bab iv pembahasan a. tahapan pengelolaan bahan pustaka di badan perpustakaan dan arsip 1. ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

73

BAB IV

PEMBAHASAN

Pengelolaan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi DIY melalui beberapa tahap, mulai dari pengembangan bahan pustaka,

pengolahan bahan pustaka, pelayanan pengguna, dan pemeliharaan bahan pustaka.

A. Tahapan Pengelolaan Bahan Pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

1. Pengembangan bahan pustaka

Pengembangan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIYmeliputi pengembangan bahan pustaka buku dan

terbitan berkala.

a. Pengembangan Bahan Pustaka Buku

Pengembangan bahan pustaka buku meliputi dua proses yaitu

pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.

1. Pemilihan bahan pustaka

Pemilihan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY yaitu pemilihan yang berasal usulan

pemustaka dan hasil dari pemilihan di katalog penerbit. Semua

buku yang akan diadakan oleh perpustakaan terlebih dahulu di

seleksi yaitu memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan

pengguna, memilih buku yang berkualitas, Badan Perpustakaan


commit to user

74

dan Arsip Daerah Provinsi DIY membatasi jenis pustaka yang

akan di beli seperti, buku – buku tentang agama, buku – buku yang

kurang layak disajikan, buku – buku pelajaran juga tidak boleh

dibeli.

Selain memilih koleksi yang akan diadakan, petugas juga

harus menyesuaikan dengan anggaran dana yang dimiliki. Dalam

kegiatan pemilihan bahan pustaka ini tidak ada hambatan karena

tim seleksi melakukan pemilihan bahan pustaka sesuai dengan

prosedur guna memilih bahan pustaka yang berkualitas dan sesuai

dengan kebutuhan pengguna.

2. Pengadaan bahan pustaka buku

Metode pengadaan bahan pustaka buku di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta adalah dengan cara hadiah dan pembelian.

a. Hadiah

Pengadaan bahan pustaka buku dengan metode hadiah

diperoleh dari kalangan mahasiswa, pensiunan, instansi

pemerintah maupun swasta. Pengadaan bahan pustaka hadiah

juga tidak bisa langsung diolah tetapi juga melalui seleksi

bahan pustaka. Hasil penerimaan bahan pustaka hadiah,

apabila sesuai dengan peruntukkannya atau sesuai dengan


commit to user

75

kebutuhan, maka buku langsung diolah, tapi kalau tidak

sesuai maka tidak diolah dan diusulkan untuk hibah.

b. Pembelian

Pustakawan membuat daftar bahan pustaka yang akan

dibeli dengan alat bantu seleksi yaitu berupa katalog penerbit.

Kemudian petugas melaksanakan verifikasi di database

koleksi perpustakaan. Jika judul buku sudah dimiliki maka

judul tersebut tidak ditulis dalam daftar judul seleksi. Jika

tidak ada dalam database koleksi maka judul tersebut belum

pernah dimiliki, maka masuk dalam daftar judul hasil seleksi

bahan pustaka.

Setelah bahan pustaka yang akan dibeli sudah didaftar

dan dana yang dimiliki sudah sesuai maka langkah

selanjutnya adalah membeli bahan pustaka ke penerbit.

Pembelian ke penerbit melalui beberapa tahap yang harus

dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

DIY :

1. Penyusunan daftar pesanan

Setelah diputuskan suatu bahan pustaka buku

yang telah diseleksi, selanjutnya membuat daftar

pemesanan yang berisi judul buku, pengarang, kota


commit to user

76

terbit, penerbit, tahun terbit, harga, jumlah eksemplar,

dan total harga.

2. Pemesanan ke agen/penerbit

Daftar pemesanan yang sudah diisi dikirimkan ke

penerbit disertai dengan surat pengantar yang

menjelaskan cara pembayaran yang akan ditempuh. Dan

pihak penerbit diminta untuk mengirimkan faktur

sementara (proforma invoice) dari bahan pustaka yang

dipesan.

3. Penerimaan

Apabila pemesanan buku dari penerbit telah

diterima, kiriman perlu segera dicek, dicocokkan dengan

daftar penerimaan dan daftar pesanan.

4. Pemeriksaan

Bahan pustaka buku yang sudah diterima

perpustakaan, selanjutnya diperiksa antara lain fisik

buku, kelengkapan halaman, dan bibliografi.

