria tidak ada hal
dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan
Badan Litbang Pertanian.