bab iv hasil penelitian dan pembahasan ... - akuntansi …

38

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

A. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Koperasi

a. Sejarah Singkat Koperasi

Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin berada dibawah

Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Kalimantan Selatan

yang bertempat di jalan Brigjend H. Hasan Basri Banjarmasin Universitas

ULM Banjarmasin Fakultas FKIP dengan nomor telepon (0511) 3301445.

Koperasi ini didirikan pertama kali pada tahun 1978 dengan Surat Izin

Usaha Simpan Pinjam No. 20/412/SISP/Koperasi-Lembaga.

Koperasi ini memiliki anggota yang berasal dari dosen, pengurus

dan honorer. Koperasi KPRI Tri Civitas memiliki anggota yang berjumlah

294 orang sampai dengan tanggal 31 Desember 2017. Keanggotaan

koperasi ini bersifat sukarela, artinya seluruh dosen, honorer dapat masuk

atau pun keluar dari keanggotaan Koperasi Tri Civitas tanpa adanya

paksaan dari pihak manapun.

Simpanan pada Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

terdiri dari Simpanan Pokok yang dibayarkan pada awal masuk menjadi

anggota koperasi dan jenis simpanan lainnya, seperti Simpanan Wajib dan

Simpanan Sukarela. Simpanan pokok pada Koperasi Tri Civitas sebesar

39

Rp.25.000 dibayarkan saat pertama kali anggota bergabung dalam

keanggotaan koperasi. Simpanan Wajib dibayarkan perbulan sesuai

dengan ketentuan golongan yang ditetapkan oleh koperasi yaitu jumlah

simpanan wajib untuk golongan 1 dan 2 sebesar Rp.60.000 perbulan,

simpanan wajib golongan 3 sebesar Rp.75.000 dan simpanan wajib

golongan 4 sebesar Rp.100.000. Simpanan sukarela anggota dapat

menyimpan uang dalam jumlah berapapun tergantung keinginan anggota.

Koperasi Tri Civitas memliki 3 jenis pinjaman yaitu pinjaman

jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek. Jenis pinjaman

jangka panjang seperti pinjaman modal kerja dan pinjaman umroh/haji,

sedangkan jenis pinjaman jangka menengah meliputi pinjaman sepeda

motor dan pinjaman komputer. Adapun jenis pinjaman jangka pendek

terdiri dari pinjaman barang konsumsi, pinjaman rutin dan pinjaman serba-

serbi. Lama waktu pinjaman jangka panjang maksimal 6 tahun (60 bulan)

dengan bunga 12%, sedangkan lama waktu pinjaman jangka menengah

maksimal 3 tahun (36 bulan) dengan besar bunga 11%. Adapun lama

waktu pinjaman jangka pendek yang lama maksimal 1 tahun (12 bulan)

dengan besar bunga 9%.

b. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

“Struktur organisasi adalah kesesuaian pembagian pekerjaan antara

struktur dan fungsi, di mana terjadi penumpukan atau kekosongan

pelaksanaan pekerjaan, dan ada tidaknya hubungan dan

40

urutan di antara unit-unit kerja yang ada” (Hessel Nogi S.

Tangkilisan:2005:203).

Adapun struktur organisasi yang dimiliki Koperasi Tri Civitas

FKIP ULM Banjarmasin dapat dilihat dalam bagan 1 berikut ini:

Bagan 1

Struktur Organisasi

Uraian tugas dan kewajiban dari masing-masing jabatan di struktur

organisasi Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin sebagai berikut :

1) RAT (Rapat Anggota Tahunan)

RAT membahas dan mensahkan tentang :

a) Laporan petanggung jawaban pengurus atas pelaksanaan tugasnya;

41

b) Neraca dan perhitungan laba rugi tahun buku yang berakhir 31

Desember;

c) Penggunaan dan pembagian Sisa Hasil Usaha; dan

d) Pertanggung jawaban pelaksanaan tugas pengawas dalam satu tahun

buku.

2) Pengurus

a) Mengelola usaha koperasi;

b) Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban

pelaksanaan tugas;

c) Pengurus bertanggung jawab atas segala upaya yang berhubungan

dengan tugas kewajiban, dan wewenangnya; dan

d) Pengurus koperasi berkewajiban menyelenggarakan administrasi.

3) Badan Pengawas

a) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan

pengelolaan koperasi;

b) Meneliti catatan dan pembukuan yang ada pada koperasi; dan

c) Memberi koreksi serta, saran teguran dan peringatan kepada

pengurus koperasi.

4) Pembantu Umum

Membantu pengurus untuk melaksanakan tugas yang mendesak.

42

5) Unit Simpan Pinjam

a) Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum koperasi mengenai

simpan pinjam; dan

b) Melaporkan data serta kegiatan yang berkaitan dengan usaha

simpan pinjam kepada ketua koperasi.

6) Unit Pertokoan

Bagian usaha dari upaya koperasi dalam memberikan

pelayanan berupa penyediaan kebutuhan akan barang dan jasa.

7) Unit Fotocopy

Menjalankan usaha fotocopy.