Pemeriksaan bibliografi, seperti judul buku, pengarang,

penerbit, tahun terbit, tempat terbit, cetakan, edisi, ISBN.


commit to user

77

Pengadaan di Badan Perpustakaan dan Arsip Deaerah Provinsi DIY

tidak ada hambatan dan sudah baik karena adanya judul – judul baru yang

diadakan oleh BPAD Provinsi DIYsetiap tahunnya.

b. Pengembangan Bahan Pustaka Terbitan Berkala

Pengembangan bahan pustaka terbitan berkala di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY meliputi proses

pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.

1) Pemilihan bahan pustaka terbitan berkala

Pemilihan terbitan berkala juga dilakukan dengan memilih

terbitan berkala yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan

pengguna serta anggaran dana yang disediakan untuk pembelian

terbitan berkala. Pemilihan bahan pustaka di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala karena

pemilihan dilakukan oleh tim pustakawan.

2) Pengadaan bahan pustaka terbitan berkala

Metode pengadaan bahan pustaka terbitan berkala di

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta adalah dengan cara melanggan dan terbitan sendiri.


commit to user

78

1) Melanggan

Bahan pustaka yang dilanggan oleh Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu seperti,

surat kabar kedaulatan rakyat, sindo, karjo, bernas, tribun.

Sedangkan majalah yang dilanggan yaitu, majalah kuntum,

nusantara, jogjaswara, suara muhammadiyah, gemari, joko

lodang, merapi, dan lainnya. Melanggan bahan pustaka

terbitan berkala di biasanya dilakukan dengan:

a. Penyusunan daftar pesanan

Daftar pemesanan berisi judul terbitan, penerbit, ISSN,

volume, nomer, bulan dan tahun.

b. Pemesanan ke agen/penerbit

c. Penerimaan

Apabila bahan pustaka terbitan berkala yang dipesan

sudah datang, maka terbitan berkala tersebut dicocokkan

dengan daftar pesanan.

d. Pemeriksaan

Terbitan berkala kemudian diperiksa yaitu kelengkapan

halaman, kualitas cetak, dan bentuk fisiknya.


commit to user

79

2) Terbitan sendiri

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Daerah Istimewa Yogyakarta dari tahun 1970 sudah

menerbitkan buletin yaitu buletin “Sangkakala”. Sampai

sekarang masih aktif menerbitkan buletin ini.

2. Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta ada dua yaitu pengolahan

bahan pustaka buku dan bahan pustaka terbitan berkala.

a. Pengolahan Bahan Pustaka Buku

Pengolahan bahan pustaka buku di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY dimulai dari proses pengecekan,

katalogisasi, menentukan tajuk subyek dan klasifikasi, inventarisasi,

input data, pelabelan, shelving.

1. Pengecekan

Kegiatan pengecekan adalah langkah awal dalam

pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY. Pengecekan disini dimaksudkan untuk

mengecek buku yang akan diolah. Pengecekan dilakukan dengan

mengecek kondisi fisik buku, apakah ada yang sobek, cacat dan

halaman yang hilang. Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan


commit to user

80

di BPAD Provinsi DIY dalam pengecekan tidak ada kendala

karena bahan pustaka terlebih dahulu dicek oleh bagian

pengadaaan.

2. Katalogisasi

Setalah proses pengecekan lalu ke tahap katalogisasi. Di

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY memilih

langkah kedua katalogisasi dikarenakan untuk mempermudah

dalam proses inventarisasi.

Pengakatalogan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi DIY juga memakai katalog manual. Katalog tersebut

digunakan sebagai acuan dalam proses selanjutnya yaitu untuk

mendapatkan nomor klasifikasi dan nomor inventaris. Apabila

katalog manual ini sudah mendapatkan nomor klasifikasi dan

nomor inventaris maka katalog ini digunakan sebagai acuan

dalam penginputan data bahan pustaka. Berikut adalah contoh

katalog manual yang digunakan sebagai acuan input data.

Gambar 4. 1 Kartu katalog manual untuk acuan input data

Sumber : BPAD Provinsi DIY : April 2014


commit to user

81

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta

Provinsi DIY juga memiliki katalog kartu yang digunakan untuk

mengetahui isi detail sebuah buku dan menelusur informasi secara

manual. Katalog ini dibuat dengan sistem automasi dan

menggunakan kertas continous berukuran 7,5 x 12,5 cm.

