57

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1.1 Gambaran Umum Apotek Hasil Salatiga

Apotek Hasil Salatiga yang bertempat di Jalan Makam Pahlawan Salatiga

merupakan salah satu apotek yang ada sebagai alternatif dari masyarakat terutama

untuk masyrakat dengan kalangan ekonomi ke bawah untuk membeli obat yang di

butuhkan.

Apotek ini di kelola oleh bapak Didik sebagai pemilik baru sejak tahun 2014.

Apotek Hasil ini mulai buka setiap hari senin sampai jumat dari jam 06.00 WIB –

17.00 WIB. Apotek ini mempunyai 3 karyawan dimana ketiga karyawan ini ada yang

menjadi pengelola apotek yang bernama Siti Mindaryati, ada yang menjadi asisten

apoteker yang bernama Elga Indriyati dan ada yang menjadi apoteker yang bernama

Suprihatin Siti Mulyani. Ketiga karyawan ini yang selalu melayani kebutuhan

masyrakat, entah membeli obat, entah hanya mendengarkan keluh kesah dari para

pembeli terkait dengan pengobatan yang sedang dijalani.

Apotek Hasil sendiri melayani pembelian obat dengan menggunakan resep dokter,

sebagai salah satu alternatif masyarakat terutama kalangan menengah kebawah untuk

menebus obat, jika obat yang dimaksud oleh pembeli tidak ada, maka salah satu

karyawan akan memberikan alternatif kepada pembeli terkait dengan obat generik

yang mempunyai khasiat yang sama dengan obat yang ada di resep dengan

menggunakan gambaran ilustrasi yang sederhana kepada pembeli.

Sales dari berbagai macam merk datang setiap hari untuk menawarkan produk –

produk kesehatan maupun menagih inkaso (pembayaran jatuh tempo) kepada Apotek

Hasil Salatiga. Batas inkaso (pembayaran jatuh tempo) adalah selama 21 – 30 hari.

58

Pengiriman barang pesanan dari sales tidak dapat diatur waktu sesuai dengan

kenginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan sesuai

dengan kebijakan Perusahaan Besar Farmasi (PBF) itu sendiri. Barang pesanan yang

dikirim biasanya satu paket dan sesuai dengan faktur yang ada dalam satu hari, tetapi

pengelola sempat protes kepada salah satu PBF yang bekerjasama dengan Apotek

Hasil dimana pengiriman barang pesanan ada yang tidak datang bersamaan dengan

faktur, sehingga berakibat fatal kepada Apotek Hasil yang mengalami kerugian dan

harus merubah semua catatan yang sudah sesuai dengan faktur pesanan dari PBF.

Obat yang dijual di Apotek Hasil ini ada tiga kategori, yang pertama adalah obat

bebas yang memiliki tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas dengan

lingkaran hijau dan gari tepi bewarna hitam. Selanjutnya adalah obat bebas terbatas

yang memiliki tanda khusus dan etiket obat adalah lingkaran biru dengan garis tepi

bewarna hitam. Obat ini termasuk obat keras tetapi masih dapat diual atau di beli

bebas dengan tanda peringatan, dan terakhir adalah obat keras yang memiliki tanda

khusus pada kemasan dan etiket huruf “K” di dalam lingkaran merah dengan garis

tepi bewarna hitam. Pembelian obat ini harus menggunakan resep dokter. Jenis obat

tersebut merupakan jenis obat HV dan OWA.

Ketika barang pesanan sudah sampai di Apotek, apoteker akan mengambil faktur

yang sudah ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut akan dilakukan pengecekan

apakah barang tujuannya sudah sesuai dikirim ke Apotek Hasil, apakah barang sesuai

dengan yang dipesan, baru jika sudah sesuai baru ditandatangani faktur tersebut dan

di beri cap. Kopian faktur yang di terima oleh Apotek Hasil sendiri merupakan kopian

faktur yang terakhir. Setelah itu langkah selanjutnya adalah mengecek kode batch dan

expired date dengan tujuan ketika akan melakukan retur barang dapat dilakukan. Ada

beberapa penyebab kenapa retur barang kepada sales, seperti barang pesanan yang

59

dikirim sudah mendekati expired date. Di apotek Hasil sendiri menerapkan sebelum 5

tahun produk mendekati expired date harus diretur, kalau tidak harus dijual. Jika

sudah melewati batas 5 tahun expired date, maka ketiga karyawan tersebut akan

mendapatkan sanksi dari pemilik Apotek Hasil yaitu pemotongan gaji.