2. Sistem Informasi Akuntansi Utang Pada Koperasi Tri Civitas FKIP

ULM Banjarmasin

a. Deskripsi kegiatan pokok

Salah satu kegiatan utama Koperasi Tri Civitas FKIP ULM

Banjarmasin adalah kegiatan simpanan anggota. Sumber simpanan berasal

dari simpanan pokok dan simpanan wajib sebagai modal koperasi, serta

simpanan sukarela sebagai jenis simpanan lainnya. Simpanan sukarela

dapat diambil sewaktu-waktu oleh anggota, sedangkan simpanan wajib

tersebut hanya dapat diambil/dikembalikan kepada anggota ketika anggota

keluar dari keanggotaan koperasi. Oleh karena itu, penulis

mengkategorikan kegiatan simpanan anggota sebagai kegiatan akuntansi

utang koperasi kepada anggota.

43

Prosedur sistem informasi utang pada Koperasi Tri Civitas

FKIP ULM Banjarmasin terdapat dua prosedur yaitu prosedur

permohonan menjadi anggota dan prosedur penerimaan simpanan wajib

dan simpanan sukarela.

Berikut penjelasan dari masing-masing prosedur tersebut :

b. Fungsi yang terkait

1) Fungsi Administrasi

Fungsi ini dipegang oleh Sekretaris dan Bendahara koperasi

dan bertanggung jawab untuk :

a) Menyediakan dan menyerahkan formulir permohonan menjadi

anggota kepada calon anggota;

b) menyerahkan formulir permohonan anggota dan formulir

pinjaman yang sudah diisi oleh ketua;

c) menginformasikan kepada anggota bahwa permohonan anggota

disetujui;

d) mencatat anggota baru ke dalam buku daftar anggota;

e) mengarsipkan formulir permohonan anggota dan fotocopy KTP;

dan

f) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas.

44

2) Fungsi Penyimpanan

Fungsi ini dipegang oleh Bendahara Koperasi dan bertanggung

jawab untuk :

a) Menerima kas dari simpanan awal anggota yaitu simpanan khusus

dan simpanan pokok;

b) Menyimpan uang simpanan dari anggota;

c) Menerima setoran langsung dari anggota;

d) Membuat bukti penerimaan kas; dan

e) Menyimpan uang simpanan.

3) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini dipegang oleh Bendahara Koperasi bertanggung jawab

untuk

a) Melakukan pencatatan ke buku penerimaan kas; dan

b) Melakukan pencatatan kedalam buku penerimaan kas.

4) Fungsi Pengambil Keputusan

Fungsi ini dipegang oleh Ketua Koperasi dan bertanggung jawab

untuk mengotorisasi formulir permohonan anggota.

c. Informasi yang diperlukan oleh manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem

akuntansi utang adalah data anggota dan besarnya simpanan anggota.

45

d. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi utang pada

Koperasi KPRI Tri Civitas Banjarmasin terdiri dari :

1) Formulir Permohonan Menjadi Anggota

Gambar 8

Formulir Permohonan Menjadi Anggota

Sumber: Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

e. Catatan akuntansi yang digunakan

1) Buku Daftar Anggota

46

Gambar 9

Buku Daftar Anggota


2) Kartu Simpanan Anggota

Gambar 10

Kartu Simpanan Anggota

Sumber : Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

47

f. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

1) Prosedur Permohonan Menjadi Anggota

a) Pengurus Koperasi Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

memberikan formulir permohonan menjadi anggota

kepada calon anggota baik dosen maupun honorer di

lingkungan ULM Banjarmasin;

b) Calon anggota menyerahkan formulir permohonan

menjadi anggota yang telah diisi beserta Copy KTP dan

membayarkan simpanan wajib berdasarkan golongan

yang telah ditentukan dan Simpanan Pokok Rp. 25.000,-

kepada bendahara kemudian diserahkan kepada ketua

untuk diotorisasi; dan

c) Bendahara melakukan pengecekan formulir

permohonan dengan mencatat data anggota ke dalam

buku anggota, kemudian formulir permohonan anggota

diarsipkan.

2) Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib & Simpanan Sukarela

a) Anggota membayarkan simpanan wajib berdasarkan

golongan yang telah ditentukan dan simpanan sukarela

yang nominalnya telah ditentukan pada awal masuk

menjadi anggota setiap bulannya;

48

b) Bendahara koperasi menerima sejumlah uang atas

pemotongan gaji dari bendahara kantor ULM

Banjarmasin untuk simpanan anggota dosen; dan

c) Bendahara menerima sejumla uang dari honorer maupun

karyawan yang langsung membayar dengan datang ke

koperasi.

g. Unsur sistem pengendalian internal

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas.

a) Fungsi administrasi terpisah dari fungsi penyimpanan dan

fungsi pengambil keputusan;

b) Fungsi administrasi tidak terpisah dari fungsi akuntansi

karena dilaksanakan oleh bagian kasir dan admin;

c) Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penyimpanan;

d) Prosedur permohonan menjadi anggota dilaksanakan oleh

fungsi administrasi, fungsi pengambil keputusan, fungsi

penyimpanan, dan fungsi akuntansi; dan

e) Prosedur penerimaan simpanan wajib dan simpanan

sukarela dilaksanakan oleh fungsi penyimpanan, fungsi

akuntansi, dan fungsi administrasi.

