bab iv penutup a. kesimpulanetd.repository.ugm.ac.id/downloadfile/100081/potongan/d3...bab iv...
TRANSCRIPT
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah penulis laksanakan, dapat ditarik
kesimpulan bahwa Sub Bagian Administrasi Kredit PD. BPR Bank Bantul
sudah cukup baik dalam mengelola dokumen kredit yang mencakup
permohonan kredit dan agunan. Hal itu dibuktikan dengan adanya pengelolaan
dokumen yang telah berjalan secara sistimatis. Sistim pemberkasan/filing
system telah terintegrasi antara permohonan kredit dengan agunan, sehingga
memudahkan penemuan kembali. Penyimpanan antara permohonan kredit dan
agunan (termasuk akta pengikatan agunan) dipisahkan karena agunan bukan
milik bank, bersifat vital, tidak dapat diganti jika rusak, dan akan dikembalikan
kepada debitur. Adapun berkas permohonan kredit merupakan milik bank dan
memiliki kelas kepentingan/kevitalan lebih rendah dari agunan.
Penemuan kembali dokumen kredit hanya boleh dilakukan oleh petugas
Sub Bagian Administrasi Kredit. Dokumen kredit dapat digunakan oleh pihak
internal yang memiliki kewenangan dan pihak eksternal yang bekerjasama
dengan bank. Dokumen yang sering diakses adalah surat perjanjian kredit,
permohonan kredit, dan agunan. Guna melakukan monitoring atas mobilitas
dokumen tersebut, petugas Sub Bagian Administrasi Kredit telah menggunakan
alat berupa Buku Peminjaman dan tanda bukti pengambilan. Setiap perubahan
dicatat dalam buku tersebut. PD. BPR Bank Bantul saat ini telah melaksanaan
penyusutan. Penyusutan yang pernah dilakukan antara lain telah pemindahan
58
ke record center dan penyerahan ke Kantor Arsip Daerah Bantul. Akan tetapi
penyusutan belum sesuai prosedur yang termuat dalam peraturan perundang-
undangan. Sehubungan dengan asaz kombinasi, penyusutan dilakukan melalui
koordinasi unit pengolah dan pusat arsip, sehingga dilakukan bersamaan.
Penyusutan dilaksanakan tanpa jadwal retensi, hanya berdasarkan asumsi serta
kebiasaan petugas. Hal tersebut menyebabkan penyusutan menjadi lebih
beresiko.
Pengelolaan dokumen kredit di Sub Bagian Administrasi Kredit masih
tersendat karena ada banyak kendala. Kendala tersebut antara lain tidak adanya
petugas khusus atau arsiparis yang mengelola dokumen, kekurangan ruang
simpan, dan kebutuhan pembaharuan sistim kearsipan perusahaan. Akan tetapi
di sisi lain bank pada dasarnya membutuhkan pedoman kearsipan baku
khususnya jadwal retensi. Kurangnya sumberdaya manusia dapat memberatkan
petugas Sub Bagian Administrasi Kredit karena petugas memiliki deskripsi
kreja lain dan tingginya mobilitas dokumen kredit. Terlebih saat ini sedang
dilaksanakan penyelesaian kredit-kredit macet. Penyelesaian tersebut juga akan
menambah volume dokumen kredit sehingga semakin lama ruang simpan
semakin penuh. Namun saat ini belum ada penambahan atau perluasan ruang
simpan oleh manajemen PD. BPR Bank Bantul. Dalam bidang teknologi
pengarsipan PD. BPR Bank Bantul saat ini termasuk tertinggal. Pada saat bank
lain telah menerapkan single id yaitu sistim kearsipan terkomputerisasi, bank
masih bertahan dengan sistim konvensional. Pengelolaan dokumen di bank
juga tidak dilakukan sesuai prosedur teknis perundang-undangan sehingga
59
acapkali menimbulkan resiko di kemudian hari. Keadaan itu diperparah dengan
tidak adanya arsiparis yang kompeten, sehingga petugas hanya melakukan
pekerjaan kearsipan secara seadanya.
Pengelolaan dokumen kredit tentu ada pengaruhnya dengan perkembangan
bank. Kredit merupakan salah satu pendapatan bank yang beresiko karena aset
bank dikuasai oleh debitur. Apabila debitur tidak bisa mengembalikan dana
yang dipinjam, maka pendapatan bank akan terkikis dan mengharuskan bank
untuk menekan pengeluaran lain. Kredit macet harus diselesaikan dengan cepat
agar bank tidak terus merugi. Cara penyelesaian kredit macet ialah
menggunakan dokumen kredit yakni melalui analisis kembali atas data-data
kredit debitur terkait. Oleh karena itu dokumen kredit tidak boleh salah dari
awal penciptaannya serta harus disimpan secara tertib dan sistematis agar item-
itemnya tidak saling terpisah. Ketidaklengkapan dan kesalahan data debitur
akan menyulitkan dalam pengambilan opsi-opsi penyelesaian kredit.