Obat obat HV maupun OWA yang sudah kadaluarsa tidak bisa langsung

dimusnahkan oleh pihak apotek sendiri, dikarenakan adanya kebijakan dari

pemerintah untuk pemusnahan obat rata – rata 7 sampai 10 tahun.

Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) dan

disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan,

resep dokter juga ikut dimusnahkan dengan tujuan agar tidak ada penyalahgunaan

resep dokter oleh pihak – pihak yang tidak bertanggungjawab.

Setiap transaksi pembelian obat HV dan OWA, harus di catat di dalam buku

catatan setiap hari, yang melakukan pecatatan transaksi obat bisa asisten apoteker,

bisa apoteker ataupun pengelola. Sehingga sering terjadi kesalahan didalam

pencatatan HV dan OWA yang sering tercampur.

Apotek Hasil sendiri juga sering menerima pesanan baik dari pihak sekolah

maupun dari pabrik berkaitan dengan pembelian peralatan P3K.

Apotek Hasil pernah ditegur oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) karena tempat /

lokasi apotek yang dianggap kotor, yang menyebabkan Apotek Hasil mengirimkan

surat teguran kepada pemilik gedung untuk segera melakukan perbaikan, jika pemilik

tidak melakukan perbaikan, maka apotek akan pindah pada tanggal 12 Desember

2016. Pemilik bangunan merespon teguran dari pihak Apotek dan menjanjikan kepada

bapak Didik sebagai pemilik Apotek Hasil akan dilakukan perbaikan. Pada tanggal 23

Januari 2017 keramik lantai pecah yang ada di Apotek Hasil sudah di perbaiki oleh

pemilik gedung.

60

4.1.2 Jenis Arsip yang ada

Jenis arsip yang di terapkan di Apotek Hasil Salatiga merupakan jenis arsip dinamis

aktif. Arsip HV dan OWA di Apotek Hasil ini disusun berdasarkan dari faktur yang

diterima oleh Apotek Hasil di setiap melakukan pemesanan barang.

Proses pembuatan arsip ini dimulai dari setiap produk pesanan datan di Apotek Hasil,

kemudian dilakukan pengecekan terhadap faktur terkait dengan isi barang, jumlah barang,

kode batch, dan expired date. Selanjutnya ketika semua sudah di cek setiap jenis barang

baik HV dan OWA mulai di kelompokkan, dicatat didalam buku dan ditata di dalam

etalase yang ada di Apotek Hasil. Setelah dilakukan penataan, setiap ada barang keluar

(barang dibeli), di lakukan pencatatan di dalam buku. Buku pencatatan antara HV dan

OWA di pisah menjadi dua dengan tujuan untuk mempermudah dalam menyusun laporan

bulanan HV dan OWA.

4.1.3 Filling Sistem Penyimpanan Arsip.

Penyimpanan Arsip di Apotek Hasil Salatiga adalah menggunakan sistem kronologis

dan sistem abjad. Arsip laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan per tanggal, per

bulan, dan per tahun. Sedanngkan untuk penyimpanan arsip faktur disusun berdasarkan

abjad nama, abjad nama yang dimaksud aadalah berdasarkan nama Perusahaan Besar

Farmasi (PBF). Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco

berikut ini :

“Arsip merupakan alat pengingat – ingat, baik organisasi maupun bagi

pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan

prosespenemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu

dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Filling sistem penyimpanan arsip dalah Tata Kearsipan Dengan

Memanfaatkan Teknologi Modern yaitu sistem abjad, sistem masalah,

sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah”58

58

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Surabaya, 2007 hal 89

61

Berdasarkan dari teori tersebut harus dapat menentukan metode penyimpanan atau

sistem penataan arsip, akan tetapi di Apotek Hasil ada dua filling sisitem penyimpanan

arsip dinamis yaitu sistem kronologis dan abjad nama. Filling sistem tersebut sudah

berjalan bertahun tahun dan tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis yang ada.

Sebaiknya dalam filling sistem penyimpanan arsip harus benar – benar diperhatikan,

karena ada dua filing sistem penyimpanan arsip yaitu filling sistem kronologis dan abjad

nama, agar dalam penyimpanan arsip dinamis tidak terjadi kesalahan

4.1.4 Manajemen Laporan

Laporan terkait dengan HV dan OWA di susun oleh pengelola dan asisten apoteker.

Apoteker di Apotek Hasil akan memeriksa hasil laporan HV dan OWA yang di susun.