Tahap – tahap dalam pengkatalogan secara automasi

menggunakan software INLISLITE adalah sebagai berikut :

1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal software INLISLITE

untuk mencetak kartu katalog.

2) Kemudian setelah komputer menyala, klik INLISLITE pada

tampilan yang ada di komputer. Kemudian akan muncul

tampilan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4. 2 Tampilan awal INLISLITE

Sumber : Software INLISLITE BPAD Provinsi DIY: April 2014


commit to user

82

3) Setelah keluar tampilan INLISLITE seperti gambar 4.2

kemudian pilih backoffice. Maka akan keluar tampilan seperti

ini.

Gambar 4. 3 Tampilan Sign In INLISLITE


4) Masukkan username dan password kemudian klik Sign In.

Setelah sign in akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Gambar 4. 4 Tampilan Cetak kartu katalog INLISLITE



commit to user

83

5) Setelah muncul tampilan diatas kemudian pilih cetak kartu

katalog (tanda lingkaran merah) lalu masukkan nomor

panggil buku untuk mencetak kartu katalognya. Setelah data

buku yang dicari tersedia, akan muncul tampilan berikut ini.

Gambar 4. 5 Tampilan cetak katalog INLISLITE


6) Kemudian klik pada kotak kecil ( tanda lingkaran merah

kecil) lalu pilih cetak kartu katalog (tanda lingkaran merah

besar). Maka akan muncul tampilan berikut ini.

Gambar 4. 6 Tampilan cetak kartu katalog INLISLITE



commit to user

84

7) Kemudian pilih save untuk menyimpan data kartu katalog

tersebut ke dalam komputer. Data kartu katalog tersebut

otomatis akan tersimpan dalam bentuk microsoft word.

Kemudian buka data kartu yang sudah di save tadi maka akan

muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4. 7 Tampilan cetak kartu katalog INLISLITE


8) Setelah data dibuka kemudian diteliti lagi apakah masih ada

tata cara penulisan yang salah pada kartu katalog tersebut

mulai dari spasi, tanda hubung, besar kecil huruf dan

sebagainya.

9) Setelah itu pilih tombol Print ( Ctrl + P ) lalu pilih OK untuk

mencetak kartu katalog. Kartu katalog yang sudah dicetak,

hasilnya adalah seperti gambar kartu katalog berikut ini.


commit to user

85

Gambar 4.8 Kartu katalog dengan sistem automasi

Sumber : Katalog kartu milik BPAD Provinsi DIY: April 2014

Menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala

dalam proses katalogisasi karena dilakukan oleh pustakawan ahli.

3. Penentuan Tajuk Subjek dan Klasifikasi

Penentuan tajuk subjek di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY yaitu dengan menggunakan DTSPN (Daftar

Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional) sesuai dengan

pedoman/sistem yang digunakan diseluruh Indonesia dalam

penentuan tajuk subjek.

Sedangkan klasifikasi bahan pustaka untuk menentukan

notasi kelas yang tepat guna mempermudah dalam proses

shelving. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

dalam mengklasifikasi bahan pustaka berdasarkan sistem

klasifikasi Persepuluhan Dewey, atau biasa disebut dengan

Klasifikasi Desimal Dewey (Dewey Decimal Classification

(DDC) versi ke-3 yaitu DDC edisi 23 yang diciptakan oleh Melvil

Dewey.


commit to user

86

Langkah-langkah yang ditempuh Badan Perpustakaan dan

Arsip daerah Provinsi DIY dalam menentukan tajuk subyek dan

klasifikasi:

1. Menentukan tajuk subjek buku dengan cara menganalisa

judul buku,menganalisa kata pengantar, menganalisa daftar

isi, membaca isi buku.

2. Mencocokan Subjek Buku dengan Daftar Tajuk Subjek

Perpustakaan Nasional (DTSPN).

3. Setelah mendapatkan tajuk subjek yang sesuai pada Daftar

Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional (DTSPN), maka

langkah selanjtnya adalah mencarai tajuk subjek di indeks

relatif yang terdapat pada DDC edisi 23 untuk menentukan

nomor klasifikasinya.

4. Setelah mendapatkan nomor klasifikasi yang ditunjuk, dicek

notasi klasifikasi tersebut ke bagan lengkap DDC.