49

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan,

dan beban.

a) Prosedur Permohonan Menjadi Anggota

(1) Formulir Permohonan Anggota (FPA) diotorisasi

oleh fungsi pengambil keputusan; dan

(2) Fotocopy KTP tidak perlu dilakukan otorisasi.

b) Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib & Simpanan

Sukarela

Bukti Penerimaan Kas (BPK) diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi

setiap unit organisasi.

a) Prosedur Permohonan Menjadi Anggota.

Formulir Permohonan Anggota (FPA) bernomor

urut tercetak dan pemakaiannya di

pertanggungjawabkan oleh fungsi administrasi.

b) Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib & Simpanan

Sukarela.

Bukti Penerimaan Kas (BPK) bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan oleh

fungsi akuntansi.

50

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

a) Pengurus di bagian kasir pendidikan terakhir SMA dan

Sarjana;

b) Pengurus di bagian bendahara pendidikan terakhir

Sarjana; dan

c) Pengurus di bagian sekretaris pendidikan terakhir SMA.

h. Bagan alir dokumen

1) Bagan Alir Prosedur Permohonan Menjadi Angota

51

Bagan 2

Bagan Alir Prosedur Permohonan Menjadi Anggota

52

Lanjutan

Sumber : KPRI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

53

2) Bagan Alir Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib dan Simpanan

Sukarela

Bagan 3

Bagan Alir Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib dan Simpanan Sukarela


54

3. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada Koperasi Tri Civitas

FKIP ULM Banjarmasin

a. Deskripsi kegiatan pokok

Sistem akuntansi piutang pada penelitian ini meliputi semua yang

terkait dengan prosedur permohonan pinjaman anggota hingga

penyerahan piutang kepada anggota. Koperasi Tri Civitas FKIP ULM

Banjarmasin memberikan pinjaman uang kepada anggota koperasi yang

mengajukan pinjaman. Pembayaran angsuran pinjaman dilakukan oleh

anggota melalui pemotongan gaji oleh bendahara ULM, kemudian uang

hasil pemotongan gaji diserahkan ke bendahara koperasi.Oleh karena itu,

penulis mengkategorikan pinjaman anggota sebagai kegiatan akuntansi

piutang.

Prosedur sistem informasi akuntansi piutang pada Koperasi Tri

Civitas FKIP ULM Banjarmasin terdapat dua prosedur yaitu :

b. Fungsi yang terkait

1) Fungsi Administrasi

Fungsi ini dipegang oleh Sekretaris dan Bendahara koperasi dan

bertanggung jawab untuk:

a) Menerima persyaratan dan permohonan pinjaman;

b) Menyerahkan formulir permohonan dan kelengkapan kepada ketua;

c) Mengarsipkan formulir permohonan dan kelengkapan kepada ketua; dan

d) Mengarsipkan daftar potongan gaji.

55

2) Fungsi Kas

Fungsi ini dipegang oleh Bendahara Koperasi dan Kasir dan

bertanggung jawab untuk :

a) Menyiapkan uang sesuai dengan pinjaman yang disetujui; dan

b) Menyerahkan uang kepada anggota yang melakukan pinjaman.

3) Fungsi Penyimpanan


jawab untuk menyimpan uang yang diterima dari bendahara ULM

Banjarmasin.

4) Fungsi Akuntansi


jawab untuk :

a) Membuat daftar potongan gaji;

b) Mencatat kedalam buku penerimaan kas;

c) Membuat bukti pengeluaran kas; dan

d) Mencatat kedalam buku pengeluaran kas.

5) Fungsi Pengambil Keputusan

Fungsi ini dipegang oleh Ketua Koperasi dan bertanggung

jawab untuk :

a) Memberi keputusan kelayakan pinjaman;

b) Mengotorisasi pinjaman; dan

c) Memberi tanda tangan pada daftar potongan gaji.

56

c. Informasi yang diperlukan oleh manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi

utang adalah data anggota dan besarnya simpanan anggota

d. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang pada

Koperasi KPRI Tri Civitas Banjarmasin terdiri dari :

1) Formulir Pinjaman Anggota

Gambar 11

Formulir Pinjaman Anggota


57

2) Bukti Penerimaan Angsuran

Gambar 12

Bukti Penerimaan Angsuran


58

3) Daftar Potongan Gaji

Gambar 13

Daftar Potongan Gaji


59

e. Catatan akuntansi yang digunakan

1) Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Gambar 14

Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas


f. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

1) Prosedur Permohonan Pinjaman Anggota

a) Bendahara menerima permohonan pinjaman dari anggota

koperasi;

b) Bendahara menyiapkan formulir permohonan (FP) untuk

diserahkan dan diisi oleh anggota; dan

c) Formulir permohonan yang telah diiisi oleh anggota kemudian

diserahkan kembali kepada bendahara beserta daftar gaji (DG)

untuk memastikan jumlah gaji yang dimiliki anggota masih

cukup untuk membayar angsuran pinjaman.

60

2) Prosedur Penerimaan Angsuran Pinjaman

a) Bendahara mengecek kebenaran isi formulir permohonan

pinjaman anggota kemudian menyerahkannnya beserta daftar

gaji kepada ketua untuk menganalisa kelayakan pinjaman

tersebut diterima atau ditolak, jika permohonan disetujui akan

diserahkan kepada bendahara koperasi untuk diberikan pinjaman.