Arsip yang di kelola dan di susun oleh pengelola dan asisten apoteker sering salah baik di

dalam pemberian nomor yang sesuai dengan faktur. Selain itu asisten apoteker dan

pengelola dalam menyusun laporan HV dan OWA yang disusun per bulan sering

mengalami selisih dalam laporan HV dan OWA yang dibuat oleh asisten apoteker dan

pengelola sehingga harus mencari kembali faktur yang sudah di simpan untuk melakukan

klarifikasi data yang dibuat oleh pengelola dan asisten apoteker.

Pemilik apotek yaitu bapak Didi setiap tiga bulan sekali akan menerima laporan HV

dan OWA yang telah disusun oleh pengelola dan asisten apoteker, sebagai informasi

kepada pemilik sekaligus sebagai bahan pertimbangan bagi pemilik Apotek Hasil dalam

membuat keputusan. Laporan HV dan OWA juga dibutuhkan oleh dinas untuk mengecek

apakah ada jenis – jenis obat tertentu yang dijual tanpa sepengetahuan dinas.

Penyusunan laporan HV dan OWA baik laporan per bulan maupun laporan per tahun

yang di terapkan di Apotek Hasil tidak ada prosedur atau mekanisme yang pasti di dalam

penyusunannya, tetapi apoteker Apotek Hasil Salatiga mengarahkan kepada pengelola

62

apotek dan asisten apoteker untuk disusun secara searah agar tidak terbalik dalam

penyusunan laporan HV dan OWA.

Didalam penyusunan laporan alangkah baiknya ada prosedur atau mekanisme yang

jelas dengan tujuan laporan yang disusun tidak berantakan dan terkesan rapi. Hal ini

dijelaskan di Basuki Sulistyo sebagai berikut :

“Sebelum memulai implemetasi, kebijakan ini dikomunikasikan

dengan garis besar ruang lingkup program informasi laporan,

dan menjelaskan prosedur termasuk prosedur persetujuan untuk

semua permintaan dan tinjauan laporan, format luaran dan tata

letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak

lanjut”59

Dengan adanya kejelasan prosedur penyusunan laporan terkait dengan laporan HV

dan OWA, di harapkan didalam penyusunan laporan tidak ada kesalahan baik di

pemberian nomer faktur maupun di selisih. Selain itu, alangkah lebih baik jika di dalam

penyusunan laporan HV dan OWA di lakukan oleh satu karyawan saja, dikarenakan

ketika dua karyawan yaitu asisten apoteker dan pengelola sama – sama membuat laporan,

ada kemungkinan besar laporan yang disusun akan mengalami kesalahan. Selain itu

didalam melakukan pencatatan transaksi obat jenis HV dan OWA alangkah baiknya

dibuat oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari adanya kekeliruan dalam melakukan

pencatatan yang ada di Apotek Hasil Salatiga.

59

Sulityo, Basuki, op.cit hal 69

63

4.1.5 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif

Arsip HV dan OWA yang di berkaskan adalah jenis laporan HV dan OWA per tahun.

Laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun

sedangkan arsip faktur yang di berkaskan disusun berdasarkan urutan abjad nama PBF

(Perusahaan Besar Farmasi).

Metode pemberkasan arsip dinamis aktif yang diterapkan di apotek hasil ada

keuntungan dan ada kerugian terutama penerapan pemberkasan dengan menggunakan

sistem pengabjadan nama. Menurut Sulistyo Basuki keuntungan dan kerugian

pemberkasan abjad nama adalah :

“Keuntungan dari sistem pengabjadan adalah : pemahaman

serta pelaksanaannya mudah dan sederhana, sifatnya

swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu

sendiri sehingga memerlukan indeks terpisah, sifatnya luwes

artinya tajuk baru dapat ditambahkan setiap berkas tanpa

merusak keseluruhan berkas, sistem tersebut merupakan

rujukan langsung, artinya langsung dapat digunakan. Karena

langsung dapat digunakan maka pemeriksaan atas berkas dapat

langsung dilakukan sehingga peluang terjadinya kesalahan

penberkas (artinya ada bagian yang keliru pemasukan ke

berkas) dapat segera diperbaiki. Kerugian dari sistem

pengabjadan adalah : Untuk menemubalik makalah dalam

sistem yang besar memerlukan waktu yang lama sehingga

mengurangi kecepatan operasi sistem, bila terdapat nama yang

sama akan terjadi kekacauan, Kertas mungkin dimasukkan ke

berkas yang memiliki tajuk yang berlainan atau salah

pemberkas karena kekeliruan penulisan nama.”60

Melihat bahwa terkadang didalam penyusunan laporan HV dan OWA sering

mengalami kekeliruan, alangkah baiknya jika metode pemberkasan abjad nama lebih di

perhatikan, dikarenakan arsip faktur yang tersusun di apotek Hasil sebagai bahan untuk

menyusun laporan HV dan OWA ada yang salah penempatan arsip faktur.