5. Apabila dalam bagan lengkap DDC dijumpai

petunjuk/perintah tertentu yang mengarahkan untuk memakai

tabel pembantu, maka menggunakan tabel pembantu yang

ditunjuk.



dalam proses penentuan tajuk subjek dan klasifikasi karena


commit to user

87

pustakawan melakukannya sesuai prosedur dan mengacu pada

DTSPN dan DDC.

4. Inventarisasi

Inventarisasi bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY ada dua macam kegiatan yaitu

pengecapan dan pencatatan ke dalam buku induk. Berikut langkah

– langkahnya adalah:

1. Pengecapan

Setelah bahan pustaka di klasifikasi kemudian tahap

selanjutnya adalah memberi cap/stempel pada bahan pustaka

tersebut. Pemberian cap ini berarti pengecapan identitas

perpustakaan.

Fungsi dari pengecapan ini yaitu sebagai bukti

kepemilikan bahwa buku tersebut merupakan milik

perpustakaan. Pengecapan di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY adalah sebagai berikut :

a) Stempel Inventaris

Pada Stempel ini akan dibubuhkan nomor

inventaris yang disesuaikan pada buku inventaris,

stempel inventaris berisi keterangan tanggal terima bahan

pustaka, nomor induk yang diambil dari buku induk,


commit to user

88

nomor barcode bahan pustaka, nomor faktur pembelian,

dan asal anggaran. Berikut adalah contoh stempel

inventaris:

Gambar 4.9 Stempel Inventarisasi di BPAD Provinsi DIY

Sumber: BPAD Provinsi DIY: April 2014

b) Stempel Instansi

Stempel ini bertujuan untuk memberi tanda

bahwa koleksi milik perpustakaan Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Setiap bahan pustaka

yang akan dijadikan koleksi di perpustakaan wajib

diberi stempel kepemilikan. Pemberian stempel pada

halama-halaman tertentu, di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY halaman yang diberi

stempel adalah halaman 5, 10, 25, 100, 200, dst dan

pada halaman terakhir buku. Berikut adalah contoh

stempel instansi :

Gambar 4.10 Stempel Instansi BPAD Provinsi DIY

Sumber: BPAD Provinsi DIY: April 2014


commit to user

89

2. Pencatatan Bahan Pustaka ke Buku Induk

Kegiatan inventarisasi di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY setelah pengecapan yaitu adalah

pencatatan bahan pustaka ke dalam buku induk. Kegiatan

pencatatan ini dimaksudkan untuk mencatat bahan pustaka

yang dimiliki perpustakaan supaya tidak hilang.

Kegiatan Inventaris dilakukan dengan mencatat antara

lain, koleksi didaftar, nomor induk (nomor inventarisasi),

pengarang, judul, penerbit, asal ( dalam negeri atau luar

negeri ), klasifikasi, call number, harga, bahasa, keterangan.

Berikut adalah contoh tabel buku induk atau buku

inventaris yang dimiliki oleh Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY sebagai berikut:

Tabel 4.1 buku induk BPAD Provinsi DIY

Sumber : Data Kepemilikan BPAD Provinsi DIY: April 2014

Pemberian stempel dan pencatatan data bahan pustaka

di buku induk di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah


commit to user

90

Provinsi DIY menurut Ibu Siti Sofiati selaku pustakawan,

proses pemberian stempel dan inventarisasi cukup lancar dan

tidak terjadi hambatan, karena tenaga ahli di bidang

pengolahan sudah terampil dalam pemberian stempel.

5. Input Data

Setelah buku selesai diinventarisasi, data buku seperti, call

Number, judul buku, pengarang, tahun terbit, tempat terbit, dll)

akan diinput kedalam program INLISLITE.

Langkah – langkah input data pada program INLISLITE

di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY adalah

sebagai berikut :

1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal software INLISLITE

untuk meng-input data bahan pustaka.

2) Kemudian setelah komputer menyala, klik INLISLITE pada

tampilan yang ada di komputer. Maka akan keluar tampilan

seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.11 Tampilan awal INLISLITE



commit to user

91

3) Kemudian pilih Backoffice untuk masuk ke software

INLISLITE. Setelah pilih backoffice, maka akan muncul

tampilan seperti gambar di bawah ini

Gambar 4.12 Tampilan Sign In INLISLITE


4) Kemudian masukkan Username dan Password kemudian klik

Sign In. Lalu akan muncu tampilan seperti di bawah ini.