Jika permohonan tidak diterima formulir permohonan akan

diserahkan kembali kepada anggota; dan

b) Bendahara mencatat kedalam buku pinjaman anggota yang

permohonan pinjamannya diterima dan menyerahkan uang

kepada anggota.

g. Unsur Sistem Pengendalian Internal

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

a) Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas;

b) Fungsi akuntansi tidak terpisah dari fungsi administrasi karena

dilaksanakan oleh bagian kasir dan admin;

c) Fungsi pengambil keputusan terpisah dari fungsi administrasi,

akuntansi dan kas;

d) Prosedur permohonan pinjaman anggota dilaksanakan oleh

fungsi administrasi, fungsi pengambil keputusan, fungsi

akuntansi dan fungsi kas; dan

61

e) Prosedur penerimaan angsuran pinjaman dilaksanakan oleh

fungsi akuntansi, fungsi pengambil keputusan, fungsi

penyimpanan dan fungsi administrasi.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan

beban.

a) Prosedur Permohonan Pinjaman Anggota

(1) Fotocopy slip gaji (FSG), fotocopy buku rekeninsg

(FBR), fotocopy kartu tanda pemduduk (FKTP) tidak

perlu dilakukan otorisasi; dan

(2) Formulir Permohonan Pinjaman diotorisasi oleh fungsi

pengambil keputusan.

b) Prosedur Penerimaan Angsuran Pinjaman

Daftar Potongan Gaji (DPG) diotorisasi oleh fungsi

akuntansi.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi.

a) Prosedur Permohonan Pinjaman Anggota

Formulir Permohonan Pinjaman (FPP) bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjaawabkan oleh

fungsi pengambil keputusan.

62

b) Prosedur Penerimaan Angsuran Pinjaman

Daftar Potongan Gaji (DPG) bernomor urut tercetak

dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan oleh fungsi

akuntansi.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

a) Pengurus di bagian kasir pendidikan terakhir SMA dan Sarjana;

b) Pengurus di bagian bendahara pendidikan terakhir Sarjana; dan

c) Pengurus di bagian sekretaris pendidikan terakhir SMA.

63

h. Bagan alir dokumen

Bagan 4

Bagan Alir Prosedur Permohonan Pinjaman

Anggota

67

Lanjutan...

68

Bagan 5

Bagan Alir Prosedur Penerimaan Angsuran Pinjaman

69

Lanjutan...

70

B. Pembahasan Hasil Penelitian

Proses pencatatan transaksi simpanan dan pinjaman yang berjalan pada

KPRI Tri Civitas Banjarmasin masih dilakukan secara manual pada buku, lalu

data akan dimasukkan kedalam Microsoft Excel. Dalam hal ini koperasi

menggunakan Microsoft excel sebagai alat bantu hitung, serta sebagai

penyimpanan data transaksi simpan dan pinjam selain penggunaan buku, dan

penghasil laporan dari inputan manual transaksi simpan dan pinjam, bukan

sebagai alat pemroses transaksi.

1. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi Utang

Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, maka

ditemukan beberapa permasalahan yang ada pada sistem akuntansi simpan

pinjam yang berjalan di KPRI Tri Civitas Banjarmasin. Adapun permasalahan-

permasalahan yang ditemukan sebagai berikut :

a. Permasalahan Dalam Sistem Akuntansi Utang dari Permohonan Menjadi

Anggota dan Penerimaan Simpanan Wajib dan Sukarela di KPRI Tri

Civitas Banjarmasin.

1) Dokumen yang digunakan

a) Dokumen yang digunakan pada prosedur permohonan anggota

baru berupa buku daftar anggota sudah mencantumkan identitas

sesuai dengan yang ada pada formulir permohonan anggota

seperti nama, tempat tanggal lahir dan nomor telepon. Namun di

buku anggota belum memiliki kode anggota sebagai identitas.

71

Kode anggota berguna untuk memudahkan pencarian data

anggota dan digunakan untuk membedakan apabila ada anggota

yang memiliki nama yang sama.

b) Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan simpanan

anggota yaitu bukti penerimaan kas tidak memiliki nomor

tercetak pada dokumennya. Kegunaan nomor tercetak adalah

untuk memudahkan melakukan pengarsipan dan pencarian

kembali dokumen.

2) Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh KPRI Tri Civitas

Banjarmasin menggunakan buku daftar anggota untuk mencatat

anggota yang baru bergabung dengan koperasi, pengerjaan catatan

ini masih manual, sehingga membutuhkan banyak waktu saat

melakukan pencarian data anggota.

3) Sistem Pengendalian Internal

a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas

(1) Fungsi administrasi dan fungsi akuntansi dilaksanakan oleh

bagian kasir, admin dan sekretaris pada prosedur

permohonan menjadi anggota

(2) Fungsi akuntansi membuat daftar tagihan bulanan dan fungsi

penyimpanan simpanan dilaksanakan oleh bendahara dan

72

kasir koperasi pada prosedur penerimaan simpanan wajib dan

simpanan sukarela.

b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan

beban

Pencatatan sistem otorisasi penerimaan anggota baru

di KPRI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin pada prosedur

permohonan menjadi anggota, yaitu calon anggota baru yang

mendaftar menjadi anggota mendapat otorisasi pada formulir

permohonan anggota dari ketua sebagai perstujuan masuk

sebagai anggota baru.

c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi

(1) Adanya diminta otorisasi formulir permohonan anggota dari

ketua dalam permohonan menjadi anggota koperasi.