60

Ibid., hal 93 - 94

64

4.1.6 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang di kelola oleh Apotek Hasil Salatiga berupa arsip faktur dan laporan HV

dan OWA. Arsip faktur di pelihara dengan cara di ikat menggunakan karet dan di beri

label bulan sesuai dengan volume arsip faktur yang didapat oleh Apotek Hasil, sedangkan

laporan HV dan OWA yang di susun berdasarkan per bulan ketika sudah di pindahkan ke

dalam buku besar Laporan HV dan OWA per tahun, buku laporan HV dan OWA per

bulan akan langsung dimasukkan ke dalam doos. Dalam melakukan pembersihan arsip

laporan HV dan OWA per tahun yang disimpan didalam lemari dilakukan setiap lima

tahun sekali, yang mengakibatkan ada arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap

selain itu didalam pemeliharaan arsip faktur terkesan seadanya, tidak memperhatikan

arsip faktur yang dipelihara sehingga ada arsip faktur yang mengalami kerusakan.

Arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap ini adalah laporan HV dan OWA

beserta faktur yang sudah lunas pembayarannya kepada sales.

Hal ini tidak sesuai dengan teori yang di ungkapkan oleh Basir Barthos, adalah :

“Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau,

akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa

lampau itu sendiri sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan

dijaga dari segala kerusakan dan kemusnahan.”61

Berdasarkan teori tersebut, alangkah baiknya arsip terutama laporan HV dan OWA

yang disimpan di dalam lemari lebih diperhatikan kebersihannya agar tidak terjadi arsip

laporan HV dan OWA dimakan rayap, walaupun arsip laporan HV dan OWA yang di

buat per tahun sudah lunas dan arsip faktur asli sudah diterima.

61

Barthos., Op. Cit., 51

65

4.1.7 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif

Setiap terjadi transaksi baik itu jenis obat HV maupun OWA, selalu di lakukan

pencatatan setiap hari, di catat di dalam buku besar yang terpisah antara jenis obat HV

ataupun OWA. Pencatatan transaksi baik jenis obat HV dan OWA dilakukan secara acak,

dikarenakan setiap transaksi baik apoteker, asisten apoteker, maupun pengelola ikut

melayani transaksi penjualan HV dan OWA. Peralatan untuk menyimpan berkas laporan

HV dan OWA beserta dengan arsip faktur hanya sebuah lemari kayu. Arsip tersebut ditata

dengan cara arsip yang ada di lemari di keluarkan kembali di pilih mana arsip yang sudah

lunas pembayaran dengan sales beserta arsip faktur, setelah di lakukan pemisahan arsip

laporan HV dan OWA yang sudah lunas, selanjutnya arsip baru yaitu arsip HV dan OWA

di masukkan kembali dan ditata didalam lemari. Sedangkan arsip HV dan OWA yang

sudah lunas akan dimasukkan ke dalam doos dan disimpan di lantai 2. Untuk arsip faktur

yang belum lunas, akan di simpan di dalam map plastik dan di taruh di atas lemari.

Berdasarkan pengamatan, peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk

menyimpan arsip dirasa masih kurang, hanya ada satu lemari yang terbuat dari kayu yang

digunakan untuk menyimpan arsip Laporan arsip HV dan OWA yang disusun per tahun

didalam lemari. Alangkah baiknya jika peralatan dan perlengkapan yang ada di Apotek

Hasil di tambah, dikarenakan dengan tersedianya satu lemari kayu, mempunyai resiko

tersendiri terhadap ketahanan arsip yang disimpan.

66

4.1.8 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan

Karyawan di apotek Hasil Salatiga ada tiga orang karyawan. Karyawan ini terdiri dari

apoteker, asisten apoteker, dan pengelola. Didalam penyusunan arsip laporan HV dan

OWA, antara asisten apoteker dengan pengelola apotek sering terjadi kekeliruan dan

terjadi selisih pencatatan transaksi antara obat HV dan OWA. Kekeliruan dan terjadinya

selisih didalam pencatatan ini dikarenakan terjadinya pencampuran jenis obat HV yang di

catat di dalam buku penjualan obat OWA, sehingga untuk mengatasi kekeliruan tesebut,

asisten apoteker dengan pengelola mencari faktur yang sesuai dengan jenis barang yang

ada sesuai dengan tanggal barang pesanan di kirim.