Gambar 4.13 Tampilan entry katalog bahan pustaka



commit to user

92

5) Setelah muncul tampilan seperti gambar diatas kemudian

pilih entry katalog (tanda lingkarang merah kiri atas). Setelah

itu masukkan data-data bahan pustaka mulai dari ISBN,

sumber pengkatalogan, nomor panggil, nomor klasifikasi,

pengarang, judul, edisi, penerbitan (impresium), deskripsi

fisik, pernyataan seri/ entry tambahan judul (kalau ada

tambahan judul), subjek, tambahan pengarang. Kemudian

klik simpan (tanda lingkaran merah bawah). Dan klik OK

seperti gambar di bawah ini

6) Setelah data disimpan maka setelah itu akan muncul tampilan

pengisian data selanjutnya yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.14 Tampilan penambahan jumlah eksemplar


7) selanjutnya adalah pilih koleksi (tanda lingkaran merah atas)

lalu masukkan data bahan pustaka seperti, jumlah

eksemplarnya, nomor induk, tanggal kirim, sumber/asal

bahan pustaka, kategori bahan pustaka, akses peminjaman,


commit to user

93

lokasi bahan pustaka. Lalu pilih simpan (tanda lingkaran

merah bawah). Setelah data disimpan maka akan muncul

nomor barcode bahan pustaka seperti dibawah ini.

Gambar 4.15 Tampilan setelah data disimpan dan mendapatkan nomor barcode


8) Setelah data disimpan maka akan mendapatkan nomor

barcode (bagian kotak merah) sesuai dengan jumlah

eksemplar bahan pustaka. Kemudian nomor barcode tadi

ditulis pada katalog acuan untuk proses pembuatan barcode.

Dan sistem penginputan selesai.


Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY ada kendala dalam

proses input data yaitu program aplikasi INLISLITE yang

digunakan berjalan lambat sehingga menyita waktu yang terlalu

lama.

6. Pelabelan

Pelabelan disini meliputi beberapa komponen yaitu seperti

barcode dan label buku (call number).


commit to user

94

1. Barcode Bahan Pustaka

Pembuatan barcode ini dilakukan dengan aplikasi

khusus barcode yaitu posbarcode.

Langkah – langkah dalam pembuatan barcode:

1) Nyalakan komputer yang sudah diinstal program aplikasi

khusus untuk mencetak barcode. Berikut tampilannya.

Gambar 4.16 Tampilan komputer khusus mencetak barcode

Sumber : Aplikasi Barcode BPAD Provinsi DIY: April 2014

2) Kemudian klik dua kali pada aplikasi posbarcode (tanda

lingkaran merah). Maka akan keluar tampilan berikut

Gambar 4.17 Tampilan awal mencetak barcode



commit to user

95

3) Kemudian klik dua kali pada barcode yang akan dibuat.

Maka akan keluar tampilan seperti dibawah ini.

Gambar 4.18 Tampilan mengubah nomor barcode


4) Setelah keluar tampilan seperti di atas, selanjutnya

adalah mengganti nomor barcode (tanda lingkaran

merah) yang di dapat dari proses input data bahan

pustaka kemudian pilih OK untuk mencetak barcode dan

tunggu sampai barcode tercetak.

2. Labeling Bahan Pustaka

Bahan pustaka yang dimiliki harus mempunyai call

number yang berfungsi sebagai panduan urutan penempatang

di rak. Label merupakan suatu identifikasi bahan pustaka

yang langsung dapat dilihat pada punggung buku.

Label ini dibuat dengan kertas stiker dengan ukuran 4

x 4 cm, agar terkesan rapi maka penempelan label

ditempelkan pada pungggung buku kira – kira 3 cm dari


commit to user

96

bawah . Dalam pembuatan label ini dilakukan secara manual

tanpa menggunakan sistem automasi.

Kegiatan pelabelan merupakan pemberian label pada

punggung buku yang berisi nomor klasifikasi, 3 huruf dari

nama pengarang, huruf terdepan dari judul, keterangan

eksemplar (jika jumlah eksemplar buku lebih dari 1), dan

kode nomor panggil buku. Kode nomor panggil bahan

pustaka buku tersebut diantaranya :

· YOG : Koleksi Yogyasiana

· UT : Koleksi Universitas Terbuka

· L : Koleksi Langka

· Dep : Koleksi Deposit

· R : Koleksi Referensi

Untuk bahan pustaka buku fiksi dan non fiksi tidak

ada kode nomor panggil buku. Berikut adalah contoh label

buku yang ada di BPAD Provinsi DIY :

Gambar 4.19 Label buku milik BPAD Provinsi DIY

Sumber : BPAD Provinsi DIY: April 2014


commit to user

97



dalam proses pelabelan karena petugas sudah menguasai proses

pelabelan.