(2) Pada prosedur penerimaan simpanan wajib dan simpanan

sukarela, fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan sudah

dilaksanakan oleh bagian kasir dan bendahara.

2. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi Piutang

Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transaksi

terjadinya piutang. Pada Koperasi KPRI Tri Civitas Banjarmasin

terjadinya piutang berasal dari kegiatan pinjaman anggota kepada

73

koperasi. Piutang anggota dilakukan mulai dari permohonan

pengajuan pinjaman oleh anggota hingga pembayaran piutang

dengan cara angsuran. Adapun permasalahan-permasalahan yang

ditemukan sebagai berikut :

a. Permasalahan Dalam Sistem Akuntansi Piutang dari Pinjaman

Anggota dan Penerimaan Angsuran di KPRI Tri Civitas

Banjarmasin

1) Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

piutang pada KPRI Tri Civitas Banjarmasin menggunakan

formulir permohonan pinjaman dan berbagai dokumen

lainnya. Seharusnya hanya formulir permohonan pinjaman

saja untuk syarat pengajuan pinjaman ke koperasi. Agar

memudahkan pengurus dalam memproses suatu pinjaman.

2) Catatan Akuntansi yang digunakan

Pencatatan pinjaman anggota pada KPRI Tri Civitas

FKIP ULM Banjarmasin dicatat ke buku pengeluaran kas.

Buku pengeluaran kas sudah mencantumkan identitas sesuai

dengan yang ada pada formulir permohonan pinjaman seperti

nama, besarnya pinjaman dan lamanya angsuran. Buku

pengeluaran kas digunakan untuk mencatat kas keluar dari

74

pinjaman anggota, lalu data transaksi pinjaman diinputkan

kembali kedalam Microsoft Excel.

3) Sistem Pengendalian Internal

a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas

Fungsi penyimpanan dan fungsi kas dilaksanakan

oleh bendahara dan kasir koperasi pada prosedur

permohonan pinjaman anggota.

KPRI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin belum

melakukan pemisahan tanggung jawab secara tegas

karena masih adanya rangkap tugas di fungsi

administrasi, fungsi akuntansi dan fungsi kas terutama

pada bagian kasir dan bendahara dalam kegiatan pinjaman

anggota.

b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang

memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset,

utang, pendapatan, dan beban

Fomulir permohonan pinjaman anggota diperiksa

dan diotorisasi oleh ketua koperasi untuk diperiksa

kelayakan pinjamannya pada prosedur permohonan

pinjaman anggota.

75

c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi

setiap unit organisasi

(1) Pada prosedur permohonan pinjaman anggota terjadi

rangkap tugas dimana fungsi administrasi tidak

hanyadikerjakan oleh sekretaris namun juga bisa bisa

dikerjakan oleh kasir yang juga memegang fungsi

akuntansi, fungsi kas dan fungsi penyimpanan.

(2) Tidak adanya nomor urut tercetak pada bukti

pengeluaran kas sehingga menyulitkan dalam

pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.

3. Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, baik

untuk sistem akuntansi utang maupun piutang, ditemukan beberapa

hal yang dapat diperbaiki dalam dokumen dan catatan akuntansi, dan

kekurangan dalam pemisahan tanggung jawab (unsur pengendalian

Internal). Berikut saran terkait kelemahan-kelemahan diatas :

a. Dokumen Yang Digunakan

Pada sistem akuntansi utang piutang diperlukan

penambahan nomor urut kode anggota pada formulir pendaftaran

anggota baru, serta nomor urut tercetak pada bukti kas masuk

sebagai bukti penerimaan sejumlah uang atas simpanan anggota,

serta pengurangan syarat dokumen-dokumen dalam pengajuan

76

pinjaman pada prosedur permohonan pinjaman anggota. Fungsi dari

no urut tercetak agar mempermudah dalam pengawasan kas

masuk atau keluar KPRI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin dan

mempermudah untuk pengarsipan. Berikut merupakan dokumen

yang disarankan oleh penulis sebagai berikut :

Sumber: Di kelola oleh penulis

Gambar 15

Bukti Kas Masuk

KOPERASI TRI CIVITAS FKIP ULM Banjarmasins

BADAN HUKUM 1430.a/BH/IX/1996

BUKTI KAS MASUK

No Urut tercetak: Telah dibayarkan kepada …......

Tunai Rp.xxx Untuk Pembayaran : …......

Terbilang :

.........

Rp.xxx

Banjarmasin, 2018

Menyetujui Yang Yang Menerima

Pengurus Menyerahkan

________ ________ _______

77

Gambar 16

Bukti Kas Keluar

KOPERASI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

BADAN HUKUM 1430.a/BH/IX/1996

BUKTI KAS KELUAR

No Urut tercetak:

Telah dibayarkan kepada …....

Tunai Rp.xxx

Untuk Pembayaran …...............

Terbilang …..............