Selain kekeliruan didalam pencatatan laporan HV dan OWA, karyawan apotek Hasil

sendiri pernah mengalami potong gaji dikarenakan tidak melakukan pengecekan terhadap

expired date (tanggal kadaluarsa) obat baik jenis HV dan OWA. Ada peraturan dari

pemilik apotek yaitu bapak Didik, untuk jenis obat HV dan OWA, batas expired date lima

tahun, jika obat dengan batas tersebut tidak laku terjual, maka karyawan akan di potong

gaji.

Di apotek Hasil sendiri sebetulnya tidak terlalu memperhatikan pendidikan karyawan.

Hal itu terbukti dari apoteker yang merupakan lulusan sarjana Apoteker, asisten apoteker

yang merupakan lulusan SMA dan pengelola yang lulusan SMA, dengan pengalaman

kerja di apotek Hasil Salatiga selama ber tahun – tahun, sehingga pemilik apotek

mempercayakan pengelolaan apotek kepada karyawan. Adanya kekeliruan didalam

pencatatan transaksi jenis obat HV dan OWA terjadi dikarenakan semua karyawan ikut

andil didalam melakukan pencatatan jenis obat HV dan OWA yang dibeli setiap harinya.

67

Menurut Agus Sugiarto yang d mengemukakan bahwa :

“Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang kurangnya

empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan

kerapian”62

Karyawan sendiri dalam mengelola arsip dinamis aktif kurang teliti, dikarenakan

ketika ada kesalahan dalam pencatatan laporan HV dan OWA yang dilakukan secara

manual, kesalahan pencatatan tersebut langsung diberi tanda silang tanpa adanya

penggantian kertas, sehingga laporan penjualan HV dan OWA yang disusun setiap hari

terkesan tidak rapi dan berantakan.

Sebaiknya karyawan terutama asisten apoteker dan pengelola apotek untuk sering

mengikuti seminar tentang kegiatan kearsipan agar menambah pengetahuan dalam

pengelolaan arsip. Arsip mempunyai peran atau fungsi yang penting bagi

penyelenggaraaan kegiatan maka karyawan terutama karyawan apotek yang menangani

kearsipan harus mahir dalam melakukan pengelolaan arsip.

4.1.9 Penyelenggaraan Kearsipan yang baik bagi Organisasi

Arsip di apotek Hasil salatiga terutama arsip laporan HV dan OWA disusun di dalam

buku berukuran folio. Ada tiga jenis buku yang ada di apotek Hasil yaitu buku transaksi

penjualan obat HV yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga obat, buku

transaksi penjualan obat OWA yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga

obat dan buku laporan HV dan OWA yang disusun per bulan. Buku tersebut nantinya

akan disusun secara manual untuk dijadikan laporan HV dan OWA per tahun. Laporan ini

akan disimpan selama lima tahun dan ditempatkan di dalam lemari. Arsip laporan HV dan

OWA per tahun di simpan selama lima tahun dikarenakan ada faktur dari sales PBF

(Perusahaan Besar Farmasi) yang belum terlunasi, selain itu tujuan arsip laporan HV dan

62

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39

68

OWA per tahun tersebut disimpan adalah untuk dapat mengontrol jenis obat HV dan

OWA yang ada baik yang sudah terjual maupun yang belum terjual.

Dari pengamatan, terlihat bahwa sistem pengarsipan yang ada di Apotek Hasil masih

belum berjalan dengan baik karena arsip dinamis masih banyak yang menumpuk

digudang dan dalam pengelolaannya tidak terlalu banyak yang berubah. Selain itu sistem

penyimpanan arsip yang masih belum berjalan dengan semestinya, dikarenakan arsip

laporan HV dan OWA per tahun di jadikan per tahun di susun di dalam lemari dan harus

menunggu waktu selama lima tahun agar arsip HV dan OWA. Alangkah baiknya jika

arsip laporan HV dan OWA yang sudah terbayar lunas, di tata di tempat yang berbeda

sehingga ketika ada arsip HV dan OWA per bulan yang akan disimpan tidak harus

menunggu waktu lama untuk disimpan di dalam lemari.