bab iv perancangan sistem usulan · kunci field: rcv_rtn_id software: mysql tabel iv.10 tabel...
TRANSCRIPT
34
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem
4.1.1 Analisa Kebutuhan
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan yang berkaitan dengan
aplikasi. Prosedur sistem usulan ini tidak telalu banyak mengalami perubahan dari
sistem yang sedang berjalan saat ini. Perubahan terjadi pada sistem usulan ini
hanya membuat sistem lebih terkomputerisasi dan hanya mengalami sedikit
perubahan pada prosedur yang saat ini berjalan.
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam aplikasi sistem pengadaan barang ini terdapat pengguna yang saling
berinterkasi dalam lingkungan sistem,yaitu : bagian gudang dan bagian
purchasing. Semua pengguna tersebut memiliki karateristik interaksi sistem yang
berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda,seperti
berikut:
A.1. Kebutuhan Bagian Gudang
a) mengelola stok barang
b) memasukan data penerimaan barang
c) memasukan data pengeluaran barang
d) membuat laporan stok barang
e) membuat surat return barang
f) membuat purchase request (PR)
A.2. Kebutuhan Bagian Purchasing
35
a) melihat data pesanan barang
b) melihat stok barang
c) membuat surat purchase order (PO)
d) memasukan supplier baru
e) melihat data purchase request (PR)
B. Kebutuhan Sistem
1. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses
aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi
masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.
2. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.
3. Sistem melakukan proses pengadaan barang
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Gambar IV.1 Use Case Diagram Usulan
36
Tabel IV.1 Tabel
Use Case Data Usulan
Use Case Name Pengadaan Barang
Requirements purchasing dapat menambah supplier baru
purchasing dapat mengorder barang
purchasing dapat melihat data permintaan barang
purchasing dapat melihat stok barang
gudang input barang masuk
gudang input barang keluar
gudang melihat stok barang
gudang dapat melaporkan stok barang
gudang dapat meminta pembelian barang
Goal Proses pengadaan barang dapat berjalan
Pre-conditions Semua pengguna telah login
Post-conditions Permintaan pembelian dilakukan oleh gudang
Failed and
Condition
Bagian gudang tidak dapat meminta pembelian barang
Actors Gudang, purhasing
Main flow/basic path Gudang mengecek stok yang kurang
Gudang meminta pembelian barang ke purchasing
Purcahsing mengorder barang ke supplier
Gudang menerima barang kirim dari supplier
Gudang menginput stok barang
Gudang mengeluarkan barang untuk produksi
Gudang menginput pengeluaran barang
Gudang melaporkan stok barang
37
Alternative Flow
Invariant A
Gudang memesan barang langsung ke supplier
Alternative Flow
Invariant B Purchasing menginput masuk dan keluar barang
Purchasing melaporkan stok barang
4.1.3. Rancangan Diagram Aktifitas
Gambar IV.2 Diagram Aktivitas Purchasing
38
Gambar IV.3 Diagram Aktivitas Gudang
39
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Rancangan dokumen sistem usulan adalah rangkaian dari dokumen yang
terjadi didalam sistem yang akan berjalan. Didalam proses tersebut diperlukan
dokumen masukan (input) untuk mendukung jalannya proses untuk menghasilkan
dokumen keluaran (output).
A. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan
diolah didalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Adapun dokumen masukan tersebut adalah:
1. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Bahwa Barang Sudah Diterima
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Gudang
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang.
Media : Kertas
Jumlah : Rangkap 3
Lampiran : C.1
2. Nama Dokumen : Form Permintaan Barang
Fungsi : Sebagai tanda permintaan barang.
Sumber : Produksi
Tujuan : Bagian Gudang
Frekuensi : Setiap permintaan barang.
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
40
Lampiran : C.2
B. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari hasil proses
pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen
keluaran tersebut sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Purchase Request
Fungsi : Permintaan pembelian barang kebagian Purchasing
Sumber : gudang
Tujuan : Purchasing
Frekuensi : Setiap Ada rencana pembelian barang.
Media : Kertas
Jumlah : Rangkap 1
Lampiran : D.1
2. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi :sebagai dokumen pemesanan/pembelian barang ke
supplier.
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali
Media : Kertas
Jumlah : 1 buah
Lampiran : D.2
3. Nama Dokumen : Laporan Stock Taking
Fungsi : Laporan bulanan bagian gudang.