7. Shelving

Setiap buku yang sudah selesai diproses dalam

pengolahan bahan pustaka maka buku perlu di shelving yaitu

buku ditempatkan dalam rak buku dan sesuaikan dengan nomor

panggilnya. Jika buku sudah di shelving itu berarti buku sudah

siap untuk digunakan dan dimanfaatkan pemustaka. Dengan

shelving maka akan diketahui dengan tepat suatu letak koleksi

dan akan segera ditemukan.

Menurut Ibu Sumarsih selaku staff bagian pelayanan di

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada

kendala dalam proses shelving karena petugas sudah menguasai

proses shelving dengan baik dan rapi serta sudah sesuai urutan

nomor panggilnya.

b. Pengolahan Bahan Pustaka Terbitan Berkala

Bahan pustaka terbitan berkala yaitu berupa majalah dan surat

kabar. Pengolahan bahan pustaka terbitan berkala meliputi tahap –

tahap pengecekan, inventarisasi, labeling, dan shelving.


commit to user

98

1. Pengecekan

Kegiatan pengecekan adalah langkah awal dalam

pengolahan bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY. Pengecekan disini dimaksudkan supaya

bahan pustaka yang baru datang tidak hilang. Pengecekan

dilakukan dengan mengecek kondisi fisik bahan pustaka, apakah

ada yang sobek, cacat dan halaman yang hilang.

Pengecekan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi DIY tidak mengalami kendala dalam proses pengecekan

bahan pustaka.

2. Inventarisasi

Inventarisasi bahan pustaka terbitan berkala juga sama

seperti inventarisasi bahan pustaka buku yaitu ada dua tahap

dalam inventariasasi yaitu pengecapan bahan pustaka dan

pencatatan bahan pustaka ke dalam buku induk. Dalam proses

pengecapan bahan pustaka ada dua stempel yang digunakan yaitu

stempel instansi dan stempel invetarisasi.

Stempel ini dimaksudkan untuk memberi tanda atau ciri

khas agar mudah dikenali bahwa koleksi milik Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Setelah distempel

kemudian bahan pustaka terbitan berkala juga di catat pada buku

inventaris atau buku induk.


commit to user

99

3. Pelabelan

Pelabelan bahan pustaka terbitan berkala tidak sama

dengan bahan pustaka buku tetapi hanya menggunakan kode M

yang menandakan koleksi tersebut adalah koleksi terbitan berkala.

4. Shelving

Bahan pustaka terbitan berkala majalah yang sudah

selesai diproses dalam pengolahan juga perlu dishelving. Shelving

bahan pustaka terbitan berkala berdasarkan dari tahun terbit.

3. Layanan Pengguna

Layanan yang paling utama di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta meliputi layanan sirkulasi,

layanan referensi dan layanan terbitan berkala.

a. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi DIY menggunakan sistem pinjam terbuka (open access)

sehinggan pengguna dapat langsung memilih sendiri koleksi yang

dibutuhkan. Layanan sirkulasi meliputi keanggotaan, peminjaman,

pengembalian dan perpanjangan, denda, bebas pinjam, dan statistik.

1. Keanggotaan

Syarat untuk menjadi anggota di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY yaitu mengisi formulir pendaftaran,


commit to user

100

fotokopi karmas bagi mahasiswa dan KTP bagi umum, pas photo

3 x 4.

Pembuatan kartu anggota sudah menggunakan sistem

automasi perpustakaan. Berikut langkah – langkahnya:

1) Buka tampilan awal INLISLITE kemudian pilih entry

peminjaman. Maka akan muncul gambar seperti ini.

Gambar 2.20 Tampilan entry anggota

Sumber : Software INLISLITE BPAD Daerah DIY: April 2014

2) Kemudian lengkapi semua data yang ada seperti, nama,

tanggal lahir, alamat dan lain – lain. Setelah data dilengkapi

lalu klik .


commit to user

101

3) Untuk melengkapi data anggota, maka pilih menu

keanggotaan kemudian pilih daftar anggota. Nanti akan

muncul tampilan seperti berikut.