Jumlah Rp.xxx

Untuk Pembayaran : ….. Banjarmasin, 2018

Menyetujui Yang Yang Menerima

Pengurus Menyerahan

_________ __________ _________

Sumber : Di kelola Oleh Penulis

b. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan-catatan akuntansi pada KPRI Tri Civitas FKIP ULM

Banjarmasin . Data keanggotaan, simpanan dan pinjaman dicatat

kedalam buku catatan secara manual. Penggunaan sistem manual cukup

mempersulit dalam pencarian data karena harus mencari kedalam berkas

yang cukup banyak jumlahnya dan resiko terjadinya kehilangan atau

rusaknya arsip data. Untuk meminimalkan terjadinya resiko arsip data

hilang atau rusak, maka sebaiknya koperasi menggunakan sistem

terkomputerisasi. Koperasi cukup menginputkan data dari bukti kas

masuk dan untuk peminjaman penginputan dari formulir permohonan

pinjaman dan bukti kas keluar.

78

c. Sistem Pengendalian Internal

Perlu pemisahan tanggung jawab dimana dalam sistem yang

sudah ada kasir merangkap menjalankan fungsi administrasi. Dilihat dari

struktur organisasi koperasi yang memiliki sekretaris, maka akan lebih

baik bila fungsi administrasi dilakukan oleh sekretaris koperasi.

d. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, jaringan

prosedur untuk transaksi utang piutang Koperasi KPRI Tri Civitas

Banjarmasin. Perubahan jaringan prosedur terdapat dalam sistem

pecatatan yang dilakukan secara manual dan penginputan kembali

kedalam Microsoft Excel yang berbeda sesuai dengan bentuk

transaksinya, diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi dalam hal

ini program aplikasi simpan pinjam anggota. Berikut penulis jelaskan

jaringan prosedur masing-masing sistem untuk bagian yang mengalami

perubahan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi.

1) Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen sistem akuntansi piutang yang disarankan

oleh penulis adalah sebagai berikut :

80

Lanjutan ..

81

4. Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Berbasis Komputer pada KPRI

Tri Civitas Banjarmasin

a. Unnormalisasi

Tabel basis data yang digunakan dalam mendesain sistem informasi

akuntansi simpan pinjam pada KPRI Tri Civitas FKIP ULM Banjarmasin

sebagai berikut :

Tabel 4

Tabel Normalisasi

Sumber : Di kelola oleh penulis

No Nama Field No Nama Field

1 KodeAnggotaRachmat 26 NoTransaksiRachmat

2 NamaAnggotaRachmat 27 NoPinjamanRachmat

3 AlamatRachmat 28 AngsuranPerBulanRachmat

4 Tanggal LahirRachmat 29 AngsuranKeRachmat

5 TempatLahirRachmat 30 TanggalTransaksiRachmat

6 StatusRachmat 31 BulanRachmat

7 TglMskAnggotaRachmat 32 TahunRachmat

8 SimpananKhususRachmat 33 KeteranganRachmat

9 SimpananPokokRachmat 34 NamaInstansiRachmat

10 KodeInstansiRachmat 35 KodeJabatanRachmat

11 NoUrutRachmat 36 NamaJabatanRachmat

12 NoTelponRachmat 37 TanggalPinjamanRachmat

13 SimpananSukarelaRachmat 38 TanggalJatuhTempoRachmat

14 KodePengurusRachmat 39 PinjamanPokokRachmat

15 NamaPengurusRachmat 40 PinjamanBungaRachmat

16 PasswordRachmat 41 JumlahPinjamanRachmat

17 SimpananWajibRachmat 42 JenisPinjamanRachmat

18 SimpananRachmat 43 SisaPinjamanRachmat

19 SimpananSukarelaRachmat 44 EditRachmat

20 DebetRachmat 45 DeleteRachmat

21 KreditRachmat 46 ReadRachmat

22 SaldoRachmat 47 AddRachmat

23 TransaksiRachmat 48 AksesRachmat

24 PinjamanRachmat 49 SimpananRachmat

25 SimpananDanAngsuranManual

82

Setiap nama tabel dan nama field ditambahkan kata rachmat sebagai

bentuk identifikasi nama penulis yang mengerjakan. Selain itu, penambahan

kata Rachmat bertujuan untuk mengurangi potensi terjadinya copy paste

dalam pembuatan program aplikasi.

b. Sistem Basis Data

Berikut merupakan penjelasan sistem basis data, penggunaan

keterangan tambahan “Rachmat” untuk setiap tabel dan nama field

merupakan identifikasi nama penulis dalam pengerjaan tugas akhir. Hal ini

dimaksudkan untuk mengurangi terjadinya copy paste dalam tahap

pembuatan program aplikasi. Hal ini sesuai dengan yang disarankan oleh

dosen pembimbing.

1) Desain basis data secara logika

Sistem basis data menjadi akurat, cetap dan efisien serta dapat

memberikan data yang diharapkan, maka dibentuklah normalisasi. Relasi

antar tabel merupakan relasi dengan normalisasi bentuk ketiga (3NF).