41
Sumber : Gudang
Tujuan : PPIC
Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali
Media : Microsoft Excel
Jumlah : 1 buah
Lampiran : D.3
4. Nama Dokumen : Form Return
Fungsi : Pengembalian barang yang tidak sesuai permintaan
Sumber : Gudang
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada perbedaan permintaan barang atau barang rusak
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Lampiran : D.4
4.1.5. Rancangan Prototype
a. Tampilan Index Menu
Gambar IV.4 Tampilan Index Menu
42
b. Tampilan Form Purchase Request
Gambar IV.5 Tampilan Form Purchase Request
c. Tampilan Form Purchase Order
Gambar IV.6 Tampilan Form Purchase Order
43
d. Tampilan Receiving Purchase Order
Gambar IV.7 Tampilan Receiving Purchase Order
e. Tampilan Form Pengeluaran Barang
Gambar IV.8 Tampilan Form Barang Keluar
44
f. Tampilan Stock
Gambar IV.9 Tampilan Stock
g. Tampilan Return
Gambar IV.10 Tampilan Return
45
h. Tampilan Receiving Return
Gambar IV.11 Tampilan Receiving Return
i. Tampilan Report Purchase Request
Gambar IV.12 Tampilan Report Purchase Request
46
j. Tampilan Report Purchase Order
Gambar IV.13 Tampilan Report Purchase Order
k. Tampilan Report Receiving
Gambar IV.14 Tampilan Report Receiving
47
l. Tampilan User Management
Gambar IV.15 Tampilan User Managment
m. Tampilan Change Password
Gambar IV.15 Tampilan Change Password
48
n. Tampilan Supplier
Gambar IV.17 Tampilan Supplier
o. Tampilan Find
Gambar IV.18 Tampilan Find
49
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.19 ERD Diagram Usulan
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.20 Logical Record Structure
50
4.2.3. Spesifikasi File
Adapun spesifikasi file yang penulis usulkan dalam perancangan system
pengadaan barang pada PT. Hitachi Chemical Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi File User
Nama : Tabel User
Akronim File : User
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 100 byte
Media Fil e : Harddisk
Kunci Field : user_id
Software : Mysql
Tabel IV.2
User
No. Description Type Size Keterangan
1 User_name Text 20 Primery Key
2 User_id Varchar 25
3 Id_dept Varchar 15
4 Password Varchar 8
5 Employe name Text 20
2. Spesifikasi File Detail Departemen
Nama : Tabel Departemen
Akronim File : Deptarment
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 100 byte
Media File : Harddisk
51
Kunci Field : id_dept
Software : Mysql
Tabel IV.3
Detail Deparment
No. Description Type Size Keterangan
1 Id_dept Varchar 6 Primery Key
2 Nm_dept Varchar 25
3. Spesifikasi File PR
Nama : Tabel Purchase Request
Akronim File : PR
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : pr_id
Software : Mysql
Tabel IV.4
Purchase Request
No. Description Type Size Keterangan
1 Pr_id Varchar 25 Primery Key
2 Department Varchar 20
3 User_id Text 25 Foreign Key
4 nm_supplier Varchar 25
5 PR date Date
6 Item_name Varchar 20
4. Spesifikasi File Detail PR
Nama : Tabel Detail PR
Akronim File : Detail Purchase Request
52
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 600 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : id_item
Software : Mysql
Tabel IV.5
Detail Purchase Request
No. Description Type Size Keterangan
1 id_item Varchar 12 Primery Key
2 Item name Varchar 30
3 Item_spec Varchar 30
4 Qty Varchar 10
5 UoM Varchar 15
6 Req_del Date
7 Price Currency
5. Spesifikasi File PO
Nama : Tabel Purchase Order
Akronim File : PO
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 600 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : PO_id
Software : Mysql
Tabel IV.6
Purchase Order
No. Description Type Size Keterangan
1 PO_id Varchar 6 Primery Key
53
2 PO_date Date
3 Pr_id Varchar 10 Foreign Key
4 Req_del Dtae
5 Nm supplier Text 20
6 Sub total Currency 7 Pph Int 8 Grand total Currency
1. Spesifikasi Detail Purchase Order
Nama : Tabel Detail Purchase Order
Akronim File : Detail Purchase Order
Tipe File : File Master
Akses File : Random Record
Size : 100 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : Id_item
Software : Mysql
Tabel IV.7
Detail Purchase Order
No. Description Type Size Keterangan