Gambar 2.21 Tampilan pencarian anggota


4) Untuk mencari data anggota yang baru di entry yang akan

ditambah profilnya maka ketikan nama lalu searching

(seperti pada lingkaran merah).

5) Setelah nama yang dicari ketemu selanjutnya mengedit profil

anggota seperti menambahkan foto. Berikut tampilnnya.

Gambar 2.22 Tampilan edit profil anggota



commit to user

102

6) Klik untuk menambahkan foto. Maka akan keluar

tampilan seperti berikut.

Gambar 2.23 Tampilan menambah foto anggota


7) Kemudian pilih allow untuk mengambil foto. Setelah foto

sudah diambil maka pilih maka akan keluar

tampilan berikut

Gambar 2.24 Tampilan entry data anggota



commit to user

103

8) Lalu pilih kartu anggota unutuk mencetak kartu

keanggotaan. Berikut adalah kartu anggota di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY

Gambar 2.25 Kartu anggota BPAD Provinsi DIY

Sumber : BPAD Provinsi DIY: April 2014

2. Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY maksimal peminjaman dua judul

dengan masa peminjaman satu minggu. Sistem peminjaman sudah

menggunakan sistem automasi perpustakaan. Langkah – langkah

dalam proses peminjaman adalah sebagai berikut:


peminjaman. Maka akan muncul gambar seperti ini.

Gambar 2.26 Tampilan entry peminjaman



commit to user

104

2) Kemudian scan barcode kartu anggota kemudian akan

muncul tampilan berikut.

Gambar 2.27 Tampilan barcode kartu anggota


3) Lalu scan barcode buku yang akan dipinjam pada Item Id.

Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini.

Gambar 2.28 Tampilan entry item id buku


4) Kemudian klik jika buku sudah benar kemudian

jika buku yang dipinjam lebih dari satu. Buku yang

dipinjam sudah selesai didata maka pilih .


commit to user

105

3. Pengembalian

Pengembalian buku di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY juga sudah dengan sistem automasi. Berikut

langkah – langkah pengembalian buku.


pengembalian. Maka akan muncul tampilan seperti ini.

Gambar 2.29 Tampilan scan barcode buku yang dikembalikan


2) Kemudian scan barcode buku yang akan dikembalikan.

Kemudian klik tombol jika item sudah ditemukan maka

akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Gambar 2.30 Tampilan data pengembalian buku setelah di scan



commit to user

106

3) klik jika untuk mengembalikan buku atau klik

untuk memperpanjang peminjaman buku.

4) Jika diklik maka item koleksi tersebut akan masuk ke

daftar pengembalian seperti tampilan berikut.

Gambar 2.31 Tampilan daftar buku yang dikembalikan


5) Jika sudah maka klik .

4. Denda

Denda keterlambatan pengembalian buku yang

diberlakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

DIY yaitu sebesar Rp. 100,-/hari pada masing – masing judul

buku yang dipinjam.

5. Bebas Pinjam

Seluruh mahasiswa dari Perguruan Tinggi yang ada di

wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta wajib meminta surat bebas

pinjam dari Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.


commit to user

107

6. Statistik

Statistik digunakan untuk melihat perkembangan

perpustakaan seperti, data pengunjung, keanggotaan, jumlah

peminjam dan koleksi yang dipinjam.

Berikut adalah contoh statistik buku yang sering dipinjam

menurut subyek tahun 2013.

Tabel 4.2 Statistik buku menurut subyek di BPAD DIY tahun 2013

Nomor Subyek Buku 1 Fiksi Indonesia 2 Fiksi Indonesia Terjemahan 3 Kisah Kehidupan 4 Internet 5 Teknik Penulisan 6 Sukses

Sumber : Laporan transaksi peminjaman per kapita: April 2014

b. Layanan Referensi dan Terbitan Berkala

Layanan referensi dan terbitan berkala di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah menerapkan sistem terbuka (open access) sehingga

pengguna dapat mencari dan memilih sendiri buku yang

dibutuhkannya.