Adapun kriteria-kriteria yang menunjukan relasi antar tabel telah dalam

bentuk normalisasi ketiga (3NF), sebagai berikut:

a) Relasi antar tabel telah memenuhi aturan bentuk normal pertama

(1NF), yaitu nilai semua atribut tidak lagi ersifat atomik atau masih

dapat dipecah menjadi unit-unit yang lebih kecil.Relasi antar tabel

telah memenuhi aturan bentuk normal kedua (2NF), yaitu:

83

(1) Berada pada bentuk normal pertama (1NF). Tidak ada lagi

atribut bukan kunci hadir dalam realsi sehingga semua atribut

pada relasi adalah pada tabel tbAnggotaRachmat yang menjadi

kunci primer adalah KodeAnggotaRachmat yang mempunyai

atribut nama anggota, dan lain-lain bergantung kepada

KodeAnggotaRachmat.

(2) Semua atribut bukan kunci memiliki ketergantungan fungsional

(depentasi fungsional) terhadap kunci utama (primary key).

Contohnya pada tbAnggotaRachmat yang menjadi kunci primer

adalah KodeAnggotaRachmat mempunyai atribut

NamaAnggotaRachmat, AlamatRachmat, dan lain-lain bergantung

pada KodeAnggotaRachmat.

b) Telah memenuhi bentuk normal ketiga (3NF), yaitu:

(1) Berada pada bentuk normal kedua (2NF)

(2) Semua atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan

fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut

bukan kunci hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap

kunci primer direlasi itu saja. Contohnya pada tbJabatanRachmat

yang mempunyai atribut JabatanRachmat hanya memiliki

ketergantungan kepada kunci primernya yaitu

KodeJabatanRachmat. Disamping telah memenuhi syarat

84

bentuk ketiga (3NF) diatas, maka relasi antar tabel tersebut juga

telah menghindari anomali-anomali berikut:

(a) Anomali Penyisipan (Insertion Anormaly)

Anomali penyisipan merupakan kesalahan yang

terjadi sebagai akibat dari operasi penyisipan (insert)

tuple-record pada sebuah relasi. Contoh pada tabel

pinjaman, dimana kode angota tidak dapat disisipkan jika

tidak ada kode anggota dalam relasi tabel pinjaman pada

tabel anggota.

(b) Anomali Penghapusan (Deletion Anormaly)

Anomali penghapusan merupakan kesalahan yang

terjadi sebagai akibat operasi penghapusan terhadap

record dari sebuah relasi. Contoh pada tabel pinjaman, jika

kode anggota pada tabel anggota dihapus, maka pada

relasi pinjaman kode anggota akan ikut terhapus.

(c) Anomali Pengubahan (update Anormaly)

Anomali pengubahan yaitu error atau kesalahan

yang tejadi sebagai akibat operasi penghapusan terhadap

record dari sebuah relasi. Contoh pada tabel pinjaman,

jika kode anggota atau nama anggota diubah pada tabel

anggota, maka kode atau nama anggota pada relasi

pinjaman ikut terubah.

85

Relasi antar tabel yang Di kelola oleh penulis adalah

sebagai berikut :

Gambar 17

Relasi SQL


86

2) Tabel TbAnggotaRachmat

Tabel TbAnggotaRachmat merupakan tabel yang digunakan

untuk menyimpan data anggota. Tabel ini memiiki jenis relasi one-to-

may ke tbPinjamanRachmat, tbSimpananRachmat dan

tbDAngsuranRachmat dengan keyfield KodeAnggotaRachmat. Hal ini

berarti bahwa satu data anggota pada tabel anggota bisa mempunyai

banyak data pada tbPinjamanRachmat, tbDAngsuranRachmat dan

tbSimpananRachmat.

Gambar 18

TbAnggotaRachmat


87

3) Tabel TbJabatanRachmat

Tabel TbJabatanRachmat merupakan tabel yang digunakan untuk

menyimpan data jabatan pengurus koperasi. Tabel ini memiliki jenis

data relasi one-to-many ke TbPengurusRachmat.

Gambar 19

TbJabatanRachmat


4) Tabel TbPengurusRachmat

Tabel TbPengurusRachmat merupakan tabel yang digunakan untuk

menyimpan data pengguna program aplikasi dan passwordnya. Tabel ini

memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbPinjamanRachmat,

TbHSimpananRachmat, TbDAngsuranRachmat, dan

TbAnggotaRachmat.

88

Gambar 20

TbPengurus Rachmat


5) Tabel TbHSimpananRachmat

Tabel TbHsimpananRachmat merupakan tabel yang digunakan untuk

menyimpan data header dari transaksi simpanan dan juga transaksi

angsuran.

Gambar 21

TbHSimpananRachmat


89

6) Tabel TbPinjamanRachmat

Tabel TbPinjamanRachmat merupakan tabel yang digunakan

untuk menyimpan data pinjaman anggota. Tabel ini memiliki jenis

data relasi one-to-many ke tbAngsuranRachmat dengan keyfield

NoPinjamanRachmat. Hal ini berarti bahwa satu data pinjaman pada

tabel pinjaman bisa mempunyai banyak data pada

tbAngsuranRachmat.

Gambar 22

TbPinjamanRachmat


7) Tabel TbSimpananRachmat

Tabel tbSimpananRachmat merupakan tabel yang digunakan

untuk menyimpan data simpanan anggota. Tabel ini memiliki jenis

data relasi one-to-many ke tbAnggotaRachmat dengan keyfiled

KodeAnggotaRachmat. Hal ini berarti bahwa satu data anggota pada

90

tabel anggota bisa mempunyai banyak data pada

tbSimpananRachmat.