1 Id_item Varchar 6 Primery Key
2 Nm_item Varchar 25
3 Item_spec Varchar 15
4 Qty Varchar 8
5 Uom Varchar 20
6 Unit_Price Currency
7 Amount Currency
2. Spesifikasi File Supplier
Nama : Tabel Supplier
Akronim File : Supplier
Tipe File : File Master
54
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : id_supplier
Software : Mysql
Tabel IV.8
Supplier
No. Description Type Size Keterangan
1 id_supplier Varchar 6 Primery Key
2 nm_supp Varchar 30
3 Addres Varchar 50
4 Phone Int 15
5 Email Varchar 25
3. Spesifikasi File Return
Nama : Tabel Return
Akronim File : Return
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : Rtn_id
Software : Mysql
Tabel IV.9
Return
No. Description Type Size Keterangan
1 Rtn_id Varchar 15 Primery Key
2 Rtn_date Date
3 Nm supplier Text Foreign Key
4 PO_id Varchar 6 Foreign Key
55
5 nm_item Varchar 50
6 Remark Text 60
4. Spesifikasi File Receiving return
Nama : Tabel Receiving Return
Akronim File : Receiving return
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : Rcv_rtn_id
Software : Mysql
Tabel IV.10 Tabel
Receiving Return
No. Description Type Size Keterangan
1 Rcv_rtn_id Varchar 12 Primery Key
2 Rcv_rtn_date Date
3 Rtn_id Varchar 30 Foreign Key
4 Nm_supplier Varchar 30 Foreign Key
5 Item_name Varchar 15
5. Spesifikasi Detail Item
Nama : Tabel Detail item
Akronim File : Detail item
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
56
Kunci Field : id_item
Software : Mysql
Tabel IV.11
Detail Item
No. Description Type Size Keterangan
1 id_item Varchar 12 Primery Key
2 Item name Varchar 30
3 Harga Currency
4 Uom Varchar 15
6. Spesifikasi File Stock
Nama : Tabel Stock
Akronim File : Stock
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : -
Software : Mysql
Tabel IV.12
Stock
No. Description Type Size Keterangan
1 Item name Varchar 20
2 Rec Id Varchar 25 Foreign key
3 Rec _rtn_id Varchar 25 Foreign key
4 Stok in Int 10
5 Stock Out Int 10
7. Spesifikasi File Permintaan
Nama : Tabel Permintaan
57
Akronim File : Permintaan barang
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : -
Software : Mysql
Tabel IV.13
Permintaan barang
No. Description Type Size Keterangan
1 Employe_name Varchar 12 Foreign kay
2 Tgl minta Date
3 Dept Varchar 20
4 OuM Varchar 6
5 Item name Varchar 50
8. Spesifikasi File Receiving PO
Nama : Tabel Receiving PO
Akronim File : Receiving PO
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Record
Size : 240 byte
Media File : Harddisk
Kunci Field : Rec_id
Software : Mysql
Tabel IV.14
Receiving Purchase Order
No. Description Type Size Keterangan
1 Rec_id Varchar 6 Primery Key
58
2 Rec_date Date
3 Po_id Varchar 10 Foreign Key
4 Nm supplier Varchar 10 Foreign Key
5 No surat jalan Varchar 10
6 Username Text 20
7 Remark Varchar 20
8 Status Text 10
4.2.4. Class Model / Class Diagram
Gambar IV.21 Class Diagram
59
4.2.5. Sequence Diagram
Gambar IV.22 Sequence Diagram
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai
berikut:
1. Processor : Intel Core 2 Duo @ 2.00 Ghz
2. Memory (RAM) : 2 GB
3. Monitor : Generic PnP Monitor 14”
4. Harddisk : 250 GB
5. Mouse : Standart Mouse
6. Keyboard : Standart 102 Keys
7. Printer : Laser Jet
Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai
berikut:
60
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Profesional
2. Sistem Aplikasi : MySQL
3. Program Pendukung : Microsoft Visual Studio 2012
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau
realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai
langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan.
Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akan digunakan dalam
penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem
usulan adalah sebagai berikut :
Tabel IV.15
Jadwal Implementasi
No. Kegiatan
Bulan
Bulan I Bulan II Bulan III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengumpulan Data Awal X X
2 Analisa Kebutuhan X X X
3 Desain Sistem X X
4 Desain Perangkat Lunak X X
5 Pengenalan Program X X
6 Penerapan Program X X X
7 Pelatihan Pengguna X X
8 Evaluasi & Perbaikan X X X