Buku – buku referensi dan terbitan berkala tidak dipinjamkan

tetapi hanya dibaca ditempat. Bisa juga difotokopi tetapi harus dengan

seijin dari petugas. Dalam proses pelayanan di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah tidak ada kendala karena semua petugas pelayanan

sudah terlatih dan menguasai teknik pelayanan.


commit to user

108

4. Pemeliharaan Bahan Pustaka

Pemeliharaan koleksi buku dan terbitan berkala di Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY dilakukan dengan cara

pelestarian, pengawetan dan perbaikan.

a. Pelestarian

Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY buku

dan majalah langka serta koran (umurnya lebih dari 20 tahun) di ubah

ke dalam bentuk digital (alih media) yaitu melalui proses alih media

sebagai berikut:

a) Capturing yaitu alih media koleksi dengan menggunakan alat

scanner atau camera.

b) Editing yaitu hasil per lembar kemudian diedit untuk memperoleh

hasil yang baik dan optimal.

c) Compiling yaitu menyatukan hasil dari lembaran – lembaran dari

hasil capturing.

d) Finishing yaitu memasukkan hasil compiling ke bentuk flip untuk

dijadikan buku digital.

Hal ini dilakukan karena untuk mempertahankan koleksi langka.

Dalam proses pelestarian koleksi ini tidak ada kendala yang dihadapi

karena dalam proses ini dilakukan oleh petugas yang sudah terlatih dan

sesuai prosedur.


commit to user

109

b. Pengawetan

Pengawetan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

DIY dengan cara sebagai berikut:

1. Membersihkan debu – debu secara rutin.

2. Melakukan kegiatan fumigasi yaitu pengasapan untuk membunuh

serangga dan jamur yang dilakukan dengan cara menutup semua

rak yang disemprotkan cairan kimia dengan kain secara rapat

selama kurang lebih 2 x 24 jam.

3. Setiap rak – rak koleksi diberi kapur barus untuk mencegah atau

mengurangi kerusakan koleksi yang disebabkan oleh serangga.

4. Untuk pengawetan koleksi bahan pustaka langka yaitu dengan

menggunakan tisu jepang dan lem cmc sebagai bahan utama

untuk menguatkan kertas buku langka supaya tidak mudah sobek.

Dalam proses pengawetan bahan pustaka buku langka tidak

ada kendala yang dihadapi oleh petugas karena dalam proses ini

dilakukan oleh petugas yang sudah terlatih dan sesuai prosedur.

c. Perbaikan

Perbaikan koleksi yang rusak di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DIY dilakukan dengan proses penjilidan. Penjilidan

dilakukan apabila koleksi sudah rusak parah yaitu terlepas dari

jilidannya. Penjilidan dimulai dengan merekatkan semua isi buku

dengan dilem atau dijahit kemudian dijilid dengan sampulnya.


commit to user

110

Apabila koleksi hanya rusak sedikit yaitu pada punggung buku atau

halaman yang lepas cukup direkatkan lagi dengan lem yang dilapisi

dengan kain kasa. Bahan pustaka yang ada di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi DIY diberi sampul plastik supaya lebih awet

dan tidak mudah kotor.

Dalam proses perbaikan bahan pustaka di Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah Provinsi DIY tidak ada kendala yang dihadapi oleh

petugas karena perbaikan ini meliputi memperbaiki buku dan

menyampuli buku. Petugas sudah terbiasa untuk memperbaiki buku

jadi mudah untuk dilakukan.

B. Hambatan dan Penyelesaiannya dalam Proses Pengelolaan Bahan

Pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta

1. Hambatan Proses Pengelolaan Bahan Pustaka

Dalam proses pengelolaan bahan pustaka juga terdapat hambatan

yaitu sering terjadi kemacetan software INLISLITE pada waktu

penginputan data sehingga softwere langsung hang. Hal ini disebabkan

karena INLISLITE masih menggunakan versi lama dan belum di

upgrade.

2. Solusi Alternatif dalam menghadapi hambatan Pengelolaan Bahan

Pustaka

Solusi dalam mengatasi hambatan yang ada saat proses

pengelolaan bahan pustaka yaitu dengan memperbaiki kekurangan


commit to user

111

software INLISLITE dengan cara meng upgrade ke dalam versi baru

supaya software bisa lebih lancar saat digunakan untuk proses input data

sehingga bisa lebih efisiensi waktu.

bab iv pembahasan a. tahapan pengelolaan bahan pustaka di badan perpustakaan dan arsip 1. ·...

Documents