B. Saran
PD. BPR Bank Bantul merupakan perusahaan milik pemerintah daerah
Kabupaten bantul yang berhasil mempertahankan eksistensinya selama lebih
dari 30 tahun. Saat ini bank telah mengalami banyak perkembangan.
Seharusnya dengan semakin berkembangnya bank, manajemen turut
memperbaiki pengelolaan dokumen kredit khususnya di Sub Bagian
Administrasi Kredit karena bagian inilah yang memegang peranan penting
permasalahan kredit. Manajemen bank seyogyanya turut serta mendukung
60
tercapainya sasaran-sasaran bank. Fokus perbaikan terletak pada pembuatan
Jadwal Retensi Arsip untuk semua jenis dokumen, penambahan Sumber Daya
Manusia, perluasan ruang penyimpanan, dan pembaharuan sistim kearsipan
perusahaan.
Pembuatan jadwal retensi adalah syarat utama kegiatan pengelolaan
dokumen dapat terlaksana dengan baik karena penyusutan merupakan salah
satu sarana penting untuk mengatasi bertumpuknya dokumen yang tidak
bernilai lagi. Dengan demikian peningkatan pertambahan dokumen dapat
diimbangi dengan penyusutan secara berkala. Hal tersebut tentu akan
mengurangi biaya perawatan dan waktu untuk penemuan kembali, sehingga
mempercepat pelayanan dan pengambilan keputusan. Apabila penyusutan
dilakukan seadanya tentu akan timbul resiko besar di kemudian hari.
Pembuatan jadwal retensi tidak boleh asal karena perlu dirundingkan oleh
panitia khusus. Lebih lanjut, peraturan pembentukan jadwal retensi telah diatur
dalam berbagai literatur kearsipan maupun peraturan perundang-undangan
terkait. Jika jadwal retensi telah disetujui maka bank dapat segera melakukan
pemindahan dokumen inaktif ke record center, melakukan pemusnahan
dokumen inaktif yang berada di record center, atau melakukan penyerahan
dokumen-dokumen statis bank.
Pembuatan jadwal retensi mungkin memerlukan banyak waktu sedangkan
akumulasi dokumen kredit yang harus disimpan sudah tidak terbendung, maka
bank dapat memilih opsi-opsi antara lain segera membuat sistim single id dan/
memperluas ruang simpan atau menyewa gedung kosong yang dijadikan ruang
61
simpan outsite. Dokumen berulang merupakan salah satu masalah serius
kearsipan di PD. BPR Bank Bantul karena memakan cukup banyak tempat.
Oleh karena itu untuk menekan laju pertumbuhannya, bank ini sebaiknya
segera menyusun dan mengimplementasikan sistim kearsipan sistim single id.
Pengurangan volume dokumen berulang tersebut secara tidak langsung
mengurangi beban perawatan, kerusakan, dan menambah jarak kosong di ruang
simpan, sehingga akan ada lebih banyak dokumen kredit baru yang disimpan.
Perluasan ruang simpan juga menjadi opsi yang baik. Perluasan dilakukan
karena dokumen kredit dan dokumen lainnya terus bertambah seiring
berjalannya waktu tanpa dapat diprediksi. Maka dari itu pembangunan gedung
simpan baru juga merupakan penyelesaian jangka panjang.
Penambahan Sumber Daya Manusia untuk mengelola dokumen kredit
merupakan opsi yang terakhir yang harus diambil apabila petugas sudah tidak
mampu. Hal ini disebabkan karena dokumen kredit menyangkut keetisan data
debitur. Tenaga tambahan dikerahkan untuk melakukan perawatan fisik
dokumen saja. PD. BPR Bank Bantul dapat merekrut arsiparis sebagai tenaga
kontrak, mahasiswa magang dari Prodi Kearsipan Universitas Gadjah Mada
atau bahkan merekrut arsiparis terampil tetap untuk membantu pelaksanaan
pengelolaan dokumen kredit. Khususnya untuk pemilahan yang membutuhkan
banyak tenaga, PD. BPR Bank Bantul dapat merekrut mahasiswa magang.