Gambar 23

TbSimpananRachmat


8) Tabel TbAngsuranRachmat

Tabel TbDAngsuranRachmat merupakan tabel yang digunakan

untuk menyimpan data angsuran anggota. Tabel ini memiliki jenis data

relasi one-to-many ke tbPinjaman dengan keyfiled NoPinjamanRachmat.

Hal ini berarti bahwa satu data anggota pada tabel pinjaman bisa

mempunyai banyak data pada tbAngsuranRachmat.

Gambar 24

TbDAngsuranRachmat


91

9) Tabel TbJenisPinjamanRachmat

Tabel tbJenisPinjamanRachmat merupakan tabel yang digunakan

untuk menyimpan data jenis pinjaman. Tabel ini memiliki jenis data

relasi one-to-many ke tbPinjamanRachmat dengan keyfield

KodePinjamanRachmat.

Gambar 25

TbJenisPinjamanRachmat


10) Tabel TbDetailPotonganRachmat

Tabel TbDetailPotonganRachmat merupakan tabel yang

digunakan untuk menyimpan data detai dari transaksi potongan gaji

pembayaran angsuran pinjaman anggota koperasi.

92

Gambar 26

TbDetailPotonganRachmat


c. Dokumen Masukan (Input)

Dokumen masukan adalah dokumen yang digunakan untuk penyusunan

laporan data anggota, data simpanan, dan data pinjaman:

1) Nama Dokumen : Formulir Permohonan Menjadi Anggota

Fungsi : Untuk masukan data anggota

Sumber : Fungsi Administrasi

2) Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman

Fungsi : Untuk masukan data pinjaman

Sumber : Fungsi Kas

3) Nama Dokumen : Bukti Kas Masuk & Bukti Kas Keluar

Fungsi : Untuk masukan data simpanan dan pinjaman

Sumber : Fungsi Akuntansi

93

4) User Interface

a) Main Form

Main form atau login form berfungsi sebagai form pertama bagi user

untuk masuk pertama kali saat akan menjalankan program aplikasi

dengan memasukkan user name dan password pengguna. Berikut

adalah tampilan dari main form.

Gambar 27

Form Masuk


b) Form Menu Utama

Form menu utama adalah tampilan awal saat user telah login ke dalam

program aplikasi sistem informasin akuntansi simpan pinjam. Melalui

form menu utama user dapat mengakses form-form yang dapat

membantu kegiatan transaksi simpan pinjam, berikut ini tampilan dari

form menu utama:

94

Gambar 28

Form Menu Utama


(1) Master Anggota

Master anggota merupakan form yang berfungsi untuk

memasukkan data anggota koperasi baru, transaksi simpanan pokok

anggota juga dimasukkan melewati form master anggota ini,

berikut tampilan dari form master anggota:

Gambar 29

Form Master Anggota


95

(2) Master Jenis Pinjaman

Master jenis pinjaman merupakan form yang berfungsi untuk

memasukkan jenis pinjaman yang dimiliki koperasi. Sejauh ini

koperasi memiliki empat macam jenis pinjaman yaitu pinjaman

jangka panjang, pinjaman jangka menengah, pinjaman jangka

pendek, dan pinjaman konsumtif. Berikut merupakan tampilan dari

form jenis pinjaman:

Gambar 30

Form Master Jenis Pinjaman


(4) Master Pengurus

Master Pengurus merupakan form yang berfungsi untuk

memasukkan user yang akan menggunakan program aplikasi

simpan pinjam dengan menginputkan data dan password. Berikut

merupakan tampilan dari form Pengurus:

96

Gambar 31

Form Master Pengurus


(5) Transaksi Simpanan

Form transaksi simpanan merupakan form yang berfungsi untuk

memasukkan data transaksi simpanan wajib dan sukarela anggota.

Berikut merupakan tampilan dari form simpanan:

97

Gambar 32

Form Transaksi Simpanan dan Angsuran Otomatis


(6) Transaksi Pinjaman

Form transaksi pinjaman merupakan form yang berfungsi untuk

memasukkan data transaksi pinjaman anggota. Berikut merupakan

tampilan dari form transaksi pinjaman:

98

Gambar 33

Form Transaksi Pinjaman

`


99

(7) Angsuran Manual

Form angsuran manual merupakan form yang berfungsi untuk

pembayaran angsuran manual anggota. Berikut merupakan

tampilan dari form angsuran manual:

Gambar 34

Form Angsuran Manual


(8) Form Laporan

Laporan terdiri dari semua master dan transaksi yang ada di program

aplikasi simpan pinjam. Berikut beberapa laporan tersebut:

100

Gambar 35

Laporan Data Anggota


101

Gambar 36

Buku Tabungan Simpanan Anggota


102

Gambar 37

Laporan Pinjaman Anggota


103

Gambar 38

Laporan Bukti Pinjaman Anggota


104

Gambar 39

Laporan Saldo Anggota


105

Gambar 40

Laporan Pembayaran Angsuran Anggota


bab iv hasil penelitian dan pembahasan ... - akuntansi …

Documents