Pemilahan dokumen kredit untuk memisahkan dokumen yang masih dan yang
sudah tidak lagi bernilai guna perlu dilakukan dengan cermat dan hati-hati. Hal
itu disebabkan karena dokumen kredit diberkaskan berdasarkan alfanumerik
62
yang pada umumnya sulit dicermati. Pemilahan yang cermat dapat pula
menekan terjadinya percampuran antara dokumen kredit masih mengandung
penyelesaian perkara (kredit macet) dan dokumen kredit yang tidak. PD. BPR
Bank Bantul dapat juga memacu kompetensi petugas yang sudah ada dengan
mengajukan permintaan pembinaan ke Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bantul.
Diadakannya monitoring diharapkan dapat menyatukan paradigma bahwa arsip
perlu dikelola dengan baik, sehingga muncul kreatifitas dari para petugas.
Melalui pembinaan ini petugas juga akan mendapatkan informasi mengenai
pengelolaan dokumen secara berkala serta evaluasi dalam jangka waktu
tertentu.
63
DAFTAR PUSTAKA
Badri M. Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta :
Penerbit Erlangga, 2007.
Barata, Kimberly (et.al). Principles and Practices in Managing Financial
Records : A Reference Model and Assessment Tool. International
Records Management Trust, Rights and Records Institute : London,
2001.
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta : Penerbit Bumi Aksara, 2014.
Lukman Dendawijaya. Manajemen Perbankan. Bogor : Penerbit Ghalia
Indonesia, 2003.
Djaali dan Muljono P. Pengukuran dalam Bidang Pendidikan. Jakarta : Penerbit
Grasindo, 2007.
Heru Susanto dkk., Bijak Meminjam & Menggunakan Uang Bank 101 Kebijakan
yang Harus Dimiliki Sebelum Berurusan dengan Bank. Jakarta : PT Elex
Media Komputindo, 2013.
Ig. Wursanto. Kearsipan 2. Yogyakarta : Penerbit Kanisius, 1991.
Kamus Bank Indonesia Online dalam http://www.bi.go.id/id/Kamus.aspx?id=D
M. Fuad dkk. Pengantar Bisnis, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 2006
O.P.Simorangkir, Pengantar Kembaga Keuangan Bank dan Nonbank. Bogor :
Penerbit Ghalia Indonesia, 2004.
Pandu Suharto. Peran, Masalah dan Prospek Bank Perkreditan Rakyat. Jakarta :
Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia, 1991.
Billy Arma Pratama, “Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kebijakan
Penyaluran Kredit Perbankan”, Tesis Sekolah Pascasarjana Manajemen,
Universitas Diponegoro Semarang, 2010.
Ricks, Betty (et.al)., Information and Image Management 3rd Edition.South –
Western Publishing Co: Cincinnati, 1992.
Rizka Mauidya Yusnaini, “Pengelolaan Arsip Naskah Berita di Bidang
Pemberitaan Radio Republik Indonesia Yogyakarta”, Tugas Akhir Sekoah
Vokasi, UGM Yogyakarta, 2015.
64
Robert Tampubolon. Risk Management Qualitative Approach Applied to
Commercial Bank. Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2006.
Sarwono, Jonathan. Pintar Menulis Karya Ilmiah-Kunci Sukses Dalam Menulis
Ilmiah. Yogyakarta : Penerbit Andi, 2010.
Setya Budi Wardana, “Manajemen Arsip Dinamis Aktif Surat Pemberitahuan
(SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul”, Tugas Akhir
Sekoah Vokasi, UGM Yogyakarta, 2015.
Suhardo Surotani. Perlindungan Arsip Vital. Yogyakarta : Penerbit Kanisius,
2011.
Sulistyo Basuki. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta : Penerbit Kanisius, 2005.
Sutarno. Aspek-aspek Hukum Perkreditan pada Bank. Jakarta : Alfabela, 2009.
Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
Surat Keputusan Direksi PD. BPR Bank Bantul Nomor : 081/PD/BPR/BB/2013
tentang Pedoman Kebijakan Perkreditan Bank.
Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Peusahaan.
Undang-Undang Nomor 10 tahun 1998 tentang Perbankan.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
65
DAFTAR NARASUMBER
No Nama Umur Jabatan
1 Wisnu Sadmoko 47 Kepala Sub Bagian Administrasi Kredit
2 Samesti Nusandari 40 Staff Sub Bagian Administrasi Kredit
3 Wahyu Isnawati,
SH 32 Staff Sub Bagian Administrasi Kredit
68
Lampiran II
Alur kredit di PD. BPR Bank Bantul
(Diolah Berdasarkan Pedoman Kebijakan
Perkreditan Bank SK Direksi PD. BPR
Bank Bantul No: 081/PD/BPR/BB/2013)